Таким образом, документ - один из старейших и величайших изобретений человечества, сравнимый, например, с изобретением колеса или часов. Понятие "документ" является очень широким и универсальным в том, что нет четкого определения или толкования этого термина.
В России термин "документ" был введен Петром I именно в значении "письменное свидетельство". Одним из наиболее важных примеров документа был "Приказ о престолонаследии" 5 апреля 1797 года. Этот закон с небольшими изменениями просуществовал до отмены монархии в России (1917г). Павел установил строгую последовательность в порядке престолонаследия, было невозможно отстранить от власти законных наследников в будущем. Совершеннолетие для князей и наследников был установлен по достижении 16-летнего возраста, а также для других членов царской семьи-20-летний. В случае вступления на престол несовершеннолетнего государя, было принято назначать опекуна и правителя. Акт о престолонаследии также содержит важное положение о невозможности вступления на престол человека, не принадлежащего к Православной Церкви. В 1820 году Александр I добавил правила закона о престолонаследии требованиями равного брака как необходимого условия, чтобы наследовать престол детьми членов императорской семьи. "Закон о престолонаследии ", который император Павел I лично поставил в серебряный ларец, хранится на престоле Успенского собора. Позже в шкатулку был добавлен манифест Александра I , о запрете неравных браков, документы о передаче прав на наследование престола Николаю Павловичу (будущему императору Николаю I) и некоторые другие документы. В 1880 году все они были переданы по приказу императора Александра III, вместе с лар цом в Государственный архив.
На протяжении всего XVIII века в определении "документа" выделялись, прежде всего, его законные цели. В то же время, сам этот термин в течение длительного времени почти не использовался. Вместо него в делопроизводственной практике обычно использовались другие термины: «акт», «дело», «бумага».
В конце XIX века была тенденция к сужению границ понятия "документ": во-первых, оно рассматривается как любой предмет, который используется для получения доказательств, а затем - как письменные доказательства, подтверждающие конкретные правовые отношения.
С начала ХХ века. Бельгийский ученый Поль Отле в Международном институте документации уже использовали понятие "документ" в качестве термина, который объединяет в себе все, что фиксируется на различных носителях. Он относил сюда: рукописи, гравюры, диаграммы, фотографии и фильмы, диски, карты, голосовые записи, заметки, медали, открытки и даже скульптуры, предметы живописи и архитектуры. То есть, любой источник информации, воплощенный в материальной форме.
На протяжении длительного исторического периода, значение понятия "документ" постоянно меняется. И до сих пор, эти определения, то придают широкий смысл, то сужают свое понимание к одному из любого типа документа. Используя понятие "документ", необходимо каждый раз, указывать, какое значение вкладывается в него для решения теоретических или практических проблем.
Официальной формулировкой в российском законодательстве является что: документ – материальный носитель с закрепленной на нем в любой форме информацией в виде текста, звука, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие идентифицировать его, и предназначены для передачи во времени и в пространстве для общественного использования и хранения.
Как и любой другой объект, документ имеет ряд свойств. Наиболее важными из них являются:
Атрибутивность документа, т.е. наличие двух основных компонентов - информации и материалов;
Функциональность документа, т.е. его способность передавать информацию, а также выполнять удивительное множество различных функций в жизни человека;
Структурные блоки документа, т.е. тесная взаимосвязь его элементов и подсистем, обеспечивающих его целостность и тождественность самому себе.
Документ сопровождает человека от рождения до смерти, и в нем записаны самые важные события всей жизни: рождение, выпускной, получение среднего специального и высшего образования, брак и т.д. В прошлом, документ появляется, в первую очередь для того, чтобы подтвердить право личности, семьи, племени на земле, какое-то имущество, право на власть и многое другое.
Большую роль играет документ в жизни общества, закрепляя и отражая в законах порядок организации и управления государством, правила человеческого поведения, порядок их отношений, принятой морали и т.д. Таким образом, документ может выполнять множество функций, и иметь различные цели.
