Приведение документов к оптимальному единообразию по составу и формам называется унификацией
документов. Также, унификация
– это установление максимального единообразного набора реквизитов, формата бумаги и фиксации реквизитов на бумаге. Унифицированная форма документа
– это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.
Унифицируют не только отдельные документы, но и системы документации в целом. Унифицированная система документации
– это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. В состав УСД входят:
УС организационно-распорядительной документации;
УС банковской документации;
УС финансово-учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;
УС отчетно-статистической документации;
УС учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятия;
УС документации по труду;
УС документации пенсионного фонда;
УС внешнеторговой документации.
Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.
Работа по унификации включает:
Разработку унифицированной системы документоведения (УСД), которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;
Внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в рамках республиканских и отраслевых УСД;
Ведение УСД и Отраслевого классификатора технико-экономической документации (ОКТЭИ) с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития;
разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;
Разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли. Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, координацию соответствующих работ и контроль осуществляет головная организация по координации внедрения и ведения УСД и ОКТЭИ в республике. На отраслевом уровне эту работу проводит головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли. Унификация документов является одним из методов их стандартизации. Стандартизация – это деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сфере производства и обращения продукции и повышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг. В стандартах на управленческую документацию устанавливается состав отдельных элементов документа (реквизитов), их расположение и правила оформления. Стандартизация документов - это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ).
Подобные документы
Унификация и стандартизация управленческой документации. Особенности оформления текста организационно-распорядительных документов: способы изложения, рубрикация, даты и числа, использование полужирного начертания. Требования, предъявляемые к ним.
курсовая работа, добавлен 19.01.2017
Стандартизация документов как форма юридического закрепления проведенной унификации и ее обязательности. Унификация управленческих документов. Унифицированные системы организационно-распорядительной, банковской и отчетно-статистической документации.
реферат, добавлен 05.05.2016
История развития делопроизводства. Структура документа. Классификация документов, их унификация и стандартизация. Виды реквизитов документов. Правила оформления служебных документов, организация документооборота. Автоматизация процессов делопроизводства.
учебное пособие, добавлен 02.06.2014
Понятие документа, классификация управленческой документации (организационные, распорядительные, плановые, финансово-бухгалтерский и пр. документы). Регламентация документирования управленческой деятельности, унификация. Разработка бланков документов.
контрольная работа, добавлен 28.06.2017
Способы и этапы унификации документов. Сущность, цели и результаты стандартизации. Исторические предпосылки ее становления. Применение унификации и стандартизации документов. Способы осуществления данных процедур, этапы проведения и результаты внедрения.
курсовая работа, добавлен 13.11.2011
Понятие, значение и сущность документа, характеристика и отличительные черты его типов. Особенности целостности структуры документа, типичные ошибки официально-делового текста. Описание и специфика видов служебных документов, требования к их составлению.
презентация, добавлен 05.10.2016
Этапы развития унификации и стандартизации документов. Единая государственная система делопроизводства - установление рационального единообразия форм и методов работы с документами на всех уровнях управления и на всех стадиях жизненного цикла документов.
курсовая работа, добавлен 13.02.2011
Документирование деятельности организаций. Правила составления и оформления документов. Процесс принятия управленческого решения. Унификация текстов, стандартизация оформления, требования к бланкам. Требования к организационно-распорядительным документам.
дипломная работа, добавлен 17.07.2013
Основные положения по документированию управленческой деятельности. Унификация и стандартизация управленческих документов. Виды документов и их классификация. Общий порядок и правила оформления документов. Требования к оформлению бланков документов.
реферат, добавлен 30.09.2009
Процедура издания распорядительных документов в условиях единоличного и коллегиального принятия решения. Правила и требования ГОСТ по оформлению распорядительных документов. Проблемы унификации и внедрения автоматизации в кадровом делопроизводстве.
