Форма ТОРГ-12 содержит все обязательные реквизиты, указанные в ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Заполнение ТОРГ-12 можно начать с присвоения порядкового номера и даты. Скачайте образец, чтобы заполнить правильно!
Товарная накладная — вид первичного документа, с помощью которого оформляют отгрузку материальных ценностей.
Если товар продается с НДС, к накладной прикладывается счет-фактура.
Компаниям разрешено разрабатывать свои формы первичной документации. На практике ТОРГ-12 редко заменяют иным документом, так как унифицированную форму использовать очень удобно.
Реквизиты и правила заполнения ТОРГ-12
Форма ТОРГ-12 содержит все обязательные реквизиты, указанные в ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
Заполнение ТОРГ-12 можно начать с присвоения порядкового номера и даты.
В шапке документа указываются наименование и реквизиты продавца и покупателя. В табличной части отмечают наименование поставляемого товара, его количество, цену и общую стоимость.
В графе «Основание» продавец чаще всего указывает номер и дату договора поставки.
Накладная будет недействительной при отсутствии в ней подписей ответственных лиц.
Со стороны продавца подписать накладную должны три лица: ответственный за отпуск товара (например, кладовщик), главный бухгалтер и руководитель. На практике очень часто можно увидеть, что за всех трех лиц ставит подпись один человек. Такой вариант вполне оправдан. Главное, оформить приказ или доверенность на право подписи документа.
Со стороны получателя предусмотрены две подписи: «Груз принял» и «Груз получил». Первую подпись чаще всего ставит представитель транспортной компании, доставляющей груз покупателю. В графе «Груз получил» расписывается материально ответственное лицо. Товар по накладной может получить уполномоченное лицо покупателя по доверенности.
Подпись заверяется печатями сторон. Но с 2015 года большинство компании могут работать без печати (Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ). Если организация официально отказалась от применения печати, в ТОРГ-12 ее можно не ставить.
Накладная ТОРГ-12 заполняется в двух экземплярах: один остается у поставщика, второй — у покупателя. Если груз перевозит транспортная компания, тогда дополнительно оформляется транспортная накладная.
Нужно заполнить все обязательные реквизиты ТОРГ-12. Безопаснее указать сроки отгрузки и получения товара по накладной. В случае судебных разбирательств сроки в ТОРГ-12 могут сыграть важную роль.
При использовании унифицированной формы ТОРГ-12 из нее нельзя удалять какие-либо реквизиты, зато можно добавить свои.
ТОРГ-12 можно хранить на бумаге или в электронном виде. Если накладная электронная, она должна быть заверена электронными подписями.
Вместо накладной компания вправе использовать универсальный передаточный документ (УПД). Этот документ объединяет в себе ТОРГ-12 и счет-фактуру. Используя УПД, можно значительно сократить документооборот.
Товарная накладная. Образец заполнения
Накладную можно заполнить в бухгалтерской программе. Также существуют специальные сервисы, где можно заполнить товарную накладную онлайн.
Чтобы развеять все вопросы по заполнению документа, приведем пример. ООО «РОС» отгрузило в адрес ООО «Пам» подшипники в количестве 6 штук. Каждый подшипник стоит 74 рубля без НДС. Общая сумма накладной составляет 523,92 рубля. От продавца ответственным лицом по доверенности является менеджер Синицын Т. П. Именно он подписал ТОРГ-12 в отведенных графах. Товар был лично получен у поставщика на складе Печкиным Р. О. по доверенности № 4 от 14.02.2017.
Товарная накладная ТОРГ-12 используется для оформления отгрузки (отпуска) или продажи товарно-материальных ценностей. Унифицированная форма ТОРГ-12 была утверждена постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132. Согласно статье 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ каждый факт хозяйственной жизни должен быть оформлен первичным учетным документом. С 1 января 2013 года применение унифицированных форм бланков не является обязательным (с учетом некоторых ограничений). Поэтому вы можете применять как унифицированные формы, так и разработать собственную. Стоит учесть, что если вы решили разработать бланк самостоятельно, первичный учетный документ должен содержать следующие обязательные реквизиты:
1. название (наименование) документа;
2. дату его составления;
3. название организаций, заключающих сделку, и все необходимые реквизиты: ИНН, КПП, номера банковского счета и пр.;
4. непосредственно факт хозяйственной жизни, который отражается в данном документе;
5. размер натурального или денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
6. должность лица, совершающего сделку или операцию и отвечающего за ее оформление;
7. подписи ответственных лиц.
