Требования к СЭД Минкомсвязи России
Требования к быстродействию СЭД
Требования к учету всех операций в СЭД
Требования к функциональности СЭД
Экспертиза ценности и архивное хранение в СЭД
Применение систем электронного документооборота и делопроизводства (СЭД) началось с середины 1990-х годов. Однако внедрение СЭД в государственном масштабе получило широкое распространение только в последние пять лет. Основным стимулом тут стало распоряжение Правительства РФ от 12.02.2011 № 176-р, утвердившее План мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот и Постановление Правительства РФ от 06.09.2012 № 890 «О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти».
Пока СЭД использовались исключительно как внутриучрежденческие системы, их разноплановость и несовместимость между собой не были существенной проблемой. Но с началом перехода к единому информационному пространству, организацией межведомственного электронного документооборота необходимость унификации СЭД, обеспечения их совместимости с общегосударственными системами обмена документами, электронного взаимодействия и архивного хранения выходят на первый план. Частично на решение вопросов взаимодействия систем СЭД направлен ГОСТ Р 53898-2010. «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению».
«Требования к информационным системам электронного документооборота…» предназначены для федеральных органов исполнительной власти, но в соответствии со ст. 11 Федерального закона № 149-ФЗ от 27.07.2006 распространяются и на иные государственные органы и органы местного самоуправления. Коммерческие организации имеют право организовывать СЭД по собственному усмотрению, но, учитывая роль государства в нашей стране, обычно все крупные и средние коммерческие организации ориентируются на правила, установленные государством для удобства взаимодействия с государственными органами.
Рассмотрим наиболее интересные положения Требований… Минкомсвязи России.
«Требования к информационным системам электронного документооборота…» определяют минимальный набор функций, который должен присутствовать в СЭД, а также требования к организации использования СЭД в учреждении.
Одно из главных требований к СЭД – это ее масштабируемость как по числу подключенных рабочих мест, так и по количеству содержащихся в СЭД документов. Надо учитывать, что современные системы управления документами используются практически всеми сотрудниками организации, работающими с документами, причем общая тенденция – это использование как стационарных рабочих мест, так и доступа к документам с мобильных устройств, удаленный доступ к системе. По количеству хранящихся в СЭД документов следует иметь в виду, что так как в системе хранятся не только окончательные оформленные и подписанные документы, но и промежуточные рабочие версии, то количество файлов, проектов документов и документов, поступающих в СЭД, за год в несколько раз превышает суммарное количество документов, регистрируемых службой ДОУ (входящих, исходящих и внутренних). Требования предусматривают, что СЭД должна обеспечивать хранение всех документов за период не менее 5 лет, но на практике приходится ориентироваться на сроки не менее 10-15 лет, так как это тот период, в течение которого документы в электронной форме продолжают активно использоваться, тем более что п. 20 пп. е) тех же Требований предусматривает возможность хранения документов в сроки до ста лет.
Важный параметр СЭД – ее быстродействие. Если аппаратно-программный комплекс (сервер СЭД) недостаточно производительный для данного количества одновременно работающих в системе пользователей и (или) для данного объема базы данных (количества документов в системе), то сотрудникам придется ждать открытия карточки документа или самого документа, следовательно, производительность сотрудников падает. Поэтому в Требованиях заложены временные параметры, которым должна соответствовать производительность СЭД:
– время получения доступа к СЭД - не более трех секунд;
– время получения доступа к карточке, создаваемой при регистрации документа и содержащей данные, описывающие контекст, содержание, структуру документа, действия, совершенные с документом в ходе подготовки, рассмотрения, исполнения и хранения, а также идентификационные данные (метаданные) - не более пяти секунд.
В любой системе может случиться сбой как программный, так и аппаратный. Но сбой СЭД приводит к невозможности работы с документами всех сотрудников организации, поэтому Требования устанавливают жесткие рамки для времени простоя при сбоях и перезагрузке СЭД - не более 30 минут. Также СЭД должна обеспечивать автоматическое уведомление пользователей о сбое в работе системы. В первую очередь обычно настраивают автоматическое уведомление через SMS и по электронной почте администратора и технолога СЭД.
Еще одна распространенная ситуация – по какой-то причине документ поврежден или случайно стерт пользователем. Требования предусматривают, что в этом случае в течение 30 минут электронный документ должен быть восстановлен из резервной копии. В организации, в соответствии с Требованиями, должно быть не менее одной резервной копии электронных документов, хранящихся в СЭД. Однако на практике для обеспечения сохранности создают не менее двух резервных копий, желательно на различных носителях. Это минимизирует риски потери электронных документов.
Коэффициент надежности СЭД должен составлять не менее 0,98.
Еще один показатель – это уровень защищенности СЭД от несанкционированного доступа. Для государственных учреждений, работающих с документами ограниченного доступа, это должна быть сертификация не ниже класса 1Г. Однако в виду высокой стоимости создания и эксплуатации защищенных СЭД, с документами ограниченного доступа обычно стараются работать в традиционном режиме, на бумаге, так как они, как правило, составляют небольшую долю документов организации. В противном случае обычно для работы с такими документами устанавливают специально выделенные компьютеры или даже отдельную защищенную сеть, не имеющую соединения с открытой компьютерной сетью и Интернет. Однако и в этом случае предусматривается работа с документами уровня ДСП, но никак не с документами, содержащими государственную тайну.
Основная часть «Требований к информационным системам электронного документооборота…» - это описание того, как в СЭД должны быть построены процессы документационного обеспечения управления.
Подчеркивается, что СЭД должна обеспечивать работу со всеми видами и категориями документов и проектами документов организации.
СЭД, используемые государственными учреждениями, должны обеспечивать взаимодействие с системами межведомственного электронного документооборота (МЭДО), межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ), другими информационными системами.
