Современная организация трактуется как сложное, комплексное образование. Большая часть организаций представляет собой открытые системы, целостные, состоящие из многочисленных взаимосвязанных частей, тесно переплетающихся с внешним миром. Каждая организация имеет внутреннюю и внешнюю среду.
Внешние и внутренние источники информации, которые оказывают влияние на организацию, образуют ее информационную среду. На ее основе в процессе деятельности организации возникает информационная инфраструктура как специальная система жизнеобеспечения, предлагающая пользователям соответствующую информацию. Центральную роль в этой инфраструктуре играет документированная информация. Другими ее элементами являются информационная технология и информационный персонал.
Информационная инфраструктура организации представляет собой сложную систему, сочетающую структурированную и неструктурированную информацию, информационные процессы, протекающие во взаимодействии с внешней средой организации и охватывающие информационные потоки, призванные объединить все уровни управления, включая рабочие места, в эффективно действующий на базе созданных информационных ресурсов механизм достижения целей организации.
Отношение к информации как ресурсу означает, что по аналогии с другими ресурсами (финансы, оборудование, материалы, технологии, персонал) должен быть создан механизм управления информационными ресурсами, сформированы соответствующие структуры, выработаны новые технологии. Одной из важных характеристик информационного ресурса являются его качество, степень полноты для удовлетворения совокупных информационных потребностей организации. Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. М.: Научная книга, 1998. С.123.
Согласно Федеральному закону «Об информации, информатизации и защите информации» под информационными ресурсами понимаются отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других информационных системах). Обязательным условием включения информации в информационные ресурсы является документирование информации.
Таким образом, документ является первичной основой информационных ресурсов.
Понятие «документ» используется во многих областях знаний и связано с предметом их исследований.
Для историка документ ценен прежде всего той информацией о прошлом, которую он заключает в себе, причем не только в содержании, но и во внешнем виде - почерке, химическом составе бумаги, водяных знаках и т. п. Такое внимание к форме имеет для историка как эмоциональный ("дух времени"), так и практический смысл. Ему приходится иметь дело с документами разных эпох, а внешние особенности достаточно точно отражают время, а порой и обстоятельства их создания. Отсюда и толкование документа, прежде всего как материального носителя с зафиксированной на нем информацией о прошлом.
В делопроизводстве нужно, прежде всего, обеспечивать быстрое нахождение документа, а также проследить в случае необходимости его маршрут по инстанциям, включая его создание, согласование, исправление, снабжение визами, учетными номерами и пр. Кроме того, важно быть уверенным, являлось ли действительным создателем документа то учреждение или должностное лицо, которое значится его автором. Отсюда особое внимание к официальным реквизитам: бланку установленного образца, подписи, печати, регистрационным номерам. Документ понимается в первую очередь как официальная информация с реквизитами, позволяющими ее аутентифицировать и учитывать.
У архивиста основные задачи - сохранить документы в целости и обеспечить учет, чтобы при необходимости выдать их пользователю (тому же историку). Содержание документа и его внешняя форма интересуют архивиста лишь постольку, поскольку они представляют ценность для его клиентов. Функция учета объединяет архивиста с делопроизводителем, но в другом их миссии различаются: архивист обязан сохранить и сам документ, и реквизиты неизменными в том виде, в каком они поступили в архив. Поэтому он склонен трактовать документ как помещенный на хранение материальный носитель с идентифицируемой информацией, имеющей потребительскую ценность.
Юрист, как и историк, является потребителем документов, хранимых в архиве. Но его они интересуют в случае конфликта, участники которого преследуют противоположные интересы. В этом случае критическое значение приобретает вопрос о подлинности. Поэтому юридическая ценность документа тем выше, чем труднее его подделать или исказить. Сам документ для юриста - это, прежде всего информация, подлинность которой удостоверена и не может быть оспорена.
Наконец, для специалиста в области информационных технологий информация - это товар, который он должен доставить по назначению, а также предоставить пользователю возможность свободно обращаться с этим товаром, быстро и эффективно изменять его или, наоборот, обеспечивать неизменность и надежную сохранность. Само понятие "документ" употребляется здесь, скорее, по традиции и выполняет чисто учетную функцию. В любом случае документ предстает как целостная и транспортабельная совокупность (порция) информации. Такое понимание ближе всего к делопроизводственному, но довольно далеко от исторического и юридического.
