С 01.01.2013 не являются обязательными к применению бланки первичных учетных документов, которые содержатся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации (Информация Минфина № ПЗ-10/2012 ). Это касается и унифицированной формы № ТОРГ-12 «Товарная накладная» (утв. Постановлением Госкомстата от 25.12.1998 № 132) Однако форма № ТОРГ-12 в настоящее время активно применяется.
Именно эта форма в качестве основного отгрузочного документа предусмотрена в большинстве бухгалтерских программ. Даже если каких-либо реквизитов в стандартном бланке товарной накладной № ТОРГ-12 для организации будет недостаточно, она всегда сможет дополнить форму необходимыми строками и графами.
При этом независимо от того, применяет ли организация унифицированную форму № ТОРГ-12 в «чистом» виде или доработанный аналог, факт использования такого бланка как первичного учетного документа необходимо закрепить в .
О том, как заполнить унифицированную форму ТОРГ-12, напомним в нашей консультации и приведем для бланка ТОРГ-12 образец заполнения.
ТОРГ-12: правила заполнения
Краткие указания по заполнению накладной по форме № ТОРГ-12 приведены в Постановлении Госкомстата от 25.12.1998 № 132.
Отмечается, что накладная ТОРГ-12 применяется для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации. Накладная составляется в 2 экземплярах. Первый экземпляр остается у организации, сдающей товарно-материальные ценности (т. е. у поставщика), и является основанием для их списания. Второй экземпляр передается сторонней организации (покупателю) и является основанием для оприходования этих ценностей.
Для того, чтобы накладная ТОРГ-12 могла считаться первичным учетным документом, необходимо контролировать наличие в ней, в частности, следующих обязательных реквизитов (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ ):
- дата составления накладной;
- наименование составителя накладной (поставщика);
- наименование отпускаемых ТМЦ, их натуральное и денежное измерение;
— наименование должностей лиц, ответственных за отпуск ТМЦ и оформление накладной, а также фамилии, инициалы и подписи таких лиц.
Чтобы из накладной № ТОРГ-12 явно следовало, что это именно продажа ТМЦ, целесообразно заполнять реквизит «Основание». Здесь можно указать наименование договора, по которому отпускаются ТМЦ. Ведь ТОРГ-12 может быть оформлена и на возврат товаров - тогда в основании указывается, что это возврат.
Важно контролировать, чтобы со стороны получателя ТОРГ-12 была подписана уполномоченными лицами. К примеру, руководителем организации или лицом, действующим на основании доверенности. В последнем случае к накладной необходимо приложить такую доверенность.
Для товарной накладной образец заполнения приведем ниже, а также дадим ссылки, как для унифицированной формы ТОРГ-12 скачать бланк.
ТОРГ-12: образец заполнения 2018
Приведем для накладной ТОРГ-12 образец заполнения бланка.
При применении унифицированных форм документации товарная накладная составляется по форме ТОРГ-12. Форма и указания по ее заполнению утверждены постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132. Скачать бланк вы можете на нашем сайте.
При необходимости в форму можно вносить дополнительные поля, графы, реквизиты (см. также постановление Госкомстата РФ от 24.03.1999 № 20) или использовать самостоятельно разработанную и утвержденную форму товарной накладной (ч. 4 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Подробнее об этом — в статье «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения» .
Когда и для чего применяется форма ТОРГ-12
Унифицированная форма ТОРГ-12 применяется для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации. Основная сфера действия документа — оптовая торговля.
Оформляет товарную накладную продавец. Для него она является документом, на основании которого отражается списание и реализация товаров.
Для покупателя накладная ТОРГ-12 является одним из документов, подтверждающих приобретение ТМЦ, и служит основанием для их оприходования.
В каких еще случаях оформляется ТОРГ-12, рассказано в Готовом решении от КонсультантПлюс.
Какие сведения содержит товарная накладная
Набор разделов унифицированной формы ТОРГ-12 следующий:
- Сведения об участниках поставки (продавце, грузоотправителе, грузополучателе, плательщике), в том числе их наименования, адреса, телефоны, банковские реквизиты и коды ОКПО и ОКВЭД.
