Для совершения отпуска материальных ценностей со склада оформляют внутренний документ – расходная накладная, бланк которой не утвержден в едином виде. На практике применяют несколько разных форм, в зависимости от особенностей конкретного случая. Образцы документов и правила заполнения – об этом прямо сейчас.
В основном используется оптовыми торговыми компаниями, когда нужно отразить факт перемещения:
- товаров;
- сырья;
- готовых продуктов;
- оборудования и механизмов.
Под перемещением в большинстве случаев понимается отпуск имущества со склада в связи с покупкой – т.е. передача покупателю. Основное назначение в том, что именно в нем отражается информация о:
- количестве отпущенных ценностей;
- дате перемещения;
- общей сумме продукции;
- ответственных лицах, которые организовали операцию.
Таким образом, с помощью неё администрация предприятия:
- отслеживает все материальные потоки;
- может точно установить ответственного за перемещение при необходимости;
- может проанализировать и составить схему передвижения продукции для коррекции логистических потоков на складе (это особенно актуально для крупных компаний).
Ведение накладных обязательно для всех компаний, в том числе ИП, юридических лиц, общественных объединений и т.п.
Образец 2017 — 2018
В законодательстве не предусмотрено обязательное применение какой-либо формы документа, поскольку единого образца не существует. Соответственно, в каждом случае используется свой бланк. При этом допускается применение и собственного образца, утвержденного в учетной политике предприятия. Однако он обязательно должен отражать такие сведения:
- Название («расходная накладная») и номер (обычно ведется в хронологическом порядке, отдельно по каждому обособленному подразделению; с начала календарного года начинается новая нумерация).
- Наименование организации (допускается сокращенный вариант, например, ООО «Иберико»).
- Суть операции – отпуск или выдача продукции со склада.
- Полное наименование товара или других материальных ценностей.
- Измерение и количество отпущенных единиц.
- Общая стоимость.
- Итоговое количество (заполняется сразу под табличной частью).
- Официальные названия должностей всех ответственных лиц, участвовавших и в операции и разрешивших ее исполнение, подписи.
- Дата составления – по факту отпуска продукции.
Примерный бланк расходной накладной, который можно взять за основу и использовать как образец, приведен ниже.
Можно использовать и более простой вариант – например, такой.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Составляется она исключительно по факту, в момент отпуска товаров. Не следует составлять и тем более подписывать накладную до фактической выдачи – в этом случае велика вероятность ошибок.
Если в один день произвести всю выдачу запланированной партии невозможно, значит, нужно оформить 2 накладные – 1 по факту отпущенных сегодня товарных единиц, а вторая оформляется на следующий день.
Образцы серии ТОРГ 2017 — 2018
На практике предприятия очень часто пользуются расходными накладными серии ТОРГ:
- 12 – для передачи товаров, сырья, оборудования и других имущественных объектов контрагенту (любому юридическому лицу или реже частным лицам);
- 13 – для передачи ценностей в пределах одного предприятия (как в пределах одного склада, так и между разными обособленными подразделениями);
- 14 – для фиксирования факта отпуска малыми предприятиями, занимающимися мелкорозничной торговлей.
Они имеют сходную форму, но немного отличаются отдельными графами, поскольку применяются в разных ситуациях.
ТОРГ 12
На самом деле с 2013 года единую, ранее действующую форму отменили. Однако многие предприятия продолжают пользоваться прежним старым бланком, что совершенно не противоречит закону. Документ составляется при реализации товаров покупателю. При этом чаще всего покупателем выступает юридическое лицо, хотя допустимо использовать форму и при отпуске физическим лицам.
При заполнении граф важно понимать, что она впоследствии будет использоваться в бухгалтерском учете. Поэтому даже отсутствие одного сведения и она уже будет недействительной, что может повлечь санкции в случае обнаружения недостатка при проверке:
- название и дата составления;
- название компании;
- наименование;
- натуральное и денежное измерение единиц;
- должности отпустившего и принявшего лица;
- подписи, расшифровки подписей;
- печать компании.
В шапке указывается порядковый номер документа, а также:
- В графе «Грузоотправитель» приводится название компании, осуществившей отправку груза. Обычно в роли этой компании выступает сам поставщик, поэтому содержание соответствующих сведений дублируется.