Возможность создания документов с помощью компьютера сильнее всего ударила по традиционным представлениям, свойственные историкам и архивистам, поскольку они предполагали связь документа с конкретным носителем. Эта связь потеряла смысл: документ создается в оперативной памяти компьютера, сохраняется на его же жестком диске, а затем в процессе обращения и хранения неоднократно перезаписывается на новые носители разных типов. А поскольку время и обстоятельства создания документа теперь не могут быть отражены в его форме, необходимо обеспечить их присутствие в содержании. Другими словами, электронный документ должен иметь более широкий круг реквизитов (метаданных) по сравнению с бумажным.
Юридическая трактовка документа также подверглась испытанию, поскольку информационные технологии позволяют вносить в текст изменения, не оставляющие никаких следов на машинном носителе. Чтобы обеспечить достоверность информации, нужны дополнительные меры: подсчет контрольной характеристики файла по определенным алгоритмам (вычисление хэш-функции) и снабжение документа электронной цифровой подписью. При этом все равно сохраняется потенциальная возможность того, что защитные средства будут преодолены злоумышленником. Поэтому остро стоит вопрос о степени их надежности
Документоведение выделяет три основных составляющих при раскрытии термина «документ»:
- 1) документ -- материальный объект;
- 2) документ -- носитель информации;
- 3) документ -- документированная информация.
Наиболее общим считается обозначение документа как материального объекта, с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенного для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования.
Длительная трансформация толкования термина «документ», первоначально полностью не соответствующего современным технологиям хранения и передачи информации, привела к легализации информационной трактовки данного понятия в Федеральном Законе «Об информации, информатизации и защите информации» от 25.01.1995 г. № 24-ФЗ.
Согласно ст. 2 Закона под документированной информацией или документом (закон рассматривает эти понятия как равнозначные) понимается зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (где информация -- это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах, независимо от формы их представления).
Эта же формулировка приводится и в Федеральном Законе «Об участии в международном информационном обмене» от 04.07.1996 г. № 85-ФЗ, сохраняя жесткую взаимосвязь информации, содержащейся в документе, и материального носителя данной информации
Из легального термина «документированная информация (документ)», содержащегося упомянутых законах, вытекают три основных признака документа.
Первый из них - наличие материального носителя информации. В качестве такового, в принципе, могут рассматриваться любые объекты материального мира, включая вещи и физические поля, в которых находят свое отображение определенные сведения. Одни и те же сведения могут быть зафиксированы на различных материальных носителях. Наибольшее распространение получили бумажные носители, документы, в которых информация представлена в электронно-цифровой форме (электронные документы), видео- и звукозаписи.
Вторым признаком документированной информации является идентифицируемость зафиксированных на носителе сведений. Это достигается путем присовокупления к содержательной стороне сведений данных, именуемых реквизитами, которые позволяют установить источник и назначение информации, время ее документирования, а в ряде случаев и обеспечить защиту того либо иного документа (электронная цифровая подпись). Реквизиты должны быть зафиксированы на том же материальном носителе, что и идентифицируемые сведения.
Третьим признаком документированной информации, который не нашел своего отражения в анализируемом термине, выступает возможность изменения форм ее закрепления. Данный признак проявляется в том, что информация, закрепленная на материальном носителе одного вида, может быть одновременно представлена и на других видах носителей без угрозы утраты своего содержания и реквизитов. По существу, это возможность копирования информации. Городов О. Комментарий к ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации". Спб.: Питер,2004. С.24.
Процесс фиксирования информации, то есть создания документа, называется документированием управленческой деятельности. При этом важно подчеркнуть, что запись информации на различных носителях (документирование) должна осуществляться по установленным правилам.
В последнее время происходит перенос смысловой нагрузки в определении документа с материальной составляющей на информационную. Введение в практику законодательным путем понятия «документированная информация (документ)», по мнению В.А. Копылова, основано на двуединстве информации (сведений) и материального носителя (в виде символов, знаков, букв, волн и т.д.). В результате документирования происходит как бы материализация и овеществление сведений Копылов В.А. Информация как объект правового регулирования // НТИ. Сер. 1. Организация и методика информационной работы / ВИНИТИ. М., 1996. № 8. С. 2..
В результате документирования происходит как бы материализация и овеществление сведений. Информация "закрепляется" на материальном носителе или даже "привязывается" к нему и тем самым обособляется от создателя информации. В итоге мы получаем в качестве документированной информации книгу, статью в журнале, сборник статей, фонд документов, банк данных или иной массив документов (данных) на бумажном, машиночитаемом и иных носителях.
