Не редкость, когда бухгалтер, выплачивая ту или иную сумму работнику, задается вопросом: а облагается ли эта выплата НДФЛ и страховыми взносами? А учитывается ли она для целей налогообложения?

Отчетные документы и оплата проживания в гостинице

Обновление: 15 ноября 2016 г.

Каждый работник, направленный работодателем в служебную командировку, обязан по возвращении из нее отчитаться перед работодателем о результатах командировки и расходах, понесенных им в период командировки, в том числе предоставить отчетные документы за проживание в гостинице или ином жилом помещении. Отсутствие отчетных документов либо их оформление с нарушением установленного порядка может повлечь невозможность подтверждения расходов (в полном объеме или в части), а значит, и возможный отказ в возмещении данных расходов работодателем. О том, как должны быть оформлены данные документы, вы узнаете из настоящей статьи.

Документы, подтверждающие проживание работника в командировке

Оплата гостиницы в командировке

Денежные средства для оплаты проживания работника в гостинице или ином жилом помещении в период служебной командировки выдаются работодателем в виде аванса при убытии работника в командировку (п. 10 Положения). При осуществлении оплаты номера, в котором проживал работник, гостиница должна выдать кассовый чек или иной документ, оформленный на бланке строгой отчетности (например приходный кассовый ордер), который и будет подтверждать расходы на проживание в командировке. Данное правило предусмотрено абз. 3 п. 28 Правил предоставления гостиничных услуг в РФ, утв. постановлением Правительства РФ от 09.10.2015 N 1085.

Если работник проживал не в гостинице, а в ином жилом помещении, например на квартире, снятой работником по договору найма жилого помещения, то факт несения расходов подтверждается распиской наймодателя о получении денежных средств от работника.

Оплата проживания в командировке в бюджетной организации

Наиболее часто встречающимся вопросом, связанным с оплатой проживания работника бюджетного учреждения в командировке, является вопрос о том, к какому коду КОСГУ должны относиться произведенные работником расходы на проживание. В соответствии с разделом V Указаний о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации, утв. приказом Минфина России от 01.07.2013 N 65н, оплата проживания в гостинице в командировке относится на подстатью 212 «Прочие выплаты».

Любое задание, порученное работнику, подразумевает сдачу отчетности о его выполнении. И командировка в другой населенный пункт в этом случае не является исключением. Отправляясь за пределы города с определенным поручением от руководства, работник должен позаботиться о том, чтобы по возвращении иметь при себе отчетные документы для командировочных. Это правило обязательно для всех сотрудников предприятия.

Необходимые документы для командировки

Специфика многих организаций (предприятий) предусматривает постоянное общение с партнерами. Но многие из них зачастую находятся за пределами данного населенного пункта. Поэтому некоторые сотрудники вынуждены ехать в другой город для решения важных производственных вопросов.

Чтобы по прибытии подтвердить выполнение конкретного поручения, они должны оформить соответствующие отчетные документы для командировочных. Только после этого бухгалтерия сможет оплатить работникам расходы, понесенные за период выполнения ими Список сотрудников, имеющих право выезжать в командировки, а также срок и иные подробности поездки обычно оговариваются определенными соглашениями, различными локальными нормативными актами или коллективным договором. В любом случае, отправляясь в поездку, работник должен иметь при себе:

Командировочное удостоверение. Хотя с 2015 года оно официально упразднено, но многие предприятия все-таки по старинке его используют.
Соответствующий приказ руководителя.
Служебное задание.

Это - основные отчетные документы для командировочных, без которых любая поездка работника не будет иметь под собой никаких оснований.

Оплата командировок

Расчеты с сотрудниками за выполненные задания бухгалтерия производит ступенчато. Сначала, перед отъездом, работнику выдается аванс, сумма которого рассчитывается на основании имеющихся норм. Эти денежные средства предусмотрены для оплаты проезда, найма жилья, дополнительных расходов, связанных с проживанием (суточных), и других нужд, разрешенных нанимателем. производится после того, как по возвращении работник сдаст оформленные отчетные документы для командировочных. Они должны содержать в себе:

авансовый отчет, в котором перечислены все понесенные затраты;
служебную записку в том случае, если для работы сотруднику приходилось использовать собственный транспорт или брать его в аренду.

Вместе с авансовым отчетом в бухгалтерию необходимо также сдать командировочное удостоверение, в котором должны быть отметки тех предприятий, которые посетил сотрудник, выполняя порученное ему служебное задание. должно соответствовать тому, что изначально указывалось в приказе. Если в случае производственной необходимости требовалось посещение компаний, расположенных в других населенных пунктах, то этот факт должен быть отмечен в отчете о командировке.

Срок командировки

Для выезда в командировку работнику выдается два основных документа (приказ и командировочное удостоверение), которые, в принципе, дублируют друг друга. Оба они содержат в себе информацию о месте назначения и сроках поездки.

Первым днем командировки считается отъезд сотрудника с постоянного места работы. Дата отправления указана на билете используемого транспортного средства (автобуса, поезда, самолета). Причем отсчет суток производится до 24 часов. Позднее уже считаются следующие сутки. Это обязательно надо учитывать при покупке билетов. Последний день определяется по дате возвращения, также указанной в билете. До 2015 года расчет проводился на основании информации, отмеченной в командировочном удостоверении. Но после того как в силу вступило Постановление РФ №1595 от 29.12.2014 года, для подтверждения выезда работнику достаточно предъявить командировочные отчетные документы в виде билетов на проезд. Именно они будут служить доказательством срока командировки, на основании которого бухгалтерия затем выплатит работнику «суточные» (дополнительные расходы, связанные с проживанием). Эти средства предусмотрены для питания человека, находящегося вдали от дома в связи с выполнением служебных обязанностей по поручению руководства. Возможно, поэтому подобные затраты иногда называют «полевым довольствием», которое рассчитывается, исходя из норм, утвержденных Правительством России.

Съемное жилье

Отправляясь в командировку, многие сотрудники заранее бронируют себе номера в гостиницах. Это гарантирует им возможность проживания там по прибытии. Но иногда не удается воспользоваться такой услугой из-за отсутствия свободных мест или же работник предпочел решить этот вопрос на месте. В таком случае ему придется довольствоваться съемным жильем. Такой вариант тоже возможен.

По возвращении ему необходимо будет указать это обстоятельство, оформляя отчетные документы для командировочных. За проживание на квартире он получит компенсацию, размер которой утвержден отдельным положением. Общая сумма будет состоять из посуточной оплаты, умноженной на количество дней нахождения в командировке. В некоторых случаях руководство предприятия арендует квартиру в том населенном пункте, куда наиболее часто выезжают его сотрудники для решения производственных вопросов. Это заметно упрощает жилищный вопрос для работника. Он по праву находится в съемном помещении, не затрачивая на это собственных средств. Следовательно, по возвращении предприятие ничего не должно ему возмещать.

Возмещение затрат

По возвращении домой работник может рассчитывать на возмещение затрат, понесенных им за время нахождения в командировке. Порой они бывают даже несоизмеримы с фактическими расходами. Это может произойти в том случае, если он не представил в бухгалтерию подтверждающие документы или самовольно неоправданно превысил предельно допустимые нормы. В этом случае сотруднику придется лично разбираться с руководством. Что должно войти в отчетные документы для командировочных? Образец итогового представляет собой перечень всех финансовых затрат сотрудника.

Как правило, возмещению подлежат:

Суточные, размер которых зависит от количества дней нахождения в командировке. Они подтверждаются проездными билетами или командировочным удостоверением. В России установлены единые допустимые нормы оплаты, в соответствии с которыми за сутки работнику положено 700 рублей (в пределах страны) и 2500 (при выезде за границу).
Расходы на транспорт подтверждаются оригиналами приобретенных в кассе билетов.
Расходы на проживание. Возмещение производится на основании представленных чеков и счетов-фактур.

Разницу между авансом и фактически затраченной суммой сотрудник сможет получить при начислении зарплаты за текущий месяц.

Проживание в гостинице

Выезжая по служебной необходимости, работник, как правило, решает разные важные для предприятия вопросы. Многие из них невозможно решить за один день. А находясь в другом городе, ему нужно где-то ночевать. Самый простой вариант - это гостиница. Там любой приезжий может найти все, что нужно для проживания.

Что представляют собой отчетные документы из гостиницы для командировочных? Обычно это квитанция (счет) на оплату услуг проживания. Она представляет собой формы 3-Г, в котором отражена следующая информация:

реквизиты гостиницы;
наименование документа, номер и дата его оформления;
данные о посетителе (Ф.И.О. с указанием страны проживания, паспортные данные, адрес прописки и дата заезда);
расчет стоимости проживания с выделенной НДС;
печать предприятия.

Вместе со счетом в бухгалтерию надо представить кассовый чек, который выдается там же, в гостинице, после произведения оплаты. Он будет подтверждением затрат, которые нужно возместить. В счет могут быть включены также дополнительные услуги (бронь, кафе, прачечная, стоянка автомобиля, телефонная связь, трансфер до аэропорта и другие). Но оплата их производится только в случае, когда таковые предусмотрены коллективным договором данного предприятия, или с личного разрешения руководства.

Отправляясь в командировку, сотрудники несут расходы, и они часто становятся камнем преткновения в отношениях работник и наниматель. Часто не знание юридических нюансов приводит к конфликтам, а иногда и потере потраченных средств. Попытаемся разобраться, что необходимо учитывать во время найма жилья в другом населенном пункте, какие из подтверждающих документов необходимы для бухгалтерии?

Варианты найма жилого помещения

Наилучший вариант – это договоренность с принимающей стороной касательно различных моментов командировки, не исключая и проживание работника. Но это происходит крайне редко, когда речь идет о крупных продолжительных контрактах или выезда за границу.

Помните: чаще всего командированному лицу необходимо самостоятельно искать себе возможность временного проживания.
Первое, что сразу приходит на ум - это номер в гостинице.
Прекрасный вариант, как для сотрудника, которому не придется заниматься хозяйственными нуждами, но и для руководителя предприятия, потому что в администрации отеля существуют услуги по предоставлению официальных документов.

Но может случиться так, что свободных номеров нет и цены достаточно высокие. В качестве альтернативного решения может выступить койко-место в хостеле. Этот вариант больше подойдет молодым людям и то на 1-2 ночи.
Можно еще рассмотреть, как возможность временного проживания, аренду квартиры. Жилье посуточно, уже давно заняло отдельную нишу бизнеса в сфере недвижимости, сдается во всех областных городах и крупных мегаполисах. Цена квартиры на порядок ниже, чем стоимость гостиничного номера с аналогичным количеством комнат. Командировочный всегда сможет экономно питаться, имея возможность использовать кухню, что в гостинице невозможно.

Необходимые юридические документы

При помощи каких документов можно подтвердить расходы по найму жилья в командировке? Любой вариант съема жилья предполагает обязательное оформление документов.
Если проживать в гостинице или хостеле – это не будет проблемой. Для бухгалтерии организации, направившей сотрудника в командировку, достаточно предоставит кассовый чек, что подтверждает оплату. Администрация гостиницы выдает справку-счет на фирменном бланке, где подробно расписываются все расходы жильца. Часто у таких учреждений (гостиницы, отели, хостелы и др.) есть договоренности с представителями юридических лиц, поэтому сложности здесь возникают редко.
Более сложный вопрос, когда арендуются комнаты или квартиры. Если командированный сотрудник обращался за поиском жилья в агентство по недвижимости, то ему необходимо иметь документы об оплате проживания, и услуг посредника. Это соответствующие договоры или акты, которые подписаны обеими сторонами по оказанию услуг.
Совет: не поддавайтесь на уговоры риелторов и арендодателей проживать в жилом помещении без договора.
Бухгалтер предприятия попросту не поймёт, каким образом появились суммы, потраченные сотрудником на проживание, если нет необходимых документов. В этом случае работнику сложно будет добиться компенсации денежных средств в полном объеме, потраченных на жилье во время командировки. Фиктивные счета за проживание в отеле или увеличение размера действительной стоимости аренды в договоре – это, согласно ст.159 УК РФ, преступление.

Как оплачиваются выходные в командировке?

Нередки случаи, когда отъезд сотрудников в командировку или прибытие из нее совпадает с выходными днями. Как правильно сделать оплату этих дней : учитывая средний заработок или в двойном размере?

Отсутствие подтверждающих документов

Что предпринять, если подтверждающие документы на расходы по найму жилья отсутствуют? Нередки случаи, когда подать документы, из которых получают сведения о расходах на проживание в командировке, сотрудник не в силах. В таком случае. появляется спорная ситуация. Естественно, что командированный работник где-то проживал и такие услуги не оказываются безвозмездно. Поэтому администрация организации выделяет некоторую сумму сотруднику, которая выдается ему авансом. В большинстве случаев эта сумма меньше фактических затрат работника.
При желании запросить информацию о средней цене аренды в агентствах по недвижимости и отталкиваясь от нее, через суд, отстаивать свои интересы относительно компенсации издержек. Но в судах исследуют доказательства, а не умозрительные заключения. Нет соответствующих документов – значит не было расходов. Касательно налогового вычета: Налоговым кодексом РФ разрешено освобождение от уплаты НДФЛ и страховых взносов, если сумма не превышает 700 рублей/день командировки по России (2500 руб. при выезде за рубеж) в том случае, если подтверждающие расходы документы у организации отсутствуют. Но есть вариант обратиться в бюро по оформлению гостиничных чеков и отчетных документов, они продублируют утерянные документы.

Аренда у частного лица

Если сотрудник принял решение арендовать квартиру во время командировки у частного лица, то ему необходимо заключить письменный договор стандартного образца. Необходимо обращать внимание, что в договоре должно быть отмечено: стоимость и срок, на который командированный сотрудник снимает жилье; что включено в найм жилого помещения.
Для составления такого договора потребуются только паспорта обеих сторон. Не лишним будет потребовать у арендодателя документ о праве собственности и выписку из ЖЭКа или другой управляющей компании о зарегистрированных лицах. Если все законно, то такие просьбы не вызовут проблем. Нередко бухгалтеры предприятий просят оформлять доверенность, согласно которой работник получает право на заключение договора аренды комнаты или квартиры от имени организации, в которой работает сотрудник. Подобная манипуляция не нужна. Достаточно будет предоставить приказ директора, согласно которому сотрудник отправился в другой город или поселок, а также договор об аренде жилья в этом населенном пункте на все время действия приказа.

Совет: оплату арендованной жилплощади лучше провести наличными и получить расписку владельца. Этот документ сможет подтвердить расходы для бухгалтерии, а также приниматься налоговой инспекцией.
Расходы, использованные на наем жилья в командировке, которые возмещены работодателем, не подлежат обложению НДФЛ. Страховой взнос не должен начисляться согласно п.3 ст.217 НК РФ. Самое главное, находясь в командировке необходимо собирать документы, подтверждающие оплату аренды жилья. Это поможет избавиться от многих вопросов и проблем после возвращения в родной город.

Квартира для командированных работников в собственности или аренде

Упомянутые в статье судебные решения можно найти: раздел «Судебная практика» системы КонсультантПлюс

Допустим, у вашей компании имеется обособленное подразделение в другом городе и сотрудники часто ездят туда в командировки. В таком случае покупка или аренда в этом городе квартиры для проживания командированных работников может оказаться выгоднее, чем постоянные траты на возмещение им расходов по найму жилья. Но можно ли признать квартиру, приобретенную для проживания своих сотрудников в командировках, основным средством? Включать в налоговые расходы начисленную амортизацию или арендные платежи, затраты на содержание этого жилья? Об этом читайте в статье.

Признали приобретенную квартиру ОС? Будьте готовы защищаться

Понятно, что и по стоимостным критериям, и по сроку службы приобретенная для проживания командированных работников квартира вполне может признаваться объектом ОС. Кроме того, согласно НК РФ жилая недвижимость не входит в перечень амортизируемого имущества, не подлежащего амортизации либо исключаемого из состава амортизируемого имуществ апп. 2 , 3 ст. 256 НК РФ . Спорным является лишь вопрос, участвует ли такая квартира в деятельности, направленной на извлечение дохода. Ведь это необходимое условие для того, чтобы можно было включить имущество в состав ОСп. 1 ст. 256 , п. 1 ст. 257 НК РФ .

Так, по мнению Минфина, служебная квартира не относится к амортизируемому имуществу, используемому для извлечения дохода, а значит, амортизационные отчисления по ней при налогообложении прибыли не учитываютс яПисьма Минфина от 24.11.2014 № 03-03-06/2/59534 , от 16.04.2007 № 03-03-06/2/69 .

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

Советник государственной гражданской службы РФ 3 класса

“ Квартира, приобретенная организацией для проживания работника, не признается основным средством. Следовательно, ее стоимость нельзя списать через начисление амортизации. Расходы на приобретение служебной квартиры организация учесть не вправ е” .

На наш взгляд, с этим подходом можно поспорить. И привести такие контраргументы.

Квартира покупается, чтобы размещать командированных сотрудников в другом городе, куда они прибывают для выполнения служебного поручения работодател яст. 166 ТК РФ . При направлении в командировку работнику гарантируется возмещение связанных с ней расходов, в частности по найму жилого помещени яч. 1 ст. 168 ТК РФ . Предоставление командированному работнику квартиры, принадлежащей компании, вместо выплаты возмещения за наем жилья не нарушает положений ТК РФ.

То есть приобретенную квартиру компания хоть и опосредованно, но использует в деятельности. Если поездки в этот город нередки (а, как правило, так оно и бывает, раз уж компания решила обзавестись жилым фондом для командированных работников), то размещение в собственной квартире может быть экономически выгоднее, чем оплата недешевых гостиничных услуг в течение продолжительного времени. И значит, затраты на покупку квартиры соответствуют критерию экономической обоснованности расходо вп. 1 ст. 252 НК РФ . Конечно, желательно, чтобы компания могла доказать получаемую экономию на цифрах, а это сложно. Можно, например, составить расчет-сравнение, где сопоставить расходы на наем гостиничных номеров (которые потребовались бы, не будь у компании собственного жилого фонда) и суммы амортизационных отчислений по квартире, принимаемые к налоговому учету за соответствующий налоговый (отчетный) период. Дополнительно можно порекомендовать компании зафиксировать производственный характер затрат в локальном нормативном акте, например в приказе о направлении работников в командировку, с указанием спорной квартиры в качестве места проживания и в коллективном (трудовом) договоре с работниками.

Нужно отметить, что судебной практики по подобным налоговым спорам, как ни странно, нет. Поэтому предсказать, каков будет вердикт судей, затруднительно. А вот то, что претензий налоговиков в такой ситуации не избежать, пожалуй, бесспорно.

Если приобретенные квартиры вы сдаете в аренду, то можете без вопросов включать в налоговые расходы суммы начисленной амортизации. Сдаваемые в аренду жилые помещения можно признать амортизируемым имущество мПисьма Минфина от 07.12.2009 № 03-03-06/2/231 ; УФНС по г. Москве от 12.03.2012 № 16-15/020628@ . В таком случае документом, подтверждающим использование имущества в деятельности, направленной на извлечение дохода, и, следовательно, обоснованность учета амортизации в налоговых расходах, послужит договор аренды. При этом, как считает Минфин, начать амортизировать квартиру можно не раньше, чем она начала использоваться в деятельности компании. Полагаем, что логику ведомства можно применять и в нашей ситуации: докажите, что командировки сотрудников - это часть деятельности, направленной на получение дохода (скажем, работники взаимодействуют с вашими долговременными партнерами в далеком регионе, заключают новые контракты и т. д.). И тогда появится шанс отстоять правомерность своей позиции в суде.

Можно ли учесть расходы на содержание служебного жилья?

Затраты на содержание квартиры, купленной для проживания командированных сотрудников, компания может учесть в составе расходов на командировк иподп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ . Для этого тоже нужны документы, подтверждающие пребывание в квартире работников во время командировки (командировочное удостоверение, проездные документы до места командировки и т. д.). Но, по мнению Минфина, учитываются такие расходы только за те дни, когда квартира использовалась для проживания в ней командированных работников. А расходы за время, что квартира пустовала, базу по прибыли не уменьшаю тПисьмо Минфина от 20.06.2006 № 03-03-04/1/533 . Конечно, такой подход не бесспорен. Поскольку служебные командировки - часть деятельности, направленной на извлечение дохода, расходы на содержание квартиры для работников экономически оправданны.

Так, известно судебное решение в пользу налогоплательщика: арбитры пришли к выводу, что компания правомерно учла расходы на содержание двух квартир, приобретенных для проживания командированных сотрудников и признанных объектами ОС. Затраты компания подтвердила приказом об использовании квартир в служебных целях, отчетами с указанием сведений о проживающих и целей их приезда, карточками по счету 60, приказами о направлении сотрудников в командировку, квитанциями обслуживающих организаций. Суд посчитал эти документы достаточными для включения затрат на содержание квартир в налоговые расход ыПостановление ФАС СЗО от 14.01.2010 № А56-60352/2008 . При этом арбитры отметили, что компания не учитывала расходы по квартире за период, когда в ней проживал гражданин, который не был работником организации.

Заметим, что эти расходы, в частности оплата за коммуналку, у компании будут всегда, независимо от того, проживает в квартире работник или нет. А закон предусматривает учет материальных расходов на содержание и эксплуатацию объектов ОСподп. 2 , 6 п. 1 ст. 254 НК РФ . Вопрос в том, удастся ли вам убедить налоговиков и судей, что квартира правомерно признана основным средством.

Если квартира - объект ОС, то и нет оснований для того, чтобы исключать затраты на ее содержание за какие-либо периоды из состава налоговых расходов. Их можно учесть в том месяце, когда получены счета обслуживающих организаций, если такой порядок предусмотрен учетной политикой организации для целей налогообложени яПисьма Минфина от 06.09.2007 № 03-03-06/1/647 , от 22.02.2007 № 03-03-06/1/123 ; УФНС по г. Москве от 05.08.2011 № 16-15/076994@ . Но не исключено, что в таком случае в суде вам придется доказывать как правомерность признания спорной квартиры в качестве объекта ОС в налоговом учете, так и включение в состав налоговых расходов затрат на ее содержание в полном объеме.

Кстати, в Минфине считают, что квартиру, приобретенную для проживания командированных работников, можно отнести к обслуживающим производствам и хозяйствам. И учитывать расходы на ее содержание в порядке, установленном положениями ст. 275.1 НК РФПисьмо Минфина от 24.11.2014 № 03-03-06/2/59534 .

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

“ Служебная квартира может быть отнесена к обслуживающим производствам и хозяйствам. Если она предоставляется не только работникам организации, но и иным лицам за плату, то налоговую базу по операциям с этой квартирой нужно определять отдельно от налоговой базы по другим видам деятельности - с учетом положений ст. 275.1 НК РФ” .

Советник государственной гражданской службы РФ 3 класса

Однако напомним, что для признания служебной квартиры объектом обслуживающих производств или хозяйств нужно одновременное выполнение следующих услови йПисьмо ФНС от 10.01.2012 № АС-4-3/9 :

наличие подразделения, ведущего деятельность по использованию обслуживающих производств, причем вне зависимости от того, является ли деятельность этого подразделения целью создания организации или нет, то есть вид деятельности, связанный с эксплуатацией объекта, не единственный;
товары, работы или услуги реализуются этим подразделением за плату;
приобретатели товаров, работ или услуг - как свои работники, так и сторонние лица.

Если отсутствует хотя бы одно из этих условий, то налоговая база по таким объектам определяется в общеустановленном порядке. Например, доходы и расходы по жилым помещениям, сдаваемым в аренду, учитываются на общих основаниях, поскольку сам налогоплательщик не оказывает своим работникам и сторонним лицам услуг по размещени юПисьма Минфина от 09.03.2011 № 03-03-06/1/129 ; УФНС по г. Москве от 28.08.2012 № 16-15/080199@ . Подтверждение правомерности такого подхода можно найти и в судебной практик еПостановление ФАС СЗО от 29.04.2014 № А13-4941/2013 .

Аренда квартиры для командированных работников

Может быть и такой вариант: компания не покупает квартиры, а арендует их у физлиц самостоятельно или через агентства недвижимости. В этом случае расходы подтвердят договор аренды, акт приема-передачи квартиры и платежные документы по уплате арендных платежей. И налоговики, и судьи в целом не возражают против признания таких расходов для целей налогообложения прибыл иПостановление ФАС ПО от 11.07.2013 № А55-26978/2012 . Но если не хотите спорить с ревизорами, придется учитывать в налоговых расходах арендную плату только за тот период, когда в квартире жили командированные сотрудники. Арендные платежи за то время, когда жилое помещение фактически не использовалось, базу по прибыли не уменьшаю тПисьма Минфина от 25.03.2010 № 03-03-06/1/178 ; УФНС по г. Москве от 24.05.2012 № 16-15/045924@ , от 16.04.2010 № 16-15/040653@ . То же самое и с коммунальными платежами: без претензий налоговиков в расходы можно будет включить только сумму, пропорциональную времени проживания в квартире командированных сотрудников.

Если хотите учесть арендную плату в расходах полностью, то для подтверждения экономической обоснованности затрат на аренду за время, когда жилье не использовалось, будет нелишним запастись информацией о стоимости гостиничных номеров в населенном пункте, где вы арендуете для сотрудников квартиру. Если сумма ежемесячной арендной платы за квартиру будет сопоставима со стоимостью проживания в гостинице за меньшее время, возможно, это поможет убедить в вашей правоте проверяющих из налоговой инспекции или, на худой конец, судей.

Независимо от того, сдаете ли вы собственный жилой фонд в аренду или же размещаете в нем командированных сотрудников, вам придется платить налог на имущество. Суды соглашаются с тем, что квартира, приобретенная для проживания сотрудников организации, должна признаваться как основное средство в бухгалтерском учете. И соответственно, ее стоимость включается в базу по налогу на имуществ оПостановление ФАС ВСО от 14.07.2010 № А58-6593/09 . Тем более не избежать доначислений, если объектом ОС вы недвижимость не признали, но получаете доходы от сдачи ее в аренду другим компаниям или граждана мПисьмо Минфина от 20.01.2011 № 03-11-06/3/2 ; Постановление ФАС МО от 01.07.2010 № КА-А40/5697-10 .