Какими документами подтверждается поставка материала транспортной компанией. Какие документы нужны для подтверждения поставки товара покупателю? Экспортные операции в России

О том, как доказать факт поставки товара см. в обосновании.

Подробно об этом см. материалы в обосновании.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Юрист» .

«Основной вопрос: какие документы помогут подтвердить поставку, если нет договора? Станет ли оплаченный счет доказательством поставки? Что делать, если удалось найти документы, но истек срок исковой давности?

Решение: если стороны не подписали договор, ищите товарные накладные, спецификации, расписки и другие документы, которые подтвердят поставку. Счет станет доказательством договорных отношений, если он обладает признаками оферты. Восстановить срок давности поможет подписанный должником акт сверки*.

Компании-поставщики не заботятся о документальной стороне сделки, когда речь идет о срочной поставке и выгодной цене. Директор дает команду отгружать товар, подписывает не глядя бумаги и передает имущество контрагенту. Проблемы начинаются, когда приходит время платить, а средства не поступают. Покупатель теряет документы, не возвращает накладные, отказывается подписывать договор, а иногда отрицает факт поставки.

Когда устные переговоры не помогают, компания-поставщик вспоминает о своей юридической службе. Директор поручает правовому отделу готовить иск и ждет результата. Юрист ищет договор, которого в такой ситуации может не оказаться, и другие документы. Чтобы выиграть суд, нужны доказательства. Юристу приходится выяснять все обстоятельства, поднимать переписку и разыскивать документы, которые помогут выиграть в суде. О том, какие доказательства спасут в сложных ситуациях, расскажут наши профессионалы.

Совет № 1. Нет договора - найдите подтверждающие документы

Взыскать задолженность помогут доказательства, которые подтверждают факт поставки. Даже если нет договора и надлежаще оформленных накладных, стороны редко производят приемку-передачу по устному соглашению. Важно отыскать доказательства, которые фиксировали факт поставки: таймшиты (от англ. time sheet - документ учета стояночного времени судна под грузовыми операциями), расписки, ордера, нотисы о готовности (уведомление о полной готовности к погрузке или выгрузке) и др.*

Схема 1. Взыскание долга и неустойки

Так, стороны согласовали наименование и количество поставляемого товара в расписке. Ее содержание позволило толковать отношения как разовую сделку и взыскать оплату с покупателя (постановление АС Уральского округа от 30.09.14 № Ф09-5411/14 по делу № А50-26536/2013).

Nota bene!

Доказывая поставку, ссылайтесь на закон, условия договора, обычаи делового оборота* (ст. 309 ГК РФ).

Часто нет никаких документов, подписанных обеими сторонами. Например, отдел снабжения компании-поставщика начинает согласовывать договор, когда поставка уже ведется или отгрузка состоялась. К моменту, когда договор попал на стол юристу, недобросовестный покупатель получил необходимый товар и отказался подписывать соглашение. В это время выясняется, что покупатель устно просил доставить товар, а компания-поставщик отгрузила продукцию. В отделе снабжения поставщика не осталось заявок на поставку, поскольку требовалась срочная отгрузка и времени оформить документы не было.

Чтобы отстоять оплату в суде, придется искать документы, которыми отдел снабжения отчитывался перед бухгалтерией, например счета-фактуры. Если согласно таким документам продавец исполнил свои обязательства, а полномочный представитель покупателя принял продукцию, суд взыщет задолженность за товар. Поведение покупателя будет свидетельствовать об акцепте оферты (ст. 438 ГК РФ). Суд квалифицирует поставку как разовую сделку купли-продажи, которая подлежит оплате (ст. 486 ГК РФ). Взыскать неустойку не получится. Договор стороны не заключили, а значит, не согласовали санкции за просрочку*.

Например, общество обратилось в суд с иском. Оно требовало взыскать с покупателя долг и пени. Суд частично удовлетворил иск. Он взыскал долг, но отказал в договорной неустойке. Суд установил, что договор стороны не заключили. Истец не доказал, что стороны согласовали количество товара. Он не представил в материалы дела заявки, в которых стороны прописали наименование и количество подлежащего поставке товара (ст. 432 ГК РФ). Суд пришел к выводу, что товар поставлялся по разовым сделкам (постановление АС Восточно-Сибирского округа от 14.10.15 № Ф02-4885/2015 по делу № А19-1564/2015).

В другом деле истец доказал факт заключения договора и взыскал неустойку. Помогли передаточные документы, в которых стороны отобразили наименование, количество товара, его цену и стоимость поставки (постановление АС Уральского округа от 05.04.16 № Ф09-1223/16 по делу № А47-6665/2015).