Не менее важна для управленческой документации и проблема носителя информации, который претерпевает изменения по мере исторического развития. Научно-технический прогресс привел к появлению так называемой электронной документации. Ее специфика заключается в том, что человек не может воспринять электронный документ в том физическом виде, в каком он зафиксирован на носителе.
Кроме того, электронные документы находятся в прямой зависимости от информационных технологий, которые имеют необратимую тенденцию изменяться и устаревать по мере научно-технического прогресса в области техники и программного обеспечения. В этой связи велика опасность утраты доступа к таким документам через определенный промежуток времени.
В понятии электронного документа можно выделить три известные составляющие: зафиксированная информация, носитель, идентификационные реквизиты, что не выходит за рамки существующего определения документа Бачило И.Л. Современные правовые проблемы документирования информации // Документация в информационном обществе: электронное делопроизводство и элек-тронный архив / ВНИИДАД. М., 2000. С.8.
Таким образом, понятие "документированная информация" отличается существенно от понятия ""информация". Феномен документированной информации заключается в двуединстве информации и материального носителя, что в существенной мере определяет ее правовой режим.
Документированная информация в приведенном выше определении по сути дела есть объект материальный, а это дает основание при определенных условиях относить ее к категории вещей и распространять на нее институт права вещной собственности. Следует, однако, отметить, что документированная информация относится к вещам особого рода. Главное ее отличие от других вещей заключается в двуединстве информации и материального носителя, на котором она зафиксирована, из-за чего предъявляются особые требования к правовому режиму такой информации.
Деятельность любой организации невозможно представить без сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации. При этом информация все чаще принимает фиксированный, документальный характер. Согласно ГОСТ Р 51141-98 «документ, документированная информация - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать».
Необходимость фиксировать информацию появилась у людей в глубокой древности. Если рассматривать это в историческом аспекте, то можно проследить, как менялись способы фиксирования информации на материальном носителе и соответственно сами носители. Для фиксирования и передачи информации во времени и пространстве применялись различные способы - от письменности до книгопечатания, от литографии до аудиозаписи, фотокопирования, кинозаписи, микрофильмирования, голографии, применения лазерной и компьютерной техники. Происходило это потому, что менялись носители информации - сначала это были береста, папирус, затем бумага, фотопленки (фотобумага), магнитные дискеты, лазерные диски и др.
Запись информации на различных носителях по установленным правилам называется документированием и представляет собой процесс создания и оформления документов.
Документирование может осуществляться на естественном языке (рукопись, машинопись) или на искусственных языках с использованием соответствующих носителей (магнитные ленты, диски, лазерные диски, дискеты и др.).
Во многих случаях документирование является обязательным, предписывается законами и нормативными правовыми актами. Федеральный закон Российской Федерации от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ «Об информации и защите информации» (с изменениями от 10 января 2003 г.) устанавливает, что информационные ресурсы, т.е. документы и массивы документов являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства и защищаются законом наряду с другими ресурсами. Законом устанавливается правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов, в частности: порядок документирования информации; право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах; категории информации по уровню доступа к ней; порядок правовой защиты информации.
Данным законом (ст.5) также установлено, что «документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации».
Документирование, т.е. процесс создания и оформления документа, может осуществляться как физическими, так и юридическими лицами, которые будут выступать в качестве авторов документа. В связи с этим принято различать документ личного происхождения и официальный документ.
Документ личного происхождения - это документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.
Официальный документ - это документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.
Официальный документ обладает необходимым для управленческой деятельности свойством - юридической силой, что означает, что документ может служить подлинным доказательством заключенной в нем информации. Юридическая сила официального документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован непосредственно, или всех участников управленческих действий (органов управления, их структурных подразделений, общественных организаций, должностных лиц и граждан), которые руководствуются документом и основывают на нем свою деятельность.
Согласно ГОСТ Р 51141-98 «юридическая сила документа есть свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления» .
Документы выступают в качестве непременного элемента управленческой деятельности, являясь одновременно и средством труда, и его результатом. Такое место документы занимают благодаря своей полифункциональности, т.е. наличию различных функций.
Документы могут выполнять следующие функции, которые условно можно разделить на три блока:
- · информативные функции (информационная, социальная, политическая и коммуникативная);
- · функции, обеспечивающие процесс управления (управленческая, правовая, учетная);
- · функции, носящие культурно-исторический характер (культурная, функция исторического источника).
Информационная функция обусловлена тем, что в документе происходит материализация информации и она присуща всем без исключения документам, независимо от способа их изготовления и носителя информации, так как необходимость фиксировать информацию - причина появления любого документа.
