Под экспертизой ценности документов понимаем процесс изучения документов и определения их научного, культурного и государственного значения в целях установления сроков хранения и отбора для включения в Государственный архивный фонд Российской Федерации.
Исходя из этого, мы можем сказать, что экспертиза - один из основных видов работы с документами, так как ее главной целью является формирование Архивного фонда Российской Федерации.
Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев. (Рисунок 8.3).
Р и с у н о к 8.3 - Экспертиза ценности документов
Экспертизу ценности документов проводят на основе нормативно-методических документов, разработанных Государственной Архивной службой России. Перечислим эти документы:
1. Основы Законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 07.07.1993 № 5341-1;
2. Примерное положение о Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) Министерства, ведомства Российской Федерации. Утверждено приказом Росархива от 17.03.1998 № 19;
3. Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии организации. Утверждено приказом Росархива от 19.01.1995 № 2;
4. Основные правила работы ведомственных архивов. Утвержден приказом Главархива СССР от 05.09.1985 № 263;
5. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности Госкомитетов, Министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения. Утвержден Главным архивным управлением при Совмине СССР от 15.08.1988 (с изменениями от 27.06.1996)
6. Ведомственные перечни.
Экспертиза ценности документов осуществляется:
· в делопроизводстве организации (учреждения);
· в ведомственном архиве;
· в государственном архиве, как самостоятельный вид работы (целевая экспертиза), а также при описании и переработке описей дел архивных фондов.
Оценка документов в делопроизводстве организации (учреждения) проводится:
при составлении номенклатуры дел, когда определяется ценность будущего дела на основании перечней;
· при регистрации поступающих в организацию (учреждение) документов (при проставлении на документе индекса определяется его принадлежность к конкретному делу, где и указан срок хранения);
· при направлении документа в дело (исполнитель, подробно изучив вопрос, рассмотренный в документе, квалифицированно может определить принадлежность документ к какому- либо делу);
· при проверке правильности отнесения документов к делам (дела должны быть просмотрены полистно, чтобы исключить возможные ошибки);
· при подготовке дел к последующему хранению после завершения их делопроизводством (осуществляется в структурном подразделении организации (учреждении) лицом ответственным за делопроизводство и контролируется экспертной комиссией организации (учреждения) при сдаче на хранение в архив).
Исходя из выше указанного, можно сказать, что ценность документов определяется независимо от формы собственности и организационно-правовой формы, к которой принадлежит организация-фондообразователь, экспертиза проводится на общих принципах и критериях.
В основе оценки ценности документов лежат следующие принципы:
· принцип историзма (требуется рассматривать любое явление в процессе развития и делать анализ закономерностей развития тех или иных общественных явлений, отношений);
· принцип всесторонности (при экспертизе необходимо изучить внутренние и внешние особенности документа);
· принцип комплексной оценки документа (документ должны оцениваться в комплексе с другими документами, так как одни документы дополняются другими, третьи повторяют первые, а четвертые могут быть полностью поглощены вторыми).
На основе принципов складывается система критериев, то есть система научно-обоснованных признаков, на основании которых определяется ценности документов. Систему критерием можно разделить на три группы комплексно применяемых критериев: происхождение, содержание, внешние особенности документов.
К критериям происхождения относятся:
· роль и место организации (учреждения, лица) в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций;
· время и место образования документа.
К критериям содержания:
· значимость события (явления, предмета), отраженного в документах;
· повторяемость информации в других документах;
· целевое назначение документов;
· вид и разновидность документов.
К критериям внешних особенностей документов:
· юридическая достоверность документа (наличие подписей, даты, печатей);
· наличие резолюций, пометок;
· особенности передачи текста;
· особенности материальной основы документа;
· особенности физического состояния документа.
Значение имеющейся в документах информации является основным критерием их ценности. Документацию современных организаций (учреждений) можно разделить на группы:
· документы, отражающие основную деятельность организации (учреждения), а также ее структурных подразделений;
· документы, имеющие вспомогательное значение (сроки их хранения от нескольких месяцев до десяти лет и даже более);
· документы по личному составу (хранятся от нескольких лет до нескольких десятилетий, а некоторые и постоянно).
Для организации и проведения экспертизы ценности документов и отбора их на государственное хранение, а также для контроля и оказания методической помощи в осуществлении экспертизы в организации (учреждении) создаются экспертные органы, экспертные комиссии.
ЦЭК организуются в министерствах и ведомствах Российской Федерации. В остальных организациях, а также в структурных подразделениях министерств и ведомств создаются ЭК.
ЦЭК и ЭК - постоянно действующие совещательные органы, решения которых утверждаются руководителем организации (учреждения).