Следует отметить, что исторический источник информации представляет собой сложную структуру. Он содержит, как открытые, а также скрытые слои информации. Со временем, из-за постоянно изменяющихся условий жизни общества, растущими потребностями людей, скрытая информация может быть обновлена и все более проявляться. Кроме того, постоянно совершенствуются методы поиска ретроспективной информации. Таким образом, функция документа как исторического источника не может быть практически исчерпана.
Исторически одним из первых была функция бухгалтерского учета, поскольку усложнение общественных отношений, развитие экономических отношений вызвало к жизни на сцене аграрного общества необходимости документировать информацию, т.е. регистрации, учета населения, земли, зерновых культур, домашнего скота, долгов и т.д. Выполнение функции бухгалтерского учета документы необходимы не только для удовлетворения разнообразных внутренних и экономических проблем, но и контролировать весь социально-политические, демографические и иные процессы, происходящие в обществе. Эта функция находит свое отражение, прежде всего, в финансовой, статистической, плановой, отчетной документации.
Ряд документов имеет политическую функцию, которая тесно связана с функцией управления, как сфера решения политических проблем, в первую очередь, деятельности органов государственной власти и государственного управления. Политическая функция находит свое выражение, прежде всего, в документах, предназначенных для информирования внутренней и внешней политики. Кроме того, любой документ является многофункциональным, то есть он имеет несколько функций, которые одновременно переплетены друг с другом, так как в действительности различные области и виды социальной деятельности тесно связаны между собой. Тем не менее, как правило, преобладает какой-либо одной функции.
Более того, с течением времени соотношение между функциями документа изменилось с тех пор как изменилось место и роль документа в социальной и информационной среде, а оперативная информации преобразуется в ретроспективную. В результате, постепенно уменьшается доля эксплуатационных функций и повышается ценность других, особенно функция исторического источника. В конце концов, некоторые из функций документа полностью исчерпаны, и заменены другими.
Список используемой литературы:
1. Балибардина Г.И. Документоведение и документационное обеспечение управления: Учебно-методическое пособие. - Волгоград: Изд-во ВолГУ, 2002
2. Кузнецова Т.В. Специальность - Документоведение и документационное обеспечение управления (Введение в специальность) // Делопроизводство. 2002. № 1. С. 16–19
3. Ларьков Н.С. Документоведение: Учебное пособие. М.: Гардарики, 2004
4. Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство: Основы документоведения; Виды, функции документов; Технологии делопроизводства: Учебное пособие для вузов.- М: ИКЦ МарТ, 2004
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Подобные документы
Эти вещи сопровождали человека в разные времена
Письменные источники: 1 - страница рукописной книги; 2 - письмена на глине; 3 - страница печатной книги; 4 - письмо на бересте; 5 - свиток из папируса; 6 - надпись на резной кости
Вещественные источники: старинные народные женские и мужские костюмы
Предметы домашнего обихода, утварь, украшения, орудия труда - разнообразные вещественные источники
Великие памятники древности: 1 - Парфенон, Древняя Греция, V в. до н. э.; 2 - Большой Сфинкс, Древний Египет, 3-е тысячелетие до н. э.; 3 - мавзолей-мечеть Тадж-Махал. Жемчужина мусульманского искусства в Индии. Построен в XVII в.; 4 - буддистский храм Хорюдзи, Япония. Самая древняя деревянная постройка в мире. В переводе на русский язык слово «хорюдзи» означает «храм процветания закона». Построен в VII в.
Почтовая станция XIX в. Россия, г. Екатеринбург. Почтовая станция в Екатеринбурге была построена в XIX в. Подобные станции в XVII-XIX вв. служили средством сообщения между российскими городами. Здесь путешествующие могли поменять лошадей и отдохнуть. Сейчас это здание - памятник архитектуры, музей, рассказывающий об истории почты в России.
