Экспертиза ценности документов - процедура определения исторической, научной, культурной или иной значимости документа на основании установленных критериев. Она проводится когда необходимо установить срок хранения того или иного документа. Как правильно провести экспертизу ценности документов, читайте в нашей статье.
Из статьи вы узнаете:
Для чего необходимо проведение экспертизы ценности документов
Вся деятельность предприятия, каждая хозяйственная операция, каждое организационное изменение или корректировка, вносимая в технологический процесс, осуществляются на основании документов. Надлежащим образом оформленный документ, имеющий все реквизиты, установленные для него типовым формуляром, является подтверждением юридической значимости его содержания. Поэтому по окончании календарного года все документы в организации формируются в дела, согласно утвержденной номенклатуры, и хранятся в архиве предприятия.
При этом каждый документ вносится во внутреннюю опись, вклеиваемую в дело, с обязательным указанием сроков его хранения. Этот срок определяется назначением документа, его содержанием, ценностью той информации, которая в нем представлена, ее практическим значением. В зависимости от этого, документы по срокам хранения подразделяются на:
- краткосрочного хранения (менее 10 лет);
- долгосрочного хранения (более 10 лет);
- постоянного хранения (вечно).
В делопроизводстве проводится несколько раз. Изначально их ценность определяется при составлении номенклатуры дел и их формировании по окончании календарного года. Также экспертная оценка должна быть проведена и после того, как документы изымаются из делопроизводства в связи с окончанием сроков хранения, при подготовке их к передаче в архив предприятия.
Экспертиза ценности документов проводится сначала для того, чтобы установить, как долго необходимо будет хранить ту или иную деловую бумагу. Оценка производится на основании типовых или отраслевых перечней документов, которыми устанавливается срок хранения. Типовые перечни - регламенты межотраслевого значения, их положения действительны для всех учреждений и организаций. Отраслевые перечни используются предприятиями одного ведомственного подчинения. Так, например, есть такие перечни для учреждений образования, медицинских и пр. Но такие регламенты не являются догмой и, как правило, решение о продолжении хранения или необходимости уничтожения того или иного документа принимается в индивидуальном порядке - при проведении экспертизы ценности документов.
Когда сроки хранения документов истекают, до того, как они будут направлены на утилизацию, также проводится экспертиза ценности документов в архиве. Процедура эта является обязательной и призвана гарантировать, что безвозвратно будут уничтожены именно те бумаги, которые уже не представляют никакой ни практической, ни исторической, ни научной ни какой-либо иной ценности.
К основным задачам экспертизы ценности документов можно отнести:
- отбор на утилизацию тех документов, срок хранения которых истек;
- просмотр подлежащих уничтожению документов с целью установления их ценности и решения вопроса о целесообразности передачи их на хранение в муниципальный, государственный или в какой-либо иной специализированный архив;
- отбор тех документов, которые не имеют ни хозяйственной, ни политической, ни исторической ценности которые будут еще хранится на временной основе;
- отбор документов, подлежащих утилизации и передаче специализирующейся на уничтожении и переработке вторсырья организации- подрядчику;
- экспертная оценка оставшихся на хранении документов с целью установления и корректировки установленных ранее сроков их хранения.
Экспертиза ценности документов в архиве
В архивах экспертная оценка значимости единиц хранения производится, например:
- когда некоторые материалы готовятся к публикации;
- при создании тематических реестров, каталогов, справочников;
- для принятия решения о необходимости микрофильмирования или перевода документа в электронно-цифровую форму;
- при передаче документов в другие архивы.
Оценка в этих случаях производится на основании критериев экспертизы ценности документов , состав и характеристики которых зависят от целей и задач отбора. При этом участие в нем принимают не только сотрудники архива, но и специалисты, работающие в других областях. Основные критерии отбора при передаче в государственные архивы, это: системность, целостность, историческая или культурная значимость.
Состав критериев экспертизы ценности документов зависит от:
происхождения , в том числе от того, где, когда и кем был создан документ, его общественно-политическое значение и функционально-целевое назначение, типовая принадлежность и роль;
внешних характеристик, в том числе степени сохранности, формы передачи, оформления и заверения подлинности.
Кроме того, на ценность документа оказывают влияние и такие факторы, как его:
юридическая и историческая значимость;
автобиографичность;
языковые, культурные и художественные особенности.
Поскольку выбор критериев при экспертной оценке зависит от ее целей, их значимость в каждом конкретном случае будет различной.
Экспертиза ценности документов – это установление значимости документов с намерением выбора их на сохранение и поправки периода сбережения.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Экспертиза ценности документов должна проводиться:
- В делопроизводстве – при становлении дел и приготовлении их к отдаче в накопитель.
- В архиве – при подготовке дел для предоставления их на непрерывное сбережение.
Понятие
Экспертиза ценности документов – анализ документооборота на основе стандартов значимости в целях выявления сроков хранения бумаг, а также их отбора для ввода в Архивный фонд страны.
Какими законами и нормативными актами регулируется
Фундаментом является следующая правовая база:
- Стандартные и конструктивные перечисления документов с предписанием периодов сохранности;
- Нормативно-правовые, методические документы Федеральной архивной службы РФ.
Когда назначается
Экспертиза назначается если нужно совершить непосредственный отбор документов:
- с целью организации непрерывной или временной целостности;
- подбор дел с предварительными периодами сбережения (максимум 10 лет );
- а также с маркировкой «До минования надобности», подверженных дальнейшему сбережению.
Также, если нужно определить список документов, которые подлежат ликвидации.
Видео: проведение
Главные и вторичные цели
Ключевой функцией является:
- выбор значимых документов организационных и официальных архивов на беспрерывное сбережение;
- и установление профессиональности тому или иному национальному архиву.
Существует ряд вторичных целей, которые ставятся перед осуществлением экспертизы.
К ним относится:
- Выяснение периода сбережения документации.
Период сохранения документов подразделяется на виды: для долгосрочного и кратковременного хранения.
- Установление целостности резервного ресурса методом укомплектования архивного фонда.
- Подбор с целью непосредственного сохранения преимущественно информативных документов.
Что является основной функцией
Предназначения и правомочия, а также построение работы регулируется положением об экспертной комиссии.
Важное функциональное назначение:
- упорядочить ежедневный подбор документов для удержания и ликвидации;
- освидетельствование и выставление на рецензирование ЭПК архивного органа проектов номенклатур дел корпорации, реестр беспрерывного и долгосрочного типа;
- выработка и выдвижение на обсуждение ЭПК архивного органа рекомендаций о преобразовании периода сбережения документации;
- содействие в создании и обсуждении намерений регулирующих и методологических документов касательно мероприятий дело образования в корпорации.
Критерии экспертизы ценности документов
Присутствующая документация анализируется относительно правил планомерности, сплоченности. Базовым обоснованием осуществления экспертизы в делопроизводстве являются принципы историзма, многогранности, совокупности.
На основании используемых правил сложился набор критериев, основываясь на которые устанавливается полезность документов.
Подобная система разделяется на следующие критерии:
- возникновение;
- сущность;
- наружные характеристики.
К критериям возникновения принадлежит:
- функция и место ассоциации в конструкции официального регулирования, важность осуществляемой задачи;
- содействие частного лица в жизни общественности;
- период и место формирования документа.
К критериям сущности принадлежит:
- актуальность происшествия отображенного в документе;
- весомость существующих фактов;
- повторное проявление фактов в других источниках;
- тип источника;
- аутентичность документа.
К критериям наружных характеристик относится:
- тип закрепления и изложения содержимого;
- материальное дополнение;
- достоверность данных.
Комиссия
Для исполнения необходимых работ при проведении экспертизы, их подбору и квалификации относительно представления на долгосрочное сбережение формируется беспрерывно функционирующая экспертная комиссия (ЭК).
ЦЭК и ЭПК
В управленческой ветви власти или серьезных корпорациях, кроме обычной комиссии генерируется центральная экспертная комиссия. ЦЭК создается в корпорациях, где имеется цикл зависимых ассоциаций. В такой ситуации ЦЭК производит непосредственное регулирование действий экспертной комиссии.
Центральной задачей ЦЭК является предоставление планомерной методологической поддержки в осуществлении работы ЭПК.
ЭПК представляет собой окончательную ступень относительно поставленных задач экспертизы. Как результат, специалисты комиссии координируют все решения с ЭПК.
Назначение ЭК:
- образование и реализация проверки документооборота при создании ряда дел;
- разработка, реализация экспертизы в момент приготовления документов к передаче в архив компании;
- выполнение поиска документации для вручения на долговременную сохранность в хранилище.
Ключевые этапы:
- составление списка дел для сохранения, ликвидации;
- рецензирование и подтверждение постановления о принятии;
- опись дел непрерывного и кратковременного характера;
- протокол о разграничении дел к ликвидации;
- разработка рекомендаций о преобразовании периодов сохранения некоторых категорий документов.
Все постановления комиссии принимаются совокупно. Совещания комиссий обязательно регистрируются. Акт подписывается председателем и секретарем.
Председатель ЭК
В команду экспертной комиссии входит высокопрофессиональный штат служащих.
Представителем комиссии становится лишь опытные работники, которые досконально знают:
- содержимое, структуру документации;
- а также бесценность и актуальность фактов, содержащихся в документах.
В комиссии должен участвовать профессионал, отвечающий за архив конкретной компании. Председателем комиссии назначается помощник начальника корпорации, который регулирует все вопросы в архиве и дело образовании.
Непосредственная регистрация выводов работы комиссии закрепляется в итоговой сводке. Такие итоги подлежат непрерывному или кратковременному сохранению.
Приказ о создании комиссии
Экспертная комиссия является беспрерывно функционирующим консультативным отделом при начальнике компании. Рабочая группа выносит постановление о значимости данных, их непрерывном, промежуточном удержании, ликвидации.
Фундаментом для начала функционирования органа является приказ о создании экспертной комиссии.
Образец
Если принимается решение о ликвидации документов, то приказ должен содержать следующие данные:
- конкретное и краткое название компании;
- время, место формирование приказа;
- повод его формирования;
- список членов команды узких специалистов.
Приказ заверяется начальником ассоциации и всеми представителями комиссии.
Порядок проведения экспертизы ценности документов
Такую экспертизу проводят ежегодно. В рассматриваемый период совершается:
- подбор информации кратковременного и продолжительного удержания для предоставления в архив;
- подбор дел ограниченного сбережения, которыми занимаются в структурных подразделениях;
- подбор и утилизация дел с прошедшим периодом сохранения.
Документы постоянного характера
Повышенный интерес проявляется к подбору информации рассчитанной на непрерывное хранение. Выбор такой документации производится методом полистного просмотра. Благодаря такому подходу есть возможность выявить имеющиеся ошибки, которые могли возникнуть при создании дел.
Полистный просмотр позволяет правильно отделить постоянную документацию от временной.
Документация, имеющая отметку «ЭПК», принадлежит к документации долговременного содержания. Следовательно, документацию непрерывного или ограниченного периода хранения необходимо перераспределить в отдельные дела или присоединить к одинаковым документам.
Важность деловой номенклатуры
Благодаря проведению деловой номенклатуры можно правильно определить типы документов с разными периодами хранения.
Выделяют четыре группы:
- сведения беспрерывного удерживания;
- лимитированное удерживание в архиве компании;
- сведения, подвергнутые ликвидации;
- документы непродолжительного содержания в конструктивных отделениях.
Решение ЭК
Постановление ЭК набирает силу после одобрения начальником корпорации, которое передается на беспрерывное сохранение в национальный, коммунальный архив. Постановление ЭК признается большинством голосов.
Образец протокола
Акт решения комиссии должен включать следующие пункты:
- дату, место составления;
- повестку дня. Каждый рассматриваемый вопрос должен строиться по стандартной схеме: «слушали», «выступили», «решили»;
- после внесения ФИО в протокол, нужно кратко отобразить основной текст выступлений;
- принятое решение формулируется по форме, принятой в распорядительных документах;
- подпись председателя, участников.
Как часто должна проводиться
Экспертиза выполняется в течение всего существования документа. При этом ревизию необходимо проводить раз в год . Экспертизу засекреченных документов можно проводить один раз в несколько лет.
Итог статьи
Экспертиза ценности документов проводится с целью отождествления важности документа и назначения длительности сохранения. Функционирование комиссии является сложным процессом. О необходимости проведения данной экспертизы не может быть сомнений.
Завершающий этап работы с документами в делопроизводстве - обработка дел для их дальнейшего хранения и использования. Обработка дел для хранения включает проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения.
Экспертиза ценности документов - это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения основе принятых критериев.
В обобщенном виде задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем:
Отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации;
Отбор на временное хранение документов, не представляющих научно-исторической ценности, но сохраняющих практическое значение;
Выделение к уничтожению документов, не имеющих научной ценности и утративших практическое значение;
Установление или изменение сроков хранения документов. Документы оцениваются на основании принципов историзма,
системности, целостности. Критериями оценки документов являются их происхождение, содержание и внешние особенности.
Экспертные комиссии. Экспертиза ценности в делопроизводстве проводится при составлении номенклатуры дел, при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, а также при подготовке дел к последующему хранению и при выделении дел на уничтожение.
Для организации и проведения экспертизы ценности документов, их отбора на хранение и уничтожение в учреждении создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). В министерствах и ведомствах, центральных органах общественных организаций для отбора и передачи документов на государственное хранение, а также для контроля и оказания методической помощи подведомственным организациям создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК).
ЦЭК и ЭК - совещательные органы. Они работают в постоянном контакте с экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) соответствующего архивного учреждения, от которого получают указания организационно-методического характера.
Проведение экспертизы ценности. Ежегодно в делопроизводстве организаций проводят отбор документов на постоянное и временное хранение, а также для уничтожения. Этот отбор проводит персонал структурных подразделений при участии сотрудников ведомственного, архива. Он предполагает анализ фактического содержания документов, находящихся в деле. Не только на основе заголовков дел, а путем полистного просмотра документов определяется их научная и практическая ценность и соответствующие сроки хранения.
В результате работы экспертной комиссии образуются четыре группы документов с различными сроками хранения:
1) постоянного хранения в государственных архивах;
2) временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет);
3) временного хранения (до 10 лет);
4) подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.
В ведомственный архив передаются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача происходит только по описям. Дела временного (до 10 лет) хранения не подлежат сдаче в ведомственный архив. Они хранятся централизованно службой документационного обеспечения или в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.
После утверждения описей на дела постоянного хранения архивное учреждение разрешает учреждению уничтожить документы с временными сроками хранения. Уничтожение документов оформляется актами. Акт о выделении к уничтожению документов и дел подписывают председатель и члены ЭК, утверждает руководитель учреждения.
Экспертиза ценности документов проводится в три этапа: в делопроизводстве, в ведомственном и государственном архивах.
На основании Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" организации любых форм собственности несут ответственность за сохранность документов по личному составу, поэтому необходимо регулярно проводить архивную обработку документов, которая включает в себя экспертизу ценности, формирование дел и их оформление, составление описи дел. Соблюдение этого правила не только позволит обеспечить сохранность документов, но и максимально упростит их поиск, сократив тем самым время на выполнение архивных справок.
- 1) Первый этап экспертизы ценности документов проводится в текущем делопроизводстве:
- - при разработке и составлении номенклатуры дел;
- - при регистрации документов;
- - при направлении исполненных документов в дела;
- - при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам.
Самым важным и значимым на первом этапе экспертизы ценности документов является разработка и составление номенклатуры дел -систематизированного перечня наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме. Она разрабатывается с целью корректного формирования дел в текущем делопроизводстве, их учета, организации хранения, быстрого поиска документов, проведения экспертизы их ценности, планирования и передачи дел в архив. Номенклатура дел отражает систему делопроизводства организации и является основным справочником по документообороту всего предприятия в целом. Номенклатура сопровождает документ на всех этапах его жизненного цикла: с момента создания или даже планирования, до сдачи в архив или уничтожения в структурном подразделении.
Сводная плановая номенклатура дел организации готовится на следующий год, но согласовать и утвердить ее необходимо в конце текущего года Кирсанова М. В. Современное делопроизводство. 2001г. Новосибирск. С. 183.
При составлении номенклатуры частично решается вторая задача экспертизы ценности документов - определение сроков хранения документов, информация в которых может быть использована в течение какого-то периода времени. Документы при этом разделяются на несколько групп - постоянного хранения и временного хранения.
Первой графой в номенклатуре является индекс дела (цифровое и/или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку), который формируется в зависимости от принятых в организации принципа и схемы систематизации номенклатуры. Индекс обычно состоит из кода структурного подразделения и номера дела внутри подразделения. Например, «01.1. Приказы по основной деятельности», где 01 - код Управления делами, 1 - номер дела в номенклатуре.
Второй графой в типовой форме номенклатуры является заголовок дела (краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле). Заголовок должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела («Приказы по основной деятельности», «Бухгалтерские и финансовые отчеты за I квартал 2008», и т.д.).
Третья графа - количество томов дел - заполняется в конце делопроизводственного года в итоговой номенклатуре дел. В ней указывается реально заведенное количество дел (томов, частей).
В четвертой графе указываются срок хранения дела, номера статей со ссылкой на перечень (типовой, ведомственный), а при его отсутствии - на типовую или примерную номенклатуру или другое основание для установления срока хранения дела (протокол, решение Экспертной комиссии). Таким образом, в делопроизводстве решается проблема определения сроков хранения документов уже при составлении номенклатуры дел.
В пятой графе - примечания - в течение всего срока действия номенклатуры службой ДОУ проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения, и др. В этой графе также делаются отметки о существовании дел в электронном виде Кузнецова В.П. Замолвим слово о номенклатуре дел.// Отдел кадров коммерческой организации. 2013г. №2. С. 16-17.
После сведения номенклатур подразделений в итоговую номенклатуру дел организации, в конце номенклатуры составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов, частей) в течение года. При этом подсчитываются отдельно дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела временного (до 10 лет включительно) хранения.
Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях Зверева Н.А. Номенклатура дел организации//Справочник секретаря и офис-менеджера. 2005г. № 12 С. 32-34.
Определение сроков хранения документов проводится по «Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденному Росархивом 6 октября 2000 г.
Предприятия, входящие в какую-либо отраслевую систему, используют в работе по определению сроков хранения документов отраслевые перечни (например, перечень Министерства финансов, перечень Министерства здравоохранения, и т.п.)
В зависимости от значимости документов, в перечнях устанавливаются следующие сроки хранения: 1 г., 3 г., 5 л., 10 л., 15 л., 50 л., 75 л., постоянно.
Срок хранения «ДМН» (до минования надобности) означает, что документ имеет ограниченное практическое значение. Срок хранения в этом случае определяет само предприятие, исходя из практической ценности документации, но он не может быть менее одного года.
При исчислении сроков хранения учитываются только годы. День и месяц составления документа значения не имеют. Так, например, переписка за 2000 г. с трехлетним сроком хранения должна включаться в акт на уничтожение не раньше 1 января 2004 г.
По документам, сроки хранения которых не предусмотрены перечнями, экспертная комиссия выносит свое заключение о продолжительности их хранения с учетом:
- · важности документов;
- · необходимости их использования в справочных целях;
- · обращения к ним в случае возникновения споров, исков, претензий Андреева В.И. Экспертиза ценности документов // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2008г. №5 С. 35.
- 2) Второй этап экспертизы ценности документов
В течение года весь комплекс дел минувшего года должен находиться в структурном подразделении, так как эти документы могут быть нужны в процессе деятельности организации. В это же время в структурных подразделениях проводится подготовка и передача дел к последующему хранению в ведомственном архиве - второй этап экспертизы ценности документов. Он состоит из:
- § подготовки дел к последующему хранению в архив,
- § выделения дел к уничтожению,
- § передачи дел к хранению в архиве.
На втором этапе экспертизы ценности документов частично решается четвертая задачи экспертизы ценности документов - отбор на хранение наиболее информативно емких документов.
Сдача дел в архив организации проводится не позднее, чем через год после окончания их делопроизводством. То есть, второй этап экспертизы ценности документов проводится через два года после первого этапа - составления номенклатуры дел. Формирование дела заканчивается после завершения года, когда подшиты последние документы за истекший год. Еще в течение года к делу обычно часто обращаются, и затем оформляют для последующего хранения или передачи в ведомственный архив. Оформление дела - подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», п. 43). В зависимости от ценности документов и соответственно сроков хранения дел, проводится полное или частичное (упрощенное) оформление дел.
Второй этап экспертизы ценности начинается в структурных подразделениях с разделения годового комплекса дел на группы по срокам хранения: постоянного, длительного (свыше 10 лет), временного (до 10 лет включительно). Ответственным моментом экспертизы является выявление документов, содержащих повторяющуюся информацию: на постоянное хранение оставляют документы, которые содержат наиболее полную информацию.
Если в деле содержатся документы временного хранения, но различной ценности, и, следовательно, с разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается для наиболее ценной документации, т.е. больший. Например, в деле документы годичного, трехгодичного и пятилетнего хранения - все дело хранится пять лет Разоренова Г.В. Организация экспертизы ценности документов учреждений в ходе их упорядочения (на примере ФГУ «КЦСМС») // Делопроизводство 2008г. №3 С. 77..
Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовка дела. Необходимо просмотреть полистно все дела постоянного хранения и с отметкой ЭПК, в целях выявления и изъятия ошибочно попавших в дело малоценных документов. Такие документы нужно выделить к уничтожению или обосновать их хранение.
В ходе изучения дел изымаются ошибочно оставленные в делах черновики, дублетные экземпляры. При отборе дел на хранение уточняется также характер повторения и поглощения содержащейся информации в других документах, при этом учитывается вид, форма и полнота повторения и поглощения. Хранению подлежат только подлинники документов, а в случае их отсутствия (утраты, выемки) - заверенные копии, так как это в дальнейшем играет существенную роль при их использовании. Особенно это касается подтверждения по архивным документам сведений социально-правового и имущественного характера.
Определенную группу составляют дела с отметкой ЭПК, так как в процессе экспертизы будет решаться вопрос о сроках их хранения. Дела с отметкой ЭПК, содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.
Окончательное решение по результатам экспертизы принимает ЭК (ЦЭК) организации. Результатом экспертизы ценности документов в структурном подразделении являются годовые разделы описи дел постоянного, долговременного хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел данного структурного подразделения. В акты на уничтожение включаются только те дела, срок хранения которых уже истек Елькина Е. Хранение кадровых документов// Российский бухгалтер. 2012г. №10 С. 34.
Отбор документов на хранение и уничтожение должен проводиться путем полистного просмотра дел. Не допускается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам дел в номенклатурах, описях структурных подразделений организации или на обложках дел без просмотра самих документов.
На дела с истекшими сроками хранения, отобранные к уничтожению, составляют акт. Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, типизирована.
Акт рассматривается и одобряется на заседании ЭК (ЦЭК) организации, утверждается ЭПК соответствующего учреждения архивной службы, затем руководителем организации, после чего организация имеет право уничтожить дела, включенные в акт.
В соответствии с «Основными правилам работы государственных архивов РФ», «Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению … вступает в силу после утверждения описей дел документов постоянного хранения и описей дел по личному составу».
По утвержденным актам, дела с истекшими сроками хранения сдаются в конторы вторсырья. Сдача документов оформляется приемо-сдаточными накладными, в которых указывается дата, количество сданных дел и их вес. Накладная и акт о выделении дел к уничтожению подшиваются в дело и хранятся в архиве учреждения.