Работа СЭД должна соответствовать положениям ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», в том числе в области обеспечения аутентичности, целостности и достоверности электронного документа, а также Правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (пп. 9 и 11 Требований).
СЭД должна обеспечивать все основные делопроизводственные процессы:
Сохранение документа или сведений о документе (проекте документа) в СЭД (его регистрация или, в терминах Требований – ввод документа в систему):
Доведение документа до исполнителя (пользователя СЭД)
Согласование документа
Подписание документа
Передачу (отправку) документа;
«хранение и учет документов, в соответствии с инструкцией по делопроизводству в ФОИВ, а также контроль исполнительской дисциплины, подготовку справочных материалов и списание документов в архив», то есть контроль исполнения, информационно-справочную работу, текущее хранение и учет, включая подготовку документов для передачи в государственный архив или на депозитарное хранение.
Особенность автоматизированной системы делопроизводства – это наличие функции протоколирования всех действий пользователей и системных событий. Другими словами, все, что происходит в СЭД – создается или регистрируется документ, просто просматривается файл, вносится правка – вся эта информация сохраняется в специальных служебных файлах, что позволяет всегда сказать, кто и когда смотрел или правил документ (карточку документа). Отдельно в Требованиях прописана обязательность фиксации даты и времени ввода документа в систему. Эта информация фиксируется как в регистрационной карточке (метаданных по документу), так и в контрольной информации (протоколе действий в СЭД).
В соответствии с п. 17 Требований протоколированию подлежит информация обо всех действиях, совершенных с документами или наборами документов, проектами документов, регистрационной карточкой (метаданными). Это сведения:
о пользователе СЭД ФОИВ, выполнившим действие;
о дате и времени совершения действия;
о вводе в СЭД документов, проектов документов;
о перемещении раздела (подраздела) в классификационной схеме;
об изменениях в указаниях по срокам хранения и последующих действиях с документами;
о действиях, выполненных администратором СЭД ФОИВ в ходе экспертизы ценности документа, проводимой в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
о наложении и снятии запрета на уничтожение раздела (подраздела) классификационной схемы;
о любом изменении или уничтожении метаданных пользователем СЭД;
об изменениях прав доступа к документам;
о передаче документов;
об уничтожении документов;
о печати документа или метаданных.
Другими словами, СЭД должна позволять в любой момент получить информацию, кто и когда открывал, просматривал, редактировал документ или регистрационную карточку к нему, а также, с какими документами работал тот или иной сотрудник.
Требования Минкомсвязи РФ делят делопроизводственные процессы, поддерживаемые СЭД, на следующие группы:
а) обработка входящих и исходящих документов на бумажном носителе, созданных или поступивших в организацию и включенных в СЭД ФОВ путем регистрации, сканирования и создания электронного образа документов (включая документы, полученные посредством почтовой связи, электросвязи и фельдъегерской связи);
б) обработка электронных документов, полученных или переданных по системе межведомственного электронного документооборота;
в) обработка электронных документов, полученных или переданных с использованием системы межведомственного электронного взаимодействия;
г) обработка электронных документов, полученных или переданных по электронной почте;
д) обработка внутренних документов в СЭД.
В организациях, не являющихся государственными органами, пункты б) и в) отсутствуют, документы поступают только или по традиционным каналам связи, или по электронной почте.
В случае поступления документа на бумаге ввод документа в СЭД включает его регистрацию, сканирование и создание электронного образа документа.
В организации может быть утвержден и включен в инструкцию по делопроизводству перечень документов, для которых запрещено создание их электронных образов, например, документы с грифом ДСП, с пометкой «личное», конфиденциальные документы и т. п. В случае поступления такого документа он регистрируется в СЭД, но его электронный образ не создается.
Для проектов электронных документов на каждом этапе их создания, согласования и подписания осуществляется фиксация содержимого документа путем создания версий документов и их прикрепления к карточке документа.
СЭД должна поддерживать прикрепление к регистрационной карточке любых форматов файлов. Это важно, так как СЭД обычно используется много лет и за это время могут появиться новые версии программ и, соответственно, форматы файлов, которые должны будут также поддерживаться СЭД. СЭД должна позволять вводить в систему и регистрировать файлы документов даже в том случае, когда приложение, в котором был создан документ, на данном рабочем месте отсутствует (не установлено). При этом некоторые, наиболее распространенные форматы, СЭД должна уметь отображать обязательно. Это pdf, rtf, doc, tiff.
СЭД должна позволять размещать документы в иерархической схеме, состоящей из разделов и подразделов, в соответствии с которой организуется систематизация и организация хранения документов в СЭД (классификационная схема). Следует иметь в виду, что физически документы размещаются на сервере (системе хранения) в порядке, определяемом внутренней конфигурацией и принципами хранения файлов в данной СЭД, а классификационная схема – это просто поле в регистрационной карточке, позволяющее быстро находить документы по классификационным признакам.
В основу классификационной схемы обычно кладут номенклатуру дел организации.
В регистрационной карточке СЭД должны быть определены те поля, которые обязательны для заполнения. При вводе документа СЭД должна запрашивать у пользователя заполнение обязательных полей (метаданных) (п. 13 Требований).
При отправке документов традиционными способами (на бумаге) СЭД обеспечивает надпечатку конвертов и печать списков рассылки.
В соответствии с установленными сроками хранения СЭД должна обеспечивать следующие действия:
хранить документ постоянно;
провести экспертизу ценности документов;
по завершении календарного года создавать документы по установленной форме: акт о выделении к уничтожению документов (разделов) с истекшими сроками хранения и описи на документы постоянного и долговременного (свыше 10 лет) срока хранения;
выделять документы к уничтожению (удалять из системы) с сохранением в СЭД информации о выделении документов к уничтожению;
передавать документы на хранение в другое хранилище (автоматизированную систему), в том числе экспортировать годовые разделы документов постоянного срока хранения для передачи на хранение в государственные архивы и экспортировать годовые разделы документов по личному составу для передачи в архивы документов по личному составу.
На практике передача на государственное хранение требует обеспечения совместимости СЭД по формату экспорта годового раздела с программным комплексом «Архивный фонд», используемым в государственных и муниципальных архивах.
В Требованиях содержится положение об обеспечении сроков хранения с длительностью не менее чем до ста лет. Однако в настоящее время такие технологии находятся в стадии проработки, и автору не известна ни одна СЭД, которая могла бы обеспечить сама по себе такие большие сроки хранения юридически значимых документов в электронной форме.
Рассмотренные Требования Минкомсвязи РФ дополняют разработанные ВНИИДАД «Архивоведческие и документоведческие функциональные требования к информационным системам, обеспечивающим электронный документооборот в процессе внутренней деятельности федеральных органов исполнительной власти». Они важны как для работников делопроизводственных служб, так и для сотрудников IT -подразделений, обеспечивающих внедрение или настройку систем электронного делопроизводства и документооборота (СЭД).
В целом рассмотренные «Требования к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающие в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения» можно и нужно использовать не только на стадии выбора, внедрения и первичной настройки СЭД, но и для анализа уже функционирующих СЭД для определения соответствия СЭД, используемой в конкретной организации, современным требованиям. 5 Зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 08.09.2010, регистрационный № 18380.
Сегодняшние предприятия требуют истинно распределенной архитектуры управления документами, т.е. такой, которая удовлетворяет следующим требованиям:
Функциональность и гибкость системы.
Возможность дальнейшей модернизации и наращивания возможностей системы (в том числе, самостоятельного).
Интегрируемость с другими корпоративными системами - система документооборота не может и не должна существовать в отрыве от других систем, например, иногда необходимо интегрировать систему с прикладной бухгалтерской программой. Тогда система документооборота должна иметь открытые интерфейсы для возможной доработки и интеграции с другими системами.
Возможность распределенной удаленной работы и взаимодействия с другими филиалами - основные проблемы при работе с документами возникают в территориально-распределенных организациях, поэтому архитектура систем документооборота должна поддерживать взаимодействие распределенных мест. Причем распределенные места могут объединяться самыми разнообразными по скорости и качеству каналами связи. Также архитектура системы должна поддерживать взаимодействие с удаленными пользователями. Распределенное, расширяемое управление документами приводит к резкому повышению продуктивности работы сотрудников, усилению общей конкурентоспособности организации.
Масштабируемость - желательно, чтобы система документооборота могла поддерживать, как пять, так и пять тысяч пользователей, и способность системы наращивать свою мощность определялось только мощностью соответствующего аппаратного обеспечения. Выполнение такого требования может быть обеспечено с помощью поддержки серверов баз данных производства таких компаний, как Sybase, Oracle, Informix и др., которые существуют практически на всех возможных программно-аппаратных платформах, тем самым обеспечивая самый широкий спектр производительности.
Модульность - вполне возможно, что заказчику может не потребоваться сразу внедрение всех компонентов системы документооборота, а иногда спектр решаемых заказчиком задач меньше, чем весь спектр задач документооборота. Тогда очевидно, что система документооборота должна состоять из отдельных модулей, интегрированных между собой.
Открытость Эффективность - обеспечение рационального соотношения между затратами на создание системы и целевыми эффектами, включая конечные результаты автоматизации документооборота; возможность внедрения широкого спектра дополнительных технологий для повышения уровня возврата от средств, затраченных на систему.
Следует также обращать внимание на общую характеристику фирмы-разработчика (поставщика) системы (опыт комплексного решения подобных или более сложных задач, обеспечение всех этапов обследования предприятия, внедрения системы, обучения пользователей, сопровождения и развития системы, является ли фирма непосредственным разработчиком системы, есть ли у нее сервис-центр, квалификация специалистов, территориальное расположение и др.).
Классификация СУД
На рынке средств электронного управления документами, условно, выделим пять категорий технологий. Следует заметить, что ни одна классификация, видимо, не является идеальной. В результате некоторые продукты одновременно попадают в несколько категорий и имеют возможности, характерные для продуктов из разных категорий.
· Системы СУД, ориентированные на бизнес-процессы: Documentum, FileNet (Panagon и Watermark), Hummingbird(PC DOCS).
Как правило, предназначены для специфических вертикальных и горизонтальных приложений, иногда ориентированные на использование в определенной индустрии. Эти решения, как правило, обеспечивают полный жизненный цикл работы с документами, включая технологии работы с образами, управления записями и потоками работ, управление контентом (см. ниже) и т.д.
· Корпоративные СУД: Lotus (Domino.Doc), дополнения к Novell GroupWise, Opent Text (LiveLink), Keyfile Corp., Oracle (Context).
Обеспечивают корпоративную инфраструктуру для создания, совместной работы над документами и их публикации, доступную, как правило, всем пользователям в организации. Основные возможности этих систем аналогичны системам, ориентированным на бизнес-процессы. Однако их отличительной особенностью является способ использования и распространения. Аналогично таким средствам как текстовые редакторы и электронные таблицы, корпоративные СУД являются стандартным, "приложением по умолчанию" для создания и публикации документов в организации. Как правило, эти средства не ориентированы на использование только в какой-то определенной индустрии или для узко определенной задачи. Они предлагаются и внедряются как общекорпоративные технологии, доступные практически любой категории пользователей.
· Системы управления контентом (от англ. content - содержание, суть): Adobe, Excalibur.
Обеспечивают процесс отслеживания создания, доступа, контроля и доставки информации вплоть до уровня разделов документов и объектов для их последующего повторного использования и компиляции. Потенциально доступность информации не в виде документов, а в меньших объектов облегчает процесс обмена информацией между приложениями.
· Системы управления образами
Преобразуют информацию с бумажных носителей в цифровой формат, как правило, это TIFF (Tagged Image File Format), после чего документ может быть использован в работе уже в электронной форме.
· Системы управления потоками работ (Workflow management): Lotus (Domino/Notes и Domino Workflow), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware.
Эти системы в основном рассчитаны на обеспечение движения неких объектов по заранее заданным маршрутам (так называемая «жесткая маршрутизация»). На каждом этапе объект может меняться, поэтому его называют общим словом «работа» (work). Системы такого типа называют системами workflow -- «поток работ» (к сожалению, для этого термина нет точного эквивалента в русском языке). К работам могут быть привязаны документы, но не документы являются базовым объектом этих систем. С помощью таких систем можно организовать определенные работы, для которых заранее известны и могут быть прописаны все этапы.
Российские системы документационного обеспечения
|
Производитель |
Краткое описание |
|
|
Система управления документами, предназначена для автоматизации делопроизводства в корпорации, имеющей достаточно сложную разветвленную структуру, включающую в себя несколько предприятий, насчитывающую более сотни сотрудников и имеющую интенсивный документооборот как входящих и исходящих документов, так и обмен документами между своими подразделениями. Система КРОН предоставляет следующий комплекс функциональных услуг:
|
||
|
Кодекс: Документооборот |
ГП "Центр компьютерных разработок" |
Комплекс взаимосвязанных систем делопроизводства, банков документов и корпоративных сервисов. Корпоративная система «Кодекс: Документооборот» - это комплекс взаимосвязанных систем делопроизводства, банков документов и корпоративных сервисов, обеспечивающих автоматизированное решение задач делопроизводства и документооборота в органах государственной власти и других организациях. Главные характеристики системы: Готовые решения для типовых задач (функций) делопроизводства. Каждая из систем, входящих в состав корпоративной системы, специализирована для реализации типовых задач обработки документов: регистрации и контроля движения служебной корреспонденции, регистрации и контроля рассмотрения обращений граждан, централизованного контроля распорядительных документов и поручений и др.
Обмен документами между подсистемами, централизованное ведение глобальных справочников, реализация повсеместного доступа к базам данных по технологии Internet/Intranet, рассылка сообщений, сводок, предупреждений по электронной почте. Экономичность системы определяется использованием собственных продуктов и технологий, ориентиром на наиболее массовые программно-технические платформы, прежде всего Microsoft, невысокими затратами на внедрение. Функциональные подсистемы, входящие в состав «Кодекс: Документооборот» : - «Кодекс: Служебная корреспонденция» регистрация входящих и исходящих документов организации (подразделения); формирование соответствующего дела на основе номенклатуры дел данного подразделения, организация движения документов по исполнителям и контроль их исполнения; постановка документов на централизованный контроль с передачей данных в подсистему "Кодекс: Контроль исполнения документов". - «Кодекс: Контроль исполнения документов» регистрация контрольных документов, заданий, исполнителей, рассылка контрольных карт по исполнителям; регистрация переносов сроков заданий; автоматическое и ручное снятие с контроля полностью отработанных контрольных документов; формирование соответствующего дела на основе номенклатуры дел данного подразделения; автоматическая перерегистрация документов при передаче контрольных документов в подведомственные подразделения, работающие с аналогичной подсистемой. - «Кодекс: Письма и обращения граждан» ввод данных о заявителях; регистрация обращений и вопросов, поставленных в них; контроль рассмотрения обращений и поручений руководителя, данных в связи с их рассмотрением. - «Кодекс: Система подготовки документов» создание электронного полнотекстового архива документов - «Кодекс: Система регистрации нормативных и распорядительных документов» - «Кодекс: Справочная система документооборота» обеспечение доступа к базам документов по технологии Intranet/Internet и оперативное получение информации о документообороте с любого удаленного компьютера. - «Кодекс: Обмен документами» обмен документами между подсистемами, как в рамках локальной компьютерной сети, так и между территориально удаленными подсистемами. Системы реализованы в двух вариантах - файл-серверном и клиент-серверном. |
|
DocsVision 2.0 "Архив-Делопроизводство" |
Приложение для создания архивов документов, автоматизации основных делопроизводственных процедур и бизнес процессов обработки документов в организации. Система DocsVision 2.0 "Архив - Делопроизводство" представляет собой законченное приложение, предназначенное для создания архивов документов, автоматизации основных делопроизводственных процедур и бизнес процессов обработки документов в организации, включая:
Данная система может быть использована как законченное решение для внедрения в компаниях, либо использоваться в качестве прототипа при разработке приложения на заказ. Структура системы может быть настроена в соответствии с потребностями конкретной организации. |
|
|
СompanyМedia-Управление электронными документами |
Web-ориентированная система управления электронными документами. Web-ориентированная система управления электронными документами. Сравнительно недорогая, но достаточно функциональная система предназначена для:
|
|
|
CompanyMedia-Делопроизводство |
Система предназначена для автоматизации документооборота c отслеживанием движения документов в реальном масштабе времени. Система предназначена для автоматизации документооборота c отслеживанием движения документов в реальном масштабе времени. Система обеспечивает автоматизацию следующих видов документационного обеспечения управления:
К особенностям построения системы «СМ-Делопроизводство» относятся:
|
|
|
OfficeMedia-Делопроизводство |
Комплект предназначен для автоматизации работы секретарей или отдела делопроизводства. Комплект предназначен для автоматизации работы секретарей или отдела делопроизводства и предоставляет руководителям всех уровней возможность давать поручения по полученным документам и контролировать их исполнение. Комплект "OfficeMedia - Делопроизводство" состоит из следующих баз данных:
«Организационно-распорядительные документы» - для формирования проектов приказов, распоряжений, служебных записок, их согласования, подписи и контроля исполнения. |
|
|
Лоция Софт |
Комплекс по управлению технической документацией. Комплекс по управлению технической документацией на основе DOCS Open представляет собой интеграционное решение, базирующееся на наиболее передовых разработках зарубежных и отечественных компаний, являющихся лидерами в областях создания электронных архивов, технического документооборота, управления составом изделия и проектными данными, а также ввода информации с бумажных носителей, построенное в архитектуре клиент-сервер. Комплекс позволяет
Для установки и визуализации логических связей между документами может использоваться дополнительный модуль "Смотритель", который также включает возможность отображения логической структуры архива, используя механизм представлений. Серверная часть комплекса может работать как на платформе PC, так и на рабочих станциях под управлением различных версий ОС UNIX (HP, Sun, Digital и др.). В качестве клиента используются различные версии Windows. Поддерживается работа через Internet. В качестве СУБД может использоваться один из наиболее популярных индустриальных серверов баз данных (Sybase SQL Anywhere, MS SQL Server, Sybase SQL Server, Oracle) на практически любой программно-аппаратной платформе. |
|
|
«ГРАН-ДОК» для Windows |
Гранит-Центр |
Автоматизированная система документооборота и делопроизводства для государственных и муниципальных структур управления. «Гран-Док» - специализированная система автоматизации делопроизводства и документооборота в государственных и муниципальных структурах управления. Система предназначена для автоматизации процессов работы с документами:
«Гран-Док - Lite» - однопользовательская версия для муниципальных структур управления, имеющих небольшой объем документооборота. Предназначена для учета и работы с документами на одном рабочем месте. Платформа Microsoft SQL. «Гран-Док» - сетевая версия для государственных и муниципальных структур управления с объемом документооборота от 5000 до 30000 документов в год и количеством пользователей от 20 до 150. «Гран-Док» - корпоративная версия («Единая система электронного документооборота и делопроизводства муниципальных структур управления административного округа») - единая система электронного документооборота и делопроизводства административного округа. Ее можно отнести к специализированным системам автоматизации делопроизводства и документооборота. |
|
Эффект-Офис |
ИКК "Гарант Интернэшнл |
Серия программных продуктов для систематизации, безопасного хранения и эффективного поиска документов. "Эффект Офис" - это серия программных продуктов для систематизации, безопасного хранения и эффективного поиска документов. "Эффект Офис" система управления документами. Предназначена для создания электронного архива документации и организации компьютерного документооборота предприятия. Реализованы локальный и клиент-серверный варианты. "Эффект Офис" персональный архив. Специальная версия системы для одного пользователя. "Эффект Графика", "Эффект Графика Плюс". Система работы с графическими изображениями. "Эффект Секретарь", рабочее место секретаря. "Эффект Почта". Система централизованного приема, отправки и регистрации электронной почты. |
|
Комплексная автоматизация процессов делопроизводства и ведения архива электронных документов. Система LanDocs предназначена для комплексной автоматизации процессов делопроизводства и ведения архива электронных документов. В систему входят: LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО. Базовая система автоматизации процессов делопроизводства и ведения архива электронных документов. LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ. Серверное программное обеспечение для централизованного управления хранением документов (файлов документов) в электронном архиве. Взаимодействует с системой LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО. LanImage: СКАНИРОВАНИЕ И ВИЗУАЛИЗАЦИЯ ИЗОБРАЖЕНИЙ. Система сканирования бумажных документов и визуализации их электронных образов. LanDocs: ИНТЕРНЕТ ДОСТУП. Специализированный WEB-сервер. LanDocs: ПОЧТОВЫЙ СЕРВЕР и LanDocs: ПОЧТОВЫЙ КЛИЕНТ. LanDocs: ПОДСИСТЕМА БЕЗОПАСНОСТИ. Защита информации посредством электронной цифровой подписи и шифрования. LanDocs: МАРШРУТИЗАЦИЯ. Моделирование процессов движения документа посредством построения графических карт. Дополняет LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО. |
||
|
Автоматизация основных процедур современного делопроизводства и организация документооборота. Система OPTiMA-WorkFlow предназначена для управления процессами создания, обработки, тиражирования и хранения документов, а также для автоматизации основных процедур современного делопроизводства и организации документооборота. Система включает в себя
|
||
|
DIS:системы |
Документоориентированные корпоративные информационные системы (DIS:системы). Автоматизация документационного обеспечения управления (ДОУ). Документоориентированные корпоративные информационные системы (DIS:системы) обеспечивают повышение эффективности управленческой деятельности за счет автоматизации документационного обеспечения управления (ДОУ). DIS:системы гибко настраиваемы, реализованы на различных платформах и имеют удобную модульную структуру. На сегодняшний день разработаны следующие модули: DIS:class - электронная канцелярия «Золушка» - представляет собой технологию классического делопроизводства со сквозным контролем исполнения документов и позволяет автоматизировать основные функции канцелярии, общего или организационного отдела - регистрацию, обработку и контроль исполнения документов. DIS:library - Библиотека - автоматизированная система ведения библиотек и архивов электронных документов. Позволяет организовать библиотеки документов по функциональному направлению деятельности, библиотеки информационных материалов, бланков и типовых форм. Работает с текстовыми, графическими, аудио- и видеоматериалами. DIS:reception - Деловая почта - автоматизированная система обработки электронной переписки организации. DIS:manager - Поручения - автоматизированная система документирование и контроля исполнения поручений. DIS:contact - Досье - автоматизированная система накопления информации о контактах и событиях, организациях, проектах и ходе их исполнения. DIS:writer - Подготовка документов - автоматизированная система для подготовки и согласования документов. Модули DIS:users - Пользователи, DIS:structure - Структура и DIS:assistant - Рабочее место предназначены для решения вопросов администрирования. |
|
|
БОСС-Референт |
Система электронного документооборота (на платформе Lotus Notes/Domino). "БОСС-Референт" - система электронного документооборота, программный комплекс, разработанный на платформе Lotus Notes/Domino. "БОСС-Референт" позволяет построить полноценную систему управления деловыми процессами обработки документов и контроля за их выполнением и является шагом на пути построения Системы Управления Знаниями организации. Компонентами системы являются:
Система использует различные базы данных по документам, событиям, отчетам и пр.
Для совместного обсуждения различных вопросов в рабочей группе используется режим конференции. |
|
|
ЕВФРАТ-Документооборот |
Cognitive Technologies |
Система управления информационными потоками и документами организации. Система "ЕВФРАТ-Документооборот" позволяет построить полноценную систему управления информационными потоками и документами организации, а также содержит весь необходимый инструментарий для успешной автоматизации документооборота любой компании, независимо от численности и формы собственности. Система рассчитана на работу, как в рамках небольшого отдела, так и в рамках всей организации со сложной схемой информационных потоков. "ЕВФРАТ-Документооборот" отличается гибкостью и простотой настройки. Одновременно с готовыми решениями предлагается полный набор инструментов для успешной адаптации к особенностям любой компании. Программа
|
|
Cognitive Technologies |
Предназначена для организации документационного обеспечения управления. Версия "Евфрат @Soho" реализует электронный архив. Она обеспечивает ввод и поиск нужных документов; позволяет создавать и вести электронные архивы документов самых различных типов, даже аудио и видео; хранить скаченные из Internet страницы. Версия "Евфрат Office" - это универсальная система управления документами, позволяющая работать как с бумажными документами, так и с электронными документами и формами. Система поддерживает функции ввода, регистрации, просмотра, поиска, экспорта, печати документов, а также создания электронных архивов, отчетов и обеспечения контрольно-исполнительской дисциплины. Для обеспечения коллективной работы реализована архитектура "Евфрат Client Server. |
|
|
Система управления документами масштаба предприятия. Предназначена для повышения эффективности коллективной работы сотрудников с архивами электронных документов и контроля исполнительской дисциплины. “1С:Архив” является системой управления документами масштаба предприятия и предназначен для повышения эффективности коллективной работы сотрудников с архивами электронных документов и контроля исполнительской дисциплины.
|
Некоторые зарубежные системы документационного обеспечения
|
Производитель |
Краткое описание |
|
|
Клиент-серверное приложение для работы с документами. Hummingbird DOCS Open - это клиент-серверное приложение на платформе Windows, позволяющее организовать централизованное хранилище данных. Содержит развитые средства поиска, организации совместной работы, контроля версий и обеспечения безопасности.
|
||
|
Panagon Content Services |
Семейство программ для обеспечения работы с документами на крупных предприятиях. Программы семейства Panagon Content Services предназначены для создания, управления, обеспечения доступности и безопасности, а также для динамической работы с электронными документами. Основные реализованные возможности:
|
|
|
Группа приложений для поддержки сотрудничества и управления знаниями. Бизнес-приложения: Content Management Livelink позволяет создавать объекты данных для хранения и использования контента, фиксировать изменения и управлять каждым компонентом структуры документов вплоть до параграфов и секций, управлять взаимосвязями документов, определять доступность объектов данных, автоматизировать процесс создания пользовательских документов. Records Management iRIMS от Open Text обеспечивает управление жизненным циклом всех корпоративных документов и иной информации в бумажной и электронной формах. Обеспечивает взаимосвязь с другими приложениями по обработке информации, интегрируется с электронной почтой и электронными системами управления документами. Совместно с Livelink обеспечивает поиск, совместную работу, управление документооборотом и рабочими процессами.
|
||
|
Система управления контентом (для системы управления информацией на предприятии). Hummingbird DM превращает информацию, хранящуюся в документах, в базу знаний фирмы. Система позволяет систематизировать и управлять корпоративными документами, обеспечивает совместную работу с ними, обрабатывает запросы пользователей системы, а также обеспечивает сохранность информации. Администраторы Hummingbird DM могут конфигурировать структуру контента, а также настраивать систему, структуру хранилищ документов, формы документов, импортировать метаданные, интегрировать систему с другими приложениями, удаленно и централизованно настраивать интерфейсы пользователей, управлять статусом документов. Также может работать совместно с
|
||
|
Microsoft Exchange Server 2000 |
Платформа для обмена сообщениями и организации совместной работы. Microsoft Exchange Server служит платформой для электронной почты, планирования работы групп, сотрудничества, а также для приложений управления документооборотом и маршрутизации документов. Microsoft Exchange 2000 Server , вместе с клиентом Microsoft Outlook 2000 , обеспечивает надежную, масштабируемую и удобную в управлении инфраструктуру обмена сообщениями и организации совместной работы, открывающей пользователям доступ к базе знаний. Microsoft Exchange 2000 полностью интегрирован с операционной системой Microsoft Windows 2000 и предназначен для организаций любого масштаба: от небольших организаций до крупнейших территориально распределенных предприятий. Современная система хранения веб-ресурсов Microsoft Web Storage System позволяет объединить надежность и масштабируемость Microsoft Exchange 2000 с доступностью и открытостью Интернета, предоставляя тем самым как хранилище знаний с развитыми возможностями, так и платформу для бизнес-приложений. Сервер конференций Exchange 2000 Conferencing Server является платформой для полнофункциональных служб информационных, аудио-- и видеоконференций, что открывает новые возможности для совместной работы. |
|
|
Novell GroupWise 6 |
Инструмент для передачи сообщений и организации сотрудничества в среде one Net, а также для ведения совместной работы. GroupWise 6 - инструмент для передачи сообщений и организации сотрудничества в среде one Net, а также решение для ведения совместной работы. GroupWise 6 повышает производительность труда в организации за счет ускорения ответной реакции, расширения зоны сотрудничества, обеспечения защищенного взаимодействия с поставщиками и клиентами, а также благодаря предоставленной администраторам возможности настраивать технологии в соответствии с задачами и бизнес-целями. Основные преимущества:
|
|
|
Lotus Domino.Doc |
Современное решение для управления документами в распределенной среде. Современное решение для управления документами в распределенной среде. Domino.Doc основано на распределенной Web-архитектуре. Domino.Doc являются составной частью пакета программ IBM для управления документами в масштабе предприятия (IBM Enterprise Document Management Suite - EDMSuite). Oсновные свойства и преимущества:
|
Проблемы, которые решаются при автоматизации деятельности компании, всегда специфические и во многом зависят от особенностей ее бизнеса, инфраструктуры, административной структуры и многих других факторов. Ко всем системам автоматизации офисной деятельности выдвигаются следующие требования :
Простота и гибкость;
Экономия;
Открытость;
Надежность.
Из всех офисных задач можно выделить две наиболее актуальные: автоматизация коммерческой деятельности и автоматизация документооборота.
К системам автоматизации коммерческой деятельности, как правило, выдвигаются следующие требования :
Обеспечение полного контроля за поступлением и продажей товара;
Взаимодействие с системой автоматизации бухгалтерского учета;
Разграничение доступа к информации;
Максимальная автоматизация операций;
Интеграция с корпоративным web-сервером;
Регулярное обновление и поддержка системы фирмой-производителем.
К системам автоматизации документооборота выдвигаются следующие требования :
Наличие единого хранилища документов;
Наличие полнофункциональной маршрутизации и средств проектирования сценариев движения документов;
Контроль за выполнением работ;
Контроль за выполнением поручений;
Развитая система построения отчетов;
Возможность получения статистических и аналитических сведений;
Работа в вычислительных сетях.
В наше время развитие информационных технологий привело к появлению методов и средств, которые обеспечивают интегрированные решения по автоматизации офиса, что позволяет автоматизировать ручные операции и поиск документов, автоматически передавать и отслеживать перемещение документов и контролировать выполнение поручений, связанных с документами. Появились информационные системы автоматизации документооборота.
Любая информационная система должна быть тесно связанной со структурой организации. Таким образом, можно обеспечить безопасность данных, распределить полномочия пользователей. Современные организации это совокупность подразделений, филиалов, отделов и офисов, которые обмениваются между собой информацией и выполняют отдельные части совместной работы. Основными фазами жизни неструктурированной информации в офисе являются :
Ввод информации в систему;
Хранение, навигация, поиск и фильтрация документов;
Коллективная работа с документами;
Вывод информации из системы.
Схема жизненного цикла представлена на рис. 5.1.
Рис. 5.1. Схема жизненного цикла неструктурированной информации в организации
Организация и автоматизация в офисе коллективной работы с документами строятся на технологиях groupware и workflow.
Технология groupware ориентирована на небольшие рабочие группы, характеризуется поддержкой выполнения одной коллективной задачи и отсутствием структуризации в организации работ. Поддержка ограничивается обеспечением коллективного доступа к информации с помощью разных методов доступа: сетевого доступа к файлам и базе данных; локальной и глобальной электронной почты (включая конференции и дискуссии); терминального доступа, пересылки файлов и электронных досок объявлений; пересмотром и интерпретацией гипертекстовых документов.
При коллективной работе важным является наличие блокирования для решения конфликтов при общем использовании ресурсов, санкционирования доступа по идентификаторам и паролям, защита информации с помощью прав доступа. Дополнительный уровень безопасности поддерживается шифровкой и электронными подписями. К системам построенным по технологии groupware можно отнести следующие – Lotus Notes, Microsoft Office, Perfect Office.
Технологии класса workflow применяются для автоматизации документооборота в средних и больших офисах, и для них является характерной поддержка работы многопользовательского режима с несколькими задачами одновременно; четкая структуризация работ по ролям и документам с контролем их выполнения. К системам построенным по технологии workflow можно отнести следующие – Staffware, OPTIMA-WorkFlow , Action WorkFlow.
Буквальный перевод термина «workflow» – «поток работ». Более информативным является определение продуктов класса workflow как программных систем, которые обеспечивают полную или частичную координацию выполнения производственных операций (заданий, работ, функций), которые складывают структурированные бизнес-процессы предприятия.
В основе технологии Workflow лежат следующие понятия:
1. Объект – информационный, материальный или финансовый объект, который используется в бизнес-процессе (письмо, оборудование, счет).
2. Событие – внешнее (не контролируемое в рамках процесса) действие, которое состоялось с объектом (получение письма, поломка оборудования, изменение ставки налога).
3. Операция – элементарное действие, выполняемое в рамках рассматриваемого бизнес-процесса (подготовка письма, замена оборудования, оплата счета).
4. Исполнитель – должностное лицо, ответствечающее за выполнение одной или нескольких операций бизнес-процесса (менеджер, сотрудник архива, директор).
Взаимоотношения между базовыми понятиями технологии workflow отображены посредством концептуальной информационной модели, представленной на рис. 5.2 .
Рис. 5.2. Концептуальная информационная модель технологии workflow
Деловой процесс формализируется как совокупность состояний и переходов, необходимых для описания взаимодействия, как минимум двух субъектов (например, сотрудников предприятия) для достижения выполнения заранее заданного условия. Отдельным случаем такого взаимодействия является обычная пересылка документа из пункта в пункт.
Одной из реализаций технологии workflow является так называемая «система графов», где каждый шаг является вектором и отображает движение задания, связанного с документом, или просто передвижения документа от одного субъекта к другому. При этом ответственный за правильность функционирования схемы должен учитывать всевозможные непредвиденные ситуации, которые могут возникнуть на пути движения документа.
Другой подход базируется на понятии «цикл», который является наименьшим элементом в схеме взаимодействия между двумя произвольными субъектами. При этом система сама отслеживает замкнутость процесса и, в случае ошибки, указывает место и некорректность с описанием причины. После этого генерация нового процесса не выполняется.
