К оформлению исходящей корреспонденции предъявляются особые требования. Это обусловлено тем, что она носит информационно-справочный характер. При оформлении служебного письма стоит учитывать требования ГОСТ Р 7.0.97-2016. Это позволит соблюсти четкую структуру документа и сохранить требуемый стиль делового общения, а также правильно расположить реквизиты делового письма.
Важно отметить, что ГОСТ Р 7.0.97-2016 является рекомендательным и организации могут сами разрабатывать фирменные бланки для деловой переписки. Обязательным соблюдение указанного ГОСТа является только для федеральных органов исполнительной власти.
Шапка документа может располагаться как продольно, так и иметь угловое расположение (здесь обычно располагают реквизиты бланка письма, телефоны и адреса организаций). Образец письма с угловым расположением реквизитов является наиболее распространенным вариантом в современном делопроизводстве.
Образец бланка письма с угловым расположением реквизитов
В верхней части документа указываются:
- дата;
- номер;
- ссылка на регистрационный номер и дату документа (если корреспонденция является ответом);
- заголовок к тексту, изложенный одной фразой.
Шапка служебного письма расположена под регистрационным номером. В ней содержится обращение к адресату. Ф.И.О. и должность адресата должны быть расположены в правом верхнем углу документа. По центру пишется обращение к получателю.
От кого и кому
Реквизиты компании отправителя чаще всего указываются на фирменном бланке компании. Также необходимо правильно указать получателя корреспонденции, другими словами, реквизиты адресата:
- наименование компании;
- наименование структурного подразделения, куда направлена исходящая корреспонденция;
- должность получателя;
- фамилия и инициалы получателя;
- почтовый адрес организации.
Образец письма на бланке компании
Важно отметить, что если письмо с одинаковым содержанием необходимо отправить нескольким получателям, то в первую очередь необходимо указывать адрес основного получателя и только потом остальных.
Например:
ООО «Елки-Палки»
Юридический отдел
Москва, улица Зеленая, д. 5
КОПИЯ
Генеральному директору
ООО «Зеленые ветки»
Симакову В.А.
Санкт-Петербург,
Улица Фрунзе, д. 3
Дата и номер
После того как исходящий документ было подписан, на него проставляется дата. Дата может иметь формат 17.05.2019 или 17 мая 2020 г. В случае, когда дата указывается в документе несколько раз, рекомендуется выдерживать единый стиль написания.
Присвоение регистрационного номера происходит в соответствии с той системой регистрации исходящей документации, какая принята в организации, и только после подписания документа. Номер регистрации состоит из порядкового номера документа, который может быть дополнен индексом дела или буквами.
Важно отметить, что регистрация исходящего документа облегчает обработку почтовой корреспонденции как вам, так и вашему получателю.
При ответе на полученную служебную корреспонденцию необходимо оформление реквизита «ссылка на регистрационный номер и дату запроса». В этом случае в ответном письме указывают дату и номер полученного. Это обеспечит более быструю обработку корреспонденции в компании-получателе.
Кто подписывает
Служебную корреспонденцию в основном подписывают руководители, а в случае отсутствия его на рабочем месте — его заместители или другие должностные лица, которые исполняют обязанности руководителя в период его отсутствия.
Важно отметить, что современная деловая корреспонденция отправляется не только при помощи почты, но и с использованием телеграфа, факсов и электронной почты.
Надо ли указывать исполнителя
Несмотря на то, что каждое деловое послание подписывает руководитель компании или уполномоченные им должностные лица, саму переписку ведет обычный рядовой сотрудник, т. е. исполнитель. Именно его имя и контактные данные указываем в этой части.
Информация об исполнителе располагается всегда в самом низу, в последних строках. Пишется полностью имя, отчество и фамилия работника, с новой строки его контактный телефон, и еще ниже — адрес электронной почты. Шрифт оставляем тот же.
Ставится ли печать
Печати на письма обычно не ставят, но если исходящая корреспонденция носит официальный характер, оформлена на бланке организации и имеет своей целью вступить с кем-то или другой организацией в юридические (правовые) отношения и нести ответственность за все позиции, излагаемые письмом, руководство может пожелать добавить дополнительный реквизит в виде печати.
Рис. 3. Бланк приказа с продольным расположением реквизитов
Рис. 4. Бланк акта с угловым (центрированным) расположением реквизитов
Рис. 5. Бланк акта с угловым (флаговым) расположением реквизитов
Рис. 6. Бланк справки структурного подразделения с продольным расположением реквизитов
Рис. 7. Бланк справки структурного подразделения с угловым (центрированным) расположением реквизитов
Рис. 8. Бланк справки структурного подразделения с угловым (флаговым) расположением реквизитов
1 ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт 4.7. 2 Там же. – Пункт 4.7. 3 Там же. – Пункт 4.4. 4 Там же. – Пункт 4.6.