В небольших учреждениях, не сдающих свои документы на государственное хранение и самостоятельно решающих вопросы хранения и уничтожения дел, с согласия вышестоящих организаций составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и их уничтожение производится только после составления годовых разделов сводных описей дел по личному составу за соответствующий период и их утверждения руководителем данной организации. Организация обязана систематически описывать документы по личному составу и документы временного хранения (свыше 10 лет), обеспечивать их сохранность и учет Стенюков М.В. Документоведение. Делопроизводство. 2006г.С 111.
Перед передачей дел в архив организации дела постоянного и длительного срока хранения должны быть дооформлены и описаны в специальных учетных формах (сдаточные описи).
Полное оформление дела включает в себя:
- - оформление реквизитов обложки дела по установленной форме;
- - пересистематизация документов в деле (первый документ должен быть в начале дела);
- - нумерация листов дела;
- - составление листа-заверителя дела;
- - составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;
- - подшивка или переплет дела.
Оформление дел проводится сотрудниками службы ДОУ и соответствующих подразделений, при методической помощи и под контролем ЭК организации (а если документы в дальнейшем поступят на государственное хранение - то и под контролем госархива) Сувернева А.И. Передача дел на архивное хранение // Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение. 2012г. № 12. С.23.
На дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляются описи дел, а так же акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению. Составление описи -- это завершающий этап работы с документами в делопроизводстве.
Опись дел -- это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел Андреева В.И. Подготовка документов к архивному хранению// Справочник секретаря и офис-менеджера. 2008г. №6. С. 41..
Опись дел одновременно является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск документов. Таким образом, опись является учетным документом и справочником по содержанию дел.
Опись состоит из годовых разделов. Она составляется отдельно на дела: постоянного хранения; временного (свыше 10 лет) хранения; по личному составу; состоящие из специфических, характерных для данной организации документов (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам, рационализаторские предложения и т.п.); а также на служебные ведомственные издания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой нумерацией.
В делопроизводстве описи на дела составляются в каждом структурном подразделении работниками службы документационного обеспечения управления. Ответственность за качественное и своевременное составление описей дел структурных подразделений несут их руководители.
Годовые разделы описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляются по установленной форме. Совокупность элементов описания каждого дела в описи называется описательной статьей. Описательная статья описи дел структурного подразделения должна включать в себя следующие элементы:
- - порядковый номер дела (тома, части) по описи;
- - индекс дела (тома, части);
- - заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;
- - дату дела (тома, части);
- - число листов в деле (томе, части);
- - срок хранения;
- - примечание.
Опись дел подписывается составителем с указанием его должности, согласуется с руководителем службы документационного обеспечения управления и утверждается руководителем структурного подразделения. Перед утверждением опись должна быть одобрена ЭК структурного подразделения. Опись дел структурного подразделения организации составляется в двух экземплярах. Один остается в структурном подразделении, а второй передается вместе с делами в ведомственный архив, где служит основой для составления годового раздела сводной описи дел организации.
Годовой раздел описей на дела постоянного хранения, предназначенный для последующей передачи в государственный архив, подлежит утверждению ЭПК архивного учреждения. Он печатается в четырех экземплярах, заверяется руководителем службы документационного обеспечения управления, подписывается председателем ЭК (после утверждения описи комиссией) и согласовывается с руководителем организации.
В соответствии с утвержденными годовыми разделами описи организация обязана в установленные сроки сдать, а государственный архив принять на хранение внесенные в опись дела Кузнецова Т.В. Делопроизводство, 2001г. Москва. С. 170.
Порядок передачи документов в архив организации установлен «Основными правилами работы архивов организаций». Дела постоянного и долговременного хранения передаются в архив не позднее, чем через 3 года после их завершения в делопроизводстве.
В ходе подготовки к передаче дел из структурных подразделений в архив организации, зав.архивом (ответственный за архив) проверяет качество их формирования и оформления; соответствие количества дел, включенных в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел организации.
Все выявленные недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.
Прием каждого дела проводится сотрудником архива в присутствии сотрудника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в опись, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел; дата приема-передачи дел и подписи сотрудника архива и лица, передававшего дела. При приеме особо ценных дел проверяется количество дел в делах. Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы Глушкова Л.В. Документоведение. Томск. 2002г. С. 243.
Итак, в ведомственном архиве происходит выделение из документального фонда учреждения дел для постоянного хранения и подготовка их к сдаче в государственный архив. Если в учреждении имеются юридически самостоятельные структурные подразделения, то из ценных документов формируют несколько архивных фондов. Кроме этого отбирают для уничтожения документов временного хранения, срок хранения которых истек. При этом особое внимание должно быть уделено документам, срок хранения которых 75 лет (по личному составу), ведь за каждым из них стоит судьба человека. Все эти важные задачи решаются совместно с ЭК (ЦЭК).
3) Третий этап экспертизы ценности документов - передача документов на государственное хранение.
Документы Архивного Фонда Российской Федерации, временно находящиеся на хранении в архиве организации, после истечения сроков ведомственного хранения передаются на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив, для которого данная организация является источником комплектования (фондообразователем).
Итак, на последнем этапе экспертизы ценности документов - при передаче документов из ведомственных в государственные архивы - решаются большинство задач экспертизы ценности документов. Это говорит о том, что последний этап экспертизы ценности документов является самым важным, которому следует уделять наибольшее внимание.
Понятие экспертизы ценности документов.
Задачи и этапы экспертизы.
Экспертные комиссии.
Понятие экспертизы ценности документов
При формировании Архивного фонда страны из огромного количества документов лишь незначительная часть поступает на государственное хранение.
Экспертиза ценности документов – отбор документов на государственное хранение или установление сроков хранения на основе принятых критериев. В ходе ее определяется ценность документов, обусловливающаяся их культурным, научным, экономическим, политическим значением, устанавливаются сроки их хранения, происходит отбор утративших свое значение документов к уничтожению. После экспертизы ценности документов идет формирование Архивного фонда РФ и уничтожение малоценных документов.
Отнесение документов в состав Архивного фонда РФ осуществляется на основе принципов историзма, системности и целостности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания и внешних особенностей документов.
Экспертиза ценности документов проводится на основе нормативно-методических пособий: перечней, номенклатур дел, классификаторов. Эти пособия, как и законы, обратной силы не имеют. Поэтому не проводится экспертиза ценности документов, например 1920-х гг. по перечням 1990-х гг.
Итогом экспертизы ценности документов является полноценное комплектование государственных архивов и всего Архивного фонда страны. Именно в итоге экспертизы происходит формирование архивных фондов, которые концентрируются в государственных архивах.
Задачи и этапы экспертизы
Задачи экспертизы ценности документов:
Первая - отбор наиболее ценных документов из ведомственных в государственные архивы на государственное (постоянное) хранение и определение профессиональности тому или иному государственному архиву;
Вторая - определение сроков хранения документов, информация в которых может быть использована в течение какого-то периода времени. В зависимости от установленных сроков хранения такие документы могут быть разделены на две группы:
для долговременного хранения (например, документы по личному составу со сроками хранения 75 лет или 75 лет минус возраст лица на момент заведения дела);
для временного хранения.
Третья - обеспечение полноты состава архивного фонда путем восполнения утраченных документов, что можно сделать за счет идентичных документов из фондов однородных учреждений, а также выше- или нижестоящих учреждений.
Четвертая - отбор на хранение наиболее информативно емких документов.
Экспертиза ценности документов проводится в три этапа:
В делопроизводстве – решается проблема определения сроков хранения документов уже при составлении номенклатуры дел, т.е. когда дело еще «родилось»;
В ведомственном архиве - происходит выделение из документального фонда дел для постоянного хранения и подготовка их к сдаче в государственный архив. Если в учреждении имеются юридически самостоятельные структурные подразделения, то из ценных документов формируют несколько архивных фондов. Кроме этого отбирают для уничтожения документы временного хранения, срок хранения которых истек. Особое внимание уделяется документам, срок хранения которых 75 лет (по личному составу). Все эти задачи решаются совместно с центральной экспертной комиссией (ЦЭК) или просто экспертной комиссией (ЭК);
В государственном архиве – проверяется решение экспертных органов ведомственных архивов, и утверждают их; проводят целевую комплексную экспертизу ценности документов или разбор россыпи документов.
Экспертиза ценности документов осуществляется рядом экспертных комиссий:
в учреждениях, организациях, предприятиях – экспертная комиссия;
в министерствах, ведомствах, главках – Центральная экспертная комиссия ;
в госархивах – экспертно – проверочная комиссия;
в Росархиве – Центральная экспертно-проверочная комиссия .
ЭК и ЦЭК взаимосвязаны по соподчиненности, так же как ЭПК и ЦЭПК. Архивные экспертно-проверочные комиссии курируют экспертные комиссии учреждений, организаций, предприятий, министерств, ведомств, главков. Первичной экспертной комиссией является ЭК учреждений, организаций, предприятий. Положение о ней утверждено Росархивом 19.01.1995. Согласно положению ЭК создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда РФ.
Целевая комплексная экспертиза – это экспертиза, которая проводится в целях выявления дублетности сразу по нескольким фондам:
вышестоящих и подчиненных одному ведомству учреждений;
однородных учреждений, действовавших на одной территории (школы одного района);
лиц, связанных родственными или личными отношениями.
Такая комплексная экспертиза осуществляется только в государственных архивах, куда поступают сотни и тысячи фондов разных учреждений.
В результате экспертизы ценности документов выделяются две группы дел:
дела для постоянного и долговременного (75 лет) хранения;
дела, предназначенные для уничтожения.
На дела, подлежащие уничтожению, составляется акт; дела для постоянного и долговременного хранения в дальнейшем заносятся в описи. Акты и описи представляются на рассмотрение соответствующей комиссии, или экспертно-проверочной комиссии, или центральной экспертно-проверочной комиссии (ЦЭПК).
Критерии экспертизы ценности документов – это система научно - обоснованных признаков, на основе которых определяется ценность документов. Критерии подразделяются на три большие группы:
Критерии происхождения документов:
значение учреждение или лица в жизни общества - определяются группы учреждений, от которых документы поступают на государственное хранение в полном объеме (ценная документация этих учреждений), либо
выборочно; либо вообще не поступают на государственное хранение. Нужно учитывать значение деятельности учреждения для развития отрасли, его место в ведомственной системе. Критерии значения лица в жизни общества чрезвычайно сложный для архивиста; поскольку современникам сложно адекватно оценить роль той или иной личности (нужно учитывать мнение специалистов данной отрасли, ученых, коллег по профессии и сотрудников);
значимость событий (явлений, предмета), отраженных в документах – позволяет оценивать документы, содержащие новые, обобщенные и единственные свидетельства о существенных событиях. На основании этого критерия выявляются документы, которые были созданы в связи с событиями огромного исторического значения в истории страны (периоды войн и другие катаклизмы, когда гибнет много документов);
время и место образования документов – чтобы оградить документы от уничтожения, была введена запретная дата – 1945 г., в связи, с чем документы, отложившиеся до проведения буржуазных реформ второй половины XIX в. уничтожению не подлежат, за исключением документов некоторых судебных, хозяйственных и церковных учреждений. Документы за более поздние исторические периоды, важные для страны, подлежат тщательному изучению с целью отбора на государственное хранение. Место образования документов требует тщательного изучения материалов, которые обнаружены или могут быть обнаружены на месте какого-либо значительного события, интересного явления.
Критерии содержания документов относятся:
источник информации – на основе критерия источник информации документы учреждений делятся на три группы: - документы, отражающие основные направления деятельности учреждения, с постоянным сроком хранения; документы вспомогательного, оперативного, справочного характера, хранящиеся временно; документы по личному составу (в этой группе могут быть представлены как основная, так и вспомогательная документация. При оценке этой группы документов, следует учитывать не только значение информации, но и значение лица, которого эти документы непосредственно касаются). Говоря о значении информации, в первую очередь следует иметь в виду ее содержательную сторону. Конечно, всесторонне оценить значение информации документов, поступающих на постоянное хранение, архивисту невозможно (это может быть достигнуто с помощью источниковедческого анализа документов), поэтому этот критерий должен применять в тесной взаимосвязи с критериями целевое назначение документа и вид и разновидность документа
повторяемость документной информации – широко используется в экспертизе ценности документов, так как «природа» государственного управления порождает явления повторяемости информации в созданных документах. Учитываются виды и формы повторяемости документной
информации путем сопоставления документов как источников первичной и вторичной информации. Различают два вида повторяемости информации, каждому из которых присущи свои формы: формальный (когда происходит простое воспроизведение документной информации во вторичных источниках) с такими формами, как дублетность, цитирование и суммирование; аналитико-синтетический (когда происходит преобразование документной информации первичных источников во вторичных источниках информации) с такими формами, как обобщение, реферирование и изложение. Как форму повторяемости информации выделяют вариантность , которая может относиться к формальному или аналитико-синтетическому виду повторяемости документной информации. Распространенной формой повторяемости информации является дублетность. Различают дублетные документы (документы, размноженные при помощи множительной техники и имеющие ту же форму удостоверения, что и подлинники) и копии документов (выполненные на пишущей машинке). Дублетные документы в фондах учреждений представлены постановлениями, решениями, циркулярами вышестоящих учреждений, которые при описании указываются как копии. Это объясняется тем, что копийность считается проявлением дублетности.
Критерии внешних особенностей документов :
подлинность имеет важное значение, так как именно подлинникам отдается предпочтение при отборе документов на государственное хранение (наличие бланка, печати, штампа, подписи, что непосредственно связано с формой удостоверения документа);
внешний вид документа (форма передачи содержания, удостоверения и оформления документов, в том числе художественные, палеографические, языковые и другие особенности; физическое состояние документов (если в поврежденных документах возможно хотя бы частично восстановление текста, они оставляются на постоянное хранение, реставрируются или фотокопируются)..
Комиссия является совещательным органом при руководстве учреждения, возглавляется его заместителем и состоит из ответственных за ведение делопроизводства и ведомственного архива лиц, сотрудников структурных подразделений, представителя госархива. Комиссия утверждается приказом руководителя учреждения и курируется ЭПК госархива, с которой согласовываются решения ЭК. Комиссия собирается не свое заседание по мере необходимости, но не реже двух раз в год.