Итак, фиксация и передача информации во времени и пространстве, а,следовательно, сохранение зафиксированной информации, возможность ее использования (доступность) составляют основное содержание информационной функции.
Информационная емкость документа определяется такими показателями, как полнота, оптимальность и актуальность информации.
Важнейшей информацией, которую содержит документ, является социальная, т.е. информация о процессах, происходящих в обществе. Это позволяет выделить социальную функцию документа в качестве его самостоятельной функции. На изучении социальной информации базируются такие науки, как история, источниковедение и др.
В принципе каждый документ может выполнять социальную функцию, так как он возникает в силу определенной общественной потребности. Однако значение того или иного документа, выполняющего социальную функцию, может быть различным. Распорядительные документы (постановления правительства, например) имеют большее значение, чем справка с места работы, выданная гражданину.
Государственные стандарты по оформлению документов также выполняют социальную функцию, так как ориентированы на использование определенных средств обработки документов, указывающих на известную ступень технического развития, достигнутого страной (отраслью). Документы могут не только отражать процессы, происходящие в обществе, но и влиять на общественное развитие.
Социальная функция документа может проявляться и в характеристиках личности в ее социальных аспектах, т.е. в отражении деятельности, места, роли той или иной личности в определенной социальной структуре.
Политическая функция документа тесно связана с социальной функцией. Так, первые Декреты советской власти выполняли не только социальную, но и политическую функцию, так как оказали влияние и на политические, и на социальные процессы. Документы, фиксируя и сохраняя информацию о политическом процессе, т.е. о внутренней и внешней политике государства, о деятельности политических партий, оппозиции, лидерах, выполняют свою политическую функцию.
Коммуникативная функция документа состоит в передаче информации во времени и пространстве. Ее можно рассматривать и как частный информационный случай, так как ее содержание - это организация и поддержание информационной связи между индивидуумами в обществе, между различными элементами общественной структуры. С помощью этой функции документа происходит обмен идеями, сведениями, эмоциями, причем обмен этот может быть односторонним, двусторонним, многосторонним.
Односторонний обмен может происходить с помощью документов, ориентированных в одном направлении - сверху вниз (от законодателя к исполнителю).
Двусторонний обмен происходит с помощью документов, тесно связанных между собой (договорные документы, служебная переписка и др.).
Многосторонний обмен информацией происходит с помощью документов, рассчитанных на информирование всего общества (декларации, кодексы, законы и т.п.).
В настоящее время резко возросли коммуникативные возможности документа, так как резко увеличились скорости передачи информации и круг ее пользователей с помощью Интернета, E-mail (электронной почты) и др. В дальнейшем роль коммуникативной функции будет только возрастать, так как ежегодно увеличиваются объемы информации, число пользователей, меняется технология документационного обеспечения управления.
В управленческой функции документ выступает как средство управленческой деятельности. Эту функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе его реализации, для обеспечения процесса принятия решения. Документы, обладающие управленческой функцией, являются основным источником информации, играют большую роль в информационном обеспечении управления. С их помощью производится сбор первичных данных, информации о фактическом положении дел. Затем эти данные подвергаются систематизации и обобщению, что реализуется в различных сводках, справках, отчетах. Результатом являются документы, содержащие анализ и оценку положения дел, варианты возможных решений. Управленческие документы в специфической форме отражают стадии, звенья и циклы управления и сами оказывают воздействие на сферу управления.
В правовой функции документ выступает как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, учреждения, предприятия, организации. Правовая функция документа выражается в фиксации, закреплении и применении правовых норм и правоотношений.
Существует две группы документов, наделенных правовой функцией:
- · изначально обладающие ею;
- · приобретающие ее на время.
В первую группу можно включить документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие, а также документы, влекущие за собой юридические последствия. Это все правовые акты органов государственной власти (законы, указы, постановления и др.); судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты управления, издаваемые учреждениями, организациями, предприятиями и влекущие за собой определенные юридические последствия (приказы, распоряжения, положения, уставы, инструкции, правила и др.
Ко второй группе можно отнести документы, которые могут быть предъявлены как доказательства в суде, органах следствия, прокуратуре, нотариате, арбитраже и органах управления. Например, на основе протокола заседания аттестационной комиссии происходит издание приказа об утверждении разряда оплаты труда по Единой тарифной сетке (ETC) сотруднику. В силу определенных обстоятельств документ может быть доказательством, т.е. временно обладать правовой функцией.