- Реквизиты договора, на основании которого происходит поставка, и транспортной накладной.
- Реквизиты самой товарной накладной — ее номер и дата.
- Информация о товаре: наименование, единица измерения, количество, цена, а также стоимость и предъявляемый покупателю НДС (о заполнении накладной без НДС читайте в материале «Как заполнить товарную накладную (ТОРГ-12) при работе без НДС (образец)» ).
- Сведения о приложениях к накладной (например, сертификаты, паспорта и т. п. на товар).
- Завершает документ раздел с многочисленными подписями. Со стороны продавца ее подписывают работник, разрешивший отпуск груза, главбух и сотрудник, который груз непосредственно отпустил. С другой стороны подписи проставляют представители покупателя и грузополучателя. Здесь же приводятся сведения о доверенности, на основании которой представитель покупателя принимает товар, и указываются даты подписания документа сторонами.
Унифицированная форма ТОРГ-12 предусматривает также проставление печатей сторон поставки. В то же время печать не является обязательным реквизитом первичного документа (ст. 9 закона № 402-ФЗ), поэтому организации, официально отказавшиеся от печати, могут накладную ей не заверять (см. также письмо Минфина России от 06.08.2015 № 03-01-10/45390).
Количество экземпляров товарной накладной
Накладную составляет уполномоченный работник организации-продавца в момент отпуска товаров в 2 экземплярах. Один из них остается у продавца, второй передается покупателю.
Электронная накладная ТОРГ-12
Первичные документы можно оформлять не только в бумажном, но и в электронном виде (ч. 5 ст. 9 закона № 402-ФЗ).
О том, какую подпись нужно использовать для электронной документации, читайте
Все вопросы, связанные с заполнением заголовочной и табличной частей ТОРГ-12, подробно освещены в Готовом решении от КонсультантПлюс.
Итоги
Унифицированная форма ТОРГ-12 является первичным документом, на основании которого продавец реализует товар, а покупатель приходует. Формуляр выписывается в 2-х экземплярах: по 1-му для каждой из сторон сделки, или отправляется в электронном виде покупателю, при условии заверения ее электронно цифровой подписью.
Бухгалтерский и налоговый учет в любой организации невозможно представить без учета первичных документов. Одним из них является товарная накладная по форме ТОРГ-12. Она представляет собой первичный документ, оформляемый при отпуске какой-либо продукции или товаров покупателям.
Сама форма, по которой составляется данный документ, является унифицированной и обязательной для всех организаций. ТН составляют в двух экземплярах: один остается у продавца, другой направляется к покупателю. Тот вариант, который получает вторая сторона, предоставляет ей право оприходовать товарно-материальные ценности. Первый же вариант является основанием для того, чтобы можно было списать проданный товар.
Кто его составляет и подписывает
На основании закона №402 ФЗ «О бухгалтерском учете» и на основании документа №63-ФЗ «Об электронной подписи» накладная может быть сформирована и храниться как в бумажной, так и в электронной форме . При этом не так давно Федеральная Налоговая Служба утвердила формат файла XML, в котором каждый налогоплательщик сможет направить его в ФНС, используя интернет.
Такой документ подписывается в организации руководителем и главным бухгалтером, также могут быть и другие уполномоченные на это лица.
Те сотрудники, которые смогут подписывать накладную, должны быть выбраны и оформлены в соответствующей доверенности либо приказе.
Бумажная ТОРГ-12 подписывается пятью подписями :
- Расписывается покупатель в графе «груз получил». Здесь имеет право расписываться только уполномоченное на это лицо от покупателя. Представитель может быть занесен в доверенность либо иметь право на это на основании Устава.
- Строку «груз принял» заполняет то материально-ответственное лицо, которое непосредственно и принимает этот груз. Таким лицом может быть как представитель того, кто приобретает, так и перевозчик от сторонней организации. При этом, если товар принимается самим руководителям, доверенность не нужна, и соответствующее поле остается пустым.
