Подпись удостоверяет подлинность документа и делает его действительным. Неправильная подпись может стать причиной оспаривания в суде и доставить много других неприятностей. Предпринимателям следует знать основные правила визирования документации, чтобы не попасть в неприятные ситуации, когда документ может быть признан не имеющим законной силы.
- Кому принадлежит право ставить свою подпись на важной документации, и можно ли это право делегировать другим лицам?
- Как разместить свою подпись в соответствии с правилами делопроизводства?
- А если подписываться должны сразу несколько лиц?
Необходимость подписи
Вся хозяйственная жизнь организации сопровождается письменным документированием. Уставы, отчеты, декларации, договоры и другие документы имеют юридическую силу, если они совершены в письменной форме, а доказательством письменной формы является наличие на документах подписи сторон или ответственных лиц, имеющих необходимые полномочия.
У кого есть полномочия подписи?
Кто имеет право подписывать тот или иной документ, должно быть четко заявлено в соответствующих нормативных актах, в качестве которых могут выступать:
- учредительные документы организации;
- должностная инструкция;
- локальные нормативные акты;
- приказ;
- распоряжение;
- доверенность.
Абсолютным правом подписи (без доверенности или других специальных обоснований) обладает руководитель, то есть директор либо председатель правления. Его данные обязательно содержатся в госреестре (ЕГРЮЛ или ЕГРИП).
ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Если руководитель при регистрации предприятия дает право подписи без доверенности наряду с собой другому лицу или лицам, эта информация также вносится в реестр.
ИП один за всех
Индивидуальный предприниматель, имеющий право выполнять и функции главного бухгалтера, может ставить свою подпись не только на документах, требующих директорской визы, но и расписываться в графе «главный бухгалтер», например, в товарно-транспортной накладной.
Подпись по доверенности
Доверенность – это письменный документ, которым делегируются те или иные полномочия. В нашем случае, это передача права ставить свою подпись. Такую может выдать только то лицо, которое обладает этим правом безоговорочно по учредительным данным, то есть, чаще всего, представитель руководства.
Формат доверенности и формат подписываемого документа должен совпадать. Например, если по доверенности будет подписана сделка, требующая заверения у нотариуса, то доверенность также должна быть нотариально удостоверена.
Если точно следовать правилам, то в документе обязательно должно быть указание на право подписанта выступать от имени организации: подпись на основании учредительных документов, приказа или распоряжения руководства, доверенности.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если доверенность выдается от имени юридического лица, то выдавать ее должен директор либо другое лицо, указанное в учредительных документах.
Кому подписать документ, если директор отсутствует?
Если лицо, обладающее абсолютным правом подписи, по какой-либо причине отсутствует на своем рабочем месте в момент необходимости подписи, такой вариант следует предусмотреть заранее. Возможны несколько способов разрешить такую ситуацию:
- Предусмотреть в учредительных документах возможность подписи для заместителя директора или другого должностного лица.
- Выдать доверенность на подпись уполномоченному лицу (можно сделать это сразу на длительный срок, например, на год).
- Издать приказ или распоряжение на право подписать конкретный документ (единоразовый вариант).
- Использовать в случаях, когда это не противоречит законодательству.
Подписывает И.О.
Если документ подписывает временно исполняющий обязанности директора или его заместитель, право подписи делегируется ему на основании вышеперечисленных документов. При этом в самой подписи указание на «и.о» ставить не нужно, по правилам ГОСТа требуется только наименование должности, которая у сотрудника, временно взявшего на себя обязанности руководства, осталась прежней. Ее и нужно указать при визировании документа. Недопустимо также применение косой черты и употреблении предлога «за» перед подписью.
ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Документы, подписанные исполняющим обязанности с нарушением оформления данного реквизита (с буквами «и.о», слэша или предлога «за») невозможно заверить нотариально, они могут быть оспорены судебным порядком.
На месте директора — подпись исполняющего его обязанности
Если в бланке на месте, предназначенном для подписи, стоит должность директора, а подписывает и.о., то нужно зачеркнуть напечатанную фразу и вписать наименование реальной должности подписывающего. Так же следует поступить, если напечатана фамилия и инициалы отсутствующего руководителя. Исправления делаются в рукописной форме.