Министерства РФ по налогам и сборам
Основные требования, предъявляемые к унифицированным формам документов. Приложение 2 1. Формы документов должны быть стабильны во времени. 2. Унифицированные формы налоговых документов и бланки, применяемые для их изготовления, должны иметь стандартный формат ряда А: А3; А4; А5; А6. 3. Документы должны иметь однообразную структуру расположения основных реквизитов, основанную на формулярах - образцах. 4. Формы документов должны быть максимально приспособлены для машинной обработки содержащейся в них информации и удобны для восприятия их человеком. 5. Количество разнообразных форм документов должно сводиться к минимуму. 6. Расположение реквизитов в документах должно обеспечивать удобство их заполнения и последующей обработки. 7. Наименования реквизитов УФНД должны соответствовать наименованиям, принятым в ОК ТЭИ. 8. Содержащиеся в документах термины и единицы измерения должны быть унифицированы для сопоставимости взаимосвязанных экономических показателей. 9. Реквизиты должны располагаться с учетом рационального использования площади и формата бланка. 20. Форма документа должна содержать идентификационные признаки ответственного исполнителя и содействовать выполнению процедур, обеспечивающих придание юридической силы документу.
ТЕМА: УНИФИКАЦИЯ И СТАНДАРТИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ 1. Унификация и стандартизация документов: цель, нормативная база, принципы 2. Методы унификации
Решение задачи создания в России единого информационного пространства и включения его в мировое информационное пространство возможно только при условии гармонизации российских и зарубежных информационных систем и обеспечении информационной совместимости всех взаимодействующих информационных систем.
Под информационной совместимостью понимается взаимное соответствие различных частей на стыках, позволяющее объединять их друг с другом, что обеспечивает функционирование системы как единого целого.
Достижение информационной совместимости обеспечивается унификацией и стандартизацией: средств информационной техники, носителей информации, языка формализованного описания данных, структуры информационных систем, технологических процессов в них.
Унификация в широком смысле слова представляет собой «приведение элементов заданного множества к единообразию по установленным признакам или сокращение числа элементов заданного множества» .
Под унификацией документов понимается: выбор рациональных структур построения систем документации, приведение к единообразию на основе: установления рационального количества их форм; типизации построения.
Основная цель унификации документов заключается в создании стабильных комплексов документов, содержащих необходимую и достаточную информацию для эффективного решения задач управления как в традиционных условиях, так и в условиях использования новых информационных технологий, при минимальных затратах средств на сбор, обработку, передачу и хранение данных.
В качестве объекта унификации могут быть документы на любых видах носителей. Унификация может быть как самостоятельным направлением совершенствования документов, так и составлять одну из стадий технологического процесса стандартизации. В данном случае стандартизация является нормативным закреплением результатов унификации.
Унификация и стандартизация документов осуществляется на международном, региональном, национальном уровнях. На международном уровне ведущая роль в вопросах унификации и стандартизации документов принадлежит Международной организации по стандартизации (ИСО). ИСО приняты международные стандарты по различным аспектам рассматриваемой проблемы:
ИСО 216 -1975 Бумага писчая и некоторые виды печатной продукции. Потребительские формы рядов А и В; ИСО 353 -1975 Деловая документация и некоторые виды бланков. Способ выражения размеров; ИСО 3535 -1977 Формуляр-образец и конструкционная сетка; ИСО 6422 -1985 Типовые бланки для торговой документации;
ИСО 269 -1985 Конверты для корреспонденции. Назначение и размеры; ИСО 51271 -83 Документация и информация. Словарь терминов. Часть 1. Основные понятия; ИСО/Р 800 -88 Понятия и термины. Международная унификация; ИСО 8439 -90 Разработка бланков. Основные положения; ИСО 11180 -1993 Адресация почтовая
На региональном уровне в рамках СНГ унификацией и стандартизацией документов занимается Межгосударственный совет по стандартизации, метрологии и сертификации. На национальном уровне унификация документов осуществляется самими учреждениями и организациями на основе организационно-методических и нормативно-технических документов Ростехрегулирования.
Нормативной базой для проведения, унификации документов являются: Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» ; межгосударственные и национальные стандарты РФ на унифицированные системы документации (УСД): ГОСТ 6. 10. 3 -83 УСД. Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате; ГОСТ 6. 10. 4 -84 УСД. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники;
ГОСТ 6. 10. 5 -87 УСД. Требования к построению формуляра-образца. М. : Изд-во стандартов, 1987; ГОСТ Р 6. 30 -2003 УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов; ГОСТ Р ИСО 15489 -1– 2007 СИБИД. Управление документами. Общие требования. руководящие документы Ростехрегулирования; общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации.
