Сроки хранения для бухгалтерских, налоговых и кадровых документов в 2019 году разные. Первичку по бухучету хранят четыре года, но если ее используют для расчета налогов, то срок увеличивают до пяти. Скачайте таблицы со списками частых документов, а с помощью сервиса определите, какие бумаги можно выбросить.

Если уничтожить бумаги раньше срока, то организации грозят штрафы и доначисления.Памятка: сколько хранить документы >>>

Компании обязаны хранить документы по налогам, бухучету и кадрам. За сохранность отвечает руководитель компании. Но он может передать свои полномочия другому сотруднику. Предприниматели отвечают за хранение самостоятельно.

Сроки хранения установлены в Налоговом кодексе РФ, Федеральных законах от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ, а также в перечне «первички», утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Проверить, можно ли выкидывать документы, поможет наш сервис.

Сервис для определения сроков хранения первички

Сколько лет хранить бухгалтерские и налоговые документы в организации: перечень 2019 года

Компании и ИП должны хранить бухгалтерские и налоговые документы, которые подтверждают доходы, расходы и сумму исчисленного налога. Бумаги храните в течение четырех лет. Такую обязанность прописали в подпункте 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса. Более длительный срок хранения – 5 лет – предусмотрели в Перечне для «первички» (п. 362).

Сроки хранения бухгалтерских документов

Как определить, на какой срок ориентироваться, подсказали в Минфине. Четыре года применяют к регистрам налогового учета, счетам-фактурам, книгам покупок и продаж и т.д. То есть ко всем документам, которые необходимы, чтобы рассчитать налоги. Чтобы решить, какие документы уже точно можно ликвидировать, определите, сколько лет они лежат в архиве. Четырехлетний срок считайте после завершения периода, в котором бумаги в последний раз использовали для отчетности. Вы вправе избавиться от бумаг, которые использовали для расчета и уплаты налога, если они старше четырех лет (письмо Минфина России от 19 июля 2017 г. № 03-07-11/45829). В следующем разделе смотрите сроки для налогового учета.

Отвечает Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

«Началом срока хранения документов считайте 1 января года, следующего за тем, в котором они были составлены (приняты к учету). Например, если документ составлен в 2018 году, то срок хранения начинает исчисляться с 1 января 2019 года. Из этого правила есть два исключения….»

Пять лет применяют к бумагам, которые связаны с бухучетом. То есть это, к примеру, товарные накладные, акты или регистры учета вроде оборотно-сальдовых ведомостей.

Срок может быть и еще больше. Он увеличится, если компания списывает в налоговом учете убытки прошлых лет. Бумаги, которые эти убытки подтверждают, храните столько, сколько будете переносить убыток на будущее. К этому периоду прибавляйте еще четыре года.

Ситуации, когда стоит назначить особые сроки для хранения подтверждающей первички

Вид документов	Срок хранения	Где об этом сказано
	В течение всего периода, пока учитываете убыток при расчете налога на прибыль плюс четыре года	Пункт 4 статьи 283 НК, подпункт 8 пункта 1 статьи 23 НК, письмо Минфина от 25.05.2012 № 03-03-06/1/278

В таблице ниже приведены отдельные документы, которые чаще всего бывают в компании.

Таблица cроков хранения бухгалтерских документов в организации в 2019 году

	Срок хранения	Основание
Бухгалтерская отчетность
– сводная годовая (консолидированная)	Постоянно	Стр. 351 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558, ч. 1 ст. 29 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ
– годовая	Постоянно
– квартальная	5 лет (если нет годовых – постоянно)
– месячная	1 год (если нет квартальных, годовых – постоянно)
Аудиторские заключения
	5 лет после отчетного года По годовой бухотчетности – постоянно	Стр. 408 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558, ч. 1 ст. 29 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ
Документы учетной политики
	5 лет после окончания года, в котором они последний раз использовались для составления бухгалтерской отчетности	Стр. 360 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558, ч. 1 ст. 29 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ
Первичные документы и приложения к ним, которые являются основанием для бухгалтерских записей
– кассовые документы и книги; – банковские документы; – корешки банковских чековых книжек; – ордера, извещения банков и переводные требования; – акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов; – квитанции; – накладные; – авансовые отчеты и др.	5 лет после отчетного года	Стр. 362 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558, ч. 1 ст. 29 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ
Расчетно-платежные ведомости, расчетные листы на выдачу зарплаты и других выплат
Документы о дебиторской и кредиторской задолженности
Регистры бухучета
	5 лет после отчетного года	Стр. 361 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558, ч. 1 ст. 29 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ
Документы о недостачах, растратах, хищениях
Документы о приеме выполненных работ
– по договорам на работы, относящиеся к основной деятельности
– по трудовым договорам, договорам подряда	5 лет (75 лет – если нет лицевых счетов) 5 лет (если нет лицевых счетов: 50 лет – если документы оформлены начиная с 2003 года, 75 лет – если оформлены до 2003 года)
– по остальным гражданско-правовым договорам	5 лет после истечения срока действия договора

Сроки хранения налоговых документов в 2019 году

Документы, которые необходимы для расчета налогов, организация должна хранить четыре года. Это относится ко всем документам бухгалтерского и налогового учета, в том числе и к документам электронных систем документооборота между банком и клиентам.

Документооборот – это путь документа, который он проходит с момента составления до передачи на хранение. В графике документооборота необходимо закрепить порядок формирования и обработки применяемых в компании документов. Читайте, как составить график документооборота в программе « » в курсе «Документооборот».

Соблюдать срок организация обязана, если другие сроки не установлены законодательством. Четыре года отсчитывайте после отчетного или налогового периода, в котором документ последний раз использовали для расчета и уплаты налога, составления отчетности. Обратите внимание: у кадровых бумаг также есть свои сроки. О них читайте в следующем разделе.

Таблица сроков с особенным расчетом сроков хранения документов

Вид документов	Срок хранения	Где об этом сказано
Документы, связанные с приобретенным амортизируемым имуществом (договор покупки, акт приема-передачи)	Четыре года после того отчетного периода, в котором имущество списали с баланса или продали	Подпункт 8 пункта 1 статьи 23 НК, письмо Минфина от 19.01.2018 № 03-03-06/1/2598, письмо Минфина от 12.02.2016 № 03-03-06/1/7604
Первичка за годы, в которых организация получила убыток в налоговом учете, в том числе от реализации имущества	В течение всего периода, пока учитываете убыток при расчете налога на прибыль	Пункт 4 статьи 283 НК, письмо Минфина от 25.05.2012 № 03-03-06/1/278
Документы, необходимые для списания безнадежной дебиторской задолженности (договоры с контрагентами, письма, платежки)	Четыре года после того периода, в котором долг контрагента признали безнадежным. При этом срок хранения продлевается, если срок давности по обязательству прерывался и начал течь заново	Подпункт 8 пункта 1 статьи 23, подпункт 2 пункта 2 статьи 265 НК, статья 203 ГК

Приведем перечень частых налоговых бумаг и период их хранения.