На чем не может быть факсимиле?
Оттиск-образец подписи, который так легко передать любому сотруднику и потому очень удобно использовать, можно оставлять далеко не на всех документах. Законные основания запрещают ставить такую подпись, которая не требует «живого» участия уполномоченного лица, на следующих документах:
- связанных с банковскими расчетами;
- различных ведомостях;
- кадровых бумагах;
- декларациях;
- счетах-фактурах;
- кассовых документах;
- договорах, которые нужно регистрировать;
- доверенностях.
Можно оставлять факсимильную подпись при обмене документами в рамках одного договора, если:
- в договоре, подписанном обычным образом, предусмотрена такая возможность;
- между партнерами действует соглашение о применении клише-факсимиле.
Такими бумагами могут быть коммерческие предложения, письма, акты, спецификации и т.п.
Как оформляется реквизит «подпись»
Казалось бы, что может быть проще – поставить свою подпись? Между тем, это такой же серьезный реквизит, как и название организации и ее банковские атрибуты. Поэтому правильность его оформления должна совпадать с требованиями, предъявляемыми к делопроизводству.
Элементы подписи
Подпись как реквизит состоит из трех частей.
- Наименование должности должно быть указано в полной форме в соответствии со . Если подпись будет стоять не на официальном бланке, то к названию должности надо обязательно присовокупить и название организации. Пишется с большой буквы. Этот элемент расположен по левому краю документа.
- Личная подпись – то, что принято в обиходе называть росписью. К ней особых требований нет: это может быть как росчерк, так и фамилия с одним или несколькими инициалами. По негласным правилам, из росчерка должны быть понятны минимум одна буква из имени и три из фамилии.
- Расшифровка подписи – инициалы и фамилия. Она должна полностью совпадать с паспортными данными, вплоть до точек в букве ё, если они присутствуют в удостоверении личности. Размещается на уровне последней строки подписи.
Расположение подписи
Подпись неотделима от текста документа. Если текст заканчивается внизу страницы, то подпись не может быть перенесена на отдельный лист, если кроме нее другого текста на листе не будет. Принято переносить минимум последний абзац, при этом не забывать о правильной нумерации страниц.
Если предусмотрено несколько подписей, то они располагаются одна под другой в порядке убывания номенклатурной значимости должностей.
К СВЕДЕНИЮ! Если подписываются члены комиссии, то указывать нужно не их фактические должности, а их роль в составе комиссии («Председатель», «Член комиссии»). А вот располагать их требуется в порядке субординации.
ИОФ или ФИО?
Порядок размещения инициалов – перед или после фамилии – определен Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст и Унифицированной системой организационно-распорядительной документации «Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003».
Согласно этим нормативным актам, инициалы после фамилии ставятся в следующих случаях:
- при адресовании документа физическому лицу (например, Королевой А.П.);
- при декларировании или накладывании резолюции при указании исполнителя (например, «Поручение возлагается на Романова И.И.»).
Если подпись является реквизитом, то инициалы помещаются перед фамилией . После инициалов ставится точка, пробелом от фамилии они не отделяются.
Печать на подписи
Не является обязательным для некоторых форм предпринимательской деятельности, например, для ИП. Но для большинства документов наличие печати удостоверят их подлинность. Использование ее регламентируется обязательными требованиями, которые нужно соблюдать.
- Печать не может быть поставлена раньше подписи и тем более на пустом листе.
- Если документ составлен на специальном бланке, то печать ставится в предусмотренном для этого месте, отпеченном буквами М.П. («место печати»).
- В других случаях печать ставят рядом с подписью, разрешается (но это не обязательно) перекрывать краем печати часть личной подписи. Полностью росчерк перекрывать нельзя, так как подлинность его должна поддаваться удостоверению.
- Проверьте полномочия вашего контрагента на подпись, особенно если это ваш первый опыт письменного сотрудничества.
- Уточните не только личность подписанта и достоверность уполномочивающего документа, но и его сроки действия.
- Если документ состоит из нескольких страниц, то подписывать следует каждый лист, а не только конец документа. Можно прошить документ и скрепить подписью каждое место прошивки.
- В учредительных документах нужно предусмотреть порядок уведомления партнеров о передаче полномочий подписи руководством другим лицам.
С лужба делопроизводства (или секретарь) организации осуществляет нормоконтроль качества составления и оформления официальных документов, проекты которых готовят исполнители в структурных подразделениях. Эта функция должна быть закреплена в положении о подразделении (или должностной инструкции ).
Нормоконтроль проекта документа служба делопроизводства осуществляет по следующему примерному алгоритму:
- просматривается и оценивается текст: его грамотность и соответствие требованиям делового стиля русского литературного языка, исправляются выявленные грамматические и синтаксические ошибки, стилистические неточности, которые не были учтены исполнителем в процессе согласования проекта (или были просто проигнорированы им);
- анализируется заголовочная часть, в которой оформляются реквизиты организации - автора документа. Оценивается правильность применения бланка того или иного вида;
- проверяется правильность оформления двух атрибутов реквизита «подпись», которые появляются в проекте документа до его подписания: наименование должности и расшифровка подписи (фамилия с инициалами ). Здесь обращается внимание на полномочия вписанного должностного лица подписывать подобные документы. Важно в каждом документе отслеживать логическую взаимосвязь реквизитов автор – текст – подпись , отвечая на вопрос: имеет ли право то должностное лицо, наименование должности и расшифровка подписи которого указаны в проекте документа, принимать решения, сформулированные в тексте документа от имени его автора.
Оформление перечисленных реквизитов обычно сверяется с требованиями Инструкции по делопроизводству организации, в которой, как правило:
- закреплены положения пока еще действующего ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», или
- напрямую сделана отсылка к тексту этого стандарта, чтобы иметь возможность отвечать на «риторический» вопрос: «А где это прописано?»
Обратите внимание, что с 1 июля 2017 года на смену ГОСТ Р 6.30-2003 приходит ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Поэтому далее в статье мы будем сравнивать рекомендации этих стандартов.
Только корректный документ передается на подпись уполномоченному руководителю. Дата и индекс оформляются службой делопроизводства после проставления им личной подписи .
Документ приобретает юридическую силу после оформления всех идентификационных реквизитов: автор, дата, индекс, текст, подпись.
Фрагмент документа
Свернуть Показать
ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
57) подписание (документа): Заверение документа собственноручной подписью должностного или физического лица по установленной форме.
58) подпись: Реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица.
Составные элементы подписи
Оба стандарта по оформлению организационно-распорядительных документов (еще действующий ГОСТ Р 6.30-2003 и новый ГОСТ Р 7.0.97-2016) говорят о том, что реквизит «подпись» состоит из следующих атрибутов:
- наименование должности лица, подписавшего документ;
- собственноручная подпись;
- расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
В качестве наименований должностей используются «родовые» слова, например: начальник отдела, начальник управления, генеральный директор, директор института, председатель правления, заместитель генерального директора, заместитель директора по административно-организационной деятельности, коммерческий директор, руководитель службы, директор департамента и т.п. Наименование должности оформляется с прописной буквы от границы левого поля.
Пример 1
Свернуть Показать
Пример 2
Свернуть Показать
Пример 3
Свернуть Показать
Звания, чины и ученые степени
Если подписант имеет воинское или почетное звание, дипломатический ранг, классный чин, категорию или звание государственной гражданской службы, ученое звание или степень и т.п., то их наименования указываются после наименования должности через запятую и оформляются со строчной буквы, например: генерал-лейтенант; полковник; заслуженный деятель культуры Российской Федерации; советник-посланник; действительный член Российской академии наук; советник государственной гражданской службы 2 класса и т.п.
В случае необходимости при оформлении званий применяются общепринятые и условные сокращения, например: академик РАН; декан факультета, д.и.н.; завкафедрой, профессор и т.п.
Пример 4
Свернуть Показать
Пример 5
Свернуть Показать
Пример 6
Свернуть Показать
Полное или сокращенное наименование должности
Как указывать должность (полностью или сокращенно) зависит от того, оформляется ли документ на соответствующем бланке.
По ГОСТ Р 7.0.8-2013 бланк документа – это лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа. Бланк документа может быть не только у организации, но и у ее подразделения или должностного лица (соответственно, данные о них вынесены на бланке в заголовочную часть), тогда в подписи их повторять не надо (см. Примеры 1–3 и 7–9). Если же документ оформляется не на бланке, то в состав реквизита «подпись» должно быть включено полное наименование должности (Примеры 10–12). В этом действующий ГОСТ Р 6.30-2003 и новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 солидарны.
Пример 7
Свернуть Показать
Пример 8
Свернуть Показать
Пример 9
Свернуть Показать
В Примерах 7–9 наглядно показано – чем больше сведений об авторе документа в бланке, тем меньше их остается в реквизите «подпись».
А Примеры 10–13 демонстрируют, что при полном указании должности в нее включается наименование организации , которая является автором документа и от имени которой имеет право действовать подписант (уполномоченное должностное лицо). Если же существуют официальные сокращения этого наименования (в уставе организации, в положении, в ЕГРЮЛ и т.п.), то их можно использовать.
Пример 10
Свернуть Показать
Пример 11
Свернуть Показать
Пример 12
Свернуть Показать
Пример 13
Свернуть Показать
Подписание при исполнении чужих обязанностей
Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 (в отличие от предыдущего ГОСТ Р 6.30-2003) устанавливает правила оформления реквизита «подпись» в случае, когда документ подписывается лицом, исполняющим обязанности уполномоченного руководителя или иного должностного лица. Предусматривается, что статус, дающий право подписания документа, оформляется документально.
Временное делегирование или исполнение обязанностей оформляется приказом / распоряжением . В ГОСТ Р 7.0.97-2016 приводятся примеры, которые отражают временное исполнение обязанностей . Заметим, что условные сокращения Врио, ВРИО, И.О. (где обе буквы заглавные) не применяются:
Пример 14
Свернуть Показать
Пример 15
Свернуть Показать
- не допускается ставить косую черту или предлог «за» перед наименованием должности;
- исправления в наименование должности и расшифровку подписи в уже подготовленный и согласованный проект документа допускается вносить от руки или с применением соответствующих штампов, причем без зачеркиваний заранее оформленных атрибутов реквизита «подпись»:
Пример 16
Свернуть Показать
В Примере 16 за генерального директора Иванова документ подписывает коммерческий директор Петров. Для доказательства правомочности временного исполнения обязанностей может потребоваться предъявление приказа об этом (или его заверенной копии).
Но существует еще так называемое штатное заместительство, например, когда в отсутствие руководителя его обязанности автоматически исполняет его заместитель. Это должно оформляться локальными нормативными документами (должностной инструкцией заместителя, положением или др.) , тогда дополнительно издавать приказ об исполнении обязанностей / делегировании уже нет необходимости. В подобной ситуации замещающее лицо может оформить подпись на документе сразу по своей занимаемой должности:
Пример 17
Свернуть Показать
Обратите внимание, что в преамбуле договора указываются лица, подписывающие этот документ. Если нет возможности впечатать реального подписанта в проект договора, то нужно будет сделать исправления не только в реквизите «подпись», но и в преамбуле (см. Пример 18). Подписанты могут указываться в тексте и других документов (например, в актах), с ними нужно будет поступить аналогично.
в качестве реквизита документа является основным средством индивидуализации исполнителя и подтверждения его свободного волеизъявления при принятии на себя обязательств гражданско-правового характера.
Наличие подписи является обязательным условием признания юридической значимости документа.В криминалистике подпись определяется как удостоверительный знак конкретного человека, атрибутами которого является личное и рукописное выполнение. Именно эти качества отличают подпись от факсимильных, компьютерных и иных ее изображений. Подпись является реализацией специально сформированного подписного почерка, который, как и обычный почерк, обладает свойствами индивидуальности, устойчивости, избирательной изменчивости. Благодаря этим свойствам с помощью судебно-почерковедческой экспертизы возможна идентификация исполнителя подписи, а также установление условий ее выполнения.
Почерк способен отражать состояние лица в момент подписания документа (заболевание, алкогольное или наркотическое опьянение, стресс). Это важно для установления способности (неспособности) лица понимать значение своих действий или руководить ими при совершении гражданско-правовых актов. Такое свойство почерка как избирательная изменчивость позволяет установить под влиянием каких «сбивающих факторов» (необычных условий) выполнялась та или иная рукопись. Это помогает выяснить наличие основного условия сделки - изъявление воли на ее совершение (ст. 158 ГК РФ). При отсутствии свободной воли сделка будет признана недействительной (ст.ст. 177, 179 ГК РФ). По той же причине рукописную подпись не могут заменить ее аналоги.
