Организация электронного документооборота на предприятии в вопросах и ответах
Автоматизация документооборота, на сегодняшний день, стала не просто средством оптимизации внутренних процессов предприятия, а насущной необходимостью в условиях жесткой конкуренции. Именно автоматизация документооборота дает новые возможности любой организации по ускорению работы, позволяет опередить конкурентов при принятии как оперативных, так и стратегических решений. Данная статья поможет определить необходимость автоматизации документооборота в вашей организации, а также некоторые факторы, которые необходимо учитывать при принятии решения об автоматизации документооборота на предприятии.
В предыдущей статье мы затронули вопросы классификации программных продуктов для автоматизации работы с документами и рассмотрели основные моменты, на которые следует обращать внимание при выборе систем автоматизации делопроизводства.
Однако, система автоматизации делопроизводства позволяет автоматизировать лишь небольшой участок работ в организации. В этой статье мы подойдем к системам организации электронного документооборота более широко, не выделяя конкретные продукты и постараемся ответить на наиболее важные вопросы, которые возникают при внедрении систем электронного документооборота (СЭД).
Вопрос 1. Когда и почему нужно производить организацию электронного документооборота на предприятии?
На сегодняшний день автоматизация документооборота на предприятии также необходима, как автоматизация бухгалтерского учета в середине девяностых годов. Причин этому много. Во-первых, информацию необходимо обрабатывать как можно быстрее и качественнее, подчас информационные потоки не менее важны, чем материальные. Во-вторых, утеря информации или ее попадание в чужие руки может обойтись весьма дорого. Можно выделить ряд проблем, общих для тех, организаций, где работа с документами ведется традиционным способом:
- · документы теряются;
- · накапливается множество документов, назначение и источник которых неясны;
- · документы и информация, содержащаяся в них, попадает в чужие руки;
- · тратится масса рабочего времени на поиск нужного документа и формирование тематической подборки документов;
- · создается несколько копий одного и того же документа - на бумагу и копирование документов тратиться немало средств;
- · на подготовку и согласование документов тратится много времени.
Внедрение системы электронного документооборота позволяет решить все эти проблемы, а также:
- · обеспечит слаженную работу всех подразделений;
- · упростит работу с документами, повысит ее эффективность;
- · повысит производительность труда сотрудников за счет сокращения времени создания, обработки и поиска документов;
- · повысит оперативность доступа к информации;
- · позволит разграничить права доступа сотрудников к информации.
Вывод: автоматизация документооборота необходима в любой организации, независимо от масштаба и типа собственности. Организацию СЭД нужно начинать прямо сейчас.
Вопрос 2. Выбор системы электронного документооборота - сладкие песни производителей и поставщиков.
Теперь необходимо определиться с выбором системы. В предыдущей статье мы классифицировали существующие продукты для автоматизации работы с документами. Позволим себе напомнить классы систем:
- · системы автоматизации делопроизводства и документооборота
- · системы управления потоками работ
- · системы организации и управления архивами документов
- · системы электронного управления документами
Каждая система решает определенный класс задач. Так, от системы автоматизации делопроизводства не следует ждать полноценной маршрутизации потоков работ.
Особого упоминания заслуживают системы класса ERP - часто от потенциального заказчика приходится слышать следующие слова: «мы внедряем ERP-систему и не будем внедрять систему автоматизации документационного обеспечения управления (ДОУ)». Бытует ошибочное мнение, что ERP-системы решают все проблемы документооборота на предприятии. Это не так - ERP-системы предназначены для автоматизации производственного документооборота, а не управленческого, и наиболее эффективное решение - интеграция ERP-системы и системы автоматизации ДОУ.
Каждый производитель систем, говорит, что его продукты самые функциональные, самые удобные и самые эффективные. Часто бывает и так - заказчик приходит со вполне определенной проблемой, выслушав которую производитель говорит о своей суперсистеме, которая враз решит и эту и все другие проблемы. В результате, заказчик тратит деньги (зачастую немалые) на организацию системы автоматизации документооборота на предприятии и не получает того, чего хотел. При всем при этом, программный продукт мог быть действительно хорошим, но изначально предназначался для решения задач другого класса.
