Справочник физ лиц. Справочник физические лица предназначен для хранения информации обо всех физических лицах, являющихся работниками организаций. Сведения о работниках зао эпос

Справочник Физические лица предназначен для хранения информации обо всех физических лицах, являющихся работниками организаций.

Ввести информацию о работниках в справочник можно либо в режиме непосред­ственной работы со справочником Физические лица, либо в процессе регистрации в информационной базе приказов о приеме работников на работу в организацию. Мы воспользуемся первым способом.

Введите в справочник физические лица сведения о работниках ЗАО «МЕЧТА» соглас­но табл. 9, (для целей освоения программы паспортные данные, адрес по месту регистрации и месту жительства достаточно ввести только для работ­ника Иванова Е.П.

Командой меню Кадры > Физические лица открыть справочник, то есть вывести на экран форму Физические лица (рис. 31).

Рис. 31. Форма списка справочника Физические лица

В форме Физические лица командой меню Действия > Добавить (либо командой Добавить контекстного меню, либо щелчком на пиктограмме панели инстру­ментов, либо нажатием клавиши Insert) вывести на экран форму Личные данные физического лица (рис. 32);

– в реквизите ФИО указать фамилию, имя и отчество работника - Иванов Евге­ний Петрович и нажать клавишу Enter;

– в реквизите Дата рождения указать дату рождения Иванова Е.П. - 01.01.1970 и нажать клавишу Enter;

– в реквизите Пол указать Мужской и нажать клавишу Enter;

– реквизит Место рождения в учебном примере можно не заполнять, а перед вводом паспортных данных необходимо нажать кнопку Записать;

– в реквизите Удостоверение щелчком на кнопке открыть форму Паспортные дан­ные физического лица, заполнить ее и сохранить данные с помощью кнопки ОК;

– в реквизите Гражданство щелчком на кнопке открыть форму Гражданство фи­зического лица, заполнить ее и сохранить данные с помощью кнопки ОК;

– указать код ИФНС по месту регистрации физического лица, номер страхового свидетельства в ПФР и присвоенный ему ИНН;

– в разделе Контактная информация указать адрес по регистрации и месту житель­ства;

Рис. 32. Форма личных данных физического лица

– на панели инструментов щелчком на кнопке НДФЛ открыть форму Ввод данных для НДФЛ по физ. лицу (рис. 33);

Рис. 33. Форма ввода данных для НДФЛ

– щелчком на пиктограмме панели инструментов табличной части Право на стандартные вычеты открыть для ввода строку и указать, что с 01.01.2013 г. Иванову Е.П. предоставляется личный вычет в размере 400 руб. (код 103) и вычет в размере 300 руб. (код 101) на одного ребенка (значение в колонке Количество детей);

– щелчком на пиктограмме панели инструментов табличной части Применение вычетов открыть для ввода строку и указать, что вычеты в ЗАО «МЕЧТА» Иванову Е.П. предоставляются с 01.01.2013 г.

В результате вкладка Вычеты примет вид, представленный на рис. 34.

20 марта 2017

Анонс

В этой статье вы узнаете:

Как правильно создавать сотрудника

Чем отличается физическое лицо от сотрудника организации

Где вносить данные о стаже, военном учете, семейных связях, инвалидности

Как изменить фамилию сотрудника, сохранив отображение старой фамилии в отчетах за предыдущий период

В УТП существует два отдельных справочника - «Физические лица» и «Сотрудники организаций». Их следует четко различать, так как такая система часто вводит пользователей в заблуждение.

В справочнике «Физические лица» создаются карточки, обозначающие человека. Здесь вносятся данные о ФИО, дате рождения, пол, семейные связи, образование, стаж и т.д. В этом справочнике человек вносится только один раз, так как независимо от того в скольких организациях он работает и сколько должностей занимает, это всё равно только один человек.

В справочнике «Сотрудники организаций» создается карточка работника конкретной организации и обозначает роль и должность человека именно в конкретной организации. Если человек работает по совместительству в двух разных организациях, то для него должно быть создано две карточки в справочнике «Сотрудники организаций». Если человек работает в одной организации, но занимает две должности, для него также должно быть создано две отдельных карточки сотрудника. Но привязка у всех будет к одному общему физическому лицу.

