Формирование расходной накладной происходит тогда, когда идет движение товарно-материальных средств. Наиболее широкое распространение она имеет на заводах, фабриках и производствах с собственными отгрузочными складами, а также на предприятиях, работающих в сфере торговли, причем их область деятельности роли не играет: это может быть продажа инструментов и оборудования, бытовых товаров, продуктов питания и т.д.
ФАЙЛЫ
Для чего используют бланк расходной накладной
Любое перемещение продукции, товаров и материалов должно быть зафиксировано в специальной сопроводительной документации. Одним из таких документов является расходная накладная. Она подтверждает отпуск товара, а также служит основанием для проведения различных бухгалтерских операций (в первую очередь, списания товарно-материальных ценностей со склада).
Таким образом, приоритетное значение документа заключается в учете движения продукции внутри самой организации.
Расходная накладная может использоваться также при возврате товара поставщику, например, в тех случаях, когда в ходе реализации или уже после покупки в изделии был обнаружен дефект, поломка или брак, а также тогда, когда выяснилось, что продукция поставлена не в нужной комплектации или имеет низкое качество.
Кто составляет документ
Обычно обязанность по формированию расходной накладной лежит на материально–ответственном лице: это может быть продавец, менеджер, кладовщик и т.д. В дальнейшем документ передается в бухгалтерию, где специалист отдела проводит все дальнейшие необходимые действия.
На каком этапе отгрузки товара формируется накладная
Накладная составляется непосредственно в момент совершения сделки.
Поскольку на ее основе проходят , к ее заполнению следует относиться очень внимательно. В частности нежелательно допускать в накладной какие-то ошибки и неточности, делать исправления.
И уж совсем нельзя вносить в бланк недостоверные или заведомо ложные сведения – при вскрытии таких фактов контролирующими органами, ответственные лица или даже организация могут понести серьезное административное наказание, в виде крупных штрафов.
Также следует иметь ввиду, что в некоторых случаях накладная может обрести статус юридически значимого документа – когда какая-либо из сторон в силу каких-то неблагоприятных обстоятельств надумает обратиться в суд.
Образец составления расходной накладной
С 2013 года единые, стандартные унифицированные формы первичных бухгалтерских документов отменены, поэтому и типовой формы расходной накладной нет. Сотрудники компаний могут составлять ее в произвольном виде, по ранее действующим, обязательным к применению образцам документа (форма ТОРГ 12, ТОРГ 14 и т.п.), или же, если в организации есть собственный разработанный и утвержденный шаблон накладной – на его основе. Главное, чтобы по своей структуре она соответствовала некоторым стандартам делопроизводства, а по содержанию включала в себя ряд определенных сведений.
Условно накладную можно поделить на три части: «шапку», основную часть и заключение.
В первую
вносится по порядку:
- номер и дата составления документа;
- наименование организации, которая производит отпуск товара и наименование организации, которая его получает (если это физическое лицо или ИП, соответственно, сюда вписывается его фамилия-имя-отчество);
- также здесь делается ссылка на договор, в целях реализации которого происходит данная операция (указывается его номер и дата заключения);
- если одно из лиц, задействованных в передаче товарно-материальных ценностей действует на основании доверенности, информацию об этом также надо внести в расходную накладную, указав ее номер и дату выдачи.
Во второй , основной части документа, которая формируется, как правило, в виде таблицы, содержится подробная информация об отпускаемых товарно-материальных ценностях:
- их название;
- количество (в соответствующих единицах измерения – штуках, литрах, килограммах, метрах и т.п.);
- цена за штуку;
- общая стоимость.
Если есть необходимость, этот раздел документа можно дополнить и другими сведениями, в том числе сюда можно вписать сорт, категорию, вид, назначение, особенности, упаковку, условия хранения изделий и т.п. Длина таблицы зависит то того, сколько товаров в нее вносится.
В заключительную часть бланка включается следующая информация: количество наименований товара и итоговая сумма (оба эти значения берутся из таблицы).
Оформление документа
Также как и содержание, оформление бланка полностью зависит от видения документа представителями организаций и их потребностями. Бланк можно составлять на простом чистом листе А4 формата или на фирменном бланке предприятия, причем заполнять его можно как от руки, так и на компьютере.