Центральная экспертная комиссия назначается приказом по министерству (ведомству) из числа наиболее квалифицированных специалистов структурных основных подразделений под председательством одного из руководящих работников. В ее состав в обязательном порядке включается заведующий архивом организации (учреждения) и представитель соответствующего государственного архива, на учете которого состоит данное министерство (ведомство).
Экспертная комиссия организации также назначается приказом руководителя организации (учреждения). Председателем комиссии должен быть один из заместителей руководителя организации (учреждения). В состав комиссии включаются три- пять наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы, хорошо знающих структуру, функции, делопроизводство и состав документации данной организации (учреждения). В нее обязательно входят работники делопроизводственной службы и заведующий архивом или лицо, ответственное за архив (если нет штатной единицы заведующего архивом).
В соответствии с Основными правилами работы ведомственных архивов главными функциями ЦЭЦ (ЭК) являются:
· организация ежегодного отбора документов для хранения;
· рассмотрение годовых разделов описей дел постоянного хранения, описей дел временного хранения (свыше 10 лет), в том числе и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению;
· рассмотрение актов о неисправимом повреждении документов постоянного хранения и актов, о не обнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранения;
· рассмотрение вопросов о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения;
· подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК соответствующего архивного учреждения предложений об установлении и изменении сроков хранения документов;
· участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных документов и методических пособий по вопросам организации документов в делопроизводстве, экспертизе ценности документов и отбору их на государственное хранение (перечней документов с указанием сроков их хранения, номенклатуры дел, инструкций по делопроизводству и т.п.);
· рассмотрение перечней особо ценных дел, описей особо ценных дел;
· методическое руководство и контроль за деятельностью ЭК структурных подразделений и ЭК подведомственных организаций;
· организация и проведение совместно со службой делопроизводства и ведомственным архивом мероприятий по повышению квалификации членов ЭК структурных подразделений.
Для государственных организаций (учреждений) или для организаций, в архивах которых сохранились документы, относящиеся к государственной части Архивного фонда Российской Федерации, решения ЭК становятся правомочными при согласовании их с местным архивным учреждением, которое осуществляет контроль за сохранностью ценных архивных документов. Негосударственные организации самостоятельно принимают решения по экспертизе ценности документов. Однако они также должны согласовывать свои действия с архивными органами при выделении документов к уничтожению в соответствии с "Основами законодательства Российской Федерации об архивном фонде Российской Федерации и архивах".
ЦЭК (ЭК) проводят заседание в соответствии с планами работы, которые утверждаются руководителями организации. Заседание комиссии проводятся не реже двух раз в год. Решение ЦЭК (ЭК) принимаются большинством голосов, заседание протоколируется, протоколы подписывают председатель и секретарь комиссии. Протоколы утверждаются руководителем организации только после их рассмотрения и утверждения ЭПК архивного учреждения.
Протоколы ЦЭК (ЭК), содержащие решения:
· об одобрении описей на дела постоянного хранения и по личному составу;
· об одобрении проектов типовых и примерных номенклатур дел;
· об изменении сроков хранения документов, установленных типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел;
· об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения, а также типовыми и примерными номенклатурами дел.
Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками службы документационного обеспечения управления совместно с ЦЭК (ЭК) организации под методическим руководством архива. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел. Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, дело, законченное делопроизводством в 2005 году, срок хранения которого составляет 5 лет, должно быть уничтожено в 2011 году. Если дело состоит из нескольких томов, которые содержат документы за определенный период (например, документы, послужившие основанием для бухгалтерских записей, формируются, как правило, по месяцам), то исчисление срока хранения этого дела (а не части или тома) аналогично исчислению, приведенному выше, т.е. нельзя уничтожать документы, сформированные в дело, например, за июль 2003 года, срок хранения которых 5 лет, 1 августа 2005 года, они могут быть уничтожены только 1 января 2009 года. Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях. Отбор документов на хранение и уничтожение должен проводиться путем полистного просмотра дел. Не допускается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам дел в номенклатурах, описях структурных подразделений организации или на обложках дел без просмотра самих документов. В делах, предназначенных для постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения, подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов. При отборе дел на хранение уточняется также характер повторения и поглощения содержащейся информации в других документах, при этом учитывается вид, форма и полнота повторения и поглощения. Хранению подлежат только подлинники документов, а в случае их отсутствия (утраты, выемки) - заверенные копии, так как это в дальнейшем играет существенную роль при их использовании. Особенно это касается подтверждения по архивным документам сведений социально-правового и имущественного характера. Дела с отметкой "ЭПК" подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой "ЭПК", содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные описи.
Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел организации.
Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.
Архив проводит экспертизу ценности документов при отборе их на постоянное хранение под методическим руководством соответствующего государственного или муниципального архива.
Подготовка электронных документов к передаче в архив организации состоит из следующих этапов:
- ? проверка физического состояния машинных носителей, предназначенных для передачи в архив;
- ? запись электронных документов на машинные носители;
- ? проверка качества записи;
- ? описание электронных документов;
- ? проставление архивных шифров на единицах хранения (футлярах) в соответствии с архивной описью (описями) электронных документов постоянного хранения и по личному составу;
- ? подготовка комплекта сопроводительной документации.
Сопроводительная документация электронных документов должна быть достаточной для обеспечения их сохранности и использования. В ней отражается следующая информация:
- ? название документа;
- ? дата его создания;
- ? характеристика содержания (аннотация);
- ? электронный формат;
- ? физическая и логическая структура (для баз данных, сайтов и т.п.);
- ? объем документа (для баз данных также - количество записей).
Таким образом, ежегодно в делопроизводстве организации поводят отбор документов на постоянное и временное хранение, а так же для уничтожения. Этот отбор проводит персонал структурных подразделений при участии сотрудников ведомственного архива. Он предполагает анализ фактического содержания документов, находящихся в деле, не основываясь только на заголовках дел, а путем полистного просмотра документов определяется их научная и практическая ценность и соответствующие сроки хранения.
Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.
Экспертиза ценности документов проводится на основе:
- - действующего законодательства и правовых актов РФ по архивному делу и документационному обеспечению управления;
- - перечней типовых документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел;
- - нормативно-методических документов Росархива и органов управления архивным делом субъектов РФ в области архивного дела.
На первом этапе экспертизы ЭД и БД архивом совместно со службой ДОУ или службой, отвечающей за функционирование информационных технологий в организации, определяется перечень систем, тем и проектов, документы которых могут иметь ценность в соответствии с общими требованиями экспертизы. В рамках перечня проводится отбор ЭД и БД на постоянное и временное хранение; перечень утверждается ЭК организации.
Экспертиза ЭД и БД проводится экспертными службами во взаимосвязи с традиционной документацией организации (применяется в комплексе система критериев); определяются значимость, полнота (завершенность) документа; аутентичность документа; отсутствие дублирующей информации в документах, принятых на архивное хранение.
При приеме ЭД и БД на хранение в архив учитываются следующие факторы: ограничения на прием ЭД и БД; завершенность процесса создания ЭД и БД; стоимость возможного перевода ЭД и БД в другой формат при приеме в архив, наличие законодательных актов, препятствующих передаче ЭД и БД, наличие необходимой сопроводительной документации; соответствие типа электронного оборудования различным режимам хранения ЭД и БД; затраты на обеспечение хранения.
Экспертиза ценности документов в организации проводится:
- - в делопроизводстве при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив;
- - в архиве в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение.
Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов в организации приказом руководителя организации создается ЭК из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. В состав комиссии в обязательном порядке включается руководитель архива или лицо, ответственное за архив.
Председателем ЭК назначается один из руководящих работников организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива.
Основными задачами ЭК являются:
- - организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе их формирования;
- - организация и проведение экспертизы ценности документов па стадии подготовки их к передаче в архив организации;
- - организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в государственный и муниципальный архив.
Основные функции ЭК следующие:
- - организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;
- - рассмотрение и вынесение на утверждение и согласование экспертно-проверочной комиссии архивного учреждения проектов номенклатур дел организации, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;
- - подготовка и вынесение на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии архивного учреждения предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями;
- - участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации.
В соответствии с планом работы и но мере необходимости ЭК проводят заседания, которые протоколируются. Решения ЭК вступают в силу после утверждения руководителем организации.
Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками службы ДОУ совместно с ЭК организации под методическим руководством архива.
При проведении экспертизы ценности документов в кадровых службах, как и в других структурных подразделениях, осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
При этом одновременно проверяется качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.
Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.
Дела с отметкой "ЭПК" подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.
Дела с отметкой "ЭПК", содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или формируются в самостоятельные дела.
Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного храпения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел организации.
Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.
Архив проводит экспертизу ценности документов при отборе их на постоянное хранение под методическим руководством соответствующего государственного или муниципального архива.
Подготовка электронных документов к передаче в архив организации состоит из следующих этапов:
- - проверка физического состояния машинных носителей, предназначенных для передачи в архив;
- - запись ЭД на машинные носители;
- - проверка качества записи;
- - описание ЭД;
- - проставление архивных шифров на единицах хранения (на футлярах) в соответствии с архивной описью (описями) ЭД постоянного хранения и им личному составу;
- - подготовка комплекта сопроводительной документации.
По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи дел постоянного временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении и уничтожению дел, не подлежащих хранению.
В архиве организации в зависимости от состава и объема ЭД, отнесенных к составу Архивного фонда РФ, составляются архивные описи на ЭД постоянного хранения и по личному составу.
Экспертно-проверочная комиссия архивного учреждения утверждает описи па дела постоянного хранения и согласовывает описи на дела по личному составу.
Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК организации одновременно. Одобренные ЭК акты и описи утверждаются руководителем организации только после утверждения экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения описей для постоянного хранения; после этого организация имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты.
Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Например, законченные дела с трехлетним сроком хранения в 2009 г. могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2012 г.
Акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих храпению, составляется на дела всей организации. Если в акте указаны дела нескольких подразделений, то название каждого из них указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.
Архивные учреждения проверяют правильность отбора дел на постоянное хранение и при необходимости имеют право потребовать включить в опись дел постоянного хранения дела, отобранные на временное хранение или к уничтожению.
Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемосдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.
1. Введение…………………………………………………………….2
2. Система экспертных органов……………………………………….4
3. Критерии экспертизы ценности…………………………………….7
4. Порядок проведения экспертизы ценности документов…………10
5. Список литературы……………………………………………….13
1. Введение
Управленческая деятельность присуща всем учреждениям, предприятиям и организациям.
Она охватывает организационные вопросы, планирование, финансирование, отраслевую производственную работу, подбор и расстановку кадров, контроль и т. д. В процессе управления собирается, обрабатывается и передается огромное количество информации.
На основе информации принимаются управленческие решения, информация служит доказательством их исполнения и источником для обобщения. Эффективность управления зависит от объема, оперативности и достоверности информации, которая фиксируется в документах.
Документ, зафиксировав информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, а также многократное использование информации.
Таким образом, документирование управленческой деятельности заключается в записи по установленной форме необходимой для управления информации, то есть в создании документов. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления.
Документы как источники информации неравноценны.
Особое значение имеют документы «личные», содержащие информацию о выдающихся государственных и общественных деятелях, Деятелях литературы и искусства, имеющие научную ценность, историческое значение. Их следует оставлять на вечное хранение.
Документы «но личному составу», которые содержат информацию о трудовой деятельности граждан, их обучении и других событиях в жизни, имеют ценность для конкретных людей. Такие документы имеют длительный срок хранения, а затем уничтожаются.
По срокам хранения документы подразделяются на три группы:
Документы постоянного хранения;
Документы длительного (свыше 10 лет) хранения;
Документы временного хранения (до 10 лет включительно).
В процессе проведения экспертизы ценности документов решаются две задачи:
Отбор ценных документов для вечного хранения и отбор документов, имеющих долговременное практическое значение, для длительного хранения (свыше 10 лет);
Выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, черновиков, дублетных документов.
Экспертиза ценности документов - это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.
В результате проведения экспертизы ценности:
· устанавливается комплекс документов постоянного хранения;
· производится отбор к уничтожению утративших свое значение документов с истекшими сроками хранения;
· определяются уникальные и особо ценные дела;
· осуществляется полноценное комплектование архива организации и государственных архивов документами, представляющими интерес для науки и истории.
2. Система экспертных органов
Для организации и проведения работ по экспертизе ценности документов, образующихся в деятельности любой организации независимо от формы собственности или функций, приказом директора (президента, начальника) создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК), в состав которой входят квалифицированные специалисты основных структурных подразделений (не менее 3-9 человек).
Председателем ЭК назначается один из руководителей организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива, секретарем - сотрудник службы документационного обеспечения управления (ДОУ).
Функции и права экспертной комиссии, организация ее работы определяются положением об экспертной комиссии. При разработке этого положения следует руководствоваться Примерным положением об экспертной комиссии (ЭК) организации, утвержденным Росархивом в 1995 году.
В организациях, имеющих подведомственную сеть, создаются Центральные экспертные комиссии (ЦЭК), а при необходимости и экспертные комиссии структурных подразделений.
В состав ЭК и ЦЭК входят:
Экономист или работник бухгалтерии (учетно-финансовая документация составляет значительный процент всеобщей массе документов);
Работник делопроизводственной службы;
Руководитель архива организации или должностное лицо, ответственное за архив;
Специалист по научной, производственной и другим видам документации;
Специалист по обеспечению защиты информации.
В состав ЦЭК целесообразно включить представителя архивного учреждения, для которого данная организация является источником комплектования.
В положениях об ЭК и ЦЭК изложены правовые аспекты, функции комиссий и порядок работы.
ЭК и ЦЭК - совещательные органы при руководителе организации, их заседания проводятся по мере необходимости.
Все решения экспертной комиссии фиксируются в протоколах, которые подписывают председатель и секретарь комиссии. Эти решения вступают в силу после утверждения протоколов ЭК и ЦЭК руководителем организации.
ЦЭК осуществляет методическое руководство работой экспертных комиссий структурных подразделений и подведомственных организаций. Протоколы, содержащие решения о типовых и примерных номенклатурах дел, утверждаются руководителем организации после их рассмотрения экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архивного учреждения.
Методическое руководство работой экспертных комиссий осуществляют экспертнопроверочные комиссии (ЭПК), созданные в органах архивного управления при администрации края, области, города, а также в федеральных государственных архивах.
Если ЭК и ЦЭК - первая, то ЭПК - вторая инстанция контроля над отбором документов на хранение и уничтожение.
При Росархиве и архивных управлениях созданы центральные экспертно-проверочные комиссии (ЦЭПК) - это высшая инстанция по вопросам экспертизы ценности документов. ЦЭПК действуют на основании Положения о центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральном агентстве, утвержденном Приказом Росархива в 2007 году.
В государственных архивах есть экспертно-методические комиссии (ЭМК); в их ведении находятся:
Экспертиза ценности документов внутри госархива;
Рассмотрение разработанных в архиве методических пособий;
Работа по комплектованию госархива.
Таким образом, система экспертной службы состоит из:
Архивных учреждений - ЦЭПК, ЭПК, ЭМК;
Прочих учреждений - ЭК, ЦЭК. Основными функциями ЦЭК и ЭК являются:
Рассмотрение, вынесение на утверждение и согласование с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения проектов сводной номенклатуры дел организации, если архив организации является источником комплектования Архивного фонда Российской Федерации;
Организация и проведение совместно с делопроизводственной и архивной службами ежегодного отбора дел для дальнейшего хранения или выделения к уничтожению;
Рассмотрение, представление на утверждение руководителю организации и на одобрение ЭПК описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;
Рассмотрение и согласование с госархивом графиков передачи документов из структурных подразделений в архив организации и графиков передачи дел постоянного хранения из архива организации в госархив;
Рассмотрение вопросов приема на ведомственное хранение документов личного происхождения.
3. Критерии экспертизы ценности
Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации осуществляется по результатам экспертизы ценности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов. Критерии экспертизы ценности - это система научно обоснованных признаков, на основе которых определяется ценность документов.
В процессе экспертизы ценности документов применяются все критерии в совокупности. В этом заключается одно из проявлений всесторонности и комплексности оценки документов.
К критериям происхождения относятся:
Роль и место организации или лица в системе государственного управления или конкретной отрасли, в результате деятельности которых созданы документы;
Значимость выполняемых ими функций;
Время и место образования документов.
Критерий происхождения позволяет разделить все организации, учреждения и предприятия примерно на три группы.
К первой группе относятся организации, документы которых имеют большую научную, историческую и экономическую ценность. Это центральные и местные органы власти и управления, их отраслевые структурные подразделения, органы суда и прокуратуры, научные и промышленные объединения, крупные заводы и фабрики и др.
Вторую группу составляют организации местного значения. Это большое количество организаций, однородных по функциям и целевому назначению. Документы этой группы имеют практическое и определенное научное значение, но принимаются в государственные архивы, как правило, выборочно, так как деятельность таких учреждений отражается в документах вышестоящих организаций. Важные документы организаций этой группы, которые не поступают в вышестоящие организации, должны быть выявлены и присоединены к документам вышестоящей организации.
Третью группу составляют преимущественно организации вспомогательного и обслуживающего характера. Документы этой группы организаций имеют значение только для практической работы.
Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками службы документационного обеспечения управления совместно с ЦЭК (ЭК) организации под методическим руководством архива.
При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.
Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.
Дела с отметкой "ЭПК" подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.
Дела с отметкой "ЭПК", содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.
Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел организации.
Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.
2.3.4. Архив проводит экспертизу ценности документов при отборе их на постоянное хранение под методическим руководством соответствующего государственного или муниципального архива.
Особенности проведения экспертизы ценности электронных документов.
Отбор электронных документов на архивное хранение осуществляется в результате экспертизы ценности электронных документов, которая проводится экспертной комиссией организации.
На первом этапе экспертизы электронных документов архив совместно с делопроизводственной службой или службой, отвечающей за функционирование информационных технологий в организации, определяет перечень систем, тем и проектов, документы которых могут иметь ценность в соответствии с общими критериями экспертизы.