Таблица сроков хранения налоговых документов

Вид документа	Срок хранения	Основание
Счета-фактуры, в том числе заверенные копии, которые получают комитенты (принципалы, инвесторы)	4 года с даты последней записи	Стр. 368 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558, подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ
Книга покупок и дополнительные листы к ней
Книга продаж и дополнительные листы к ней
Журнал учета счетов-фактур
Таможенные декларации или их заверенные копии, платежные и иные документы, которые подтверждают уплату НДС в отношении товаров, ввезенных на территорию России
Заявления о ввозе товаров и об уплате косвенных налогов или их заверенные копии, копии платежных и иных документов, которые подтверждают уплату НДС в отношении товаров, импортируемых на территорию Российской Федерации с территории ЕАЭС
Заполненные бланки строгой отчетности (их копии) с выделенной отдельной строкой суммой НДС – при приобретении услуг по найму жилых помещений в период служебной командировки работников и услуг по перевозке работников к месту служебной командировки и обратно, включая услуги в поездах по предоставлению в пользование постельных принадлежностей
Документы на передачу имущества, нематериальных активов, имущественных прав и в которых указаны суммы НДС, восстановленного акционером (участником, пайщиком) по п. 3 ст. 170 НК РФ, или их нотариально заверенные копии
Первичные документы на изменение в сторону уменьшения стоимости приобретенных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), имущественных прав в целях восстановления суммы НДС по подп. 4 п. 3 ст. 170 НК РФ
Первичные учетные документы, иные документы, в которых суммарные (сводные) данные по операциям, совершенным в течение календарного месяца (квартала), и которые подлежат регистрации в книге продаж, в том числе бухгалтерская справка-расчет для восстановления суммы НДС по ст. 171 (1) НК РФ
Налоговые регистры
Документы об освобождении от уплаты налогов и сборов, предоставлении льгот, отсрочек уплаты или отказе в них
Декларации (расчеты) юридических лиц по всем видам налогов
Сведения о доходах физических лиц	5 лет (75 лет – если нет лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты) 5 лет (если нет лицевых счетов: 50 лет – если документы оформлены начиная с 2003 года, 75 лет – если оформлены до 2003 года)
Реестры сведений о доходах физических лиц	50 лет (75 лет – если оформлены до 2003 года)
Книги учета доходов и расходов по УСН	В течение всего срока существования организации, регистрации предпринимателя
Документы для применения налоговых льгот, предусмотренных для региональных инвестиционных проектов		П. 3 ст. 89.2 НК РФ

Срок хранения кадровых документов в организации в 2019 году

В 2016 году законодатели сократили срок хранения бумаг по личному составу (Федеральный закон от 2 марта 2016 г. № 43-ФЗ). К ним относятся трудовые и гражданско-правовые договоры, личные карточки. А еще - невостребованные подлинники трудовых книжек, дипломов, аттестатов, свидетельств, удостоверений.

Все эти бумаги, оформленные начиная с 2003 года, теперь можно хранить не 75 лет, как раньше, а 50 лет. А вот сроки хранения документов личного состава, которые оформили ранее 2003 года, остались прежними - 75 лет.

Что касается иных кадровых бумаг, то их хранить можно значительно меньше. Мы привели сроки хранения в таблице ниже. А ниже узнайте правила, которые должны соблюдать компании и ИП, когда организуют хранение бумаг.

Таблица сроков хранения кадровых документов в 2019 году

Вид	Сроки хранения
Коллективные договоры	Постоянно
Табели (графики), журналы учета рабочего времени
Документы о премировании	5 лет
Штатные расписания и изменения к ним	Постоянно
Личные дела	50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года)
Трудовые договоры (служебные контракты), трудовые соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел
Личные карточки работников
Невостребованная трудовая книжка	До востребования или 75 лет
Графики предоставления отпусков	1 год после окончания года, на который его утверждали

Как считать сроки хранения документов

Срок хранения надо отсчитывать с момента окончания периода, в котором организация использовала документ. Определять срок с того дня, когда формили бумагу, неправильно.

Примеры подсчета общих сроков хранения документов

Общий срок хранения		Пример расчета
Бухгалтерские
5 лет, если законодательство не устанавливает больший срок	С 1 января после года, в котором документ использовали при составлении бухгалтерской отчетности в последний раз.	Компания в январе 2017 года купила на 5 лет неисключительные права на использование программы. Расходы списывают равными долями. Последнюю часть учтут в январе 2022 года. Поэтому срок хранения акта приема-передачи прав закончится только 1 января 2028 года.
Налоговые
	С 1 января после окончания года или другого налогового периода, в котором документ последний раз использовали для расчета налогов.	Полученный счет-фактуру от 27 января 2015 года зарегистрировали в книге покупок 17 апреля 2017 года. Несмотря на то что документу уже 2 года, отсчет срока начнут с 1 июля 2017-го. Значит, уничтожить документ можно не раньше 1 июля 2021 года.
По страховым взносам
	С 1 января после окончания того года, в котором документ последний раз использовали для расчета взносов.	Компания сдала в 2017 году уточненный РСВ-1 за 2015 год. Значит, срок хранения всех документов по взносам нужно увеличить на два года. Уничтожить их можно будет только в 2024 году.
Кадровые
50 лет для документов, составленных с 1 января 2003 года. 75 лет для документов, составленных до 1 января 2003 года	С даты, когда составили документ.	Если личную карточку сотрудника завели в 2001 году, то хранить ее придется на 9 лет дольше, чем ту, которую открыли в 2017 году. То есть карточка 2001 года должна находиться в архиве до конца 2076 года, 2017- го - до конца 2067 года.

Порядок хранения первичных и учетных документов

Организации вправе создавать архивы, чтобы хранить и использовать архивные документы, образовавшихся в процессе деятельности. Правда, есть подзаконные акты, которые косвенно указывают на то, что создание архива в организации – это требование. Ведь, кроме архивного способа хранения документов, иных не имеется.

Так пунктом 2.14 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526, установлено, что сохранность документов в архиве организации обеспечивается комплексом мероприятий:

• по созданию нормативных условий;
• соблюдению нормативных режимов;
• надлежащей организации хранения документов, исключающих хищение и утрату и обеспечивающих поддержание в нормальном физическом состоянии.

К хранению бухгалтерских документов предъявляются определенные требования (см. таблицу ниже). А далее - штрафы, если случайно выкинуть документ, срок хранения которого еще не истек.

По законодательству о бухучете первичные и сводные учетные документы можно составлять на бумажных носителях или в электронном виде (ч. 5 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Регистры налогового учета также можно вести на бумажных носителях, в электронном виде и (или) на любых машинных носителях (ст. 314 НК). Наконец, налоговые декларации (расчеты) можно, а в некоторых случаях нужно сдавать в электронном виде (ст. 80 НК).

А раз первичку, документы бухгалтерского и налогового учета, а также налоговые декларации (расчеты) можно составлять в электронном виде, то и хранить их можно в таком же формате. Распечатывать не обязательно. Единственное условие – такие документы должны быть заверены по всем правилам электронной подписью. Как хранить бухгалтерские документы >>>

Требования к хранению бухгалтерских документов

Порядок хранения	Нормативный акт
Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы должны быть переданы в архив. Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи в архив должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью сотрудников, уполномоченных главбухом. Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность. Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены. Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия, учреждения. В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель организации назначает комиссию по расследованию причин пропажи, гибели.	Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. Минфином СССР 29.07.1983 N 105)
Экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений. При смене руководителя организации должна обеспечиваться передача документов бухгалтерского учета. Порядок передачи документов бухгалтерского учета определяется организацией самостоятельно.	Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (ст. 29 “Хранение документов бухгалтерского учета”)
Организация обязана хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после отчетного года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз. Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации. Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия. Ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.	Приказ Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н "Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации"

Что грозит компании, если нарушить сроки хранения документов

Если компания избавится от бумаг раньше положенного срока, то инспекторы могут снять расходы или вычеты НДС, поскольку они не подтверждены документами. В результате организации будут доначислены налоги, пени и штраф. Либо инспекторы могут определить суммы налогов к уплате расчетным методом (подп. 1 п. 7 ст. 31 НК РФ). А это также может привести к пеням и штрафам.

Кроме того, за отсутствие первички налоговики могут оштрафовать компанию на сумму 10 000 или 30 000 руб. (ст. 120 НК РФ). Кстати, избавляться от документов также надо по правилам. Как - читайте в конце статьи.

Кстати, законом предусмотрены штрафы и за непредставление документов, чей срок хранения не истек. Для удобства мы представили их в таблице ниже.

Как избавиться от старых документов

Если срок хранения истек, их надо уничтожить (п. 2.3 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).

Пора уничтожать документ или нет, определяет комиссия. Директор выбирает, кого из сотрудников в нее включить, и утверждает этот состав приказом (п. 4.5-4.9 Правил № 526, письмо Минфина от 22 января 2016 г. № 07-04-09/2355, п. 3 информации Минфина № ПЗ-13/2015).

Комиссия ежегодно проверяет, у каких документов на 1 января закончился срок хранения (п. 2.3, 4.11 Правил № 526). И составляет акт, в котором перечисляет название и количество дел с документами, которые пора уничтожить. После того как директор утвердит акт, документы можно уничтожить. Если компания делает это самостоятельно, понадобится еще один акт, но уже на уничтожение. Крупные компании чаще передают документы на утилизацию специализированной организации по накладной. Она же и составляет акт об уничтожении.

Процессы делопроизводства устроены таким образом, что рано или поздно у большинства документов истекает срок хранения. Для того чтобы не складировать у себя в офисе лишнюю макулатуру, необходимо точно знать сроки и порядок хранения документов.

Кто определяет сроки хранения? Какой закон это регламентирует?

Основными документами, которые использует в своей деятельности экспертная комиссия для определения сроков хранения архивных документов , являются перечни документов с указанием сроков их хранения в архиве.

Перечни документов со сроками хранения представляют собой систематизированные списки документов организаций, в которых последовательно изложены сроки хранения архивных документов. Перечни могут быть типовыми, которые устанавливают сроки хранения типовой документации, образующейся в деятельности всех организаций любой направленности.

Это могут быть сроки хранения приказов руководства, отчеты, планы, бухгалтерская документаций, документы по личному составу и др. Они относятся к категории типовых документов и сроки хранения таких архивных документов определяются , утвержденным Министерством культуры Российской Федерации в 2010 году.

Кроме того, сроки хранения архивных документов определяются ведомственными перечнями, которые регламентируют сроки по отдельным отраслям, то есть в зависимости от того, какой вид деятельности она осуществляет. Такие перечни предусматривают большой охват видов документов. К примеру, существуют:

• «Перечень документов, образующихся в деятельности Сберегательного банка Российской Федерации и учреждений его системы, с указанием сроков хранения» и др.
• «Перечень документов со сроками хранения, образующихся в деятельности Центрального банка Российской Федерации».
• «Перечень документов, образующихся в деятельности органов управления, воинских частей войск гражданской обороны, подразделений пожарной службы, учреждений, организаций Министерства по чрезвычайным ситуациям Российской Федерации».

Какие существуют сроки хранения документов в архиве?

Существуют следующие сроки хранения документов в архиве:

• кратковременные: менее 10 лет (1 год, 3 года или 5 лет);
• долговременные: более 10 лет (10 лет, 30 лет, 75 лет);
• часть документов подлежит уничтожению.

В списке типовых управленческих документов предусмотрены такие сроки хранения архивных документов:

• личные дела сотрудников - 75 лет;
• журналы регистрации несчастных случаев на производстве – 75 лет;
• документы связанные с финансированием (планы финансирования, сметы финансирования, финансовые отчеты) – постоянное хранение;
• гарантийные письма – 3 года;
• акты проверок кассы – 3 года;
• акты проверок финансово-хозяйственной деятельности – 5 лет.

С какого числа исчисляются сроки хранения документов?

Срок хранения документов отсчитывается с 1 января года, который следует за годом окончания их делопроизводством. К примеру, для документа, который «отслужил» в апреле 2011 года, срок его хранения начинается с 1 января 2012 года.

Что делать с документами, которые не подлежат хранению?

Типовые и ведомственные перечни необходимы не только для определения сроков хранения документов в архиве, но и последующего уничтожения тех документов, сроки хранения которых истекли. Для выделенных к уничтожению документов составляется акт об уничтожении документов, в котором указываются индексы, названия, заголовки и др.

Типовые перечни документов по срокам хранения

Как уже говорилось, первоначально сроки хранения дел определяются на этапе составления номенклатуры дел. Это означает, что производится предварительная оценка важности документов, входящих в то или иное дело. При формировании дел необходимо проверять правильность отнесения документов к определенным комплексам, исходя из их назначения, содержания и сроков хранения.

Помощь при проведении экспертизы ценности документов оказывают типовые или ведомственные перечни документов со сроками хранения. Они позволяют установить сроки хранения или возможность уничтожения многих управленческих документов. Типовые перечни являются нормативно-методическими документами межотраслевого действия. При проведении экспертизы ценности документов ими могут руководствоваться все учреждения или организации. Ведомственные перечни устанавливают состав документов и сроки их хранения для определенной отрасли деятельности, например учреждений образования, здравоохранения и т.д. Однако, несмотря на наличие перечней, в ряде случаев требуется дополнительное изучение состава и содержания документов для определения необходимости и продолжительности их хранения.

Ежегодно в делопроизводстве организаций проводят отбор документов на постоянное и временное хранение , а также для уничтожения. Этот отбор проводит персонал структурных подразделений под методическим руководством сотрудников архива организации. Он предполагает анализ фактического содержания документов, находящихся в деле, определение их научной и практической ценности и соответствующих сроков хранения. Не допускается определение сроков хранения документов только по заголовкам дел, включенных в номенклатуру. Особенно внимательно следует подходить к документам постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения. Их отбор осуществляется путем полистного просмотра документов. Только так можно выявить ошибки, допущенные при формировании дел, и отделить документы с постоянным сроком хранения от документов временного хранения.

Так же полистно просматриваются дела с отметкой «ЭПК». Это позволяет выявить в их составе документы, подлежащие постоянному хранению. Дела, содержащие такие документы, должны быть переформированы: документы с постоянным и временными сроками хранения формируют в самостоятельные дела либо присоединяют их к уже сформированным делам с однородными документами. Сроки документов временного хранения уточняют по перечням документов или по номенклатуре дел организации. Окончательное решение о сроках хранения дел с отметкой «ЭПК» принимает эксперт- ио-проверочная комиссия архивного учреждения.

Итак, в процессе экспертизы производится:

• отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив;
• отбор дел, которые должны храниться временно в структурных подразделениях;
• выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Одновременно проверяются качество номенклатуры дел, правильность установления сроков хранения документов.

Таким образом, в результате проведения экспертизы ценности выделяются четыре группы документов с различными сроками хранения:

• документы, подлежащие постоянному хранению в государственных архивах;
• документы, подлежащие временному хранению (свыше 10 лет) в архиве организации;
• документы, подлежащие временному хранению (до 10 лет) в структурных подразделениях;
• документы, подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

В настоящее время в управлении помимо документов на бумажных носителях используются документы в электронной форме. Экспертиза ценности документов в электронной форме (ЭД) проводится экспертной комиссией во взаимосвязи с документацией на традиционных (бумажных) носителях. При ее проведении применяется та же комплексная система критериев ценности документов: значимость и полнота информации, отсутствие дублирующей информации и т.п. Однако определение возможности архивного хранения документов в электронной форме требует учета еще ряда факторов. Среди них: ограничение на прием ЭД; завершенность процесса создания ЭД; стоимость возможного перевода ЭД в другой формат при приеме в архив; наличие законодательных актов, препятствующих передаче ЭД на дальнейшее хранение; наличие необходимой сопроводительной документации; соответствие типа электронного оборудования различным режимам хранения ЭД; затраты на обеспечение хранения. Поэтому пока большинство документов постоянного и длительных сроков хранения передаются в архивы организаций в традиционной бумажной форме.

Рис. 6.1. Пример заполнения акта о выделении к уничтожению документов не подлежащих хранению

По результатам экспертизы ценности документов составляется ряд документов:

• опись дел постоянного срока хранения;
• опись дел временного (свыше 10 лет) хранения;
• опись дел по личному составу;
• акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

Документы в электронной форме включаются в самостоятельные описи.

По описям соответствующие дела передаются в архив организации. Документы временного (до 10 лет) хранения могут не передаваться в архив. Они хранятся либо в службе документационного обеспечения организации, либо в структурных подразделениях и по истечении срока хранения уничтожаются в установленном порядке.

Описи рассматриваются на заседании ЭК и утверждаются руководителем организации. Описи дел постоянного хранения утверждаются ЭПК архивного учреждения, описи дел по личному составу согласовываются с ней (подробнее об описях дел см. раздел 6.2).

Одновременно с описями дел на заседании ЭК рассматриваются и акты о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения. Организация имеет право уничтожать дела, включенные в акт, только после того, как ЭПК утвердит опись дел постоянного хранения.

В акт включают дела, срок хранения которых истек к 1 января года, в котором акт составляется. Например, если в 2005 г. было сформировано дело, имеющее срок хранения 3 года, оно должно быть включено в акт, составленный в 2009 г. (в этом случае срок хранения дела истекает к 1 января 2009 г.). Акт составляется на дела всей организации. Если в него входят дела нескольких структурных подразделений, то перед группой заголовков дел каждого подразделения указывается его название. Однородные дела вносятся в акт под одним общим заголовком с указанием количества дел. Акт о выделении к уничтожению дел составляется по унифицированной форме и подписывается должностным лицом, проводившим экспертизу ценности документов. После того как ЭПК архивного учреждения утвердит описи на дела постоянного хранения, акт должен быть утвержден руководителем организации. Пример акта приведен на рис. 6.1.

Сроки хранения документов

Хранение документов

Хранение дел

Сформированные и законченные дела хранятся в структурных подразделениях до передачи их в архив организации. Сохранность документов, защиту от негативного воздействия света и пыли обеспечивается хранением в запирающихся шкафах, сейфах или элеваторных картотеках .

Дела располагаются на полках вертикально . На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре. Номенклатура дел должна быть прикреплена на внутренней стороне дверцы шкафа. Чтобы найти необходимый документ, в номенклатуре находят номер соответствующего дела и затем папку с тем же номером.

Документы, уже сформированные в дела, могут понадобиться сотрудникам для работы. В этом случае вместо документа, извлеченного из дела, помещается лист-заместитель. В листе-заместителе указывают номер и дату документа, его краткое содержание, когда и кому он выдан. На дело, выданное целиком, заполняется карта-заместитель. В ней указывается номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано, на какой срок, росписи в получении и приеме после возвращения дела. Карточка-заместитель помещается в шкафу на месте выданного дела.

В соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив федерального органа исполнительной власти не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года со дня начала их использования или хранения в структурных подразделениях. Передача дел в архив федерального органа исполнительной власти производится на основании описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, составляемых в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в архив федерального органа исполнительной власти не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке.

Экспертиза ценности документов - это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

В результате деятельности организаций, предприятий и учреждений создаются документы, имеющие различное научное и практическое значение. Часть из них содержит информацию, которая необходима только для решения какой-то конкретной задачи. После использования этой информации в оперативных целях такие документы теряют свое значение. Дальнейшее их хранение нецелесообразно. Другие документы сохраняют свое значение в течение ряда лет. Но есть документы, содержащие ценную для научных и практических целей информацию. Такие документы должны храниться постоянно.

В связи с этим определены разные сроки хранения документов.

Срок хранения документов может быть:

• временным (до 10 лет);
• временным (свыше 10 лет);
• постоянным.

Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в течение двух лет остаются в структурных подразделениях для справочной работы. Затем они сдаются в архив организации.

Сроки хранения документов не зависят от того, в какой форме они созданы : бумажной или электронной. Возможность и длительность использования документов определяется значением заключенной в них информации. Поэтому назначение экспертизы состоит в том, чтобы определить, какие документы с наибольшей полнотой могут обеспечить государство, общество, науку, отдельных граждан необходимой информацией. Для документов, отобранных для временного хранения, важно определить, в течение какого времени они могут быть нужны. Поэтому определение сроков хранения отдельных документов - это еще одна важная задача экспертизы ценности документов.

Таким образом, задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем:

• отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации;
• отбор на временное хранение документов, не представляющих научно-исторической ценности, но сохраняющих практическое значение;
• выделение к уничтожению документов, не имеющих научной ценности и утративших практическое значение;
• установление или изменение сроков хранения документов.

Экспертиза ценности проводится в делопроизводстве организаций и предприятий, архивах организаций и в государственных архивах.

В делопроизводстве экспертиза ценности проводится:

• при составлении номенклатуры дел;
• при формировании дел;
• при подготовке дел для передачи в архив организации после завершения их делопроизводством.

Подготовка документов к передаче на архивное хранение

Значение и практическая ценность документов предприятия различны. Одни документы используются длительное время для справочно-информационной работы, другие очень быстро утрачивают свою значимость.

Для долговременного хранения документов создается архив предприятия.

Для ведения архива выделяется штатная должность "архивист" или его функции приказом руководителя возлагаются на одного из работни­ков предприятия, компетентного в вопросах делопроизводства и архив­ного дела. Архив подчиняется непосредственно руководителю предпри­ятия или его заместителю.

В задачи архива входят:

прием, учет и хранение документов, законченных делопроизводством;

информационно-справочная работа по архивным документам пред­приятия;

организационно-методическая помощь по ведению делопро­изводства.

Лучше всего расположить архив в специально выделенном отдельном помещении. В исключительных случаях архив может занимать часть помещения со стеллажами, шкафами или сейфами, в котором можно было бы обеспечить сохранность документов.

Сроки хранения документов

Специалистами установлен срок использования докумен­тов в делопроизводстве - 3 года (Ряд предприятий сократили срок до 2 лет и 1 года).

После истечения срока решает­ся дальнейшая "судьба" документов: оставить ли их для дальнейшего использования в делопроизводстве, передать ли их в архив предприятия или уничтожить.

Для определения сроков хранения документов, подготовки документов к архивному хранению и отбора документов для уничтожения на предприятии создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).

ЭК назначается приказом руководителя предприятия и состоит из трех человек . Примерный состав ЭК : зам. директора, ведущий специалист (юрист, работник делопроизводства или отдела кадров) и секретарь-референт. Комиссия совместно с архивистом должна проводить ежегодный отбор документов для архивного хранения и уничтожения тех документов, сроки хранения которых истекли. ЭК является совещательным органом. Ее решения по хранению или уничтожению докумен­тов вступают в силу после их утверждения руководителем предприятия.

Определение сроков хранения конкретных документов проводится по "Перечню документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предпри­ятий, с указанием сроков хранения". - М., 1989 г. (Перечень). Этот Перечень используется для определения сроков хранения документов государственных и коммерческих предприятий и организаций.

При использовании Перечня необходимо учитывать, что все организа­ции, предприятия разделены в нем на 2 группы.

К первой отнесены организации (министерства, комитеты, др. государственные органы управления, крупные предприятия типа "ЗИЛ" и т. п.), в деятельности которых создаются документы постоянного срока хранения, которые затем поступают в госархивы.

Во вторую группу входят предприятия, организации вспомогательного, обслуживающего (сервисного) характера, в деятельности которых не создается документов постоянного хранения.

Перечень , к сожалению, не включает всех видов документов, возникших в последнее время.

Поэтому, кроме Перечня, могут быть использованы отраслевые перечни (образования, здравоохранения, банковского дела и т. п.), которые в полной мере отражают специфику конкретной отрасли.

Для не государственных организаций возможно использование справочного пособия "Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов." - М.: ВНИИДАД, 1996 г.

По документам, сроки хранения которых не предусмотрены переч­нями , ЭК выносит самостоятельное заключение о продолжительности их хранения, учитывая важность документов.

Устанавливать сроки хранения дел только по их заголовкам нельзя. ЭК предприятия должна просматривать дела полистно, чтобы исключить возможные ошибки. Если какие-либо важные документы отсутствуют, необходимо организовать их розыск, в крайнем случае, заменить их заверенными копиями.

В зависимости от значимости документов устанавливаются следующие сроки хранения: б мес., 1 г., 3 г., 5 л., 10 л., 15 л., 50 л. и 75 л. Срок хранения "ДМН " (до минования надобности) означает, что документ имеет ограниченное практическое значение. Срок хранения документа в этом случае определяет само предприятие, исходя из практической ценности документа.

При исчислении сроков хранения учитываются только годы . День и месяц составления документа значения не имеют.

Так, например , переписка за 1994 г. с трехлетним сроком хранения должна включаться в акт на уничтожение не раньше 1 января 1998 г.

К документам долговременного хранения , передаваемым в архив, от­носятся прежде всего документы по личному составу предприятия, ус­тав и учредительный договор, протоколы заседаний Совета директоров (учредителей), протоколы общих собраний, годовые планы и отчеты предприятия и т. п.

Бухгалтерские документы (за исключением лицевых счетов по зарплате, годовых отчетов, балансов) и переписка предприятия, за редким исключением, на архивное хранение не передаются. Следует учитывать, что запрещается выделять к уничтожению бухгалтерские документы, не прошедшие ревизию , даже если срок их хранения истек.

Переписка предприятия хранится, как правило, 3 года или 5 лет и на архивное хранение не передается, за исключением очень важных для деятельности предприятия писем.

Сроки хранения документов по личному составу (личные дела, лич­ные карточки ф. Т-2, книги учета сотрудников, лицевые счета по зар­плате) вычисляются по формуле 75 л. - "В", что означает 75 лет минус возраст работника, на которого составлен документ.

Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документов – это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев. Для определения сроков хранения документов, подготовки документов к архивному хранению и отбора документов для уничтожения на предприятии создается экспертная комиссия (ЭК). Экспертная комиссия назначается приказом руководителя предприятия и состоит не менее чем их трех человек. Экспертная комиссия является совещательным органом. Ее решения по хранению или уничтожению документов вступают в силу после их утверждения руководителем предприятия.

Определение сроков хранения (экспертиза ценности) документов проводится по «Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного Росархивом 6 октября 2000 г. Предприятия, входящие в какую-либо отраслевую систему, используют в работе по определению сроков хранения документов отраслевые перечни, например перечень Министерства здравоохранения. Установленные в перечне сроки хранения документов являются обязательными для всех работающих в России организаций, независимо от рода занятий и формы собственности. Сроки хранения документов, установленные Архивной службой РФ этими перечнями, сокращать не разрешается, но они могут быть увеличены в случаях, вызванных спецификой деятельности организации.

Экспертная комиссия предприятия рассматривает каждое дело, находит в перечне срок хранения и проставляет его на обложке. Дела просматриваются полистно, чтобы не было ошибок. Срок хранения может быть также установлен по номенклатуре дел. Устанавливать сроки хранения только по заголовкам дел нельзя

В зависимости от значимости документов в перечнях установлены следующие сроки хранения: 1 г., 3 г., 10 л., 50 л., 75 л. и постоянно.

Срок хранения «До минования надобности», «До замены новыми», «После истечения срока действия договора», «При условии завершения проверки (ревизии)» означает, что документ имеет ограниченное практическое значение. Срок хранения в этом случае определяет само предприятие, исходя из практической ценности документации, но он не может быть менее одного года.

При исчислении сроков хранения учитываются только годы. День и месяц составления документа значения не имеют. Так, например, переписка за 2002 г. С трехлетним сроком хранения должна включаться акт на уничтожение не раньше 1 января 2006 г. По документам, сроки хранения которых не предусмотрены перечнями, ЭК выносит свое заключение о продолжительности их хранения с учетом важности документов, необходимости их использования в справочных целях, обращения к ним в случае возникновения споров, исков претензий.

В результате работы экспертной комиссии документы подразделяются на три группы:

Документы, передаваемые в архив (со сроком хранения - свыше 10 лет);

Документы, необходимые для дальнейшего использования в делопроизводстве (со сроком хранения – до 10 лет включительно);

Документы, подлежащие уничтожению (с истекшими сроками хранения и утратившими практическое значение).

Документы по личному составу (личные дела, лицевые карточки ф.Т-2, книги учета сотрудников, лицевые счета по зарплате) хранятся 75 лет., руководителей предприятия – постоянно.

В деятельности любой организации формируются документы, сохранность которых она должна обеспечить. Количество документов напрямую зависит от размеров предприятия и наличия у него обособленных подразделений.

Если пойти привычным путем

Сначала необходимо систематизировать весь массив документации предприятия , чтобы определить перечень создаваемых дел и установить для каждого из них определенный срок хранения . Эта работа называется составлением номенклатуры дел предприятия на следующий год .

Текст номенклатуры дел оформляется в виде таблицы следующей формы:

Чтобы указать в графе 4 срок хранения дела, нужно проанализировать нормативные документы.

Раньше их число было ограниченным. Достаточно было использовать в качестве справочников:

перечни документов с указанием сроков хранения, утвержденные Росархивом, и

типовые и примерные номенклатуры, которые часто разрабатывали по линии ведомств.

Когда «стабильное» советское время кануло в прошлое, нормативное регулирование, касающееся сроков хранения документов, стало усложняться и расплываться по бесчисленному количеству законов и подзаконных актов. И их единого утвержденного списка вам сейчас никто не даст!

Итак, посмотрим, как в настоящее время расширился первоначальный список документов, подлежащих анализу?

Перечни документов с указанием сроков хранения

Самым главным документом, на который мы должны опираться, является «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (утв. Росархивом 06.10.2000 г.). Он включает документы, которые образуются при документировании общих для всех управленческих функций, выполняемых всеми организациями независимо от их сферы деятельности, масштабов и формы собственности. Сроки хранения документов , указанные в графе № 3, распространяются на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или же не поступают.

Существуют и другие перечни:

ведомственные. Например:

• «Перечень документов со сроками хранения, образующихся в деятельности Центрального банка Российской Федерации»,

  «Перечень документов , образующихся в деятельности органов управления, воинских частей войск гражданской обороны, подразделений пожарной службы, учреждений, организаций Министерства по чрезвычайным ситуациям Российской Федерации»,

  «Перечень документов , образующихся в деятельности Сберегательного банка Российской Федерации и учреждений его системы, с указанием сроков хранения» и др.;

• «Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ», требования которого обязательны для исполнения всеми акционерными обществами;

  а вот успевший всем полюбиться «Примерный перечень документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, со сроками хранения», который определял сроки хранения для специфической банковской документации, отменили, не введя взамен нового аналогичного документа. Поэтому кредитные организации продолжают пользоваться отмененным Переч­нем, но уже в качестве справочного пособия, ведь ссылаться на него в номенклатуре дел как на нормативный документ уже нельзя.

Конечно, пользоваться готовыми перечнями документов со сроками хранения удобно. Ведь здесь в большинстве случаев указан конкретный период (1 год, 5 лет, 75 лет и т.д.) или предписан постоянный срок хранения того или иного документа. Некоторые бумаги предписывается хранить до замены новыми (например, планы-схемы эвакуации людей и ценностей в случае чрезвычайных ситуаций). Во всех этих случаях мы сразу понимаем, что делать с описанными документами, подшитыми в дело.

Но существуют еще:

отметка «ЭПК», которая означает, что часть документов дела может иметь научно-историческое значение и может быть оставлена на постоянное хранение. В таких случаях по истечении установленного срока должна проводиться дополнительная полистная экспертиза ценности дел.

Типовые и примерные номенклатуры дел

Типовые номенклатуры дел сейчас по-прежнему существуют.

Нам известны примеры их ведомственного использования: «Примерная номенклатура дел регионального таможенного управления», «Примерная номенклатура дел высшего учебного заведения системы Минобразования России», «Примерная номенклатура дел районных, городских служб занятости», «Примерная номенклатура дел территориального налогового органа Российской Федерации».

Некоторые крупные корпорации тоже разрабатывают свои примерные номенклатуры дел , на которые могут ориентироваться входящие в их состав организации. Это позволяет управляющей компании максимально обезопасить себя от ошибок при определении сроков хранения тех или иных документов на местах. Ведь, как мы покажем ниже, нормативная база по этому вопросу часто бывает недостаточна или даже противоречива.