Ветряная мельница. Голландия, недалеко от г. Роттердама. Ветряной мельнице, которая находится в Голландии, более 200 лет. Со временем она стала памятником истории развития техники.
Воротник кельтской мужской рубашки
Рассмотрение эволюции документа в его историческом развитии, современное определение документа, основные функции документа в жизни человека и общества. Свойства и признаки документа, его атрибутивность, функциональность, структурность, информационность.
реферат , добавлен 09.02.2010
курсовая работа , добавлен 20.12.2011
Реквизиты документа, определяющие его юридическую значимость. Порядок подписания и утверждения документов. Определение юридической силы копий документов. Методика оформления и подписания сторонами контрактов, юридические требования, предъявляемые к ним.
контрольная работа , добавлен 21.07.2009
Характеристика понятия о документе - средстве закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях или явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Признаки, функции и свойства документа.
курсовая работа , добавлен 12.01.2011
Поняття управлінського документа, його значення та функції. Наукові підходи щодо класифікації функцій документа. Способи документування документів. Роль документа в житті людини та суспільства. Основні вимоги до організації сучасного діловодства.
курсовая работа , добавлен 30.12.2013
Понятие "документ" в современном обществе. Развитие документоведения как науки. Документационное обеспечение управления как научная дисциплина. Скорость передачи информации и круг ее пользователей с помощью интернет. Доношения, записки, расписки.
курсовая работа , добавлен 08.06.2014
Юридическая сила документа. Функции документа. Основные правила составления и оформления документов. Требования к составлению и оформлению документов. Требования к оформлению реквизитов документов. Требования к бланкам документов.
курсовая работа , добавлен 14.12.2004
Понятие о деловом документе как материальном носителе фиксированной информации. Функциональные системы документации в организации. Реквизиты и оформление делового документа. Место составления и гриф утверждения. Заголовок к тексту. Служебное письмо.
ВВЕДЕНИЕ
Всякое сообщество может существовать только обмениваясь информацией. В настоящее время мир переживает информационный бум, что напрямую связано с развитием человечества и научно-технической революцией, изменившей способы фиксации и передачи информации и средства связи. XXI век назван веком информатизации, а информация рассматривается как стратегический ресурс. Давно известны такие понятия, как ресурсы полезных ископаемых, трудовые ресурсы, финансовые ресурсы, а во 2-й половине XX века появляется понятие "информационные ресурсы". Но информация часто нуждается в сохранении, чтобы к ней можно было обратиться спустя какое-то время, и в передаче ее на расстоянии. Поэтому человек ищет способ закрепить информацию для передачи во времени и пространстве. Так появляется документ.
Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.
Основная масса работающих занята в сфере информационной деятельности, а главным продуктом производства и товаром является информация. В настоящее время информация стала важнейшим ресурсом общества. Информационные процессы активно воздействуют на все стороны человеческой жизни. Использование новейших информационных технологий многократно усиливает это влияние. Большая часть информации фиксируется на материальных носителях, содержится в разнообразных документах.
Целью курсовой работы является изучение и систематизация знаний о классификациях и видах документов.
Исходя из цели, можно выявить следующие задачи:
Раскрыть понятие «Документа», происхождение документа, его роли в жизни общества.
Изучить виды и классификации документов.
Объект: документ как источник информации
Предмет: классификации и виды документов
ПОНЯТИЕ «ДОКУМЕНТ», ЕГО РОЛЬ В ЖИЗНИ ОБЩЕСТВА
Происхождение документа
Одним из важнейших проявлений человеческого поведения является коммуникация, т.е. общение с другими людьми посредством определённых знаков или символов. Первоначально информацию об окружающем мире человек передавал с помощью жестов, мимики, крика, прикосновений и т.п. простейших средств зрительной, слуховой, осязательной коммуникации. Возникновение осмысленной речи и языка ознаменовало появление первой информационной технологии в истории человеческого общества.