- Со стороны продавца расписывается три сотрудника: бухгалтер, руководитель и тот человек, который напрямую ответственен за отгрузку. Как правило, если организация крупная, подпись ставится одним сотрудником. В этой роли выступает, например, оператор, связанный со складским учетом и бухгалтерией. Но перед тем, как поручить ему соответствующее право на подпись, это законодательно должно быть подтверждено приказом.
В строке «груз принял», а также напротив надписи «груз получил» может расписаться один и тот же человек. В данном случае подпись ставится непосредственно напротив строки «груз получил».
Электронная форма
В случае с электронной формой порядок, форма и подписание не изменяется. Отличительной особенностью является то, что накладная составляется в одном экземпляре, который включает в себя два файла. Один из файлов должен быть сформирован со стороны покупателя, а другой – со стороны продавца.
Чтобы подписать такой документ, используется не простая, а электронная подпись. Электронный документ подписывается с одной стороны покупателем, а с другой – продавцом.
Как ее заполнять? Пошаговый порядок
Товарная накладная – это унифицированный документ, который регламентирует продажу на сторону товарно-материальных ценностей. Поэтому в нем обязательно должны указываться сведения о наименовании товара, количестве, продажной цене, а также итоговой стоимости и налоге на добавленную стоимость.
ТОРГ-12 непременно должна иметь реквизиты и стороны-покупателя, и стороны-продавца. В ней предусмотрено место для штампа, а также должны присутствовать все необходимые подписи. В тот же момент, когда составляется и оформляется накладная, продавец обязан выписать еще один важный документ на отпуск товаров – счет-фактуру.
К обязательным реквизитам относятся:
- наименование организации, которая составляет документ;
- название документа;
- число, которое соответствует дате составления;
- наименование хозяйственной операции;
- в каких единицах измерения происходит реализация;
- наименование должностей лиц, которые совершают действие по продаже;
- подписи лиц, ответственных за процесс реализации.
Данный документ является унифицированным, а значит, предъявляются особые требования к его заполнению. Если он заполнен неверно, с ошибками, то право на обоснование списания ТМЦ пропадает. Также его нельзя будет использовать в качестве обоснования расходов в налоговом учете.
В самом верхнем разделе бланка прописывается информация о той организации, которая осуществляет отгрузку товаров. Обязательно заполняются:
- название;
- номер расчетного счета;
- БИК банка;
- индекс;
- юридический и фактический адреса;
- телефон и факс.
В графах «Плательщик» и «Поставщик» указывается информация, идентичная тому, что прописано в разделах «Грузополучатель» и «Грузоотправитель».
В поле «Основание» должен быть проставлен номер договора и его дата, на основании которого осуществляется отгрузка.
Сводная таблица с товаром должна соответствовать по своему содержанию счет-фактуре.
Как заполнить табличную часть
- Там, где должен быть указан код товара, фирма проставляет его на основании прайса. Он может быть также проставлен на основании классификатора продукции. Однако данный реквизит носит рекомендательный, а не обязательный характер.
- Обязательно должны быть заполнены единицы измерения. Для этого также необходим классификатор.
- Вид упаковки может быть, например, ящиком. Количество товара в одной упаковке проставляется в колонке «количество в одном месте» . То, сколько будет отгружаться упаковок в целом, указывается в графе «количество мест» .
- Колонка «масса» заполняется только в том случае, когда речь идет о весовом, а не о штучном товаре.
- Цена продукции указывается в соответствующей колонке без учета налога на добавленную стоимость. В графе 13 проставляется ставка налога. В большинстве случаев она равна 18%. В следующей графе проставляется сама сумма рассчитанного налога. И в последней графе проставляется стоимость товара с учетом НДС.
- В поле Итого проставляется суммарный итог от всех строк, соответствующих товарам.
Обязательно необходимо, чтобы каждое из полей в накладной было заполнено . Даже если значение не предусмотрено, то ставится прочерк.
Как приложение (о котором указывается в поле «Товарная накладная имеет приложение на…») к ТОРГ-12 может выступать товарно-транспортная накладная.
Подробный процесс формирования документа в программе 1С вы можете посмотреть на следующем видео:
Исправления в документе
На основании законов РФ, если в ТОРГ-12 обнаружены ошибки, исправления должны производиться в обоих экземплярах. При этом в них делаются вычерки, заверяемые подписями и стороной продавца, и стороной покупателя. Возле подписи обязательно должна проставляться дата, соответствующая числу, месяцу и году внесения изменений.