Учетная функция документа характеризует прежде всего количественную сторону содержащейся в документе информации. С помощью учетной информации, представленной в формализованном цифровом выражении, систематизируются и отражаются все явления хозяйственной деятельности государства, его органов власти и управления. Документы, обладающие учетной функцией, как правило, имеют унифицированные формы, утвержденные государственными органами, в которых заранее разработана определенная структура представления информации.
Культурная функция документа проявляется в том случае, когда документ выступает в качестве средства закрепления и передачи культурной традиции, культурного наследия. В документах отражается информация о знаниях, традициях, обычаях, ритуалах, навыках, моральных нормах, менталитете (образе мышления), ценностных ориентациях и др. В этом смысле документ может быть определен как культурный образец, фиксирующий информацию.
Культурную функцию документа лучше всего выполняет комплекс документов, характеризующих определенную область деятельности (технику, науку, живопись и др.). Анализируя такой комплекс документов, можно проследить специфику научного и художественного творчества, моральные и эстетические принципы на определенном этапе, развитие и изменение традиций, обычаев, норм поведения и др.
Функция исторического источника, эта функция документа изучается такими науками, как источниковедение и дипломатика, исследующими документ через анализ его формы и содержания, происхождения, авторства, языка, материала, на котором документ изготовлен. Качество документа для исторической науки будет определяться точностью, конкретностью, новизной и полнотой информации, а также юридической, политической и культурной значимостью документа.
Документ сочетает в себе сразу несколько функций, которые взаимосвязаны между собой, но роль каждой из них различна.
В управленческих документах преобладает управленческая функция, но в то же время эти документы выполняют и другие функции информационную, правовую, коммуникативную и социальную, исторического источника. Роль функций документа может изменяться во времени, когда содержащаяся в нем информация теряет оперативность и актуальность и превращается в ретроспективную, а действенность, нормативное и регулятивное значение утрачиваются. Происходит как бы вытеснение одних функций другими.
Функции, носящие оперативный характер, время действия которых ограничены (политическая, коммуникативная, управленческая, правовая, учета), вытесняются функциями, имеющими постоянный характер (информационная, культурная, социальная, исторического источника).
Контрольные вопросы
- 1. Каким нормативным документом регламентируются основные термины в области делопроизводства?
- 2. Что включает в себя понятие «документ»?
- 3. Какие способы документирования вы знаете?
- 4. Чем отличается документ личного происхождения от официального документа?
- 5. Что обуславливает юридическую силу официального документа?
- 6. Что понимается под полифункциональностью документа?
- 7. Назовите основные блоки функций документа. Чем характеризуется каждый блок функций?
Государственное дело и сфера делопроизводства являет собой важнейшее ответвление общественной жизни любого государства. Документированная информация - это узаконенные данные. Правотворческая деятельность содействует построению гражданского правопорядка и благополучия, которые очень важны.
Понятие документированной информации
Подобное обозначение, на первый взгляд, используется в правоведении не особо часто, но при этом оно является очень важным. Исходя из федерального законодательства, документированная информация - это такой вид свода определенных данных, которые занесены на материальный носитель с целью сохранности.
Также этот материал предполагает наличие реквизитов об имеющихся исходниках его происхождения, которые в целом позволяют определить характер этих данных или их носителя, независимо от формы представления. Без них понятие документированной информации фактически теряет смысл. Реквизиты по своей сути выполняют две основоположные функции - информационную и защитно-удостоверительную. Иными словами, с одной стороны, они содержат нужные данные, а с другой стороны, делают невозможной процедуру фальсификации документов.
Международная организация по стандартизации
Управление документированной информацией регламентируется множеством нормативно-правовых актов, федеральными указами, распоряжениями, международной нормативно-правовой документацией. Так, интернациональная организация по стандартизации (International Organization for Standardization, ISO) беспрерывно принимает непосредственное участие в разработке догм, правил и норм относительно формирования, сохранения, использования информации. Создаются разработки в направлении устранения нарушений несоответствия содержания действительности, в формировании требований к форме представления данных.
Признаки документированной информации
Первый признак и самый главный - наличие материального носителя. В таком качестве может выступать абсолютно любой объект окружающего мира, включая предметы и физические поля, где находят отображение определенные действия либо сведения. Одинаковые данные могут быть зафиксированы на различных носителях. Также справедливым будет и тот факт, что разные материалы могут быть задокументированы на одном объекте.
