Система организационно распорядительной деятельности. Правила составления и оформления организационно-распорядительных документов - реферат. Порядок оформления распорядительных документов

Среди множества документов, циркулирующих в каждой организации, особое место занимают организационно-распорядительные, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов государственной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, организаций, юридических и физических лиц независимо от форм собственности.

Организационно-распорядительная документация включает организационную, распорядительную, информационно-справочную документацию, документацию коллегиальных органов, документы по личному составу. Из всего этого перечня нас будет интересовать только одна группа организационно-расспорядительной документации - распорядительные документы. В данной статье мы попробуем разобраться, какие документы входят в состав распорядительной документации, чем они отличаются друг от друга, в каких ситуациях надо подготовить приказ или распоряжение, а в каких, например, указание.

Юридическими основаниями для создания распорядительных документов в деятельности организации являются:

нормативно-правовые акты, в том числе постановления Правительства РФ, решения органов власти;
конкретные поручения вышестоящих органов;
осуществление исполнительной и распорядительной деятельности в целях выполнения организацией возложенных на нее задач в соответствии с ее компетенцией;
потребность правового регулирования работы аппарата управления.

Состав распорядительной документации

К распорядительной документации относятся:

постановления;
решения;
приказы;
распоряжения;
указания.

Постановление - правовой акт, принимаемый высшим и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач , стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил поведения .

Решение - правовой акт коллегиального или совещательного органа министерств, ведомств, комитетов, общественных организаций, ученых советов НИИ, вузов, а также cоветов директоров предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления (его структурного подразделения), действующим на основе единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач , стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц, независимо от подчиненности.

Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа государственного управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций, должностных лиц и граждан.

Указание - правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера , а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления.

Проанализировав функциональные особенности каждого документа, входящего в комплекс распорядительной документации, можно заметить, что главные их различия касаются:

1) порядка разрешения рассматриваемых в них вопросов;

2) перечня рассматриваемых в них вопросов.

Рассмотрим эти отличия более подробно.

■ Отличия распорядительных документов, касающиеся порядка разрешения рассматриваемых в них вопросов (на основе коллегиальности или единоначалия). Поясним, что представляет интересы организации и действует от ее имени в отношениях с другими предприятиями, а также государственными учреждениями исполнительный орган. Он воплощает волю учредителей (участников), руководит текущей деятельностью юридического лица. При этом он может быть:

единоличным, при котором во главе органа управления (предприятия, учреждения или организации) стоит одно лицо, правомочное принимать юридически обязательные решения (например, генеральный директор);
коллегиальным, при котором руководство осуществляется группой лиц, обладающих равными обязанностями и правами в решении вопросов, отнесенных к компетенции данного органа (например, правление (дирекция)).

В учредительных документах организации фиксируется, какими правами наделен генеральный директор (директор) или правление (дирекция), там же указывается порядок утверждения (подписи) документов, которые относятся к компетенции соответствующего исполнительного органа. Поэтому чтобы разобраться с правом подписи приказов на предприятии, необходимо внимательно ознакомиться с учредительными документами. Для примера приведем следующую формулировку из Устава:

8.5. Генеральный директор Общества:

издает приказы и дает указания, обязательные для исполнения всеми работниками Общества…

Кроме того, право подписи организационно-распорядительных документов, изданных единоличным исполнительным органом, находит отражение и в законах о соответствующих организационно-правовых формах юридических лиц.

Извлечение

из Федерального закона от 26.12.2005 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»

(в ред. от 28.12.2010)

Статья 69. Руководитель акционерного общества

2. […] Единоличный исполнительный орган общества (директор, генеральный директор) без доверенности действует от имени общества, в том числе представляет его интересы, совершает сделки от имени общества, утверждает штаты, издает приказы и дает указания, обязательные для исполнения всеми работниками общества.

Извлечение

из Федерального закона от 14.11.2002 № 161-ФЗ

«О государственных и муниципальных унитарных предприятиях»

(в ред. от 02.07.2010)

Статья 21. Руководитель унитарного предприятия

1. Руководитель унитарного предприятия (директор, генеральный директор) является единоличным исполнительным органом унитарного предприятия. […]

Руководитель унитарного предприятия действует от имени унитарного предприятия без доверенности, в том числе представляет его интересы, совершает в установленном порядке сделки от имени унитарного предприятия, утверждает структуру и штаты унитарного предприятия, осуществляет прием на работу работников такого предприятия, заключает с ними, изменяет и прекращает трудовые договоры, издает приказы, выдает доверенности в порядке, установленном законодательством. […]

Общая схема классификации распорядительных документов в зависимости от порядка разрешения рассматриваемых в них вопросов.

■ Отличия распорядительных документов, касающиеся перечня рассматриваемых в них вопросов.

Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации (п. 2.1.4 ГСДОУ). К основным вопросам компетенции организации относятся вопросы, связанные с основным направлением деятельности, будь то производство или продажи, инвестирование или строительство, страхование или оказание иных услуг, вопросы, связанные с финансированием, подготовкой отчетности предприятия, реализацией функции планирования, управления персоналом, развитием научно-технической базы.

Распоряжения, указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов (п. 2.1.4 ГСДОУ). К оперативным вопросам относятся вопросы управления текущими событиями, а именно: оперативное планирование, оперативный учет, оперативный контроль, координация.

Как же обстоят дела с распорядительными документами на практике?

В деятельности коммерческих организаций применяются распорядительные документы, принимаемые единоличным исполнительным органом: приказы, распоряжения, указания (как правило, указания издаются органами государственного управления, но руководители предприятий также имеют право на издание такого рода документа). Иногда, хотя и очень редко, издается такой распорядительный документ, как решение, принимаемое коллегиальным исполнительным органом. Постановление как акт управления, издаваемый высшими исполнительными и распорядительными органами государственной власти, интереса для коммерческих организаций не представляет. Несмотря на это следует учитывать, что постановления могут приниматься не только на государственном уровне, но и руководителями коллегиальных органов общественных организаций по основным вопросам их деятельности.

Когда издается приказ?

Если президент компании, генеральный директор, директор предприятия или иной единоличный исполнительный орган организации решит издать правовой акт по основному направлению деятельности, то в этом случае необходимо будет подготовить приказ. В приказе отражаются наиболее важные вопросы, связанные с основной деятельностью организации. Цель издания приказа - решение конкретной задачи, стоящей перед организацией.

Приказом утверждаются локальные нормативные акты, номенклатуры, перечни (например, перечень лиц, имеющих право пользоваться мобильной связью, с указанием лимитов для каждой должности), планы развития производства, планы ввода в действие различных объектов, прайс-листы, отчеты, организационные структуры и штатные расписания, учетная политика предприятия, типовые формы документов.

Следует помнить, что документ может утверждаться не только приказом, но и должностным лицом (т.е. единоличным исполнительным органом), правлением, дирекцией (коллегиальным исполнительным органом). Иногда способ утверждения документа (коллегиальным исполнительным органом или единоличным исполнительным органом) может определяться законодательством. Например, Федеральным законом «Об акционерных обществах» предусмотрено утверждение общим собранием акционеров внутренних документов, регулирующих деятельность органов общества, годовых отчетов, годовой бухгалтерской отчетности, в том числе отчетов о прибылях и об убытках (счетов прибылей и убытков) общества, а также распределение прибыли (включая выплату (объявление) дивидендов, за исключением прибыли, распределенной в качестве дивидендов по результатам первого квартала, полугодия, девяти месяцев финансового года) и убытков общества по результатам финансового года.

В практической деятельности имеют место два вида утверждения (приказом и исполнительными органами), но чаще используется утверждение приказом, так как он позволяет не только утвердить какой-либо документ, но и указать, когда этот документ вводится в действие .

Приказом утверждается состав различных комиссий (для проведения инвентаризации, уничтожения печати, списания основных средств и др.), рабочих группы (например, по разработке основных направлений стратегического развития предприятия).

Приказом предоставляется право подписи каких-либо документов, отменяются (отзываются) доверенности, прекращается (приостанавливается) производство каких-либо видов продукции, оборудования, вводятся новые виды продукции, определяются проведение мероприятий, связанных с гражданской обороной (например, проведение штабной тренировки по гражданской обороне), проведение различных проверок (включая филиалы), изготовление печатей, проведение годового аудита предприятия, переход на централизованные закупки и поставки отдельных видов сырья и материалов, меры противопожарной безопасности и усиления охраны в праздничные дни, подготовка планов и др. (Примеры 1, 2).

Когда издается распоряжение?

Если руководитель предприятия решит издать правовой акт по оперативным и текущим вопросам деятельности организации, то необходимо будет подготовить распоряжение. Распоряжение, в отличие от приказа, издается с целью решения отдельных (узких, конкретных) вопросов, которые необходимы для претворения в жизнь определенных задач предприятия. Так, если приказом был утвержден план ремонта производственных цехов предприятия (т.е. определены основные этапы, сроки процесса модернизации производственных мощностей предприятия) (см. Пример 2), то в распоряжении решается вопрос о подготовке цеха № 2 к проведению ремонта (Пример 3), т.е. это отдельный вопрос в рамках общей задачи модернизации производственных мощностей предприятия.

Распоряжение, как правило, касается узкого круга работников и не является документом длительного действия.

Распоряжение может издаваться по таким вопросам, как предоставление копий документов (например, договоров, счетов-фактур, товарных накладных и др.), предоставление и согласование графика отпусков, отчетных материалов и т.д.

Распоряжение может быть подготовлено также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления.

Когда нужно подготовить указание?

Указания обычно издаются органами государственного управления, но руководитель коммерческой организации также может издать такой распорядительный документ. Указания могут быть изданы по вопросам оперативного, информационно-методического, административного характера или по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, поручений. Если организация примет решение использовать указание, то в инструкции по делопроизводству следует четко разграничить назначение приказов, распоряжений и указаний.

Особенностью оформления такого распорядительного документа, как указание, является то, что вместо слова «ПРИКАЗЫВАЮ» используются слова «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ» (Пример 4).

Когда используется решение?

При необходимости издания решения коллегиального органа (правления, дирекции, совета директоров) используется такой документ, как решение (Пример 5). Решение касается основного вопроса деятельности предприятия, в нашем примере - выпуска оборудования.

Необходимо учитывать следующую особенность оформления решения: текст решения, также как и других распорядительных документов, состоит из констатирующей и распорядительной частей. В распорядительной части указывают наименование коллегиального органа, принимающего решение, затем слово «РЕШИЛ» прописными буквами на отдельной строке.

Обратите внимание

На практике в организациях обычно используются два вида распорядительных документов: приказ и распоряжение. Причем нормативных актов, регулирующих использование того или иного вида распорядительной документации в коммерческих организациях, нет. Поэтому использование любого распорядительного документа должно быть предусмотрено в инструкции по делопроизводству организации, но при этом следует учесть требования, закрепленные в учредительных документах вашей организации.

Например, мэр Москвы не может издавать приказы, а только указы и распоряжения.

Извлечение

из Регламента Правительства Москвы

3.1.2. Указы и распоряжения Мэра Москвы

Мэр Москвы по вопросам, отнесенным к его компетенции, издает указы и распоряжения, которые обязательны для исполнения на всей территории города Москвы. […]

В свою очередь, приказы могут издавать руководитель Аппарата Мэра и Правительства Москвы, министры Правительства Москвы (п. 3.1.1 Регламента Правительства Москвы).

Особенности подготовки и оформления распорядительных документов

■ Право подписи распорядительных документов имеет единоличный исполнительный орган - генеральный директор (директор, президент) в соответствии с учредительными документами. В некоторых случаях в учредительных документах могут быть указаны должности руководителей, которые могут подписывать приказы наряду с единоличным исполнительным органом. Однако на практике такое бывает редко. Чаще всего право подписи приказов по основной деятельности делегируется на основании приказа о предоставлении права подписи конкретному должностному лицу или фиксируется в приказе о распределении обязанностей, в котором указываются не только полномочия отдельных руководителей, но и те документы, которые они могут подписывать в пределах своих полномочий (Пример 6).

Обратите внимание: подготовка доверенности связана только с теми документами, которые будут направляться в сторонние организации, на подписание внутренних документы доверенность не выдается. Так, в нашем примере доверенность будет подготовлена на заместителя генерального директора по общим вопросам Петрова С.К. с правом подписи договоров, связанных с хозяйственным обеспечением общества. Распорядительный документ коллегиального органа власти - решение - подписывает председатель и секретарь коллегиального органа.

