Товарная накладная - онлайн-заполнение ее возможно с помощью бесплатных интернет-сервисов. Это удобно для субъектов, по определенным причинам не использующих специализированные программы бухгалтерского учета, но нуждающихся в формировании данного документа. Рассмотрим бесплатные сервисы по заполнению товарной накладной.
Можно ли заполнить товарную накладную онлайн
Интернет в современном мире — это не только кладезь возможностей для обычных пользователей, но и огромная информационная площадка для лиц, занятых бизнесом.
Любое товарное движение в рамках предпринимательской деятельности должно сопровождаться оформлением товарной накладной по форме ТОРГ-12, а если при этом задействуется транспорт, то и транспортной накладной.
Если вы не приобрели программу автоматизированного бухгалтерского учета, то можете использовать различные бесплатные сервисы в интернете, которые позволят сформировать нужный документ и распечатать его.
Бланк товарной накладной и пример ее заполнения вы найдете также в нашей статье .
Сервисы в интернете для онлайн-оформления товарной накладной
В интернете можно воспользоваться также следующими ресурсами:
- Сервис «Бухсофт» (http://www.buhsoft.ru/). Вы можете выбрать удобный для себя вариант его использования: «Войти онлайн» или «Скачать программы». В 1-м случае понадобится пройти процесс регистрации и авторизации, а во 2-м — скачать нужную программу к себе на компьютер. Любой из этих вариантов откроет вам доступ к программам учета и формирования документов, в том числе позволит заполнить товарную накладную. На сайте есть подробные инструкции и видео по использованию сервиса и подробный алгоритм действий.
- Онлайн-сервис HotDocs (http://hotdocs.biz/). Начать работать на этом ресурсе надо с процесса регистрации. Когда она будет пройдена, вы получите возможность формировать различные документы, в том числе и товарную накладную. Для того чтобы использовать этот ресурс, не надо бухгалтерского образования — здесь приведены подробнейшие инструкции и примеры заполнения каждого документа.
- Еще один ресурс — Service-online (https://service-online.su). На нем вы найдете множество форм документов, которые облегчат вашу предпринимательскую деятельность: различные бланки, договоры, формы. Все это вы сможете по шаблонам заполнить в онлайн-режиме. Работа сервиса настроена таким образом, что он минимизирует ошибки при оформлении документов и оперативно указывает на их допущение. С помощью этого ресурса вы сможете сформировать и товарную накладную онлайн.
Если вам потребуется заполнить товарную накладную без НДС, обратитесь к нашему материалу .
Итоги
Возможность заполнять товарные накладные при отсутствии бухгалтерской программы существует. Мы рассмотрели несколько ресурсов в интернете, с помощью которых можно оформлять такие документы, даже не будучи бухгалтером, ведь они разработаны именно для простых пользователей.
Поставка закупленных товарно-материальных ценностей оформляется с помощью накладной ТОРГ-12. Готовит этот документ поставщик. Если у приобретенных товаров предусмотрен НДС, то заказчику дополнительно передается и счет-фактура.
Для поставщика эта накладная представляет собой документ, согласно которому производится списание и реализация товарно-материальных ценностей. Для заказчика наоборот — это подтверждение закупки ТМЦ и основание для их постановки на учет. Разработана унифицированная форма накладной торг 12, бланк скачать excel бесплатно вы сможете далее в статье, он пригодится в работе.
Какой бланк использовать для заполнения
Формальный вид и правила заполнения регулируются Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132. Однако если у поставщика возникнет необходимость в корректировке действующего бланка, например, в добавлении новых реквизитов, строк и колонок, то, в соответствии с ч. 4 ст. 9 закона № 402-ФЗ от 06.12.2011, он может внести дополнения в унифицированную форму или же воспользоваться самостоятельно разработанным бланком. Ниже представлена актуальная товарная накладная ТОРГ-12, бланк скачать Excel можно беслатно.
Удалять реквизиты из унифицированной формы запрещено!
Порядок заполнения накладной
Документ составляется поставщиком в двух экземплярах — по одному экземпляру для каждой стороны. Если отгрузка товара осуществляется при помощи услуг транспортной компании, то необходимо подготовить и третий экземпляр.
С 01.07.2017 разработан и утвержден электронный формат: накладная ТОРГ 12 онлайн (Приказ ФНС от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@). Передача производится по телекоммуникационным каналам связи, что позволяет оперативно предоставить первичную документацию по требованию как заказчика, так и налогового инспектора. Оформить документ онлайн можно при помощи специализированных бухгалтерских сервисов и ресурсов.
В товарной накладной ТОРГ 12, образец которой можно скачать в конце статьи, необходимо в обязательном порядке заполнить реквизиты, отраженные в ст. 9 402-ФЗ. Расскажем, как оформить ТОРГ 12 (скачать бланк Excel мы предлагали выше) в соответствии с правилами, принятыми в 2019 году.
Шаг 1. Первым шагом заполнения необходимо присвоить накладной порядковый номер и указать дату.
Шаг 2. Заполнить контактные данные поставщика («Продавец») и заказчика («Покупатель»). Затем вносится «Основание» — контракт (договор), в соответствии с которым производится поставка ТМЦ. В шапке также необходимо заполнить кодовую часть — указать все необходимые коды из Общероссийских классификаторов.
Шаг 3. Как только реквизиты накладной заполнены, ответственное лицо поставщика приступает к оформлению расчетной (табличной) части. В нее вносятся качественные и количественные характеристики поставляемых товарно-материальных ценностей пошагово по номерам граф:
- Порядковый номер.
- Наименование ТМЦ.
- Кодировка товаров.
- Единица измерения.
- Код измерительной единицы по ОКЕИ.
- Тара.
- Количество позиций, расположенных в упаковке.
- Общее количество упаковок.
- Вес ТМЦ с упаковкой.
- Вес товаров без упаковки.
- Цена одной единицы продукции.
- Стоимость приобретаемых ТМЦ без НДС.
- Установленная для поставщика ставка НДС.
- Размер налога по каждой товарной позиции.
- Стоимость приобретаемого товара с учетом НДС.
Шаг 4. В графах «Итого» и «Всего по накладной» отмечается общая стоимость приобретаемой продукции.
Шаг 5. Очень важным моментом для поставщика является заполнение сроков отгрузки и получения ТМЦ. Они будут являться подтверждением того, что поставка прошла без нарушений условий контракта.
Шаг 6. Заполнение закончено. Для того чтобы накладная вступила в силу, ее необходимо подписать. Со стороны продавца подписи ставят руководитель, главный бухгалтер и сотрудник, ответственный за отгрузку продукции. Со стороны заказчика подписывается в строках «Груз принял» и «Груз получил» материально-ответственное лицо организации-заказчика. Подписи заверяются печатями предприятий. Однако если учреждения официально работают без печати (Федеральный закон от 06.04.2015 № 82), то оттиск на документации можно и не проставлять.
В случае возврата товара поставщику покупатель заполняет также накладную ТОРГ-12. Правила составления документа остаются неизменными.
Сколько хранить накладную
Срок хранения накладной отсчитывается после окончания отчетного года. Для всех первичных документов он составляет пять лет (ст. 17 402-ФЗ). В случае с ТОРГ-12 это правило нужно соблюдать, только если с помощью накладной организация не подтверждает сумму убытка, переносимого на будущее. Если же подтверждает, то накладную лучше хранить дольше.
Частые ошибки при заполнении и ответственность
Самая распространенная ошибка — отсутствие печати. Да, в список обязательных реквизитов по 402-ФЗ она не входит и в большинстве случаев ставить ее не обязательно. Но в случае с ТОРГ-12 печать предусмотрена самой формой, поэтому должна присутствовать. Если ее нет, то налоговики могут не зачесть НДС — это частая причина разногласий с налоговой. Случай, когда печать не обязательна — грузополучатель принял товар по доверенности, заверенной печатью организации. Чтобы избежать проблем, прикрепите доверенность к накладной и храните оба документа.
Вторая проблема — отсутствие чьей-либо подписи. Следите, чтобы в накладной расписались все стороны. Если случится кража, доказать что-либо и найти виновного будет сложно. В такой ситуации уголовная ответственность может грозить и продавцу, и грузополучателю.
Товарная накладная – это документ первичной бухгалтерской отчетности. Служит оправданием для списания ТМЦ продавцом и для постановки на учёт товаров покупателем.
Бланк ТОРГ-12 имеет унифицированную форму, которая была утверждена постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132. С 2013 года организации имеют право разработать свою форму товарной накладной, но в ней должны быть все необходимые реквизиты.
Бланк и образец товарной накладной ТОРГ-12
Образец
Правила заполнения формы ТОРГ-12
Т. к. товарная накладная проверяется налоговыми органами на предмет оформления вычета по НДС, все основные графы в ней должны быть заполнены правильно:
- Наименования организаций, участвующих в купле-продаже, их адреса, телефоны, р/с, БИК, к/с, коды ОКПО (в колонке справа).
В верхнюю строчку вписывается организация, отгружающая товар. Это либо поставщик или его структурное подразделение (указывается адрес подразделения), либо, если доставка осуществляется по Договору поставки через посредника, указываются её координаты.
В строку «Структурное подразделение» вписывается адрес склада (или дублируется с верхней строчки), если товар отгружался оттуда.
Адреса Грузоотправителя и Грузополучателя указываются фактические. Поставщика и Плательщика – юридические. - Основание для совершения сделки: договор, заказ-наряд, с указанием его номера и даты оформления.
- Номер и дата оформления сопровождающей торговую транспортной накладной.
- Номер самой торговой накладной и дата её составления. Сроки отгрузки товара должны совпадать с реальными, поэтому составляют её либо в момент отгрузки, либо сразу после её окончания.
- Табличная часть с описанием отгружаемого товара: наименование, цена, количество, вес и т.д. Предприятия, работающие по ЕНВД или УСН, колонки 13 и 15 не заполняют.
- Количество листов накладной («…имеет приложение на…») и количество порядковых записей товара.
- Общее количество мест (коробок, упаковок и т.д.), общая масса нетто\брутто.
- Левый нижний блок: количество прилагаемых к товару документов, общая стоимость товара прописью, подписи лиц с расшифровкой, ответственных за отгрузку: кто разрешил, кто непосредственно отпустил товар, и обязательная виза главного бухгалтера предприятия.
- Правый нижний блок.
В строке «Груз принял» расписывается человек, непосредственно принявший груз по накладной. Это или сам руководитель предприятия, или уполномоченный сотрудник, обеспеченный доверенностью от имени руководителя. Если выписана доверенность на получение груза, указать её номер, дату составления, а также должность, ФИО и подпись доверенного лица. Поставить печать предприятия. Если печати нет, приемщик может расписаться на доверенности с печатью представителя поставщика и отметиться в ТОРГ-12; для подтверждения получения груза этого будет достаточно.
В строке «Груз получил грузополучатель» может быть другое лицо, например, работник бухгалтерии головной организации-покупателя, если непосредственный приемщик представлял филиал и принимал груз по доверенности.
Товарную накладную заполняет уполномоченное лицо (работник бухгалтерии, менеджер, продавец и т.п.). Данные о товаре и о грузоотправителе в накладной должны быть идентичны данным счёта-фактуры.
При необходимости в форму можно добавлять дополнительные поля, графы, и даже составить свою форму накладной, но со всеми необходимыми полями.
Если после заполнения ТОРГ-12 в ней обнаруживается ошибка или описка, её можно исправить, аккуратно зачеркнув неверное, и вписать правильные данные, заверив их подписью и датой, когда были внесены изменения. Если ошибок много, накладную аннулируют и составляют новую.
Товарная накладная ТОРГ-12 оформляется в двух экземплярах: один остаётся у покупателя, другой со всеми подписями передаётся поставщику.
Пример товарной накладной ТОРГ-12 в электронном варианте
Законодательство разрешает использовать электронную форму товарной накладной (ч. 5 ст. 9 федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Её заполнение ничем не отличается от заполнения бумажного бланка. Формы XML-файлов электронных документов утверждены Приказами ФНС России 21.03.2012 NMB-7-6/172@ и MMB-7-6/36@ от 30.01.2012.
В налоговые органы такие накладные тоже подаются в электронном виде.
Заверяются электронные формы накладных электронной подписью.
Для ее использования необходимо получить свидетельство и разрешение, подтверждающее право уполномоченного лица делать электронные подписи.
На электронном экземпляре ТОРГ-12 достаточно по одной подписи со стороны поставщика и со стороны покупателя. Однако ФИО и должности ответственных лиц тоже указываются.
Электронные документы отправляются через интернет. Водителю, везущему груз, выдаётся товарно-транспортная накладная по форме 1-Т , в которой перечислен весь товар и его характеристики.
Если товар везет организация-посредник, то в электронном бланке ТОРГ-12 номер и дату ТТН ставит продавец, а данные доверенности на перевозку груза и графу "Груз получил" заполняет покупатель, заверяя их уже своей электронной подписью.
Архив электронных документов должен находиться на отдельно отведенном компьютере (например, в бухгалтерии) или на специальном сервере компании.
Товарная накладная торг-12 – это первичный документ, используемый при оформлении продажи товарно-материальных ценностей на сторону. В нем раскрывается информация о названии товара, его цене, количестве, общей стоимости и сумме НДС. В обязательном порядке при оформлении товарной накладной указывают реквизиты двух сторон, печать организации и подписи ответственных лиц.
Бланк товарной накладной составляется в двух экземплярах. Один экземпляр остается у передающей стороны, а второй – у принявшей товарно-материальные ценности. Счет-фактура выписывается одновременно с накладной, на основании которой покупатель делает приход ТМЦ у себя в бухгалтерском учете.
В Альбоме унифицированных форм первичной учетной документации установлен образец формы торг-12 "Товарная накладная". Поэтому унифицированная форма торг-12 является первичным учетным документом. Каждый факт хозяйственной операции должен подтверждаться первичным документом с обязательными реквизитами. Это прописано в Законе о бух. учете РФ.
Обязательные реквизиты товарной накладной:
- наименование документа;
- дата составления;
- название организации, составившей документ;
- содержание самой хозяйственной операции;
- единицы измерения в денежных и натуральных показателях;
- название должностных лиц, совершивших хозяйственную операцию;
- подписи ответственных лиц.
Товарная накладная торг-12 – унифицированная, поэтому должна заполняться в соответствии с требованиями. И хоть в обязательных требованиях ничего не говорится о печати на форме накладной, ее нужно ставить на бланк. В противном случае могут появиться проблемы при проверке контролирующими органами.
Неправильное оформление товарной накладной не дает оснований на списание в учете товарно-материальных ценностей и на включение в расходы в налоговый учет. То же относится к покупателю: неправильно оформленный бланк торг-12 не дает права на оприходование ТМЦ, а также на включение суммы НДС в налоговый кредит.
Правила заполнения товарной накладной:
Верхнее поле бланка раскрывает информацию о предприятии, осуществившем отгрузку товара: его название, адрес, почтовый индекс, ИНН, расчетный счет, БИК, корреспондентский счет и номер телефона.
Графы «Поставщик» и «Плательщик» аналогичны графам «Грузоотправитель» и «Грузополучатель».
Заполнение поля «Основание» отражает информацию о договоре на сделку: его номер и дата составления.
Данные сводной таблицы накладной должны соответствовать данным, указанным в счете-фактуре на эту операцию.
Заполнение табличной части торг-12:
- Код товара в торг-12 присваивается организацией самостоятельно. Как правило, его можно найти в прайс-листе предприятия. Некоторые организации этот код указывают в соответствии с единым российским классификатором продукции. Так как данный реквизит накладной – необязательный, проблем с ним во время проверок не возникает.
- Единицы измерения – при заполнении товарной накладной их лучше заполнять в соответствии с единым российским классификатором единиц измерения.
- Вид упаковки. Данная графа заполняется сокращенно. Вместо «ящик» указывают «ящ.» и т.д.
- Количество в одном месте – это количество товара в упаковке.
- Количество мест, штук – общее количество упаковок.
- Масса заполняется только если товар весовой. Если товар без упаковки, то в графе «Масса брутто» проставляется прочерк.
- Цена за единицу продукции без НДС.
- Стоимость товара без НДС.
- Графа 13 показывает ставку НДС, поэтому там нужно ставить 18%.
- Графа 14 отражает саму сумму НДС.
- В последней графе указывается стоимость товара с НДС.
- Поле «ИТОГО» - это сумма всех строк на странице накладной. Если документ составлен не на одном листе, то каждая страница подсчитывается отдельно, а на последней странице выводят общую сумму товарной накладной в строке «Всего по накладной».
Если какие-то поля табличной части документа не заполняются, то в них ставят прочерки. Нельзя оставлять пустые строки в накладной.
После раздела «Товарная накладная имеет приложение на…» в товарной накладной указывают число листов приложений к ней прописью. В качестве приложений может идти товарно-транспортная накладная.
После слов «и содержит» указывают прописью количество порядковых номеров столбца 1.
Прописью в бланке указывают:
- «Всего мест» - итоговая цифра из восьмого столбца сводной таблицы.
- «Масса груза (нетто, кг)» - итоговая цифра из десятого столбца сводной таблицы.
- «Масса груза (брутто, кг)» - итоговая цифра из девятого столбца сводной таблицы.
- «Всего отпущено на сумму» - итоговая цифра из 15-го столбца сводной таблицы.
Форма товарной накладной 2014 может быть заполнена в бумажном и в электронном виде.
Если в момент составления документа была допущена ошибка, то ее исправляют следующим образом: в двух экземплярах неправильная запись зачеркивается и заверяется подписью ответственных лиц обеих организаций. Рядом с подписью ставится дата исправления.
При приемке товара по накладной ответственное лицо сверяет с документами выгружаемый товар с фактически полученным предметом торговли. Ставит подпись в торг 12 на бланке и отдает один экземпляр поставщику.
Законодательно установленных правил хранения товарной накладной нет. Предприятие разрабатывает их самостоятельно. Как правило, на складе кладовщик составляет товарный отчет и к нему в хронологической последовательности прикладывает товарные накладные. Срок хранения товарных накладных – три года.
