Как известно из общепринятого определения, такая бумага относится к информационно-справочной документации и служит для делового обращения с рациональным предложением к другим сотрудникам. Не обязательно вышестоящим – это могут быть и стоящие на одной ступени служебной лестницы люди.
Есть подвид служебных записок, которые подразумевают иерархическую направленность и могут быть адресованы только – это докладные записки (поскольку решать кадровые проблемы и вопросы дисциплинарного воздействия уполномочен лишь глава организации).
Автором обычно является представитель административно-хозяйственного отдела организации , который уже осмотрел помещения и оценил, так сказать, размеры бедствия, но может быть и любой другой специалист.
Основные требования
Для такой бумаги нет специально установленного стандарта. При его составлении пишущий должен опираться на собственные знания по деловому документообороту и служебной этике.
Справка! В некоторых фирмах для служебных записок существуют специальные образцы, которые найти можно в локальных документах.
Записка пишется на листе стандартного формата А4. Обычно используется шрифт 14, Times New Roman. Если пишется от руки (более редкий вариант), то почерк должен быть хорошо различимым и четким. Необходимо придерживаться делового стиля речи, не допускать громоздких, неграмотных, двусмысленных и эмоционально окрашенных оборотов.
Служебная записка содержит в себе следующее:
- полное наименование фирмы (например ООО «Кенотаф»);
- от кого и кому адресовано (с указанием должностей, например – генеральному директору Московского филиала Никифору Н. Н. от офис-менеджера Петровой)
- наименование подразделения (к примеру, Отдел по работе с покупателями);
- заголовок (Служебная записка на ремонт);
- текст (информационная часть «Довожу до вашего сведения, что…», затем прошение о замене оборудования или о ремонте. Если требуется отремонтировать не один предмет техники, а несколько, они указываются попунктно, под номерами, каждый с новой строки);
- дата, подпись с расшифровкой.
Как составить?
Если нужно отремонтировать помещение или кабинет
Здесь следует описать, в чем проблема и почему тот или иной кабинет нуждается в ремонте. Например:
Сидорову Е. Е.
от начальника АХО Петрова И. П.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 3
Довожу до вашего сведения необходимость ремонта кабинета отдела по работе с покупателями. В помещении сыро, обвалилась штукатурка, не работает система отопления. Сотрудники вынуждены сидеть зачастую в верхней одежде, у посетителей складывается негативное впечатление об организации и ее услугах.
Прошу вас нанять ремонтную бригаду для проведения ремонта.
С уважением,
Петров Иван Петрович (подпись).
Оборудование
Здесь нужно перечислить оборудование, которое следует отремонтировать.
Важно! Такой документ может адресоваться не самому главе фирмы, а непосредственно руководителю отдела, который отвечает за исправность техники, это может быть технический отдел, или айти.
Например:
Начальнику IT-отдела
ООО «Деловые консультации»
Борисову Б.Б.
от руководителя отдела по работе с клиентами Ивановой И. И.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 4
Довожу до Вашего сведения, что в отделе по работе с клиентами 4 компьютера Rover нуждаются в ремонте. У двоих не включается монитор, третий постоянно выключается при работе, у четвертого сбои в клавиатуре, может не видеть курсора). Работа с базой данных сильно затруднена, сотрудники вынуждены приносить из дома собственные планшеты и ноутбуки.
Прошу вас отремонтировать компьютеры и на время ремонта предоставить нам как минимум 2 другие машины.
С уважением,
Иванова Ирина Ивановна (подпись)
Автомобиль
Здесь нужно указать марку корпоративного автомобиля и что именно требует ремонта. Например:
Генеральному директору ООО «Хризантема -А»
Сергееву С. С.