Образец заполнения унифицированной формы ТОРГ 12
Если компания принимает решение использовать установленные формы унифицированных первичных документов, то стоит следовать определенным образцам и применять соответствующий порядок заполнения, который отвечает требованиям указаний к составлению данных форм. Унифицированная форма ТОРГ-12 товарная накладная должна быть обязательно оформлена в двух экземплярах: один экземпляр передается покупателю и служит основанием для оприходования материальных ценностей, а второй должен остаться у поставщика, ведь этот документ служит основанием для списания материальных ценностей.
На самом деле в заполнении унифицированной формы товарной накладной ТОРГ-12 нет ничего сложного, однако стоит учитывать некоторые особенности. Чтобы принять накладную к учету необходимо, чтобы все реквизиты (графы) были заполнены надлежащим образом.
В шапке бланка необходимо заполнить графу «Поставщик» - организацию со всеми необходимыми реквизитами: адрес, телефон, реквизиты банка. В графах «Грузополучатель» и «Плательщик» необходимо указать покупателя (при условии, что он действительно фактически покупает и самостоятельно оплачивает груз). Необходимо заполнить поле «Основание» - это документ, на основании которого состоялась сделка. Здесь может быть указан, например, договор на поставку. Тут же есть ячейки для указания транспортной накладной - в определенных случаях она может входить в пакет отгрузочных документов.
В графе 3 «Код» можно отразить код, присвоенный реализуемому товару во внутреннем складском учете (номенклатурный код) или артикул товара. Вы можете не заполнять данное поле. Далее, непосредственно в таблице, поставщик должен отразить товары, обязательно с уточнением количества товаров и единиц измерения, цены и налоговой ставки.
Графу 9 «Масса брутто» целесообразно заполнять, если товар реализуется в таре (упаковке). В противном случае проверяющие могут это расценить как оформление первичного документа с нарушениями требований. Если единицей измерения товара являются, например, штука или товар передается покупателю без тары (упаковки), то данную графу можно не заполнять. В целом нет никаких сложностей с заполнением унифицированной формы ТОРГ 12. Образец заполнения товарной накладной ТОРГ-12 приводим ниже:
Скачать бланк ТОРГ-12 .
Товарная накладная - первичный бухгалтерский документ, применяемый для оформления перехода права собственности (путем продажи, отпуска) на товар или другие материальные ценности от продавца к покупателю.
В накладной указывается наименование (вид) товара, его цена, количество и общая стоимость, а также сумма НДС.
Кроме того, товарная накладная должна содержать реквизиты передающей и принимающей сторон, собственноручные подписи уполномоченных лиц, печать организации.
Форма товарной накладной
В силу норм Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" все факты хозяйственной деятельности организации подлежат оформлению первичными учетными документами, утверждаемыми руководителем организации по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.
При этом организация может использовать как самостоятельно разработанные документы, так и , содержащиеся в специальных альбомах и утверждаемые Госкомстатом России.
Так, Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132 утвержден Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций, среди которых - товарная накладная (форма N ТОРГ-12), применяемая для оформления продажи товарно-материальных ценностей сторонней организации.
Поэтому на практике организации для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации применяют товарную накладную по форме ТОРГ-12.
Товарную накладную можно сформировать и хранить как в бумажном виде, так и в электронном.
Оформление товарной накладной
Составление товарной накладной
Товарная накладная составляется в двух экземплярах, один из которых остается у организации-поставщика и является основанием для списания товарно-материальных ценностей.
Второй экземпляр товарной накладной передается покупателю (грузополучателю) и является основанием для оприходования этих ценностей и вычета по НДС.
Подписание товарной накладной
Первичные документы подписываются руководителем и главным бухгалтером или уполномоченными на то лицами.
Перечень лиц, уполномоченных подписывать первичные документы, утверждаются руководителем по согласованию с главным бухгалтером. Таким образом, руководитель может передать право подписывать товарную накладную и оформляет это право доверенностью или приказом.