Совет № 2. Нет оригиналов документа - докажите волеизъявление на приемку

Юристы поставщика не могут контролировать исполнение каждой сделки, если поставщик заключает множество договоров. Проверка покупателя часто заканчивается на стадии согласования условий соглашения. Юристы поставщика требуют копию доверенности на подписанта и стараются указать в соглашении лицо, ответственное за приемку товара (прописать ФИО менеджера покупателя, его обязанность предоставить одновременно с накладными полномочия и т. д.).*

Схема 2. Волеизъявление покупателя

На практике выходит иначе. Лицо, которое отгружает товар, не запрашивает доверенность принимающей стороны. Покупатель получает товар. Позже в суде он отрицает приемку и заявляет, что он ненадлежащий ответчик. Свою позицию он подкрепляет ссылкой на позицию Верховного суда, который считает, что заключение сделки представителем без полномочий или с превышением таковых служит основанием для отказа в иске (п. 123 постановления Пленума от 23.06.15 № 25 «О применении судами некоторых положений раздела I части первой ГК РФ»).

Недобросовестный покупатель будет утверждать, что поставщик поставил товар третьему лицу (как правило, аффилированному по отношению к покупателю). К моменту спора такое лицо может оказаться банкротом. Разбираться с этой проблемой придется юристу.

Чтобы не тратить время и не предъявлять иск третьему лицу, докажите одобрение сделки покупателем. Волеизъявление покупателя подтвердят письменное одобрение, частичная оплата товара покупателем (в том числе договорной неустойки), заключение или одобрение покупателем другой сделки, которая обеспечивает первую (постановление АС Северо-Кавказского округа от 14.07.16 № Ф08-4739/2016 по делу № А32-39363/2015).

Также полномочия представителя покупателя подтверждаются статусом лица и местом заключения договора. Например, когда сделка заключается на территории контрагента, возникают основания полагать, что лицо, заключающее договор, действует от его имени и обладает полномочиями (постановление КС РФ от 27.10.15 № 28-П «По делу о проверке конституционности пункта 1 статьи 836 ГК РФ…»). Доказать полномочия поможет должностная инструкция представителя покупателя, если в ней прописаны полномочия на приемку товара и подписание документов.

Если поставка производится партиями по заявкам, стороны обмениваются документами по факсу или электронной почте. Согласуйте в договоре условие о праве на такой порядок работы. Оно поможет доказать факт поставки.

ПРИМЕР ФОРМУЛИРОВКИ

Документы, которые отправлены по факсу или электронной почтой, имеют полную юридическую силу к моменту обмена оригиналами, порождают права и обязанности для сторон, могут быть поданы в судебные инстанции в качестве надлежащих доказательств и не могут отрицаться стороной, от имени которой они были отправлены.

Если стороны не пропишут в договоре право использовать факсимиле и другие способы связи, оппонент будет утверждать, что стороны не соблюдают обязательную письменную форму сделки (ст. 160, 161 ГК РФ). Когда договор исполнен, недобросовестный заказчик теряет интерес к дальнейшей переписке. Он не возвращает подписанные со своей стороны заявки и другие документы. Чтобы истребовать оплату, поставщику приходится обращаться в суд.

Доказать поставку поможет электронная переписка и ссылка на обстоятельства, которые подтверждают поставку, но идти в суд с копиями электронных писем или факсограмм рискованно. Содержание писем должно подтверждать обстоятельство, которое доказывает поставщик. В противном случае переписка не поможет выиграть дело. Например, доказывая стоимость товара, поставщик предъявил скриншоты электронных писем. Суд не принял их во внимание, поскольку в письмах стороны обсуждали возврат товара, а не сумму (апелляционное определение Челябинского областного суда от 12.01.16 по делу № 11–175/2016).

Доказать волеизъявление покупателя на поставку поможет счет, который будет содержать признаки оферты. Если покупатель оплатит (полностью или частично) продукцию по выставленному поставщиком счету, суд посчитает такое действие акцептом оферты.

Например, поставщик взыскал оплату за товар. Суд сделал вывод, что выставленный счет содержит все существенные условия договора поставки (наименование поставщика и покупателя, описание товара, его количество, стоимость за единицу и общую стоимость, срок поставки).

Покупатель частично оплатил счет, то есть произвел акцепт оферты. Поставщик уведомил его о готовности к отгрузке. Это дает поставщику право отказаться от исполнения договора либо требовать от покупателя оплаты (ч. 2 ст. 515 ГК РФ). Суд взыскал с покупателя задолженность за товар (постановление Пятнадцатого ААС от 13.12.16 № 15АП-16127/2016 по делу № А53-15518/2016).

Прежде чем готовиться к суду, убедитесь, что подавать иск не поздно

Восстановите срок для защиты права с помощью акта сверки.