от водителя Петрова И. И.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 4
Довожу до вашего сведения, что корпоративный автомобиль Фольксваген Пассат СС (2012 г. выпуска), закупленный для нужд фирмы год назад, нуждается в ремонте и не пригоден к перевозкам пассажиров (не работает тормоз). Это стало известно вчера, когда я перевозил курьера Самохину от клиента в офис фирмы. Неисправное состояние машины подтверждено техником Сидоровым А.А.
Прошу Вас издать распоряжение о передаче автомобиля в автомастерскую для ремонта.
С уважением
Петров Иван Иванович.
Таким образом, написать служебную записку о ремонте может любой – ведь все в конце-концов ломается, и компьютеры, и лампы, и автомобили. Необходимо только точно указать, что именно требует ремонта, да и подлежит ли вообще техника «реанимации» – вполне может оказаться, что пришла пора закупать новую.
Для этого лучше проконсультироваться у специалиста и потом писать записку.
Нередко в служебных целях сотрудник использует личный автомобиль. Например, работник с согласия работодателя может на собственной машине отправиться в командировку. При этом работодатель обязан возместить работнику расходы по проезду к месту командировки и обратно (ст. 168 ТК РФ). И в случае поездки в командировку на личном авто к таким расходам, в частности, относятся расходы на ГСМ.
Каким образом работнику возмещаются расходы на ГСМ
Еще до отправки в командировку нужно зафиксировать, как именно работнику будут возмещаться расходы: в размере фактически понесенных расходов или некая фиксированная сумма.
Вы можете заключить с сотрудником соглашение о компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях. Соответственно, работнику будет положена компенсация, указанная в этом соглашении. Можно предусмотреть два варианта выплаты:
- или сумма компенсации уже включает в себя расходы на ГСМ;
- или расходы на ГСМ оплачиваются сверх установленного размера компенсации на основании подтверждающих документов.
Вы можете выбрать и иной вариант: не заключать с сотрудником никакого соглашения, а его расходы на ГСМ компенсировать на основании отчета работника.
Какой бы вариант вы ни выбрали, чтобы избежать споров с налоговиками, автомобильную компенсацию (включая ГМС) можно включить в «прибыльные» расходы лишь в пределах установленных нормативов (пп. 1 п. 1 ст. 264 НК РФ , Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 N 92):
- 1200 руб. в месяц, если объем двигателя автомобиля не превышает 2000 куб.м.;
- 1500 руб. в месяц, если объем двигателя автомобиля превышает 2000 куб.м.
Какие документы понадобятся, чтобы компенсировать работнику ГСМ
Перед поездкой работника в командировку оформите .
А уже по возвращении из командировки работник должен представить авансовый отчет и приложить к нему документы, подтверждающие расходы.
Также работник может написать служебную записку на компенсацию ГСМ.
Служебная записка на возмещение ГСМ
Служебная записка на ГСМ не имеет унифицированной формы - она составляется в произвольном виде. Такую записку пишет работник, ездивший в командировку на своем автомобиле, на имя руководителя организации.
В служебной записке, помимо суммы, потраченной на ГСМ, работнику нужно указать сроки пребывания в служебной поездке.
Руководитель ставит визу на служебной записке, после чего работнику возмещается стоимость ГСМ.
Служебная записка на возмещение транспортных расходов: образец
Приведем служебную записку на компенсацию ГСМ (образец).
Сколько нужно хранить служебную записку на компенсацию ГСМ
Такая служебная записка входит в комплект документов, подтверждающих обоснованность налоговых расходов. Поэтому хранить ее нужно 5 лет. Дело в том, что несмотря на то что в соответствии с Налоговым кодексом документы, служащие основанием для исчисления налогов, нужно хранить 4 года (
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ТВЕРИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О ПОРЯДКЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ СЛУЖЕБНОГО АВТОМОБИЛЬНОГО ТРАНСПОРТА МКУ "АВТОБАЗА АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ТВЕРИ" ПРИ ОБСЛУЖИВАНИИ ОРГАНОВ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ
от 15.08.2014 N 947)
В целях совершенствования порядка предоставления транспортных услуг органам местного самоуправления, руководствуясь Трудовым кодексом Российской Федерации , Уставом города Твери , Уставом МКУ "Автобаза администрации города Твери", а также распоряжением Главы администрации города Твери от 17.08.2009 N 414 постановляю:
1. Утвердить Положение "О порядке использования служебного автотранспорта МКУ "Автобаза администрации города Твери" при обслуживании органов местного самоуправления" согласно приложению к настоящему Постановлению.