В примерных номенклатурах дел отметка «ЭПК» делается в случаях, когда она предусмотрена типовым или ведомственным перечнем документов или когда затруднительно определить конкретный срок хранения дела, содержащего разнородные документы. Использование отметки «ЭПК» в примерных номенклатурах нужно свести к минимуму - лучше переформировать дела и установить для них конкретные сроки хранения. Можно, например, продлить сроки хранения дел , имеющих практическое значение, а документы, имеющие научно-историческое значение, оставить на постоянное хранение.

Анализ действующего законодательства и подзаконных актов министерств и ведомств

Сейчас сроки хранения отдельных документов устанавливаются не только в специальных перечнях, но и в законодательных и подзаконных актах, состав которых не систематизирован и постоянно пополняется. Наши специалисты по управлению документами уже давно столкнулись с этой проблемой. Ситуацию усложняют и имеющиеся противоречия.

Так, сроки хранения бухгалтерских документов определены в нескольких законодательных актах. По Налоговому кодексу - 4 года, по закону о бухгалтерском учете документы должны храниться не менее 5 лет , а для акционерных обществ установлены еще более длительные сроки хранения. Постараемся разобраться в этой проблеме подробнее:

Фрагмент документа

Федеральный закон от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» Статья 17. Хранение документов бухгалтерского учета 1. Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответст­вии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. 2. Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, ­в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз. 3. Ответственность за организацию хранения учетных документов, регист­ров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

Подпункт 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ обязывает налогоплательщиков в течение 4 лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы, расходы и уплаченные / удержанные налоги.

Для детализации положений статьи 89 Федерального закона «Об акционерных обществах» ФКЦБ России издал постановление от 16.07.2003 г. № 03-33/пс, которое утвердило «Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ» (далее по тексту - Положение). Оно устанавливает порядок и сроки хранения документов акционерных обществ , в том числе порядок уничтожения документов с истекшими сроками хранения . Требования Положения распространяются как на открытые, так и на закрытые акционерные общества. Поэтому все они постоянно, т.е. без ограничения сроков, должны хранить бухгалтерские балансы и годовые отчеты (хотя по закону ­о бухгалтерском учете, напомним, бухгалтерская отчетность должна храниться 5 лет).

Берем на вооружение риск-менеджмент

Самостоятельное снижение сроков хранения документов , установленных нормативными документами, чревато неприятными последствиями. А вот увеличивать для своих документов предписанный свыше срок жизни можно. Кроме того, чтобы перевести абстрактную формулировку «до минования надобности» в конкретное количество лет, без экспертизы ценности документов не обойтись.

Для ее осуществления в организации приказом создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). В ее состав включаются наиболее опытные специалисты, хорошо знающие состав и содержание образующихся документов, а также значение и ценность заключенной в них информации. В обязательном порядке в состав ЭК включается руководитель службы ДОУ и архива (или лицо, ответственное за архив организации). Председателем комиссии, как правило, назначают заместителя руководителя организации, курирующего вопросы делопроизводства и архива.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляют:

отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) ­хранения для передачи в архив организации;

отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой «до минования надобности», подлежащими дальнейшему хранению в структурных подразделениях;

выделение к уничтожению документов за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Основная сложность по определению сроков хранения документов на этом этапе - учет всех ситуаций, в которых отсутствие документов может привести к материальным или иным потерям. Как сделать это наиболее рационально? Для работы в ситуации неопределенности разработана специальная методология управления. Мы предлагаем вам воспользоваться риск-менеджментом .

Классика жанра

Для понятия «риск» существует множество определений. В теории управления проектами под ним подразумевают событие, которое может наступить с определенной вероятностью и может повлечь как положительные, так и отрицательные последствия.

Риску присущи следующие атрибуты:

важность, которая обычно измеряется по 3- или 5-балльной шкале (чем выше балл, тем важнее);

степень вероятности тоже измеряется в числах (от 0 до 1, где 0 говорит о невозможности наступления события, а 1 - о его неотвратимости; тогда, например, 0,05 - это 5-процентная вероятность наступления события).

Сначала экспертным путем для каждого из них определяются важность и степень вероятности, а потом эти два числа умножаются. По полученным данным можно произвести ранжирование рисков, что позволит выявить наиболее приоритетные из них.

Управлять риском можно по-разному: вы можете затратить усилия на его устранение, минимизацию или сделать ставку на усиление (это актуально для рисков, приносящих положительный эффект). Борьба с рисками - дело затратное, поэтому в первую очередь следует управлять рисками , имеющими наибольший приоритет! По общему правилу, управление рисками проекта приводит к его удорожанию примерно на 15%.

Управление рисками в целом имеет своей целью решение следующих задач:

Выживание компании. Для достижения этой задачи стараются удержать издержки и другие параметры организации в границах, которые позволяют сохранить фирму как работающую и прибыльную. Грамотная работа с одними издержками не может гарантировать прибыльности. Например, утрата банкиром доброго имени и доверия клиентуры приводит к невозможности бизнеса, даже очень хорошо организованного и потенциально высокоэффективного.

Приемлемый уровень беспокойства. Иногда эту задачу называют еще «обеспечением покоя и нормального сна». Ее обычно ставят владельцы фирмы или высшее руководство. Хотя, конечно, все, кто так или иначе заинтересован в судьбе компании, должны спать по возможности спокойно. Это, в конечном счете, гарантирует социальный мир.

Стабильность доходов. Можно трактовать эту задачу как стабильность благосостояния всех сторон, заинтересованных в компании.

Приемлемая непрерывность работы (задача риск-менеджмента - не допустить сбоев и остановок, которые чреваты гибелью компании) и целесообразный темп роста фирмы .

Социальная ответственность. Некоторые обстоятельства могут подо­рвать способность компании быть достойным членом общества. И если маленькие предприятия не всегда задумываются об этом, ­то заметные игроки рынка уже уделяют этой задаче должное внимание.

Удовлетворение требований извне. При организации работы с документами эта задача включает подготовку и сохранение документов, необходимых для юридической защиты в случае судебных разбирательств, а также для предъявления контролирующим органам (налоговым, таможенным и др.).

Экономичность, т.е. удержание себестоимости риск-менеджмента на уровне, минимально достаточном для нормальной работы компании.

Управлять документами нужно так, чтобы свести к минимуму негативные последствия случайных и злонамеренных событий. И в момент проведения экспертизы ценности документов (по истечении законодательно определенного срока хранения) экспертной комиссией нужно всесторонне оценить важность дальнейшего хранения документов с точки зрения всех задач управления рисками .

Как показывает опыт, набор рисков индивидуален для каждой организации. Хотя можно выделить нечто общее. Итак, какие ситуации возникают достаточно часто?

Риски утраты бухгалтерских документов

При работе с бухгалтерскими документами необходимо решать практически все задачи риск-менеджмента. Но главная из них - документальное подтверждение законности и обоснованности доходов и расходов ­предприятия при проведении проверок налоговой инспекции.

Существуют ситуации, когда общий срок хранения бухгалтерских документов, определяемых законодательством, недостаточен для полного обеспечения защиты интересов организации.

Для начала поясним понятие «дебиторская задолженность», которое используется налоговым законодательством. В реальной практике нередко возникают ситуации, когда по тем или иным причинам предприятие не имеет возможности взыскать долги с контрагентов. В этом случае и возникает дебиторская задолженность (не организация должна деньги, а ей должны). Бывает, что дебиторская задолженность «зависает» на долгие месяцы, а может быть, и годы.

Как правило, подобные ситуации возникают вследствие неплатеже­способности должника.

Но возможна и другая причина - недобросовестный предприниматель (налогоплательщик) таким образом может вывести довольно значительные денежные средства из-под налогообложения. Например, товар поставлен, но его оплата была сделана не на расчетный счет или в кассу предприятия, а «неофициально». В налоговом учете компании «убыток» от такой сделки уменьшает полученную предприятием прибыть - в результате размер налоговых платежей в бюджет снижается.