- Сведения о структурном подразделении записываются только в тех случаях, если товары были отправлены из обособленного подразделения поставщика.
- В графе «Грузополучатель» приводятся реквизиты компании, получившей груз.
- В графе «Плательщик» – реквизиты компании, оплатившей покупку: контактные данные, юридический адрес, реквизиты банковского счета и название банка, ИНН, БИК.
- Код вписывается в соответствии с классификатором ОКПО.
- В строке «Основание» обычно приводится формулировка
«Договор», а также допускается «Счет». - По виду операции обычно ничего не вписывают, но если в компании принята внутренняя классификация видов хозяйственных операций, приводят соответствующую формулировку.
Правила оформления списка товаров описаны в таблице.
| столбцы | как заполнять |
| 1 | порядковые номера в списке |
| 2 | полное название позиции в соответствии с номенклатурной системой, принятой в компании, а также характеристики (сорт, артикул, марка – приводятся через запятую) |
| 3 | поле обычно остается пустым (или можно поставить прочерк), однако если по самому названию позиции невозможно однозначно выделить тот или иной объект, то приводят дополнительно и код |
| 4,5 | единицу измерения прописывают в виде кода по системе ОКЕИ |
| 6 | в большинстве случаев здесь ставится прочерк, реже указывается «деревянный ящик», «картонная упаковка» и т.п. |
| 7,8 | обычно в этом поле тоже ставится прочерк, а общее количество прописывается в 10 строке |
| 9 | массу брутто нужно указывать только при необходимости, в большинстве случаев графу также прочеркивают |
| 10 | здесь указывается общее количество всех отпущенных товаров в тех единицах измерения, которые приняты |
| 11 | здесь приводится точная цена одной единицы без учета НДС |
| 12 | здесь приводится цена за всю партию, без учета НДС |
| 13,14 | приводятся размер НДС и ставки |
| 15 | здесь указывается сумма всей партии с учетом НДС |
В результате указывают суммарные количества:
- записей (строк);
- мест;
- массы груза;
- массы;
- стоимость.
Подписывают:
- главный бухгалтер;
- сотрудник, который разрешил отпуск;
- сотрудник, который непосредственно осуществил отпуск имущества.
ТОРГ 13
Расходная накладная этой формы отправляется во всех случаях, когда товар перемещается в пределах одной компании – например, переходит из зоны ответственности одного сотрудника в зону ответственности другого или просто меняет место расположения. Порядок оформления по сути одинаковый.
Эта форма документа используется для тех случаев, когда на продукцию не оформляются товарные отчеты:
- продавцы в лотках;
- с тележек;
- с разносов;
- прочие мелкие торговые точки.
Форма ТОРГ-12 содержит все обязательные реквизиты, указанные в ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Заполнение ТОРГ-12 можно начать с присвоения порядкового номера и даты. Скачайте образец, чтобы заполнить правильно!
Товарная накладная — вид первичного документа, с помощью которого оформляют отгрузку материальных ценностей.
Если товар продается с НДС, к накладной прикладывается счет-фактура.
Компаниям разрешено разрабатывать свои формы первичной документации. На практике ТОРГ-12 редко заменяют иным документом, так как унифицированную форму использовать очень удобно.
Реквизиты и правила заполнения ТОРГ-12
Форма ТОРГ-12 содержит все обязательные реквизиты, указанные в ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
Заполнение ТОРГ-12 можно начать с присвоения порядкового номера и даты.
В шапке документа указываются наименование и реквизиты продавца и покупателя. В табличной части отмечают наименование поставляемого товара, его количество, цену и общую стоимость.
В графе «Основание» продавец чаще всего указывает номер и дату договора поставки.
Накладная будет недействительной при отсутствии в ней подписей ответственных лиц.
Со стороны продавца подписать накладную должны три лица: ответственный за отпуск товара (например, кладовщик), главный бухгалтер и руководитель. На практике очень часто можно увидеть, что за всех трех лиц ставит подпись один человек. Такой вариант вполне оправдан. Главное, оформить приказ или доверенность на право подписи документа.
Со стороны получателя предусмотрены две подписи: «Груз принял» и «Груз получил». Первую подпись чаще всего ставит представитель транспортной компании, доставляющей груз покупателю. В графе «Груз получил» расписывается материально ответственное лицо. Товар по накладной может получить уполномоченное лицо покупателя по доверенности.