Большое значение для проведения унификации документов имеют также ГОСТы, входящие в серию 1 «Стандартизация в РФ»: ГОСТ Р 1. 0 -2004 Стандартизация в Российской Федерации. Основные положения; ГОСТ Р 1. 2 -2004 Стандартизация в Российской Федерации Стандарты национальные Российской Федерации. Правила разработки, утверждения, обновления и отмены и др.
Проведение унификации опирается на реализацию следующих принципов: унификация от общего к частному, заключающаяся в построении формуляра-образца документов, а на его основе разработке конкретных форм документов; единообразие построения форм документов и правил построения и оформления, обеспечиваемое путем: максимальной типизации и трафаретизации текстов, выработки единых требований к документации различных уровней управления, унификации расположения данных по полю документа;
комплексность унификации. При ее проведении должны предусматриваться все требования к документу на всех стадиях его создания, исполнения, обработки и хранения; информативность, т. е. включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач или их комплексов с заданной точностью, а также для придания документам юридической силы; группировка реквизитов в документах в соответствии с последовательностью их заполнения;
обоснованное определение минимально допустимых площадей для размещения реквизитов; стабильность требований к документам, исходя из использования форм документов в течение достаточно длительного периода времени; экономичность за счет обоснованного включения документов в систему документации и широкого применения бланков; сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации.
Унификация управленческих документов рассматривается как организационная деятельность, направленная на повышение эффективности функционирования документов в сфере управления.
Унификация управленческих документов позволяет решить следующие задачи: упорядочить состав документов организации, фиксирующих осуществление однотипных функций и задач; унифицировать формы и тексты управленческих документов с ориентацией их на автоматизированную подготовку на базе российских государственных стандартов;
сократить затраты на создание документов за счет использования структурированной информации; использовать унифицированные шаблоны текстов документов для компьютерных автоматизированных систем делопроизводства; ускорить процессы принятия управленческих решений.
2. Методы унификации При проведении унификации документов применяют методы содержательной и и формальной унификации. Содержательная унификация связана с анализом содержания конкретных форм документов и их систем. Она осуществляется на основе классификации документов по различным признакам.
Методы содержательной унификации: : установление состава форм (установление ограничительных номенклатур действующих форм), создание типовых форм, построение единой модели документов для групп однородных задач с использованием формуляра-образца, унификация и стандартизация информационных элементов и используемых показателей.
В масштабе РФ ограничительной номенклатурой является Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), представляющий собой систематизированный перечень унифицированных форм управленческих документов, разрешенных к применению во всех учреждениях и организациях России.
В масштабе отрасли или конкретного предприятия или учреждения такими ограничительными номенклатурами являются отраслевые (ведомственные) классификаторы управленческих документов, аналогичные классификаторы документов предприятий или табели документов.
Табели документов представляют собой классификационные схемы разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации задач и функций, стоящих перед организациями-разработчиками Табелей, с указанием статуса, пользователей, технологии подготовки и прохождения. Такие Табели разрабатываются чаще всего на основе разделения всей совокупности применяемых документов по их функциональной принадлежности.
Унификация текстов управленческих документов заключается в установлении единой формы языкового выражения, наиболее точно передающей содержание регулярно повторяющихся управленческих ситуаций или действий. Унифицированы могут быть отдельные фразы, части текста, текст документа в целом. В результате появляется возможность большей оперативности подготовки документов.
В процессе унификации текстов проводится: унификация структуры текста, наиболее полно отвечающей назначению документа, унификация языковых средств выражения содержания документа, разработка унифицированных текстов в виде типового связного текста, трафарета, анкеты или таблицы.
Текст унифицированных документов оформляют в виде: связного текста; трафарета; анкеты; таблицы; соединения форм (композиции в виде связного текста, анкет, таблиц).
Связный текст – это текст, содержание которого неизменно повторяется в ряде документов, что исключает возможность выделения в нем постоянной и переменной информации. Связный текст унифицированного документа с различными видами связи (согласование, управление, примыкание) содержит грамматически согласованную информацию об управленческих действиях.