2. Управлению информации администрации города Твери (Н.А. Касаева) опубликовать настоящее Постановление в средствах массовой информации.
3. Настоящее Постановление вступает в силу со дня его опубликования.
4. Контроль за исполнением настоящего Постановления возложить на первого заместителя Главы администрации города Твери С.В. Чубенко.
Глава администрации города Твери
В.М.ПАВЛОВ
Приложение. ПОЛОЖЕНИЕ о порядке использования служебного автомобильного транспорта МКУ "Автобаза администрации города Твери" при обслуживании органов местного самоуправления
Приложение
к Постановлению администрации
города Твери
от 21 февраля 2014 года N 222
(в редакции Постановления администрации города Твери от 15.08.2014 N 947)
I. Общие положения
1.1. Настоящее Положение о порядке использования служебного автомобильного транспорта МКУ "Автобаза администрации города Твери" (далее - Положение) разработано в целях совершенствования планирования, организации использования и учета работы служебных автомобилей, а также контроля рационального расходования бюджетных средств, выделяемых на содержание автомобильного парка.
1.2. Служебный автомобильный транспорт администрации города Твери и Тверской городской Думы (далее - служебный автомобильный транспорт; служебные автомобили) передается в безвозмездное пользование муниципальному казенному учреждению "Автобаза администрации города Твери" (далее - Автобаза) и предназначен для обеспечения служебной деятельности структурных подразделений и должностных лиц органов местного самоуправления.
1.3. Закрепление служебных автомобилей за должностными лицами и структурными подразделениями, а также лимиты на ежедневный пробег автотранспорта утверждаются распоряжениями администрации города Твери и Главы города Твери.
(в ред. Постановления администрации города Твери от 15.08.2014 N 947)
1.4. Регистрационные и страховые мероприятия, техническую подготовку и эксплуатацию автомобилей, профессиональную подготовку водителей и создание для них безопасных условий труда, прохождение водительским составом медицинских осмотров, инструктажей, обеспечение водителей необходимыми документами и материалами, а также контроль работы автомобилей осуществляет Автобаза.
1.5. Использование служебных автомобилей в выходные и праздничные дни допускается с письменного разрешения первого заместителя Главы администрации города Твери и Главы города Твери соответственно.
1.6. Работа служебных автомобилей Автобазы организуется в пределах города Твери и Калининского района. Выезд за пределы пригородного Калининского района, а также в другие регионы Российской Федерации допускается в исключительных случаях и с письменного разрешения первого заместителя Главы администрации города Твери и Главы города Твери соответственно.
1.7. При отсутствии необходимости в использовании закрепленного автомобиля должностное лицо органа местного самоуправления, за которым закреплен служебный автомобиль, информирует об этом Автобазу.
1.8. Не допускается использование закрепленного служебного автомобиля для поездок, не связанных с решением служебных задач.
II. Порядок выделения автотранспорта
2.1. Ежедневное выделение структурным подразделениям и должностным лицам закрепленных служебных автомобилей для поездок в течение рабочего дня в пределах города Твери и Калининского района производится без предоставления заявок.
При необходимости использования закрепленного автомобиля для поездок в другие районы Тверской области, регионы страны, выходные и праздничные дни, должностные лица органов местного самоуправления подают руководству администрации города Твери и Тверской городской Думы соответственно обоснованные служебные записки.
2.2. Руководители структурных подразделений и должностные лица органов местного самоуправления, которым не предусмотрено закрепление автомобилей, подают служебные записки на выделение автотранспорта руководству администрации города Твери и Тверской городской Думы соответственно.
2.3. Служебные записки на выделение автотранспорта должны содержать информацию о дате, времени и месте подачи автомобиля, а также о предполагаемом времени возвращения автомобиля на территорию Автобазы.
2.4. Все служебные записки на выделение автотранспорта с разрешительной визой руководства администрации города Твери и Тверской городской Думы передаются отделом материально-технического обеспечения и обслуживания административных зданий администрации города Твери (далее - отдел МТО), финансово-хозяйственным управлением делами аппарата Тверской городской Думы (далее - ФХУ) и структурными подразделениями, обладающими правами юридических лиц, по факсимильной связи или по электронной почте в диспетчерскую службу Автобазы.
2.5. Сроки направления служебных записок на выделение служебного автотранспорта в диспетчерскую службу Автобазы:
Для поездок в пределах Тверской области - не позднее 12 часов дня, предшествующего дню выезда автомобиля на линию;
При служебных поездках за пределы Тверской области сроком на один день - за 2 суток;
При направлении должностных лиц в командировки, превышающие один день, - за 4 рабочих дня.
В течение указанных сроков Автобаза проводит работы по диагностике и обеспечению технической готовности автомобиля, оформлению путевых, командировочных и платежных документов, получению и выдаче водителю денежного аванса на оплату расходов, связанных с предстоящим выездом.
В случае возникновения непредвиденных обстоятельств, требующих срочных выездов, вопросы о выделении автотранспорта согласовываются с руководителями администрации города Твери и Тверской городской Думы и решаются в отдельном порядке.
2.6. Подлинники согласованных служебных записок хранятся в отделе МТО и ФХУ; переданные на Автобазу их копии или сводные заявки регистрируются в журнале учета заявок на выделение служебного автотранспорта и хранятся у диспетчера Автобазы.
2.7. Автотранспорт для проведения технического обслуживания, текущего ремонта, технического осмотра, регистрационных и иных мероприятий направляется службой главного механика Автобазы в соответствующие организации по согласованию с должностными лицами и руководителями структурных подразделений органов местного самоуправления, за которыми закреплен данный автомобиль.
2.8. Руководители и должностные лица структурных подразделений органов местного самоуправления, в распоряжение которых выделяются автомобили, несут персональную ответственность за их использование. Они обязаны ежедневно контролировать отметки водителя на оборотной стороне путевого листа о фактическом времени начала и окончания поездки автомобиля, маршруте и пройденном расстоянии за время его использования, скрепив это подписью с ее расшифровкой.
III. Планирование и учет использования автомобилей
3.1. Планирование использования автомобилей осуществляется Автобазой в целях полного удовлетворения потребностей в автотранспорте для обеспечения служебной и хозяйственной деятельности структурных подразделений, обладающих правами юридических лиц.
3.2. При необходимости в выделении дополнительного служебного автомобильного транспорта должностные лица органа местного самоуправления, нуждающиеся в транспорте, после согласования запроса о наличии свободного автотранспорта с директором Автобазы подают служебные записки на его выделение руководству администрации города Твери и Тверской городской Думы соответственно.
3.3. Учет использования служебного автотранспорта и работы водителя ведется в путевом листе установленной формы, который выписывается диспетчером Автобазы ежедневно на основании действующего закрепления автотранспорта, поступивших служебных записок, разовых или сводных заявок на выделение автомобилей. Путевой лист является распоряжением водителю на выполнение задания и служит основанием для списания в расход и определения экономии или перерасхода топлива.
3.4. Выдача путевых листов перед выездом на линию осуществляется диспетчером при сдаче водителем путевого листа за предыдущий рабочий день, оформленного в соответствии с требованиями нормативных документов Минтранса России и п. 2.8. настоящего Положения. Получение и сдача путевого листа регистрируются в журнале учета движения путевых листов установленной формы.