В рамках перечня проводится отбор электронных документов на постоянное и временное хранение; перечень утверждается экспертной комиссией организации.
Экспертиза электронных документов проводится экспертной комиссией во взаимосвязи с документацией организации на традиционных носителях (применяется в комплексе система общих и специальных критериев: значимость, полнота (завершенность) документа; аутентичность документа; отсутствие дублирующей информации в документах, принятых на архивное хранение).
При приеме электронных документов на хранение в архив учитываются факторы: ограничения на прием электронных документов; завершенность процесса создания электронных документов; стоимость возможного перевода электронных документов в другой формат при приеме в архив; наличие законодательных актов, препятствующих передаче электронных документов; наличие необходимой сопроводительной документации; соответствие типа электронного оборудования различным режимам хранения электронных документов, затраты на обеспечение хранения.
По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи дел постоянного (приложение 1), временного (свыше 10 лет) хранения (приложение 2) и по личному составу (приложение 3), а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (приложение 4).
В архиве организации в зависимости от состава и объема электронных документов, отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации, составляются описи электронных документов постоянного хранения, описи дел по личному составу (приложение 5). Управленческая, научно-техническая документация, отдельные комплексы электронных документов включаются в самостоятельные описи.
Порядок оформления и утверждения описей установлен в п. 6.4.5 настоящих Правил.
ЭПК архивного учреждения утверждает описи дел постоянного хранения и согласовывает описи дел по личному составу (включая описи дел электронных документов).
Указанные (п. 2.4.1) описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) организации одновременно.
Одобренные ЦЭК (ЭК) акты и описи утверждаются руководителем организации только после утверждения ЭПК архивного учреждения описей дел постоянного хранения; после этого организация имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты.
Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт. Например, законченные дела с трехлетним сроком хранения в 1991 г. могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 1995 г.
Акт о выделении к уничтожению дел , не подлежащих хранению, составляется на дела всей организации. Если в акте указаны дела нескольких подразделений, то название каждого подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.
Исполненных документов в учреждении, фирме накапливается много. Чтобы в них легко можно было разобраться и быстро найти нужную информацию, документы после их исполнения группируют в дела, т.е. раскладывают в отдельные папки.
Формирование дела определяется как "Группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела".
Распределение документов в дела проводится в соответствии с номенклатурой дел.
Формирование дел должно отвечать следующим основным требованиям:
оперативность обработки и поиска документов;
надежность документационного обслуживания;
сохранность документов.
Поэтому этой стадии работы с документами всегда придавалось большое значение и были выработаны единые требования к формированию и оформлению дел.
Основными нормативными документами, которыми необходимо пользоваться сегодня при организации работы по формированию, оформлению и хранению дел являются "Основные правила работы архивов организаций" и "Государственная система документационного обеспечения управления".
Порядок формирования, хранения и оформления дел должен быть на основании указанных нормативных актов изложен в инструкции по делопроизводству конкретного учреждения, фирмы с указанием специфики (если она есть) формирования отдельных категорий дел.
Этой инструкцией должны руководствоваться работники учреждения, ответственные за формирование и хранение дел.
Дела формируются централизованно (в канцелярии) и децентрализованно (в структурных подразделениях).
Распорядительные документы, переписку руководства и важнейшие внутренние документы формируют и хранят в канцелярии или секретариате руководства.
В небольших учреждениях, фирмах дела централизованно формирует и хранит секретарь.
В структурных подразделениях выделяются лица, ответственные за сохранность документов и формирование их в дела.
Контроль за правильным формированием дел и методическое руководство этой работой осуществляет ведомственный архив и соответствующий государственный архив.
Формирование дела начинается сразу с начала года. Поэтому на каждое названное в номенклатуре дело к началу года должна быть заведена папка. Это может быть папка-скоросшиватель или папка-регистратор.
На обложке каждого заводимого дела указывается название учреждения, фирмы. Если учреждение имеет официально признанное сокращенное наименование, то лучше употребить его. Например: МГИМО и т.п.
Затем с новой строки пишется название структурного подразделения. Например, Бухгалтерия или Отдел кадров.
Под названием структурного подразделения в середине обложки указывается индекс дела по номенклатуре. Например, Дело № 02-24, где 02 значит индекс структурного подразделения, а 24 - порядковый номер дела по номенклатуре.
Заголовок на обложку дела обычно переносится полностью из номенклатуры. Внизу обложки дела указывается срок хранения (если дело имеет постоянный срок хранения, пишется "хранить постоянно").