■ Распорядительные документы могут быть совместными , т.е. подготовленными организациями, издающими одинаковые по форме документы для решения каких-либо вопросов совместной деятельности.

■ Распорядительный документ состоит из констатирующей и распорядительной частей , последнюю можно делить на пункты, в которой указывают, кто делает, что делает и в какой срок, например:

3. Коммерческому директору Абрамову П.Е. подготовить план продаж на 2012 год и представить на рассмотрение Совета директоров к 01 октября 2011 года.

4. Заместителю коммерческого директора Епифанову А.К. подготовить отчет о реализации продукции по заключенным государственным контрактам в III квартале 2011 года и представить генеральному директору к 15 октября 2011 года.

5. Заместителю генерального директора по экономике и финансам Прошкину В.В. предоставить отчет о дебиторской задолженности по договорам поставки продукции предприятия, заключенным в период с 11.01.2011 по 30.06.2011, в срок до 1 октября 2011 года.

■ Распорядительный документ вступает в действие с даты подписания или даты, указанной непосредственно в самом документе. Например, приказ об утверждении регламента по списанию дебиторской задолженности может содержать следующую формулировку:

2.1. Утвердить Регламент по списанию дебиторской задолженности в ОАО «Синтез» и ввести его в действие с 1 июля 2011 года.

Сам приказ будет датирован 20 июня 2011 года, он вступит в действие с этой даты, а вот регламент, утверждаемый данным приказом, вступит в действие только 1 июля 2011 года.

■ Распорядительный документ может быть длительного действия или носить характер разового поручения, т.е. касаться исполнения отдельных вопросов.

■ Распорядительный документ должен содержать пункт о доведении данного документа до исполнителей, т.е. кто и в какой срок и до кого должен довести распорядительный документ.Например, что касается распорядительных документов длительного действия, то основная проблема доведения их до исполнителей заключается в том, что распорядительный документ может действовать в течение нескольких лет (например, приказ о создании комиссии по списанию основных средств), а порядок доведения приказа до вновь принимаемых сотрудников не прописан должным образом. Вот и получается иногда так, что сотрудник является членом комиссии, подписывает документы, а с приказом не ознакомлен, так как был принят на работу через год после подписания приказа.

6. Начальнику службы делопроизводства Авдеевой А.К. довести данный приказ до всех членов комиссии в течение трех рабочих дней с даты его подписания и доводить данный приказ до сведения вновь принимаемых сотрудников, которые являются членами комиссии по списанию основных средств, в течение трех рабочих дней с даты приема их на работу.

Обычно в организации формируется отдельная папка с распорядительными документами длительного действия, с которыми должны быть ознакомлены вновь принимаемые сотрудники. Кроме того, в приказах длительного действия можно рекомендовать указывать только должности сотрудников без указания фамилии, имени, отчества. Если распорядительный документ доводится до ограниченного круга сотрудников, то их можно приводить непосредственно в самом приказе; если же перечень включает много сотрудников, то можно рекомендовать составлять реестр рассылки, причем на предприятии они могут быть стандартными (например, реестр рассылки для руководителей структурных подразделений, директоров филиалов и т.д.) или индивидуальными (составляться отдельно для каждого распорядительного документа).

■ Срок исполнения распорядительного документа (отдельных его пунктов) может быть указан периодом времени в обычных календарных днях, в рабочих днях или такой документ может иметь конкретную дату исполнения. Это правило не распространяется на документы длительного действия. Возможны следующие формулировки:

3. Начальнику юридической службы подготовить доверенность на заместителя генерального директора Иванова А.В. в срок до 1 августа 2011 года.

Такая формулировка не вызывает вопросов по сроку исполнения.

4. Начальнику отдела делопроизводства Пенкиной А.Д. довести данный приказ до сведения всех работников Общества в течение трех рабочих дней с даты подписания приказа.

Если приказ подписан 17 июня 2011 года, то довести его до исполнителей необходимо по 21 июня 2011 года, т.е. в течение трех рабочих дней, исключив из срока выходные дни - 18 и 19 июня.

5. Начальнику отдела делопроизводства Пенкиной А.Д. довести данный приказ до сведения всех работников Общества в течение трех дней с даты подписания приказа.

Если приказ подписан 17 июня 2011 года, довести его до исполнителей необходимо с 17 июня по 19 июня 2011 года, т.е. в течение трех календарных дней, но учитывая, что 18 и 19 июня - выходные дни, приказ должен быть доведен до исполнителей в течение одного дня - 17 июня 2011 года.

■ Распорядительный документ может быть отменен (изменен ) другим распорядительным документом организации. Например, внесение изменений в приказ осуществляется путем подготовки соответствующего приказа о внесении изменений в ранее изданный приказ. Если отменяется действие какого-либо приказа, то в соответствующем приказе об отмене ранее действующего приказа необходимо указать, с какой даты действие приказа отменяется, а также указать его номер, дату, наименование, например:

1. Отменить приказ ОАО «Синтез» «О создании комиссии по списанию основных средств» от 20 июня 2010 года № 365 с 1 июля 2011 года.

Следует учитывать, что действие распорядительного документа может быть приостановлено соответствующими компетентными органами.

■ Для учета и четкой организации работы с распорядительными документами их необходимо регистрировать. Регистрационным номером является порядковый номер, присвоенный в пределах календарного года, который иногда может быть дополнен буквенными или цифровыми обозначениями. Так, приказы разделяются на две группы: по основной деятельности и по личному составу. Для каждой группы могут использоваться свои буквенные обозначения: номер приказа по личному составу - № 267 л/с, по основной деятельности - № 534 о/д.

Здесь и далее за основу взяты определения из «Краткого словаря видов и разновидностей документов» (Главное архивное управление при Совете министров СССР, Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела, Центральный государственный архив древних актов. М., 1974).

Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (одобрена Коллегией Главархива СССР 27.04.1988; приказ Главархива СССР от 25.05.1988 № 33).

Документ, утверждаемый единоличным исполнительным органом, вводится в действие с даты его утверждения. Но если организация достаточно большая, с сетью филиалов, то потребуется время, чтобы довести данный документ до исполнителей. Кроме того, исполнителям потребуется время для ознакомления с данным документом, а если этот документ касается какого-либо направления деятельности, то еще потребуется время и для перестройки работы. Время на ознакомление с документом появится, если его утвердить приказом, так как именно в приказе можно указать дату ввода документа в действие, которая будет отличаться от даты приказа. Кроме того, приказ об утверждении документа позволит назначить ответственного за доведение приказа до исполнителей, указать, в какой срок это необходимо сделать.

Составление и оформление документов должно производиться по определенным правилам. Государственными стандартами в области делопроизводства и документационного обеспечения управления предусмотрены унифицированные формы для ряда документов. Помимо этого, документы, предназначенные для использования внутри предприятия, должны отвечать принятым корпоративным стандартам.

Все документы принято классифицировать как организационно-распорядительные или учетные документы. К организационно-распорядительным документам относятся приказы, протоколы, справки, письма, распоряжения. ГОСТ Р 6.30-2003 («Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации») определяет состав и расположение реквизитов организационно-распорядительных документов.

Организационно-распорядительные документы - документы, в которых фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, предприятий. Организаций и должностных лиц.

Организационно-распорядительная документация подразделяется на основные группы документов:

1. организационные (уставы, положения, правила, инструкции, определяющие статус предприятия, его структурных подразделений и порядок их работы);

2. распорядительные (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);

3. информационно-справочные (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные и служебные записки и др.);

4. документы по личному составу (приказы по л/с, трудовые договоры, трудовые книжки, личные карточки ф. № Т-2, лицевые счета по зарплате, личные дела).

5. коммерческие документы (коммерческие контракты (договоры));

6. документы по обращениям граждан (предложения, заявления, жалобы и документы по их рассмотрению).

Учетные документы - это счета, накладные, кассовые, платежные документы, без заполнения предусмотренных законом реквизитов они не могут являться основанием для совершения операций.

Главная особенность организационно-распорядительных документов состоит в том, что они являются внутренними документами. Иными словами, для того, чтобы разработать и ввести их в действие, не требуется участия сторонних организаций или представителей каких-либо других предприятий. Достаточно решения руководства или других должностных лиц того предприятия, деятельности которого эти документы касаются.

Внутренний документ, выпускаемый на предприятии, может считаться обязательным для исполнения сотрудниками лишь в том случае, если он имеет юридическую силу.

Чтобы документ имел такую силу, необходимо следующее:

ь положения, содержащиеся в документе, должны строго соответствовать требованиям законодательства;

ь документ должен быть издан должностным лицом управления, отдела предприятия, обладающим необходимыми для этого полномочиями;

ь реквизиты документа должны соответствовать принятым нормам.

Если эти условия не соблюдены, документ может быть признан судом недействительным.

При оформлении организационно-распорядительных документов выполняются типовые управленческие действия, связанные с согласованием, подписанием, утверждением этих документов, с доведением их до сведения работников под расписку. При этом на документах проставляются стандартные надписи: подпись, гриф утверждения, визы согласования и ознакомления. Важно подчеркнуть, что правила оформления отдельных реквизитов, являются общими для разных видов организационно-распорядительных документов.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает состав следующих реквизитов ОРД (см. Приложение 2).

Схемы расположения реквизитов документов согласно ГОСТу Р 6.30-2003 приведены в Приложение 3. Каждый документ имеет индивидуальный набор реквизитов, отражающий его особенности и назначение в управленческом процессе. В то же время отдельные реквизиты являются абсолютно обязательными для каждого документа независимо от его вида и разновидности. Отсутствие таких реквизитов в документе лишает его юридической силы. К обязательным для всех ОРД реквизитам относятся: наименование организации, дата документа, регистрационный номер, текст, подпись.

Формуляр-образец - модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей и основные реквизиты.

Схема оформления большинства организационно-распорядительных документов строится по формуляру-образцу. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационного обеспечения управления), 4-е издание испр. и дополн. - М.: ООО «Журнал «Управление персоналом», 2003,- 176с. Различаются только заголовочные части внутренних и внешних документов предприятия. Во внешних документах обязательно следует указывать справочные данные об организации, на внутренних документах они не указываются. Формуляр-образец служит целям унификации и стандартизации документов.

В рамках данного исследования наибольший интерес представляет инструкция. Инструкции бывают типовые и индивидуальные.

Отдельную группу составляют должностные инструкции, которые также бывают типовыми, отраслевыми и индивидуальными.

Инструкция должна включать:

ь наименование организации;

ь наименование вида документа;

ь заголовок к тексту;

ь гриф утверждения;

ь подписи составителей;

ь печать (при необходимости);

Инструкция утверждается и вводится в действие руководителем организации или распорядительным документом (приказом). При введении приказом инструкция оформляется как приложение к тому приказу.

Если функции документирования выполняются автоматизированной системой, то процесс создания и регистрации документов существенно упрощается, поскольку исключаются ошибки в оформлении документа заданного типа, при создании нового документа система автоматически присваивает ему необходимые реквизиты или заполняет реквизиты нового документа информацией, скопированной из документа-основания, каждый документ регистрируется в системе и сохраняется в единой базе данных. Создание нового документа может происходить по инициативе пользователя либо автоматически на определенном этапе выполнения бизнес-процесса.

Главными функциями организационных документов являются: управленческая и правовая. В управленческой функции документы выступают как средство управленческой деятельности. Организационные документы обеспечивают стабильное, нормальное функционирование государственной системы в целом и каждого государственного учреждения в отдельности. Правовая функция сводится к фиксации, закреплению и изменению правовых норм и правоотношений.

При прохождении производственной практики в ГОУ Гимназия №227 Фрунзенского района СПб автором исследования был сделан вывод - основным учредительным документом учреждения, на основании которого разработаны организационно-правовые документы, является Устав Государственного общеобразовательного учреждения гимназии №227.

Устав - это свод правил, регулирующий правовой статус государственного образования и организацию определенной сферы деятельности. Согласно гл.1, п.11. Устава «Образовательное учреждение в своей деятельности руководствуется: Конституцией Российской Федерации; Законом Российской Федерации «Об образовании» и другими федеральными законами; указами и распоряжениями президента Российской Федерации, постановлениями Правительства Российской Федерации; Типовым положением об общеобразовательном учреждении (утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 19 марта 2001 года N 196); Уставом Санкт-Петербурга, законодательными и нормативными актами Санкт-Петербурга и органов управления образованием всех уровней; а также настоящим Уставом и локальными актами Образовательного учреждения».