Следующим важнейшим признаком документированной информации является возможность идентификации зафиксированного материала. Это предоставляется при помощи вспомогательной роли реквизитов. Их наличие помогает установить предназначение данных, их характер, источник, время документирования. В некоторых случаях реквизиты обеспечивают необходимую степень защиты того или иного образца в виде прилагаемой электронной цифровой подписи.
Третья характеристика документированной информации состоит в возможности выбора различных вариаций и форм, передающих ее содержание. Также она может храниться на различных носителях в различных формах без потери своего содержания и реквизитов. То есть хранение документированной информации предполагает возможность ее копирования. Такие материалы могут существовать в виде разных модификаций.
Управление документированной информацией
В соответствии с версией Международной организации по стандартизации документированная информация представляет собой данные, которые нужно хранить и которые используются под специальным управлением. В сфере подчинения находится, непосредственно, сам носитель материального характера, на котором этот материал и хранится. Свод требований по управлению документированной информацией представлен в разделе № 7 ISO 9001:2015. Если попытаться обобщить и изобразить эти обязательства тезисно, то они будут иметь такой вид:
- регулярный анализ уровня доступности информации в той мере, в которой нужно, в том месте, где необходимо, и в то время, когда необходимо;
- регулярная оценка степени защищенности документированных данных;
- решение вопросов относительно организации процессов распространения, поиска, проверки доступа и использования информации;
- оценка воздействия эффективных процессов защиты и хранения документов от различных ошибок, к примеру, гарантирована ли их читабельность;
- проверка соблюдения правил изъятия и хранения.
Какой бывает?
Формы документированной информации зависят в первую очередь от характера ее материального носителя. Различают несколько основных видов. Самые распространенные:
- бумажная;
- звукозаписи;
- видеоматериалы;
- электронная документированная информация.
Разновидности данных на материальных носителях
Информация, за версией множества исследователей, за критерием упорядоченности и за степенью организованности делится на документированную и недокументированною. В чем же между ними разница?
Документированная являет собой специфическую организационную, официальную форму существования информации. Цели существования такого рода данных связана с общественным благополучием и правопорядком. Виды документированной информации могут быть разными. Ведь все зависит от принятого за основу классификационного признака.
За критерием доступности информация бывает:
- с ограниченным кругом доступа;
- материал, являющийся государственной тайной;
- конфиденциального рода;
- с неограниченным доступом, общедоступной.
По возможности распространения бывает:
- свободно распространяемая;
- данные, разглашение которых строго запрещено;
- информация, разглашение которой допускается в соответствии с федеральным законодательством;
- материал, разглашение которого возможно по согласию определенного круга лиц.
Свойства документированной информации
Документированная информация - это данные, которые существуют в определенных объективных условиях и обладают рядом признаков.
К ее свойствам относятся:
- фиксированный характером, то есть обладание своим источником, моментом документирования и обязательностью к хранению;
- релевантность - способность отвечать требованием потенциального потребителя, соответствовать запросам;
- ценность - соответствие данных целевому назначению;
- полнота - оптимальное соотношение между полученной и необходимой информацией;
- полезность - степень ее необходимости;
- достоверность - отображает уровень объективности информации;
- новизна - актуальность, поскольку документированные материалы - это разъяснение сведений, которые могут устаревать или перестать действовать;
- своевременность;
- доступность - возможность потребителя свободно получить данные;
- защищенность - отсутствие возможности несанкционированного доступа;
- эргономичность - оптимальное соотношение объема и формы данных для конкретного потребителя;
- адекватность - соответствие информации действительности, готовность отображать реальные объективные условия.
Защита документированной информации в российском законодательстве
В трех источниках федерального законодательства предоставляется обозначение документированной информации. В первом источнике приведена узкая трактовка. Она гласит о том, что документированная информация - это фиксация важных данных при помощи материального носителя посредством процесса документирования необходимых данных, где есть реквизиты, которые дают возможность ее идентифицировать, обозначить либо определить ее материальный носитель (закон об информации, статья № 2).
В другом источнике наведена более широкая трактовка. Она гласит о том, что под документом подразумевается наличие носителя с зафиксированной информацией текстового, звукового или графического характера. Ее содержание предназначено для передачи по назначению в определенное время.
Примеры документированных данных
Документированная информация - это законные акты, бумаги, архивы, которые хранятся для различных целей. Хранимая информация в подавляющем количестве случаев предназначается для общественного использования. Примерами могут быть:
- законные акты, нормативно-правовая база;
- документы, которые содержат сведения об чрезвычайных ситуациях экологического, демографического, санитарно-эпидемиологического, метеорологического характера;
- документы, которые содержатся в библиотечных фондах и других различных фондах информационных систем;
- сведения средств массовой и другой публичной информации в соответствии с законодательством РФ.
