Образец доверенности от ип на покупку канцтоваров. Доверенность на получение материальных ценностей. Порядок учёта и хранения доверенностей на получение ТМЦ

Право сотрудника организации выступать в качестве доверенного лица при получении материальных ценностей (по наряду, счету, договору, заказу, соглашению и т.п.) удостоверяет Доверенность на получение материальных ценностей по форме № М 2 и № М 2а.

Данные бланки доверенностей утверждены Постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а и имеют некоторые отличия. Доверенность по форме № М2 (содержит корешок и отрывную часть) оформляется в бухгалтерии в единственном экземпляре и выдается под расписку получателю товара. В случае, когда получение материальных ценностей по доверенности происходит постоянно, используется Форма № М 2а, которая регистрируется в специальном пронумерованном и прошнурованном журнале (книге) Учета выданных доверенностей. В конце журнала главный бухгалтер удостоверяет количество листов, прошнурованных в нем. Выдача доверенностей на получение материальных ценностей лицам, не являющимся сотрудниками организации (предприятия, учреждения), не допускается.

Срок действия доверенности на получение ценностей устанавливается, как правило, не более чем на 15 дней и зависит от возможности получения и вывоза соответствующих товаров по наряду, счету, накладной или другому заменяющему их документу, на основании которого выдана доверенность. Если получение товарно-материальных ценностей производится в порядке плановых платежей, то доверенность может быть выдана на календарный месяц. В случае, когда сотрудник не отчитался по доверенности, и срок ее действия истек, выдавать новую доверенность этому лицу запрещается.

Доверенность на получение материальных ценностей не имеет юридической силы, в следующих случаях:

бланк доверенности заполнен с нарушениями установленного порядка или не заполнены реквизиты;
имеются поправки и помарки;
отсутствует паспорт, указанный в доверенности;
истек срок, на который выдана доверенность.

В этих случаях отпуск товарно-материальных ценностей торгующими (сбытовыми, снабженческими) организациями не производится.

Бланк доверенности на получение материальных ценностей должен быть полностью заполнен. На оборотной стороне должен находиться образец подписи лица, на имя которого выписана доверенность, удостоверенный руководителем организации и главным бухгалтером. Там же предусмотрена таблица, в которой можно поместить перечень товарно-материальных ценностей, подлежащих получению. В случае, если в документе на отпуск продукции (договоре, заказе, счете и т.п.), на основании которого выдана доверенность, уже указаны наименования и количества товаров, подлежащих получению - в таблице ставятся прочерки. Также прочерки ставятся во всех графах таблицы, оставшихся пустыми после заполнения.

Доверенность на получение товарно-материальных ценностей очень часто используется на практике, когда организации необходимо получить товары от продавца. Она выдается уполномоченному сотруднику на определенный срок.

В 2017 году сам бланк документа не претерпел каких-либо корректировок. Работнику могут выдаваться 2 разновидности доверенности:

Реквизиты организации, выдавшей доверенность.
Реквизиты доверенности (дата выдачи и срок действия).
Адреса и наименования потребителя и плательщика.
ФИО сотрудника, которому выдан документ, а также его паспортные данные.
Предмет доверенности – т.е. на получение каких именно товаров и материальных ценностей она выдана, а также их количество и единицы измерения.
Подписи:

сотрудника;
руководителя организации (или другого лица, которое обладает полномочиями на предоставление таких документов);
главного бухгалтера.

Документ имеет лицевую и оборотную сторону. На оборотной содержится перечень получаемых ТМЦ, а на лицевой – все остальные сведения.

Требования к оформлению

Составляется и оформляется доверенность, удостоверяющая право получения ТМЦ, по установленному образцу в зависимости от того, для каких целей она предназначена – однократное или многократное использование.

К документу предъявляется сразу несколько требований, без выполнения которых он не может быть признан юридически действительным:

Она обязательно имеет синюю печать и рукописные подписи всех должностных лиц (руководителя и главного бухгалтера) и предъявляется продавцу в оригинале. Заверение у нотариуса этого документа не требуется.
Возможно предоставление копии доверенности, но в этом случае она обязательно должна быть подписана нотариусом.
Необходимо указать не только ФИО, но и все паспортные данные документа (или другого, который удостоверяет личность). Предоставлять сотрудник обязан именно тот документ, данные которого прописаны в доверенности.
В документе указывается срок действия, который не должен превышать 3 лет.
Если срок не указан, то доверенность автоматически считается действительной в течение 1 года (с момента ее подписания).
Все товары перечисляются простым списком с точным описанием названия и указания количества. Если количество не указано, такую доверенность использовать будет очень затруднительно, тем более отстаивать с ее помощью интересы в судебных процессах.
Наряду с существующими формами доверенности, которые официально утверждены, закон не запрещает гражданам и организациям составить документ в свободной форме. Главное – указание даты составления, персональных данных всех сторон и наличие подписи руководителя и печати.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Судебная практика показывает, что доверенность, которая имеет синюю печать, не является действительной без подписи руководителя. Даже в тех случаях когда удается доказать, что печать подлинная, и руководитель не возражал с действиями сотрудника, суд может не признать юридическую силу документа.

Можно ли провести приемку без доверенности

С точки зрения налоговых последствий отсутствие доверенности имеет неравное значение для продавца и покупателя:

Именно этот документ удостоверяет продавца в том, что уполномоченное лицо действительно имеет право получить товар в обозначенном количестве. Поэтому для продавца случай передачи товара без доверенности чреват серьезными налоговыми последствиями. Дело в том, что в этом случае речь идет об операции, которая хотя и войдет в учет, но без необходимого документального обоснования.
Для покупателя последствия не наступят: товары и прочие ценности в любом случае будут отражены в соответствующих документах бухгалтерского учета, и соответствующее обоснование для их приобретения отражается во внутренней документации самого покупателя.

При получении товара и материальных ценностей сотрудник компании-покупателя должен предъявить не только оригинал доверенности, но и оригинал паспорта либо другого документа, который признается законом как удостоверяющий его личность.

Товар может быть принят любым сотрудником, на которого оформлен документ. Если же его принимает сам руководитель предприятие, то оформлять доверенность на него не требуется, поскольку он действует не как представитель организации, а как ее руководитель, который имеет право на подобные операции.

Поэтому работать без доверенности может только сам руководитель фирмы (или ИП), иначе продавец рискует получить соответствующие взыскания. Покупатель же не несет никаких рисков в связи с отсутствием этого документа.

Доверенность на получение: реальный пример

С точки зрения оформления не имеет значение, кто именно дал доверенность – фирма, индивидуальный предприниматель или частный гражданин. Самое главное при оформлении – это корректная информация по всем персональным данным сторон, а также четкое описания названия и количества товара, которое необходимо получить покупателем у продавца.

Ниже приводится пример реальной доверенности на получение товарно-материальных ценностей.

Как составить документ в программе 1С: видео

Доверенность относится к стандартным документам, и ее можно за несколько минут составить в программе 1С. Пошаговая инструкция показана на видео.

Большинство из нас знают, что товарно-материальные ценности (далее – ТМЦ) не отпускаются без соответствующей доверенности. Поэтому организации и предприятия должны оформить специальный документ на сотрудника. Но как правильно заполнить данную доверенность и каков порядок ее оформления знают не все.

Давайте детальнее остановимся на этом вопросе и рассмотрим основные моменты, связанные с правилами и порядком заполнения этого документа.

Что это за документ и зачем он нужен

Действительно, зачем нужна специальная доверенность? В соответствии с действующим законодательством, предприятия, уполномочивающие своих сотрудников на получение тех или иных товарно-материальных ценностей, обязаны выдать на них доверенность . Обычно, источник поступления товаров и ТМЦ – их покупка у поставщика, с которым и заключен соответствующий договор.

Все ТМЦ, отпускаемые по наряду, счету, договору, заказу или соглашению, требуют доверенности. Для того чтобы исполнить обязательство по договору, нужно передать ТМЦ, которые переходят в собственность покупателя. Сделать это может только физическое лицо, на которое и выдается предприятием доверенность на получение.

Давайте разберемся, что же это за документ. Доверенность представляет собой специальный документ, который призван подтверждать права и обязанности сторон . Он выдается одним лицом на имя другого и позволяет последнему представлять интересы перед третьими лицами. Таким образом, доверенность предприятия выписывается на сотрудника, который и будет получать ТМЦ у поставщика.

По общему правилу существует несколько видов доверенностей: генеральная, специальная либо разовая.

Что касается доверенности на получение ТМЦ, то ее относят к специальному виду, поскольку она уполномочивает на выполнение ряда однородных действий – получение товаров у поставщика. Ее основная цель, как правового акта, заключается в том, чтобы подтвердить полномочия доверенного лица перед третьим лицом.

В данном акте обязательно зафиксированы права и обязанности, которыми обладает доверенный. Четко обозначенные права и обязанности позволяют избежать неправомерных действий со стороны сотрудника, на которого выписана данная доверенность.

Все действия, ею предусмотренные, исключительно правомерные. Проще говоря, без нее нельзя получить товарно-материальные ценности.

Кем и когда он заполняется

Доверенность на получение ТМЦ выдается либо покупателю, либо продавцу. Этот документ также имеет важное значение, поскольку выдача ТМЦ без надлежаще оформленной доверенности грозит неприятными последствиями.

Продавец, передавший материальные ценности лицу, не имеющему доверенности, должен доказать, что он действительно отгрузил ТМЦ через суд. Судебная тяжба очень длительная и нередко дорогая, поэтому лучше заранее позаботиться о правильности процедуры передачи. Проверить полномочия по доверенности легко, и занимает этот процесс всего несколько минут.

Но есть и один исключительный случай. В случае, если ТМЦ доставляются на склад, принадлежащий заказчику, то доверенность не требуется. Презюмируется факт, что работники склада – это представители предприятия или организации, которые являются материально-ответственными лицами. Они имеют право принимать товары в соответствии со своими должностными обязанностями, поэтому и специальный документ не нужен.

Где будет происходить передача товара, определяется пунктами договора. В зависимости от этого и определяется потребность в доверенности.

Доверенность может быть выдана на любого сотрудника организации либо предприятия или на постороннего человека, который будет посредником при передаче ТМЦ. Также получателем может стать и транспортная организация, имеющая разрешительный документ. Предъявлять доверенность нужно до начала отгрузки . Без доверенности действует руководитель организации или директор предприятия.

Выдают доверенность на 15 дней, а если это плановые платежи, то на один месяц. Обратите внимание, что если дата окончания действия не прописана, то документ считается недействительным.

Как свидетельствует практика, доверенность не выдают на максимальный срок, ведь перечень материальных ценностей либо основание получения ТМЦ может измениться. Поэтому на предприятии делается один образец, и по нему в каждом отдельном случае выписывается доверенность. После отгрузки оригинал поставщик оставляет у себя, его прикладывают к накладной и передают в бухгалтерию.

Доверенность оформляют в одном экземпляре сотрудники бухгалтерии и выдают ее сотруднику под расписку.

Бланк, заполненный по всем правилам (об этом в следующем разделе статьи), заверяет руководитель предприятия или организации, свою подпись ставит и главный бухгалтер. Проставляется печать юрлица.

Немного об ответственных лицах. Главбух обязан следить за правильностью выдачи, за регистрацией и оформлением документа. В его обязанности входит и инструктаж доверенных лиц, которые получают ТМЦ. Он отвечает и за порядок хранения документов. Доверенное лицо несет материальную ответственность, поэтому с ним может быть заключен договор об ответственности. Этот человек обязан принимать меры, направленные на недопущение причинения ущерба ТМЦ, и немедленно сообщить об угрозе сохранности ценностей руководству.

Порядок оформления

Для доверенности предусмотрена унифицированная форма М-2 и М-2а . Они утверждены Постановлением Госкомстата. Можно сделать и собственную форму с учетом обязательных реквизитов, хотя большинство юрлиц пользуется уже готовыми бланками. Все доверенности вносятся в журнал регистрации и подлежат строгому учету. Лицо, которое является ответственным за регистрацию доверенностей, хранит документы 5 лет со дня окончания их действия.

Доверенность оформляется в письменном виде. Сначала рассмотрим произвольную форму. В шапку в обязательном порядке включаются следующие данные:

название организации или предприятия;
наименование документа;
регистрационный номер;
дата выдачи, указанная прописными буквами;
место, где выдана доверенность.

Затем необходимо как можно полнее описать права и обязанности доверенного, срок его полномочий и может ли он передоверить получение ТМЦ другим лицам.

Основная часть содержит такие реквизиты:

полное название предприятия или организации (должно совпадать с учредительными документами), юридический и фактический адреса, ИНН, ОГРН и иная регистрационная информация;
должность и ФИО лица, который наделен правом подписи доверенностей от имени юрлица;
информация о доверенном лице, его ФИО, паспортные данные;
перечень действий, которые он может осуществлять;
дата окончания полномочий доверенного лица;
образец его подписи.

Как мы уже отметили ранее, есть две утвержденные формы. М-2 выписывается в том случае, если товар получается один раз . Если предполагается регулярное проведение операций, то нужна форма М-2а, по которой лицо сможет получать ТМЦ неоднократно .

Лицевая сторона формы М-2 содержит такие сведения, как:

номер доверенности;
даты начала и окончания ее действия;
данные о получателе и плательщике, если это одно лицо, то во второй графе ставят «он же»;
счет плательщика в банке;
доверенное лицо – ФИО, паспортные данные;
название поставщика;
основание передачи ТМЦ.

Вторая сторона состоит из таблички с перечнем ценностей, которые получаются, в том числе их единица измерения и количество. Все строки таблицы, которые остались незаполненными, следует перечеркнуть с помощью символа Z. Под таблицей ставятся подписи лица, на которое составлена доверенность, руководителя и главбуха, затем – печать.

Недавно введено новое правило. Доверенность содержит в себе отрывной корешок, в котором указывается:

номер и срок действия документа;
ФИО, должность доверенного лица и его подпись;
реквизиты документов, которые являются основанием получения ТМЦ и которые подтверждают их получение.

Этот корешок отрывается и передается в бухгалтерию. Он служит регистрационной записью по каждой выданной доверенности.

Форма М-2а идентична рассмотренной форме, кроме отсутствия в ней отрывного корешка.

Можно использовать и электронную форму. Пустые бланки внесены в базу данных предприятия. Такую доверенность можно заполнить при помощи компьютера и распечатать. На распечатанном бланке ставятся только подписи и печать. Второй вариант – распечатать пустой бланк и заполнить его от руки. Бухгалтера нередко применяют выписку доверенностей в программе 1С. Это значительно сокращает время на оформление, что особенно важно при значительном документообороте предприятия.

Как создать документ в программе 1С — на следующем видео:

5/5 (3)

Образцы доверенностей на получение материальных ценностей

ВНИМАНИЕ! Посмотрите заполненный образец доверенности на получение товарно-материальных ценностей от юридического лица:

СКАЧАТЬ образцы доверенностей на получение материальных ценностей можно по ссылкам ниже:

Как правильно оформить

При оформлении доверенности на получение товарно-материальных ценностей (далее – ТМЦ) используются формы в виде бланков. Они применяются как в печатном формате, так и на электронном носителе. Сведения на бумажный бланк могут вноситься письменно либо печататься.

Для правильного заполнения формы требуется следующая информация:

реквизиты организации;
паспортные данные человека, которому поручено получить материальные ценности;
перечень предметов, на получение которых дается доверенность;
наименования должностей и ФИО лиц, уполномоченных выдать доверенность (руководитель и главный бухгалтер), для указания в графе «подпись».

Инструкция:

ознакомьтесь с журналом учета доверенностей в организации. Выдаваемому документу будет присвоен следующий по порядку номер;
укажите номер в верхней части бланка;
проставьте на доверенности 2 даты: дату выдачи документа и дату окончания действия полномочий на получение ценностей. Промежуток между ними обычно составляет не более 15 дней. Если к моменту окончания срока ТМЦ не были получены, выдается новая доверенность;
впишите в бланк реквизиты организации. Обязательными для указания сведениями являются наименование и юридический адрес предприятия. Отдельно заполняется раздел банковских реквизитов компании, здесь необходимо вписать ИНН, ОГРН, номера расчетного счета и корреспондентского счета банка, а также БИК;
укажите данные лица, которому дается доверенность. Обязательны для внесения в бланк фамилия, полностью указанные имя и отчество работника, данные паспорта;
запишите в форму номер и дату оформления счета, послужившего основанием для оплаты ТМЦ. Укажите дату оплаты ценностей;
внесите в бланк точные сведения о предметах, подлежащих получению. Для этого заполните имеющуюся таблицу. Каждому товару присваивается порядковый номер и выделяется отдельная строка. Далее указывается его наименование (оно должно точно соответствовать наименованию, указанному ранее в счете на оплату), единицы, в которых измеряется товар (ящики, контейнеры, килограммы, штуки), и количество. При этом количество ТМЦ должно быть указано дважды – с помощью чисел и прописью. Таким образом вносятся все сведения о товаре. Оставшиеся пустыми строки должны быть перечеркнуты, чтобы исключить возможность приписок;
обеспечьте подписание документа доверенным лицом;
передайте документ для подписи директору и главному бухгалтеру предприятия, проставьте на нем печать.

Внимание! Наши квалифицированные юристы окажут вам помощь бесплатно и круглосуточно по любым вопросам.

Что можно считать доверенностью

Гражданский Кодекс Российской Федерациив ст. 185 определяет доверенность как письменное уполномочие, которое одно лицо выдало другому лицу (или лицам) для представительства перед третьими лицами.

Поэтому основная функция доверенности – это подтверждение каких-либо полномочий. Такой документ создается в одном экземпляре, который передается лицу, получающему товар на основании заключенного договора. Составляется доверенность уполномоченным на то сотрудником бухгалтерии предприятия.

Получившее доверенность лицо не обязательно должно являться работником данного учреждения.

Ранее такое требование было обязательным, но 6 июня 2011 г. Верховный Суд РФ его отменил (решение № ГКПИ11-617 от 06.06.2011 г.)

Посмотрите видео. Доверенность на получение ТМЦ:

Форма доверенности на получение ТМЦ

Государством устанавливаются унифицированные формы документов. Их перечень и утвержденные бланки содержатся в приказе Минфина от 30.03.2015 № 52н. Особенно строгий контроль за соблюдением его положений применяется в государственных органах.

Доверенность на получение товарно-материальных ценностей не входит в указанный выше список. Утвержденные ранее бланки по-прежнему могут применяться, но уже не являются единственно возможным вариантом.

Это означает, что организация может оформлять полномочия на получение товаров как с помощью ранее обязательной формы, так и путем выдачи документа собственного образца.

Собственная форма

Основные сведения, которые должна включать доверенность, содержатся в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ:

название документа;
дата выдачи;
наименование организации;
основание для получения ТМЦ;
количество подлежащего получению товара в названных здесь же единицах измерения;
должности выдающих доверенность лиц и их подписи с указанием расшифровок.

Соблюдая эти требования, организация вправе разработать собственный формат бланка доверенности, утвердить его и применять в хозяйственном обороте.

Унифицированная форма

До принятия Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ обязательными к использованию в хозяйственной деятельности были формы, указанные постановлением Госкомстата РФ от 30.10.1997 № 71а:

форма М-2 (ОКУД 0315001);
форма М-2а (ОКУД 0315002).

После вступления в силу вышеупомянутого Федерального закона эти бланки изменили свой статус с обязательного на разрешенный. Формы М-2 и М-2а используются при условии соответствия законодательству. Для применения в хозяйственной деятельности организация должна сначала их утвердить.

Форма М-2 нужна для разового получения товаров, в то время как форма М-2а удобна при систематическом получении ТМЦ по доверенности.

Можно ли провести приемку без нее

Передача ценностей лицу без доверенности допускаться не должна. В первую очередь такие действия представляют риск для продавца, не исключая возможности мошенничества. Кроме того, доверенность является важным документом налогового учета. Ее отсутствие означает проведение продавцом финансово-хозяйственной операции без должного документального подтверждения.

Для покупателя получение товара в отсутствие доверенности не влечет никаких негативных последствий. Главное условие – правильное оформление приходных документов на товар складом и бухгалтерией организации.

Доверенность действительна только в случае предъявления вместе с ней удостоверяющего личность документа. Данные, указанные в доверенности, должны быть подтверждены паспортом либо заменяющим его документом.

Руководитель организации не нуждается в доверенности для получения товара. Его полномочия указаны в документах организации и отражаются в договоре. Аналогичный статус имеет индивидуальный предприниматель, получая ТМЦ, – ему доверенность также не нужна.

Доверенностью М-2 организация оформляет право своему сотруднику получить какие-либо материальные ценности, подтверждая его полномочия действовать от её имени.

Бланк доверенности на получение товара по форме М-2 и М-2а

Существуют две межотраслевые формы доверенностей.

М-2 составляют из двух частей: отрывного талона (корешка) и основной части. Корешок заполняется, подшивается и хранится у бухгалтера на протяжении времени, установленного законодательством РФ и внутренними нормативно-правовыми актами организации.

Срок действия этого разового акта обычно не превышает двух недель, но иногда продлевается до одного месяца, в случаях отсрочки поступления или получения одного и того же товара у одного и того же поставщика.

Попробуйте программу для магазинов Бизнес.Ру, которая позволит вам заполнять бланки в пару кликов. Автоматизировать бухгалтерскую и налоговую отчетность, всегда быть в курсе всех взаиморасчетов с сотрудниками, контролировать денежные потоки в компании, а личный календарь вовремя напомнит о важных событиях.

М-2а отрывного талона не имеет, поэтому он в обязательном порядке регистрируется в журнале учёта выданных доверенностей. Делает это обычно делопроизводитель, секретарь или сотрудник, ответственный за учет документов в организации.

Этот акт применяется тогда, когда получение товарно-материальный ценностей носит массовый характер, то есть происходит на постоянной договорной основе.

Срок его действия, согласно законодательству, может достигать трех лет, но на практике такие случаи редки. Обычно работодатели выдают его на короткий срок и потом продлевают или заменяют на новый.

В отрывном талоне указываются все необходимые для выдачи данные:

номер;
дата составления;
продолжительность действия;
должность и ФИО сотрудника, получающего товар;
наименование поставщика;
данные документа, на основании которого поставщик выдает ценности;
номер и дата акта, подтверждающего выполнение поручения.

В бланке указывают:

наименование организации, выдавшей документ, её код по ОКПО ;
номер и дату составления документа;
период действия документа;
наименование потребителя и плательщика, их адрес; если это одна и та же организация, в строке «Плательщик» пишут «он же»;
банковские реквизиты плательщика (р/с и наименование банка);
должность, ФИО , данные паспорта доверенного лица;
от кого и на основе чего доверенное лицо получает товар;

В табличной части указываются товарно-материальные ценности, их количество и единица измерения. Ниже ставится подпись доверенного лица, обязательно заверенная подписями директора предприятия, главного бухгалтера, и печатью организации.

Оставшиеся пустыми графы формы перечеркиваются.

Если по каким-либо причинам акт не был использован, работник должен вернуть его в бухгалтерию на следующий день после прекращения действия.

Документ отмечают надписью «не использован» и хранят у ответственного за регистрацию доверенностей лица, чаще всего в сейфе у главного бухгалтера.