В организации разработано и утверждено также «Положение о персонале», в котором прописаны основные принципы трудовой деятельности, права и обязанности администрации и сотрудников, взаимоотношения между ними, правила приема и увольнения, рабочее время и время отдыха, гарантии и компенсации, поощрение персонала за успехи в работе, ответственность за нарушение трудовой дисциплины.

В связи с тем, что в Гимназии №227 нет отдельного «Положения о материальном и моральном поощрении», то «Положение о персонале» включает это положение отдельным пунктом. Согласно «Положению о персонале» трудовая деятельность сотрудников Организации регулируется Трудовым Кодексом Российской Федерации, Уставом Организации, а также внутренними нормативными документами.

Правила внутреннего трудового распорядка для работников ГОУ Гимназия №227 Фрунзенского административного района определяют внутренний трудовой распорядок в ГОУ Гимназия №227 и включают в основном пункты из «Положения о персонале»: порядок приема на работу и увольнения работников, основные обязанности работников и администрации, режим рабочего времени, а также меры поощрения и ответственность за нарушение трудовой дисциплины.

Штатное расписание государственного общеобразовательного учреждения составляется на начало учебного года, подписывается руководителем учреждения и главным бухгалтером и утверждается главой администрации района.

Одновременно, на основании распоряжения директора создается комиссия по проведению работы по тарификации и с учетом образования, категории, стажа работы рассчитывается должностной оклад или тарифная ставка работникам учреждения. На основании приказа об утверждении штатного расписания и тарификации сотрудников производятся выплаты сотрудникам учреждения.

Должностные инструкции в гимназии разработаны для работников всех специальностей и профессий:

ь Должностная инструкция педагога дополнительного образования;

ь Должностная инструкция председателя Методического объединения классных руководителей 1-4 классов.

ь Должностная инструкция главного бухгалтера;

ь Должностная инструкция бухгалтера;

ь Классного руководителя;

ь Должностная инструкция заведующего канцелярией;

ь Должностная инструкция заместителя директора по АХР;

ь Должностная инструкция уборщика помещений;

ь Должностная инструкция дворника и др.

В связи с тем, что согласно штатному расписанию в учреждении нет специалиста «заведующий канцелярией», то должностная инструкция не соответствует фактическим должностным обязанностям секретаря. Вариант разработанной автором исследования должностной инструкции секретаря ГОУ см. в Приложении 4.

В связи с тем, что ГОУ Гимназия №227 с 1992 года находится на самостоятельном балансе и осуществляет бухгалтерский учет, то размещение заказов на поставку товаров, оказание услуг и проведение работ осуществляет самостоятельно (согласно Федеральному закону №94-ФЗ), т.е. готовит сопроводительные документы для поведения процедуры закупки в администрацию Фрунзенского района. Для подготовки сопроводительных документов применяется документ «Извещение о проведении мониторинга цен на оказание услуг для государственных нужд Санкт-Петербурга». Остальные документы: сопроводительное письмо, протокол и заключение оформляются по образцам, которые были разработаны отделом городского заказа администрации Фрунзенского района.

Таким образом, главная особенность организационно-распорядительных документов состоит в том, что они являются внутренними документами. Схема оформления большинства организационно-распорядительных документов строится по формуляру-образцу. Определяет состав и расположение реквизитов организационно-распорядительных документов ГОСТ Р 6.30-2003 («Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации»).

В результате эволюции понятие «документ» претерпело определенные изменения. Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания регламентируется и осуществляется по установленным правилам.

В период ХШ -- XV вв. складывались традиции русской системы делопроизводства, накапливался опыт документирования.

В период приказного делопроизводства (XVI -- XVII вв.) постепенно создается система делопроизводства центральных и местных учреждений, складываются кадры делопроизводственных служащих, создаются устойчивые формы документов и примеры их составления.

В период коллежского делопроизводства (XVIII в.) появились новые названия документов, Екатерина II завершила реформы Петра I, издав «Учреждения для управления губерний» 7 ноября 1775 г., определившие порядок отношений между высшими, центральными и местными учреждениями. Этот иерархический порядок взаимоотношений сохранялся в течении всего XIX в.

В период министерского делопроизводства (XIX -- начала ХХ вв.) организацию работы с документами следует рассматривать как четкую систему, обеспечивавшую движение, учет, контроль и хранение управленческих документов, в основе, которой лежали «универсальные» возможности человека.

Делопроизводство в советскую эпоху отмечено развитием системы документации: плановая, статистическая, бухгалтерского учета, материально-технического снабжения и др. Утверждается новая редакция Государственной системы документационного обеспечения управления (ГС ДОУ), создаются новые ГОСТы на управленческие документы и на унифицированные системы документации. Следует констатировать, что остается еще большое количество вопросов в области правового регулирования ДОУ и архивного дела. В значительной степени это связано с продолжающимися административными реформами, незавершенностью процедуры разграничения полномочий между органами государственной власти и местного самоуправления.

Правовое регулирование ДОУ и архивного дела, как на федеральном, так и на региональном уровне не входит в число первоочередных задач, в результате задержка с разработкой и принятием соответствующих законодательных и нормативно-правовых актов приводит к негативным последствиям в сфере управления в целом.

В действующем законодательстве содержится значительное количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к документированию различных направлений деятельности государственных и негосударственных организаций, к оформлению тех или иных видов документов, их содержанию и структуре текста. Специалист в области делопроизводства обязан знать действующее законодательство страны и следить за его изменениями, так как эти знания составляют одно из важнейших профессиональных качеств, без которого невозможно заниматься делопроизводством на современном уровне.

Главная особенность организационно-распорядительных документов состоит в том, что они являются внутренними документами. Схема оформления большинства организационно-распорядительных документов строится по формуляру-образцу. Определяет состав и расположение реквизитов организационно-распорядительных документов ГОСТ Р 6.30-2003 («Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации»).

1.Правила составления и оформления организационных документов.

Организационные документы реализуют нормы административного и гражданского права, являются правовой основой деятельности учреждения и строго обязательны для исполнения. Эти документы проходят обязательно процедуру утверждения непосредственно руководителем с проставлением грифа утверждения или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или распоряжением) или заседанием коллегиального органа и действуют до утверждения новых. В случае реорганизации деятельности учреждения разрабатываются новые организационные документы.

Устав - правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Общие положения об уставе содержатся в части 1-й Гражданского кодекса РФ.

Текст устава может содержать следующие разделы:

* Общие положения.

* Акционерный капитал (уставной фонд).

* Порядок деятельности.

* Управление.

* Учет и отчетность, распределение прибыли.

* Прочие накопления.

* Прекращение деятельности.

Устав оформляется на общем бланке с указанием реквизитов:

* наименование вида документа - УСТАВ;

* регистрационный номер, место издания (город);

* гриф утверждения (если предприятие частное, указывают, кем зарегистрировано);

* подпись.

Положения - правовые акты, определяющие порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения (служб).

Положения могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций и используются при разработке индивидуальных. Различаются положения об организациях, о структурных подразделениях, положения о коллегиальных и совещательных органах, положения о временных органах (совещаниях, комиссиях, советах).

Структуратекста положения и его формуляр унифицированы в УСОРД. Положения оформляют на общем бланке организации с указанием реквизитов: наименование организации, структурного подразделения, вид документа, а также дата и гриф утверждения, регистрационный номер, место издания, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф согласования или визы согласования.

Текст положения включает следующие разделы:

* Общие положения;

* Цели и задачи;

* Функции;

* Права и обязанности;

* Руководство;

* Взаимоотношения с другими подразделениями.

Положения подписывают должностные лица, являющиеся непосредственными разработчиками (например, начальник структурного подразделения, заместитель руководителя), визирует юридическая служба (юрист), утверждает руководитель. Положение вступает в силу с момента утверждения.

Инструкция - правовой акт, содержащий правила, регулирующий организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их структурных подразделений), должностных лиц.

Инструкции издаются в целях разъяснения применения законодательных актов, распорядительных документов по запоминанию и ведению документов (например, бухгалтерских, отчетных и др.).

Инструкция оформляется на общем бланке организации и должна содержать реквизиты: наименование организации; наименование вида документа; дата; место издания; заголовок к тексту; текст; подпись; гриф утверждения; гриф согласования или виза согласования. Текст инструкции разбивается на разделы, которые нумеруются арабскими цифрами, а количество разделов определяется разработчиками. Подписывается инструкция руководителем того подразделения, которое ее разработало, а утверждается руководителем организации или специальным распорядительным документом.

Инструкции бывают, например, должностные; по безопасности труда и др. Должностные инструкции определяют функции, права и обязанности сотрудников организации и разрабатываются на все должности, предусмотренные штатным расписанием.

Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов:

* Общие положения;

* Должностные обязанности;

* Ответственность;

* Взаимоотношения.

Штатное расписание - документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия, указывающий фонд заработной платы. Форма штатного расписания унифицирована УСОРД и оформляется на общем бланке организации с указанием реквизитов: наименование организации; наименование вида документа; дата; место издания; гриф утверждения; текст; визы согласования; подпись; печать. Текст оформляется в виде таблицы, указывается перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавок и месячном фонде заработной платы.

Штатное расписание визирует главный бухгалтер, юрист подписывает начальник отдела кадров или заместитель руководителя, утверждает руководитель организации, подпись которого заверяется печатью.

Структура и штатная численность - документ, который закрепляет наименования всех структурных подразделений, должностей и количество штатных единиц каждой должности организации (учреждения). Оформляется на общем бланке предприятия с указанием реквизитов: наименование организации, наименование вида документа, дата, место издания, гриф утверждения, визы согласования, подпись, печать. Текст оформляется в виде таблицы. Документ подписывает начальник отдела кадров или заместитель руководителя, утверждает руководитель организации. Согласовывают его с главным бухгалтером и юристом. Подпись руководителя в грифе утверждения заверяется печатью.

Регламент - документ, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа. Регламент работы коллегиального или совещательного органа определяет:

* статус коллегиального или совещательного органа;

* порядок планирования работы;

* порядок подготовки материалов для рассмотрения на заседании;

* внесение материалов на рассмотрение;

* порядок рассмотрения материалов и принятия решений на заседании;

* ведение протокола заседания;

* оформление решений коллегиального или совещательного органа;

* порядок доведения решений до исполнителей;

* материально-техническое обеспечение заседаний.

Регламент оформляется на общем бланке учреждения. Обязательные реквизиты:

* наименование учреждения (организации);

* вид документа;

* заголовок к тексту (наименование коллегиального или совещательного органа);

* вид документа;

* место составления;

* гриф утверждения;

* текст, подпись.

Регламенты обсуждаются в процессе подготовки на заседаниях коллегиального органа и согласовываются с юридической службой, подписываются руководителем организации или руководителем коллегиального органа, утверждаются коллегиально.

2.Правила составления и оформления распорядительных документов.

Распорядительные документы –

Независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов руководство любой организации наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы.

Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.

В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам: в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления. Конкретность таких предписаний проявляется в том, что с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений.

С учетом сферы своего действия распорядительные документы делятся на:

правовые акты федерального уровня – акты, издаваемые Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, органами федеральной исполнительной власти (министерствами, комитетами, агентствами, службами и др.);

правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации - республик, краев, областей, городов республиканского значения Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и округов, а также и территориальных образований;

правовые акты организаций, учреждений, предприятий.

Основанием для издания распорядительного документа может быть:

необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации;

необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, обусловленной функциями и задачами организации.

Распорядительные документы могут издаваться совместно несколькими органами управления.

С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы:

документы, издаваемые в условиях коллегиальности;

документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.

Приказ – наиболее распространенный правовой акт, издаваемый руководителем учреждения (организации, предприятия), действующего на основе принципа единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным учреждением. Приказы издаются и по административным вопросам, требующим правового решения.

Приказ оформляется на бланке, где указаны название данного учреждения (организации, предприятия), его вышестоящего органа, вид документа (приказ), место его издания, предусмотрено место для проставления даты, индекса документа, заголовка к тексту.

Текст приказа по основной деятельности состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Приказы могут издаваться как инициативные, так и во исполнение распорядительных документов вышестоящих организаций, органов власти и управления. В инициативных приказах в констатирующей части излагаются цели и задачи, предписываемых приказом управленческих действий, дается своеобразное объяснение необходимости издания приказа.

В приказах, издаваемых во исполнение распорядительных документов вышестоящих организаций, констатирующая часть содержит название вида, автора, дату, номер и заголовок этого документа. Если предписываемое действие не нуждается в разъяснении, констатирующая часть может не составляться.