Чтобы создать физическое лицо сотрудника, который впервые принимается на работу в предприятие, перейдите в справочник «Физические лица» (Меню - Справочники - Кадровый учет - Физические лица).

Нажмите на кнопку «Добавить». Внесите данные о ФИО, дате рождения и другие необходимые сведения.

На закладке «Дополнительно» вносятся данные о воинском учете, семейном положении, образовании и членах семьи. Обратите внимание, что указывая членов семьи, вам также нужно будет создать соответствующих физических лиц.

Сведения о предыдущих местах работы можно внести с помощью кнопки «Труд». Чтобы создать новую запись в открывшемся окне нажимайте правой клавишей мышью и выбирайте опцию «Добавить». Ниже можно также указывать данные об инвалидности, пенсионере и дополнительных гарантиях.

Чтобы внести данные о предыдущем стаже сотрудника, нажмите кнопку «Стаж». В открывшемся окне добавляйте данные о предыдущих местах работы человека и видах стажа. Данные о стаже во время работы в вашей текущей организации вносить не нужно, этот функционал предназначен только для стажа, предшествующего работе в вашем предприятии.

Если вам нужно изменить фамилию сотрудника, из карточки физического лица нажмите кнопку «Подробнее». Далее нажмите кнопку «История» и добавляйте запись для новой фамилии сотрудника, с указанием даты, с которой будет действовать эта фамилия. Указание даты нужно для того, чтобы в отчетах, сформированных за период до этой даты, отображалась предыдущая фамилия сотрудника.

Чтобы обновить данные об измененной фамилии в карточке физического лица, закройте карточку и откройте её снова. Данные в полях «ФИО» уже отобразятся с новой фамилией, чтобы обновить их в поле «Имя», нажмите на стрелку и в выпадающем списке выберите нужное отображение уже с новой фамилией. После этого сохраните карточку физического лица.

Чтобы создать нового сотрудника организации, перейдите в справочник «Сотрудники организаций» (Меню - Справочники - Кадровый учет - Сотрудники организаций).

С помощью кнопки «Добавить» создайте новую карточку сотрудника. Обратите внимание на опцию «Создать нового сотрудника и ввести его личные данные в справочник физических лиц»: если вы ещё не создавали физическое лицо для этого человека, активируйте эту галочку и новое физическое лицо будет сразу создано автоматически. Если же вы ранее внесли физическое лицо как в нашем случае, оставьте активной вторую галочку «Создать нового сотрудника, выбрав его из списка справочника физических лиц» и выберите нужное физическое лицо по ссылке справа «Открыть справочник физических лиц для выбора».

После выбора существующего физического лица данные о ФИО, дате рождения, поле и т.д. автоматически заполнятся в этой карточке сотрудника. Теперь вам необходимо заполнить поля, характеризующие принадлежность этого сотрудника определенной организации. Это «Организация», «Вид договора» и «Вид занятости».

При выборе «Вида занятости» обратите внимание на вид «Внутреннее совместительство». В случае, когда человек работает в одной организации на двух разных должностях, ему нужно создавать две отдельных карточки сотрудника со ссылкой на одно общее физическое лицо, с видом занятости для первой «Основное место работы» и для второй «Внутреннее совместительство». При этом во второй карточке заполняем поле «Основное назначение» ссылкой на первую. Это нужно для корректного заполнения зарплатных документов - при выборе сотрудника с внутренним совместительством для него автоматически будут заполняться и строки второй должности.

На закладке «Трудовой договор» нужно заполнять данные, которые понадобятся для печати договора с сотрудником. Эти данные никак не повлияют на дальнейшие расчеты зарплаты, они вносятся только информативно.

Создание физического лица и сотрудника являются подготовительной работой, этих данных недостаточно для полноценного расчета зарплаты. Следующим этапом является прием сотрудника, который оформляется документом «Прием на работу в организацию».