Связный текст применяется при составлении всех видов писем, правил, положений, уставов, распорядительных документов. Связные тексты унифицированных документов могут состоять из разделов, имеющих в необходимых случаях заголовки и нумерацию. Связный текст может быть составлен на основе трафарета, содержащего постоянную информацию и пробелы для внесения переменной информации, зависящей от конкретной ситуации.
В основном в унифицированных текстах, представленных связным текстом, используется форма изложения от 3 -го лица ед. числа (Министерство не возражает). В распорядительных документах, принимаемых коллегиальными органами управления, используется форма изложения от 3 -го лица ед. числа («Собрание акционеров постановляет»), что является отражением принципа коллегиальности.
В распорядительных документах, в которых отражается принцип единоначалия, используется форма изложения от 1 -го лица ед. числа («приказываю», «обязываю», «предлагаю») или от 1 -го лица мн. числа («просим», «направляем»). В документах типа объяснительной записки форма изложения от 1 -го лица ед. числа также является нормой делового стиля документов («считаю необходимым», «прошу направить»). В связных текстах слова должны подбираться с учетом их смысловой сочетаемости («контроль возложить на», «объявляется выговор»).
Трафарет – форма представления унифицированного текста, содержащая постоянную информацию и пробелы, предназначенные для заполнения их переменной информацией, характеризующей конкретную ситуацию.
В связных текстах унифицированных документов, составленных на основе трафарета, следует учитывать то, что заполняемая часть должна быть согласована с заданной постоянной информацией («В соответствии с приказом генерального директора»). Устойчивые обороты представляют собой предложение, воспроизводимое как самостоятельная синтаксическая единица («Контроль за исполнением приказа генерального директора завода возложить на начальника отдела кадров Кузнецова Н. И. «).
В связных текстах сложных документов (положениях, уставах, инструкциях) используется параллелизм языковых выражений («Основными задачами института являются: осуществление исследований, подготовка рекомендаций, изучение научного опыта. . . «).
При построении словосочетаний в связных текстах следует учитывать особенности фразеологии, сложившейся в деловом языке, для которого характерно широкое употребление: отглагольных существительных («внедрение», «развитие»), глагольно-именных сочетаний («оказать поддержку»), отыменных предлогов («на основании», «в соответствии», «в целях»), сложных союзов («вследствие того, что», «в связи с тем, что»).
Для связного текста унифицированных документов характерно использование: сжатых синтаксических конструкций, двусоставных полных распространенных предложений с прямым порядком слов.
Из односоставных используются, как правило, безличные и определенно-личные распространенные предложения, которые наиболее четко передают управленческое действие («Утвердить следующее распределение обязанностей», «Контроль за исполнением указания директора возложить на заместителя директора по научной работе Иванова К. С. «).
Связные тексты, представленные в форме сложных предложений, употребляются в: констатирующей части распорядительных документов, в вводной части писем, докладных, объяснительных записок, актов, протоколов, инструкций и других сложных по своей структуре документах.
Анкета – форма представления унифицированного текста; в котором дается характеристика одного объекта по определенным признакам. Форма анкеты применяется для изложения словесной или цифровой информации при описании одного объекта по определенному набору признаков.
Постоянной информацией в анкете являются обобщенные наименования признаков, а переменной – их конкретные характеристики. Перечень обобщенных признаков (постоянная информация) и пустые строки для заполнения их переменной информацией располагаются вертикально.
Наименование обобщенных признаков (постоянная информация) и их характеристики (переменная информация) должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с опорным существительным в именительном падеже («пол», «прием на работу»). Показатели переменной информации могут быть выражены цифровой информацией («Дата приема на работу – 28. 10. 2006»). Анкетные тексты применяются в организационно-распорядительной, финансовой, учетной документации.
Таблица – форма представления унифицированного текста, содержащего информацию, являющуюся характеристикой нескольких объектов по ряду признаков. В таблице постоянная информация представлена в виде общих наименований показателей, которые внесены в соответствующие графы. Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный уровень (графы) и горизонтальный (строки).