Между тем по мере развития человека возрастала потребность в передаче информации не только в пространстве, но также и во времени, т.е. в хранении информации. Однако простейшие средства коммуникации, передачи информации были несовершенны. Трудно было сохранять нужную информацию, поскольку знания на первых порах ещё не были отделены от субъекта, который обладал ими.
С появлением письменности человечество перешло к основным информационным технологиям. С помощью графических знаковых систем стало возможным отделить информацию от субъекта и зафиксировать её на каком-либо материале с целью последующей передачи во времени и пространстве. В результате появилась документированная информация, т.е. документ.
Информация, зафиксированная на материальном носителе, выполняла в древности роль свидетельства, доказательства. Латинское слово “documentum” произошло от “doceo” - “учу” или “извещаю” и означало как раз “свидетельство”, “доказательство”.
В России термин “документ” был переведён Петром Первым именно как “письменное свидетельство”. На всём протяжении 18 столетия в определении понятия “документ” выделялось прежде всего его правовое значение. Между тем сам этот термин в течение длительного времени почти не употреблялся. Вместо него в делопроизводственной практике обычно использовались другие термины: “акт”, “дело”, “бумага”.
К настоящему времени у понятия “документ” есть информационное предназначение, ряд функций, а также он выступает как материальный носитель. Кирсанова, М.В. Курс делопроизводства документационное обеспечение управления: учебное пособие/ М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенов.- 2-е изд.- М., Новосибирск: ИНФА-М, НГФЭиУ, 2001. - 270 с.
В соответствии с ГОСТ Р 51141- 98 ГОСТ Р 51141 - 98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Госстандарт России, 1998 Документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Документ:
1. деловая бумага, подтверждающая какой-нибудь факт или право на что-нибудь.
2. Удостоверение, официальная бумага, свидетельствующие о личности предъявителя.
3. Письменное свидетельство о каких-нибудь исторических событиях, фактах. Ожегов, С.И. Толковый словарь русского языка/ Ожегов С.И., Шведова Н.Ю. - 3-е изд. - М.: АЗЪ, 1996. - 928с.
Покойников нередко хоронили вместе с их вещами. Такие предметы, как оружие, орудия труда, различные сосуды, архитектурные остатки, фрагменты материи, могут многое сказать нам о том, как жили эти люди. В гробницах и раскопанных остатках зданий часто можно найти статуи, настенные живописные росписи и мозаики с изображением сцен из повседневной жизни. Виды древнего письма были обнаружены на глиняных черепках, стенах зданий и свитках папируса (разновидность бумаги). Эти письмена рассказывают нам о древних правителях, законах и религиозных верованиях.
Изучение устных традиций
Как гибнут памятники старины
Издавна люди тщательно сохраняли сведения о про-шлом: передавали из поколения в поколение сказания о своих героях, записывали сведения о войнах и стихий-ных бедствиях, устанавливали памятники на местах сражений, снимали на киноплёнку важнейшие события. Материал с сайта
В любой семье хранят свою историю: старые пись-ма и документы, фотографии или кино- и видеозапи-си. Неслучайно говорят, что история — это прошлое, сохранившееся в памяти человечества. Но сохранить всё невозможно. Природные стихии могут мгновенно уничтожить остатки того, что веками создавалось людьми. Однако нельзя винить во всём только приро-ду. Человек своими непродуманными действиями то-же наносит непоправимый вред. Например: во время строительства новых жилых районов снесли церковь, построенную 200 лет назад; дети, занимаясь уборкой комнаты, выбросили старые бумаги, среди которых были дневники их бабушки.
Сил, которые способны уничтожить про-шлое, очень много. Но под слоем песка остатки селения могут сохраняться тысячи лет. После нашествия враже-ского войска город был уничтожен, но под землёй оста-лись фундаменты строений, множество предметов, при-надлежавших людям. В древнем монастыре сохрани-лась написанная несколько веков назад рукопись. На чердаке бабушкиного дома под грудой ненужных ве-щей оказалась старинная ручная мельница. Остатки прошлого можно найти повсюду.