Распорядительная часть приказа начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами с новой строки (без абзаца). Текст приказа обычно делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Пункты приказа формулируют различные по характеру исполнения действия. Каждый пункт распорядительной части начинается с указания исполнителя. Предписываемое действие формулируется в тексте приказа глаголом в неопределенной форме (осуществить, обеспечить, подготовить, отгрузить и т. д.). Срок исполнения приводится либо в каждом пункте приказа, либо выделяется в один обобщенный пункт для всех предписываемых действий. В отдельном пункте приказа называются лица, на которых возложен контроль за его исполнением: "Контроль за исполнением приказа возложить на...". В случае если издаваемый документ отменяет ранее изданный приказ, в последнем пункте указывается: "Приказ от 00.00.0000 № 00 считать утратившим силу (считать недействительным)". Если приказ отменяет только один (или несколько) пунктов ранее изданного, то отменяются соответствующие пункты.

В управленческой практике принято согласовывать проект приказа с заинтересованными структурными подразделениями и юридической службой (юрисконсультом), которая, визируя проект документа, проверяет его соответствие действующим нормативным, законодательным и распорядительным актам. В министерской практике принято обобщение возражений по проекту приказа, возникающих в ходе согласования, излагать в справке, которая является приложением к приказу. При возникновении изменений принципиального характера проект приказа подлежит редактированию, перепечатке и повторному согласованию.

Приказ вступает в силу с момента его подписания (датой приказа является дата его подписания). Регистрация приказов проводится отдельно от других документов. Регистрационные индексы присваиваются приказам в пределах календарного года и, как правило, состоят из порядковых номеров.

Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа государственного управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций должностных лиц и граждан.

Порядок составления и оформления распоряжений в целом аналогичен порядку оформления приказов по основой деятельности организации. Различия заключаются в следующем: распорядительная часть отделяется от констатирующей словом "ПРЕДЛАГАЮ" или "ОБЯЗЫВАЮ", которое так же, как в приказах печатается отдельной строкой от поля прописными буквами, или без какого-либо слова, т.е. непосредственно следует за констатирующей частью после двоеточия.

Распоряжения оформляются на бланке распоряжения (бланк конкретного вида документа).

Обязательными распоряжения являются: наименование организации, название вида документа (РАСПОРЯЖЕНИЕ), дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа.

Указание – правовой акт, издаваемый органом государственного управления, преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления.

В целом указания составляются и оформляются аналогично приказам, но ключевыми словами в тексте указания могут быть: "ОБЯЗЫВАЮ" или "ПРЕДЛАГАЮ" – в зависимости от содержания указания.

Если указания рассылаются в подведомственные организации с целью доведения до них норм общего характера или иных сведений, они оформляются на общем бланке с угловым расположением реквизитов и оформлением в правом верхнем углу реквизита "Адресат".

Обязательными указания являются: наименование организации, название вида документа (УКАЗАНИЕ), дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа.

Решение – это правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя органами управления и более, один из которых действует на основе коллегиальности, а другой – на основе единоначалия.

Текст решения состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной, разделенных словом "РЕШИЛ" ("РЕШИЛА", "РЕШИЛО", "РЕШИЛИ"), которое печатается прописными буквами с новой строки от поля. Если постановление или решение не нуждаются в обосновании, текст начинается следующим образом: "Совет директоров РЕШИЛ: ...".

В решениях, принятых коллегиальными и совещательными органами, используется форма изложения текста от третьего лица единственного числа ("РЕШИЛ", "РЕШИЛА", "РЕШИЛО"). В совместных решениях двух и более организаций текст излагается от первого лица множественного числа ("РЕШИЛИ").

При необходимости констатирующая часть может содержать ссылки на законы и другие нормативные акты.

Распорядительная часть излагается пунктами.

Приложение 1 к решению Совета директоров от 12.04.2009 № 10

Проект решения должен быть согласован со всеми заинтересованными структурными подразделениями и организациями. Обязательна процедура юридической экспертизы проектов решений.

Решения подписываются руководителем органа управления. Решение оформляются на бланке решения (бланк конкретного вида документа).

Обязательными решения являются: наименование организации, название вида документа, дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа.

Постановление – это правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил.

Постановления принимаются также руководящими коллегиальными органами общественных организаций по наиболее важным и принципиальным вопросам их деятельности.

Порядок составления и оформления постановлений в целом аналогичен порядку оформления решений. Различия заключаются в следующем: распорядительная часть отделяется от констатирующей словом "ПОСТАНОВЛЯЕТ" или "ПОСТАНОВИЛИ" (в совместных постановлениях двух или более организаций), которое печатается отдельной строкой от поля прописными буквами.

Постановления оформляются на бланке постановления (бланк конкретного вида документа).

Обязательными постановления являются: наименование организации, название вида документа, дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись.

Заключение

В работе исследованы общие требования к организационно – распорядительной документации, унификация и стандартизация управленческой документации, унифицированная система организационно – распорядительной документации, оформление реквизитов организационно – распорядительных документов. Подводя итоги, можно выделить наиболее важные аспекты работы.

Организационно – правовые документы являются правовой основой деятельности организации и содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения.

Организационная деятельность учреждения фиксируется в организационно – правовых документах, содержащих правила, нормы, положения, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

Распорядительные документы это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.

Анализ свидетельствует, что документированная информация составляет основу управления. С документированием связана деятельность всех работников аппарата управления – от рядового исполнителя до руководителя. Успешная деятельность любого предприятия, компании, фирмы невозможна без определенной культуры работы персонала с документами, без четкой организации и современного технического оснащения документационного обеспечения управления. От организации делопроизводства в целом зависят оперативность, надежность, экономичность и организация управленческого труда, культура работы аппарата, возможность использования в будущем информации, зафиксированной в документах.

Список использованной литературы:

ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М. : Изд-во стандартов, 2003. – 16 с.

2 Процедура составления Контрольная работа >> Бухгалтерский учет и аудит

... составления и оформления распорядительных документов Оформление распорядительных документов Регистрация и контроль за исполнением документов Текущее хранение документов ... стандартных требований оформления организационно -распорядительных документов на всей...

Составление и оформление инструкций, справок, документов личного происхождения
Реферат >>
Также состав реквизитов организационно - распорядительных документов и их расположение на бланке документа , правила оформления реквизитов, требование бланков...
Информационно-справочные документы (5)
Реферат >> Промышленность, производство
Управления. Основные требования к составлению и оформлению организационно -распорядительных документов изложены в ГОСТ Р 6.30 ... стажа работы; правила составления и оформления документов ; правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны...
Подготовка и оформление распорядительных документов
Реферат >> Промышленность, производство
... составление и оформление официальных служебных документов , их обработку и хранение. Документы ... систему организационно - распорядительной документации. Требования к составу, текстам и элементам оформления организационно -распорядительных документов ...

1.Правила составления и оформления организационных документов.

Текст устава может содержать следующие разделы:

* Общие положения.

* Акционерный капитал (уставной фонд).

* Порядок деятельности.

* Управление.

* Учет и отчетность, распределение прибыли.

* Прочие накопления.

* Прекращение деятельности.

Устав оформляется на общем бланке с указанием реквизитов:

* наименование вида документа - УСТАВ;

* регистрационный номер, место издания (город);

* гриф утверждения (если предприятие частное, указывают, кем зарегистрировано);

* подпись.

Структура текста положения и его формуляр унифицированы в УСОРД. Положения оформляют на общем бланке организации с указанием реквизитов: наименование организации, структурного подразделения, вид документа, а также дата и гриф утверждения, регистрационный номер, место издания, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф согласования или визы согласования.

Текст положения включает следующие разделы:

* Общие положения;

* Цели и задачи;

* Функции;

* Права и обязанности;

* Руководство;

* Взаимоотношения с другими подразделениями.

Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов:

* Общие положения;

* Должностные обязанности;

* Ответственность;

* Взаимоотношения.

* статус коллегиального или совещательного органа;

* порядок планирования работы;

* порядок подготовки материалов для рассмотрения на заседании;

* внесение материалов на рассмотрение;

* порядок рассмотрения материалов и принятия решений на заседании;

* ведение протокола заседания;

* оформление решений коллегиального или совещательного органа;

* порядок доведения решений до исполнителей;

* материально-техническое обеспечение заседаний.

Регламент оформляется на общем бланке учреждения. Обязательные реквизиты:

* наименование учреждения (организации);

* вид документа;

* заголовок к тексту (наименование коллегиального или совещательного органа);

* вид документа;

* место составления;

* гриф утверждения;

* текст, подпись.

2.Правила составления и оформления распорядительных документов.

Распорядительные документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.

С учетом сферы своего действия распорядительные документы делятся на:

· правовые акты федерального уровня – акты, издаваемые Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, органами федеральной исполнительной власти (министерствами, комитетами, агентствами, службами и др.);

· правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации - республик, краев, областей, городов республиканского значения Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и округов, а также и территориальных образований;

· правовые акты организаций, учреждений, предприятий.

Основанием для издания распорядительного документа может быть:

· необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации;

· необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, обусловленной функциями и задачами организации.

Распорядительные документы могут издаваться совместно несколькими органами управления.

· документы, издаваемые в условиях коллегиальности;

· документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.

Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа государственного управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций должностных лиц и граждан.

Распоряжения оформляются на бланке распоряжения (бланк конкретного вида документа).

Обязательными реквизитами распоряжения являются: наименование организации, название вида документа (РАСПОРЯЖЕНИЕ), дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа.

Указание – правовой акт, издаваемый органом государственного управления, преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления.

Обязательными реквизитами указания являются: наименование организации, название вида документа (УКАЗАНИЕ), дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа.

Решение – это правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

При необходимости констатирующая часть может содержать ссылки на законы и другие нормативные акты.

Распорядительная часть излагается пунктами.

Приложение 1 к решению Совета директоров от 12.04.2009 № 10

Обязательными реквизитами решения являются: наименование организации, название вида документа, дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа.

Постановление – это правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил.

Постановления оформляются на бланке постановления (бланк конкретного вида документа).

Обязательными реквизитами постановления являются: наименование организации, название вида документа, дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись.

Заключение

Организационно – правовые документы являются правовой основой деятельности организации и содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения.

Распорядительные документы это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.

Список использованной литературы:

1. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М. : Изд-во стандартов, 2003. – 16 с.

2. Васильева И.Н., Желнинский Г.С. Организация делопроизводства и персональный менеджмент: Учебное пособие. – 2-е изд. – М.: Вузовский учебник, 2004. – 272 с.

3. Замыцкова О.И. Делопроизводство: Учебное пособие. Ростов н/Д: Феникс, 2001. – 416 с.

Об утверждении "Правил составления и оформления
организационно-распорядительной документации"

В целях дальнейшего совершенствования и повышения качества работы с документами в центральном аппарате Министерства здравоохранения СССР

приказываю:

1. Утвердить "Правила составления и оформления организационно-распорядительной документации в Министерстве здравоохранения СССР" (приложение).

2. Начальникам Главных управлений, управлений и самостоятельных отделов Минздрава СССР, генеральным директорам Всесоюзных объединений при Минздраве СССР обеспечить составление и оформление документов в соответствии с утвержденными Правилами.

3. Управлению делами (т.Пичугин) инструктировать вновь принимаемых в Министерство здравоохранения СССР сотрудников по вопросам работы с документами.

4. Контроль за выполнением приказа возложить на Управление делами (т.Пичугин).

Министр И.Н.Денисов

Приложение
к приказу Минздрава СССР
от 14.01.91 N 21

Правила
составления и оформления организационно-
распорядительной документации в Министерстве
здравоохранения СССР

Правила разработаны для оказания практической помощи работникам центрального аппарата в повышении оперативности подготовки документов и в обеспечении единообразия в их оформлении.

Правила составлены на основе Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), ГОСТ 6.38-90 "Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

1. Документирование управленческой деятельности

Документирование управленческой деятельности заключается в записи по установленным формам, необходимой для управления информации, хранения и использования ее в течение определенного времени.

Комплекс документов определяется:

Кругом вопросов, решаемых Министерством или подразделениями центрального аппарата в процессе своей деятельности;

Объемом и характером компетенции Министерства или подразделения;

Порядком решения вопросов (на основе коллегиальности или единоначалия);

Объемом и характером взаимосвязей с другими ведомствами, предприятиями и организациями.

Управленческая деятельность Министерства выражается посредством распорядительных документов.

В соответствии с действующим законодательством и компетенцией Министерство издает:

Приказы;

Решения (протоколы);

Указания (циркулярные и информационные письма);

Инструкции.

Министерство утверждает уставы или положения об учреждениях, их структурных подразделениях и вводит их в действие соответствующими распорядительными документами.

Юридическими основаниями возникновения распорядительных документов в деятельности Министерства являются:

Нормативные акты органов государственной власти и органов государственного управления;

Конкретные поручения вышестоящих органов;

Осуществление исполнительной и распорядительной деятельности в целях выполнения Министерством возложенных на него задач в соответствии с его компетенцией;

Потребность правового регулирования работы аппарата управления.

По вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию различных государственных органов и общественных организаций, принимаются совместные распорядительные документы. Совместные распорядительные документы органов, полномочных издавать различные по форме документы, издаются в форме "Совместного решения", которое имеет правовую силу распорядительного документа каждой организации, принимавшей этот документ.

Нормативно-распорядительные документы, поступающие в Министерство из вышестоящих органов, доводятся до подведомственных учреждений посредством:

Издания самостоятельных распорядительных документов (приказов), в которых излагается содержание документа из вышестоящего органа применительно к задачам Министерства и намечаются конкретные мероприятия, подлежащие осуществлению;

Издания информационного письма, если распорядительный документ вышестоящего органа не требует для его выполнения разработки специальных мероприятий в отрасли.

2. Общие требования к составлению и
оформлению документов

Составление и оформление документов необходимо осуществлять с соблюдением ряда правил, которые обеспечивают им юридическую силу и способствуют оперативности исполнения документов.

Документы должны оформляться на бланках установленного образца или стандартных листах бумаги форматов А4 (297х210 мм) и А5 (210х148 мм).

ГОСТом установлены общий бланк и бланк для писем.

В Министерстве действует общий бланк, в котором типографским способом внесено название конкретного вида документа: приказ, указание, решение коллегии.

Бланк для писем Минздрава СССР применяется при подготовке документов за подписью министра и заместителей министра. Для писем, подготовленных за подписью руководителей структурных подразделений, применяются бланки с указанием наименования структурного подразделения.

Для других документов используется стандартный лист бумаги, на котором в установленном месте прописными буквами впечатывается вид документа (протокол, докладная записка, справка и др.). Указание вида должно быть на каждом документе за исключением письма.

Документы, подготовленные за подписями руководителей нескольких организаций, печатаются на стандартных листах бумаги формата А4.

2.1. Организационно-распорядительные документы имеют строго определенный комплекс обязательных реквизитов (составных частей) и стабильный порядок их расположения.

ГОСТ 6.39-90 установил следующий максимальный состав реквизитов:

1 - государственный герб СССР или союзной республики;

2 - эмблема организации или предприятия;

3 - изображения наград;

4 - код организации по Общесоюзному классификатору предприятий и организаций (ОКПО);

5 - код документа по Общесоюзному классификатору управленческой документации (ОКУД);

6 - наименование министерства или ведомства;

7 - наименование организации;

8 - наименование структурного подразделения;

9 - индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа (абонентского телеграфа), номер телефона, номер счета в банке;

10 - название вида документа;

11 - дата;

14 - место составления или издания;

15 - гриф ограничения доступа к документу;

16 - адресат;

17 - гриф утверждения;

18 - резолюция;

19 - заголовок к тексту;

20 - отметка о контроле;

21 - текст;

22 - отметка о наличии приложения;

23 - подпись;

24 - гриф согласования;

25 - визы;

26 - печать;

27 - отметка о заверении копии;

28 - фамилия исполнителя и номер его телефона;

29 - отметка об исполнении документа и направлению его в дело;

30 - отметка о переносе данных на машинный носитель;

31 - отметка о поступлении.

В конкретных документах отдельные реквизиты могут отсутствовать.

2.2. Текст.

Текст документов должен полно, конкретно, логически, последовательно и лаконично раскрывать освещаемые вопросы, исключать различные толкования, необходимость дополнительных заданий и соответствовать действующему законодательству.

заменять сложные предложения простыми; применять устойчивые (трафаретные) словосочетания; использовать прямой порядок слов в предложении, если логическое ударение падает на объект действия;

использовать обратный порядок слов в предложении (сказуемое предшествует подлежащему), если логическое ударение падает на само действие;

в распорядительных документах употреблять глаголы неопределенной формы ("утвердить", "обязать", "отменить" и т.д.);

заменять местоимения существительными, например: "Министерство здравоохранения СССР рассмотрело...", а не "Мы рассмотрели...";

использовать в распорядительных документах языковые конструкции повелительного характера, например:

приказываю (в приказе),

решили (в решении),

предлагаю, обязываю (в указании).

При подготовке служебных документов текст следует излагать от третьего лица (например, "Министерство считает возможным..."), или первого лица (например, "В целях координации... предлагаю...").

Текст документа, как правило, должен состоять из двух частей: в первой части указываются причины и основания для издания документа, во второй части излагается существо вопроса. Текст документа может состоять только из второй части.

Документы, составленные на основании законов, указов, а также постановлений и распоряжений вышестоящих органов, должны содержать ссылку на соответствующий документ с указанием его наименования, даты и номера.

Текст документов разрешается делить на разделы, подразделы, пункты и подпункты, нумерация которых производится только арабскими цифрами. Разделы, подразделы, пункты и подпункты разделяются между собой и заканчиваются точками.

Разделы обозначаются одним числом и имеют порядковые номера в пределах всего документа, например: 1; 2; 3.

Подразделы состоят из номера соответствующего раздела и номера подраздела, нумеруемого в пределах каждого раздела, например: 1.1; 1.2.

Пункты имеют нумерацию в пределах подраздела, и их номера складываются из номера раздела, подраздела и пункта, например: 1.1.1; 1.1.2.

Нумерацию текста следует оформлять с абзаца. После цифровых перечислений с точкой текст каждого абзаца следует начинать с прописной буквы и заканчивать точкой.

В документах должны употребляться только официально принятые сокращения, обозначения и термины. Наименования учреждений, организаций, должностей, званий, единиц измерения, географические названия и другие должны точно соответствовать названиям, принятым в официальных изданиях.

Не допускается произвольное сокращение наименований (МЗ СССР, СМ СССР и т.д.).

В тексте документа слово "министерство" (в единственном числе) пишется с прописной буквы, когда подразумевается конкретное министерство, в выражениях типа: указанное Министерство; установленный Министерству план.

Во множественном числе пишутся со строчной буквы словосочетания типа: государственные комитеты СССР; министерства, государственные комитеты и другие центральные учреждения СССР; указанные министерства.

Слова "коллегия", "приказ" пишутся со строчной буквы. Например: "...коллегия Министерства здравоохранения СССР", "...приказ Министерства здравоохранения СССР".

В тексте необходимо правильно употреблять предлоги. Предлог "по" в значении "после чего-нибудь" употребляется с предложным падежом, а не с дательным. Например: по истечении срока исполнения.

Предлоги: благодаря, согласно, вопреки, подобно употребляются только с дательным падежом, а не с родительным. Например:

благодаря своевременному обеспечению

согласно приказу Министерства

вопреки указанию.

Установлены сокращения слов: "товарищ"

в начале фразы - Тов.

в середине фразы - т.

"товарищи"

в начале фразы - Товарищи

в середине фразы - тт.

2.3. Заголовок к тексту

Заголовок составляется к документу формата А4 (210х297 мм) независимо от его назначения.

Заголовок должен быть максимально коротким и точным. Текст заголовка должен отвечать на вопрос "о чем?". Например: "Об изменении...", "О выделении...", "Об отмене...". Допускается в тексте заголовка применять сокращение слов и словосочетаний, соответствующих требованиям государственных стандартов и общесоюзных классификаторов. Заголовок формулируется составителем документа.

Заголовок располагается перед текстом документа слева, печатается от границы левого поля через один межстрочный интервал. Расстояние между заголовком и текстом должно составлять 2-4 межстрочных интервала. В одной строке заголовка должно быть не более 28 знаков. Точка в конце заголовка не ставится. Объем заголовка не должен превышать 5 строк.

Заголовок не проставляется на телеграммах (телетайпограммах), телефонограммах, извещениях и на документах, текст которых печатается на бумаге формата А5 (148х210 мм).

2.4. Приложения к документам

Приложения к документу могут быть трех видов:

Утверждаемые или вводимые в действие соответствующими распорядительными документами;

Поясняющие или дополняющие содержание основного документа;

Являющиеся самостоятельными документами, направленными с сопроводительным письмом.

Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты.

Приложения к документам должны быть подписаны лицом, ответственным за их содержание.

Приложения к распорядительному документу содержат в верхнем правом углу первого листа приложения отметку с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера, напечатанную через один межстрочный интервал.

Приложение ________________
(номер)
к _________________________
(вид документа в датель-
ном падеже, дата, номер)

О наличии приложения к документу делается отметка ниже текста.

Если документ имеет приложение, упомянутое в тексте, отметка делается по следующей форме:

Приложение: на ______ л. в ________ экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров. Например:
Приложение: 1. Справка по проверке на 2 л. в 1 экз.

2. Проект приказа на 3 л. в 1 экз.

Если приложение сброшюровано, то количество листов не указывается. Например:

Приложение: Методические указания в 1 экз.

Отметка о приложении не проставляется в приказах, указаниях и протоколах. При упоминании в тексте приказа, указания или протокола сведений, содержащихся в приложении, в скобках указывается (приложение __________) или без скобки: согласно приложению _______.

Приложения нумеруются по порядку их упоминания в тексте документа, при этом знак N не ставится. Например:

"Приложение 1 к...", "Приложение 2 к..." и т.д.

2.5. Согласование

Согласование является способом предварительной оценки проекта документа после его рассмотрения с целью обеспечения правильного и всестороннего решения поставленных в нем вопросов.

Применяются две формы согласования проектов документов: внутренняя - с должностными лицами Министерства и внешняя - с подведомственными и сторонними организациями.

Перечень согласующих организаций определяется составителем документа, исходя из его содержания, или предусматривается законодательными и нормативными актами.

Внутреннее согласование документа оформляется визой, которая включает наименование должности, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия), дату и служебный телефон.

Проекты приказов, указаний, циркулярных и информационных писем визируются на первом экземпляре (на обратной стороне последнего листа).

Письма и другие исходящие документы визируются на экземпляре, который остается в делах Министерства.

Замечания и дополнения к документу при визировании излагаются на отдельном листе, а на проекте документа делается надпись "замечания прилагаются". Отказ от визирования документа не допускается.

Замечания и предложения даются в виде четко сформулированных пунктов для включения в проект.

При несогласии с полученными замечаниями и предложениями исполнитель представляет проект на подпись с объяснением их отклонения.

Визирование документов, как правило, производится в следующей последовательности:

исполнитель документа;

руководитель структурного подразделения, подготовившего документ;

Управление делами (приказы, указания);

Внешнее согласование оформляется грифом согласования. Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты, например:

СОГЛАСОВАНО
Заместитель Министра
медицинской промышленности
СССР
инициалы, фамилия
20.02.90

Гриф согласования располагается в левой части документа ниже реквизита "подпись". При необходимости согласования документа с несколькими лицами или организациями грифы располагаются на отдельном листе.

2.6. Подпись

Обязательным реквизитом служебного документа является подпись.

В состав подписи входит:

Наименование должности лица, подписавшего документ, например: министр, заместитель министра, начальник главного управления;

Подпись;

Инициалы и фамилия лица, подписавшего документ (расшифровка подписи).

Подпись располагается ниже текста и отметки о наличии приложения.

На документах за подписью руководителей двух и более министерств (ведомств) или их структурных подразделений (пишутся не на бланке) подпись каждого из авторов включает наименование организации и проставляется на одном горизонтальном уровне.

В реквизитах "подпись", гриф утверждения или согласования указывается фактическая должность, инициалы и фамилия лица, подписавшего, утвердившего или согласовавшего документ. Документы с предлогом "за" или косой чертой в этих реквизитах считаются недействительными.

2.7. Нумерация страниц

В документах, оформленных на двух и более страницах, вторая и последующая страницы должны быть пронумерованы.

Номера страниц должны проставляться по середине верхнего листа арабскими цифрами. Например: 2, 3, 4.

Номера страниц печатаются на расстоянии 10-15 мм от верхнего среза листа.