Постоянная информация представлена в виде обобщенных показателей и вносится в графы. Переменная информация представлена в словесной или цифровой форме и вносится в строки.
Графы таблицы должны быть пронумерованы, если таблица печатается более чем на одной странице, на последующих страницах указываются номера граф. При большом количестве граф в таблице допустимо повторение их заголовков. Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы должны быть выражены именем существительным в именительном падеже ед. числа. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые сокращения и условные обозначения.
Табличный способ организации текста используется в тех случаях, когда требуется получить или отразить информацию по однотипным управленческим ситуациям. В распорядительных документах, описывающих управленческие ситуации на группу лиц, применяются табличные формы текста. Допускается построение части текста унифицированных документов в форме таблицы (в приказах – в распорядительной части, в отдельных видах докладных записок, актах – в заключительной части).
Соединение форм представления унифицированных текстов – интегрированная форма представления унифицированного текста, содержащего сочетание связного текста с анкетой или с таблицей.
Методы формальной унификации документов: унификация структуры документов; создание общих синтаксических правил построения документов; унификация методов контроля информации в документах; унификация типов носителей и форматов документов.
Важнейшим направлением унификации документов является их машиноориентация. Машинно-ориентированным называется документ, предназначенный для обработки информации, содержащейся в нем, средствами вычислительной техники. Разновидностью машинно-ориентированных документов являются машиночитаемые документы, предназначенные для автоматического считывания содержащейся в них информации.
Признаки машиноориентации документа: наличие в нем кодовой зоны для простановки кодов реквизитов заголовочной части документа; присутствие в структуре документа специальных граф или полей для простановки кодов показателей содержательной части документа. При этом для кодирования должны использоваться коды ОК ТЭСИ;
выделение в содержательной части документа утолщенной линией специальной зоны (зоны перфорации), предназначенной для размещения в ней данных, подлежащих обработке средствами вычислительной техники; наличие в документе специальных граф или строк для простановки контрольных сумм при использовании метода контрольного суммирования для обеспечения достоверности данных.
«Отдел кадров» - Безопасность труда. Основные интерфейсы системы. Задачи, прошедшие автоматизацию. Общие сведения. Автоматизированная система. Выходные документы. Аналог - 1С: Зарплата и кадры. Диаграмма потоков данных. Входные документы. Технические средства. Программное обеспечение. Цель и назначение автоматизации.
«Управление предприятием» - Проектирование организационной структуры. Проектирование системы управления предприятием. Бизнес-процессы. Растущие предприятия, созданные в последние 3-8 лет. Проблемы и отклонения. Построение модели бизнес-процессов. Формирование регламентных документов. Сегодняшние экономические реалии. Возможности по формированию документов и отчетов.
«Бэк-офис» - Бэк-офис 1 бэк-офис 2 бэк-офис 3. Дружественность (интуитивно понятный и красивый интерфейс). Программист программист программист. МИДЛ бизнеса 2. Access, Бос-кадровик, и т.п. Выбор концепции автоматизации. Вместе с правилами появились регулировщики и контролеры уличного движения. Децентрализованный (распределенный) БЭК-ОФИС.
«Шаблоны ИТ в бизнесе» - Шаблоны ИТ в бизнесе – оптимизация операций. Стратегия компании и КИС. Модель Захмана - III. Шаблоны ИТ в бизнесе - учет. Шаблоны информационных технологий как механизм реализации стратегии компании. Шаблоны ИТ в бизнесе – кастомизация по запросу. Внедрение ИТ как изменение архитектуры предприятия. Шаблоны ИТ в бизнесе – автоматизация бизнес-процессов.
«Умные системы» - Шаги при проектировании умной системы. Базовое свойство умных систем - адаптивность. Цепочки создания ценности на предприятии. Основа построения умных систем - Цепочки создания ценности. Адаптивная информационная система. При проектировании ИС необходимо использовать модель «как должно быть». Сформировать единую модель Организации «как должно быть».
«Информационная система организации» - Части правового обеспечения. Технические средства. Классификация информационных систем по функциональному признаку. Формы организации технического обеспечения. Прочие системы (ИС руководства). Персонал организации. Информационная система - взаимосвязанная совокупность средств. Система. Обеспечение -совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных.
