Оформление экспедиторской расписки происходит в случаях привлечения предприятием сторонней транспортировочной компании для перевозки товарно-материальных ценностей. Данный документ входит в обязательный комплект экспедиторских документов и является приложением к договору между грузоотправителем или грузополучателем и транспортной организацией. Он относится к первичной документации и поэтому к его составлению необходимо относится внимательно, соблюдая все установленные для подобного рода бумаг нормы и требования.
ФАЙЛЫ
Зачем нужен данный документ
Широко распространенное мнение о том, что экспедиторская расписка нужна только грузоотправителю, как клиенту компании-транспортировщика, является не совсем точным и не таким однозначным. Документ, при условии, что он составлен по всем правилам и содержит в себе всю необходимую информацию, нужен и самому экспедитору, поскольку он служит доказательством того, что груз был принят в заявленном весе, объеме, упаковке, определенном качестве количестве и т.п. Расписка свидетельствует и о том, что выполнение обязательств по доставке груза перешло к экспедитору и никаких нареканий, замечаний и особых условий по поводу доставки у него нет.
Экспедитор несет за груз полную ответственность с момента его получения и включительно до момента его передачи грузополучателю.
Кроме того, данная расписка вкупе с другими бумагами (например, ) служит основанием для принятия груза на учет фирмы-получателя.
Следует отметить, что экспедиторская расписка не содержит сведений о стоимости перевозки и прочих сопутствующих расходах и параметрах, но обязательно включает в себя информацию о цене перевозимых товарно-материальных ценностях.
Как составить экспедиторскую расписку
На сегодняшний день экспедиторская расписка не имеет строго установленного образца, поэтому она может составляться в произвольной форме или на основе разработанного внутри предприятия шаблона (который должен быть утвержден в учетной политике фирмы). Некоторый организации по старинке предпочитают использовать ранее обязательный к применению бланк документа, поскольку он содержит в себе все необходимые сведения.
В расписку должна быть включена информация о:
- предприятии-грузоотправителе,
- получателе груза,
- персональные данные экспедитора (его фамилия-имя-отчество),
- дата и номер составления документа,
- некоторые сведения о грузе (вес, упаковка, количество занимаемых мест, и т.п. параметры).
Расписка практически аналогична другому транспортному документу, сопровождающему груз – поручению экспедитору.
Ошибки, а уж тем более недостоверные или заведомо ложные сведения допускать в документе нельзя, поскольку впоследствии при некоторых обстоятельствах, он может стать юридически значимым документом, востребованным в судебной инстанции. Если случилось оказия и некоторая неточность все же была допущена, лучше не исправлять ее, а создать новый документ.
Как оформить экспедиторскую расписку
Писать расписку можно на фирменном бланке транспортной компании или же обычном листе А4 формата, как в рукописном виде, так и в печатном. В ней обязательно должна наличествовать подпись экспедитора, который таким образом подтверждает то, что все внесенные в нее сведения о товаре верны.
Расписка составляется в двух экземплярах :
- один из которых передается на руки клиенту компании,
- а второй остается у экспедитора.
В некоторых случаях при необходимости могут быть сделаны дополнительные копии, которые также должны быть подписаны экспедитором. Следует отметить то, что после того, как груз будет доставлен до адресата, расписка не возвращается экспедитору, а остается на руках клиента (для такого рода бумаг есть даже специальный термин «необоротный документ»).
Образец составления экспедиторской расписки
- Вначале указывается дата написания расписки (она должна соответствовать непосредственно дате приема груза).
- Далее документу присваивается номер (по внутреннему документообороту транспортной компании).
- После этого в бланк вписываются сведения о грузоотправителе:
- его полное наименование,
- точный фактический адрес (по которому должен быть доставлен товар),
- телефон.
- Затем аналогичным образом вносятся сведения о грузополучателе.
- Следующее, что нужно внести в бланк:
- страну происхождения груза,
- его опознавательный номер или многозначный товарный код (в целях предъявления при различного рода транспортных досмотрах),
- сведения о маркировке (проще говоря, правилах и условиях перевозки товара – обычно указывается в виде символов, голографических значков и иных коротких обозначений прямо на упаковке).
- Ниже следует указать вид упаковки (картонная коробка, мешок, бочка, банки и т.п.), а также количество занимаемых мест.
- Затем в расписке пишется вес груза брутто и нетто (т.е. с упаковкой и без) и вносятся сведения об объеме, размере груза и его полной стоимости (в соответствии с платежками).
- В завершение расписка должна быть подписана экспедитором (обязательно с расшифровкой автографа). Заверять печатью расписку не обязательно.
Персональная информация об экспедиторе может включать в себя только его фамилию и инициалы, но при необходимости в документ можно вписать и его паспортные данные.
В «Условиях» прописываются обязательства экспедитора по обеспечению сохранности груза в момент транспортировки. В случае каких-либо дополнительных данных они вносятся в последнюю строку «Особые условия», но только при взаимном согласии сторон.
Транспортно-экспедиционные услуги включают в себя заключение договора перевозки груза, организацию перевозки, обеспечение отправки груза и его получения и прочие, связанные с доставкой груза, услуги. Экспедитор, организующий перевозку, и клиент заключают договор транспортной экспедиции, неотъемлемой частью которого является экспедиторская расписка. О ней мы и расскажем в этой статье.
Экспедиторская расписка: зачем нужна?
Правила транспортно-экспедиционной деятельности (утв. постановлением Правительства РФ от 08.09.2006 № 554) к экспедиторским документам относят следующие:
- поручение экспедитору – перечень услуг, которые экспедитор оказывает в рамках договора;
- складская расписка – подтверждение принятия от клиента груза на хранение;
- экспедиторская расписка. Для чего она нужна? Подтвердить факт того, что экспедитор получил груз для дальнейшей перевозки.
Кто оформляет экспедиторскую расписку
Экспедиторская расписка выдается клиенту, а оформить ее должен экспедитор. Право владения грузом предоставляется экспедитору до момента окончания перевозки и передачи груза клиенту, или указанному клиентом грузополучателю (п. 12 Правил).
Отражаемые в расписке данные о грузе должны быть полными и достоверными.
Обязательна ли экспедиторская расписка
Экспедиторская расписка – это первичный учетный документ в рамках договора между клиентом и экспедитором, который является неотъемлемой его частью, следовательно, обойтись без него нельзя.
Важное значение имеет экспедиторская расписка для налога на прибыль. Без нее налоговики не признают затраты налогоплательщика на транспортно-экспедиционные услуги в составе расходов по налогу, установленных главой 25 НК РФ (письмо Минфина РФ от 31.03.2017 № 03-03-06/1/18858).
Особый плюс для грузоотправителя или грузополучателя – это возможность отслеживания груза по экспедиторской расписке. Данные, указанные в этом документе, позволяют наблюдать за процессом передвижения груза. Такая функция, например, есть у одного из крупных международных перевозчиков ТК «Энергия». Экспедиторская расписка, выдаваемая при приеме груза, в которой указан номер накладной, позволяет в режиме онлайн увидеть местонахождение груза на сайте компании.
Форма экспедиторской расписки о приеме груза
Все формы экспедиторских документов и порядок их составления утверждены приказом Минтранса от 11.02.2008 № 23.
Необходимо заполнить 2 экземпляра расписки, один из которых экспедитор оставляет себе, а второй отдает клиенту или грузоотправителю. В приложении № 2 к приказу № 23 можно увидеть образец того, как выглядит экспедиторская расписка.
Экспедиторская расписка может заполняться от руки шариковой ручкой на типографском бланке, или на компьютере, с последующим распечатыванием на бумаге формата А4, главное, при этом не допускать помарок и подчисток.
Действующая в 2017 г. форма экспедиторской расписки содержит 16 пронумерованных строк, которые заполняются следующим образом:
- в строках 1 и 2 указывается дата и номер экспедиторской расписки;
- в строках 3, 4, 5 указываются полные наименования и адреса грузоотправителя, клиента и экспедитора - эта информация обязательна для заполнения;
- строка 6 – страна производства передаваемого груза;
- товарный код по строке 7 – это номер груза, предназначенный для его таможенного, транспортного и статистического опознания;
- чтобы понять, как указать маркировку в экспедиторской расписке по строке 8, следует обратить к соответствующим нормам законодательства, регламентирующим маркировку грузов, например, ГОСТ 14192-96;
- по строке 9 указывается количество грузовых мест, и каким способом груз доставляется – упакован в коробки, ящики, либо насыпью, навалом и т.п.;
- вес брутто и нетто в строке 10 – это вес груза с упаковкой и без нее, также указывается объем груза в строке 11;
- по строке 12 отражается стоимость груза, согласно платежным документам;
- строка 13 – габариты каждой упаковки груза и ее вес;
- по строке 14 указываются условия приема груза экспедитором, осуществившим заполнение экспедиторской расписки, и его обязательства;
- дополнительную информацию о грузе (особые условия транспортировки, сохранности и т.п.) следует указать в строке 15;
- экспедитор, приняв груз, ставит свою подпись в строке 16.
Какие строки, содержащие информацию о грузе, следует заполнять в каждом конкретном случае, зависит от характера и особенностей перевозимого груза, поэтому часть строк может остаться незаполненной, достаточно поставить в них прочерки.
Как заполнить экспедиторскую расписку: образец
Рассмотрим на примере, как заполняется экспедиторская расписка:
Пример заполнения экспедиторской расписки
Экспедиторская расписка - это документ, который составляется при заключении договора транспортной экспедиции экспедитором и передается клиенту в качестве подтверждения момента передачи груза заказчику.
Для чего нужна экспедиторская расписка?
Самым достоверным документом подтверждения затрат на доставку товара является транспортная накладная. Но если организация заключает договор транспортной экспедиции, то составляется экспедиторская расписка. Обязанность по ее составлению предусмотрена в Федеральном законе от 30.06.2003 N 87-ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности». Помимо него экспедиторскими документами выступают поручение экспедитору и складская расписка.
По договору транспортной экспедиции экспедитор берет на себя обязанность за счет другой стороны (клиента, заказчика — грузоотправителя или грузополучателя) оказать определенные договором экспедиции услуги, связанные с перевозкой (п.1 ст. 801 ГК РФ). За эти услуги полагается гонорар. Исполнителю не запрещается привлекать сторонние организации, если иное не указано в договоре.
Кто и когда оформляет документ
Схему документального оформления договора транспортной экспедиции можно представить так:
- Клиент оформляет поручение, в котором указывается перечень приобретаемых услуг.
- На основании поручения клиент передает экспедитору груз. Кроме того, заказчик должен оформить и передать ему доверенность для того, чтобы последний мог заключать от имени клиента договора на перевозку его груза.
- Экспедитор передает клиенту расписку, которая подтверждает момент передачи груза от заказчика. Она дает право перевозчику владеть им до окончания перевозки.
- Когда он принимает имущество клиента на складское хранение, то заполняется складская расписка. Если такого не происходит, то этот документ не формируется.
- После выполнения поручения экспедитор передает заказчику оригиналы договоров, заключенных им для исполнения договора (если такие имеются).
Наличие всех перечисленных выше документов у клиента является подтверждением того, что груз в действительности транспортировался, даже если у заказчика услуг нет транспортных накладных. В данной ситуации предоставляется экспедиторская расписка вместо транспортной накладной. А получение груза будет подтверждаться товарной накладной, выписанной самим продавцом и подписанной покупателем.
Если же заказчиком услуг экспедитора выступает покупатель товара, то в дополнение к поручению у него должна быть накладная на получение груза.
Форма документа и правила заполнения
Бланк расписки и порядок его заполнения утверждены Приказом Минтранса России от 11.02.2008 N 23 .
Составляется экспедитором для себя и для грузоотправителя или клиента.
Заполнение бланка обычно не вызывает затруднений. Строки, в которых предусматривается информация о сторонах, являются обязательными к заполнению.
Строки, относящиеся к информации о грузе, заполняются в зависимости от характера (свойств) перевозимого имущества.
Заполненный образец экспедиторской расписки
Правила заполнения
Бланк расписки изготовляется типографским способом или с использованием компьютера. Форма документа содержит наименование, расположенное по центру и иные реквизиты. Бланк может содержать следующие достоверные и развернутые данные о грузе в соответствующих строках:
- дата выдачи;
- номер экспедиторской расписки, присвоенный документу экспедитором в соответствии с документооборотом компании. Этот реквизит очень важен: например, если вы знаете номер экспедиторской расписки КИТ, это поможет отследить груз на сайте этой транспортной организации. Сходным образом действуют системы отслеживаня и других перевозчиков;
- в строке «грузоотправитель» указываются данные о юридическом или физическом лице, включая полное наименование юрлица, фамилию, имя и отчество ИП, место, по которому находится постоянно действующий исполнительный орган юрлица или местонахождение ИП;
- строки «Клиент» и «Экспедитор» заполняются аналогичным образом;
- в соответствующей строке указывается страна, где груз был произведен;
- строка «Товарный код» предназначена для внесения в нее опознавательного номера груза, который может потребоваться при взаимодействии с таможенными органами и для целей статистики или обозначения, идентификации транспорта;
- маркировка проставляется в соответствии с действующим законодательством;
- «количество мест, вид упаковки» — в этой строке указываются не только названные сведения, но и способ доставки (в коробках, навалом и т.д.);
- вес указывается как с упаковкой, так и без нее;
- проставляются объем и стоимость в соответствующих графах;
- стоит прописать дополнительно особые условия приемки на транспортно-экспедиционное обслуживание, обязанности экспедитора и сведения о товаре, даже если они есть в договоре;
- под размерами упаковки подразумеваются ее габариты и вес (каждой в отдельности);
- подпись экспедитора является обязательны реквизитом.
В зависимости от особенностей перевозимого товара заполняются отдельные строки; данные о сторонах должны быть указаны в расписке в обязательном порядке.
Поскольку в рамках договора транспортной экспедиции не составляются транспортные накладные, то расходы для целей налогообложения по такому контракту организация, выступающая заказчиком услуг, вправе учесть только при наличии этой бумаги. В совокупности с другими документами (поручение экспедитору и товарной накладной, подписанной покупателем) она является документом согласно Закону о бухгалтерском учете , по которому поставщик отражает реализацию товаров (признание доходов и списание стоимости товаров).
Кроме того, ее наличие очень важно при разрешении возможных споров: например, если возникнет ситуация, когда нужно будет потребовать возмещения ущерба по причине порчи или утраты груза. Поэтому у заказчика услуг не должен возникать вопрос о том, экспедиторская расписка обязательна или нет. При условии ее наличия рассмотрение спора в судебном порядке пройдет значительно быстрее и эффективнее.
Экспедиторская расписка - это письменный акт подтверждения факта получения материальных ценностей. Образец заполнения можно скачать бесплатно.
В транспортировке грузов встречается огромная масса сопровождающей документации. Экспедиторская расписка - это письменный акт подтверждения факта получения материальных ценностей. Обычно, экспедиторская расписка оформляется собственноручно получателем товара в свободной форме с внесением обязательных пунктов. Допустимо, но не желательно, применение бланков экспедиторских расписок. Дело в том, что собственноручное заполнение подобных бумаг служит хорошим доказательством в суде на случай возникновения спорных ситуаций.
Шаблон экспедиторской расписки можно скачать бесплатно на просматриваемой странице. С написанием текста этой бумаги справится любой человек. Нет необходимости писать несколько экземпляров экспедиторской расписки. Достаточность одного экземпляра обусловлена встречной передачей продукции. Соответственно, выдача товара на выгрузке требует возврата экспедиторской расписки или ее уничтожение. Необходимость письменного оформления экспедиторской расписки вызвана ответственностью транспортировщика за ненадлежащее перемещение груза или его умышленное уничтожение или хищение имущества.
Обязательные пункты экспедиторской расписки
:- В верхней части пишется название, дата, место написания;
- Повествования нужно начинать от первого лица, указывая все реквизиты автора;
- Затем вносятся данные отправителя продукции;
- Ниже можно обозначить фактическую стоимость материалов, сроки исполнения обязательств по выгрузке, иные положения;
- В заключении следует обговорить условия невозможности исполнения обязательств и возврат;
- Подпись, расшифровка.
Экспедиторская расписка - это документ, который подтверждает факт получения экспедитором груза от клиента либо указанного им грузоотправителя для осуществления перевозки.
Экспедиторская расписка предоставляет право экспедитору на владение грузом до момента его передачи клиенту либо указанному им грузополучателю.
Заполнением бланка экспедиторской расписки занимается экспедитор.
Как написать экспедиторскую расписку
В отличие от других видов расписок, экспедиторская расписка имеет типовой бланк (утвержден приказом Минтранса РФ № 23 от 11.02.2008 г.). Прилагаем инструкцию по его заполнению:
- в строке 1 указывается дата составления экспедиторской расписки;
- в строке 2 проставляется номер документа;
- в строке 3 указывается информация о грузоотправителе: полное наименование и местонахождение юридического лица либо ФИО и место регистрации индивидуального предпринимателя, контактный телефон;
- в строке 4 указываются сведения о клиенте: полное наименование и местонахождение юридического лица либо ФИО и место регистрации индивидуального предпринимателя, контактный телефон;
- в строке 5 указываются данные об экспедиторе: полное наименование и местонахождение юридического лица или ФИО и местожительство индивидуального предпринимателя, контактный телефон;
- в строке 6 пишется название страны, в которой был произведен груз;
- в строке 7 прописывается опознавательный номер груза, предназначенный для транспортных, таможенных и статистических целей;
- в строке 8 пишется погрузочная разметка (маркировка груза) в соответствии с законодательством РФ;
- в строке 9 указывается количество грузовых мест, а также вид упаковки;
- в строке указывается вес груза с упаковкой (брутто) и без нее (нетто);
- в строке 11 пишется объем груза;
- в строке 12 указывается стоимость груза в соответствии с платежными документами;
- в строке 13 прописываются габариты и вес каждой упаковки;
- в строке 14 указываются условия приема груза экспедитором и обязательства экспедитора;
- в строке 15 содержатся особые отметки: к примеру, информация об особом способе транспортировки, сохранности перевозимого груза и об обеспечении безопасности окружающей среды;
- в строке 16 экспедитор либо уполномоченное лицо ставит личную подпись и указывает свою фамилию, имя и отчество.
Бланк экспедиторской расписки заполняется в двух экземплярах (оригинал предназначен для клиента либо указанного им грузоотправителя, второй экземпляр остается у экспедитора).
Заполняется данный документ от руки либо набирается на компьютере. Любые помарки, исправления в нем не допускаются.
