Получение льгот и выплат, подтверждение дохода - по этим и многим другим причинам работники периодически запрашивают в кадровом отделе справки и копии документов. И работодатель (а вернее, ответственное лицо) должен предоставить их в течение трех дней с момента подачи письменного заявления. Документы выдаются безвозмездно.
Порядок выдачи документов сотрудникам прописан в ТК РФ (ст. 62).
Какие документы может получить работник?
К числу документов и их копий, на которые может рассчитывать сотрудник, относятся:
- копии или выписки из приказов о приеме, отпуске, переводе на другую должность, увольнении;
- справка с места работы с указанием информации о зарплате и других сведений;
- копия или выписку из трудовой книжки.
Могут быть предоставлены и другие документы. Их вправе запросить как настоящий, так и бывший работник организации. Уволенный сотрудник может получить документы в тот же срок по заявлению.
Правила оформления справок и выписок
Справки и выписки оформляются только на фирменных бланках организации, либо на бланках по формам, установленным законом (например, 2-НДФЛ). После их составления документы необходимо отдать на подпись генеральному директору. Без подписи такой документ не считается действительным. Вместо директора подпись может поставить другое лицо, уполномоченное на это.
Правила оформления копий
Копии трудовых книжек и приказов делает служащий кадрового отдела или другое лицо, заведующее кадровыми вопросами. Копии необходимо заверить - без заверения они не считаются действительными.
Под заверением подразумевается надпись "Верно" на каждой странице копии. На последней странице копии трудовой книжки, сразу после последней записи о трудоустройстве или переводе на иную должность необходимо прописать, что работник еще числится в организации.
Кроме того, необходимо указать должность лица, заверившего копию (это кадровик). Сотрудник кадрового отдела также оставляет подпись, расшифровку к ней (фамилию, имя, отчество), указывает дату выдачи копии и ставит печать.
Документы, с которыми возникают сложности
Существует ряд спорных ситуаций, с которыми сталкиваются работодатели и работники. Это касается выдачи следующих документов:
- справок по форме 2-НДФЛ. Некоторые руководители отказываются выдавать данную справку, что противоречит не только Трудовому, но и Налоговому кодексу РФ;
- характеристик с предыдущего места работы (работодатель не обязан предоставлять характеристику своему бывшему сотруднику, её предоставляют по усмотрению директора);
- копий локальных актов, так или иначе связанных с трудовой деятельностью работника (это могут быть приказы о премировании, правила внутреннего распорядка и другие документы).
В статье 62 ТК РФ не прописан точный перечень документов, на которые может рассчитывать сотрудник, поэтому у работодателя нет достаточных причин для отказа.
Любые документы, связанные с трудовой деятельностью, работник может получить даже в том случае, если уже не числится в организации.
Административная ответственность за отказ или несвоевременную выдачу документов
При несвоевременной выдаче справок и копий, либо отказе работодателя работник вправе отправиться в трудовую инспекцию. После проверки она может наложить на организацию и ее руководителя штраф (в соответствии с КоАП РФ - ч. 1 ст. 5.27, ст. 23.12).
Юридическое лицо может быть оштрафовано на сумму от 30 до 50 тысяч рублей. Индивидуальный предприниматель или руководитель организации - на сумму до 5000 рублей.
Штрафы предусмотрены в трех случаях:
- при отказе в выдаче документов;
- при просрочке;
- при платной выдаче (если в правилах трудового распорядка это прописано).
Любые действия, которые противоречат трудовому законодательству, могут повлечь за собой административную ответственность.
- что проверяет трудовая инспекция и как подготовится к проверке
Справка о сумме заработной платы была введена для того, чтобы узнать о реальных доходах граждан. Документ оформляют на специальных бланках, куда вносят информацию о заработке.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Выдает справку организация (госпредприятие, учреждение, ИП – индивидуальный предприниматель и т. д.) в подтверждение места работы, должности, стажа и зарплаты человека.
Такой документ понадобится для оформления:
- декретных;
- пенсии;
- визы для поездки за границу;
- субсидии;
- кредита в банке;
- статуса безработного (Центр занятости);
- документов в суд и другие учреждения.
В каждой организации установленная форма документа, но допускается и свободная.
Что говорит закон?
По новому законодательству, чтобы получить документ, ждать и просить работник не должен.
По первому же письменному требованию в течение трех дней (статья 62 Трудового кодекса Российской Федерации) руководство организации должно представить документ заявителю.
Эта информация конфиденциальная, охраняемая Законом «О персональных данных», поэтому справку вручают лично сотруднику. Забирая ее, нужно написать расписку о получении, а ответственный сотрудник записывает в специальном журнале.
Исходящий номер на справке, дата выдачи должны соответствовать номеру и дате, записанным в журнале.
Сотруднику, который увольняется, руководство предприятия обязано выдать документ в . Бывший сотрудник тоже имеет право обратиться за такой справкой, подав заявление.
Для оформления пенсии нужно предъявить и другие документы:
- паспорт;
- справку о среднем заработке;
- оригинал трудовой книжки;
- если есть инвалидность, то удостоверение.
Где взять информацию о зарплате, если предприятие ликвидировано?
Документ может выдать вышестоящая организации или ставшая правопреемником после реорганизации либо переименования, указав приказы об изменении реквизитов.
Правопреемников нет? Всю документацию нужно хранить в архиве. Его сотрудники выдадут справку, сделав выписку из бухгалтерских документов.
Если нет возможности выдать документ по утвержденной форме, в их праве составить его самостоятельно, исходя из тех сведений, которые имеет архив.
Для посольства
Решили поехать за границу отдохнуть или по делам службы? В посольстве страны, куда собрались, тоже потребуют справку, подтверждающую ваши доходы, на русском и английском языках.
Кроме справки, нужно представить и другие свидетельства вашей состоятельности:
- выписку из банковского счета;
- документ на дорогой автомобиль;
- документ на коттедж, престижную квартиру.
Совет: будете оформлять документ для подачи в консульство, поинтересуйтесь там о его форме, ведь могут возникнуть нюансы в требованиях к оформлению.
Нет возможности обратиться в консульство - помогут в туристическом агентстве. Ведь неправильно оформленная бумага может поставить под удар саму поездку за границу.
Для декретного отпуска
Законодательством России каждой женщине, ждущей рождения малыша, гарантирован оплачиваемый государством на 140 дней.
После родов она имеет право продлить его до тех пор, пока ребенку не исполнится полтора или три года. Будет получать и государственную помощь. Чтобы ее оформить, тоже нужен документ о зарплате.
Для получения денежной помощи до полуторагодичного возраста ребенка нужно подать:
- заявление;
- свидетельство о рождении малыша;
- справку о заработной плате.
Пособие начисляют так:
- Среднюю зарплату за два последних года делят на календарные дни за тот же период (минус отпуск по беременности и родам, время освобождения с сохранением зарплаты, ).
- Размер среднего ежедневного заработка равен предельной сумме, деленной на 730. Умножают на 30,4 и на 40 процентов. Получается месячное пособие.
Особенности заполнения справки о зарплате
До 2013 года четко установленной формы справки о заработной плате, которую подают для оформления помощи по уходу за детьми до трех лет, не было. Ее составляли в свободной форме.
Сейчас при заполнении нужно использовать установленную форму. Постольку форматы утверждены не своевременно, обратите внимание на периоды их действия.
Документ заполняют шариковой ручкой от руки. Чернила – синие или черные. Нельзя подчищать, исправлять. Можно менять шрифт, добавлять строки.
Пример:
Женщина, будучи в декретном отпуске, работала неполный день – этот период считается отпуском по уходу за ребенком. Делая расчет ежемесячных пособий, исключают отпуск по уходу за малышом. Заработанные за это время суммы учитывают в средний заработок.
Фрагмент справки:
Для Центра занятости (биржи труда)
Пособие по безработице уволенным гражданам во время профподготовки или переподготовки, если их туда направили органы службы занятости, зависит от зарплаты на последнем месте работы. И без справки о зарплате не обойтись.
Например, уволенному работнику понадобилась справка о зарплате для предъявления в Центр занятости.
Схема расчета:
- 01.03.2015-31.10.2015 г. – отработанный период;
- рабочие дни – 63 (19+21+23);
- в этом периоде были увеличены оклады; зарплата: 35 200 руб. (10 000 руб.+12 600 руб.+12 600 руб.).
- коэффициент=12600/10000=1,26
- зарплата в расчетном периоде = 10000*1,26+12600+12600=37800 руб.
- средний дневной заработок = 37800/63=600 руб.
- среднемесячное число рабочих дней в расчетном периоде= 63 дня/3 мес=21 день
- средний заработок = 600 руб * 21 день=12600 руб.
Для соцзащиты на субсидию
Субсидии на жилищно-коммунальные услуги и другие социальные выплаты для многих актуальны.
Какие справки выдаются работникам
Как оформить справку
Какие сведения должны содержаться в справке
Как учитывать выданные справки
КАКИЕ ВИДЫ СПРАВОК МОЖЕТ ТРЕБОВАТЬ РАБОТНИК?
Работникам могут понадобиться разные справки. Разные в зависимости от цели, содержания и места предоставления. В этой статье мы рассмотрим примеры наиболее востребованных справок.
Обязанность выдавать работникам справки установлена Трудовым кодексом РФ.
Извлечение из Трудового кодекса РФ
Статья 62. Выдача документов, связанных с работой, и их копий
По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.
К этому списку стоит добавить справку о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ . Эту справку чаще всего оформляют при увольнении работника, она нужна бухгалтерии для определения сумм налоговых вычетов. Кроме того, ее может запросить банк при получении работником кредита или займа.
Извлечение из Налогового кодекса РФ
Глава 23. Налог на доходы физических лиц
Статья 230. Обеспечение соблюдения положений настоящей главы
3. Налоговые агенты выдают физическим лицам по их заявлениям справки о полученных физическими лицами доходах и удержанных суммах налога по форме, утвержденной федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов.
Выдается справка на основании заявления. Она подписывается руководителем и бухгалтером и заверяется печатью.
Реквизиты справок оформляются в соответствии со схемами расположения реквизитов документов, приведенными в приложении А к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ РЕКВИЗИТЫ СПРАВКИ
Справки, как правило, оформляются на общем бланке или на специально разработанном бланке для справок. В любом случае справка должна содержать следующие реквизиты:
Наименование вида документа («справка»);
Дата документа;
Регистрационный номер документа;
Место составления документа;
Заголовок к тексту (при оформлении на бланке формата А4);
Адресат;
Текст документа;
Отметка о наличии приложения (если оно имеется);
Подпись руководителя организации или его заместителя;
Оттиск печати (при наличии у организации или индивидуального предпринимателя).
ФОРМЫ СПРАВОК, ВЫДАВАЕМЫХ РАБОТНИКУ
Справка с места работы
Такие справки занимают особое место среди документов по личному составу. Их основная цель — подтвердить определенные факты, а именно:
Место работы;
Должность или профессию (пример 1);
Стаж работы;
Размер заработной платы и т. д.
Справка с места работы подписывается руководителем организации либо кадровым работником, если такая обязанность входит в его компетенцию на основании приказа о распределении обязанностей.
Справка о заработной плате тоже имеет несколько разновидностей. Например, справка о заработной плате за последние три месяца работы (пример 2) может представляться в органы соцзащиты для признания семьи малообеспеченной.
Еще одна распространенная справка — о сумме заработной платы за два календарных года, предшествующих увольнению работника, — выдается по письменному заявлению застрахованного лица (его законного представителя либо доверенного лица) не позднее трех рабочих дней со дня получения (регистрации) страхователем заявления.
Эта справка нужна уволенному работнику для оформления пособий (по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, по уходу за ребенком).
Заполняется она либо от руки черными или синими чернилами (шариковой ручкой), либо с использованием технических средств (компьютера или пишущей машинки). Подчистки и исправления не допускаются. Сведения, содержащиеся в справке, заполняются на основании данных бухгалтерского учета и отчетности страхователя. Заполненная справка удостоверяется печатью организации (круглой), которая проставляется в специально отведенном месте и не должна закрывать подпись.
Справка для представления по месту требования
В зависимости от места требования содержание справки может разниться. Исполнитель обязательно должен уточнить у работника, в какую организацию он будет ее представлять.
Справка для представления по указанному работником месту требования оформляется и регистрируется в том же порядке, что и справки с места работы, — на фирменном бланке организации (пример 3).
КАК УЧИТЫВАЮТСЯ СПРАВКИ?
Учет справок, выдаваемых с места работы, ведется инспектором по кадрам или другим работником отдела кадров в специальном журнале (книге) учета либо в его электронном аналоге (пример 4).
Выводы:
1. Справки работнику выдаются по его заявлению. В заявлении нужно указать, какие именно сведения должны содержаться в справке.
2. Выдаваемые справки подписываются руководителем организации или уполномоченным лицом и заверяются печатью организации (при ее наличии).
3. Выдаваемые справки учитываются в специальном журнале и выдаются работнику под роспись.
Приложение № 1 к Приказу ФНС России от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@ «Об утверждении формы сведений о доходах физического лица, порядка заполнения и формата ее представления в электронной форме».
Пользователем архивной информации может стать любой гражданин, который нуждается в получении тех или иных сведений. Для получения архивной справки необходимо явиться лично или прислать доверенное лицо, действующее на основании удостоверяющих документов.
Какая информация хранится в архиве
В соответствии с законом об архивном деле организации государственные органы, физические лица, занимающиеся коммерческой деятельностью, обязаны предоставлять заявителю информацию, содержащуюся в архивных документах. Такая услуга должна осуществляться без взимания платы.
Архивная справка является официальным документом, оформленным на специальном бланке и содержащем исчерпывающую информацию, запрашиваемую заявителем. Кроме справки граждане имеют право на получение копий архивных документов, касающихся заявителя. Необходимость в получении таких документов может быть связана с обращением в органы социальной защиты, оформлением пенсионных начислений, получением определённых льгот.
Конфиденциальность данных
Согласно законодательству предоставление архивной информации должно происходить через доступ пользователя к оригиналам и поисковым системам. Следует заметить, что вся хранящаяся информация носит конфиденциальный характер, в связи с этим доступ к ней должен быть ограничен определённым кругом лиц.
Такая осторожность связана с тем, что информационный банк содержит персональные данные граждан, сведения об их месте жительства, семейном положении, размере заработной платы, наличии судимости и других биографических особенностей. В связи с этим получение архивной справки не допускается без согласия физического лица. Работники, имеющие доступ к архиву, обязаны соблюдать правила предоставления информации.
Пользователи архивной информации
В связи с тем, что в архивах хранится довольно разнообразная информация, выдача архивных справок происходит большому числу пользователей. К ним относятся юридические и физические лица, бывшие работники предприятий, правоохранительные и налоговые органы, пенсионные фонды, страховые агентства и простые граждане.
Для каждого отдельного пользователя существуют свои правила предоставления информации.
Правила выдачи архивных справок, копий и выписок
Вся информация, запрашиваемая в архиве, выдаётся на основании письменного заявления. В этом документе излагается суть запроса и все необходимые для осуществления поиска реквизиты. Также в заявлении сообщаются личные данные просителя, инициалы, адрес, телефон. Запрос обязательно должен быть подписан личной подписью заявителя.
Справка о работе (архивная), содержащая сведения о трудовом стаже, выдаётся при условии сообщения максимально точных сведений о месте работы заявителя. Также в этом случае нужно указать должность и период работы. При смене фамилии нужно обязательно написать в запросе прежние инициалы.
Запрашиваемая информация из архива должна быть предоставлена в течение 30 дней со дня регистрации запроса. Если для получения особых сведений требуется дополнительное время, то архив уведомляет просителя о продлении срока.
Как выглядит архивная справка, образец бланка
Справка, полученная из государственного архива или из кадровых документов коммерческой компании, должна быть составлена на фирменном бланке организации и иметь чёткое название. Примерный образец такого запроса можно посмотреть при подаче заявления.
Заполнение архивного документа происходит на основании подлинников или заверенных копий. Архивная справка обязана содержать точную информацию об использованных документах, а сведения должны быть изложены в хронологическом порядке. Все наименования, упоминаемые в справке, прописываются в развёрнутом виде, а выдержки из оригинала заключаются в кавычки. Если в процессе заполнения документа были найдены расхождения, то они переносятся в справку в том виде, в каком они значатся в оригинале. Правильно заполненная справка имеет полную юридическую силу и может быть представлена в виде доказательства в суде.
Какие нарушения могут сделать документ ничтожным
Официальный архивный документ не может содержать исправления, помарки и неразборчивые фразы. Также в тексте не допускаются комментарии и различные собственные выводы работников архива.
После текстовой части документа размещаются архивные цифры использованных реестров. Архивная справка подписывается главным архивариусом или начальником отдела кадров и заверяется печатью. Если документ состоит из нескольких страниц, то необходимо заверить каждый лист. Архивный запрос оформляется в двух экземплярах, один из которых выдаётся по требованию, а второй хранится в архивном реестре.
Выдача архивной копии документа
Архивные учреждения по запросу граждан выдают копии оригинальных документов и архивные выписки. Такие информационные блоки изготавливаются на фирменном бланке организации. Если делается копия исторического документа, то необходимости использования такого бланка нет.
Архивная выписка имеет значение в том случае, если исходные сведения находятся в объёмном информационном регистре. Поэтому в целях оптимизации работы в выписке указывается только та часть информации, которая интересует заявителя.
Копии документов выдаются заявителю вместе с сопроводительным письмом. В случае если запрашиваемая информация в архиве отсутствует, в сопровождении сообщается причина невыполнения запроса.
Архивная справка 9 формы
Форма №9 является довольно востребованным документом у населения. Эта справка носит информацию о зарегистрированных в определённой квартире лицах, о размере недвижимости, правах собственника и его семейном родстве с другими дольщиками.
Такой документ может быть востребован в момент подачи документов на приватизацию или при доказательстве наследственных прав. В случае купли-продажи недвижимости архивная справка №9 в настоящее время не требуется. Для получения формы №9 придётся обратиться в паспортный стол по месту регистрации и предъявить там паспорт и свидетельство о собственности на помещение.
Довольно часто заявители сталкиваются с такой проблемой, как отказ выдачи справки №9 в связи с образовавшейся задолженностью по квартплате. В действительности такой аргумент нельзя считать правомерным, так как по закону сотрудники паспортного стола должны выдать документ независимо от задолженности.
В случае неправомерного отказа необходимо потребовать письменное подтверждение причины отказа,также можно написать жалобу на имя начальника паспортного стола или обратиться в суд.