Даты в документах оформляются цифровым способом. Элементы даты должны приводиться в одной строке арабскими цифрами, разделенными точками, в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Например: дату "20 июля 1989 год" следует оформлять "20.07.89" или "20.07.1989" (после цифр обозначения года буква "г" не ставится, точка не ставится в том случае, если датой не заканчивается предложение).

Допускается пропуск двух первых цифр обозначения года в случае, когда это не приводит к неоднозначности толкования даты.

Допускается применять в актах, служебных письмах, приказах, протоколах и других документах, содержащих сведения финансового характера, словесно-цифровой способ оформления дат: 12 мая 1987 года.

Датой документа является дата его подписания, утверждения или события. Датой приказа и письма является дата их подписания, датой протокола и акта - дата события, датой плана, отчета и других документов - дата их утверждения.

2.9. Оформление документов на пишущей машинке

Печатание служебных документов осуществляется в структурных подразделениях Министерства.

Все листы документа печатаются на бумаге одного качества, цвета и формата.

Номера страниц проставляются посередине верхнего поля, начиная со второго листа, арабскими цифрами, без знаков препинания и на расстоянии 10-15 мм от верхнего листа.

Лист документа должен иметь следующие поля (в мм): левое - 35, правое - не менее 8, верхнее - 20, нижнее: для формата А4 - не менее 10; для формата А5 - не менее 16.

Текст документов должен печататься через 1,5 межстрочных интервала, черной лентой, без ошибок, пропусков, помарок.

Через один межстрочный интервал печатаются:

Заголовок;

Наименование должности и подписи;

Текст таблиц в приложениях.

Заголовок размещается над текстом документа без отступа от границы левого поля. Расстояние между заголовком и текстом должно составлять 2-4 межстрочных интервала. Заголовок пишется без кавычек. Точка после заголовка не ставится.

Основные реквизиты документа (заголовок, текст, подпись) отделяются друг от друга 2-4 межстрочными интервалами.

Расшифровка подписи в реквизите "подпись" должна печататься на уровне последней строки наименования должности.

При наличии нескольких подписей, располагаемых одна после другой, наименование должностей и расшифровку подписей разделяют 2-4 межстрочными интервалами.

Заглавными буквами без пробелов печатаются только название вида документа (ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ, ИНСТРУКЦИЯ, АКТ и т.д.); слова СОГЛАСОВАНО, УТВЕРЖДАЮ, ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, СЛУШАЛИ, РЕШИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (в распорядительных документах и при согласовании, утверждении документов). В остальных случаях выделять в тексте слова заглавными буквами не следует.

В текстах документов не следует также выделять слова и предложения подчеркиванием или печатанием вразрядку.

Первая строка каждого абзаца текста печатается, отступив пять знаков от границы левого поля. От границы левого поля печатается наименование должности и подписи.

2.10. Размножение документов

Размножение документов на копировально-множительных аппаратах и типографским способом производится в соответствии с "Едиными правилами печатания несекретных изданий", утвержденных Главным управлением по охране государственных тайн в печати при Совете Министров СССР 21.12.87 и приказом Минздрава СССР от 20.12.84 N 1433 "О порядке печатания и размножения служебных документов в Минздраве СССР".

Запрещается снятие и выдача копий с документов директивных органов, имеющих гриф "Снятие копий запрещается".

Размножение служебных документов на множительных аппаратах осуществляется согласно утвержденному денежному лимиту на эти цели по каждому структурному подразделению Министерства.

Тираж размножения документов должен строго соответствовать потребностям. Ответственность за целесообразность размножения документов, их тираж и использование размноженных экземпляров несет руководитель подразделения, подписавший заказ.

На документе-подлиннике, представленном для размножения, на лицевой стороне последнего листа в левом нижнем углу или на обороте этого листа делается отметка о размножении, с указанием номера заказа, количества размноженных экземпляров, даты и подписи работника подразделения, выполнившего заказ.

При размножении документов типографским способом сверка корректуры издания производится только с подлинным документом.

В представляемые типографией верстки приказов, решений коллегии, методических указаний, инструкций и других документов не могут вноситься редакционные поправки, изменяющие содержание текста.
Подлинники документов после размножения возвращаются заказчикам.

3. Составление и оформление
организационно-распорядительных документов

3.1. Приказы

Приказ является правовым актом, издаваемым руководителем органа государственного управления (его структурного подразделения) в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. Приказы издаются по основной деятельности и по личному составу.

В Министерстве здравоохранения СССР приказы издаются в пределах его компетенции, во исполнение действующих законов; решений вышестоящих органов или по их поручениям, решений коллегии Министерства по вопросам своей деятельности по материалам проверок и ревизий подведомственных учреждений и организаций, по поручению руководства Министерства. Приказы являются одним из средств оперативного руководства работой как центрального аппарата, так и учреждений и организаций системы и обязательны для исполнения.

Приказы Министерства здравоохранения СССР подписываются министром, а в его отсутствие первым заместителем министра. В соответствии с распределением обязанностей приказы по отдельным вопросам могут подписываться заместителями министра.

Приказы с порученческими пунктами в адрес министров союзных республик подписывает только министр, а в его отсутствие первый заместитель министра.

Приказы по вопросам назначения и перемещения кадров, персональных окладов, поощрения и наложения взысканий подписываются министром и заместителем министра, курирующим работу с кадрами.

Приказы о направлении в заграничные командировки подписываются заместителем министра, ведающим внешними связями Министерства.

Приказы по структурным подразделениям Министерства, объединениям, предприятиям и организациям подписываются руководителем или лицом, его замещающим.

Проекты приказов Министерства разрабатываются соответствующими структурными подразделениями Министерства или всесоюзными объединениями по поручению руководства Министерства или по собственной инициативе.

Проекты приказов должны соответствовать действующему законодательству и не противоречить ранее изданным распорядительным актам Министерства здравоохранения СССР.

Проекты приказов во исполнение решений вышестоящих органов должны быть подготовлены в срок, установленный руководством Министерства, а в тех случаях, когда такой срок не установлен, не более чем в 10-дневный срок с момента получения Министерством соответствующего постановления или распоряжения.

3.1.1. Приказы по основной деятельности (приложения 1,2)

Названия организаций и других объектов указываются в проекте в точном соответствии с их официальным наименованием.

Употребление их сокращенных наименований допускается в тех случаях, когда такие сокращения являются официальными.

Текст приказа должен состоять, как правило, из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи предписываемых действий и причины издания приказа. Если основанием к изданию приказа является распорядительный документ вышестоящей организации, то в констатирующей части указывается его название, дата, номер, заголовок и передается содержание той его части, которая непосредственно относится к деятельности Министерства. Если проект приказа подготавливается в дополнение или изменение ранее изданного приказа, то в констатирующей части указывается дата, номер, заголовок дополняемого или изменяемого приказа. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Распорядительная часть приказа должна начинаться словом ПРИКАЗЫВАЮ, напечатанным прописными буквами без кавычек отдельной строкой от границы левого поля без пробелов между печатными знаками и подчеркивания.

Распорядительная часть делится на пункты, а пункты на подпункты, если исполнение приказа предполагает выполнение различных по характеру действий. Действия однородного характера перечисляются в одном пункте.

Пункты (подпункты) распорядительной части проекта приказа должны нумероваться только арабскими цифрами в соответствии с ГОСТ 1.5-68.

Каждый пункт должен начинаться указанием исполнителя и конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме, и срока исполнения.

В качестве исполнителя могут быть указаны структурные подразделения центрального аппарата Министерства и подведомственные организации. Вслед за наименованием структурного подразделения или организации-исполнителя в скобках указывается в дательном падеже фамилия руководителя (без инициалов).

Должностное лицо в качестве исполнителя указывается в том случае, если исполнение действия предписывается конкретному лицу. Тогда указывается и полное наименование его должности.

Специальным (предпоследним) пунктом перечисляются документы, ранее изданные Министерством по содержащемуся в приказе вопросу и подлежащие отмене в связи с выходом данного приказа.

В случаях, когда при подготовке проекта приказа выявляется необходимость внесения изменений в ранее изданный приказ, в проекте приказа дается новая редакция соответствующих пунктов (подпунктов) действующего приказа.

В последнем пункте распорядительной части указываются наименование структурного подразделения центрального аппарата Министерства и фамилия руководителя, на которого возлагается контроль за исполнением приказа.

В случае ликвидации отдельных учреждений системы Министерства здравоохранения СССР, в приказах о ликвидации необходимо предусматривать порядок передачи архива ликвидируемого учреждения.

В приказе должен быть предусмотрен пункт, разрешающий органам здравоохранения размножить, если это требуется, данный приказ в необходимом количестве экземпляров для обеспечения им подчиненных учреждений.

До представления на подпись проекты приказов визируются с целью согласования их содержания с заинтересованными структурными подразделениями или отдельными должностными лицами.

Визирование проектов приказов, как правило, производится в следующей последовательности:

исполнитель документа;

руководитель подразделения, в котором работает исполнитель;

заинтересованные подразделения;

Юридический отдел с арбитражем;

Управление делами;

заместитель министра, ведающий данными вопросами (если документ подписывает министр).

Проекты приказов об организации, реорганизации и ликвидации учреждений и предприятий, об изменении народнохозяйственного плана и бюджета, штатов и фондов заработной платы, о должностных и персональных окладах должны быть завизированы руководством Планово-экономического управления. Проекты приказов, касающихся капитальных вложений, лимитов подрядных, строительно-монтажных и проектных работ, визируются руководством Главного управления капитального строительства, а содержащие статистические данные, проекты учетных и отчетных форм, требования о представлении статистической информации - начальником Отдела медицинской статистики Главного управления организации медицинской помощи.

Руководители структурных подразделений при визировании проекта приказа проверяют достоверность отраженных в нем фактов, целесообразность и реальность устанавливаемых поручений, соответствие устанавливаемых заданий ранее принятым решениям, а также другие вопросы, входящие в компетенцию подразделения.

Юридический отдел с арбитражем при визировании проекта приказа должен определить соответствие проекта приказа действующему законодательству, постановлениям Правительства; отсутствие противоречий ранее изданным приказам и указаниям.

При визировании проекта приказа в Управлении делами проверяется правильность его оформления и соответствие требованиям, предъявляемым к составлению приказов.

При наличии возражений против проекта приказа визирующий обязан изложить их за своей подписью в виде точно сформулированного предложения и приложить к проекту; на визовом экземпляре приказа делается отметка о наличии замечаний. Отказ от визирования проекта приказа не допускается.

Визирование проекта приказа производится на обратной стороне последней страницы первого экземпляра. При визировании проектов приказов кроме подписи указывается наименование должности, расшифровка подписи и дата.

Ниже виз проставляется фамилия исполнителя с указанием структурного подразделения и номера телефона.

Структурным подразделением, подготовившим приказ, должна быть приложена к нему рассылка (типовой бланк) с указанием количества экземпляров документа, посылаемого в каждый адрес. Рассылка подписывается руководителем структурного подразделения и в необходимых случаях - Специальным управлением.

Окончательно подготовленный и оформленный проект приказа представляется на визирование в Управление делами, которое передает затем проект приказа на подпись руководству Министерства.

Запрещается представлять проекты приказов на подпись руководству при личных докладах без визы Управления делами.

Проекты приказов, подготовленные с нарушением установленного порядка, к подписи не принимаются и возвращаются Управлением делами для доработки.

Опечатки и неточности редакционного характера, выявленные в приказе после его подписания руководством Министерства, вносятся после согласования с Управлением делами.

Приказы, издаваемые совместно с другими министерствами, готовятся и подписываются в двух или более экземплярах, имеют наименования и номера всех министерств, руководители которых подписывают данный документ.

Наименования, номера и подписи руководителей располагаются в соответствующем месте на одном уровне.

Все экземпляры проектов совместных приказов должны иметь идентичные визы. Первыми располагаются наименование, номер и подпись руководителя министерства - инициатора создания совместного приказа. Последовательность подписания и регистрации приказа должна соответствовать последовательности расположения наименований министерств, издающих совместный приказ. Датой совместного приказа является дата его подписания.

Если в приказе необходимо привести перечни (лиц, органов, работ), таблицы, графики, образцы документов и т.п., они, как правило, помещаются в приложениях.

Приложения к проектам приказов должны быть подписаны руководителем структурного подразделения, подготовившего проект приказа.

Приложения к проекту приказа нумеруются в порядке упоминания их в тексте приказа, при этом знак N не ставится. В правом верхнем углу первого листа приложения должно быть напечатано через один межстрочный интервал:

Приложение 1

к приказу Министерства
здравоохранения СССР

от _____________ N ______

Если приложение к проекту приказа взято из постановления или распоряжения Правительства, указание на это помещается в правом верхнем углу (в скобках) ниже обозначения приложения к приказу:

Приложение

к приказу Министерства
здравоохранения СССР

От _______________ N ______
(утверждено постановлением
Совета Министров СССР
от ________ N ________)

Подобное приложение не подписывается, а визируется руководителем структурного подразделения, подготовившего приказ.

Если приложение одно, то оно не нумеруется. В проектах приказов,имеющих одно или несколько приложений, должна быть единая нумерация страниц, с охватом основного текста и всех приложений.

3.1.2. Приказы по личному составу (приложения 3, 4)

Приказами по личному составу оформляются распорядительные действия администрации, связанные с трудовой деятельностью граждан: прием на работу и увольнение, перевод на другие должности, направление в заграничную командировку, поощрения и взыскания.

Проекты приказов по вопросам назначения и перемещения кадров, поощрений и наложений взысканий, установления персональных окладов готовятся сотрудниками Главного управления подготовки и использования медицинских кадров на основании представлений, поступивших из структурных подразделений и подведомственных организаций.

Проекты приказов о направлении в заграничные командировки готовятся сотрудниками Управления внешних связей и В/О "Союзздравэкспорт" при Минздраве СССР.

В приказах по личному составу констатирующая часть может отсутствовать. Распорядительная часть приказа начинается с указания фамилии, имени, отчества, лица, на которое издается приказ. Затем следует глагол, обозначающий действие: назначить, перевести, освободить, объявить благодарность и т.д., должность, наименование отдела и структурного подразделения. Текст заканчивается указанием основания для распорядительного действия.

Формулировки в приказах по личному составу должны точно соответствовать кодексу законов о труде .

Приказы по личному составу подписываются министром, заместителями министра, ведающими работой с кадрами и зарубежными связями Министерства.

3.2. Указания (приложения 5, 6, 7)

Указание - правовой акт, издаваемый Министерством здравоохранения СССР преимущественно по вопросам, связанным с проведением совещаний, конференций, симпозиумов, командировок. На основании указаний создаются комиссии Минздрава СССР для проверки жалоб населения, деятельности учреждений системы Минздрава СССР.

Подготовка и оформление указаний производятся в соответствии с установленным порядком подготовки и оформления приказов.

Текст проекта указания, как правило, начинается вводной частью, раскрывающей цели или причины его издания. Часть текста, в которой перечисляются предписываемые действия, излагается в повелительной форме, краткими, точными фразами и начинается словом ПРЕДЛАГАЮ (ОБЯЗЫВАЮ), напечатанным прописными буквами без разрядки с новой строки от нулевого положения табулятора (от границы левого поля).

Проекты указаний должны иметь заголовок, тщательно редактироваться и печататься на стандартных бланках в соответствии с ГОСТ 6.38-90 .

Не допускается в тексте проекта формулировок типа "считать утратившими силу ранее изданные приказы по этому вопросу". Указания на отменяемые нормативные части должны быть конкретными.

Не допускается отмена, изменение или дополнение приказов или их частей указаниями.

3.3. Решения коллегии

Проекты решений коллегии подготавливаются, в основном, в соответствии с требованиями, предъявляемыми к составлению приказов по основной деятельности.

Проект решения коллегии визируется всеми членами коллегии, руководителями структурных подразделений Министерства, на которых возлагаются поручения коллегии, начальником Юридического отдела с арбитражем при решении вопросов, имеющих отношение к практике применения действующего законодательства, управляющим делами, а также согласовывается с другими организациями, на которые возлагается проведение работ или выполнение поручений.

В случае разногласий должны быть представлены мотивированные обоснования, прилагаемые к проекту решения. Если возражения не приняты, то в листке согласования решения делается отметка о его рассмотрении и об этом сообщается автору замечаний.

Документы, принятые коллегией с изменениями, повторно визируются только заместителями министра или руководителями структурных подразделений, в компетенцию которых входят решения измененных пунктов.

Ответственность за несвоевременную или некачественную подготовку вопроса, подлежащего рассмотрению на коллегии, а также за длительную доработку заслушанного на коллегии материала несут заместители министра, члены коллегии (по своему разделу работы), руководители структурных подразделений, чей вопрос заслушивается на коллегии.

Решения коллегии Министерства оформляются на бланках.

Датой решения является дата его принятия на заседании коллегии, а не дата его подписания.

Распорядительная часть текста должна начинаться словом РЕШАЕТ напечатанным с новой строки от границы левого поля прописными буквами без пробелов.

Решения подписывает председатель коллегии и управляющий делами. В состав подписи входит указание должности председателя. Например:

Председатель коллегии,
Министр И.Н.Денисов

При проведении заседания коллегии заместителем министра подпись оформляется:

Председательствующий на коллегии,

При подготовке проекта совместного решения коллегии в подписи указывают:

Председатель коллегии, Председатель Всесоюзной
Министр здравоохранения федерации работников
СССР здравоохранения
И.Н.Денисов Л.И.Новак

Проекты решений коллегии, подготавливаемые за подписями руководителей нескольких министерств, оформляются на стандартных листах бумаги.

Проекты решений коллегии, приказов Министерства, принятые коллегией в окончательной редакции, представляются в срок или в срок, определенный председателем, управляющему делами для подписи у министра.

3.4. Инструкции (приложения 8, 9)

Инструкция - правовой акт, издаваемый органом государственного управления или утверждаемый его руководителем в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, объединений, их подразделений, служб, должностных лиц и граждан.

Инструктивный характер носят также широко применяемые на практике акты, как "правила", "рекомендации", "методические рекомендации", "методические указания" и другие документы, имеющие одинаковую юридическую природу. *

В тексте инструкции должны быть изложены правила, регулирующие специальные стороны деятельности организаций и должностных лиц.

Текст инструкции должен состоять из разделов. Внутри разделов текст должен быть разбит на пункты, а при необходимости, и на подпункты.

Текст инструкции должен начинаться с раздела "Общие положения", в котором могут указываться цели и причины издания инструкции, область распространения, основания для разработки и другие сведения общего характера.

В заголовке к тексту должен раскрываться объект или круг вопросов, на которые распространяются требования инструкции.

Текст инструкции должен быть типовым, если в инструкции изложены правила для групп однородных учреждений в определенной сфере деятельности.

Инструкция должна быть подписана руководителем структурного подразделения, разработавшим ее.

Утверждение инструкции производится двумя способами: грифом утверждения или издания приказа.

При утверждении инструкции руководством Министерства или структурного подразделения гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утвердившего документ (включая наименование утверждения), личной подписи, ее расшифровки, даты и номера, например:

УТВЕРЖДАЮ

Заместитель Мминистра
здравоохранения СССР
(подпись) А.И.Кондрусев

23.04.90 N 06-14/3

Если инструкция утверждается организационно-распорядительным документом (приказом), то гриф утверждения имеет следующий вид:

УТВЕРЖДЕНО

приказом Министерства
здравоохранения СССР
от 25.07.78 N 700

Гриф утверждения помещается в правой верхней части первого листа документа.

Инструкции должны быть зарегистрированы по месту их утверждения.

Датой инструкции является дата ее утверждения.

3.5. Документы, направляемые в вышестоящие органы государственной власти и государственного управления

Проекты писем, подготавливаемые в вышестоящие органы, печатаются на бланке для писем Министерства на одной стороне листа на пишущей машинке с четким шрифтом и лентой черного цвета через два межстрочных интервала.

При подготовке проектов писем в вышестоящие органы их наименования необходимо писать прописными буквами, например:

АППАРАТ ПРЕЗИДЕНТА СССР

ПРЕЗИДИУМ ВЕРХОВНОГО СОВЕТА СССР

СОВЕТ МИНИСТРОВ СССР

Материал должен адресоваться вышестоящему органу, например, Совет Министров СССР, без указания должности и фамилии адресата, а также без почтового адреса.

Документы, направляемые по указанию отдельных работников вышестоящих органов, адресуются аналогично. К документу прилагается сопроводительное письмо, в котором указывается, что документ направляется по просьбе соответствующего отдела.

В случае обращения в вышестоящие органы с указанием должности и фамилии адресата фамилию подчеркивать не следует. Слово "товарищ" пишется при этом полностью.

Документ должен иметь исходящий номер и дату, краткий заголовок, раскрывающий основное содержание вопроса. Под заголовком дается ссылка на номер и дату постановления или поручения.

Документы, направляемые в вышестоящие органы, должны содержать исчерпывающие сведения как о выполнении постановлений и поручений данных органов, так и по существу документа, на основании которого дано поручение. Если в документе содержатся предложения о поручениях другим министерствам, ведомствам и организациям, они в обязательном порядке согласовываются с их руководителями, о чем в документе делается соответствующая запись или прилагается справка о согласовании. Если поручением предусматривается совместное решение вопроса несколькими организациями, то документ об исполнении представляется за подписью руководителей всех этих организаций. Исполнение каждого постановления или поручения оформляется отдельным документом.

Объем текста не должен превышать 4-5 страниц, а по крупным вопросам - 8 страниц.

Исправления и подчистки не допускаются.

Документы, адресованные в вышестоящие органы, подписываются лично министром, а в его отсутствие - первым заместителем министра.

Документы и приложения к ним представляются в вышестоящие органы в одном (первом) экземпляре.

Не разрешается представлять документы и приложения в копиях.

3.6. Протоколы

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопроса и принятия решений на заседаниях коллегии, совещаниях, конференциях и собраниях.

Протоколы в зависимости от степени изложения хода заседания составляются по краткой или полной форме. В краткой форме протокола указывают фамилии докладчиков, лиц, выступающих в прениях, и принятые решения. В полных протоколах излагается содержание выступлений.

Датой протокола является дата проведения заседания.

Протокол должен иметь заголовок, в который входят указание вида совещания и краткое содержание рассмотренных вопросов.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части указываются фамилии и инициалы председателя, секретаря и присутствующих на заседании (совещании), а также повестка дня. Фамилия и инициалы присутствующих перечисляются только при небольшом составе участников заседания (совещания). К протоколам больших заседаний (совещаний) прилагается список присутствующих, а в протоколе указывается общая численность. Вопросы, рассматриваемые на заседании (совещании), отражаются в повестке дня. Если повестка дня состоит из одного вопроса, то он может быть отражен в заголовке протокола, а раздел "Повестка дня" исключается.

Текст основной части протокола должен состоять из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Разделы нумеруются арабскими цифрами. Текст каждого раздела состоит из трех частей: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ.

Протокол должны подписывать председатель и секретарь.

3.7. Служебные письма

Письма, как правило, печатаются на бланках формата А4 или А5 в зависимости от объема текста. На стандартном листе бумаги печатаются письма, подписываемые должностными лицами нескольких организаций.

Адресование писем располагают в правом верхнем углу.

На письмах должно указываться точное наименование адресата и его полный почтовый адрес. Почтовый адрес может не указываться в письмах, направляемых правительственным, центральным учреждениям, постоянным корреспондентам и учреждениям системы Минздрава СССР.

При адресовании документа организации или ее структурному подразделению их наименования указываются в именительном падеже, например:

Министерство здравоохранения РСФСР

Министерство металлургии СССР

Главное управление капитального
строительства

При адресовании документа конкретному должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном. Должностное лицо указывается во внутриведомственной переписке и с постоянными корреспондентами, а также в случаях, когда установление конкретного лица не вызывает затруднений. Например:

Госплан СССР

Начальнику отдела образования,
культуры и охраны здоровья
т.Афанасьеву П.П.

Если письмо адресуется руководителю учреждения, то наименование учреждения должно входить в состав наименования должности адресата, само наименование должности адресата пишется в дательном падеже, например:

Директору Петровского
механического завода
т.Карасеву М.А.

378005, г. Петровск-5 Саратовской
обл., ул.Индустриальная, 10

Документ не должен содержать более четырех адресов. Слово "копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатом не проставляется. Например:

Заместителю Председателя
Госплана СССР
т. Анисимову П.П.

Заместителю Председателя
Госснаба СССР
т. Бочкову А.П.

Заместителю Председателя
Госстроя СССР
т. Гаранину В.Н.

Заместителю Председателя
Госкомтруда СССР
т. Гаврилову Б.Н.

При направлении документа более чем в четыре адреса следует составить список на рассылку. При этом на каждом отправленном документе указывается только один адресат.

При направлении документов в другие организации ниже наименования адресата следует указать адрес с соблюдением почтовых правил Министерства связи СССР, например:

Директору Центрального
государственного архива
народного хозяйства СССР
т. Цаплину В.В.