Картинки (фото, рисунки)
С давних времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы имеем возможность, узнать историю своей страны, ее героическое прошлое, особенности быта своего народа, правовые формы и этические нормы взаимоотношений между людьми.
Необходимость создания документов возникла одновременно с появлением письменности. Более того, считают, что именно потребность в создании различных документов (соглашений, договоров и т. п.) и повлекла за собой появление письменности как способа изложения информации не только личного, но и государственного значения.
На ранних стадиях развития Древнерусского государства и в период феодальной раздробленности государственных учреждений еще не существовало. Уже в V в. до нашей эры древнеримский плебс требовал введения четких «писанных» законов. Создание зафиксированных на бумаге законов и правил было также главным требованием средневековых восстаний. Когда же появились законы, от делопроизводителя требовалось абсолютная точность формулировок и безукоризненное знание формы изложения, иначе документ терял силу. С развитием письменности документы стали способом общения и передачи информации.
Письменные документы, дошедшие до нашего времени, данные, полученные археологами и лингвистами, показывают, что уже в X в. в Древнерусском государстве была культура написания документов. Это договоры с Византией 911 и 945 гг. Примечательно, что в обоих договорах упоминается о практике составления документов. В первом случае - письменных завещаний, во втором - подорожных грамот для купеческих кораблей. В крупных городах существовали хранилища документов. Часто хранение документов в храме придавало им требуемую юридическую силу. Центрами ведения документации, и ее хранения были также гостиные дворы и монастыри, так как церковь обладала широкой юридической компетенцией. Накопление традиций в сфере документирования вело к формированию круга профессиональных специалистов в области создания и обработки документов. Первоначально их состав пополнялся за счет церковных псаломщиков и дьяков. Не случайно с XIV в. термин "дьяк" как обобщающий закрепился за всеми лицами, ведущими делопроизводство. Параллельно стали вырабатываться устойчивые образцы обращений и завершений в документах, формуляры, т.е. типовые устойчивые формы отдельных, наиболее распространенных документов, из которых составлялись своеобразные пособия по делопроизводству - "формулярники". Устанавливаются приемы засвидетельствования документов, их составления (документы начинают проходить стадии написания - чернописи, редакции и беловика) и такие элементы, как скрепы, печати, мосты (подписи на склейках).
Практически до конца XIV в. основным материалом для письма на Руси служил пергамент (особым образом выделанная телячья, баранья или козлиная кожа), называемый в документах и "хартией" и просто "телятиной". Самой древней формой документа на Руси была грамота - отдельный лист пергамента шириной около 3,5 вершков (15-17 см). Размеры документа могли быть различными за счет подклейки следующих листов. С увеличением объемов делопроизводства менялась графика письменности: первоначально документы составлялись уставной манерой письма, характерной для книжного дела с выписыванием букв с прямыми очертаниями. Документы писались сплошным текстом, без разделения на отдельные слова. Из знаков препинания к XIV в. стала использоваться точка в конце предложения. Несмотря на постоянное расширение практики документирования управленческих действий и юридических фактов, говорить о делопроизводстве в период Древнерусского государства и феодальной раздробленности как о системе определенных норм и правил еще преждевременно. Вместе с тем, отдельные нормы работы с документами находили закрепление в законодательстве.(Ларин М. В. Развитие понятия “документ”. - Делопроизводство. №1. 2007).
По мере превращения Московского княжества в великорусское государство в нем усложнялись административные задачи, отдельные части управления, находившиеся в ведении того или иного лица по приказу князя, превратились в сложные и постоянные присутственные места - избы или приказы.