Подпись заверяется печатями сторон. Но с 2015 года большинство компании могут работать без печати (Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ). Если организация официально отказалась от применения печати, в ТОРГ-12 ее можно не ставить.
Накладная ТОРГ-12 заполняется в двух экземплярах: один остается у поставщика, второй — у покупателя. Если груз перевозит транспортная компания, тогда дополнительно оформляется транспортная накладная.
Нужно заполнить все обязательные реквизиты ТОРГ-12. Безопаснее указать сроки отгрузки и получения товара по накладной. В случае судебных разбирательств сроки в ТОРГ-12 могут сыграть важную роль.
При использовании унифицированной формы ТОРГ-12 из нее нельзя удалять какие-либо реквизиты, зато можно добавить свои.
ТОРГ-12 можно хранить на бумаге или в электронном виде. Если накладная электронная, она должна быть заверена электронными подписями.
Вместо накладной компания вправе использовать универсальный передаточный документ (УПД). Этот документ объединяет в себе ТОРГ-12 и счет-фактуру. Используя УПД, можно значительно сократить документооборот.
Товарная накладная. Образец заполнения
Накладную можно заполнить в бухгалтерской программе. Также существуют специальные сервисы, где можно заполнить товарную накладную онлайн.
Чтобы развеять все вопросы по заполнению документа, приведем пример. ООО «РОС» отгрузило в адрес ООО «Пам» подшипники в количестве 6 штук. Каждый подшипник стоит 74 рубля без НДС. Общая сумма накладной составляет 523,92 рубля. От продавца ответственным лицом по доверенности является менеджер Синицын Т. П. Именно он подписал ТОРГ-12 в отведенных графах. Товар был лично получен у поставщика на складе Печкиным Р. О. по доверенности № 4 от 14.02.2017.
Товарная накладная относится к основным первичным сопроводительным документам и оформляется всегда, когда происходит передача товара от продавца к покупателю. Применяться она может как между двумя организациями, так и между юридическим и физически лицом. Использование этого документа имеет широкое распространение, поскольку он в ходу на многих предприятиях, где происходит отпуск товара.
ФАЙЛЫ
Для чего нужна товарная накладная
Товарная накладная необходима всем участникам сделки купли-продажи. С помощью этого документа покупатель может сверять выгружаемую продукцию (количество, объем, качество и т.д.) со сведениями, приведенными в нем, а продавец может учитывать товар, оставшийся на складе.
В тех случаях, когда приобретатель товара недоволен его качеством или иными параметрами, он может при помощи этого документа вернуть всю партию товара или заменить его на аналогичную продукцию. В случае возникновения спорных ситуаций, требующих разрешения в судебном порядке, товарная накладная обретает юридическую силу и служит доказательством в суде.
Довольно часто этот вид документа используют в своей работе и водители-экспедиторы, перевозчики товара, для которых он является своего рода «охранительной грамотой», удостоверяющей то, что товар не был украден, а транспортируется на законных основаниях. В момент отгрузки продукции водители передают товарную накладную от отправителя к грузополучателю.
Правила оформления товарной накладной
Обязанность по оформлению товарной накладной возлагается обычно либо на сотрудников бухгалтерских отделов, либо на кладовщиков или иных уполномоченных работников предприятия.
Унифицированного, принятого для всеобщего применения образца товарной накладной не существует, поэтому каждая организация может разработать и утвердить собственный бланк или воспользоваться шаблоном. Количество таблиц и строк в документе не ограничивается, поэтому при необходимости документ можно расширять или сужать, в зависимости от ситуации.
В накладной всегда должны содержаться следующие сведения:
- название и реквизиты организации, которая отпускает товар,
- данные о покупателе,
- информация о продукции: наименование, количество, цена и общая стоимость товара.
Если компания-продавец работает с НДС, это также указывается в документе. Товарная накладная обязательно должна быть подписана ответственным лицом. Ставить печать на ней необязательно, так как с 2016 года, юридические лица (как и индивидуальные предприниматели) имеют право не использовать в своей работе печати и штампы.
Товарная накладная может содержать всего один лист, а может – несколько, если по ней передается много разных наименований продукции. В случаях, когда она оформлена на нескольких страницах, это нужно обязательно отметить в ее первом листе.