119435, Москва, Г-435,
Б.Пироговская ул., д.17

В документах, подготовленных в ответ на письма трудящихся, первоначально печатают почтовый адрес (индекс, республика, город, область, улица, номер дома), а затем фамилию и инициалы получателя, например:

446040, г. Октябрьск Куйбышевской
обл., ул. Гагарина, д. 21, кв. 46
т. Сергееву В.А.

При направлении документов многим подведомственным организациям их наименования следует указывать обобщенно, например:

Министрам здравоохранения

В письмах-ответах в установленном месте бланка необходимо ссылаться на индекс и дату инициативного документа. Например: на N 85 от 14.03.86.

Письма, подготовленные на бланках или стандартных листах бумаги формата А4, должны иметь заголовки к тексту.

Письма рекомендуется составлять по одному вопросу. Текст должен быть убедительным и состоять из двух логически взаимосвязанных частей. В первой - приводятся причины, послужившие основанием к подготовке письма. В письме, составленном во исполнение указания вышестоящей организации, дается ссылка на его название, дату и номер. Во второй части излагаются выводы, предложения, просьбы, решения.

В зависимости от назначения письма изложение содержания может начинаться со второй части.

Письма визируют на втором экземпляре.

Проекты документов, представляемые на подпись заместителю министра, должны иметь визы: исполнителя, первого руководителя структурного подразделения, подготовившего документ, в случае его отсутствия - заместителя руководителя, исполняющего его обязанности, руководителей заинтересованных структурных подразделений.

Проекты документов, представляемые на подпись министру, кроме указанных выше виз должны быть завизированы заместителями министра, курирующими соответствующие вопросы.

Проекты писем должны представляться на подпись руководителям вместе с материалами, на основании которых они готовились.

Проекты писем за подписью руководства Министерства с одним адресатом представляются в трех экземплярах, один из которых на бланке после подписи направляется адресату, второй (со всеми визами) остается в Управлении делами Министерства, а третий, заверенный работниками Управления делами Министерства, возвращается в соответствующее структурное подразделение Министерства. Аналогичные проекты писем за подписью руководства структурных подразделений Министерства и всесоюзных объединений представляются на подпись в двух экземплярах.

Письма должны содержать отметку о непосредственном исполнителе, которая размещается на последнем листе документа в левом нижнем углу. Отметка состоит из фамилии исполнителя и номера служебного телефона.

Служебные письма подписываются:

направляемые в вышестоящие органы - министром, а в его отсутствие - первым заместителем министра;

направляемые в другие организации от имени Министерства министром или соответствующими заместителями министра;

направляемые от имени всесоюзных объединений и структурных подразделений Министерства - начальниками или их заместителями.

Приложения к письмам подписываются ответственными за их подготовку должностными лицами.

Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные письма не разрешается.

В целях доведения до подведомственной сети организационно-распорядительных документов вышестоящих органов, не требующих конкретизации, а также для разъяснения порядка и уточнения сроков действия нормативных документов Министерства или вышестоящих органов, издаются информационные письма (приложения 10, 11).

Информационное письмо должно иметь реквизит "адресат" в следующей редакции:

Министрам здравоохранения
союзных и автономных республик

Президенту Академии медицинских
наук СССР

Начальникам главных управлений,
управлений и самостоятельных отделов
Министерства здравоохранения СССР

Руководителям объединений,
учреждений, организаций и предприятий
союзного подчинения

Информационное письмо должно иметь заголовок. Текст письма необходимо печатать на общем бланке.

Телеграммы

Телеграммы посылаются в исключительных случаях и только по весьма срочным вопросам.

Текст телеграммы печатается через полтора интервала прописным шрифтом, без красных строк и абзацев, без переноса слов, без поправок и исправлений, излагается кратко, лаконично, без союзов, знаков препинания, предлогов, если при этом не искажается содержание текста.

Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрами, так как в конце текста ставится исходящий номер.

Текст телеграммы, доводимой до нескольких адресатов, печатается в соответствующем количестве экземпляров с перечислением всех адресов плюс копия - исполнителю и одна - в дело Управления делами, если телеграмма подписана руководством Министерства.

Управляющий делами В.Н.Пичугин

Приложение 1
к п.3.1.1

МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ СССР

ПРИКАЗ

N _________

г. Москва

О медико-санитарном обеспечении
Всесоюзного студенческого отряда
в 1990 году

С целью повышения качества медико-санитарного обеспечения участников летнего трудового семестра, дальнейшего совершенствования деятельности студенческих медицинских отрядов

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Кому, что и в какой срок выполнить.

4. Контроль за выполнением приказа возложить на Главное управление подготовки и использования медицинских кадров (т. Кривошеев).

Приложение 2
к п. 3.1.1

МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ СССР

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ СССР
ПО УПРАВЛЕНИЮ КАЧЕСТВОМ ПРОДУКЦИИ И СТАНДАРТАМ

ПРИКАЗ

28.02.90 N 22/8

г. Москва

О разработке программы
метрологического обеспечения
здравоохранения на период
до 1995 года

В целях улучшения метрологического обеспечения здравоохранения

ПРИКАЗЫВАЕМ:

4. Контроль за выполнением приказа возложить на заместителя Министра здравоохранения СССР т. ............ и заместителя Председателя Госстандарта СССР т. ............... .

Министр здравоохранения Председатель Государственного
СССР комитета СССР по управлению
качеством продукции и стандартам
И.Н.Денисов Г.Д.Колмогоров

Приложение 3
к п.3.1.2

МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ СССР

ПРИКАЗ

N _________

г. Москва

О переводе на другую работу

Водорацкого Виктора Александровича 12 февраля 1990 года освободить от должности начальника отдела координации планирования Управления внешних связей Министерства здравоохранения СССР и направить в порядке перевода в распоряжение Министерства здравоохранения РСФСР (ст.29, п.5 КЗОТ РСФСР).

Основание: заявление т. Водорацкого В.А.
Письмо о переводе N 30-01/14 от 05.02.90.

подписи

Приложение 4
к п.3.1.2

МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ СССР

ПРИКАЗ

N _________

г. Москва

О приеме на работу

Поляка Сергея Александровича 19 февраля 1990 года назначить на должность специалиста 1-й категории отдела наркологии и психиатрии Управления специализированной медицинской помощи Министерства здравоохранения СССР с окладом - рублей в месяц, в порядке перевода из Управления внутренних дел Мосгорисполкома.

Основание: заявление т. Поляка С.А.
Письмо Минздрава СССР N 04-5/112 от 21.12.89 о
переводе.

Первый заместитель Министра подпись расшифровка
подписи

Приложение 5
к п. 3.2

МИНИСТЕРСТВО
ЗДРАВООХРАНЕНИЯ СССР

(МИНЗДРАВ СССР)

УКАЗАНИЕ

N _________

на N ______________________

О командировании в Новосибирскую
область

Для проверки состояния протезно-ортопедической помощи населению Новосибирской области командировать:

Фомина А.С. - ведущего специалиста Управления
специализированной медицинской помощи
Минздрава СССР

Новикова П.Е. - ст. научного сотрудника Центрального
НИИ травматологии и ортопедии им.
Н.Н.Приорова Минздрава СССР

Срок командировки - 5 дней.

Оплату командировочных расходов произвести по месту основной работы командируемых.

Заместитель Министра А.Д.Царегородцев

Приложение 6
к п. 3.2

МИНИСТЕРСТВО
ЗДРАВООХРАНЕНИЯ СССР

(МИНЗДРАВ СССР)

101431, ГСП-4, Москва К-51, Рахмановский пер., 3
Телеграфный адрес: Москва, AT111719 арфа

УКАЗАНИЕ

N _________

на N ______________________

О создании комиссии по проверке
Московского научно-исследовательского
института косметологии
Минздрава РСФСР

В связи с обращением группы сотрудников Московского НИИ косметологии Минздрава РСФСР для проверки деятельности института организовать комиссию в составе:

Волковой В.П. - главного врача косметологической
лечебницы, г. Харьков

Венграновской Е.В. - начальника отдела кадров ЦНИИТ
Минздрава СССР

Кабацкой Л.Д. - специалиста 1-й категории отдела
бухгалтерского учета Главного
экономического управления
Минздрава СССР

Заместитель Министра А.Д.Царегородцев

Приложение 7
к п. 3.2

МИНИСТЕРСТВО
ЗДРАВООХРАНЕНИЯ СССР

(МИНЗДРАВ СССР)

101431, ГСП-4, Москва К-51, Рахмановский пер., 3
Телеграфный адрес: Москва, AT111719 арфа

УКАЗАНИЕ

N _________

на N ______________________

О проведении Всесоюзной научно-
практической конференции "Нефро-
тический синдром и интерстициальный
нефрит у детей"

В соответствии с планом проведения Всесоюзных научных и научно-технических совещаний, конференций, съездов, симпозиумов и семинаров Министерства здравоохранения СССР на 1990 год

ПРЕДЛАГАЮ:

1. Провести 16-18 октября 1990 года в г. Виннице Всесоюзную научно-практическую конференцию "Нефротический синдром и интерстициальный нефрит у детей".

УТВЕРЖДАЮ:

Состав организационного комитета (приложение 1).

Тематику конференции (приложение 2).

Список участников конференции (приложение 3).

Министрам здравоохранения союзных и автономных республик, заведующим областными (краевыми) отделами здравоохранения, директорам научно-исследовательских учреждений, ректорам медицинских институтов и университетов командировать специалистов для участия в работе Всесоюзной конференции в соответствии с приложением 3.

Оплату командировочных расходов отнести за счет учреждений по месту работы командируемых.

Первый заместитель Министра А.А.Баранов

Приложение 8
к п. 3.4

УТВЕРЖДАЮ

Начальник Главного управления
организации медицинской помощи

В.И.Калинин
11.12.87 N 10-11/164

Организация психопрофилактической помощи
при ишемической болезни сердца

Приложение 9
к п.3.4

УТВЕРЖДЕНО

приказом Министерства
здравоохранения СССР
от 25.07.78 N 700

ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в аппарате Министерства
здравоохранения СССР

Приложение 10
к п. 3.7

МИНИСТЕРСТВО
ЗДРАВООХРАНЕНИЯ СССР

(МИНЗДРАВ СССР)

101431, ГСП-4, Москва К-51, Рахмановский пер., 3
Телеграфный адрес: Москва, AT111719 арфа

Министрам здравоохранения
союзных и автономных
республик

N _________ Президенту Академии
1медицинских наук СССР
на N ______________________

Начальникам главных управ-

О введении новых условий лений, управлений и само-
оплаты труда работников стоятельных отделов Мини-
охраны стерства здравоохранения
СССР

Руководителям объединений,
учреждений, организаций и
предприятий союзного
подчинения

Министерство здравоохранения СССР сообщает для сведения и руководства, что в соответствии с постановлением Совета Министров СССР и ВЦСПС от 18.11.89 N 989 Госкомтруд СССР и Секретариат ВЦСПС постановлением от 08.01.90 N 10/2-22 :

1. Установили...

2. Утвердили...

Первый заместитель Министра А.А.Баранов

Приложение 11
к п. 3.7

МИНИСТЕРСТВО
ЗДРАВООХРАНЕНИЯ СССР
(МИНЗДРАВ СССР)

101431, ГСП-4, Москва К-51, Рахмановский пер., 3
Телеграфный адрес: Москва, AT111719 арфа

Министрам здравоохранения
союзных и автономных
республик

N _________
Президенту Академии
на N ______________________ медицинских наук СССР

Начальникам главных управ-

О порядке сдачи предприятий лений, управлений и само-
(объединений) союзного под- стоятельных отделов Мини-
чинения и их имущества стерства здравоохранения
в аренду СССР

Руководителям объединений,
учреждений, организаций и
предприятий союзного
подчинения

Министерство здравоохранения СССР доводит до сведения и руководства постановление Совета Министров СССР от 20 марта 1990 года N 280 "О порядке сдачи предприятий (объединений) союзного подчинения и их имущества в аренду" .

Приложение: на 3 л.

Первый заместитель Министра А.А.Баранов

Состав распорядительной документации

Как же обстоят дела с распорядительными документами на практике?

Когда издается приказ?

Когда издается распоряжение?

Когда нужно подготовить указание?

Когда используется решение?

Особенности подготовки и оформления распорядительных документов

Составление и оформление инструкций, справок, документов личного происхождения

Информационно-справочные документы (5)

Подготовка и оформление распорядительных документов