Происхождение приказов связано с практикой личных поручений (приказов) великого князя ближайшему окружению - князьям и боярам по разрешению отдельных вопросов государственного управления. Их деятельность объединялась высшим правительственным учреждением - Боярской Думой. Именно поэтому период становления и развития государственного делопроизводства принято называть приказным периодом - по названию первых государственных учреждений - приказов. Этот период охватывает время с XV по XVII вв. В этот период в системе государственного управления не прослеживался последовательно принцип отраслевого управления, и только часть приказов являлась органами территориального управления, а часть ведала отдельными отраслями. Определенно можно лишь сказать, что распорядительная деятельность всецело принадлежала приказным судьям, роль дьяков была гораздо скромнее. Они наряду с подьячими занимались организацией и ведением делопроизводства. Через их руки в приказ поступали доклады, доношения местных правителей, они хранили дела и вели письмоводство.(В.К. Белов « История делопроизводства» - М., 2008.)
Документы обычно размещались на столах, на скамьях, особо ценные - в сундуках-ларях в тех же помещениях, где велась текущая работа и прием посетителей. Первоначально бумага изготавливалась из тряпья, а чернила делались из солей железа и дубильных веществ, добываемых из чернильных орешков - наростов на дубовых листьях. Сочетание железистых чернил и тряпичной бумаги делало текст особенно стойким, он почти не выцветал. Поэтому документы этого периода, хранящиеся в архивах, достаточно хорошо читаются.
С появлением так называемой скорописи (начертание округлых букв и использование графических сокращений слов и частей слов с вынесением их над строкой письма) свободно читать такие тексты стало довольно сложно, требовались знания и навыки. В делопроизводстве приказов продолжала использоваться весьма специфическая форма документа - столбец (столп, столпик), иначе говоря, свиток из подклеенных друг к другу узких листов бумаги. Важные государственные акты могли иметь особенно большие размеры. Составные части столпа назывались "поставами". Столбец являлся фактически не одним документом, а включал всю совокупность документов дела. Документы хранились свернутыми в свиток или рулон; для особо важных документов изготавливались специальные футляры, но чаще они хранилось просто в ларях, или сундуках. Такая форма документа была неудобной, поскольку много времени уходило на развертывание и свертывание столбца при поиске необходимых сведений. Сама склейка была недостаточно прочной, что приводило к ветшанию и износу документа. Столбцовая форма делопроизводства отменена Петром I.(В.К. Белов « История делопроизводства» - М., 2008.)
Видовой состав документов приказного делопроизводства был довольно однообразным. Все существовавшие в этот период управленческие документы группируются в следующие основные виды: грамоты (царские указы или указные грамоты), приговоры, наказы, доклады, памяти, отписки. Однако внутри каждого вида существовало множество разновидностей.
Анализируя формуляр документов приказного периода, многие исследователи отмечают наличие устойчивых форм, образцов, по которым совершалось делопроизводство. Процедура подготовки документов в приказном делопроизводстве включала следующие основные этапы поступление документа на рассмотрение; подготовка дела к "докладу"; рассмотрение и решение дела; оформление документа, содержащего решение.
Рассмотрение дела в приказе начиналось по инициативе царя или по жалобе, извету, или отписке. Указание царя передавалось им лично кому-либо из чинов приказа или передавалось в приказ через кого-либо из тех, кто находился в это время при царе. По указу царя либо сразу готовилось решение ("отпуск"), если приказ располагал для этого нужными сведениями, либо начиналось исполнение - рассмотрение вопроса и сбор необходимых материалов. Подготовкой дел к рассмотрению ("докладу") занимались столы, или повытья, где дьяк или по его поручению старший подьячий собирал нужный материал, составлял проект ответного документа (решения по делу). Роль докладчика по делу принадлежала дьяку, а решение вопроса - думным дьякам. Руководители приказов - судьи и приближенные к ним лица, участвовавшие в принятии решений, - не ставили своих подписей на документах. Это входило в обязанность дьяка, отвечавшего за ведение делопроизводства приказа. Царь и бояре собственноручно подписывались только на договорных грамотах, заключаемых с другими государствами. Изучение Уложения 1646 г. и целого ряда указов, принятых позже, позволяет говорить о введении норм письменного оформления различных договоров, установлении внешнего единообразия деятельности приказов.(Ларин М. В. Развитие понятия “документ”. - Делопроизводство. №1. 2007.)