Если документы, которые удалось собрать, свидетельствуют о пропуске срока для защиты права, попробуйте его восстановить. Это возможно, если оппонент совершит действия, которые будут свидетельствовать о признании им долга (ст. 203 ГК РФ). Например, предложите покупателю подписать акт сверки. Лучше если с таким предложением выйдет бухгалтер, а не юрист. Обращаться также следует в финансовый отдел покупателя, а не правовой. Такой документ станет свидетельством признания долга, срок давности прервется и начнет течь заново (постановление АС Центрального округа от 11.11.15 № Ф10-3706/2015 по делу № А14-7312/2014). Если покупатель откажется подписывать документ и заявит о пропуске поставщиком срока исковой давности, взыскать долг не удастся (постановления ФАС Дальневосточного округа от 22.04.13 № Ф03-1284/2013 по делу № А51-19359/2012, АС Поволжского округа от 26.01.17 по делу № А55-11671/2016).

Прервать или восстановить срок помогут также гарантийные письма, в которых покупатель обязуется оплатить долг (определение ВС РФ от 07.04.15 № 18-КГ15-3, постановление АС Северо-Кавказского округа от 20.01.17 № Ф08-10044/2016 по делу № А61-938/2016). Если покупатель обещает погасить задолженность в будущем, можно попросить его подтвердить такие слова и подписать гарантийное письмо, в котором согласовать сроки и суммы траншей.

Совет № 3. Докажите сложившуюся практику

Когда поставщик передает покупателю товар крупными партиями, документы часто оформляются позже, чем происходит последняя отгрузка. Подписанные товарные накладные покупатель пересылает поставщику по почте. Если недобросовестный покупатель не исполняет эту обязанность, поставщику приходится подтверждать передачу товара другими документами, например, доказывать сложившуюся практику*.

Так, суд сделал вывод, что взаимодействие сторон без вызова на приемку - общепринятая морская практика. Договор не требовал направлять письменную почтовую корреспонденцию (постановление АС Московского округа от 17.11.15 № Ф05-15434/2015 по делу № А40-447/2015).

В другом деле суд сделал вывод, что фактическое исполнение условий внешнеторгового контракта устраняет сомнения как в факте его заключения, так и в согласовании существенных условий поставки сторонами внешнеэкономической сделки (постановление АС Дальневосточного округа от 18.10.16 № Ф03-4822/2016 по делу № А51-1690/2016).

Доказать сложившуюся практику поставщику помогут документы, подтверждающие договорные отношения. Закон не требует заключать договор в виде одного документа*.

Стороны часто согласовывают существенные условия поставки (количество, наименование и сроки) при помощи переписки, обмена документами, например заявками или спецификациями, в которых согласуют наименование и количество товара. Они станут доказательствами сложившихся отношений и помогут взыскать оплату. Например, суд признал, что между сторонами спора сложились договорные отношения. Об этом свидетельствовали представленные на заседание документы: подписанные сторонами акты зачета, а также практика внесения оплаты покупателем по неподписанным спецификациям и принятие отгруженного товара (постановление АС Уральского округа от 22.01.16 № Ф09-11158/15 по делу № А76-20968/2013).

Встречаются ситуации, когда отгрузка товара производится третьему лицу. В товарных накладных в качестве плательщика фигурирует покупатель, грузополучателем признается лицо, которое не указывалось в соглашении. В суде покупатель не отрицает договор, но считает себя ненадлежащим ответчиком. Покупатель заявляет о поставке и доставке третьему лицу, которому поставщик отгружал продукцию.

Юридически грузополучатель не связан с покупателем. Документы, согласно которым покупатель поручал отгружать продукцию третьему лицу, и доверенности на получение товара отсутствовали. Взыскать долг помогут доказательства оплаты компанией-покупателем за третье лицо.

Схема 3. Кому предъявлять иск

Например, компания-поставщик выиграла суд. Ее представитель предъявил в суде документы, которые доказали сложившуюся практику: металл всегда отгружался третьим лицам, а платила за товар компания-покупатель по договору. Долг образовался за последние партии товара, которые поставлялись тем же грузополучателям, за которых платил ответчик (постановление Девятого ААС от 15.09.14 № 09АП-33369/2014 по делу А40-157146/13).

Суд также признает заключенным договор, в котором стороны не согласовали отдельные условия (договор будет считаться несогласованным только в части, в которой не достигнуто соглашение). Например, суд рассмотрел иск поставщика о взыскании с покупателя платы за упакованный товар и доставку. Поставщик не смог доказать транспортные расходы, условие о возмещении которых стороны не согласовали в договоре. В то же время суд взыскал с покупателя расходы по использованию средств пакетирования (постановление Президиума ВАС РФ от 14.02.12 № 12632/11 по делу № А12-19573/2010)».