При этом в ТОРГ-12 может быть проставлено 5 подписей:
три со стороны продавца: (руководитель, бухгалтер, ответственный за отгрузку). В некоторых крупных организациях подпись в товарной накладной при отгрузке ставит один человек. Обычно это некий «оператор», который на основании информации, полученной от бухгалтерии и склада, формирует документ и подписывает своей подписью. Такой порядок работы должен быть закреплен либо в приказе, либо в доверенности, либо в должностных инструкциях «оператора»;
одна со стороны покупателя (ответственный за прием товара) - в строке «Груз получил грузополучатель». В этой строке должна стоять подпись официально уполномоченного представителя покупателя - это может быть лицо по доверенности или по Уставу. Поэтому расписаться должен либо руководитель организации-грузополучателя (покупателя), либо уполномоченное на то лицо по доверенности на право подписи первичных документов.
еще одна подпись - в строке «Груз принял» - ставится любым материально-ответственным лицом, фактически принимающим груз (в той же строке заполняются данные о доверенности за перевозку ТМЦ). Это может быть как перевозчик сторонней организации-транспортировщика, так и представитель организации-покупателя. Руководитель предприятия может принять товар без доверенности - в таком случае он расписывается в строке «Груз принял» и не заполняет строки по указанию реквизитов доверенности.
При этом, в обеих строках «Груз получил грузополучатель» и «Груз принял» может расписаться одно и то же лицо (если у него есть и на ТМЦ, и право подписи первичных документов). В этом случае подпись ставится только в строке «Груз получил».
Заполнение товарной накладной
В графе «Грузоотправитель» должно быть указано в соответствии с учредительными документами полное или сокращенное наименование грузоотправителя, юридический адрес (можно вместе с фактическим), телефон и банковские реквизиты (р./сч и БИК обязательно!).
В случае, когда отгрузка товара осуществляется не поставщиком, а его структурным подразделением, то необходимо указывать в графе «Структурное подразделение» его адрес местонахождения.
Графы «по ОКПО» и «Вид деятельности по ОКДП» указывается для организации, которая составляет товарную накладную, то есть для продавца ТМЦ.
В графе бланка товарной накладной «Грузополучатель» указывается в соответствии с учредительными документами его полное или сокращенное наименование, почтовый адрес, телефон и банковские реквизиты (р./сч. И БИК обязательно!).
Графа «по ОКПО», напротив «Грузополучатель», должна быть обязательно заполнена.
В графах бланка товарной накладной «Поставщик» и «Плательщик» чаще всего указывается аналогичная информация, что и в графах «Грузоотправитель» и «Грузополучатель» соответственно.
Но бывает, что поставщик и грузоотправитель (плательщик и грузополучатель)- разные организации. Тогда в данных графах указывается в соответствии с учредительными документами полное или сокращенное наименование организации, юридический адрес, номер телефона и банковские реквизиты.
В графе бланка товарной накладной «Основание» должны быть указаны номер и дата договора.
Если организация-поставщик доставку товара осуществляет не самостоятельно, а, привлекая перевозчика (грузоотправителя), то заполняется графа «Транспортная накладная» (номер и дата транспортной накладной).
Перед сводной таблицей бланка товарной накладной в графах «Номер документа» и «Дата составления» указывается порядковый номер накладной и дата его составления соответственно.
Налоговая инспекция настаивает, чтобы дата составления совпадала с датой отгрузки ТМЦ.
При заполнении сводной таблицы следует учитывать следующие моменты:
Данные в сводной таблице формы ТОРГ-12 должны соответствовать данным из бланка счета-фактуры.
При этом:
в столбце 5 бланка товарной накладной указывается код единицы измерения;
в столбце 6 бланка товарной накладной указывается вид тары (сокращенно), в которой перевозится товар (к примеру: ящики, коробки и пр.). Если перевозят неупакованный груз, то прописывается в соответствующей строке «н/у»;
в столбце 9 бланка товарной накладной указывается масса каждого товара с учетом массы тары. Необходимо прописывать единицы массы (кг., т. и пр.).
В графе бланка товарной накладной после слов «Товарная накладная имеет приложение на» указывается прописью число листов приложений к данной форме.