В целом, в приказной период постепенно создается система делопроизводства центральных и местных учреждений, складываются кадры делопроизводственных служащих, создаются устойчивые формы управленческих документов и приемы их составления. Однако государство, действуя отрывочными и частными мерами, не сознавая общих административных правил, не могло еще ввести систематического порядка в организацию учреждений и их делопроизводство. Только с середины XVII в. принимаются некоторые меры для наведения порядка в делопроизводстве, появляются отдельные законодательные акты о порядке документирования и составления частных актов.
После длительных поисков и переработки найденных образцов появляются новые учреждения бюрократического типа и регламенты для них, определяющие точно состав, организацию, компетенцию и делопроизводство. Были разработаны вопросы о правильном ведении регистрации документов, что обеспечивало сохранность документов, оперативное ведение справочной работы, контроль за движением документов и их исполнением. Также были подробно проработаны вопросы документирования и движения дел (документооборота). Еще в 1699 г. Петр I вводит в обращение гербовую бумагу, в 1700 г. издает указы об отмене столбцовой формы документа и всеобщем переходе к тетрадной форме (листовой и книжной). Первым новым учреждением стал Сенат - первоначально законосовещательный орган и орган надзора за правительственными учреждениями. Много внимания Петр I уделил устройству сенатской, канцелярии. В результате петровских реформ в области управления сложилась следующая система учреждений: Сенат, Синод, Кабинет и коллегии - в центре, губернатор, воевода, комиссары и другие органы на местах. Всего за 1718-1720 гг. вместо упраздненных приказов создано 12 коллегий: Иностранных дел, Военная, Адмиралтейская, Камер-коллегия, Штатсконтор-коллегия, Ревизион-коллегия, Берг-коллегия, Мануфактур-коллегия, Коммерц-коллегия, Юстиц-коллегия, Вотчинная и Главный магистрат. Первоначально каждая коллегия руководствовалась своим регламентом, затем законодательной основой реформы стал "Генеральный регламент", утвержденный Петром I 28 февраля 1720 г. Генеральный регламент ввел систему делопроизводства, получившую название "коллежской" по названию учреждений нового типа - коллегий. Доминирующее значение в этих учреждениях получил коллегиальный способ принятия решений присутствием коллегии, в состав которого, как правило, входили президент, вице-президент, 2-3 советника и асессоры. Этой форме принятия решений Петр I уделял особое внимание, отмечая, что "все лучшее устроение через советы бывает" (Кузнецова, Т. В. История профессии документоведа. / Т. В. Кузнецова // Делопроизводство. - 2008. - № 1. - С. 80-84)
С изданием Генерального регламента делопроизводство становится на твердую почву закона. Этим законодательным актом окончательно отделяются обязанности присутствия как органа, принимающего решения, от делопроизводственной деятельности, которая закрепляется за самостоятельным подразделением - канцелярией. Центральной фигурой канцелярии становится секретарь. На нем лежала ответственность за организацию делопроизводства коллегии, подготовку дел к слушанию, докладывание дел на заседании коллегии, ведение справочной работы по делам, оформление решений и контроль за их исполнением, хранение печати коллегии. Кроме секретаря, в состав канцелярии входили: нотариус, регистратор, актуариус, канцеляристы, копиисты, переводчики, толмачи (для устного перевода) и вахмистр (сторож для охраны). В первую очередь, в коллегиях рассматривались государственные дела, затем - частные. В Генеральном регламенте подробно проработаны и вопросы документирования и движения дел (документооборота). Серьезным новшеством было введение подписи руководителя присутственного места на документе и членов коллегии, принимавших участие в решении вопроса. Впервые Петр I стал лично подписывать издаваемые им указы. Еще ранее - в 1716 г. - был издан указ о подписании главами губернской администрации доношений в Сенат о получении сенатских указов. Позднее эту норму ввели в Генеральный регламент. (Кузнецова, Т. В. История профессии документоведа. / Т. В. Кузнецова // Делопроизводство. - 2008. - № 1. - С. 116-117)
В коллежском делопроизводстве возникло большое число новых документов, а документы приказного делопроизводства получили новые названия, что явилось результатом массированного проникновения в русский язык заимствованных слов, отразившего западнический характер всех петровских преобразований.