3.5. Запрещается выдавать новый путевой лист, если не сдан оформленный путевой лист за предыдущий рабочий день, а в случаях его утраты - до выяснения причин.
3.6. Полностью оформленные путевые листы после проверки правильности их оформления диспетчер ежемесячно сдает в бухгалтерию Автобазы.
3.7. Путевые листы хранятся в течение 3-х лет, после чего уничтожаются в установленном порядке.
IV. Организация контроля за использованием автомобилей
4.1. Для анализа использования автотранспорта, расхода горючего и смазочных материалов Автобаза использует компьютерные программы. Диспетчер ежедневно заносит в программу данные с путевого листа о работе автомобиля, а также ежемесячно составляет и докладывает директору Автобазы сводный отчет о работе автотранспорта и расхода горючего.
4.2. Ежедневный контроль использования автомобилей осуществляют представители обслуживаемых органов местного самоуправления, юридических лиц и служба главного механика Автобазы. В службе главного механика ежедневно ведутся журнал учета выхода автомобилей на линию и возвращения в парк и журнал приема-выдачи ключей и документов на служебные автомобили.
Для совершенствования контроля и снижения эксплуатационных расходов могут применяться системы спутникового позиционирования и мониторинга работы автотранспорта.
4.3. Отдел МТО, ФХУ и Автобаза проводят анализ работы служебных автомобилей и разрабатывают предложения руководству администрации города Твери и Тверской городской Думы по улучшению эксплуатации автотранспорта.
4.4. Ежедневно механик Автобазы наряду с контролем технического состояния при выходе из парка машин проверяет показания счетчика одометра, его исправность и опломбирование. Показания счетчика одометра заносятся в путевой лист. Механик несет ответственность за выпуск машин из парка с неисправными или неопломбированными одометрами. Каждый случай выхода из строя одометра, нарушения пломбы или выпуска на линию автомобиля с неисправным или неопломбированным одометром расследуется, и виновные лица привлекаются к дисциплинарной ответственности.
4.5. По каждому случаю незаконного использования автомобиля водителем Автобазой также проводится служебное расследование для установления причин и размера причиненного ущерба.
Директор МКУ "Автобаза
администрации города Твери"
А.О.КРАСИЛЬНИКОВ
Служебная записка - это внутренний документ учреждения, цель которого - донести до руководства и других сотрудников важную информацию и побудить к принятию определенных решений. Это способствует усовершенствованию процесса управления ресурсами организации, эффективности ее работы.
В каких случаях составляется и кем
В любой организации возникает ситуация, когда сотрудники оповещают руководство о возникших проблемах, просят пояснить возникшие обстоятельства или предлагают пути решения рабочих вопросов. Для этого и используют образец, как правильно написать служебную записку. Они бывают:
- Докладные. Пишется, если работник вносит какое-либо предложение или обращается за помощью для устранения нарушений или разногласий с другим сотрудником.
- Объяснительные. Чаще всего вследствие происшествия, имеющего негативные последствия, пишется объяснительный текст, в котором указываются причины нарушения.
- Аналитические или информационные. В них содержится анализ рабочей проблемы или концепции, выводы и предложения, основанные на основе полученной информации.
Причиной создания является инициатива сотрудников или устное или письменное указание руководителя.
Требования к документу
В перечне первичных учетных документов, применяемых государственными учреждениями, определяемых Приложением № 1 Приказа Минфина России от 30.03.2015 № 52н, нет унифицированной формы, чтобы составлять эту бумагу. Она пишется в произвольной форме на чистом листе бумаги формата А4. При необходимости в организации с разветвленной структурой возможна разработка этого бланка.
Образец формы служебной записки содержит реквизиты, позволяющие быстро сориентировать пользователей в сути документа, его источнике, актуальности даты и порядковом номере. Этот документ не подлежит обязательной регистрации. Но организация может решить их регистрировать, например, для контроля.