Совет №1 - определитесь, решение задач какого рода вы хотите поручить системе автоматизации. Если в штате организации нет специалистов, способных самостоятельно определить класс нужной системы, то лучше обратиться за помощью к консультанту. Для начала можно посмотреть обзоры, публикуемые в специализированной прессе и на некоторых сайтах в интернете.
Совет №2 - определив, систему какого класса нужно искать, изучите, по возможности, все предложения, выбирайте системы с необходимым вам функционалом, но те которые в дальнейшем можно будет расширить за счет добавления новых возможностей.
Совет №3 - обратитесь к техническому специалисту. Возможности системы во многом определяются программно-аппаратной платформой, на которой система будет эксплуатироваться. Не стоит думать, что СЭД, в которой СУБД не поддерживает репликацию, а в качестве транспортной среды используется почтовый сервер небезызвестной компании из Редмонда, будет эффективно решать задачи организации документооборота на территориально-распределенных предприятиях.
Совет №4 - выбирайте системы, которые легко настраиваются, расширяются и масштабируются (т.е. обеспечивают защиту инвестиций), которые удобны в использовании, обладают эргономичным интерфейсом пользователя.
Совет №5 - проверьте систему в действии. Наверняка у производителя есть демо-версия или вариант поставки с оценочными лицензиями - установите систему у себя и проверьте ее в действии до того, как будете покупать. Кстати, некоторые производители в период оценки осуществляют бесплатную техническую поддержку.
Совет №6 - не обязательно сразу приобретать мощную дорогую систему. Процесс организации электронного документооборота может происходить поэтапно - сначала можно внедрить простую систему, которую в дальнейшем можно развивать за счет масштабирования и добавления новых возможностей.
Вывод: приобретайте систему документооборота, что подойдет вашей организации. Определите класс необходимой системы, требуемый функционал, в случае невозможности самостоятельного выбора обратитесь к консультанту.
Вопрос 3. Внедрение - этапы, сроки, деньги.
Этот вопрос является логичным продолжением предыдущего - некоторые внедренцы часто говорят, что проведут организацию электронного документооборота в кратчайшие сроки, в 2 этапа и при этом постараются вытрясти у заказчика максимально возможные деньги.
Срок внедрения системы зависит от множества факторов. Перечислим основные:
- · Класс системы. Систему автоматизации делопроизводства, состоящую из одного АРМ секретаря, займет неделю в течение которой будет происходить обучение секретаря работе с системой. Внедрение системы класса ERP может занят целый год, причем не обязательно, что число АРМ будет большим.
- · Масштаб внедряемой системы. Срок организации системы электронного документооборота безусловно зависит от числа АРМ и серверов, на которых будет эксплуатироваться система - пользователей необходимо обучить, на всех персональных компьютерах и серверах необходимо установить и настроить программное обеспечение.
- · Настраиваемость системы. Адаптация системы с соответствии с требованиями заказчика (иногда используют термин «кастомизация») возможно двумя способами - настройкой и изменением программного кода. Если система адаптируется путем изменения настроек, то процесс адаптации проходит быстрее.
Процесс организации документооборота на любом предприятии состоит из нескольких этапов. Основными этапами являют следующие:
- · Обследование организационной структуры предприятия, выявление основных бизнес-процессов, потоков работ и формальное описание схемы движения документов.
- · Составление номенклатуры документов, формирование справочников и классификаторов, составление инструкций.
- · Адаптация системы электронного документооборота на основе информации, полученной на этапе обследования.
- · Установка и настройка программного обеспечения и опытная эксплуатация.
- · Окончательная настройка системы документооборота на предприятии с учетом недочетов, выявленных во время опытной эксплуатации.
- · Обучение персонала организации.
Некоторые их этих этапов могут идти параллельно. Особое внимание следуют обратить на процесс обучения персонала, не следует экономить на нем средства, так как в случае неподготовленности персонала даже самая совершенная система документооборота, идеально подходящая для вашего предприятия, будет малоэффективна.