Как правило, при обнаружении ошибок в первичных документах взамен их составляются новые. Однако законодательство такой метод исправления документации не принимает.
Что касается электронных документов, то строгих правил исправления для них не существует. В этом случае каждая организация устанавливает их для себя самостоятельно.
Учет и хранение
Законами РФ не установлено каких-либо строгих постановлений по учету накладных. Каждая фирма может сама их устанавливать. Как правило, в организациях при складском учете составляются товарные отчеты. Товарные накладные прикладываются именно к этому отчету в порядке хронологии.
Если организация или индивидуальный предприниматель применяют упрощенную систему налогообложения, они обязаны вести книгу учета доходов и расходов. Данная книга составляется именно на основе первичной документации, к которой и относятся накладные.
Чтобы оформить передачу или прием товарно-материальных ценностей, используется накладная ТОРГ-12. Заполнить онлайн или скачать чистый бланк и образец можно на этой странице.
Разберем правила оформления ТОРГ-12. Накладная составляется в двух экземплярах: один остается в компании, которая сдает ТМЦ, второй - передают сторонней организации. Документ служит основанием для оприходования товара. Смотрите пример заполнения ТОРГ-12 - можно подставить свои данные и начинать работу.
Унифицированную форму ТОРГ-12 отменили в 2013 году. Но многие компании по-прежнему ее используют, потому что она простая и удобная. В 2019 году правила заполнения ТОРГ-12 не изменились. Главное - указать необходимые сведения:
- название документа и дату его составления,
- наименование компаний,
- информацию о договоре, на основании которого заключается сделка,
- сведения о товаре: название, количество, цена и т.д.,
- данные транспортной накладной.
Подписать документ должны:
- сотрудник, который разрешил отпуск товара,
- главный бухгалтер,
- работник, который продукцию отгрузил,
- получатель.
Если товар забирает водитель, в накладной нужно указать информацию о доверенности.
ТОРГ-12: заполнение онлайн
Строгих требований к оформлению накладной ТОРГ-12 нет: ее можно сделать как в бумажном виде, так и онлайн, в электронном. Последний вариант гораздо удобнее: вы сэкономите до 70% времени и точно не ошибетесь. В сервисе МойСклад можно бесплатно заполнить накладную ТОРГ-12 онлайн за несколько минут: просто введите данные о компании, контрагенте и товаре - и все, документ готов.
×
Заполните ТОРГ-12 онлайн!
В МоемСкладе можно заполнить и другие бланки, без которых в торговле не обойтись, например, доверенность на получение ТМЦ. Все документы можно сохранить в архив, распечатать или прямо из сервиса отправить контрагентам.
ТОРГ-12 без НДС: образец заполнения
Если нужно оформить накладную без НДС, графу «Ставка» нельзя оставлять пустой или ставить прочерк. Есть два варианта:
- Написать «Без НДС» - при спецрежимах или проведении не облагаемых НДС операций.
- Указать «0%» - при льготных ставках НДС.
Возьмите наш образец заполнения ТОРГ-12 без НДС - подставьте свои данные и используйте. Вместе с ним можно скачать и пустой бланк, это бесплатно.
Хотя инструкция по заполнению ТОРГ-12 очень простая, иногда все-таки возникают вопросы. Мы разобрали основные.
Что лучше выбрать: УПД или ТОРГ-12?
Использование универсального передаточного документа сокращает документооборот и экономит время, поэтому в целом это удобнее. Но в некоторых случаях УПД нельзя применять вместо накладной:
- При получении аванса.
- При начислении НДС с полученного аванса.
- Если покупатель принимает к вычету НДС с выплаченного аванса.
- Если продавец принимает к вычету НДС с полученного аванса.
- При корректировке показателей в случае изменения стоимости отгруженных товаров.
- При исправлении ошибок в документах.
У вас можно скачать бланк накладной ТОРГ-12 на одном листе в word или excel?
Да, можно. Обратите внимание, что если в накладной больше одной страницы, на первом листе нужно указать количество страниц.