Исходя из всего вышеизложенного, стоит отметить, что в общей сложности документы и документированная информация - это важнейшие элементы государственной безопасности и общественного благополучия. Она зачастую является хранилищем стратегически важных для государства сведений. Именно поэтому такого рода информация должна тщательным образом храниться с учетом обусловленных государственным законодательством требований.
В профессиональной деятельности, объектом которой является документ, следует различать понятия «документная информация», «информация документа», «информация на документе», «документальная информация».
Информация может быть недокументной - не зафиксированной на материальном носителе - и документной - закрепленной на нем. Документоведение имеет дело с документной информацией.
Всю информацию, которую можно получить от документа, допустимо называть информацией документа. Условно она может быть разделена на три составные части: а) информация документная, б) на документе и в) о носителе и способе ее закрепления на нем.
Основу любого документа составляет документная информация, т. е. информация, содержащаяся в документе. Для е е хранения и передачи и был создан данный документ.
Сведения о носителе, способе закрепления сообщения и т. п. - это информация о документе как физическом объекте, физическом теле. Материал носителя является источником вещественной информации для книговедов, работников целлю-
Раздел I. Теоретические основы документоведения
Глава 2. Документ как система
лозно-бумажной промышленности, полиграфистов, производителей магнитных лент, фильмопленки, специалистов ЭВМ и т. п.
Наконец, информация на документе - это автографы, различные пометки авторов или выдающихся личностей на документе, резолюции, подписи, печати, штемпели библиотек, архивов, музеев, информационных центров и т. п., свидетельствующие об особых обстоятельствах бытования документа во времени и пространстве. Информация на документе имеет особое значение для изучения истории его создания и функционирования в обществе. Она встречается не на всех документах.
Значит, информация документа и документная информация соотносятся как целое и часть.
Часто понятие «документная информация» подменяют понятием «документальная информация». Эти два термина имеют разные значения. Документная - это информация, содержащаяся в документе. Документальная - это информация, основанная на документе (-ах), подтвержденная документом (-ами). Документная информация может быть документальной и недокументальной. Понятия, заключенные в терминах документная и документальная информация - это пересекающиеся понятия.
Документная информация является социальной: документы создают люди для людей. Природная информация, подвергнутая закреплению на материальном носителе способом, созданным человеком, также может быть названа социальной информацией (фотография животного, фонозапись его голоса и т. п.).
Любая сфера человеческой деятельности так или иначе связана с документной информацией и не обходится без нее. Читая книгу, журнал, газету, просматривая фильм или фотографию, человек получает, запоминает, накапливает и использует информацию (знания). Специалисты в области информации, библиотекари, библиографы и т. п. в силу своих профессиональных обязанностей должны уметь ее собирать, перерабатывать, хранить и предоставлять в общественное пользование.
Контрольные вопросы
1. Каково значение информационной составляющей документа?
2. В чем суть современных концепций информации?
3. Что такое социальная информация?
4. Каковы основные виды социальной информации?
5. Каковы отличительные черты массовой и специальной информации?
6. Как соотносятся понятия «документная информация» и «информация документа»?
2.6. Материальная (физическая) составляющая документа
Сама информация не выступает достаточным признаком документа. Материальная составляющая - одно из двух необходимых и обязательных слагаемых документа, без которого он существовать не может.
Материальная составляющая документа - это его вещественная (физическая) сущность, форма документа, обеспечивающая его способность хранить и передавать информацию в пространстве и времени.
Материальную составляющую документа определяет носитель информации - материальный объект, специально созданный человеком, посредством которого можно хранить и передавать информацию.
Предназначенность документа для хранения и передачи информации в пространстве и времени обусловливает его специфическую материальную конструкцию, представленную в виде книг, газет, буклетов, микрофиш, фильмов, дисков, дискет и т. п. Эта специальная конструкция обеспечивает выполнение документами их главной функции, давая возможность быть удобными для перемещения в пространстве, устойчивыми для хранения информации во времени, приспособленными для физиологических возможностей чтения сообщения.
Документированная информация. Классификация информационных ресурсов Российской Федерации. Электронная цифровая подпись. Обязательный экземпляр документа.
6.1. Документирование информации и информационные ресурсы
Вне зависимости от вида информационных ресурсов их формирование начинается с придания информации формы документа, позволяющей включить ее в состав информационных ресурсов.