Раскладка документов в дела производится секретарем или лицами, ответственными за эту работу в структурных подразделениях систематически, ежедневно в течение всего года.
Исполненные документы должны иметь отметку об исполнении и помещаются в дела в тот же день к концу рабочего дня. Строгое выполнение этого несложного правила исключит потерю документов и обеспечит их сохранность.
В дело могут быть подшиты только те документы, которые предусмотрены в нем номенклатурой. В случае появления документов, не предусмотренных номенклатурой, заводится самостоятельное дело, а его название дописывается в номенклатуру дел под резервным номером.
Прежде чем подшить документ в дело, следует проверить, исполнен ли он (о чем должна быть помета).
Неисполненные, а также подлежащие возврату документы подшивать в дело запрещается.
Документы включаются в дело только в одном экземпляре. Черновики, размноженные копии в дело не подшиваются. Исключение могут составлять черновики и дублетные материалы особо ценных документов, а также копии, на которых есть какие-либо резолюции, пометки, визы, дополняющие содержание первых экземпляров.
Толщина каждого дела не должна превышать 30-40 мм, около 250 листов. Если документ больше, дело разделяется на два или более тома.
При формировании дел следует соблюдать ряд требований. Важнейшим из них является группировка в отдельные дела документов постоянного и временного хранения.
Лишь в исключительных случаях документы разных сроков хранения, но связанные с рассмотрением одного вопроса, помещают в одну папку, но после принятия решения и окончания дела документы переформируются.
Документы формируются в дело только за один календарный год. Исключение из этого правила составляют переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы лица в учреждении, а также выборных органов и их постоянных комиссий, формируемые в дела за период их созыва.
Особенность в формировании имеют дела учебных заведений, формируемые по учебным годам, документы театров, характеризующие сценическую деятельность и группируемые в течение театрального сезона, дела фильмов, рукописи, истории болезни и ряд других.
Документы помещаются в дело со всеми относящимися к ним приложениями и дополнительными материалами, возникшими в ходе решения вопроса. Однако в тех случаях, когда приложения имеют большой объем, их целесообразно формировать в самостоятельные тома.
Например, к приказам часто подбирают различные заявления, справки, акты, записки, послужившие основанием для их издания. Их можно группировать отдельно: "Приказы за 1999 г." - одно дело и "Документы (справки, заявления, докладные записки) к приказам за 1999 г."- второе.
Также часто формируют протоколы и документы к ним.
Плановая и отчетная документация (планы, заявки, сметы, отчеты и расчеты к ним) помещается в дела того года, к которому она относится по своему содержанию, независимо от времени ее составления или даты поступления. Например, отчет за 1999 год будет составлен в 2000 году, но помещается в дело 1999 г. И наоборот, план на 2000 г. составляется в 1999 году, а помещается в дело 2000 года.
Перспективные планы должны быть отнесены к году их утверждения. При этом следует помнить, что планы, сметы и отчеты группируются отдельно от проектов этих документов.
Внутри дела документы систематизируются в вопросно-логическом, хронологическом, алфавитном и нумерационном порядке, но возможны сочетания и комбинации.
Как правило, документы в деле группируются по вопросно-логическому принципу, предусматривающему размещение документов в последовательности решения вопроса. Эта группировка совпадает с хронологическим принципом группировки.
При алфавитной систематизации документов используют фамилии их авторов, названия учреждений - корреспондентов, наименования административно-территориальных единиц, объектов, предметов.
В нумерационном порядке группируются однородные документы, имеющие порядковую нумерацию (квитанции, накладные и т.п.).
Систематизация отдельных категорий документов имеет свою специфику.
Распорядительные документы (приказы, распоряжения, постановления и т.п.) формируются по видам документов и хронологии. При этом приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
Документы коллегий группируются в два дела:
протоколы и решения коллегии;
документы к заседаниям коллегии (повестка дня, доклады, справки, заключения, проекты решений и т.д.).
Переписку систематизируют в хронологической последовательности: документ-ответ подшивается за документом-запросом. Хронология соблюдается по инициативным документам.
Свою специфику имеет формирование личных дел, бухгалтерских документов, обращений граждан.
Документы в личных делах размещают в следующей последовательности: внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле; заявление о приеме на работу, направление или представление; анкета, листок по учету кадров; автобиография, документы об образовании, выписка из приказов о назначении, перемещении, увольнении (копии записок о приеме на работу, переводе, увольнении); дополнение к личному листку по учету кадров; дополнение к личному листку по учету поощрений.
Справки с места жительства, о состоянии здоровья и другие документы второстепенного значения группируются отдельно от личных дел. В пределах этих групп документы располагают по хронологии.