Составляется товарная накладная в двух экземплярах, один из которых остается у реализатора товара и в последующем служит основанием для списания товарно-материальных ценностей, а второй передается на руки потребителю и может являться основанием для вычета НДС.
К товарной накладной могут быть прикреплены отдельные приложения (например, акт о передаче товара). Если подобные приложения имеют место быть, то это необходимо также отметить в основном документе.
Инструкция по заполнению товарной накладной
Начинается оформление товарной накладной с заполнения сторон сделки. В строку «организация-грузоотправитель» вписывается полное наименование предприятия, отпускающего товар с указанием его организационно-правового статуса и банковских реквизитов. В строку «Грузополучатель» аналогичным образом вписываются сведения о покупателе. Далее в строку «Поставщик» нужно продублировать сведения, внесенные в пункт «Грузоотправитель», а в строку «Плательщик», соответственно — о грузополучателе.
Далее нужно внести номер документа по внутреннему документообороту, а также дату его составления (она должна совпадать с датой отгрузки товара). Затем в накладную следует включить специальную таблицу, в которую надо вписать:
- подробный перечень передаваемых товаров, с указанием их наименования,
- единицы измерения (штуки, килограммы, литры и т.д.),
- количества,
- цены,
- общей стоимости.
Если компания работает с НДС, нужно его выделить, если нет, то эту ячейку можно оставить пустой. Далее в строке «Всего по накладной» надо заполнить ячейки о цене товара.
Ниже таблицы следует указать, сколько листов содержит товарная накладная. Затем в нужной строке отметить полную стоимость передаваемой продукции прописью (здесь важно обратить внимание на то, что оставшееся свободным место в этой строке нужно зачеркнуть). В заключение накладную должны подписать с обязательной расшифровкой своих подписей ответственные лица:
- сотрудник, отпускающий товар,
- главный бухгалтер,
- человек, принявший его.
Заполните бланк без ошибок за 1 минуту!
Бесплатная программа для автоматического заполнения всех документов для торговли и склада.
Бизнес.Ру - быстрое и удобное заполнение всех первичных документов
Подключиться бесплатно к Бизнес.Ру
Для любой хозяйственной операции организацией должен быть оформлен оправдательный документ. Он относится к первичному учетному документу, на основании которого ведется бухгалтерский учет. Данный документ подтвержден Федеральным законом «О бухучете».
Товарная накладная применяется для непосредственного отпуска товаров со склада при продаже товаров сторонним организациям.
Товарная накладная составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остаётся в организации, продающей товары, и является основанием для их списания. Второй экземпляр направляется организации-покупателю и является основанием для оприходования им полученных ценностей.
Унифицированная форма № ТОРГ-12 утверждена постановлением Госкомстата России от 25.12.98 г. № 132.
(Выписывайте документы без ошибок и в 2 раза быстрее за счет автоматического заполнения документов в программе Класс365)
Посмотреть ТОРГ-12 образец заполнения 2016: стр.1 стр.2
Как упростить работу с документами и вести учет легко и непринужденно
Посмотреть как работает Бизнес.Ру
Вход в демо-версию
Как правильно заполнить накладную ТОРГ-12
Данный документ в обязательном порядке составляется в 2-х экземплярах, первый из которых остается в организации, отпускающей товарно-материальные ценности. Второй экземпляр предназначен для сторонней организации, и на его основании эти ТМЦ приходуются или списываются. Обязанности по оформлению этого документа возложены на уполномоченное лицо. Следует помнить, что такие документы составляются в момент совершения или сразу после операции. Дата составления ТОРГ-12 должна совпадать с датой произведения отгрузки товара.
В этом документе предусмотрены для заполнения следующие реквизиты:
Наименование с адресом и телефоном, факсом и банковскими реквизитами банка поставщика, плательщика и грузополучателя;
. номер и дата транспортной накладной;
. должность и подпись лица, разрешившего отпуск груза и осуществившего эту отгрузку.
Кроме подписи на документе в обязательном порядке должны быть приведены расшифровки подписей всех лиц, указанных в товарной накладной. Все данные, которые будут указаны в сводной таблице ТОРГ-12, должны быть введены точно в соответствии с данными счета-фактуры.
Необходимо обратить внимание на некоторые нюансы, которые очень важно соблюсти в момент получения груза.