В графе после слов «и содержит» прописью указывается число порядковых номеров столбца 1 сводной таблицы.
в графе «Всего мест» бланка товарной накладной число в пересечении строки «Всего по накладной» и столбца 8 сводной таблицы;
в графе «Масса груза (нетто, кг.)» бланка товарной накладной число в пересечении строки «Всего по накладной» и столбца 10 сводной таблицы;
в графе «Масса груза (брутто, кг.)» бланка товарной накладной число в пересечении строки «Всего по накладной» и столбца 9 сводной таблицы;
в графе «Всего отпущено на сумму» бланка товарной накладной число в пересечении строки «Всего по накладной» и столбца 15 сводной таблицы, копейки прописываются цифрами;
Со стороны поставщика товарная накладная должна быть подписана всеми, кто разрешил и произвел отпуск груза, а также главным бухгалтером, и заверена печатью.
Даты со стороны продавца и плательщика должны совпадать с датой составления накладной.
Электронная форма торговой накладной
Форма и порядок составления электронной накладной ничем не отличаются от формы и порядка составления ее бумажного аналога, за исключением того, что электронный документ составляется в одном экземпляре, который состоит из двух файлов.
Один из них формируется на стороне продавца, а второй при пересылке документа - на стороне покупателя.
Для подписания электронных накладных вместо собственноручной подписи использоваться электронная подпись (ЭП), причем электронная товарная накладная подписывается одной электронной подписью со стороны продавца, и одной - со стороны покупателя. Итого две подписи.
При этом в строках «Отпуск разрешил», «Главный (старший) бухгалтер», «Отпуск груза произвел», «Груз принял» и «Груз получил грузополучатель» указываются ФИО и должности соответствующих лиц, а в строке «По доверенности №» - информация о доверенности уполномоченного лица.
Объединение счета-фактуры и товарной накладной в один документ
Счет-фактуру и товарную накладную (ТОРГ-12) допускается объединять в один документ.
Варианты объединения счета-фактуры и товарной накладной в один документ
Для того, чтобы вместо счета-фактуры и товарной накладной составлять один документ, существует два варианта действий:
Вариант 2. Самостоятельно разработать форму объединенного документа. Для этого следует:
1) дополнить форму счета-фактуры следующими реквизитами (ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, п. 9 Правил заполнения счета-фактуры)):
описанием хозяйственной операции - отпуска товаров (например, "товар отпустил" или "отпуск груза произвел");
наименованием должности представителя вашей компании, отпустившего товары, с его подписью, фамилией и инициалами;
описанием хозяйственной операции - приемки товаров (например, "товары принял" или "груз получил");
наименованием должности представителя компании - покупателя или грузополучателя, с его подписью, фамилией и инициалами;
2) приказом руководителя организации утвердить такую дополненную форму счета-фактуры, как первичный документ, в качестве приложения к бухгалтерской учетной политике.
При этом исключать какие-либо реквизиты счета-фактуры из объединенного документа нельзя.
Порядок выставления и регистрации объединенного документа
Дополненный счет-фактуру или УПД надо составлять:
при отгрузке, а не в течение пяти календарных дней со дня отгрузки;
в двух экземплярах, один из которых передается покупателю, а второй регистрируется в книге продаж - так же, как обычный .
Дополненный счет-фактура или УПД в целях исчисления НДС, налога на прибыль, а также бухгалтерского учета будут документами, подтверждающими отгрузку.
Порядок действий с объединенным документом у покупателя
На основании дополненного счета-фактуры или УПД покупатель может:
принять товары к бухгалтерскому учету;
принять к вычету НДС, так же как по обычному счету-фактуре;
учесть стоимость товаров в налоговых расходах.
Учет товарных накладных и хранение
Законодательно не закреплено никаких правил учета товарных накладных.
Поэтому организация вправе сама утвердить правила передачи и хранения документов.
На практике, обычно на складе составляется товарный отчет (первичный документ, на основании которого в учете отражаются данные о реализации товаров и их себестоимости), к которому в хронологическом порядке прикладываются товарные накладные.
Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на бухгалтерском форуме .