Копии приказов о наложении взысканий, о поощрениях, изменении фамилии и т.д. в связи с внесением этих записей в дополнение к личному листку по учету кадров в личное дело не помещают.
По месту формирования на текущем хранении дела состоят в течение 2-х лет. Дела размещаются в запирающихся шкафах или сейфах для их сохранности и защиты от пыли и света.
Дела хранятся на полках вертикально согласно последовательности их расположения в номенклатуре дел. НД прикрепляется на внутренней дверце шкафа На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре для быстрого поиска документа.
Оформление дела - это комплекс работ по его переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов;
Начинается оно с момента заверения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки его к передаче в ведомственный архив после окончания календарного года, в течение которого дело было заведено.
Оформление дел проводится работниками службы делопроизводства.
В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, их допускается хранить в скоросшивателях, без внутренней пересистематизации документов, без нумерации листов, а также без составления заверительной надписи.
При оформлении обложек дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу должны указываться следующие реквизиты:
наименование учреждения и его непосредственная подчиненность;
наименование структурного подразделения,
индекс дела;
аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы);
дата дела (тома, части);
количество листов в деле;
срок хранения дела;
архивный шифр дела.
Кроме того, на обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива и учреждения.
Следует особо отметить, что архивный шифр на обложках дел постоянного хранения проставляется чернилами в ведомственном архиве только после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, утвержденных ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы (до этого он проставляется карандашом).
Архивные шифры на обложках дел долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу проставляются чернилами после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, одобренных ЦЭК (ЭК) учреждения, согласованных с ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы (для описей дел по личному составу) и утвержденных руководителем учреждения.
При заполнении реквизитов обложки дела необходимо соблюдать следующие требования:
название учреждения пишут полностью с указанием подчиненности в именительном падеже или указывают его официально принятое сокращенное наименование;
заголовок и номер дела переносят на обложку из номенклатуры (последний целесообразно проставлять и на корешке дела для удобства поиска дел при вертикальном способе их хранения).
В конце делопроизводственного года в оформление обложки дела постоянного или долговременного (свыше 10 лет) хранения вносятся необходимые уточнения.
Если название учреждения (вышестоящего ведомства, структурного подразделения) изменилось или дело передано в другое учреждение (структурное подразделение), на обложке дописывают название этого учреждения (структурного подразделения).
Заголовок дела на обложку переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы.
В необходимых случаях (например, если заголовок на обложке не отражает содержания документов в деле) в него вносятся дополнительные сведения и уточнения.
В заголовках дел, содержащих копии документов, должна указываться их копийность.
Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается. Если данные о копийности документов относятся ко всем документам дела, то их помещают за заголовком (в строку, после точки, с прописной буквы), а если данные относятся к части документов или к одному из них, то их пишут после описания документов (в скобках со строчной буквы).
При наличии в деле нескольких томов (частей) на обложку каждого тома (части) выносятся общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).
Важным реквизитом обложки дела является дата дела, т.е. годы заведения и окончания дела в делопроизводстве.
Правильное датирование дел зависит от всестороннего учета характера и вида документов, которые в них сформированы.
Датой дела, содержащего распорядительную, творческую и другую документацию (доклады, стенограммы, письма и т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дела, состоящие из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов, т.е. число, месяц, год регистрации (составления) самого раннего и самого позднего из документов, включенных в дело.
Датой дела, содержащего протоколы заседаний коллегиальных органов, комиссий и т.п., являются даты составления первого и последнего протоколов или даты их утверждения (если они утверждаются).
Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.
В конце каждого дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения для учета количества и фиксации особенностей нумерации листов на отдельном листе составляется заверительная надпись, в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов и отдельно через знак «+» (плюс) - количество листов внутренней описи (при ее наличии).
Заверительная надпись пишется разборчиво, с указанием должности составителя, даты составления и подписывается составителем с расшифровкой подписи.
Последующие изменения в составе и состоянии дела (недостача документов, присоединение новых, замена подлинных документов копиями и т.д.) отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт.
Для определенных категорий дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызван спецификой содержащейся в них документации (особо ценные, личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, дела на авторские свидетельства и патентные изобретения и т.д.), а также сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают их конкретного содержания, составляется внутренняя опись документов.
По окончании делопроизводственного года все завершенные дела постоянного и временного хранения, прошедшие экспертизу ценности, вносятся в описи.
Опись дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, раскрывающий их состав и содержание, закрепляющий систематизацию дел в пределах фонда и их учет. Кроме этого, опись является одновременно учетным документом и основным видом научно-справочного стандарта, обеспечивающим оперативный учет дел и описей.