В случае если грузополучателем является уполномоченное лицо с наличием печати организации, то в накладной обязательно должна быть отражена его должность, подпись и ее расшифровка, печать. Если при получении товаров или грузов отсутствует печать, то заполнение накладной должно предусмотреть этот момент и указать должность лица с подписью и расшифровкой, а также должна быть выдана доверенность с датой и номером на получателя от организации.
Крайне важно соблюсти все требования при заполнении этой формы документа, так как на все нюансы налоговики обращают пристальное внимание, а по поводу оформления накладной существует целая арбитражная практика.
Зачастую налоговики очень часто придираются и находят для этого разные причины и основания, ведь такой документ можно принять на учет только в случае правильного и достоверного оформления. В случае если заполнение ТОРГ-12 было проведено не надлежащим образом, к организации будут применены штрафные санкции, и она понесет непредвиденные расходы.
Первичные документы – важные элементы бухгалтерско-налогового учёта. Чеки, платежные поручения, доверенности, кассовые документы, накладные – доказательство хозяйственных операций и подтверждение их. Для проведения операций покупки-продажи используют такой первичный документ, как товарная накладная (ТОРГ-12).
Товарную накладную составляет уполномоченное лицо. ТН необходима для продавца, как подтверждение списания продукции, а для покупателя – это доказательство прихода товаров.
ТОРГ-12 составляют в двух экземплярах. На товарных накладных свою роспись ставит главный бухгалтер и руководитель компании.
Директор в консенсусе с бухгалтером, может выбрать несколько уполномоченных лиц, которые также смогут подписывать документы. Передача права на подпись осуществляется с помощью приказа или доверенности руководителя.
Товарные накладные должны храниться на предприятии не менее пяти лет.
Электронные документы
Документы, сформированные в электронном виде, не имеют унифицированных способов исправления. Поэтому компании сами устанавливают такие методы. Информация о замене неверного документа вторичным содержится в политике компании.
В накладной-переделке прописывается, что она – неотъемлемая часть начальной.
Обычным методом нельзя исправить электронный документ, поэтому продавец и покупатель составляют и подписывают отдельную накладную, на фоне которой будут вноситься корректирующие записи.
Где можно скачать образец бланка в формате Word (на одном листе) и Excel?
Последствия неполного заполнения ТОРГ-12
Если не заполнены:
- «Номер накладной». Когда компания отгружает одинаковые товары в одинаковом количестве по идентичной цене одному и тому же заказчику, номер накладной указывает о неоднократной отгрузке товара. Законность списания себестоимости продукции по нескольким таким идентичным документам будет обоснована.
- «Дата составления». Если не указать дату накладной, предприятие не сможет доказать, когда выручка от продажи товара будет представлена в бухгалтерском учёте. Компании, которые определяют выручку для обложения налогами «по отгрузке», обязательно должны заполнять данный реквизит.
- «Наименование компании-поставщика». Документ подтверждается печатью компании, которая его составляла, поэтому пустое поле этого реквизита не приведет к последствиям при проверке налоговой службой.
- «Наименования покупателя». Документ заверяют печатью компании-заказчика, поэтому налоговая служба не выдвинет серьёзные претензии.
- «Название и атрибуты продукта». Без указания данных параметров нельзя определить какой собственно товар отгружался.
- «Количество товара». Неуказанный реквизит не дает возможности определить продажную цену товара.
- «Стоимость товара». При незаполненном данном поле организация будет вынуждена доказывать размер вырученной суммы другими документами или же налоговая компания проведет расчёты сама.
- «Подписи уполномоченных лиц». Несоответствие автографов и должностей лиц, которые могут совершать подписание документов, подделка автографов, подпись третьими лицами, не имеющими доверенности на совершение такой операции, является противозаконным. Списание себестоимости и факт отправки могут быть неправомерными.
- «Печать компании-продавца». Незаполненный реквизит не может подтвердить факт поставки и списания себестоимости.
- «Печать компании-покупателя». Если печати нет на доверенности или накладной подтвердить отправку и списание себестоимости будет тяжело.
Вывод
Из всего вышесказанного можно понять, не только нужна ли товарная накладная, но и как её заполнять, и как она должна правильно выглядеть. На любом предприятии в любой стране с помощью этой накладной, вы сможете понять, какой груз прибыл и кто за него ответственный.
Остались вопросы, касающиеся товарной накладной? Тогда это видео для вас:
