Что относится к документам по личному составу. Особенности оформления дел по личному составу. Архивное хранение документов персонала

В ходе деятельности любого предприятия появляется большое количество деловых бумаг. Среди этой массы в отдельный комплекс выделяются документы по личному составу. В нашей статье мы хотим рассказать о том, какие виды их существуют, как они хранятся.

Взаимоотношения с работниками

Правильно организованный документооборот на предприятии - залог успеха его деятельности. Поэтому деловым бумагам всегда нужно уделять должное внимание, а значит, и правильно их оформлять и хранить.

Стоит напомнить о том, что трудовые взаимоотношения между работодателем и работниками всегда регулируются Трудовым кодексом РФ. Именно на основании его статей на предприятии должен быть правильно организован порядок увольнения, приема и перевода сотрудников. Все те бумаги, в которых обозначены этапы трудовой деятельности работников, это и есть документы по личному составу (персоналу, кадрам).

Задача этих бумаг в том, чтобы правильно оформить и закрепить между сотрудниками и работодателем трудовые отношения. Стоит отметить, что кадровая документация - одна из наиболее важных сторон деятельности кадровой службы на любом предприятии. Правильность и своевременность ведения бумаг должна находится под контролем руководителя.

Большая часть документации является обязательной для ведения и предусмотрена Трудовым кодексом РФ, инструкцией о ведении трудовых книжек, Пенсионным законодательством и другими нормативными актами.

Виды документов по личному составу

Документы по личному составу можно разделить на следующие виды:

Бумаги, которые связаны с комплектованием персонала предприятия.
Документы, подтверждающие продвижение работников по службе.
Бумаги, подтверждающие выполнение трудовой дисциплины.
Документы, связанные с прекращением трудовых взаимоотношений.

Как мы видим, к документам по личному составу относятся многие бумаги, которые регулируют взаимоотношения между работодателями и работниками. Все они регулируют те или иные вопросы, связанные с персоналом предприятия.

Первичные документы по личному составу подразделяются на два вида:

По учету кадров.
По учету рабочего времени и расчетов, касающихся оплаты труда.

К документам по личному составу относятся: приказы, трудовые договоры, дипломы, аттестаты, трудовые книжки, личные дела, карточки, свидетельства по аттестации работников, личные доверенности.

Хранение документов

В последние годы, к сожалению, наблюдается тенденция недостаточного внимания к сохранности деловых бумаг. По результатам проверок государственной архивной службы были сделаны выводы, говорящие о том, что хранение документов по личному составу в нормальных условиях наблюдается только у 20% проверенных предприятий.

Хотя каждое предприятие должно соблюдать правила, закрепленные законодательным образом. Правильное отношение к деловым бумагам напрямую связано с необходимостью содействия организаций с органами пенсионного страхования и других государственных структур. Нарушения ведения документооборота может привести к нежелательным последствиям, а также грозит штрафом.

Документы по личному составу (виды бумаг приведены нами в статье) свидетельствуют о трудовом стаже людей, а также являются основанием для назначения гражданам пенсий и других выплат. В том случае, если работодатель допускает какие-либо ошибки, занижающие доход работника, человек может оспорить данный факт в суде.

Кроме того, стоит понимать, что хранение документов по личному составу необходимо, поскольку только на их основании можно восстановить исторические сведения, имевшие место. Не зря же для кадровых бумаг установлены законом самые продолжительные сроки хранения.

Излишне говорить о том, что документы нельзя терять, более того, их необходимо держать в надлежащих условиях. Руководитель и начальник отдела кадров любой организации обязаны обеспечить все условия, необходимые для текущего и архивного хранения.

К основным требованиям содержания бумаг относятся:

Наличие отдельного помещения для текущего хранения.
Ящики или шкафы с бумагами должны запираться на ключ.
К документам должен быть ограничен доступ.
Для архива нужно выделить отдельное помещение и контролировать доступ к нему.

Сроки хранения

Сроки хранения документов по личному составу самые длительные по сравнению с другими деловыми бумагами. К документам с длительными сроками хранения относятся:

Все распорядительные бумаги - распоряжения, приказы, постановления.
Списки работников.
Карточки учета работников.
Личные дела.
Лицевые счета сотрудников.
Наряды и табели.
Трудовые договоры и соглашения.
Протоколы заседаний.
Списки людей, которые уходят на льготную пенсию.
Книги учета приема и увольнения сотрудников.

Мы привели далеко не весь перечень тех бумаг, которые хранятся в течение 75 лет. Исключениями являются следующие документы:

Акты о производственных несчастных случаях - 45 лет.
Тарификационная ведомость - 25 лет.
Протоколы заседаний комиссии по выплате надбавок за выслугу лет - 15 лет.

В течение установленного времени предприятие должно обеспечить сохранность бумаг в установленном законом порядке.

Подготовка документов

Архив документов по личному составу на предприятии должен находиться в отдельном помещении, в которое нет доступа посторонним лицам. В него передаются полностью подготовленные надлежащим образом дела. Стоит заметить, что подготовка бумаг начинается еще на этапе их создания.

За правильное оформление документов по личному составу отвечает отдел кадров. Для удобства пользования всей массой бумаг они компонуются кадровиками следующим образом:

Оформляются дела для каждого вида документов: для приказов, личных дел, протоколов и т. д. На папках указываются заголовки, отражающие номенклатуру.
Всем делам присваиваются учетные номера и вкладывается опись.
Обеспечивается конфиденциальное безопасное текущее хранение: в сейфе или запертом шкафу.
Все листики дела подшиваются и нумеруются. А место прошивки скрепляется печатью предприятия и заверяется подписями ответственных лиц.
В каждом деле непременно должны присутствовать внутренние описи.
На обложках готовых документов указываются все реквизиты: сроки хранения, названия, даты.

Формирование личного дела

Личное дело вмещает в себя все те документы, в которых имеются сведения о работнике предприятия и его трудовой деятельности. В принципе, личные дела должны быть заведены на всех сотрудников организации. Но, как правило, в настоящее время кадровики оформляют их только для ведущих специалистов и руководителя. Организация имеет право самостоятельно принимать решение относительно того, какие именно бумаги заводить на работников. Поэтому состав документов личного дела может отличаться на разных предприятиях. Но в целом он должен включать в себя следующие бумаги:

Опись документов дела.
Резюме и автобиография.
Анкета.
Копии бумаг о наличии образования.
Копии характеристики.
Копии приказа об утверждении должности.
Трудовой договор.
Всевозможные справки.
Копии приказов о назначении, увольнении и перемещении.

Во внутренней описи должна находится информация о порядковых номерах каждого документа в деле. Такой документ подписывается тем человеком, который его составлял.

Внутри дела обязательно должна присутствовать анкета, которая содержит достаточно много информации относительно биографии, образования, семейного положения работника. Для того чтобы ее правильно заполнить, работники, как правило, пользуются трудовой книгой, военным билетом и паспортом, дипломом.

Документы учета личного состава

Документы по учету личного состава ведет кадровик. На основании первичных бумаг осуществляется оперативный учет изменений и движения численности состава работников предприятия. К документам учета относятся: приказы, карточки, штатное расписание, расчетные ведомости и многие другие документы.

При приеме на работу каждому служащему присваивают табельный номер, который впоследствии значится во всех бумагах по учету личного состава и начисления зарплаты. Даже в случае перемещения человека на новую должность или при увольнении его табельный номер остается за ним и не присваивается другому человеку.

Приказы по личному составу

Приказы документов по личному составу - это одни из наиболее важных бумаг в кадровом деле. Они группируются в отдельные дела и при этом имеют собственную нумерацию. Внутри папка систематизируется в хронологическом порядке.

Некоторые приказы создают в унифицированном виде, заполняя в дальнейшем в дальнейшем только нужные графы. Все же остальные составляются по надобности, но при этом все документы должны соответствовать определенным требованиям.

Организация документов по личному составу, в том числе и приказов, осуществляется на основании сроков их хранения. Логично подшивать их в дела, которые имеют одни и тот же сроки. Так, например, приказы о приеме и увольнении должны сохраняться 75 лет, а значит, они должны находится отдельно от ежегодных документов, регламентирующих отпуск и хранящихся всего пять лет.

Если предприятие большое и документооборот достаточно приличный, то можно разные типы бумаг оформлять в отдельное дело (например, приказы по отпускам - одна папка, приказы по командировкам - другая). Это значительно облегчит работу с документами. Кроме того, каждое отдельное дело заносится в номенклатуру организации. Если в приказе имеется приложение, то оно также подшивается. А вот, что касается оснований к приказам - докладные, заявления, акты, то их хранят отдельно.

Как показывает практика, приказы и основания к ним в текущем делопроизводстве держат вместе, а вот при подготовке к архивному хранению их начинают переформировывать, раскладывая по разным папкам. Заявления, например, хранятся до 75 лет, но они входят в состав личного дела.

Все остальные основания имеют сроки хранения до пяти лет, поэтому они формируются в отдельное дело.

Хранение приказов

Чтобы определиться со сроками хранения приказов, необходимо воспользоваться типовым перечнем документов. Он периодически пересматривается и уточняется. На данный момент актуальным является перечень, составленный в 2010 году. Согласно ему, как и ранее, основания приказов подлежат хранению около пяти лет, а большая часть самих приказов сохраняются до 75 лет (об исполнении обязанностей, командировках, изменении фамилий, отпусках и аттестациях).

Кроме того, ориентироваться в сроках хранения можно по ведомственным перечням, составленным для организаций определенных сфер деятельности. Правила предусматривается проведение экспертизы ценности бумаг.

Бумаги долговременного хранения необходимо передать в архив документов по личному составу. На них составляется опись, после чего они передаются на длительное хранение.

Дела, сроки хранения которых прошли, могут быть уничтожены.

Как уничтожить документы?

Архивные бумаги предприятия могут быть уничтожены (если сроки хранения истекли) самостоятельно, а можно обратиться за помощью в специальные организации, которые занимаются данным вопросом. Каким бы образом вы ни организовали процесс, непременно должен быть составлен акт об уничтожении.

Бумаги можно самостоятельно сжечь, если есть безопасное для этого место, а можно уничтожить их с помощью специального аппарата. В таких случаях акт пишется в произвольной форме. А вот большие объемы дел проще сдать на утилизацию. Но и в этом случае все действия должны сопровождаться оформлением документов. В акте приемки-передачи необходимо зафиксировать количество дел и их вес. Лучше, если работник организации будет лично присутствовать при уничтожении бумаг для соблюдения конфиденциальности.

Государственный архив

В каждом регионе РФ существует государственный архив документов по личному составу. Основной задачей его деятельности является обеспечение надежного хранения бумаг по личному составу всех предприятий. Кроме того, архив отвечает на запросы предприятий и граждан по вопросам, касающимся бумаг по личному составу. Это направление его деятельности является очень нужным и актуальным, поскольку при закрытии организации людям просто некуда обратиться за получением нужной информации.

Именно по этой причине перед архивами стоит задача сохранения всех бумаг. В настоящее время очень часто ликвидируются и закрываются не только частные, но и бюджетные организации. В этом случае они должны передать документы по личному составу на хранение в государственный архив. В нем должны находиться в течение 75 лет следующие бумаги: приказы, расчетные ведомости, документы о перемещении и увольнении, личные дела и т. д.

Стоит отметить, что дела должны быть подготовлены перед передачей по всем правилам. Муниципальные архивы оказывают свои услуги при условии предварительного согласования сдачи документов.

Подготовка бумаг для передачи включает в себя правильное оформление всех дел, проведение экспертной оценки бумаг, а также составление описей.

Нужно ли платить деньги за хранение? Государственные и бюджетные предприятия услуги архива не оплачивают. Ликвидируемые предприятия негосударственной формы собственности передают правильно оформленные дела только при наличии договора.

Дела передаются при условии утверждения и согласования с экспертно-проверочной комиссией архива. Прием-передача бумаг производится сотрудниками учреждения в присутствии ликвидируемой организации. Данный процесс достаточно длительный и кропотливый, поскольку проверяется состояние документов путем их визуального просмотра. В конце составляется соответствующий акт.

Вместо послесловия

Документы по личному составу - это особая категория бумаг, которая имеется на любом предприятии. Их важность состоит в том, что они не теряют актуальности очень длительное время. Даже по прошествии большого периода времени может возникнуть ситуация, при которой понадобится вновь обратиться к ним. Не зря же именно эти бумаги оформляют с особой тщательностью и хранят долгие годы не только на предприятиях, но и в государственных архивах.

Ряд статей Конституции Российской Федерации гарантирует право граждан на получение сведений и информации, затрагивающих их социально-правовые интересы. Такие сведения содержатся и в документах по личному составу, образующихся в деятельности организаций.

Часть этих документов в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (далее - Перечень), утвержденным Росархивом от 6 октября 2000 г. имеет долговременный (свыше 10 лет) срок хранения. Перечень является основным нормативным документом для определения сроков хранения управленческой документации, в состав которой входят документы по личному составу, и отбора их на дальнейшее хранение и уничтожение. Действие статей Перечня для данной категории документов распространяется на организации всех форм собственности.

К документам по личному составу, имеющим долговременный срок хранения, относятся:

распорядительные документы (приказы, распоряжения, записки, заменяющие приказы по личному составу, постановления и др.);
списки личного состава, в том числе списки работников, занятых на производстве с вредными условиями труда;
карточки по учету личного состава, в том числе временных работников (форма Т-2);
личные дела;
лицевые счета работников по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате);
акты о несчастных случаях, связанных с производством;
тарификационные ведомости;
табели и наряды работников вредных профессий;
трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел;
протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет;
протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий;
документы (представления, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений и др.) о представлении работников организации к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению званий, присуждению премий;
списки работников, уходящих на льготную пенсию;
штатные расстановки;
книги (карточки) учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников.

Срок хранения указанных документов в соответствии с Перечнем - 75 лет. Исключения составляют:

акты о несчастных случаях, связанных с производством - 45 лет;
тарификационные ведомости - 25 лет;
протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет - 15 лет;
протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий - 15 лет;
списки работников, уходящих на льготную пенсию, - 50 лет;

Организация работы с документами в учреждениях регламентируется нормативными правовыми документами: инструкциями, правилами, положениями и др., в которых изложен порядок составления номенклатур дел, формирования дел, оформления дел и составления научно-справочного аппарата к ним, подготовки дел к архивному хранению.

Основными нормативными документами, в которых установлены общие требования по этим вопросам, являются Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Росархива № 68 от 27 ноября 2000 г. и Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

Подготовка документов по личному составу к длительному хранению начинается на стадии составления номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве.

В конце каждого года в учреждении составляется сводная номенклатура дел на будущий год, соответствующим разделом в которую включаются документы кадровой службы. Документы раздела кадровой службы представляют собой систематизированный перечень заголовков всех дел, заводимых в процессе ее деятельности, с указанием сроков хранения. Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов, формирования их в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения.

Сроки хранения документов определяются в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (далее - Типовой перечень).

Номенклатура дел является основной для составления описей, в том числе и на документы по личному составу.

При формировании документов в дела необходимо соблюдать следующие основные требования:

помещать в дела только исполненные, правильно оформленные документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела по номенклатуре дел;
включать в дело по одному экземпляру документа;
группировать в дело документы одного календарного года (исключение составляют личные дела);
помещать вместе все документы, относящиеся к одному вопросу;
дело не должно содержать более 250 листов при толщине не более 4 см.

Запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату.

Документы группируются в дела таким образом, чтобы они последовательно в логическом порядке освещали определенные вопросы. Как правило, документы располагаются в делах в хронологической последовательности.

Рассмотрим в качестве примера формирование распорядительной документации по личному составу - приказы.

Приказы по личному составу формируются в дела в зависимости от сроков их хранения. При этом следует помнить, что запрещается группировать в одно дело документы с разными сроками хранения.

В соответствии с Типовым перечнем приказы по личному составу имеют два срока хранения: 75 лет и 5 лет.

К приказам, имеющим 75-летний срок хранения, относятся приказы о приеме, увольнении, перемещении, премировании, поощрении, длительных отпусках по уходу, длительных командировках. К приказам, имеющим 5-летний срок хранения, относятся: приказы о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных командировках.

Практика использования документов по личному составу показывает, что при значительных объемах приказов по личному составу, имеющих 75-летний срок хранения, целесообразнее их формировать в дела по вопросам деятельности. Например, отдельно группировать в дела приказы о приеме, увольнении, перемещении работников, то есть приказы, связанные с их трудовым стажем, и отдельно приказы о премировании, поощрении и т.д., то есть приказы, в которых содержатся сведения о заработной плате. При этом в каждом деле приказы имеют свою самостоятельную валовую нумерацию.

Приказы, распоряжения и другие распорядительные документы по личному составу формируются в дела в пределах одного календарного года в хронологическом порядке и с относящимися к ним приложениями.

В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций распорядительные документы группируются в дела по видам, не допускается формировать в одно дело приказы и распоряжения с единой нумерацией. То есть приказы, распоряжения, указания группируются в самостоятельные дела со своей нумерацией.

Лицевые счета по заработной плате сотрудников формируются в самостоятельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Личные карточки работников также формируются в дела по алфавиту фамилий.

По истечении одного года после завершения формирования дел в делопроизводстве проводится работа по их подготовке к передаче на хранение в архив учреждения. В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций в архив поступают документы, в том числе по личному составу, не позднее чем через три года после завершения их формирования в делопроизводстве.

Дела передаются в архив в упорядоченном состоянии по сдаточной описи. Документы по личному составу выделяются в отдельную группу, систематизируются обособленно и включаются в самостоятельную опись.

Подготовка документов к длительному хранению включает в себя:

проведение экспертизы ценности документов;
оформление дел;
составление описей и научно-справочного аппарата к ним (указателей, оглавлений).

При проведении экспертизы ценности документов в кадровой службе проводится отбор дел с долговременным сроком хранения (свыше 10 лет) для передачи в архив учреждения, выделение к уничтожению документов, сроки хранения которых истекли.

Отбор документов для дальнейшего хранения происходит путем проведения полистного просмотра дел. Не допускается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам на обложках дел. При этом из дел изымаются лишние копии экземпляров документов или документы, не относящиеся к вопросам, по которым было сформировано дело; учитывается правильность оформления документов.

Оформление дел предусматривает систематизацию документов в деле, подшивку или переплет дела, нумерацию листов дела, составление листа-заверителя дела, составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов.

Документы в делах, содержащих приказы, распоряжения по личному составу, пересистематизируются в хронологической последовательности: в начале дела должны располагаться приказы (распоряжения) за январь, потом за февраль и т.д.

Аналогично, по хронологическому принципу проводится систематизация документов в делах, содержащих акты о несчастных случаях, протоколы заседаний комиссий, документы о представлении к награждению, трудовые договоры (соглашения), тарификационные ведомости, табели и наряды работников вредных профессий.

Подшивка сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

Документы дела подшиваются, переплетаются в четыре прокола суровыми нитками. При этом, учитывая интенсивность использования документов по личному составу по социально-правовым запросам граждан и учреждений, при выполнении переплетных работ, подшивке дел следует использовать картон высокого качества, имеющий повышенную плотность. Документы подшиваются, переплетаются так, чтобы было обеспечено свободное чтение текста.

В начале каждого дела вкладывается чистый лист бумаги, в конце - лист-заверитель по установленной форме (приложение 1).

В листе-заверителе цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов в деле, наличие пропущенных и литерных номеров, количество листов внутренней описи дела. Не допускается вынесение заверительной надписи на оборотную сторону последнего документа дела или на обложку дела.

После чистого листа в начало дела подшивается внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись составляется к личным делам по установленной форме (приложение 2).

Внутренняя опись составляется для учета документов дела, содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем, указывается должность составителя и расшифровка подписи.

Изменения состава документов личного дела (изъятие, включение документов, замена их копиями и т.п.) заносятся в графу «Примечание» со ссылками на соответствующие документы, на основании которых произошло изъятие, дополнение, замена копиями и т.п. В случае значительных изменений в составе личного дела, итоговая запись к внутренней описи дела и заверительная надпись дела пересоставляются.

Е.А. Кошелева, заместитель директора Центрального госархива Московской области

Приказы (распоряжения) по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения (75 лет и 5 лет).

К приказам, имеющим срок хранения 75 лет, относятся следующие:

О приеме, переводе, увольнении (прекращении действия трудового контракта);

Об изменении фамилии;

О поощрениях, объявлении благодарности, награждении почетной грамотой;

Об установлении окладов;

О временном замещении должности;

Об установлении доплат, надбавок к окладу;

О премировании;

О присвоении классных чинов, разрядов;

О заграничных командировках;

О длительных внутрироссийских командировках;

О декретных отпусках;

Об отпусках по уходу за ребенком.

К приказам по личному составу, имеющим срок хранения 5 лет относятся следующие:

О предоставлении очередных и учебных отпусков;

О предоставлении отпуска без сохранения содержания;

О предоставлении отгулов за неиспользованный отпуск и работу в выходные дни;

О дежурствах;

О взысканиях;

О краткосрочных внутрироссийских командировках.

В случае если в делопроизводстве организации приказы, распоряжения поличному составу с разными сроками хранения издаются с единой валовой нумерацией, производится выделение из дел приказов со сроком хранения - 75 лет и 5 лет с формированием отдельных дел. О выделение указанных документов из дел указывается в предисловии к описи.

Приказы по личному составу систематизируются в делах в порядке возрастания номеров и дат приказов в пределах календарного года.

Выявляются отсутствующие приказы, организуется их поиск. При утрате приказа по личному составу документа возможна его замена заверенной копией. Если в приказах по личному составу нарушена нумерация, имеются литерные номера, пропущенные в делопроизводстве номера, двойные номера, то приказы систематизируются по датам, независимо от номеров. Отсутствие отдельных приказов отмечается в заголовке дела, а при большем количестве отсутствующих документов - в предисловии.

Документы, являющиеся основанием к приказам по личному составу (заявления, справки, докладные и объяснительные записки и др.) помещаются в личные дела работников, не вошедшие в состав личных дел - формируются в отдельные дела временного (5 лет) хранения.

При упорядочении комплексов документов по личному составу за 1960-80-е годы следует учитывать, что в отдельных организациях вопросы приема, перемещения и увольнения работников оформлялись приемными, переводными и увольнительными записками . Каждый вышеуказанный вид документа формируется в отдельное дело и в пределах календарного года систематизируется по номерам и датам записок.

Трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения , не вошедшие в состав личных дел.

По правилам кадрового делопроизводства трудовые договоры (контракты), соглашения с работниками организации помещаются в личное дело работника.

В некоторых организациях личные дела на работников не заводятся или не ведутся личные дела на временных работников. В этом случае трудовые договоры, соглашения уволенных работников формируются в отдельные дела по алфавиту фамилий работников в пределах года, окончания срока действия договора.

Если на уволенного работника имеется несколько трудовых договоров, ведущихся в течение ряда лет, они группируются вместе в хронологической последовательности и помещаются в одно дело.

В делах с трудовыми договорами составляются внутренние описи.

При небольшом количестве документов (договоров, соглашений) они могут формироваться в одно дело за несколько лет и систематизируются по алфавиту фамилий работников.

Личные дела работников заводятся при их поступлении на работу и завершаются датой их увольнения.

При описании личных дел уволенных работников документы в личных делах систематизируются в хронологическом порядке по мере их поступления в следующей последовательности:

Анкета (листок по учету кадров);

Дополнение к анкете (листку по учету кадров);

Автобиография;

Копии документов об образовании;

Заявление о приеме на работу;

Копия приказа о приеме на работу или выписка из него;

Трудовой договор (контракт);

Договор о материальной ответственности (при его наличии);

Далее документы, помещенные в личное дело (копии приказов по личному составу, характеристики, аттестационные листы и др.), систематизируются в хронологической последовательности, независимо от вида документа;

Заявление об увольнении;

Копия приказа (выписка) об увольнении.

В процессе упорядочения документов личные дела можно группировать в комплексы (наряды) личных дел по году увольнения работников, а внутри дела - по алфавиту их фамилий. При этом составляется внутренняя опись личных дел.

Если в делопроизводстве организации было заведено несколько личных дел на одного работника (при неоднократном поступлении и увольнении с работы), то каждое личное дело этого работника формируется отдельно и включается в опись по каждому году увольнения.

Личные дела систематизируются в строгом алфавитном порядке вплоть до последней буквы фамилии.

Степанов - Степанова

Вольская - Вольский

Если фамилии полностью совпадают, во внимание принимаются имена, а затем отчества:

Граблев Иван Иванович

Граблев Петр Иванович

Граблев Петр Сергеевич.

Личные дела руководителей организаций, работников имеющих государственные и иные звания, премии, награды и др. подлежат постоянному хранению по согласованию ЦЭПК Главархива Москвы.

В государственных органах власти и управления формируются личные дела государственных гражданских служащих, которые формируются в делопроизводстве в соответствии с нормативными правовыми актами о ведении личного дела государственного гражданского служащего. Личные дела государственных гражданских служащих не подлежат переформированию и объединению в комплексы (наряды) дел.

После увольнения работника личные дела государственных гражданских служащих хранятся кадровой службой государственного органа в течение 10 лет, после чего передаются в архив. При переводе, назначении служащего на другую государственную должность его личное дело передается в кадровую службу государственного органа по месту замещения должности.

На личные дела государственных гражданских служащих составляется отдельная опись.

Личные карточки уволенных работников формируются в отдельные дела по году увольнения и систематизируются внутри дела в строгом алфавитном порядке фамилий работников.

Если имеется несколько личных карточек на одного работника, являющихся продолжением первой карточки, то они формируются вместе в хронологической последовательности.

При небольшом объеме документов личные карточки можно формировать в одно дело за несколько лет по алфавиту фамилий с указанием в конце годовых разделов описи, соответствующей ссылки на дело.

Лицевые счета работников по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в строгом алфавитном порядке фамилий работников в пределах календарного года. При большом объеме дело разбивают на тома с указанием в заголовке тома букв алфавита, которыми начинается и кончается том.

Документы, приложенные к лицевым счетам (копии приказов, черновые расчеты денежных выплат, справки и др.), из дел с лицевыми счетами изымаются.

В делопроизводстве ряда организаций имеются особенности ведения лицевых счетов.

Лицевой счет работника иногда ведется не в течение одного года, а за несколько лет. К карточке лицевого счета подклеиваются компьютерные распечатки по зарплате за ряд лет. В этом случае комплекс документов, представляющих лицевой счет работника расформированию не подлежит. Лицевые счета формируются в одно дело за несколько лет и систематизируются в них по алфавиту. В описи дела помещаются по году заведения лицевых счетов.

Если к карточке лицевого счета, заведенного на работника при его поступлении на работу, в течение всего периода его деятельности подклеиваются компьютерные распечатки по зарплате, то лицевые счета помещаются в дела по году увольнения работников и систематизируются в них по алфавиту.

Расчетно-платежные ведомости по заработной плате формируются в дела за каждый год отдельно, а внутри - в порядке календарных месяцев. Расчетно-платежные ведомости, которые составляются в делопроизводстве организации по структурным подразделениям, систематизируются в делах по структурным подразделениям в соответствии со структурой организации, а внутри в порядке календарных месяцев. В случае необходимости в деле может быть составлена внутренняя опись наименований структурных подразделений. При большом объеме документов дела разделяются на тома.

Акты о несчастных случаях, связанных с производством формируются в дела по алфавиту фамилий работников в пределах календарного года. При небольшом количестве актов их можно сформировать в одно дело за несколько лет по алфавиту фамилий.

Трудовые книжки , невостребованные работниками организации и представленные для описания - в дела не формируются, а включаются в отдельную опись по алфавиту фамилий.

Табели и наряды работников вредных профессий формируются в дела в порядке календарных месяцев в пределах года.

При небольшом объеме документов по личному составу ликвидированных негосударственных организаций (не превышающем 5-10 листов) допускается формирование их в одно дело. Внутри дела документы формируются по видам документов. К таким делам целесообразно составлять внутренние описи документов.

В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций в архив поступают документы, в том числе по личному составу, не позднее чем через три года после завершения их формирования в делопроизводстве. Дела передаются в архив в упорядоченном состоянии по сдаточной описи. Документы по личному составу выделяются в отдельную группу, систематизируются обособленно и включаются в самостоятельную опись. Подготовка документов к длительному хранению включает в себя:

проведение экспертизы ценности документов;
оформление дел;
составление описей и научно-справочного аппарата к ним (указателей, оглавлений).

Документы по личному составу: виды, состав, хранение

Характеристика может быть оформлена на общем бланке формата А4 и имеет следующие реквизиты: - название вида документа (характеристика); - указание должности лица, которому выдается характеристика; - наименование организации, выдающей характеристику; - имя, отчество и фамилия сотрудника; - текст; - подписи, печать. Автобиография – документ, который работник составляет самостоятельно. Типовой формы для автобиографии не существует, однако отдельные составные части и реквизиты должны содержаться в автобиографии обязательно.
Пишут автобиографию от руки на листе бумаги форматом А4 либо на специальном бланке (при поступлении на работу или учебу), без исправлений и помарок, разборчивым почерком, перьевой или шариковой ручкой. Использование зеленых и красных чернил (пасты) не разрешается.

Документы по личному составу

Исключения составляют:

акты о несчастных случаях, связанных с производством - 45 лет;
тарификационные ведомости - 25 лет;
протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет - 15 лет;
протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий - 15 лет;
списки работников, уходящих на льготную пенсию, - 50 лет;

В течение установленных сроков организация обязана обеспечивать их сохранность и предоставлять гражданам и организациям в установленном законодательством порядке информацию и сведения, содержащиеся в этих документах.
Анкеты кандидатов, не ставших работниками, помещаются в отдельное дело, которое может вновь использоваться при повторном подборе персонала. Согласно ст. 86 – 89 ТК РФ работодатель не имеет права запрашивать сведения о политических, религиозных и иных убеждениях работника, его частной жизни (такие сведения могут быть получены только с его письменного согласия), его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности (исключение составляют случаи, предусмотренные федеральным законом). Рекомендуется включать в текст анкеты защитные оговорки: «Работник согласен», «Работник не возражает».
Также целесообразно предусмотреть в анкете отметку работника напротив оговорки «Подтверждаю верность информации, изложенной выше». Такие оговорки помогут в случае предоставления работником подложных документов при заключении трудового договора и увольнении работника на этом основании (ст.

Документы по личному составу. классификация документов по личному составу

Перечень документов, подлежащих длительному архивному хранению, следующий:

личные дела, анкеты и личные карточки уволившихся работников;
невостребованные трудовые книжки и вкладыши;
приказы и распоряжения по личному составу с истекшим сроком хранения;
журналы по учету движения документов по персоналу;
штатное расписание;
графики отпусков;
иные документы, необходимость хранения которых предусмотрена законодательством либо комиссией.

Документы в архив оформляет сотрудник отдела кадров либо секретарь. Длительно хранить дела и другие бумаги можно как в самой организации, так и по договору в специализированном учреждении. Документы в папке для длительного хранения формируются по дате, начиная от самой ранней.
Следует внимательно следить за физической сохранностью бумаги и, если необходимо, сделать и заверить копию.

Подготовка документов по личному составу к архивному хранению

Внимание

Независимо от рода деятельности, любая организация работает с людьми. Юридическое оформление работников необходимо на всех этапах трудовых отношений. В состав документов по личному составу, создаваемых в этих случаях, входит много разного рода бумаг, нормативных актов и персональных данных.

Инфо

Работодатель обязан не только грамотно вести документы по учету личного состава, но и организовать их хранение, передачу в архив и в необходимых случаях уничтожение. Все эти действия должны соответствовать действующим нормам законодательства. Что входит в состав документов по личному составу Все этапы движения сотрудников должны быть в отражены в соответствующих бумагах.

Опись дел по личному составу

Личный листок по учету кадров заполняется поступающим на работу собственноручно в одном экземпляре без помарок и исправлений на основании паспорта, военного билета, трудовой книжки, документов об образовании и иных личных документов. Полнота и правильность заполнения личного листка проверяются работником кадровой службы (специалистом по кадрам), который сверяет соответствие записей, сделанных в личном листке, записям в документах. На личный листок по учету кадров наклеивается фотокарточка принимаемого на работу.
Личный листок по учету кадров подписывается составителем с указанием даты заполнения. Изменения и дополнения в личный листок по учету кадров после его заполнения не вносятся. Для отражения в личном деле дополнительных сведений о работнике наряду с личным листком по учету кадров может заполняться анкета.

Основные виды документов Приведем типичный перечень документов по личному составу, образующихся в деятельности:

ОРД – приказы и распоряжения (о приеме, увольнении и т.д.);
различные базы регистрации или учету кадров (в электронном виде или на бумажном носителе – журналы, списки и т.д.);
личные дела и личные карточки;
невостребованные личные документы (аттестаты, трудовые книжки и т.д.);
по оплате труда (лицевые счета и др.);
по расследованию несчастных случаев (акты, заключения и др.);
по награждению работников (представления, копии решений и др.);
по аттестации и тарификации (протоколы и др.);
связанные с вредными условиями труда.

Работа с перечисленными разновидностями документов в дальнейшем будет рассмотрена более детально.

Каким документом определен перечень документов по личному составу

При наличии в личном деле невостребованных личных документов (удостоверений, свидетельств, трудовых книжек, военных билетов и т.п.) они вкладываются в конверт, который вместе с другими документами подшивается в дело. В начале каждого дела вкладывается чистый лист бумаги, в конце - лист-заверитель по установленной форме (приложение 1). В листе-заверителе цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов в деле, наличие пропущенных и литерных номеров, количество листов внутренней описи дела.

Важно

Не допускается вынесение заверительной надписи на оборотную сторону последнего документа дела или на обложку дела. После чистого листа в начало дела подшивается внутренняя опись документов дела. Внутренняя опись составляется к личным делам по установленной форме (приложение 2).

Среди персональных приказов чаще всего встречаются следующие:

приказы о приеме и увольнении:
приказы о перемещении и переводе;
командировочные приказы;
приказы обо всех видах отпуска;
нормативные акты об аттестации, обучении и повышении квалификации и т. д.

Любой приказ по личному составу доводится до сведения того работника, которого он касается. Если сотрудник по каким-либо причинам не подписывает документ, то об этом составляется акт. Все персональные приказы должны проходить обязательную регистрацию в специальном журнале.

При этом им присваивается номер, который говорит о том, что они поставлены на учет и за их исполнением ведется контроль. Копия приказа обязательно подшивается в личное дело, документ-оригинал хранится отдельно в течение года, после чего либо отправляется в архив, либо уничтожается.