Казалось бы, такого рода ситуации должны встречаться как редкое исключение, но налоговые органы о них помнят - проявляют бдительность и недоверчивость, от которой страдают и добросовестные компании . Действующее законодательство о бухгалтерском учете и налогообложении содержит особые правила учета и списания дебиторской задолженности, которая в обозримом будущем не будет погашена.

Арбитражная практика показывает, что суды считают обоснованным требование налоговой инспекции о предоставлении документов, подтверждающих возникновение дебиторской задолженности, даже если срок хранения таких документов (5 лет) уже истек. А если вы не сможете их предоставить, то, увы, придется платить доначисленный налог на прибыль, которую вы и в глаза не видели, а также штрафы и пени.

Предлагаем вспомнить обещанный законом о бухгалтерском учете срок хранения первичных бухгалтерских документов продолжительностью в 5 лет. А после этого произвести несложный арифметический подсчет, чтобы вычислить период, в течение которого вам могут понадобиться ­бухгалтерские документы.

Еще раз подчеркнем: сложность возникает, если в деятельности организации возник убыток. Согласно правилам налогового учета он списывается в течение 10 лет. Учитывая, что налоговая проверка может проводиться за 3 прошедших года, необходимый срок хранения таких документов ­вырастает до 13 лет.

А в ситуации, когда убыток возник вследствие списания дебиторской задолженности (а ее списание допускается не ранее, чем через 3 года после возникновения), срок возрастает до 16 лет! Реально может потребоваться еще больший срок хранения , т.к. 3-летний срок отсчета для определения срока списания дебиторской задолженности может откладываться, если дебитор хоть как-то ­подтверждает свои обязательства (например, ­подписывает акт сверки расчетов).

А если документов не будет - вывод налоговой инспекции о необоснованном списании расходов на себестоимость, занижение налогооблагаемой базы по налогу на прибыль, штрафы за неуплату налогов и пени за весь период неуплаты. Сколько же их набежит за 16-то лет?!

При оценке сроков хранения бухгалтерских документов следует ­учитывать также многофункциональность таких документов .

Например, счет-фактура, помимо использования при исчислении НДС, может содержать номер таможенной декларации, который понадобится таможенным органам.

Если предприятие закупило партию товара в качестве сырья для производства, в дальнейшем номер таможенной декларации ему не понадобится. Но если вы приобрели товар у импортера и со временем собиретесь его перепродать, то на вопросы таможенных органов об источнике поступления товара вы сможете ответить только при помощи счета-фактуры (лишь там останется номер ­таможенной декларации, по которой товар был ввезен на территорию России).

Предприятие купило компьютер иностранного производства, но через несколько лет решило его продать. На том предприятии, кому данный компьютер был продан, проводилась комплексная проверка, в результате которой было выявлено, что номер таможенной декларации, указанной в счете-фактуре, фальшивый. Проверка следом пришла на предприятие-продавец. Хорошо, что сохранилась документация, по которой этот компьютер был куплен, и выяснилось, что оператором при наборе данных была допущена ошибка в цифре таможенной декларации. Если бы предприятие не смогло подтвердить законность покупки такого товара, ему бы грозило обвинение в контрабанде, а это не только штрафные санкции, но и угроза уголовного дела.

Риски утраты договоров

Даже такой относительно простой вид договоров, как договоры купли-продажи, создает немало проблем при определении сроков их хранения.

Эти документы необходимы для подтверждения права собственности.

Если анализировать договоры купли-продажи с точки зрения «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранении», то такие документы следует хранить 5 лет после перехода права собственности. Реально же данные договоры следует хранить все время владения приобретенным имуществом, а иногда и дольше. Все зависит от вида имущества и ситуации.

Если речь идет о недвижимости, то:

При налоговой проверке договор купли-продажи может потребоваться для подтверждения правильности расчета первоначальной стоимости основного средства и расчета амортизационных отчислений.

Когда эту недвижимость продают, документы необходимы для определения себестоимости операции продажи, расчета прибыли по сделке и обоснования расчета налога на прибыль. С этого момента на документ распостраняются требования о сроке хранения документов для документального подтверждения расходов в целях налогообложения. Если организация не сможет подтвердить цену, по которой куплено имущество, налог на прибыль придется платить со всей суммы дохода от продажи имущества без учета затрат на его приобретение.

Предприятие приобрело здание, произвело в нем капитальный ремонт и несколько лет использовало для своих нужд. Работы по капитальному ремонту производились подрядной организацией по договорам строительного подряда. Через 6 лет было принято решение продать здание. С точки зрения документации такой договор субподряда - типичный хозяйст­венный договор, срок хранения которого - 5 лет с момента окончания действия. Но для определения себестоимости здания, которое продается, а соответственно, прибыли от сделки и расчета налога на прибыль, необходимо подтвердить стоимость произведенных работ, которые увеличивают первоначальную стоимость здания. Все документы по факту проведения капитального ремонта могут быть затребованы налоговой инспекцией при проверке (хотя срок хранения по Перечню уже истек и, казалось бы, документы можно было уничтожить). Именно поэтому договоры по работам, увеличивающим стоимость объектов недвижимости, необходимо хранить весь срок эксплуатации такого объекта. А при его продаже - еще 4 года, согласно требованиям Налогового кодекса для подтверждения факта произведенных расходов. Следует отметить, что все сказанное относится только к работам, увеличивающим стоимость объекта недвижимости, т.е. к капитальному ремонту. Если же делается обычный ремонт, то такие затраты списываются на себестоимость в текущем периоде и не требуют увеличения стандартных сроков хранения документов.

Если объектом купли-продажи выступают ценные бумаги, то для этого вида собственности действительно все, сказанное о недвижимости.

Но есть и специфические моменты. Если ваша организация не сможет подтвердить свои права на владение акциями, то ее ожидают:

финансовые потери (это и стоимость самих акций, и доходы, которые по ним можно было бы получить),

утрата контроля над предприятием, акциями которого владеет организация.

В ситуации активного рейдерства, которая сложилась в нашей стране, утрата договора купли-продажи долей в уставном капитале общества или акций может быть успешно использована против вас.

Если объектом купли-продажи является транспортное средство , в любой момент эксплуатации могут потребоваться сведения о его истории, о стоимости покупки.

По поводу инвестиционных договоров в законодательстве присутст­вует пробел. Этот тип договора вы не найдете в Гражданском кодексе. ­Соответственно, он не упоминается и в других нормативных документах.

Срок хранения таких договоров необходимо устанавливать сугубо ­индивидуально и очень тщательно определять последствия утраты договора .

Фактически их нужно хранить все время, пока вложенные инвестиции не возвращены и не истек срок давности по всем видам взаимоотношений, возникших в ходе работы по такому договору.

Анализ рисков утраты всех видов договоров - тема отдельной статьи. Поэтому основное внимание мы уделили самым распространенным договорам купли-продажи. А сейчас переходим к рассмотрению рисков утраты следующих групп документов .

Риски утраты конкурсной документации

Если основной объем госзакупок идет через конкурсы и тендеры, конкурсная документация является дополнительной документацией, подтверждающей законность сделки. Кроме того, при возникновении каких-либо проблем с качеством приобретенных товаров или произведенных работ, при составлении судебного иска может потребоваться конкурсная документация для подтверждения соответствия или несоответствия закупленных товаров или услуг условиям проведения конкурса.

Срок хранения для такой документации определен законодательством 3 годами (см. статьи 28 и 37 Федерального закона от 21.07.2005 г. № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд»).

Риск утраты документов, необходимых при проверке или в ходе судебного разбирательства

Если установленный ранее срок хранения документов истек, но они могут понадобиться при проверке или в ходе судебного разбирательства, то такие документы уничтожать нельзя! Документ - это оружие в судебных разбирательствах и броня при проведении налоговых и иных проверок. Нельзя оставаться безоружными, когда речь идет о финансах и безопасности компании.

Причем долговременному хранению по этой причине может подлежать не все дело, а только некоторые бумаги из конкретной папки.