В зависимости от перечисленных выше факторов организация электронного документооборота может занять отодной-двух недель до полугода. Внедрение системы управления ресурсами предприятия может занять год и более.
Отдельного рассмотрения заслуживает стоимость системы электронного документооборота. Основным правилом является следующее: системы одного класса стоят примерно одинаково.
Стоимость системы зависит от нескольких факторов: класса системы, функциональных и технологических возможностей системы-представителя определенного класса, масштаба организации электронного документооборота. Стоимость системы складывается не только из стоимости лицензий программного обеспечения - работы, проводимые на том или ином этапе процесса внедрения, также потребуют средств, причем сумма, потраченная на внедрение, может значительно превышать суммарную стоимость лицензий необходимого программного обеспечения. Следующим весьма важным фактором, влияющим на конечную стоимость системы, является величина расходов на эксплуатацию, сопровождение и техническую поддержку системы.
Выводы. Системы одного класса стоят примерно одинаково, общая стоимость системы определяется не только стоимостью лицензий программного обеспечения. Не следует экономить на процессе внедрения - эффективность системы в подавляющем большинстве случаев зависит от правильности выбора системы и правильно проведенного процесса организации электронного документооборота.
Непрерывный рост объемов информации, развитие науки и технологий является не только непосредственной причиной для внедрения автоматизированных систем по работе с информацией и документами, а и служит основой для их создания и развития. Необходимость автоматизации работы с документами и внедрения систем электронного документооборота обусловлена потребностью в эффективном управлении предприятием. Результатом автоматизации документационных систем является своевременное выполнение четко структурированных информационных задач, стоящих перед управляющим, что позволит упростить и правильно организовать работу отдельных подразделений, ускорить производственный процесс, а также оптимизировать работу организации в целом.
Даже небольшие предприятия ежедневно имеют дело с различными договорами, счетами, письмами, инструкциями [ 1 ] . Так как процесс управления любой компанией базируется на информации об управляемых объектах, которая чаще всего представлена в документах и, в свою очередь, является основой принятия любого решения, организация документооборота является одной из главных и важнейших задач документационного обеспечения управления.
Объект данного исследования – организация документооборота на предприятии.
Предмет – автоматизация документационных систем как путь достижения эффективности управления.
Целью исследования является анализ особенностей и проблем внедрения автоматизированных систем управления информацией на современном предприятии.
Данная тема затронута в работах и ученых-документоведов Лариной М. В., Рысковой О. И., Янковой В. Ф., Бобылевой М. П. В настоящее время большая часть исследований и публикаций по вопросам автоматизации и внедрения систем электронного документооборота носит в основном прикладной характер и отражает лишь узкие аспекты данной темы, чего недостаточно для комплексного изучения и применения на практике.
Документооборот - деятельность по организации движения документов на предприятии с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки из организации и (или) направления в архив .
Электронный документооборот (ЭДО) – механизм работы с электронными документами, включающий в себя полный цикл жизни электронного документа: создание, модификация, хранение и отправка. Электронный документооборот на предприятии внедряют с целью полного отказа от бумажного документооборота для экономии ресурсов и времени .
Система электронного документооборота (СЭД) - организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.
Для начала выявим основные проблемы, с которыми сталкиваются компании, в которых работа с документами ведется традиционным способом:
- потеря документов, что может привести к различным последствиям, одно из таких последствий – утечка информации;
- скопление значительного объема документов, что усложняет работу как отдельных подразделений, так и организации в целом;
- Большие временные затраты при работе с бумажными документами;
- человеческий фактор: допущение сотрудниками ошибок при работе с данными, что может привести к необратимым и серьезным последствиям.
Автоматизация систем работы с документами позволит решить эти проблемы, а также:
Обеспечит четкую структуризацию задач и делегирование полномочий между подразделениями, что приведет к слаженной работе организации как единого механизма;
Упростит работу с документами, повысит ее эффективность за счет использования современных информационных технологий;
Значительно ускорит процесс работы с документами, что приведет к повышению производительности труда сотрудников;
Обеспечит надежную сохранность документов и защиту от несанкционированного доступа;
Полный контроль над процессом управления и централизация архивов с документами;
Сокращение финансовых затрат, минимизация налоговых рисков и штрафов .
В общем, суть автоматизации документооборота состоит во внедрении современных информационных технологий с целью обеспечения удобства, надежности и эффективности работы с документами.
Но, несмотря на то, что внедрение систем электронного документооборота имеет ряд преимуществ, предприниматели и поставщики часто сталкиваются с проблемами, связанными с внедрением СЭД .
Условно эти проблемы можно разделить на 3 группы:
¾ организационные;
¾ технологические;
¾ административные.
Организационные проблемы идут в основном от руководства и заказчика.
¾ Руководители часто не имеют четкого представления о возможностях и функциях СЭД, следовательно, могут возникнуть трудности при создании проекта по внедрению .
¾ Недооценка подготовительной части. На этом этапе выявляются проблемные зоны, подготавливается персонал, который будет работать с формированной системой, сбор необходимого информационного материала и т.д.
¾ Несогласованность действий. Это может проявляться не только во время планирования проекта между заказчиком и поставщиком, когда встречаются разные интересы, но и внутри организации заказчика.
Внедрение СЭД влечет за собой увеличение пользователей ПК. Переход к электронному документообороту приводит к значительному увеличению нагрузки на серверы. Итак, переходим к технологическим проблемам, которые чаще всего возникают уже во время эксплуатации системы:
¾ Информационная инфраструктура организации может быть неготовой к предстоящим нагрузкам.
¾ Функциональность системы не соответствует ожиданиям – отсутствие необходимого набора операций, которые необходимы заказчику.
¾ Отсутствие единых правил, регламентирующих документооборот внутри организации.
Перейдем к последней группе проблем – административные :
¾ Низкая вовлеченность в проект некоторых сотрудников.
¾ Сопротивление внедрению новой системы документооборота.
¾ Недостаточная квалификация сотрудников предприятия.
Рассмотрев проблемы внедрения системы СЭД, важно понимать, что внедрение требует огромных усилий со стороны заказчика (руководителя предприятия), поставщика электронной системы и сотрудников предприятия.
Руководитель должен четко знать возможности своего предприятия и сотрудников, уметь поставить задачи и цели, которых он хочет добиться автоматизацией документооборота, а так же доходчиво объяснить это все поставщику, чтобы избежать недопонимания.
Поставщик СЭД, в свою, очередь должен тщательно проанализировать особенности бизнес-процессов данного предприятия, состояния оборудования и технологий и, на основе полученных выводов предложить возможные варианты для достижения наибольшей эффективности.
Организация работы и обучения сотрудников при работе с системами электронного документооборота, пожалуй, ключевой и немаловажный этап внедрения автоматизированных систем управления. Так как предприятие – это сложный механизм, основанный на взаимодействии сотрудников подразделений под руководством и контролем начальника, конечный результат зависит абсолютно от каждого элемента этого механизма. Поэтому не стоит жалеть времени, сил и материальных ресурсов на обучение и переквалификацию.
К решению проблем перехода на электронный документооборот можно подойти с разных сторон. Однако, прежде всего, переход должен быть запланированным и поэтапным, с учетом особенностей каждого элемента структуры предприятия.
Налаженная организация документооборота, как результат тщательной подготовки к внедрению СЭД, неизбежно принесет предприятию новые возможности функционирования, а также его поднимет деятельность на качественно новый уровень.
Автоматизация документооборота представляет собой такую меру, к которой прибегают практически все современные предприятия. Даже небольшие компании работают с массой различных документов, включая письма, бюджеты, счета-фактуры, договоры и всевозможные требования. Именно по этой причине практически каждая современная организация старается использовать такую меру, как автоматизация документооборота, за счет которой обеспечивается полнота и сохранность данных, удобство поиска и хранения различной информации, а также предельная оптимизация времени, необходимого для ее согласования.
Зачем это нужно?
Практически в любой компании сотрудники тратят массу времени на то, чтобы найти нужную информацию, и статистика красноречиво говорит о том, что на это уходит приблизительно половина рабочего времени. Также бывает и так, что приходится воссоздавать заново вместо повторного применения какие-то документы, которые существуют «где-то». Вполне стандартной является ситуация, при которой исходный текст какого-нибудь договора находится у юриста в компьютере, а бухгалтерские проводки по бумагам, сопровождающим исполнение контрактов, выполняются в бухгалтерской системе, счета и акты содержатся в финансовом отделе в бумажном виде, а переписка касательно проведения договорных работ находится в почтовых электронных ящиках работников. Подобная «разбросанность» информации крайне вредит безопасности, целостности и непротиворечивости, именно в таких ситуациях становится актуальной автоматизация документооборота.
За счет внедрения специализированных информационных систем решается преимущественное большинство проблем. К примеру, некоторые системы бюджетирования предоставляют возможность создания системы взаимосвязанных бюджетов с последующим формированием и хранением разных версий таких документов, а также указанием их статусов. Таким образом частично решается проблема бюджетного документооборота за счет использования таких систем.
Однако не стоит забывать о том, что современные бюджетные базы, а также бухгалтерские и ERP-системы в преимущественном большинстве случаев работают со структурированной информацией, то есть теми данными, которые можно создать и хранить в форме таблицы. По словам большинства экспертов, в общем объеме данных любого современного бизнеса приводится всего 20 %, в то время как остальная часть включает в себя электронную переписку, тексты документов, всевозможные протоколы переговоров и встреч, изображения и т.д. Достаточно часто, не проводя изучение неструктурированной информации, просто нет возможности сделать нормальную оценку контектста, в котором уже присутствует структурированная. Хранение, сбор и последующая обработка таких данных обеспечивается именно использованием такой меры, как автоматизация документооборота, или системами управления информационным содержанием компании.
Что это такое?
Документы из всех систем, логически связанных с данной информацией, принято называть контекстом. Он может включать в себя содержимое бумажной или электронной переписки, факсы, платежные документы, протоколы проводимых мероприятий, видео- или аудиозаписи и еще массу другой информации. Контекст к документу можно добавить вручную или полностью автоматизировать этот процесс в зависимости от предпочтений и нужд руководства.
К примеру, современная система автоматизации документооборота в процессе формирования и последующего изменения бюджетов позволяет использовать ряд другой контекстной информации:
- всевозможные маркетинговые исследования рынка, включая не только собственные, но и те, которые были получены из внешних источников;
- различные договоры с контрагентами (покупателями или же поставщиками);
- специальная нормативно-справочная документация;
- дополнительная документация, которая отражает в себе какие-либо ограничения или предположения (в качестве примера можно привести темп инфляции, валютные курсы и прочие данные);
- проводившихся для обсуждения каких-либо версий составляемого бюджета, а также включающие в себя всевозможные рабочие комментарии и замечания участников процесса (зачастую такая документация пересылается между всеми сотрудниками при помощи электронной почты и хранится отдельно от файлов с бюджетной информацией).
Пользователь, который ведет работу с бюджетом, в любой момент при необходимости может просматривать какие-то вышеперечисленные документы, так как современные технологии автоматизации документооборота позволяют ему это сделать без каких-либо продолжительных поисков.
Какие системы используются у нас?
Одними из наиболее распространенных программных решений, которые можно встретить в российских компаниях, можно назвать комбинацию утилит Microsoft Outlook вместе с Microsoft Exchange Server. Первое приложение в принципе установлено практически на каждом компьютере, в то время как Exchange Server довольно часто принято использовать в качестве полноценного сервера электронной почты. Несмотря на то что в компаниях, где уже относительно давно было проведено внедрение электронного документооборота, такие программы используются только как платформа для работы с электронной почтой, после некоторых централизованных настроек даже это программное обеспечение может использоваться в качестве довольно функционального средства автоматизации документооборота практически для любых организаций.
На данный момент российский рынок наполнен десятками различных систем, с помощью которых обеспечивается автоматизация управления документооборотом, и подобное обеспечение предлагают не только западные, но и отечественные разработчики. Даже компания Microsoft, помимо указанных выше программ, предлагает еще такие утилиты, как Content Management Server или же SharePoint Portal Server.
Наиболее мощной среди всех существующих систем принято считать Documentum, но в основном только крупные компании используют такой процесс автоматизации. Документооборот некоторых компаний автоматизирован за счет программного пакета Lotus Notes, но многие называют его своеобразным «конструктором для программистов», так как создать на его базе полноценную систему достаточно сложно.
В чем отличия между российскими и западными системами?
Если говорить об основных различиях между отечественными и зарубежными утилитами, то они заключаются в доступных возможностях масштабирования. К примеру, если системы от западных разработчиков могут функционировать практически в любых операционных системах, то отечественные в основном разрабатываются только для какой-то одной из них, и естественно, что зачастую это Windows. Западные системы настраиваются на применение любых СУБД. Такие ограничений российских систем могут сильно затруднить возможность построения кросс-платформенных интегрированных решений.
Касательно функциональности основное отличие заключается в том, что на Западе автоматизация документопроизводства и документооборота осуществляется несколькими программами, которые могут выпускаться под единым брендом, но при этом предназначаться для разных целей. К примеру, Documentum предлагает несколько отдельных продуктов, которые применяются для полной автоматизации, а также интеграции с ERP-системами, поддержки проектно-конструкторского документооборота и т.д. Преимущественное большинство ПО, разработанного в России, направлено на решение какой-то определенной задачи.
Также стоит отметить, что принципиальная разница заключается и в подходе обеих сторон к тому, что представляет собой система автоматизации документооборота. Западные системы направлены на то, чтобы обеспечивать полную автоматизацию и последующую поддержку различных сквозных бизнес-процессов, происходящих внутри организации, в то время как преимущественное большинство отечественных программ автоматизируют только определенные функции.
Стоимость западных систем приблизительно колеблется в диапазоне от $400 до $1000 за каждое рабочее место, не учитывая затраты на внедрение, программы и оборудование, которые требуются для того, чтобы обеспечить нормальный электронный документооборот. Само внедрение зачастую обходится приблизительно в половину обычной стоимости лицензий, так как чаще всего программы для автоматизации документооборота реализуются с различными акциями, но в некоторых ситуациях цена оказывается на порядок больше. Одним из наиболее сложных всегда является проект автоматизации финансовой документации, так как для таких проектов цена внедрения приблизительно в 2-3 раза выше по сравнению со стоимостью лицензий.
Отечественные программы продаются по цене $200-600 за каждое рабочее место, а вдобавок к этому учитывается стоимость дополнительных программ и различного оборудования. В конечном итоге расчет сравнительной стоимости осуществляется практически так же, как и в западных системах.
Особенности
В преимущественном большинстве случаев в качестве приоритетного направления автоматизации являются процессы, относящиеся к согласованию документов, к примеру, процесс первоначального составления и дальнейшей реализации бюджетов. Однако во многих командах теперь используется автоматизация делопроизводства и документооборота, то есть с процедур регистрации исходящей и входящей документации.
Введение в работу электронной системы не имеет принципиальных отличий от внедрения каких-либо других автоматизированных систем, поэтому стоит остановиться только на отличительных особенностях данного проекта.
Создание корпоративных хранилищ
Введение системы автоматизации документооборота в любом случае предусматривает создание некого корпоративного хранилища, в котором будет храниться вся документация. Логическая структура такого хранилища, разработка и дальнейшая реализация политики безопасности, а также иерархия хранения документов требует максимальной тщательности и обязательно должно проводиться уже на раннем этапе реализации проекта.
При этом нужно учитывать, что функция хранения может разворачиваться еще в начале проектирования, поэтому уже на начальном этапе можно осуществлять перемещение всех документов из нынешних мест хранения в единое корпоративное хранилище. За счет этого пользователи могут ознакомиться с какими-либо основными функциями системы, а параллельно освоиться и с ее применением. Ускорить адаптацию сотрудников к внедряемым системам можно за счет применения сервисных функций наподобие оповещения о внесении изменений в документации, о появлении новых документов и т.д.
Таким образом, автоматизация документооборота требуется любому современному предприятию, которое стремится к развитию и улучшению своей работы.