На любом предприятии осуществляются хозяйственные операции. Результатом чего становится бухгалтерская деятельность. Упрощению этого рабочего процесса способствует во многом заполнение . Накладная -12 как раз входит в эту группу документов.
Определение, информация об ответственных за заполнение и подпись
ТОРГ 12 – это первичный документ, который оформляется при отпуске продукции или покупателям. Накладная заполняется с использованием унифицированной . Которая является обязательной для каждой организации.
Итого – последняя строка, отображающая суммарные результаты по всем предыдущим операциям.
Как быть с исправлениями ошибок?
Это возможно, но только тремя способами.
- Аннулировать документ, а затем создать новый.
- Составить акты о расхождении информации. Тогда в первоначальном документе ставятся отметки, подтверждающие их создание.
- Вычеркнуть информацию, которая не соответствует действительности. При этом правка делается в обеих версиях документа. Дату и подпись ставят рядом с самими правками в документе.
Получение товара по доверенностям
Получение товаров доступно не только ответственным сотрудникам, но и доверенным лицам. На основании документа, который заполнен по форме М2. Сам документ закрепляется только за продавцом. Действуют дополнительные правила заполнения ТОРГ12, если товары передаются именно на основании доверенности. Обязательно наличие номера доверенности и даты, когда она была оформлена. Допустима ситуация, когда на накладной ставят только дату.
Должно присутствовать и имя фирмы, которая выдала доверенность исполнителю.
В графе «груз принял» стоят сведения о лицах-получателях документации. И грузов, которые переданы на основании информации.
Правила заполнения графы 13
Накладная относится к первичной документации. Потому её заполняют только после совершённой, реальной операции. В 13 графе ставят ставку НДС, которая полностью соответствует параметрам отгрузки.
Если ведётся деятельность, на которую распространяются льготы, то указывают 0 процентов. В статье 164 НК РФ легко найти перечень соответствующих занятий.
Без НДС – это пишут те, кто применяет спецрежимы, проводят операции, которые налогом не облагаются.
Недопустимо наличие прочерков и пустых мест в графе 13. Должна отсутствовать и путаница по ставкам, иначе проверяющие органы будут присматриваться к организации.
Приём товара по документу
Выгружаемый товар надо сопоставить с информацией, которая указана в документах. И проверить соответствие фактически отгруженных ценностей с заявкой, оставленной заказчиком.
Проще всего работать с накладными, оформленными в бумажной форме. Водитель должен просто передать документы. Ответственное лицо проводит проверку подлинности и соответствия уже на месте. После этого на бумаге ставят подпись, а затем отправляют её бухгалтерии.
В случае создания электронных версий надо отдельно проработать вопрос о том, как именно проводить процедуру. И работать с самими документами. Например, ввести требование по распечатке. После проставления подписей документ лучше автоматически направлять бухгалтерам. Тогда он не будет задерживаться при передаче, и теряться.
Хранение и учёт документов
Нет никаких особых правил, по которым надо вести учёт для товарных накладных. Организация и её руководство сами устанавливают, в каком именно порядке надо работать с документацией. Практика говорит о том, что на складах составляют так называемые товарные отчёты. Это разновидность первичных бумаг, на основании которых в других документах отражаются сведения по себестоимости, реализационным процессам.
Именно к этим отчётам прикладываются товарные накладные, в хронологическом порядке.
Расходные и доходные учётные книги должны вести ИП, которые используют упрощённые системы налогообложения. Их составляют, основываясь только на первичной документации. Можно использовать электронный формат для ведения таких книг, но тогда их нужно будет распечатывать по окончании налогового периода.
Документы в бумажной форме хранятся с использованием шкафов и коробок, полок. Хранение и передача товарных накладных позволяет использовать как бумажный, так и электронный вид. Это позволит повысить безопасность при передаче, сэкономить время и силы. Главное – закупить официальные электронные подписи перед тем, как переходить на такой вид документооборота. И продумать способ, которым свои подписи должны ставить водители. Порядок оформления возврата по товарам разрабатывается совместно с каждым из контрагентов.
Вконтакте