В справочнике Физические лица (Кадры – См. также – Физические лица ) хранится информация о людях, с которыми у организации имеются трудовые или иные отношения. Такие реквизиты как ФИО, дата рождения, ИНН, СНИЛС привязаны именно к физическим лицам.

В справочнике Сотрудники (Кадры — Сотрудники ) описывается список сотрудников организаций по трудовым или гражданско-правовым договорам. Сотрудник – это физическое лицо с присвоенными ему кадровыми данными, такими как подразделение, должность и т.п.

Одному элементу справочника Физические лица может соответствовать несколько элементов справочника Сотрудники .

Например, одно физическое лицо может работать в организации по основному месту работы и внутреннему совместительству. В этом случае в справочнике Сотрудники должно быть создано два элемента для одного и того же физического лица.

Другой пример — если сотрудник уволился, а затем снова принимается на работу в ту же организацию. При новом приеме на работу создается новый элемент справочника Сотрудники , связанный с тем же самым физическим лицом.

Связь между элементом справочника Сотрудники и элементом справочника Физические лица устанавливается автоматически после ввода ФИО при создании нового сотрудника. Если физическое лицо с таким ФИО уже присутствует в справочнике Физические лица , то в этом случае появляется окно Найден человек с похожим именем , где предлагается выбрать тот же это человек или другой:

Если случайно было создано два физических лица для одного и того же человека, то существует сервис Объединение личных карточек (Кадры – Сервис — Объединение личных карточек ), который доступен пользователю с полными правами:

Проверяются наличие в базе физических лиц с одинаковыми:

• СНИЛС;

Работа в программе в основном производится с элементами справочника Сотрудники . Вся информация по физическому лицу отображается в карточке Сотрудника :

Справочник используется для хранения информации о физических лицах, которая используется для предоставления скидок, ведения клиентов бронирования, клиентов службы доставки, выполнения заказов на изготовление оптики и так далее.

Примечание

Любую позицию или группу позиций справочника можно выделить клавишей , а затем скопировать в буфер обмена Windows с помощью сочетания «горячих клавиш» . Или же можно использовать кнопку (Скопировать в буфер) на панели инструментов справочника, а также одноимённый пункт контекстного меню, вызываемого по правой клавише мыши. Скопированные данные будут доступны для вставки в любые сторонние программы, текстовые редакторы (например, Word) и электронные таблицы (например, Excel).

Также существует возможность импорта в справочник данных из буфера обмена с помощью сочетания «горячих клавиш» , кроме того, можно использовать кнопку (Вставить из буфера) на панели инструментов справочника, а также одноимённый пункт контекстного меню, вызываемого по правой клавише мыши.

Структура справочника:

Код – число (7 знаков).

Фамилия Имя Отчество – строка (250 символов).

Фамилия – строка (25 символов).

Имя – строка (15 символов).

Отчество – строка (15 символов).

Пол – логический (муж/жен).

Дата рождения – дата рождения (можно ввести любую, но не больше сегодняшнего дня).

Паспорт (серия) – строка (5 символов).

Паспорт (номер) – строка (10 символов).

Паспорт (кем выдан) – строка (50 символов).

Город – строка (50 символов).

Дом, квартира – строка (12 символов).

Телефон – строка (10 цифр).

Мобильный телефон – строка (10 цифр).

Примечание

В полях Телефон и Мобильный телефон данные при вводе нормализуются: записываются только цифры, прочие символы отбрасываются. Сохраняются только последние 10 цифр.

E-Mail (электронная почта) – строка (20 символов).

СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счета) – число (11 символов).

Дополнительная информация – строка (250 символов).

Тип клиента – строка (25 символов).

Дата ввода – дата.

Для того чтобы ввести новое физическое лицо, необходимо нажать на кнопку (Добавить элемент справочника), откроется окно :

Внимание

• ФИО + Дата рождения + серия и № паспорта , то будет выведено предупреждающее сообщение и программа не позволит сохранить такую запись.
• Если найдена запись с совпадающими данными ФИО + Дата рождения , но отсутствующими паспортными данными, то такую запись сохранить можно, хотя и будет выдано соответствующее предупреждение. Такие записи можно как создавать вручную, так и импортировать.