Прежние учреждения - думы и приказы заменены коллегиями, канцеляриями, конторами, ратушами. Появились и новые названия документов: векселя, облигации, реляции, мемории, рапорты, журналы, протоколы, корреспонденция, инструкция и др. Приговоры, указные грамоты, наказы заменены указами, регламентами, инструкциями, резолюциями; переписка - памяти и отписки - заменены отношениями, рапортами, доношениями, реляциями, ведениями, известиями. Существенные изменения в петровское время претерпевает и форма документов. Для многих из них разрабатываются "генеральные формуляры" - образцы, по которым следовало составлять документы.
В коллежском делопроизводстве выделяется из текста и становится самостоятельным элементом формуляра дата документа: во многих документах она пишется под текстом с левой стороны листа. Самостоятельным элементом формуляра становится и наименование документа; в некоторых случаях к нему примыкает обозначение краткого содержания документа: "Рапорт о получении указа", хотя требование указывать краткое содержание документа (заголовок к тексту) окончательно формируется только в делопроизводстве министерств в XIX в. Кроме реквизитов, выделившихся из текста, появляется ряд реквизитов, отражающих различные стадии процесса документирования или стадии обработки документов: подписи, отметки о согласовании, регистрационные индексы, отметка о контроле, отметка о направлении в дело и др. В целом, делопроизводство коллегий характеризовалось значительным увеличением письменной работы и формальностей, на что жаловались современники. Даже значительно увеличенные по сравнению с приказами штаты канцелярских чиновников не справлялись с обилием дел, что приводило к медлительности делопроизводства и волоките.
Особое значение для организации делопроизводства имеет установленная "Учреждением для управления губерний" "иерархия властей и мест", определившая порядок сношений между собой высших, центральных и местных учреждений. В соответствии с этим порядком Сенат и коллегии давали губернатору указы, а он, в свою очередь, представлял верховной власти рапорты и доношения. Этот порядок взаимоотношений учреждений сохранялся в течение всего XIX в., в определенной степени он присутствует и в современном делопроизводстве.
По "Учреждению для управления губерний" порядок решения дел был преимущественно коллегиальным: предварительно дело готовилось для обсуждения, рассматривалось на заседании присутствия, после чего готовились "исполнительные" бумаги. Штат канцелярских служащих составляли: секретари (старшие и младшие), протоколист, регистратор, журналист, канцеляристы, писцы, переводчики и толмачи (там, где это было необходимо), архивариус и некоторые др. Количественный состав штатных служащих зависел от количества решаемых дел.
Кроме того, передача дела в вышестоящую инстанцию требовала представления всего предшествующего делопроизводства. Достаточно сложной была процедура документирования деятельности самого присутственного места. "Учреждение..." вводило для этих целей протокол, или журнал заседания. Журналы подробнейшим образом отражали деятельность присутствия по решению дел. Еще более усложнилась система регистрации: каждая передача дела из одного стола в другой, от одного канцелярского служащего другому, фиксировалась в реестрах. XVIII в. в развитии делопроизводства характеризовался усилением законодательной регламентации всех сторон деятельности канцелярии и учреждения в целом, формированием и закреплением общих административных начал деятельности учреждений и, прежде всего, бюрократического начала. (Кузнецова, Т. В. История профессии документоведа. / Т. В. Кузнецова // Делопроизводство. - 2003. - № 1. - С. 123)