Важные особенности и формулировки
В деловом поведении, особенно у госслужащих, должна соблюдаться этика. Служебная записка «Довожу до вашего сведения» не отвечает требуемым высоким этическим нормам. Написать о нарушении трудового распорядка можно проще, пропустить в докладной фразу «довожу до вашего сведения» и сразу начать излагать факты и суть происшествия. Например: «Вчера, 13.09.2019, было сорвано занятие в учебном классе из-за…».
Если в учреждении принят электронный документооборот, образец, как писать служебную записку в электронном виде не имеет существенных отличий. При отправке по электронной почте запросите уведомление о том, что письмо прочитано адресатом.
Пошаговое составление
Правило работы со служебной запиской состоит из нескольких шагов:
- Сотрудник создает служебку.
- Согласовывает ее с непосредственным руководителем и заинтересованными лицами — со специалистами, которые будут участвовать в исполнении работ.
- Затем передается на рассмотрение адресату в указанное подразделение или отдел.
- Адресат знакомится с содержанием и выносит резолюцию, отдает поручения, если они необходимы.
- Документ отправляется на исполнение, а автор уведомляется о результате.
Если директор не написал отказ, только его положительная резолюция является основанием для принятия каких-либо мер или выполнения работ.
Рассмотрим ситуацию, когда заместитель директора сост авляет служебку на имя руководителя учреждения. Допустим, ему необходимо получить разрешение для доступа сотрудников сторонних фирм на территорию школы до заключения договора на поставку оборудования. При прочтении директор поставит резолюцию о том, что надо составить список лиц для доступа, или отдаст распоряжение подготовить временные пропуска. Вот пример, как пишется служебная записка: «Прошу разрешить ООО «Спортивный инвентарь» доступ на территорию школы 2 сентября 2020 года в 14-00. Это необходимо для подписания договора поставки спортивного инвентаря, который необходим для подготовки к соревнованиям».
Пример написания служебной записки для бюджетной организации
И.И. Иванову
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
В связи с подготовкой к городским соревнованиям по конкуру прошу предоставить доступ в тренировочные секции школьной команде по конкуру в составе:
- Аллюрова А.А., 10-А класс.
- Галопов Г.Г., 9-Б класс.
- Рысьев Р.Р., 10-Б класс.
Преподаватель верховой езды
П.П. Петров
Образец служебной записки «Довожу до вашего сведения»
Государственное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей специализированная детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва «Аллюр»
Директору ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»
И.И. Иванову
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
Довожу до Вашего сведения, что сегодня, 2 сентября, была сорвана лекция о вреде табака лошадям. Сидоров С.С., отвечающий за техническое оснащение, не настроил вовремя проектор, из-за чего оказалось невозможным продемонстрировать презентацию и слайды, наглядно показывающие губительное воздействие капли никотина на среднестатистическую лошадь.
При попытке выяснить причины случившегося оказалось, что Сидоров С.С. находился в курительной комнате, где смотрел видеоролики про лошадей, а про важную лекцию он забыл.
Прошу применить к Сидорову С.С. взыскание в виде выговора.
Преподаватель верховой езды
П.П. Петров
Как и сколько хранить
Документы в организации, законченные делопроизводством, помещаются в архив на разные сроки хранения в зависимости от их вида и типа. В 2020 г. актуальным остается перечень видов документов с указанием сроков хранения из Приказа Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 с изменениями от 16.02.2016.
Объяснительные, докладные и другие служебные записки хранятся вместе с другими документами, образующимися в процессе деятельности государственных организаций, — перепиской, актами, заявками о выдаче пропусков, заявлениями об утере удостоверений и др. Срок хранения их в архиве — 5 лет.
Задавайте вопросы, и мы дополним статью ответами и пояснениями!