Дополнительная информация:
бланк документа;
общий бланк;
бланк письма;
бланк конкретного вида документа;
классификация бланков документов;
размеры полей;
формат бланка документа;
реквизит документа;
реквизит "01 - Государственный герб Российской Федерации";
реквизит "02 - герб субъекта Российской Федерации";
реквизит "03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)";
реквизит "08 - наименование организации";
реквизит "10 - наименование вида документа ";
реквизит "11 - дата документа";
реквизит "12 - регистрационный номер документа";
реквизит "14 – место составления или издания документа";
реквизит "18 - заголовок к тексту";
реквизит "19 - отметка о контроле".
Бланк организации
На бланке организации не воспроизводятся в качестве авторов документа структурное подразделение или должностное лицо.
Образцы бланка организации приводятся в приложении Б к ГОСТу Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (рисунки Б.1, Б.2, Б.3, Б.5).
Примеры оформления бланка организации также приводятся в следующих пунктах "Энциклопедии делопроизводства": общий бланк, бланк письма и бланк конкретного вида документа.
Бланк структурного подразделения
Бланки организационно-распорядительных документов могут разрабатываться для организации, для структурного подразделения и для должностного лица.
Бланк для структурного подразделения создается в том случае, если руководитель данного подразделения имеет право подписи. 1
На бланке структурного подразделения под наименованием организации должно указываться наименование данного подразделения.
Рис. 1. Бланк письма структурного подразделения
Примеры оформления бланка структурного подразделения приводятся в следующих пунктах "Энциклопедии делопроизводства": общий бланк, бланк письма и бланк конкретного вида документа.
1 Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. – М., 2003. – 90 с.
ГОСТ устанавливает следующие виды бланков организационно-распорядительных документов для организации, ее структурного подразделения и должностного лица:
· общий бланк для изготовления любого вида документа (кроме письма);
· бланк письма;
· бланк конкретного вида документа (кроме письма).
Бланки документов для структурного подразделения и должностного лица создаются в том случае, если руководитель данного подразделения или конкретное должностное лицо имеют право подписи бланка.
Общий бланк может включать следующие реквизиты:
место составления или издания документа - (14).
Кроме этих реквизитов на общем бланке допускается наносить ограничительные (графические) отметки для следующих реквизитов:
дата документа - (11);
заголовок к тексту - (18).
Бланки тех или иных конкретных видов документов целесообразно применять при издании в организации большого количества данных видов документов. При разработке этих бланков используются следующие реквизиты:
Государственный герб РФ или герб субъекта Российской Федерации - (01), (02);
эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) - (03);
наименование организации - (08);
наименование вида документа - (10);
место составления или издания документа - (14);
а также ограничительные отметки для расположения реквизитов:
дата документа - (11);
регистрационный номер документа - (12);
заголовок к тексту - (18);
отметка о контроле - (19).
В общих бланках и в бланках конкретных видов документов реквизит "Место составления или издания документа" (14) должен оформляться в соответствии с наименованиями объектов административно-территориального деления и населенных пунктов.
Место составления или издания документа может не указываться, если оно входит в состав наименования организации.
Бланк письма может включать следующие реквизиты:
Государственный герб Российской Федерации - (01);
герб субъекта Российской Федерации - (02);
эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) - (03);
код организации - (04);
основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица - (05);
идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) - (06);
код формы документа - (07);
наименование организации - (08);
справочные данные об организации - (09).Реквизит "Справочные данные об организации" включает сведения о почтовом и телеграфном адресе организации. Порядок и форма записи этих сведений должны соответствовать Почтовым правилам Министерства связи Российской Федерации. Кроме того, данный реквизит может быть дополнен номерами справочных телефонов, факсов, телексов, расчетных счетов в банке, адресом электронной почты. В качестве почтового адреса допускается указывать номер абонентского ящика.
Кроме этих реквизитов в бланке письма могут быть даны ограничительные отметки для следующих реквизитов:
дата документа - (11);
регистрационный номер документа - (12);
адресат - (15);
заголовок к тексту - (18);
отметка о контроле - (19).
В лекцию
Реквизиты документа, состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения документа", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования" отделяют друг от друга 1,5 - 2 межстрочными интервалами, например:
СОГЛАСОВАНО
(межстрочный интервал - 1,5)
Начальник юридического отдела
(межстрочный интервал - 1)
(межстрочный интервал - 2)
А.С.Круглов
Реквизиты документа отделяют друг от друга двумя - четырьмя межстрочными интервалами.
Наименование вида документа печатается прописными буквами.
Инициалы и фамилия в реквизите "Подпись" печатаются с пробелом на уровне последней строки наименования должности. Например:
ЗАО "Мануфактура" О.П. Иванов
Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28 печатных знаков. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков, его допускается продлевать до границы правого поля или переносить на следующую строку. Точку в конце заголовка не ставят.
0 - для печатания реквизитов "Заголовок к тексту", "Текст" (без абзацев), "Отметка о наличии приложения", "Отметка об исполнителе", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело"; наименования должности в реквизитах "Подпись" и "Гриф согласования документа", заверительной надписи "Верно", а также слов "ПРИКАЗЫВАЮ", "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ", "ПРЕДЛАГАЮ";
5 - для начала абзаца в тексте;
32 - для реквизита "Адресат";
40 - для реквизита "Гриф утверждения документа";
16, 24, 56 - для составления таблиц и трафаретных текстов;
34 - 48 - для расшифровки подписи в реквизите "Подпись".
Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, то слова "Примечание" и "Основание" печатаются от левой границы текстового поля.
При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне в два вертикальных ряда. Первый ряд печатают, начиная от левой границы текстового поля, второй - отступив 40 печатных знаков от левой границы текстового поля документа.
При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.
Номера страниц проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля листа.
Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа, в этом случае нумеруются страницы на лицевой и оборотной сторонах.
При подготовке принтерных текстов рекомендуется применять текстовый редактор WordforWindows версии 6.0 и выше с использованием шрифтов TimesNewRomanCyr размером N 12 - 15, Times DL размером 12 - 14 через один-два интервала. При использовании таблиц могут использоваться шрифты меньших размеров.
Шрифты, межстрочные интервалы и другие элементы печатания устанавливаются в каждом конкретном случае автором документа в зависимости от характера документа и назначения.
При необходимости следует высчитывать расстояние между реквизитами в миллиметрах, исходя из размера печатных знаков. Это положение связано с тем, что размеры печатных знаков при использовании различных программных редакторов могут не совпадать с размером печатных знаков, используемых пишущей машиной.
При изготовлении документов при помощи средств электронно-вычислительной техники следует обращать внимание на показатели надежности современных средств текстонанесенения - принтерных текстов.
Практика оперативного использования и архивного хранения показывает важность водостойкости и механической устойчивости текста как критерия сохранности информации при использовании документов, при их перевозках, аварийных ситуациях, при реставрации.
Следует иметь в виду, что в настоящее время имеются легкосмываемые с бумаги или самоуничтожающиеся при нагревании принтерные краски.
Документы изготавливают на бланках. В эпоху печатных машинок бланки, как правило, изготавливали типографским способом. Сегодня к услугам типографии прибегают только крупные компании. В других случаях используют офисный компьютер и готовые шаблоны. К сожалению шаблоны писем, включенные в состав пакета Microsoft Office , сделаны по американским стандартам. Российские стандарты существенно отличаются. Поэтому, прежде чем садиться за изготовление собственного шаблона, рекомендуем познакомиться с российскими стандартами. О том, как изготовить собственный шаблон, будет рассказано в соответствующем разделе, посвященном приемам работы на компьютере. На нашем сайте также можно найти шаблоны различных бланков.
Российский стандарт устанавливает два формата бланков документов - А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
- 20 мм - левое;
- 10 мм - правое;
- 20 мм - верхнее;
- 20 мм - нижнее.
Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков: угловой и продольный.
Рисунок 1 - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка
Рисунок 2 - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка
Бланк условно можно разделить на три части.
1. Шапка документа или поле штампа документа. В этой области размещаются следующие реквизиты:
01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 - код формы документа;
08 - наименование организации;
09 - справочные данные об организации;
10 - наименование вида документа;
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа;
14 - место составления или издания документа;
Реквизиты 08 (наименование организации), 09 (справочные данные об организации), 10 (наименование вида документа), 14 (место составления или издания документа), ограничительные отметки для реквизитов 11 (дата документа), 12 (регистрационный номер документа), 13 (ссылка на регистрационный номер и дату документа) в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:
2. Рабочее поле документа включает реквизиты:
15 - адресат;
16 - гриф утверждения документа;
17 - резолюция;
18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле;
20 - текст документа;
21 - отметка о наличии приложения;
22 - подпись;
23 - гриф согласования документа;
24 - визы согласования документа;
25 - оттиск печати;
26 - отметка о заверении копии;
27 - отметка об исполнителе;
3. Служебное поле документа использует следующие реквизиты:
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 - отметка о поступлении документа в организацию;
30 - идентификатор электронной копии документа.
Реквизит 01 (02 или 03 - эмблема организации или товарный знак) располагают над серединой реквизита 08 - наименование организации. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.
Реквизиты 08 (наименование организации), 09 (справочные данные об организации), 10 (наименование вида документа), 14 (место составления или издания документа), ограничительные отметки для реквизитов 11 (дата документа), 12 (регистрационный номер документа), 13 (ссылка на регистрационный номер и
дату документа) в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:
- центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);
- флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
Госстандарт также подробно описывает, как следует заполнять реквизиты документов.
Бланки документов
ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два стандартных формата бланков документов - А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Также находит применение формат А3 (297 х 420 мм), который используется для подготовки больших таблиц, диаграмм, схем в качестве приложений к различным видам документов.
Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:
- общий бланк;
- бланк письма;
- бланк конкретного вида документа.
Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.
Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03 - эмблема организации или
товарный знак), 08 (наименование организации) , 11 (дата документа), 14 (место составления или издания документа),.
Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при
необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.
Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01
(02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.
При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.
Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.
Бланки конкретного вида документа используются в первую очередь для оформления организационно-распорядительных документов (ОРД).