При списании дебиторской задолженности возник убыток, который в целях налогообложения нужно списывать в течение 10 лет. Кроме того, налоговая проверка может проводиться за 3 прошедших года. Итого получается, что относящиеся к этому вопросу первичные бухгалтерские документы нам могут понадобиться еще в течение 13 лет. Один из документов, свидетельствующих о факте возникновения задолженности - накладная на отгрузку товара, - находится в деле «Накладные на отгрузку товара со склада № 1 за ноябрь 2003 года». Накладных много, но для долговременного хранения нужна только одна - та, по которой возник убыток. Поэтому ее перемещаем в отдельное дело, а все остальные документы этой папки можно отправить на уничтожение по истечении стандартного срока хранения, определенного в номенклатуре для этого дела.

При определении сроков хранения документов , которые могут по­требоваться в судебных разбирательствах, необходимо отталкиваться ­от существующих сроков исковой давности.

А теперь предлагаем вашему вниманию забавную и при этом абсолютно реальную историю о том, как можно действовать, если при проверке все-таки обнаружилась нехватка каких-то документов.

Судебно-арбитражная практика

Порой самое смехотворное оправдание, представленное фирмой в арбитражный суд, может стать важной вехой в ее противостоянии с налоговиками и позволит если не одержать победу, то хотя бы выиграть время. Такой вывод напрашивается при ознакомлении с постановлением ФАС Северо-Западного округа от 10.07.2007 г. по делу № А56-24271/2006. Началом этой несколько комедийной тяжбы следует считать март 2006 года, когда ИФНС № 19 по Санкт-Петербургу доначислила местному предпринимателю, у которого отсутствовали первичные документы ­за минувшие периоды, налог на доходы физических лиц, НДС и ЕСН. Находчивый ПБОЮЛ обжаловал решение налоговиков в арбитражном суде Санкт-Петербурга, где на полном серьезе пояснил, что «первички» нет по вполне уважительной, с его точки зрения, причине - ее съели крысы. Арбитры, как нетрудно догадаться, такой довод отклонили, посчитав, что предприниматель водит за нос и налоговиков, и суд. Дескать, никаких документов не было и в помине, а если и были, то их утрата обусловлена халатным отношением предпринимателя к фискальной отчетности. Следовательно, налоги доначислены правомерно. А в следующий раз, дорогой товарищ, проводи вовремя дератизацию и спи спокойно. Предприниматель, однако, оказался не из тех, кто останавливается на полпути, и подал кассационную жалобу. Представители ФАС Северо-Западного округа в целом согласились с мнением нижестоящих коллег, однако указали, что согласно статье 168 Арбитражного процессуального кодекса в полномочия суда входит «точное установление всех обстоятельств, имеющих значение для дела, а не предположения об их наличии или отсутствии». Между тем суд первой инстанции лишь предположил, что документы не существовали изначально, а если и существовали, то в их утрате виновен сам предприниматель. На этом ­основании дело решено было вернуть на новое рассмотрение в суд первой инстанции.

* * *

Обилие требований делает процесс определения сроков хранения документов довольно сложным. Информацией об отдельных аспектах работы с документами могут обладать различные службы - финансовая, юридическая, коммерческий отдел, отдел качества и прочее. Службе ДОУ сложно (если не сказать, невозможно) будет в одиночку справиться с такой задачей. Поэтому важно наладить на предприятии совместную и систематическую работу ключевых специалистов из разных подразделений. Только тогда реально будет собрать необходимую информацию, чтобы как можно раньше избавляться от документов, которые уже стали ненужными, и при этом сохранять то, что действительно необходимо.

Вы также можете ознакомиться с ответами на следующие вопросы:

Как определить сроки хранения аудиовизуальной, звуковой и видеоинформации? Регламентирован ли срок хранения записей телефонных совещаний организации, переговоров?

Какие электронные документы нужно включить в номенклатуру дел?

1 Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел , законченных делопроизводством в 1999 году, начинается с 1 января 2000 года.

Отметка «до минования надобности» означает, что срок хранения документации организация определяет сама, но он не может быть менее 1 года.

2 От «бдительности» и недоверчивости налоговиков страдают и добросовестные налогоплательщики, которые не играют в «темные» игры, а действительно пали жертвой «неплатежа». И если тех, кому недоплатили миллионы рублей, может оказаться не так много, то тех, кому за несколько лет ведения хозяйственной деятельности кто-то что-то не полностью оплатил, - большинство!

Статья 23. Обязанности налогоплательщиков (плательщиков сборов)

1. Налогоплательщики обязаны:

8) в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций - также и произведенные расходы) и уплаченные (удержанные) налоги;

Статья 89. Выездная налоговая проверка

При наличии у осуществляющих проверку должностных лиц достаточных оснований полагать, что документы, свидетельствующие о совершении правонарушений, могут быть уничтожены, скрыты, изменены или заменены, производится выемка этих документов в порядке, предусмотренном статьей 94 настоящего Кодекса, по акту, составленному этими должностными лицами. В акте о выемке документов должна быть обоснована необходимость выемки и приведен перечень изымаемых документов. Налогоплательщик имеет право при выемке документов делать замечания, которые должны быть по его требованию внесены в акт. Изъятые документы должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью или подписью налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора). В случае отказа налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора) скрепить печатью или подписью изымаемые документы об этом делается специальная отметка. Копия акта о выемке документов передается налогоплательщику (налоговому агенту, плательщику сбора).

Статья 94. Выемка документов и предметов

1. Выемка документов и предметов производится на основании мотивированного постановления должностного лица налогового органа, осуществляющего выездную налоговую проверку.

Указанное постановление подлежит утверждению руководителем (его заместителем) налогового органа, вынесшего решение о проведении налоговой проверки.

2. Не допускается производство выемки документов и предметов в ночное время.

3. Выемка документов и предметов производится в присутствии понятых и лиц, у которых производится выемка документов и предметов. В необходимых случаях для участия в производстве выемки приглашается специалист.

До начала выемки должностное лицо налогового органа предъявляет постановление о производстве выемки и разъясняет присутствующим лицам их права и обязанности.

4. Должностное лицо налогового органа предлагает лицу, у которого производится выемка документов и предметов, добровольно выдать их, а в случае отказа производит выемку принудительно.

При отказе лица, у которого производится выемка, вскрыть помещения или иные места, где могут находиться подлежащие выемке документы и предметы, должностное лицо налогового органа вправе сделать это самостоятельно, избегая причинения не вызываемых необходимостью повреждений запоров, дверей и других предметов.

5. Не подлежат изъятию документы и предметы, не имеющие отношения к предмету налоговой проверки.

6. О производстве выемки, изъятия документов и предметов составляется протокол с соблюдением требований, предусмотренных статьей 99 настоящего Кодекса и настоящей статьей.

7. Изъятые документы и предметы перечисляются и описываются в протоколе выемки либо в прилагаемых к нему описях с точным указанием наименования, количества и индивидуальных признаков предметов, а по возможности - стоимости предметов.

8. В случаях, если для проведения мероприятий налогового контроля недостаточно копий документов проверяемого лица и у налоговых органов есть достаточные основания полагать, что подлинники документов могут быть уничтожены, сокрыты, исправлены или заменены, должностное лицо налогового органа вправе изъять подлинники документов в порядке, предусмотренном настоящей статьей.

При изъятии таких документов с них изготавливают копии, которые заверяются должностным лицом налогового органа и передаются лицу, у которого они изымаются. При невозможности изготовить или передать изготовленные копии одновременно с изъятием документов налоговый орган передает их лицу, у которого документы были изъяты, в течение пяти дней после изъятия.

9. Все изымаемые документы и предметы предъявляются понятым и другим лицам, участвующим в производстве выемки, и в случае необходимости упаковываются на месте выемки.

Изъятые документы должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью или подписью налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора). В случае отказа налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора) скрепить печатью или подписью изымаемые документы об этом в протоколе о выемке делается специальная отметка.

10. Копия протокола о выемке документов и предметов вручается под расписку или высылается лицу, у которого эти документы и предметы были изъяты.