Справка с места работы — документ, который может пригодиться:
- при оформлении визы;
- для предъявления суду;
- для оформления больничного или декретного отпуска на новой работе;
- для оформления госпособия по уходу за ребенком.
Структура справки с места работы может в значительной мере различаться в зависимости от конкретной цели составления документа.
Общая структура справки о месте работы
В большинстве случаев справка с места работы составляется для предъявления по месту требования. С точки зрения отражения фактов о сотруднике содержание справки может быть любым — главное, чтобы в ней было зафиксировано, что она сформирована именно для предъявления по месту требования.
Есть ряд типовых, хотя и неофициальных, критериев оформления соответствующей справки. Рассмотрим их.
Справка с места работы должна содержать основные реквизиты фирмы (ОГРН или ОГРН ИП, адрес, телефон). Реквизиты обычно указываются в самой верхней части документа — справа или посередине.
Ниже следует дата составления, а также номер документа.
Следующий элемент — текстовый блок, в котором отражаются данные о работнике: Ф. И. О., должность, ежемесячный оклад, стаж работы в фирме. Далее фиксируется, что справка подлежит предоставлению по месту требования.
Ниже указываются Ф. И. О. и должность руководителя фирмы, подпись и печать организации (при наличии).
Рассмотренная нами структура справки в достаточной мере универсальна, но иногда ее предстоит адаптировать к специфике места предъявления источника. Рассмотрим, как может выглядеть справка с места работы, подлежащая предоставлению в то или иное учреждение.
Как выглядит образец справки с места работы в суд
В ходе судебных слушаний представление справки с места работы, как правило, требуется в целях подтверждения занятости и доходов истца или ответчика, например, для назначения алиментов. В этом случае ответчик может быть обязан представить справку, в которой будут указаны:
- его Ф. И. О., должность;
- оклад или средний заработок;
- стаж работы в компании.
Документ должен быть заверен печатью компании-работодателя (при ее наличии), а также подписью руководителя фирмы.
Справка с места работы для получения визы
Справка с места работы для получения визы может соответствовать образцу документа, составленного по общим критериям, о которых мы рассказали выше. Дело в том, что в нем предполагается указание размера оклада и стажа работы сотрудника — именно тех сведений, которые в первую очередь нужны для оценки благонадежности туриста.
Вместе с тем в справках для виз приветствуются формулировки о том, что:
- документ составляется именно для консульства определенной страны;
- работник гарантированно сможет продолжить работу в фирме по возвращении из путешествия.
Также консульства позитивно относятся к справкам, напечатанным на фирменном бланке компании-работодателя.
Для чего нужна справка с предыдущего места работы
Справка с предыдущего места работы чаще всего нужна, если новому работодателю необходимо корректно рассчитать больничные или декретные выплаты.
В 2018-2019 годах такую справку необходимо оформлять по форме, утвержденной приказом Минтруда от 30.04.2013 № 182н в редакции приказа Минтруда от 09.01.2017 № 1н.
Образец справки с места работы по требованию органов соцзащиты
Подобная справка нужна для того, чтобы показать органам соцзащиты, что отец или мать ребенка не находится в отпуске по уходу за ним, с целью получения госпособия, назначаемого по приказу Минздравсоцразвития от 23.12.2009 № 1012н.
Часто работающие граждане обращаются к своему работодателю с просьбой выписать справки с места работы, которые им нужно предоставить в разнообразные места. ТК РФ обязует компании и предпринимателей при поступлении письменного заявления от их работников, выдавать подобные документы в трехдневный срок. В основном, это справка о зарплате и с места работы.
В компании справка с места работы по месту требования оформляется кадровой службой, а сведения о заработной плате - бухгалтерией.
Работники чаще всего просят выдать такой документ, как справка о средней заработной плате, который они предоставляют в КСЗТН для оформления субсидий, социальных пособий и других льгот. Также эти документы запрашивают кредитные учреждения при выдаче кредитов и займов. Банки часто просят этот документ составлять по форме 2-НДФЛ или на их собственном бланке.
При смене работы увольняющиеся сотрудники подают заявления о выдаче им справок и справки о сумме зарплаты за предыдущие два года. Они необходимы работнику, чтобы на новом месте пользоваться стандартными вычетами, и при необходимости ему правильно было начислено пособие по временной нетрудоспособности.
Сотрудники могут просить оформить им документы с места работы для подтверждения их занятости, должности и т. д. Как правило, это запрашивают государственные органы, судебные инстанции, приставы, миграционная служба при выдаче загранпаспорта и т.д. Их также требуют предоставить по месту работы от одного из родителей при оформлении пособий по рождению и уходу за детьми, так как эти суммы может получить любой из родителей.
Выдаваемая справка может одновременно содержать данные о профессии и сумме вознаграждения.
Независимо от места представления этого документа, желательно чтобы работник указывал, какие именно данные нужно включать в выдаваемый документ. После этого инспектору по кадрам обязательно надо взять с него согласие на разглашение персональных данных. В противном случае к организации могут быть применены установленные законом меры наказания.
Как написать справку с места работы по месту требования
Справка составляется на фирменном бланке компании. Ее можно выписывать в свободной форме, или же заполнять с помощью специализированных программ, которые формируют этот бланк по запросу автоматически. Главное требование, чтобы она включала все необходимые обязательные реквизиты.
Вверху документа указывается его наименование. Здесь же проставляется регистрационный номер справки.
На следующей строке записывается место и дача оформление справки.
Повествовательная часть бланка начинается с фразы «Дана». Затем указывается полностью Ф.И.О. работника в дательном падеже. Далее следует подтверждение, что сотрудник действительно числится у данного работодателя, при этом обязательно указывается его наименование, и должность согласно штатному расписанию и заключенному трудовому контракту. Желательно в этом же разделе записать реквизиты приказа о приеме на работу - номер и дату.
Также в бланке при необходимости нужно подтвердить настоящий статус работника, например, «Продолжает работать по настоящее время».
Обращаем внимание! Если справка предоставляется для получения детских пособий, в текст документа необходимо включить информацию о том выдавалось ли оно на предприятии работнику или нет. Если документ должен содержать данные о том, что работник находится в отпуске по уходу за ребенком, то записывается имя и год рождения малыша.
Далее заполняется информация об адресате, куда документ будет направляться. Эти данные можно записывать внизу справки с места работы, или в самом начале документа, в правой верхней его части. В некоторых случаях допускается не вносить информацию о получателе справки. Тогда внизу документа указывается, что она предъявляется по месту требования.
Ниже бланк подписывает должностное лицо, которое его составляло с указанием профессии и Ф.И.О.
Очень часто информацию, содержащуюся справке, нужно заверять руководителю. Поэтому желательно для этого предусмотреть соответствующую строку. Для упрощения процедуры во многих документах присутствует только одна подпись директора компании.
Справка – это документ, доказывающий либо опровергающий какой-то факт.
У нее много разновидностей, в зависимости от цели, содержания и места предоставления.
Выдача справок – не право, а обязанность работодателя , который перед законом отвечает за достоверность представленной в ней информации.
Передача неверных сведений, не подкрепленных документами данных, может повлечь за собой административное наказание в виде штрафа.
Поэтому составление справки требует внимательности и соблюдения всех формальностей.
Общие требования
Ст.62 Трудового кодекса дает право работникам получать сведения о своей деятельности
, не давая объяснений о том, для каких целей потребовалась справка.
Работодатель обязан в трехдневный срок предоставить всю имеющуюся у него информацию.
Заявка от сотрудников оформляется в виде заявления, где указывается состав необходимых ему сведений.
Справка выдается лично в руки только самому заявителю. Давать сведения о трудовой деятельности чужого человека работодатель не имеет право в связи с законом о защите персональных данных (ФЗ-152).
Трудовой кодекс РФ. Статья 62. Выдача документов, связанных с работой, и их копий
По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.
Части вторая — третья утратили силу.
Работник обязан не позднее трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю.
Заявления на выдачу справки с места работы.
Вне зависимости от типа справки к его оформлению предъявляют ряд требований :
Все справки имеют исходящий номер . Целесообразно для данного вида документа завести отдельный журнал регистрации. Но если в организации маленький объем документооборота, возможно регистрация справок в общем журнале исходящих документов.
Необходимо иметь в виду, что некоторые виды справок имеют установленную форму , которая едина для всех учреждений, не зависимо от их форм собственности. Например, справка о доходах – это 2 НДФЛ. Если она составлена неправильно или не на том бланке – считается недействительной .
Бланк справки по форме 2 НДФЛ.
Какие виды существуют?
В делопроизводстве различают несколько видов справок:
- служебные;
- личные;
- архивные.
Работникам выдаются личные справки , так как именно они содержат в себе сведения об их рабочей деятельности. Архивные справки могут понадобиться при выходе на пенсию со старых мест работы. Их затребывают пенсионный фонд, судебные органы.
Куда могут предоставляться?
В соцзащиту
Семьям, признанным малоимущими, государство выплачивает ежемесячное пособие
. Они также имеют право на получение субсидий
.
Для его назначения в соцзащиту приносят справку с работы о своих доходах за последние 3 месяца , в котором указывается следующая информация:
- наименование организации, его реквизиты ;
- Ф.И.О. работника, должность и структурное подразделение;
- с какого времени трудиться на предприятии;
- помесячный доход .
При этом обязательно определяют вид дохода : заработная плата или пособие. Размер алиментов от общей суммы вычитывается (если работник их платит). Основанием для справки являются лицевые счета и расчетные ведомости.
В институт
Работнику-студенту справка может понадобиться в следующих случаях:
- нет возможности прийти на экзамен в связи с командировкой или производственной необходимостью;
- заочникам для подтверждения факта работы.
Составляется на обычном бланке для письма с указанием времени начала работы и должности. Вместо конкретного адресата пишется фраза «для предоставления по месту требования».
Оформления справки с места работы для ВУЗа.
Для центра занятости
Данный вид справки необходим бывшим работникам при постановке на учет в центр занятости для определения размера пособия . Указывается:
- период работы в организации;
- режим работы;
- средний заработок за последние 3 месяца ;
- были ли неоплачиваемые периоды за 12 месяцев до увольнения (больничные, административные, время простоя, отпуск по уходу за ребенком до 3-х лет).
Скачать бесплатно справки для центра занятости.
Для УФМС
Выдаваемая работодателем справка подтверждает фактическое место работы предъявителя, его должность, размер зарплаты.
Документ заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера, ставится круглая печать.
Для банка
Перед принятием решения о предоставлении кредита банк проверяет своих потенциальных клиентов на кредитоспособность. Основной документ, отражающий финансовое состояние работника – это справка о доходах, предоставляемая с места работы.
Для каких нужд?
Для чего нужна справка с места работы?
Для больничного
Для расчета больничных существует специальная справка, которую сотрудник приносит с предыдущего места работы. Форма для всех организаций единая , утвержденная Минсоцразвития РФ.
Содержит в себе сведения обо всех выплатах и вознаграждениях, в том числе заработной плате, на которые начислялись страховые взносы. Раньше справка выдалась лишь по требованию работника, но с 2011 года работодатель обязан предоставлять его каждому уволившемуся сотруднику вместе с остальными документами.
Бывший работник получает подобную справку на основании письменного заявления в течение трех рабочих дней. В справке содержаться следующие сведения:
- О сумме заработка за два предшествующих увольнению года и за текущий.
- Количество дней приходящихся на:
Справки о заработке и о количестве календарных дней.
Совместителю
По желанию сотрудника в трудовую книжку вносится запись о его работе по совместительству. Для этого работнику понадобиться справка , доказывающая факт его трудовой деятельности в другой организации.
Бланк справки для совместителя.
Бланк справки об отпуске совместителя.
Об алиментах
Алименты являются одним из источников дохода . В банках, при обращении в государственные организации, в органы соцзащиты для получения пособий требуют документально подтвердить их конкретный размер .
Справку выдает бухгалтерия, на основании произведенных выплат. Составляется произвольно , единой формы не существует. В ней содержаться сведения не только о полученных/отправленных денежных средствах, но также об алиментоплательщике, алиментополучателе.
Такая справка может понадобиться и самому алиментщику . Его иногда запрашивают налоговые инспекции, чтобы отследить, произведены выплаты по исполнительному листу в полном размере.
Бланка справки об удержании алиментов.
Бланка справки о выплачиваемых алиментах.
Справки об алиментах, полученных по исполнительному листу.
Для пенсии
Для назначения пенсии ПФ может потребовать справку о заработке будущего пенсионера за 5 лет . Причем, начиная с 2000 года, никаких дополнительных документов при расчетах пенсии не требуется, вся информация берется из персонифицированного учета . Справка необходима, если планируется учитывать заработную плату до указанного периода. Она содержит в себе следующую информацию:
Справка также может понадобиться для обоснования льготного стажа . Она доказывает занятость человека и подтверждает его право на досрочную пенсию . В такой справке обязательно указывается, что она дана для предоставления в пенсионный фонд.
Справки о заработке за 5 лет будущего пенсионера.
Справки, подтверждающей стаж работы.
О командировке
Данный вид справки работникам требуется очень редко . Обычно достаточно копии командировочного удостоверения . Но в некоторых местах без справки не обойтись. Например, в ЗАГСе для быстрой росписи без очереди, если один из молодоженов планирует ехать в длительную командировку.
- Указывается организация, Ф.И.О. сотрудника, должность .
- Подтверждается его нахождение в командировке.
- Пишется пункт назначения, период отсутствия.
Составления справки о нахождении в командировке.
Для декретных
После рождения детей с места работы органы соц.защиты требуют ряд справок:
Справки о неполучении единовременного пособия вторым родителем.
Для загранпаспорта
При получении загранпаспорта от граждан требуют предъявить анкету, заверенную кадровыми работниками. В нем содержаться выписка из трудовой книжки и другие биографические факты. Раньше к тому же запрашивали отдельную справку , подтверждающую факт работы человека в данной организации.
Справка для визы является доказательством стабильности доходов аппликанта. Она помогает консульствам отсеивать потенциальных мигрантов.
В тексте документа содержаться сведения о:
- дате приема на работу, должность сотрудника;
- среднемесячном доходе ;
- дате окончания отпуска. Доказывает тот факт, что по окончанию поездки за человеком сохраняется рабочее место.
Справка подписывается директором и главным бухгалтером. Составляется на русском языке, хотя целесообразнее оформить ее на английском , если есть такая возможность.
Составления справки для оформления визы на английском языке.
Справки для оформления загранпаспорта.
Итоги
Какой бы вид справки работник не затребовал, существует главное правило при ее составлении – это достоверность предоставленных сведений . Очень часто сотрудники просят войти в положение, и указать повыше зарплату, получше должность или хотят изменить период работы, так как для льготной пенсии не хватает буквально нескольких рабочих дней.
Порой работодатели идут у них на поводу и вносят липовые данные
.
Но ведь справку подписывает не работник, а специалист , отвечающий за его выдачу, главный бухгалтер, руководитель организации.
Ставя свою роспись под недостоверными данными, они должны помнить, что нарушают закон .
Такая справка теряет свою юридическую силу , а должностное лицо, его выдавшее, может быть подвержена административной ответственности.
Во многих случаях сотруднику может понадобиться справка с места работы, образец которой не установлен на законодательном уровне. Это значит, что компания вправе использовать собственную форму этого документа. О том, как правильно составить справку, как выглядит готовый бланк и образец ее заполнения – в этой статье.
Может пригодиться в самых разных ситуациях. Основное назначение состоит в том, что он подтверждает стаж сотрудника, название его текущей должности и в некоторых случаях размер зарплаты. Форма во многом зависит от того государственного органа или частной компании, которая требует предъявить его. Чаще всего справка пригождается в таких случаях:
- для расчета выплат по больничному листу, а также в связи с выходом в декретный отпуск;
- для предъявления в качестве доказательства в судебных разбирательствах;
- в случае возможной поездки в дальнее зарубежье документ понадобится для получения визы (гостевой, рабочей);
- для подтверждения стажа и факта трудовой занятости в военкомате;
- в местное отделение пенсионного фонда;
- для предоставления в органы опеки;
- в некоторых случаях такая справка может понадобиться по требованию банка;
- для назначения государственных выплат в связи с уходом за ребенком.