Товарная накладная: подробности для бухгалтера
- 12 оттенков «серых» схем
Оформленных документов: договоры, счета-фактуры, товарные накладные, справки о стоимости выполненных работ... вычета НДС: договоры, счета-фактуры, товарные накладные, акты приемки выполненных работ, протоколы... все необходимые документы: счета фактуры, товарные накладные, приходные ордера с подписью материально... образом оформленными счетами-фактурами и товарными накладными. А проблемность контрагентов не является...
- Можно ли применять электронную цифровую подпись и факсимильную подпись при оформлении бухгалтерских документов?
Применение факсимильной подписи при оформлении товарных накладных (товарно-транспортных накладных) при... документов (в т.ч. товарных накладных) стороны могут организовать электронный документооборот... в котором поставка оборудования подтверждалась товарной накладной, которая была подписана факсимиле, ... выполненных работ, подтверждается договором, товарной накладной и актом на выполнение работ... порядок применения факсимиле при оформлении товарных накладных (товарно-транспортных накладных) целесообразно...
- Обязательно ли проверять полномочия лиц, подписавших первичные документы со стороны контрагентов?
Коносаментом, товарной накладной по форме, разработанной поставщиком. При разработке бланка товарной накладной может быть... по организации), влечет недействительность таких товарных накладных. Это подтверждает и арбитражная... свои должностные обязанности и подписавших товарные накладные от имени организации, являются... , подтверждающих полномочия лиц, подписавших товарные накладные, факт поставки товара не опровергает... работникам полномочия на подписание товарных накладных путем выдачи доверенности и...
На любом предприятии осуществляются хозяйственные операции. Результатом чего становится бухгалтерская деятельность. Упрощению этого рабочего процесса способствует во многом заполнение . Накладная -12 как раз входит в эту группу документов.
Определение, информация об ответственных за заполнение и подпись
ТОРГ 12 – это первичный документ, который оформляется при отпуске продукции или покупателям. Накладная заполняется с использованием унифицированной . Которая является обязательной для каждой организации.
Итого – последняя строка, отображающая суммарные результаты по всем предыдущим операциям.
Как быть с исправлениями ошибок?
Это возможно, но только тремя способами.
- Аннулировать документ, а затем создать новый.
- Составить акты о расхождении информации. Тогда в первоначальном документе ставятся отметки, подтверждающие их создание.
- Вычеркнуть информацию, которая не соответствует действительности. При этом правка делается в обеих версиях документа. Дату и подпись ставят рядом с самими правками в документе.
Получение товара по доверенностям
Получение товаров доступно не только ответственным сотрудникам, но и доверенным лицам. На основании документа, который заполнен по форме М2. Сам документ закрепляется только за продавцом. Действуют дополнительные правила заполнения ТОРГ12, если товары передаются именно на основании доверенности. Обязательно наличие номера доверенности и даты, когда она была оформлена. Допустима ситуация, когда на накладной ставят только дату.
Должно присутствовать и имя фирмы, которая выдала доверенность исполнителю.
В графе «груз принял» стоят сведения о лицах-получателях документации. И грузов, которые переданы на основании информации.
Правила заполнения графы 13
Накладная относится к первичной документации. Потому её заполняют только после совершённой, реальной операции. В 13 графе ставят ставку НДС, которая полностью соответствует параметрам отгрузки.
Если ведётся деятельность, на которую распространяются льготы, то указывают 0 процентов. В статье 164 НК РФ легко найти перечень соответствующих занятий.
Без НДС – это пишут те, кто применяет спецрежимы, проводят операции, которые налогом не облагаются.
Недопустимо наличие прочерков и пустых мест в графе 13. Должна отсутствовать и путаница по ставкам, иначе проверяющие органы будут присматриваться к организации.
Приём товара по документу
Выгружаемый товар надо сопоставить с информацией, которая указана в документах. И проверить соответствие фактически отгруженных ценностей с заявкой, оставленной заказчиком.
Проще всего работать с накладными, оформленными в бумажной форме. Водитель должен просто передать документы. Ответственное лицо проводит проверку подлинности и соответствия уже на месте. После этого на бумаге ставят подпись, а затем отправляют её бухгалтерии.
В случае создания электронных версий надо отдельно проработать вопрос о том, как именно проводить процедуру. И работать с самими документами. Например, ввести требование по распечатке. После проставления подписей документ лучше автоматически направлять бухгалтерам. Тогда он не будет задерживаться при передаче, и теряться.