Хотя формы, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», и не является обязательными (с января 2013 г), некоторые требования, основанные на иных законах и подзаконных актах, продолжают действовать, например, правила оформления трудовых книжек. Еще одной особенностью кадрового документооборота является то, что юридическое лицо-работодатель вправе регламентировать данные вопросы локальными нормативными актами. В них можно предусмотреть перечень документов по личному составу с указанием сроков хранения, формы для документов (если на законодательном уровне нет требований к соблюдению обязательных форм), порядок составления, за кем из сотрудников закрепляется обязанность по хранению, каких образом осуществляется хранение.

Правильность и своевременность ведения бумаг должна находится под контролем руководителя. Большая часть документации является обязательной для ведения и предусмотрена Трудовым кодексом РФ, инструкцией о ведении трудовых книжек, Пенсионным законодательством и другими нормативными актами. Виды документов по личному составу Документы по личному составу можно разделить на следующие виды:

Бумаги, которые связаны с комплектованием персонала предприятия.
Документы, подтверждающие продвижение работников по службе.
Бумаги, подтверждающие выполнение трудовой дисциплины.
Документы, связанные с прекращением трудовых взаимоотношений.

Как мы видим, к документам по личному составу относятся многие бумаги, которые регулируют взаимоотношения между работодателями и работниками.

Все они регулируют те или иные вопросы, связанные с персоналом предприятия.

Трудовые правоотношения учреждения с работником регулируются Трудовым Кодексом РФ. На основании статей Кодекса в учреждении должен быть установлен единый порядок оформления приёма, увольнения, перевода сотрудников. Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу. К таким документам относятся:

1 Трудовые договоры, заключенные между работодателем и работником;

2 Приказы по личному составу (о приёме, увольнении, переводе работника);

3 Трудовые книжки;

4 Личные карточки формы Т-2;

5 Личные дела;

6 Лицевые счета по заработной плате.

Документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока.

При работе с документами по личному составу необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан Закон относит к категории конфиденциальной информации.

Схему документов при приеме, увольнении, переводе см Приложение № 13

Прием на работу:

1 Одним из основных документов, регулирующих правоотношения работника с учреждением, является трудовой договор.

2 После подписания договора издается приказ о приёме работника. На основании приказа оформляется личная карточка Т – 2, заводится личное дело. Вносится запись в трудовую книжку

3 Копии приказа направляются в личное дело и бухгалтерию. Где присваивают табельный номер и открывают лицевой счёт по зарплате.

Увольнение:

1 Заявление пишется за две недели до предполагаемого увольнения

2 Издаётся приказ по личному составу об увольнении

3 В соответствии с приказом делается запись в трудовой книжке и в личной карточке Т -2

4 Копии приказа направляются в личное дело и бухгалтерию, где производится полный расчёт с работником.

При переводе:

1 Издаётся приказ по личному составу о переводе на другую должность

2 На основании приказа делается запись в трудовой с указанием новой должности и в личной карточке.

3 Копии приказа направляются в личное дело и бухгалтерию.

1.4.1. ТРУДОВЫЕ ДОГОВОРЫ

ТРУДОВОЙ ДОГОВОР – документ, фиксирующий согласие сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирующий их. Сторонами трудового договора являются учреждение и работник (см Приложение № 14)

В соответствии со статьёй 67 ТК РФ трудовой договор должен заключаться в письменной форме. Письменная форма повышает гарантии сторон в реализации достигнутых договорённостей по важнейшим условиям труда.

1 Место работы (наименование предприятия, куда принимается работник, его адрес)

2 Конкретную работу в соответствии с квалификацией по определённой профессии или должности, которую должен выполнять работник.

3 Дату начала работы и ее окончания, если заканчивается срочный договор

4 Оплату труда

5 Обязанности учреждения по обеспечению охраны труда.

Договор может содержать и дополнительные условия, конкретизирующие обязательства сторон. К их числу можно отнести испытательный срок, совмещение профессий; повышение квалификации; дополнительные отпуска и т.д.

Договорная форма найма, учреждения и оплаты труда распространяется на следующие категории работающих:

1 На постоянных работников;

2 На временных;

3 Работающих на основном месте работы;

4 Работающих по совместительству.

В трудовом контракте определяются обязанности работника в соответствии с той профессией ил должностью, на которую он принят, или делается ссылка на соответствующую должностную инструкцию, разработанную и утверждённую руководством учреждения.

Согласно ст. 58 ТК РФ трудовой договор может заключаться на неопределённый срок, на определённый, но не более 5 лет, на время выполнения определённой работы.

При заключении трудового договора не могут устанавливаться по соглашению сторон следующие условия:

1 Основания увольнения работника;

2 Дисциплинарные взыскания, не предусмотренные законодательством

3 Введение для работников полной материальной ответственности, кроме случаев предусмотренных ТК РФ.

Контракт составляется в двух экземплярах, подписываются обеими сторонами, заверяются печатью. Один экземпляр хранится в учреждении, другой у работника.

Трудовой договор включается в состав личных дел работников. В этом случае их срок хранения соответствует сроку хранения личных дел. Если личные дела не заводятся, договоры формируются в отдельное дело по алфавиту фамилий работников. Трудовые договоры хранятся 75 лет – «В» (75 лет минус возраст работника).