Не стоит путать справку с места работы , . Эти документы имеют сходные назначения, но разную форму.
Если оформляется виза на поездку
В случае, как необходимо оформить визу для поездки за рубеж, к справке могут быть предъявлены особые требования. Важно заранее учесть условия, которые ставит иностранная компания. Как правило, они сводятся к трем важным требованиям:
- Текст пишется на английском языке. Понадобится сделать профессиональный перевод, для чего необходимо обратиться к соответствующим специалистам.
- Такую справку желательно составлять только на официальном бланке компании, на котором будет изображены ее логотип и приведены контактные данные.
- Наконец, в документе, как правило, приводится письменное утверждение сотрудника о том, что после возвращения из зарубежной поездки он продолжит сотрудничать с основным работодателем.
Подробный видео комментарий о том, как оформить справку с места работы по образцу для получения шенгенской визы:
Для предъявления на новой работе
Больничные листы, выплаты по декретному отпуску и некоторые другие пособия рассчитываются на основе среднего заработка сотрудника за определенный период времени (как правило, от полугода). Поэтому когда сотрудник попадает на новое место работы, ему следует заранее позаботиться о том, чтобы все сведения о стаже и средней зарплате были подтверждены.
Для этого наряду со справкой с места работы произвольного образца можно также оформить справку о доходах за последний год. По общему правилу документ выдается в последний официальный рабочий день, когда увольняющийся сотрудник получает также трудовую книжку.
В отдел социальной защиты
Если предъявить её требуют какие-либо государственные органы, как правило, они разрабатывают собственный образец, который можно узнать заранее и принести на работу в качестве примера. Обычно требования предъявляются не к форме, а к содержанию.
В случае с отделением соцзащиты есть своя специфика. Поскольку документ обычно нужен для начисления социальных пособий, то отдельной строкой в ней нужно прописать, что гражданин не оформлял декретный отпуск за время работы а, значит, пособия не получал.
В органы опеки
Если сотрудник принял решение оформить опеку над несовершеннолетним, соответствующие органы также могут потребовать предоставление справки с места работы в соответствии с их образцом.
Основное назначение в данном случае – подтверждение дохода за последний год. Как правило, наряду с ней органы опеки требуют принести и копию трудовой книжки, каждая страница которой заверена печатью и подписью работодателя.
На биржу труда
Если по каким-то причинам сотрудник уволился с последнего места работы, ему понадобится справка по образцу, который разработан специально в центре занятости. В данном случае наибольшее значение имеют сведения и о стаже гражданина и о его доходах за последний год.
При получении пособия за ребенка
При рождении ребенка согласно действующему законодательству полагается несколько видов государственных выплат. Они могут быть как регулярными, так и единовременными. В некоторых случаях опять же понадобится оформление справки от работодателя. Подробнее об этом можно узнать из видеосюжета.
В Пенсионный фонд
Предоставление в местное отделение Пенсионного фонда предполагается только в тех случаях, когда гражданин должен подтвердить свой трудовой стаж за 2 непрерывных года, которые он отработал до 31 декабря 2002 года. Причина в том, что до этого времени данные о трудовом стаже граждан разрозненны, и в некоторых случаях именно она служит единственным источником достоверной информации.
В военкомат
Предоставление в военный комиссариат требуется для того, получить сведения о работе призывника, который встает на первичный воинский учет. Дело в том, что канцелярия военкомата ведет обязательный учет данных о текущем месте работы каждого призывника.
Для детского сада
Необходимость предоставления в детский сад связано с тем, что родители могут уехать в отпуск на достаточно длительный срок (например, на несколько месяцев). Более распространенный случай получения документа связан с необходимостью получения полной или частичной компенсационной выплаты за летнюю путевку в лагерь для детей.
В судебные органы
Нередко она также пригождается для предоставления в разные судебные инстанции. Чаще всего она служит дополнительным или основным доказательством в разрешении таких споров:
- восстановление сотрудника на последней работе;
- дела о назначении или алиментов;
- споры о возмещении материального ущерба, который был нанесен компании из-за ошибочных действий или бездействия работника;
- споры по административным делам;
- разбирательства по выплате компенсаций, с причинением вреда здоровью.
В банки
Также документ может пригодиться в тех случаях, когда сотруднику нужно подтвердить свои доходы в банке или другой кредитной организации. Как правило, требуются сведения за прошедший год.
Образец 2019
Поскольку законодательство не предъявляет каких-либо требований к содержанию этого документа, то в основном следует исходить из требований организации или государственного органа, которым нужно предоставить его. Документ распечатывается на обычном листе формата А4, можно использовать фирменный бланк компании.
Вне зависимости от конкретного образца и требований по месту предъявления, справка от работодателя содержит следующие сведения:
- полное наименование организации с указанием контактных данных и реквизитов;
- сведения о работнике (ФИО, официальное название должности, стаж работы на данном месте и сведения о зарплате за определенный период времени);
- дата, подпись и расшифровка подписи ответственного лица, а также печать компании.
Бланк и образцы некоторых документов представлены ниже: как видно, особенности содержания текста зависят от того, по какому месту требования ее нужно предъявить.
В большинстве случаев организации или государственные органы не принимают копию справки, поэтому важно сразу заказать такое количество образцов, которое понадобится по требованию организаций или государственных органов (по месту предъявления).
Процедура оформления
Процедуру оформления документа в общем виде описывает Трудовой кодекс. Он указывает, что её предоставление – это обязанность работодателя. На практике сложилась такая процедура ее выдачи.
Многие государственные службы и инстанции требуют справку с места работы. Одним нужно получить информацию о месте трудоустройства, другим об уровне заработной платы и так далее.
Такой документ может быть востребован и коммерческими структурами. Так, например, кредитные организации перед тем, как определить сумму и выдать деньги, требуют предоставить данные о зарплате за последний период (полгода либо год).
Данный образец справки по месту требования является юридическим. Но для этого он должен быть правильно составлен и оформлен. Ниже можно прочитать, как это сделать.
Суть и содержание образца справки по месту требования
Лучше будет сделать два экземпляра заявления. Один из них необходимо будет передать работодателю. На втором экземпляре необходимо поставить отметку о принятии заявления. Этот шаг позволяет получить гарантию того, что бумага будет оформлена вовремя.
Сведения, которые указываются в справке, зависят от того, кто выступает в роли адресата. Этот документ подписывает руководитель предприятия. Его подпись должна быть заверена оригинальной печатью компании.
Допускаются оформления этой бумаги на фирменном бланке компании-работодателя. Его шапка уже содержит всю необходимую регистрационную информацию о ней.
Работника нужно максимально идентифицировать. Для этого указывают его Фамилию, Имя, Отчество, занимаемую должность и так далее. Часто указывают, с какой даты он был трудоустроен.
Структура образца справки по месту требования
Под колонтитулом, содержащим данные о компании, в правом верхнем углу необходимо указать адресата. Им является организация, куда документ будет направлен. Напротив слева нужно указать исходящий регистрационный номер документа.
Там же необходимо оставить свободное место. Получив это письмо, на этом месте будет проставлена отметка о входящей регистрации и резолюция руководителя, его рассматривающего.
Ниже необходимо в тексте указать, кому этот документ выдан (привести данные о работнике). После этого указывается вся требуемая информация. При необходимости допускается предоставление данных в виде таблицы. Как, например, в справках о заработной плате.
Под текстом, внизу листа, слева указывается должность руководителя предприятия, его фамилия и инициалы. Напротив справа вносится графа для его подписи и печати. Дата выдачи документа содержится в отметке об исходящей регистрации. Возможно и другое оформление. Главное, чтобы в документе содержалось все необходимое (вышеперечисленное).
Ниже расположен типовой бланк и образец справки по месту требования, вариант которого можно скачать бесплатно.