Хранение и учёт документов
Нет никаких особых правил, по которым надо вести учёт для товарных накладных. Организация и её руководство сами устанавливают, в каком именно порядке надо работать с документацией. Практика говорит о том, что на складах составляют так называемые товарные отчёты. Это разновидность первичных бумаг, на основании которых в других документах отражаются сведения по себестоимости, реализационным процессам.
Именно к этим отчётам прикладываются товарные накладные, в хронологическом порядке.
Расходные и доходные учётные книги должны вести ИП, которые используют упрощённые системы налогообложения. Их составляют, основываясь только на первичной документации. Можно использовать электронный формат для ведения таких книг, но тогда их нужно будет распечатывать по окончании налогового периода.
Документы в бумажной форме хранятся с использованием шкафов и коробок, полок. Хранение и передача товарных накладных позволяет использовать как бумажный, так и электронный вид. Это позволит повысить безопасность при передаче, сэкономить время и силы. Главное – закупить официальные электронные подписи перед тем, как переходить на такой вид документооборота. И продумать способ, которым свои подписи должны ставить водители. Порядок оформления возврата по товарам разрабатывается совместно с каждым из контрагентов.
Вконтакте
Универсальный бланк товарной накладной ТОРГ-12, скачать который предлагается бесплатно в Excel и Word на этой странице, специально разработан, чтобы грамотно организовать учет торговых операций в любой компании. Правильное заполнение предложенного образца в двух экземплярах будет основанием продающей стороне для списания отпущенных материальных ценностей, а покупающей - для оприходования приобретенной продукции. Практически, товарная накладная (ТН), выступая в роли первичного документа, позволяет законно оформить переход прав собственности на указанную продукцию от одного собственника к другому.
Назначение ТОРГ-12
Накладная ТОРГ-12 - специфический бланк, предназначенный для документального оформления специфических операций, связанных с перемещением товарно-материальных ценностей (ТМЦ) между отдельными организациями, с одной стороны в числе которых юридические лица или индивидуальные предприниматели, а с другой - как предприятия, так и частные покупатели. Заполнение бумажной версии первичного документа реализуется в двух экземплярах. Один остается в компании (ИП), отпускающей товары или продукцию, а второй передается предприятию (ИП или частному лицу), приобретающему ТМЦ.
Истоки появления и особенности УФТН ТОРГ-12
Унифицированная форма товарной накладной (УФТН) - ТОРГ-12 в формате Word, как и правила заполнения, утверждена в декабре 1998 г. специальным постановлением Госкомстата. А так как, согласно ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» предписывается обязательное оформление фактов хозяйственной деятельности первичными документами, ее необходимо выписывать при каждой отгрузке (отпуске) или продаже различных товарно-материальных ценностей.
С января 2013 года использование унифицированной формы стало необязательным, за исключением определенных оговорок. С этого периода по инициативе главного бухгалтера директор компании (ИП) мог самостоятельно определить образец первичных документов, которые планировалось применять для дальнейшего оформления хозяйственной деятельности своей организации.
Каждое предприятие (ИП) может использовать либо предложенную Госкомстатом версию УФТН или самостоятельно разработанные, в том числе и фирменные бланки товарных чеков (ТЧ) и товарных накладных (ТН). При этом разрешается корректировка (внесение изменений) путем добавления реквизитов, полей, граф, строк и пр. Причем нет «жестких» требований как в плане количества пунктов, так и относительно формата данного документа. В зависимости от специфики деятельности компании и/или особенностей реализуемой продукции можно скачать и распечатать книжную или альбомную версию бланков товарных накладных.
В то же время существуют обязательные требования по поводу самостоятельной разработки первичных документов. В товарной накладной любой компании (ИП) должны присутствовать следующие моменты:
- наименование и номер этого документа;
- шаблон для заполнения даты оформления;
- полное название компаний, участвующих в сделке, с указанием всех реквизитов: ИНН, контакты, адрес в ТОРГ-12, р/счет и пр.;
- описание фактов хозяйственной деятельности, в отношении которых оформляется текущая накладная;
- документы, на основании которых реализуется сделка;
- перечень реализуемых наименований с указанием количества, цены за единицу, НДС, массы и итоговой стоимости покупки;
- должности лиц, которые непосредственно совершают сделку и отвечают за ее документальное оформление;
- подписи в ТОРГ-12 и печати.
С января 2016 года в дополнение к бумажному формату товарных накладных в Word, традиционно заполняемых под копирку, разрешено использование электронных версий на одном листе, сформированных программой Excel, с последующей распечаткой и заверением электронной подписью. В этом случае один лист (файл) необходимо отправить покупателю, а первоисточник остается на хранение у продавца.
В чем отличие товарной накладной от товарного чека
ТН (товарная накладная) считается обязательным первичным документом, подтверждающим сделку, совершаемую на основании предварительно заключенного договора о сотрудничестве юридического лица со сторонней организацией или частным лицом (например, о поставках). Она оформляется при передаче (продаже) продукции другой организации.
ТЧ (товарный чек) выдается в качестве подтверждения розничной продажи-купли без предварительного заключения каких-либо документов. В определенных моментах ТН вполне может заменить ТЧ.
Сроки хранения ТОРГ-12
Согласно требованиям действующих актов Минфина РФ срок хранения товарных накладных ТОРГ-12 и счетов-фактур составляет 4 года после завершения отчетного налогового периода, в котором последний раз использовался данный первичный документ. Например, если ТН и С-Ф были «закрыты» (учитывались в расчете НДС) в первом квартале 2017 года, следовательно, срок их хранения истекает в апреле 2021 года. Однако в интересах бухгалтерии период сбережения учетных документов составляет 5 лет, поэтому ТОРГ-12 придется сохранять до 1 апреля 2022 года.
Нововведения с 1 июля 2017 г.
В соответствии с приказом № ММВ-7-15/329 ФНС РФ с 1 июля 2017 года всем компаниям и ИП разрешается оформлять первичные документы, связанные с движением ТМЦ, двумя способами (форматами):
- бумажный : заполнение ТОРГ-12 в бланке Word, введенном в действие с 9.01.2016 приказом №551 ФНС РФ от 31.11.2015;
- электронный : предоставление на 1 листе электронной версии первичного документа вместе со счетом-фактурой в формате Excel, введенном в действие с 1 июля 2017 г. приказом №555 ФНС РФ от 24.03.2016.
В то же время формально разрешено до конца 2020 года использование и «фирменных» - собственно разработанных бланков ТОРГ-12, которые были применены приказом №172 ФНС РФ от 21.03.2102 г. Заверенные бумажные копии таких товарных накладных при истребовании необходимо будет направлять в налоговую инспекцию.
Особенности заполнения ТОРГ-12
Использование установленных форм товарных накладных предполагает соблюдение определенных правил заполнения. Оформление товарной накладной может проводиться как специалистами бухгалтерии, так и кладовщиками, продавцами и прочими лицами, уполномоченными для отпуска продукции. Бумажная версия первичного документа обязательно составляется в 2 экземплярах, один из которых передается получателю товаров.
В «шапке» УФТН ставится номер и дата совершения сделки. Здесь же заполняются реквизиты компании (ИП), отпускающей товар: полное наименование, адрес в ТОРГ-12, контакты, расчетный счет и другая информация, утвержденная директором (ИП). Аналогично оформляются поля «Плательщик» и «Грузополучатель в ТОРГ-12». Далее - записываются реквизиты договора поставок или других документов, на основании которых совершается текущая сделка.
После этого оформляются данные о реализуемых товарах с указанием перечня, кодов (артикулов), единиц измерения, типов упаковки, цен за единицу наименования, НДС и пр. Если продукция отгружается в особой упаковке (таре), целесообразно заполнять поля «Масса брутто». Иногда в конце бланка перечисляются приложения и сопроводительные документы.
Завершается заполнение ТОРГ-12 информацией о лицах, которые совершают и контролируют сделку. Их подписи, как правило, заверяются печатью компании.
Скачать накладную
Если вы не нашли ответ на свой вопрос или остались недопонимания, обратитесь за бесплатной консультацией к юристу в чате на нашем сайте
| Товарная накладная ТОРГ-12 типовой бланк |  |  |
