На данный момент процесс перевозки грузов различного типа должен соответствующим образом оформляться документально.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Причем существует достаточно обширный перечень бумаг наличие которых строго обязательно в соответствии с определенными законодательными нормами. На данный момент одним из обязательных таких актов является коммерческий.
Он составляется в нескольких экземплярах, позволяет отразить большое количество и применяется для решение обширного перечня различных задач. Причем требуется использовать именно унифицированный формат такого акта.
В противном случае такой документ может быть признан недействительным на юридическом уровне. Как следствие – станет проблематично применять его по его основному назначению.
Общие аспекты
В законодательстве достаточно подробно перечислены все случаи составления коммерческого акта. Процесс при кажущейся своей простоте связан с большим количеством самых разных особенностей, нюансов.
Все они обозначены в законодательных нормах. Предварительное ознакомление с нормативными документами позволит избежать возникновения большого количества самых разных проблем.
Особенно важен такой акт в случае если в процессе транспортировке или же после получения возникли сложности.
Возмещение вреда, рассмотрение страхового случая будет невозможно при отсутствии коммерческого акта при перевозке автотранспортом, другими средства.
Основные вопросы, рассмотреть которые нужно будет заранее:
- что это такое?
- назначение документа;
- законные основания.
Что это такое
Под термином «коммерческий акт» подразумевается специальный формат, являющийся юридическим основанием для несения ответственности за невыполнение условий договора.
Важно помнить, что все транспортные компании, а также частные перевозчики обязаны составлять специальный договор. Именно такое соглашение подразумевается.
Также существует достаточно обширный перечень самых разных правил, связанных с хранением такой документации. С ними нужно разобраться заранее.
Так как в случае обнаружения нарушения определенными контролирующими органами велика вероятность наложения штрафа. Также не стоит терять акт. Это может попросту привести к невозможности решения каких-либо задач.
Назначение документа
В РЖД, автомобильных грузовых и других перевозках данный акт используется для:
Именно по причине широкого использования данного документа следует внимательно отнестись к его формированию.
Так как в противном случае возможность разрешить всевозможные конфликтные, спорные ситуации между грузоперевозчиком, получателем и другими сторонами будет утрачена.
Особого внимания заслуживает использования данного документа в финансовой отчетности. Нередко всевозможные акты и рассматриваемый в том числе применяются для ухода от налогов, реализации коррупционных схем.
Потому стоит избегать допущения ошибок. Так как таковые или же представление неверной информации может быть воспринято налоговой службой как попытка уклониться от налогов.
Что станет причиной наложения достаточно существенного штрафа. Также необходимо помнить, что обязательно соблюдение основных правил составления подобного документа.
В противном случае такой акт попросту будет признан недействительных, юридически ничтожным. Как следствие – будет недопустимо применять его в суде как одно из доказательств.
Аналогичным образом обстоит дело с иными органами надзорного типа. Нужно заранее разобраться с тем, каково правовое назначение.
Законные основания
На сегодняшний день существует достаточно большое количество различных законодательных актов, которые регулируют вопрос составления коммерческого акта.
Но при этом в первую очередь необходимо будет ориентироваться именно на СМГС. Данная аббревиатура расшифровывается как
Соглашение о международном грузовом сообщении. Причем документ данный разработан ещё в середине XX века, действует до сих пор под современной редакцией.
Основными разделами, в которых затрагивается вопрос составления акта рассматриваемого типа, являются следующие:
Также СМГС включает в себя достаточно обширный перечень самых разных дополнительных документов.
В приложения, с которыми также нужно будет по возможности разобраться, отражено следующее:
| приложение №1 | Отражены основные правила осуществления перевозки грузов |
| приложение №1.1 | Рассмотрен образец составления |
| приложение №1.2 | Образец ведомостей для платформы, в котором реализуется процесс транспортировки |
| приложение №1.3 | Представлен пример составления ведомости для контейнера нестандартного типа |
| приложение №1.4 | Как должно выглядеть удостоверение, которое выдается проводнику груза |
| приложение №1.5 | Представлен полный перечень всех легко воспламеняющихся грузов |
| приложение №1.6 | Как необходимо составлять акт при вскрытии груза в случае осуществления административного контроля |
| приложение №1.7 | Как составляется акт коммерческого типа, основные характеристики документа |
| приложение №2 | Издается отдельным документом, он включает в себя основные правила, соблюдение которых необходимо при осуществлении перевозки опасных грузов различного типа |
| приложение №3 | Отражены все технические условия, связанные с расположением, а также креплением груза в конкретном случае |
| приложение №4 | Основные правила транспортировки вагона в случае если таковой по какой-то причине принадлежит третьему лицу |
| приложение №6 | Представляет собой стандартное руководство по накладной типа СМГС/ЦИМ |
Обозначенный выше нормативный документ позволяет установить прямое железнодорожное сообщение фактически со всеми странами, которые граничат с Российской Федерации.
Прежде, чем приступать к составлению коммерческого акта, необходимо разобраться с правилами перевозки. Образец документа рассматриваемого типа представлен в указанном выше НПД.
Если будут иметь место отличия от перечня рекомендаций, содержания – акт попросту будет признан недействительным.
Правила составления коммерческого акта подразумевают в первую очередь соблюдение специального формата. При этом необходимо помнить о некоторых существенных нюансах.
В первую очередь нужно будет предварительно разобраться со следующими вопросами:
- обязательные реквизиты;
- в скольких экземплярах нужно;
- в каких случаях составляется;
- какое количество участников комиссии подписывает;
- заполненный образец.
Оптимальным решением будет установить автоматизированное приложение для составления актов данного типа.
Таким образом возможно будет существенно сократить время, требуемое на составление, а также избежать различного рода типичных в таком случае ошибок.
Шаблон документа при помощи ПК возможно заполнить полностью автоматически, с минимальными затратами времени и сил.
Обязательные реквизиты
В акте рассматриваемого типа потребуется в обязательном порядке отразить специальные реквизиты. На данный момент таковыми являются следующие:
- полное наименование организации-получателя, а также поставщика и отправителя;
- точный юридический адрес обоих указанных выше лиц;
- действительные контактные данные для связи.
Обозначенные выше реквизиты исполняют не только формальную функцию для обозначения участников сделки по какого-либо определенного груза.
Но также позволяют применять для проведения различных судебных заседаний. Важно отразить всю представленную информацию максимально достоверно.
Так как в противном случае документ опять же будет признан попросту недействительным. Причем вне зависимости от того, в каком именно случае он составляется, вне зависимости от вида транспорта.
В скольких экземплярах нужно
Перечень информации, представляемый в данном акте, регламентирован. Составление документа должно осуществляться в строгом соответствии с определенными требованиями.
При этом экземпляры данного документа в обязательном порядке должны быть распределены следующим образом:
Но важно помнить, что не обязательно будет составлять данный документ именно только лишь в трех экземплярах. Иногда случается, что доставка в одном контейнере осуществляется груза сразу нескольким различным юридическим, физическим лицам.
В таком случае потребуется составить данный документ в количестве не меньшем чем указано выше плюс акты для остальных участников .
Фактически, количество экземпляров регламентируется именно соглашением между поставщиком/получателем.
В каких случаях составляется
Главной особенностью такого коммерческого акта является то, что далеко не во всех случаях его необходимо будет составлять. Перечень ситуаций, когда он необходим, отражается в ст.№18 СМГС.
Данная статья гласит, что такой акт потребуется составить в случае, если установлено возникновение следующих обстоятельств:
| Груз по какой-то причине был испорчен | Его качество ухудшилось, масса снизилась – причем причины возникновения подобного явления какой-либо роли не играют (акт все равно должен быть составлен) |
| Сведения, указанные в накладной на конкретный груз | Не соответствуют фактическим данным – опять же степень такого рода расхождений полностью не важна (данные о месте назначения, получателе являются неточными, количество грузовых мест или их нумерация неправильная, иное) |
| Какая-либо накладная в любой форме вообще отсутствует по данному грузу | Либо нет в наличии отдельных листов такой накладной (либо имеет место обратная ситуация – сама накладная в наличии, но груз по какой-то причине вовсе отсутствует) |
| При отсутствии, недостаче специальных приспособлений для транспортировки какого-либо груза | Полный перечень таких приспособлений обязательно должен быть указан в накладной |
Также существует перечень дополнительных ситуаций, когда составление такого рода акта также обязательно требуется.
К таковым на данный момент относится следующее:
Имеется важный нюанс, связанный с составлением такого акта. Он должен быть обязательно сформирован только лишь в случае если обозначенные выше ситуации имели место с момента получения груза транспортной компании до его сдачи получателю.
Если же какая-либо обозначенная выше ситуация имело место до или же после – составлять такой акт необходимости нет.
Какое количество участников комиссии подписывает
Ещё один важный момент – количество подписантов под данным актом, оно должно соответствовать установленному на законодательном уровне. В противном случае документ попросту не будет действительным.
Например, если происшествие имело место на железнодорожной станции, то подписантами должны являться следующие :
- начальник станции;
- должностное лицо, осуществляющее надзор за механизированным процессом погрузочно/разгрузочных работ;
- начальник грузового района;
- ответственный за контейнерную площадку;
- приемосдатчик.
Имеются определенные нюансы касательно подписантов именно в зависимости от способа, который осуществляется транспортировка конкретного груза. Стоит данный вопрос обязательно проработать заблаговременно, заранее.
Заполненный образец
Если опыт составления такого документа по какой-то причине полностью отсутствует, то стоит обязательно ознакомиться с верно составленным образцом.
На данный момент стандартной унифицированной формой является .
Она должна включать в себя следующую информацию:
| Полное наименование самого документа | А также дата его составления |
| Проставляется штемпель | Отметка о регистрации акта |
| Обозначается номер | Коммерческого акта |
| Раздел А | Содержит полный перечень всех сведений о конкретном вагоне, ЗПУ, а также все сделанные в накладной отметки |
| Составляется специальная таблица | В ней отражается информации по поводу проведенной проверки |
| Раздел Б | Что значилось по документом о конкретном грузе |
| Раздел В | Отражается информации по поводу того, что в действительности оказалось |
| Раздел Г | Включает в себя подробное описание груза |
| Раздел Д | Обозначается точное количество недостачи или же излишков груза |
| Раздел Е | Какие выводы сделала экспертиза |
| Раздел Ж | Отметка о станции назначения груза |
| В нижней части документа опять проставляется подпись | Начальника станции, а также проставляется специальный штемпель |
| Указывается дата | — |
Возникающие нюансы
Процесс составления документа данного типа имеет множество самых разных нюансов. К основным вопросам, изучить которые стоит заранее, можно отнести:
- на железнодорожном транспорте;
- перевозки грузовым автомобильным транспортом;
- о повреждении груза.
На железнодорожном транспорте
При необходимости составления такого акта на железной дороге необходимо будет приложить к нему некоторые другие дополнительные документы.
Перечень таковых опять же отражается в СМГС. Причем все документы, составление которых требуется, обозначены в этом НПД. Там же имеются примеры таких документов.
Перевозки грузовым автомобильным транспортом
Перевозка грузовым автомобильным транспортом регламентируется законодательством. Но при этом единый формат коммерческого акта не устанавливается.
19.1. Выявленные в процессе перевозки коммерческие неисправности багажа и грузобагажа оформляются актами общей формы ГУ-23 (ГУ-23 ВЦ) или коммерческими актами формы ГУ-22. Коммерческие акты формы ГУ-22 составляются для удостоверения обстоятельств:
несоответствия наименования, массы, количества мест багажа или грузобагажа данным, указанным в перевозочном документе, с фактически прибывшим багажом или грузобагажом;
повреждения (порчи) багажа или грузобагажа и возможные причины такого повреждения;
обнаружения багажа или грузобагажа без перевозочных документов, а также перевозочных документов без багажа или грузобагажа
возвращения перевозчику похищенных багажа или грузобагажа.
19.2. Первые экземпляры коммерческих актов прикладываются к перевозочным документам, при этом в перевозочном документе делается отметка о составлении коммерческого акта, которая заверяется подписью ответственного работника подразделения.
Образец бланка «Коммерческий акт» формы ГУ-22 представлен на рис. 24 приложения 2 к настоящей Инструкции.
19.3. Акт общей формы ГУ-23 (ГУ-23 ВЦ) составляется в случаях, предусмотренных правилами составления актов. Акт общей формы ГУ-23 ВЦ оформляется на автоматизированных рабочих местах.
19.4. Акт общей формы подписывается лицами, участвующими в удостоверении обстоятельств, послуживших основанием для составления акта, но не менее чем двумя лицами.
19.5. Нумерация актов общей формы ведется отдельно от нумерации коммерческих актов. По указанию руководителя подразделения или его заместителя за каждым объектом и подразделением станции (вокзала) закрепляется строго определенная порядковая нумерация с учетом ее в особой книге, находящейся в багажной кассе (товарной конторе) станции (вокзала). С 1 января каждого года нумерация актов должна начинаться с первого номера.
19.6. Вторые экземпляры актов общей формы выдаются пассажирам и отправителям, получателям грузобагажа по их требованию, а также в случаях, когда акт составляется как основание для взыскания нанесенных железной дороге убытков.
19.7. Экземпляры всех составленных актов должны находиться в подразделении (станции, вокзале) в одном деле (папке) с приложенными к ним перепиской и материалами расследования.
19.8. Акт общей формы составляется при задержке подачи (передачи) вагонов к местам погрузки (выгрузки), а также при задержке в уборке (приеме) по причинам, зависящим от грузополучателей и грузоотправителей.
19.9. Акты общей формы составляются в случаях отказа или уклонения грузополучателей (грузоотправителей) от подписи памяток приемосдатчика, ведомостей подачи и уборки вагонов, учетных карточек и др. На указанных документах в этих случаях делается отметка о составлении акта.
19.10. Вместе с одним экземпляром неподписанного документа акт общей формы высылается заказным письмом руководителю организации, представитель которого отказался подписать документ или передается пассажиру. Почтовая квитанция на отсылку письма руководителю организации вместе с копией этого письма и актом общей формы подшивается к экземпляру неподписанного документа.
19.11. Ни одна из сторон не имеет право отказаться от подписи акта общей формы. При несогласии с содержанием акта каждая сторона может изложить свое мнение. В случае отказа от подписи акта представителей грузоотправителя (грузополучателя) акт подписывается лицами, участвующими в его составлении. При этом в акте делается отметка о предъявлении акта на подпись представителю грузоотправителя (грузополучателя) и об его отказе от подписания акта. Эта отметка вторично заверяется подписями лиц участвующих в составлении акта.
19.12. При обнаружении почтово-багажных вагонов с коммерческими неисправностями, угрожающими безопасности движения или сохранности перевозок, акт общей формы составляется в трех экземплярах, один из которых первый направляется в службу предоставления услуг инфраструктуры в пассажирских сообщениях железной дороги, а второй - хранится в делах станции, третий – перевозчику. При составлении в этих случаях коммерческого акта, акт общей формы составляется в четырех экземплярах, и четвертый экземпляр прилагается к коммерческому акту.
19.13. В случаях обнаружения в пути следования хищений, недостач и повреждений багажа (грузобагажа) акт общей формы составляется в трех экземплярах, из которых первый экземпляр следует с перевозочными документами на станцию назначения, второй направляется перевозчику, а третий остается в делах подразделения, составившего акт.
Образцы актов общей формы форм ГУ-23 и ГУ-23ВЦ представлены на рис. 25-26 приложения 2 к настоящей Инструкции.
Коммерческий акт – юридический документ, имеющий доказательное значение для определения ответственности за утрату, порчу и повреждение грузов. Он позволяет разграничить ответственность за утрату, порчу и повреждение груза. Коммерческий акт составляют на бланках (форма ГУ-22) с типографской нумерацией и регистрируют в книге учёта бланков строгой отчётности
Коммерческий акт должен удостоверять следующие обстоятельства:
Несоответствие наименования, массы или числа мест груза в натуре данным, которые значатся в документах;
Порчу и повреждение груза;
Разъединение груза и документов;
Возвращение дороге похищенного груза или багажа;
Несвоевременную подачу груза на подъездной путь станцией, т.е. если груз не подан в течение 24 ч после документального оформления выдачи в товарной конторе (составляется по требованию получателя).
При отклонении качества груза от нормы и массы от величины, указанной в накладной, составляется коммерческий акт (обязательно присутствие работника дороги, ответственного за перевозку скоропортящихся грузов).
В случае составления коммерческого акта на порчу груза начальник поезда обязан представить станции для проверки рабочий журнал, выдать заверенную своей подписью выписку с указанием режима обслуживания вагона в пути и представить начальнику станции выгрузки личное объяснение по обстоятельствам погрузки и перевозки груза. В коммерческом акте указывают фактическое качественное состояние и температуру продуктов, способ перевозки (охлаждение, отопление, утепление), состояние изотермических вагонов, температурный режим рефрижераторных вагонов, способ укладки груза (навалом, подвесом, шахматная, вертикальная и др.) и другие обстоятельства, могущие характеризовать причины порчи или изменения массы груза. Никаких предположений и выводов о причинах неисправности перевозки и виновности сторон, участвовавших в ней, вносить в акт не допускается. При неисправности составляют технический акт. К коммерческим прикладывают удостоверения о качестве или сертификаты, выданные при отправлении груза, выписку из журнала температур при перевозке в рефрижераторных вагонах, документы характеризующие порядок обслуживания груза в пути следования, и все другие документы на основании которых можно установить причины порчи груза.
В акт могут быть внесены в зависимости от обстоятельств сведения о вагонах, пломбах и отметках в накладной, массе, роде упаковки, количестве мест, указанных в документах и оказавшихся в действительности, описание фактов повреждения и порчи, заключения экспертизы, отметки станции назначения о состоянии груза, прибывшего с актом попутной станции.
В коммерческом акте должны содержаться:
Точное и подробное описание состояния грузов и тех обстоятельств, при которых обнаружена несохранность грузов. Не допускается вносить в коммерческий акт какие-либо предположения и выводы о причинах такой несохранности либо виновности грузоотправителя (отправителя) или железной дороги. На вопросы, содержащиеся в бланке коммерческого акта, дают точные ответы. Не допускается проставление прочерков, знаков повтора вместо повторения необходимых данных;
Данные о том правильно ли погружены, размещены и закреплены грузы, а также имеется ли защитная маркировка для грузов, перевозимых в открытом подвижном составе. При неправильных погрузке, размещении или креплении грузов в коммерческом акте указывается, какое из таких нарушений допущено.
По своей структуре коммерческий акт состоит из семи разделов: А, Б, В, Г, Д, Е, Ж. При оформлении случаев несохранности перевозок скоропортящихся грузов в вагонах с машинным охлаждением в разделе "Д" акта должны быть указаны: способ погрузки груза; род и состояние тары; место размещения испорченного груза; исправен ли кузов вагона; соблюдение температурного режима; сведения о наличии следов порчи груза;
способ утепления вагона при перевозке в зимний период.
Отметка о проведенной экспертизе для определения причины несохранности груза и размеров причинённого ущерба делается в разделе "Е" акта. При несогласии с заключением эксперта начальник станции делает об этом оговорку с указанием мотивов.
В разделе «Ж» делается отметка станции назначения о состоянии груза, прибывшего с актом попутной станции.
По всем случаям несохранных перевозок, подлежащих оформлением коммерческим актом, начальник станции в тот же день по телеграфу даёт оперативное донесение. Порядок выдачи и адресования оперативных донесений при обнаружении фактов хищения, повреждения или недостачи мест либо массы груза, повреждения или утраты при пожарах и крушениях регламентирован инструкцией.
В случае неисправной перевозки скоропортящихся грузов к акту прилагают контрольные сведения на вагон, в котором осуществлялась перевозка.
Объективное изложение обстоятельств и наличие всех необходимых документов, позволяющих сделать правильное заключение о том, что послужило причиной порчи или утраты груза и какая из сторон (дорога, отправитель, получатель) ответственна за это.
Коммерческие акты составляют на каждую отправку по письменному рапорту заведующего грузовым двором, складом или приемосдатчика на бланках установленной формы в трех экземплярах до выдачи груза получателю в день обнаружения неисправности или во всех случаях не позднее следующих суток. Каждый коммерческий акт должен иметь печатную нумерацию и штемпель станции, составившей его.
Подписывают коммерческий акт начальник станции или его заместитель и лица участвующие в проверке груза (заведующий грузовым двором, приемосдатчик), а также получатель, а при отсутствии получателя (для защиты его интересов) – не менее чем три лица (включая начальника станции или его заместителя).
Первый экземпляр акта направляют на расследование в службу контейнерных перевозок и коммерческой работы своей дороги, второй выдают получателю по его требованию в трехдневный срок, третий хранят на станции.
К первому экземпляру коммерческого акта об утрате, порче, повреждении и недостаче грузов прикладывают снятые с вагона пломбы (ЗПУ).
Если обнаружены течь, порча или подмочка груза при неисправном состоянии кузова вагона, то осмотрщик вагонов или вагонный мастер должен составить в день обнаружения неисправности и не позднее дня составления коммерческого акта акт о техническом состоянии вагона , копия которого остается на станции, а первый экземпляр прилагается к первому экземпляру коммерческого акта. Его подписывают представитель вагонного депо и дежурный по станции.
Кроме этого к коммерческому акту прилагают следующие документы:
Подлинный вагонный лист;
Копии коммерческого акта попутной станции;
Копии сертификатов и качественных удостоверений;
Копии фактур;
Копии счетов;
Копии актов экспертизы;
Выписку из рабочего журнала рефрижераторного подвижного состава;
Натурный лист поезда;
Копии оперативных донесений и др.
При разногласиях в оценке состояния груза грузополучатель или станция может потребовать проведение экспертизы в случае снижения качества или утраты груза, а также по другим причинам. Экспертиза скоропортящихся грузов должна проводится представителями бюро товарных экспертиз, инспекторами по качеству или ветеринарно-санитарного надзора с обязательным участием работника станции не позднее 24 часов с момента вскрытия вагона в присутствии начальника станции, его заместителя или начальника грузового двора.
Эксперт определяет размеры убытка и причины порчи груза, на которые составлены коммерческие акты. В его заключении должно быть указано: качество груза до его порчи или повреждении, степень повреждения или порчи груза, на сколько процентов понизилась стоимость груза вследствие его порчи, пригодность для использования по прямому назначению, причину порчи и другие сведения. По результатам экспертизы составляется акт.
Рассмотрение коммерческих актов по международным перевозкам и пересылка этих актов иностранным железным дорогам проводятся службами контейнерных перевозок и коммерческой работы пограничных железных дорог. Составление коммерческих актов в этом случае, расследование по ним и хранение производиться в соответствии со Служебными инструкциями.