Если следовать букве стандарта на составление технического задания, требования, которые типовой пользователь может предъявить к типовой системе электронного документооборота, можно описать следующим образом.
Система электронного документооборота должна:
обеспечивать надежное хранение документов и их описаний;
обеспечивать жизненный цикл документа (его создание, хранение версий, публикация, блокировка доступа к изъятому документу, передача документа для хранения в архиве);
допускать задание пользователем различных типов документов, создания и редактирования карточек для них;
поддерживать иерархию категорий для эффективного поиска документа;
осуществлять поиск документов на основе информации из карточки, а также полного текста;
обеспечивать разделение доступа к документам на уровне отдельных пользователей, по ролевому принципу, и на основе иерархической структуры организации;
поддерживать технологию HSM;
протоколировать все события, связанные с работой пользователей и самой системы; необходимо наличие развитых средств администрирования;
поддерживать удаленный доступ к информации.
Продвинутые системы должны поддерживать:
кластерные технологии для обеспечения бесперебойной работы;
территориально распределенные организации;
алгоритмы шифрования при хранении и передаче данных;
цифровую подпись.
Требования к архитектуре:
наличие выделенного сервера приложений;
наличие тонкого клиента; поддержка доступа к документам с использованием браузера.
многоплатформность для обеспечения масштабируемости;
Требования к открытости и интеграции с другими системами:
интеграция со средствами потокового ввода документов;
интеграция с офисными приложениями;
интеграция с электронной почтой;
наличие развитого программного интерфейса (API);
интеграция со стандартными службами каталогов (к примеру, LDAP) для ведения и синхронизации списка пользователей системы;
возможность адаптации пользовательского интерфейса под конкретные задачи;
возможность дополнения системы собственными специализированными компонентами;
В случае использования внешней базы данных для хранения атрибутов документов необходимо наличие подробного описания структуры данных и средств работы с разными СУБД.
Создание компонентов систем электронного документооборота
Компонентная архитектура системы электронного документооборота представлена на Рисунок 1. Основными элементами архитектуры являются:
Клиентское рабочее место - компоненты пользовательского интерфейса и элементов управления. Сервер приложений - серверные компоненты выполнения бизнес-логики системы. Сервер базы данных - компоненты хранения и доступа к данным.
Компоненты системы электронного документооборота взаимодействуют с другими системами через программный интерфейс взаимодействия СЭД, в свою очередь другие системы взаимодействуют с системой электронного документооборота через программный интерфейс СЭД.
Рис. 4
В этой главе были рассмотрены основные понятия, виды и способы организации документооборота, а также электронный документооборот, классификация и принципы. Общие сведения о системах электронного документооборота, классификация и требования. Теперь переходим к обзору и выбору систем электронного документооборота.
Требования к системе электронного документооборота предприятия
Требования к системе электронного документооборота
Выбор системы для внедрения и определение состава модулей, из которых она состоит, обусловлен способностью системы электронного документооборота достичь цели внедрения, которые ставит перед собой организация. При выборе системы электронного документооборота учитывается степень автоматизации бизнес-процессов.
Достижение целей внедрения осуществляется через решение следующих бизнес-задач:
В части делопроизводства. Ведение номенклатуры дел, работа с внутренней документацией, контроль исполнения поручений/резолюций, контроль возврата документов, формирование отчетности;
В части управление взаимодействием с клиентами. Формирование бизнес-стратегии в области работы с клиентами, создание и ведение единой базы организаций и контактных лиц, управление маркетинговыми мероприятиями, накопление и анализ данных о проведенных контактах и маркетинговых мероприятий для построения различных отчетов;
В части проектного документооборота. Соблюдение и контроль процедур управления проектами, работа с планом проекта, управление рисками проекта, контроль качества и эффективности управления проектом, создание архива документов по проекту, обеспечение взаимодействия и коммуникаций участников проекта;
В части управление качеством. Управление внутренними аудитами, управление несоответствиями, управление корректирующими и предупреждающими действиями, управление замечаниями и рекламациями, анализ со стороны руководства.
Требования к инфраструктуре организации при внедрении системы электронного документооборота
Информационная инфраструктура организации при внедрении Системы электронного документооборота должна отвечать требованиям к информационному пространству, клиентскому рабочему месту и к серверу.
Рабочие места СЭД находятся в едином информационном пространстве организации и отвечают минимальным требованиям, предъявляем к локальным рабочим местам при установке программного обеспечения СЭД;
· процессор: 1,6 -2,4 ГГц;
· ОЗУ: 1 Гб и более;
· струйный или лазерный принтер (возможно сетевой);
· системное программное обеспечение:
Microsoft Windows 7 Professional/Enterprise/Ultimate 32-разрядная или 64-разрядная;
Microsoft Windows 8 Pro/Enterprise 32-разрядная или 64-разрядная;
Microsoft Windows Server 2003/2008/2008 R2 Standard/Enterprise Edition 32-разрядная или 64-разрядная;
Microsoft Windows Server 2012 Standard/Datacenter Edition 32-разрядная или 64-разрядная;
· Офис: Microsoft Office 2007/2010 (кроме Starter Edition) 32-разрядная или 64-разрядная версия;
· Прочее:
Приложения для работы с документами, хранящимися в СЭД;
Microsoft Outlook 2003 SP3/2007/2010 32-разрядная версия или 64-разрядная (для интеграции задач с календарями Outlook);
Microsoft Internet Explorer 7.0 и выше;
Microsoft .NET Framework 2.0.
Дополнительно необходимо учесть ресурсы, требуемые ОС.
Минимально поддерживаемым разрешением экрана является 800х600, рекомендуемым разрешением является 1024х768 и выше.
Требования к серверу зависят от количества одновременно работающих пользователей и объема обрабатываемых данных. Требования к аппаратной и программной части сервера разрабатываются, исходя из усредненных условий работы, и определяются при проектировании системы.