Важное условие! Накладная должна содержать в себе «живые» подписи материально-ответственных сотрудников: того, кто разрешил отпуск продукции, того, кто его непосредственно осуществил и покупателя.
При этом удостоверять расходную накладную при помощи штемпельных изделий нужно только в том случае, если норма по их использованию закреплена во внутренних нормативно-правовых актах фирмы.
Документ делается всегда как минимум в двух идентичных экземплярах , один из которых передается на руки представителю принимающей стороны, второй – остается у работника отпускающего продукцию предприятия.
Первичные документы – важные элементы бухгалтерско-налогового учёта. Чеки, платежные поручения, доверенности, кассовые документы, накладные – доказательство хозяйственных операций и подтверждение их. Для проведения операций покупки-продажи используют такой первичный документ, как товарная накладная (ТОРГ-12).
Товарную накладную составляет уполномоченное лицо. ТН необходима для продавца, как подтверждение списания продукции, а для покупателя – это доказательство прихода товаров.
ТОРГ-12 составляют в двух экземплярах. На товарных накладных свою роспись ставит главный бухгалтер и руководитель компании.
Директор в консенсусе с бухгалтером, может выбрать несколько уполномоченных лиц, которые также смогут подписывать документы. Передача права на подпись осуществляется с помощью приказа или доверенности руководителя.
Товарные накладные должны храниться на предприятии не менее пяти лет.
Электронные документы
Документы, сформированные в электронном виде, не имеют унифицированных способов исправления. Поэтому компании сами устанавливают такие методы. Информация о замене неверного документа вторичным содержится в политике компании.
В накладной-переделке прописывается, что она – неотъемлемая часть начальной.
Обычным методом нельзя исправить электронный документ, поэтому продавец и покупатель составляют и подписывают отдельную накладную, на фоне которой будут вноситься корректирующие записи.
Где можно скачать образец бланка в формате Word (на одном листе) и Excel?
Последствия неполного заполнения ТОРГ-12
Если не заполнены:
- «Номер накладной». Когда компания отгружает одинаковые товары в одинаковом количестве по идентичной цене одному и тому же заказчику, номер накладной указывает о неоднократной отгрузке товара. Законность списания себестоимости продукции по нескольким таким идентичным документам будет обоснована.
- «Дата составления». Если не указать дату накладной, предприятие не сможет доказать, когда выручка от продажи товара будет представлена в бухгалтерском учёте. Компании, которые определяют выручку для обложения налогами «по отгрузке», обязательно должны заполнять данный реквизит.
- «Наименование компании-поставщика». Документ подтверждается печатью компании, которая его составляла, поэтому пустое поле этого реквизита не приведет к последствиям при проверке налоговой службой.
- «Наименования покупателя». Документ заверяют печатью компании-заказчика, поэтому налоговая служба не выдвинет серьёзные претензии.
- «Название и атрибуты продукта». Без указания данных параметров нельзя определить какой собственно товар отгружался.
- «Количество товара». Неуказанный реквизит не дает возможности определить продажную цену товара.
- «Стоимость товара». При незаполненном данном поле организация будет вынуждена доказывать размер вырученной суммы другими документами или же налоговая компания проведет расчёты сама.
- «Подписи уполномоченных лиц». Несоответствие автографов и должностей лиц, которые могут совершать подписание документов, подделка автографов, подпись третьими лицами, не имеющими доверенности на совершение такой операции, является противозаконным. Списание себестоимости и факт отправки могут быть неправомерными.
- «Печать компании-продавца». Незаполненный реквизит не может подтвердить факт поставки и списания себестоимости.
- «Печать компании-покупателя». Если печати нет на доверенности или накладной подтвердить отправку и списание себестоимости будет тяжело.
Вывод
Из всего вышесказанного можно понять, не только нужна ли товарная накладная, но и как её заполнять, и как она должна правильно выглядеть. На любом предприятии в любой стране с помощью этой накладной, вы сможете понять, какой груз прибыл и кто за него ответственный.