В соответствии со статьей 2 ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» документированная информация – это зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством РФ случаях ее материальный носитель 1 .
Слово «документ» берет происхождение от слова «documentum», что в переводе с латыни означает «доказательство». Терминологический словарь по теории и практике научной информации 1964 г. определяет «документ» как материальный объект, содержащий информацию в закрепленном виде 2 .
Любой документ состоит из трех элементов: содержания информации, формы представления информации и носителя информации 3 .
Изучением развития способов документирования и носителей информации занимается научная дисциплина – документоведение 4 . Данная наука исследует процессы делопроизводства, документооборота, архивирования. Причем основное внимание документоведения традиционно направлено на регулирование формы традиционного документа, закрепление его реквизитов.
Процесс документирования информации включает в себя стадии фиксирования информации на документальном носителе и определения реквизитов, позволяющих информацию идентифицировать . Существует достаточно большое количество способов, которыми можно зафиксировать информацию. Условно их можно разделить на два класса:
зафиксированная информация доступна для восприятия органами чувств человека без применения дополнительных технических устройств – так называемый «бумажный документ»;
зафиксированная информация доступна для восприятия только посредством применения технических устройств – электронный документ, аудиоинформация, видеоинформация, закодированные сведения и т.п.
Понятие идентификации означает установление совпадения, идентичности. Идентичный, в свою очередь, означает тождественный, полностью совпадающий 5 . Задача идентификации реквизитов информации, содержащейся в документе, состоит в обеспечении сохранения тождества первоначального содержания документа с содержанием документа, поступившего к потребителю, и в случае необходимости – установления факта этого тождества, в том числе в ходе судебного разбирательства 6 .
В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством РФ. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством РФ в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти 7 .
Государственным органом, осуществляющим нормативно-методическое регулирование документирования информации, является Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии 8 , в которое был преобразован Государственный комитет РФ по стандартизации и метрологии (Госстандарт). Вопросы стандартизации документации регулируются Федеральным законом от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании» 9 . Межотраслевое методическое руководство документационного обеспечения в организациях РФ ведется Федеральным архивным агентством 10 . Отраслевое методическое руководство документационного обеспечения осуществляется каждым министерством самостоятельно, на основе рекомендаций Федерального архивного агентства.
Документированная информация может быть представлена в электронном виде и храниться в автоматизированных информационных системах. В этом случае процесс идентификации информации имеет некоторые особенности, заключающиеся в том, что достоверность данной информации должна быть заверена владельцем автоматизированной информационной системы или имеющим на то право должностным лицом.
Для определения идентичности документа, кроме заверения его должностным лицом, могут быть использованы специальные технические средства. Законодательно для такой идентификации разрешено использование электронной цифровой подписи. Так, электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе 11 .
Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы . Поскольку основное количество информации содержится в информационных ресурсах, данное положение является основополагающим для формирования документооборота.
Информационные ресурсы являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства, составляют информационные ресурсы России и защищаются законом наряду с другими ресурсами. Правовое регулирование информационных ресурсов определяется нормами, устанавливающими :
порядок документирования информации;
право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах;
порядок правовой защиты информации.
Информационные ресурсы создаются государственными органами всех уровней, любыми хозяйствующими субъектами, учреждениями, общественными объединениями и отдельными гражданами. Каждый из указанных субъектов формирует информационные ресурсы для своих различных целей – производственных, управленческих, научных, просветительских и т.д. При этом информационные ресурсы значительно отличаются между собой по объему – от нескольких справочников до огромных библиотечных фондов и систем баз данных, а также по способу организации и представления информации.
Информационные ресурсы могут быть государственными и негосударственными .
Российская Федерация, субъекты РФ и муниципальные образования являются собственниками информационных ресурсов, создаваемых, приобретаемых, накапливаемых за счет средств федерального бюджета, бюджетов субъектов РФ, местных бюджетов, а также полученных путем иных способов. Государственными информационными ресурсами от имени Российской Федерации, субъекта РФ и муниципального образования управляют государственные органы и органы местного самоуправления в пределах их полномочий, установленных соответствующими нормативными правовыми актами.
Государство имеет право использования и/или выкупа документов, электронных документов и/или информационных ресурсов ограниченного доступа, принадлежащих физическим и юридическим лицам, в случае отнесения этой информации к государственной тайне или в других, установленных законом случаях. Собственник информационных ресурсов, содержащих сведения, отнесенные к государственной тайне, вправе использовать содержание информации, отображенной в этих информационных ресурсах с разрешения соответствующих органов государственной власти.
