Что это за профессия? Чем офис-менеджер отличается от секретаря? Как стать офис-менеджером? Какие карьерные перспективы есть у этих сотрудников?
В России офис-менеджеры появились на рынке труда не так давно, всего лет пятнадцать назад.
Главная задача офис-менеджера - организация и обеспечение успешной работы офиса - той части компании, где размещается административно-управленческий персонал. В некоторых компаниях там же ведётся и работа с клиентами.
Чем отличается офис-менеджер от секретаря?
Чаще всего профессию офис-менеджера путают со смежными профессиями секретаря и администратора офиса. Но это ошибка: и секретарь, и администратор лишены властных полномочий. Секретарь чаще всего выполняет «технические» задания: обрабатывает корреспонденцию, отвечает на телефонные звонки и т.п. А офис-менеджер совмещает управленческие и и исполнительские функции: организует работу людей в офисе, обеспечивает взаимодействие между разными подразделениями. В тех компаниях, где нет отдела по работе с персоналом, офис-менеджеру «достаются» ещё и эти функции.
В нашей стране уже существовал аналог офис-менеджера. Только в СССР эта должность называлась «секретарь с некоторыми полномочиями руководителя». Чем «выше» был статус руководителя, тем «выше» были полномочия его секретаря.
Чем занимается офис-менеджер?
Прежде всего, он - организатор. Его главной и основной задачей является организация работы офиса. Сюда относится и материально-техническое обеспечение: в небольших компаниях приходится фактически выполнять обязанности «завхоза». Тогда в его ведении находится всё: от канцтоваров до компьютерной техники и телефонии. Стоит сказать, что в более крупных организациях завхоз часто подчиняется именно офис-менеджеру.
Другая функция офис-менеджера - руководство вспомогательным персоналом. Сюда относятся: курьеры, уборщицы, повар (если в офисе есть налажено питание). Офис-менеджеру иногда подчиняются секретари-ресепшионисты. Если в подчинении у офис-менеджера есть какие-то работники, то в его задачи входит организациия и контроль их работы.
Встречи важных гостей, посещающих офис, - также часто функция офис-менеджера. Эта работа может включать в себя всё: от встречи гостей в аэропорту и заселения их в гостиницу, до решения их текущих проблем. Если речь идёт об иностранных партнёрах организации, то потребуется знание иностранного языка.
Если в офисе нет своей столовой, то именно офис-менеджеру приходится стать неким «добрым духом» офиса. Именно ему (точнее, ей) придётся организовать появление в офисе кофе-машины и горячих булочек. Сюда же относится организация доставки горячих обедов из симпатичного ресторана или из кафе поблизости.
Все неожиданные организационные вопросы, информирование сотрудников, сообщение им важных новостей компании, дни рождения сотрудников, какие-то общие праздники, мероприятия - всё это тоже относится к работе офис-менеджера. Особенно в том случае, когда в компании нет отдела персонала.
Можно сказать, что в каком-то смысле вся жизнь офиса, её плавное течение и продуктивность труда других членов коллектива во многом зависит от офис-менеджера.
Чтобы подытожить, можно все функции офис-менеджера разделить на пять групп:
1. Управленческие. Сюда относятся: — построение организационной структуры офиса;
Планирование работы офиса;
Руководство персоналом офиса (распределение обязанностей, делегирование полномочий, организация обучения персонала и т.д.)
Разработка и внедрение в офисе корпоративной культуры;
Разработка политики общения с клиентами.
2. Административные. Организация делопроизводства в офисе, построение взаимоотношений между структурными подразделениями, «зонирование» офиса и т.д.
3. Хозяйственные. Организация закупки офисной техники, комплектующих и расходных материалов, а также руководство установкой оборудования, постановка его на техническое обслуживание, обеспечение взаимодействия с обслуживающей сервисной организацией.
4. Контрольные. Проведение инвентаризаций и ревизий материальных ценностей, организация внутренней отчетности, проведение иных мероприятий по контролю.
5. Отчетные. Подготовка отчетов для руководства.
Следует сказать, что всё вышеперечисленное относится, прежде всего, к «идеальному» офис-менеджеру. Но в реальности обязанности могут сильно отличаться в зависимости от традиций компании.
Некоторые функции могут оказаться «урезанными», зато могут появиться другие, обычно несвойственные офис-менеджеру. Например: ведение кадрового делопроизводства, самостоятельный поиск необходимых специалистов, проведение предварительных собеседований, ведение первичной бухгалтерии и т.д.
Требования работодателей
Личные характеристики. В случае с офис-менеджером они имеют большое значение. Претендент на должность офис-менеджера должен обладать высокой степенью самоорганизации и уметь организовать работу других. Ему потребуются хорошие коммуникативные навыки (как в сфере устной, так и письменной коммуникации). Важна высокая стрессоустойчивость, умение «разруливать» конфликты, способность эффективно действовать в «проблемных» ситуациях.
Возраст обычно требуется от 25 лет и старше. В подавляющем большинстве случаев офис-менеджер - это женщина. Мужчину на этой должности удаётся встретить крайне редко. И это понятно: офис-менеджера часто можно в полной мере назвать «хозяйкой офиса».
Стаж и опыт. Требования к стажу и опыту сильно различаются от компании к компании. У каждого работодателя - свои представления о «правильном» опыте. Крупные компании чаще всего хотят видеть в этой должности уже состоявшегося офис-менеджера (со стажем работы на этой позиции от 1 до 3 лет). Но есть хорошие шансы на трудоустройство у опытного и перспективного секретаря.
В небольшую компанию могут взять и без опыта, но нужно убедить работодателя, что вы достойны доверия и справитесь со всеми обязанностями.
Образование. Отдельные требования к образованию офис-менеджера компании выдвигаются не очень часто, потому что для этого сотрудника гораздо важнее практические навыки. Поэтому чаще всего в объявлении о вакансии офис-менеджера работодатели ограничиваются «желательным» высшим образованием, иногда как предпочтительное указывают экономическое или психологическое образование.
Дополнительные требования. Без компьютера офис-менеджеру не обойтись, а потому он должен быть уверенным пользователем ПК. Предприятия, работающие с иностранными партнёрами и клиентами, желают, чтобы офис-менеджер владел иностранными языками.
Куда растём?
Возможен ли для офис-менеджера карьерный рост? Возможен. Но, чаще всего, не прямолинейный. Это значит, что для карьерного роста нужно сменить сферу, пройти какое-то обучение. Всё проще, если компания внимательно относится к своим сотрудникам, руководитель видит потенциал офис-менеджера и понимает, что сотрудник уже «перерос» свою позицию. В этом случае вполне можно рассчитывать на предложение другой позиции в этой же компании, а также на обучение за счёт организации.
Если же такой возможности нет - придётся «перепрофилироваться» самостоятельно. Многие офис-менеджеры впоследствии находят себя в работе с персоналом или на административных позициях. Некоторые становятся успешными руководителями салонов-магазинов в розничной торговле. Если привлекают какие-то другие отрасли - лучше заранее пройти обучение, хотя бы краткосрочное.
Верно одно: кем бы ни стал в будущем этот сотрудник, ему обязательно пригодится опыт работы офис-менеджером: потому что умение организовывать работу других людей, навыки деловой коммуникации и высокая самоорганизация будут полезны в любой сфере.
Получить высокооплачиваемое место работы мечтают многие девушки, особенно, если это место - в тёплом офисе и дружном коллективе. Такие вакансии, как секретарь или офис-менеджер очень востребованы. Когда вас приглашают на работу по одной из специальностей, вы должны чётко понимать, чем они отличаются и в чём будут заключаться обязанности.
Особенности работы секретаря
Секретарь может решать довольно широкий круг задач, а может иметь узкую специализацию. Человека, который совершает звонки, занимается документацией, работает с клиентами, распределяет обязанности между сотрудниками, сопровождает босса на деловых встречах, называют именно так. Однако сотрудницу, которая занимается ведением и организацией дел офиса, правильно будет охарактеризовать понятием «офис-менеджер».
Секретари же, как правило, решают более узкий круг задач, и от этого делятся на несколько видов.
- секретарь-референт,
- ассистент руководителя,
- секретарь-ресепшионист (receptionist) и пр.
Секретарь-референт сопровождает деловые встречи с партнёрами или совещания внутри фирмы. Он составляет протоколы переговоров и иногда выполняет функции переводчкика. Помимо этого, он следит за всем документооборотом, за правильностью составления документов и их исполнением, анализирует всю документацию с доведением до сведения руководства, принимает посетителей.
Ассистент руководителя - это его «правая рука». Он помогает строить планы на день, напоминает о важных делах и встречах, занимается организацией различных мероприятий. Особенность работы секретаря-ассистента в том, что он ведёт тайм-менеджмент для своего начальника. Помимо этого, он устраивает деловые командировки, выбирает даты поездок, покупает билеты на самолёт и выполняет множество других мелких, но важных задач.
Ассистент (его ещё называют личным помощником) также ведёт корреспонденцию своего начальника. В данной профессии огромное значение приобретают личностные качества, поскольку приходится мириться с плохим настроением босса, угадывать его, быть преданным и работать, скорее, за идею, чем за деньги. Навыки организатора и крепкие нервы тоже играют немаловажную роль.
Секретарь-ресепшионист принимает звонки и сопровождает клиентов, указывает путь по офису, консультирует их.
Что делает офис-менеджер
Он управляет делами офиса. Его труд оплачивается, как правило, более высоко, чем услуги секретаря, но и ответственность здесь выше. Офис-менеджер - организатор, который является связующим звеном между персоналом, начальником, клиентами и пр. Чем крупнее фирма, тем больше задач ложится на его плечи.
Он следит за тем, чтобы все распоряжения руководства доходили до адресатов и выполнялись сотрудниками, смотрит за документацией и исполнением приказов. Все поступающие жалобы и предложения от работников и клиентов обрабатывает именно офис-менеджер, и при необходимости он доводит их до сведения руководителя.
Претендент на вакансию офис-менеджера должен быть быстрым и пунктуальным (поскольку приходится часто выполнять срочные поручения), а также иметь хорошую память и концентрацию внимания. Общительность и доброжелательность даже к капризным людям - тоже важная черта.
Как видно, делает офис-менеджер очень многое, у него гораздо больше задач, чем у секретарей разных типов. Такие люди очень востребованы, но найти ценного сотрудника, который бы в идеале обладал набором всех перечисленных качеств, довольно сложно.
Таким образом, мы рассмотрели обязанности офис-менеджера и секретаря. Теперь вы можете решить для себя, что вам лучше подходит. Все вышеперечисленные специальности иногда сочетают с услугой интимного сопровождения руководителя, и они, как правило, оплачиваются гораздо выше. При этом обеспечивается абсолютная анонимность. В нашем кадровом агентстве есть подобные вакансии.
С каждым годом количество должностей, вводимых современными компаниями, неуклонно растет. Если пару десятков лет назад практически все административные работники назывались секретарями, то сегодня куда более популярным словом стало «менеджер». Достаточно добавить к нему соответствующую приставку, чтобы определить обязанности сотрудника. Менеджеры по персоналу, по рекламе, по работе с клиентами, по продвижению бренда, по продажам – продолжать этот список можно до бесконечности. Мы же поговорим о профессии, должностные функции представителей которой для многих являются тайной за семью печатями.
Определения
Офис-менеджер – сотрудник компании, ответственный за текущую работу офиса. Данная должность является управленческой. Сотрудник становится своеобразным посредником между рядовым персоналом, начальством, а иногда и клиентами. На плечи менеджеров также ложатся делопроизводство, обеспечение офиса канцтоварами и прочими расходными материалами, контроль над рабочим состоянием техники и различные секретарские обязанности. К разряду последних относятся регистрация корреспонденции, ведение учета звонков, организация совещаний, встреча посетителей и т. д. В большой компании может существовать несколько офис-менеджеров, закрепленных за своими отделами. Спрос на таких специалистов является достаточно высоким. Соискатели на данную вакансию должны обладать грамотной речью, навыками ведения делопроизводства, знанием ПК и высокой скоростью печати, опытом административной работы.
Секретарь
Секретарь – офисный работник с широким кругом обязанностей. Он является главным помощником и правой рукой руководителя. Сотрудник принимает телефонные звонки и встречает посетителей, решает организационные вопросы, планирует рабочее время начальника, занимается ведением делопроизводства. К секретарям сегодня предъявляются довольно высокие требования. Они должны быть ответственными, исполнительными, коммуникабельными, аккуратными, обладать знанием ПК и иностранных языков. Сам термин «секретарь» происходит от латинского «секрет». В Древнем Риме так называли доверенных лиц мужского пола. Секретари при царских дворах не только записывали указы, но и зачастую сосредотачивали в своих руках большую власть. С изобретением печатной машинки профессия стала считаться скорее женской, нежели мужской.
Сравнение
Любая серьезная и достаточно крупная компания имеет в своем штате обе этих должности. Менеджер контролирует работу офиса и обеспечивает его необходимыми материалами, следит за состоянием техники и устанавливает связь между сотрудниками и руководителем. В некоторых организациях в его обязанности также входит общение с клиентами. Тогда как секретарь выполняет личные поручения руководителя и является его главным помощником. Он перенаправляет начальству поступающие звонки, организует встречи, подготавливает необходимую документацию. Основное отличие офис-менеджера от секретаря заключается в том, что первый считается управленцем. В его подчинении находится административный персонал, чью работу должен координировать сотрудник. Тогда как секретарь не может похвастаться такими полномочиями. Он состоит в подчинении у руководителя и зачастую не имеет права самостоятельно принимать решения.
Офис-менеджер Если офис-менеджер является организатором, то секретаря принято считать исполнителем. Функции первого можно разделить на управленческие, административные, хозяйственные, контрольные и отчетные. Тогда как круг обязанностей секретарей намного уже. Но, несмотря на это, требования к ним предъявляются более жесткие. Поскольку секретарь является правой рукой руководителя, он должен соответствовать всем представлениям начальника об идеальном помощнике. Поэтому такой сотрудник должен, условно говоря, уметь и варить вкусный кофе, и завязывать галстук. Что же касается должности офис-менеджера, то ее способен занять любой образованный и коммуникабельный человек, обладающий навыком работы с ПК и умеющий обращаться с офисной техникой.
Подведем итог, в чем разница между офис-менеджером и секретарем.
Офис-менеджер и секретарь - есть ли разница? Отличия все-таки есть, но они довольно размыты и нечетки. Обычнодаже сами офис-менеджеры и секретари не могут провести границу в своем функционале.
Почти в каждой крупной компании в штате имеется секретарь, офис-менеджер или офис-менеджер с функциями секретаря, но разобраться в чём между ними отличия не просто, так как в большинстве своём на практике все эти профессии включают в себя одинаковый функционал.
Так кто же такой офис-менеджер?
Офис-менеджер в первую очередь - это лицо офиса. Человек, занимающий эту должность, должен быть доброжелательным и общительным, поскольку в отдельных ситуациях перед клиентами он выступает в качестве представителя компании. Офис-менеджер должен обладать грамотной и логически выстроенной речью, а также владеть деловой этикой, поскольку его часто привлекают к организации деловых переговоров и корпоративных встреч. Помимо обязанностей секретаря, он сочетает в себе функции менеджера по персоналу и завхоза, а также является связующим звеном между руководством и сотрудниками офиса. Функционал менеджера шире, чем у секретаря. В ведении офис-менеджера находится весь офис. Этот сотрудник обеспечивает жизнедеятельность и нормальную работу компании. Это и секретарь, и логист, и управляющий в одном лице.
Обязанности офис-менеджера:
- организация работы офиса;
- подготовка документов, отчетов и материалов, необходимых для начала работы и решения текущих задач;
- контроль работы секретарей и курьеров, распределение их обязанностей, постановка задач, определение степени ответственности и анализ эффективности работы;
- обеспечение сотрудников компании канцелярскими товарами;
- контроль за соблюдением трудовой дисциплины;
- организация встреч;
- обеспечение переговоров, совещаний, и других мероприятий необходимыми материалами;
- контроль работы по ведению документооборота офиса;
- ведение деловой переписки с клиентами, рассылка необходимых материалов;
- помощь работникам в разрешении возникающих проблем и конфликтов;
- координация работы офиса, и создание уютной обстановки.
Во многих организациях офис-менеджер ответственен за подбор персонала. Размещает информацию о вакансиях, просматривает резюме и даже обучает новых сотрудников.
И это далеко не весь спектр обязанностей офис-менеджера. Обязанности варьируются от количества сотрудников в офисе, деятельности организации, требований руководства и многих других факторов. Чем крупнее фирма, тем больше задач ложится на его плечи.
В результате работы офис-менеджером можно приобрести полезные навыки, а также знания в области работы компании. Это может стать хорошим стартом для карьеры специалиста или руководителя.
Офис-менеджер
Финанс-студии для бизнеса «Делополис»
Ксения Смирнова