Остались вопросы, касающиеся товарной накладной? Тогда это видео для вас:
На любом предприятии осуществляются хозяйственные операции. Результатом чего становится бухгалтерская деятельность. Упрощению этого рабочего процесса способствует во многом заполнение . Накладная -12 как раз входит в эту группу документов.
Определение, информация об ответственных за заполнение и подпись
ТОРГ 12 – это первичный документ, который оформляется при отпуске продукции или покупателям. Накладная заполняется с использованием унифицированной . Которая является обязательной для каждой организации.
Итого – последняя строка, отображающая суммарные результаты по всем предыдущим операциям.
Как быть с исправлениями ошибок?
Это возможно, но только тремя способами.
- Аннулировать документ, а затем создать новый.
- Составить акты о расхождении информации. Тогда в первоначальном документе ставятся отметки, подтверждающие их создание.
- Вычеркнуть информацию, которая не соответствует действительности. При этом правка делается в обеих версиях документа. Дату и подпись ставят рядом с самими правками в документе.
Получение товара по доверенностям
Получение товаров доступно не только ответственным сотрудникам, но и доверенным лицам. На основании документа, который заполнен по форме М2. Сам документ закрепляется только за продавцом. Действуют дополнительные правила заполнения ТОРГ12, если товары передаются именно на основании доверенности. Обязательно наличие номера доверенности и даты, когда она была оформлена. Допустима ситуация, когда на накладной ставят только дату.
Должно присутствовать и имя фирмы, которая выдала доверенность исполнителю.
В графе «груз принял» стоят сведения о лицах-получателях документации. И грузов, которые переданы на основании информации.
Правила заполнения графы 13
Накладная относится к первичной документации. Потому её заполняют только после совершённой, реальной операции. В 13 графе ставят ставку НДС, которая полностью соответствует параметрам отгрузки.
Если ведётся деятельность, на которую распространяются льготы, то указывают 0 процентов. В статье 164 НК РФ легко найти перечень соответствующих занятий.
Без НДС – это пишут те, кто применяет спецрежимы, проводят операции, которые налогом не облагаются.
Недопустимо наличие прочерков и пустых мест в графе 13. Должна отсутствовать и путаница по ставкам, иначе проверяющие органы будут присматриваться к организации.
Приём товара по документу
Выгружаемый товар надо сопоставить с информацией, которая указана в документах. И проверить соответствие фактически отгруженных ценностей с заявкой, оставленной заказчиком.
Проще всего работать с накладными, оформленными в бумажной форме. Водитель должен просто передать документы. Ответственное лицо проводит проверку подлинности и соответствия уже на месте. После этого на бумаге ставят подпись, а затем отправляют её бухгалтерии.
В случае создания электронных версий надо отдельно проработать вопрос о том, как именно проводить процедуру. И работать с самими документами. Например, ввести требование по распечатке. После проставления подписей документ лучше автоматически направлять бухгалтерам. Тогда он не будет задерживаться при передаче, и теряться.
Хранение и учёт документов
Нет никаких особых правил, по которым надо вести учёт для товарных накладных. Организация и её руководство сами устанавливают, в каком именно порядке надо работать с документацией. Практика говорит о том, что на складах составляют так называемые товарные отчёты. Это разновидность первичных бумаг, на основании которых в других документах отражаются сведения по себестоимости, реализационным процессам.
Именно к этим отчётам прикладываются товарные накладные, в хронологическом порядке.
Расходные и доходные учётные книги должны вести ИП, которые используют упрощённые системы налогообложения. Их составляют, основываясь только на первичной документации. Можно использовать электронный формат для ведения таких книг, но тогда их нужно будет распечатывать по окончании налогового периода.
Документы в бумажной форме хранятся с использованием шкафов и коробок, полок. Хранение и передача товарных накладных позволяет использовать как бумажный, так и электронный вид. Это позволит повысить безопасность при передаче, сэкономить время и силы. Главное – закупить официальные электронные подписи перед тем, как переходить на такой вид документооборота. И продумать способ, которым свои подписи должны ставить водители. Порядок оформления возврата по товарам разрабатывается совместно с каждым из контрагентов.
Вконтакте
Товарная накладная является первичным учетным документом, на основании которого оформляется отпуск товарно-материальных ценностей сторонним организациям и ведется учет соответствующих операций. Согласно законам №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и №63-ФЗ «Об Электронной подписи» , товарную накладную можно сформировать и хранить как в бумажном виде, так и в электронном. Более того, был утвержден рекомендуемый формат XML-файла электронной ТОРГ-12. Составленные в таком формате товарные накладные налогоплательщики смогут направлять в налоговую по Интернету (ТКС).
Как составить и подписать товарную накладную
Бумажная
Первичные документы подписываются руководителем и главным бухгалтером или уполномоченными на то лицами. Перечень лиц, уполномоченных подписывать первичные документы, утверждаются руководителем по согласованию с главным бухгалтером. Таким образом, руководитель может передать право подписывать товарную накладную и оформляет это право доверенностью или приказом.
Товарная накладная оформляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается у продавца (организации, сдающей товарно-материальные ценности(ТМЦ)) и является основанием для их списания. Второй экземпляр передается покупателю и является основанием для оприходования этих ценностей. В ТОРГ-12 может быть проставлено 5 подписей:
- три со стороны продавца: (руководитель, бухгалтер, ответственный за отгрузку). В некоторых крупных организациях подпись в товарной накладной при отгрузке ставит один человек. Обычно это некий «оператор», который на основании информации, полученной от бухгалтерии и склада, формирует документ и подписывает своей подписью. Такой порядок работы законодательно закреплен либо в приказе, либо в доверенности, либо в должностных инструкциях «оператора»;
- одна со стороны покупателя (ответственный за прием товара) — в строке «Груз получил грузополучатель». В этой строке должна стоять подпись официально уполномоченного представителя покупателя — это может быть лицо по доверенности или по Уставу. Поэтому расписаться должен либо руководитель организации-грузополучателя (покупателя), либо уполномоченное на то лицо по доверенности на право подписи первичных документов.
- еще одна подпись — в строке «Груз принял» — ставится любым материально-ответственным лицом, фактически принимающим груз (в той же строке заполняются данные о доверенности за перевозку ТМЦ). Это может быть как перевозчик сторонней организации-транспортировщика, так и представитель организации-покупателя. Руководитель предприятия может принять товар без доверенности — в таком случае он расписывается в строке «Груз принял» и не заполняет строки по указанию реквизитов доверенности.
Конечно, в обеих строках «Груз получил грузополучатель» и «Груз принял» может расписаться одно и то же лицо (если у него есть и доверенность на ТМЦ, и право подписи первичных документов). И в этом случае чаще подпись ставится только в строке «Груз получил», исходя из практики делового оборота, а также арбитражной судебной практики (Постановление ФАС СЗО от 1 марта 2006 года N А13-5001/2005-05).
Электронная
Форма и порядок составления электронной накладной ничем не отличаются от формы и порядка составления ее бумажного аналога, за исключением того, что электронный документ составляется в одном экземпляре, который состоит из двух файлов. Один из них формируется на стороне продавца, а второй при пересылке документа — на стороне покупателя. Для подписания электронных накладных вместо собственноручной подписи использоваться электронная подпись (ЭП), причем согласно рекомендуемому формату ТОРГ-12 (утвержденному Приказом ФНС России от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172@), а также материалам судебных разбирательств (в частности, постановлению ВАС ВВО от 11.08.2010 г. по делу N А43-5226/2010) электронная товарная накладная подписывается одной электронной подписью со стороны продавца, и одной — со стороны покупателя. Итого две подписи.
При этом в строках «Отпуск разрешил», «Главный (старший) бухгалтер», «Отпуск груза произвел», «Груз принял» и «Груз получил грузополучатель» указываются ФИО и должности соответствующих лиц, а в строке «По доверенности №» - информация о доверенности уполномоченного лица.
Отчасти, возможность подписывать ТОРГ-12 одной ЭП обусловлена тем, что проставление ЭП на документе не означает заполнение строки подписанта, а означает защиту информации и определение подписанта (№63-ФЗ «Об ЭП»). И достаточно одной ЭП, чтобы выполнить данные условия.
Нужна ли ТОРГ-12 при транспортировке товара
Бумажная
Товарная накладная передается водителю вместе с другими документами и водитель обязан передать документы грузополучателю.
Согласно ряду нормативных документов, например таких, как:
- Правила перевозок грузов автомобильным транспортом, утвержденные Минавтотрансом РСФСР 30.07.71г;
- Федеральный закон от 08.11.2007 N 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта»;
- Постановление Правительства РФ от 15.04.2011 N 272 «Об утверждении Правил перевозок грузов автомобильным транспортом»;
- Правила Дорожного Движения от 01.07.94 г;
в пути водителю не обязательно иметь при себе товарную накладную.
Электронная
Если товарная накладная будет передаваться через Интернет, то необходимость передавать ее водителю отпадает: документ можно напрямую отправить грузополучателю. В пути водителю товарная накладная не нужна, у него есть ТТН, а в ней, пусть и в общей форме, но перечислены позиции перевозимого груза.
Сложность заключается лишь в случае транспортировки товара силами посредника-перевозчика. Законодательством требуется заполнить строки «По доверенности №» и «Груз принял», в которых указать информацию о доверенности на перевозку ТМЦ, а также ФИО и должность экспедитора. В данном случае есть два выхода:
- Продавец при формировании электронной ТОРГ-12 указывает в соответствующих графах номер и даты ТТН: в самой ТТН уже прописаны должность и ФИО экспедитора, а также информация о доверенности.
- Покупатель при получении электронной ТОРГ-12 сам заполняет строки «По доверенности №» и «Груз принял» и подписывает ТОРГ-12 электронной подписью.
Как исправлять товарную накладную при возврате товара
Бумажная
Согласно законодательству при обнаружении ошибок исправление товарной накладной должно происходить следующим образом: в обоих экземплярах документа делаются вычерки, которые заверяются подписями с обеих сторон. Рядом с подписями ставится дата внесения изменений (п. 5 ст. 10 закона о бухгалтерском учете).
Зачастую на практике взамен неверного документа задним числом формируется новый. Однако правила бухгалтерского учета не предполагают необходимости и возможности составлять или исправлять первичные документы таким образом.
Электронная
Для документов, даже частично созданных автоматизированным способом (с помощью компьютера), никаких правил исправления не установлено. Это позволяет организациям право определить такие правила самостоятельно. Такое право следует из п. 8 ПБУ 1/98: «если по конкретному вопросу в нормативных документах не установлены способы ведения бухгалтерского учета, то при формировании учетной политики осуществляется разработка организацией соответствующего способа исходя из настоящего и иных положений по бухгалтерского учету». Поэтому в учетной политике можно указать способ исправления первичного документа за счет составления другого документа. При этом рекомендуется обязательно указать в исправительном документе, что он является неотъемлемой частью первоначального.
Так как электронную накладную невозможно исправить способом, который предлагает законодательство, то решением данной ситуации может стать составление и подписание сторонами отдельного документа, на основании которого в учет будут вноситься исправительные записи (такой формат исправления необходимо будет прописать в учетной политике и договоре с контрагентом). Организация составляет акт об установленном расхождении или самостоятельно разрабатывает такой документ при условии включения в них обязательных реквизитов (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»), согласовывает его со своими контрагентами.
Например, существует практика, когда стороны при приемке товара и обнаружении ошибок составляют акты (по форме ТОРГ-2 и 3), которые применяются для оформления приемки ТМЦ, имеющих количественные и качественные расхождения по сравнению с данными сопроводительных документов поставщика. Акты составляются на месте приема товара и являются юридическим основанием для предъявления претензии поставщику.
Прием товара и товарная накладная
При приемке товара ответственное лицо сверяет выгружаемый товар с документами.
Бумажная
С бумажной накладной все просто — водитель передает документы ответственному лицу для проверки на месте. Ответственный за прием товара подписывает документы и передает их в бухгалтерию.
Электронная
В случае, если поставщиком была отправлена электронная товарная накладная, у ответственного за прием товара должна быть возможность получать такие документы и оперативно их обрабатывать (подписывать, распечатывать или пересылать) — т.е. у него должно быть организовано рабочее место и выход в Интернет.
Учет товарных накладных и хранение
Бумажная
Законодательно не закреплено никаких правил учета товарных накладных. Поэтому организация вправе сама утвердить правила передачи и хранения документов.
На практике обычно на складе составляется товарный отчет (первичный документ, на основании которого в учете отражаются данные о реализации товаров и их себестоимости), к которому в хронологическом порядке прикладываются товарные накладные.
ИП и организации, применяющие УСН, ведут книги учета расходов и доходов, которые составляются на основании первичных документов. Книги можно вести в электронном виде, но по окончании налогового периода они распечатываются. Бумажные документы хранятся в архивных помещениях.
Электронная
Электронные товарная накладная и товарный отчет — оригиналы первичных документов. Они могут храниться исключительно в электронном виде либо на локальном компьютере, либо на специально выделенном сервере организации.
Как перевести документооборот ТОРГ-12 в электронный вид
На сегодняшний день в системах операторов электронного документооборота (ЭДО) реализована возможность передавать ТОРГ-12 как в произвольном формате, так и в рекомендованном ФНС (см. Приказ ФНС России от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172@). Чтобы начать обмениваться электронными товарными накладными, достаточно:
- разработать и согласовать со своими контрагентами порядок оформления возврата доставленного груза (для тех случаев, когда при разгрузке делались вычерки в бумажной ТОРГ-12);
- купить сертификаты электронных подписей и оформить право подписи уполномоченным лицам;
Новая форма "Товарная накладная" официально утверждена документом Постановление Госкомстата РФ от 25.12.1998 N 132.
Подробнее о применении формы "Товарная накладная":
- Порядок документального оформления возврата бракованного товара поставщику
Товарная накладная (по форме N ТОРГ-12). На накладной целесообразно сделать пометку... ; (может быть применена форма N ТОРГ-12, если данная форма утверждена в... договора); товарную накладную (форма N ТОРГ-12) или иной документ, в соответствии...
- Обязательно ли проверять полномочия лиц, подписавших первичные документы со стороны контрагентов?
Принята за основу форма N ТОРГ-12, утвержденная постановлением Госкомстата России от... отсутствуют в унифицированной форме N ТОРГ-12, утвержденной постановлением Госкомстата России от... , например в накладной формы N ТОРГ-12. В постановлении Первого арбитражного апелляционного...
- У организации есть обособленное подразделение, которое имеет свой расчетный счет: как это указывать в договорах, актах, накладных, счетах-фактурах?
... ;Плательщик" унифицированной формы накладной ТОРГ-12 должны быть указаны наименование и... N ТОРГ-12. При этом, учитывая, что в товарной накладной N ТОРГ-12 не... , то в качестве грузополучателя в ТОРГ-12 и счетах-фактурах указываются наименование...
- Когда могут отказать в вычете НДС при отсутствии ТТН?
В двух экземплярах (по форме ТОРГ-12, если компания использует унифицированные формы... быть товарная накладная по форме ТОРГ-12, УПД, либо любой первичный учетный... основании товарной накладной по форме ТОРГ-12 налогоплательщиком, не являющимся заказчиком перевозки... основании товарной накладной по форме №ТОРГ-12 (письмо ФНС РФ от 18 ...
- Первичные документы в 2017 году: что нужно знать о новых форматах
Документ может быть аналогом как ТОРГ-12, так и акта выполненных работ... товарной накладной по унифицированной форме № ТОРГ-12 и акта приемки-сдачи работ... @. Оба формата заменяют старые форматы –ТОРГ-12 и акта приемки-сдачи работ...
- Возврат магазином поставщику продукции ненадлежащего качества: бухгалтерский и налоговый учет
Брака", например, формы N ТОРГ-12, утвержденной постановлением Госкомстата России от...
- Оформляем возврат брака от покупателя
Брака", например, формы N°ТОРГ-12, утвержденной постановлением Госкомстата России от...
- Пояснение убытков при упрощенке: как ответить на требования налоговой?
Наличии договоры, акты, счета-фактуры, ТОРГ-12 по расчетам с поставщиками. Выдавали...
- Юридические «ляпы» или такого не может быть
Товарные накладные (как правило, формы ТОРГ-12) , о чем прямо указывают в... №132, товарная накладня по форме ТОРГ-12 применяется для оформления продажи (отпуска...