Соответственно тому, как документы - объекты осмотра разделены на традиционные и электронные, подписи в качестве одного из основных реквизитов также следует дифференцировать на традиционные (рукописные) и нетрадиционные. Последние, в свою очередь, рассматриваются отдельно как полученные техническим способом и электронные цифровые подписи (ЭЦП) 367 . Начинать осмотр подписи следует с определения её вида, т.е. отнесения подписи к одной из указанных категорий.
Подавляющее большинство подписей - объектов судебного осмотра в цивилистическом процессе составляют рукописные, которые являются наиболее
надежным реквизитом для установления достоверности документа и его подлинности. В криминалистике различают так называемые «техническую» и «рукописную» подделки «традиционной» подписи, для каждой характерны свои информативные признаки.
Способы технической подделки подписей делятся на две основные группы: 1) нанесение подписи на документ путем обводки одного из экземпляров подлинной подписи (перерисовка или перекопировка), 2) нанесение на документ изображения подлинной подписи (с помощью клише-факсимиле, цифровых технологий и т.п.).
Признаки, свидетельствующие о технической подделке оригинальной подписи традиционными способами (п. 1), довольно подробно рассмотрены в других работах, в том числе и автором.
Относительно недавно в экспертной практике появился новый способ имитации подписи с использованием «графопостроителей» или «плоттеров» . В результате комплексного исследования специалистами (почерковедом, техникодокументалистом и специалистом в области компьютерной техники) факт имитации подписей, выполненных с использованием данных компьютерных технологий, удается установить.
Американскими и Канадскими компаниями разработан еще один вариант устройства для компьютерного копирования рукописных подписей и текстов - «роботизированная рука» (robotic arm). Пока еще в нашей экспертной практике не было случаев использования подобных достижений научно-технического прогресса в противоправной деятельности. Однако, нельзя не согласиться с Н.А.
Ивановым в том, что необходимо работать на опережение и проводить серьезные исследования по разработке методик для установления факта компьютерной подделки рукописных объектов.
Рукописные подделки подписей представляют собой выполнение подписи от имени другого лица с подражанием его подлинным подписям. Выполнение подписи одним лицом с подражанием подлинной подписи другого лица производится с установкой на наиболее близкое сходство с оригиналом.
В криминалистике различают следующие виды подражания: «на глаз», по памяти, с предварительной тренировкой. Применительно к каждому из них разработаны признаки, которые помогают при осмотре обоснованно усомниться в
подлинности подписи и предположить выполнение ее с подражанием.
В процессе осмотра обнаружение соответствующих признаков в подписи на оспариваемом документе дает основания сомневаться в её подлинности. Однако, дальше сомнения при осмотре идти нельзя, т.к. подобные признаки, как правило, многозначны и появляются не только в подписях, выполненных с подражанием. Они имеют диагностическое значение при установлении необычных условий выполнения подписи и не являются исключительно симптоматичными для подделки.
Проверка сомнения в подлинности оспариваемой подписи облегчается с помощью сопоставительного анализа, если в распоряжении субъекта осмотра имеются другие документы, содержащие подписи, выполненные от имени того же лица, и их происхождение не вызывает сомнений. Обычно такого рода документы в дальнейшем при назначении судебно-почерковедческой экспертизы служат образцами подписного почерка лица, от имени которого исполнена подпись на оспариваемом документе.
В качестве объектов осмотра с идентификационных позиций аналоги подписи - изображения, полученные с помощью клише-факсимиле или цифровых технологий, малоинформативны.
Нанесение на документ оттиска подписи может осуществляться с помощью специального клише, точно воспроизводящего сочетание штрихов подписи (факсимиле). Факсимиле наносится штемпельными красками и представляет собой рельефное клише. Как правило, факсимильное изображение подписи используют лица руководящего состава организаций и финансовых служб предприятий, которым приходится подписывать большое количество документов, или требуются подписи лиц, часто отсутствующих на рабочем месте.
Закон (п. 2 ст. 160 ГК РФ) допускает использование при совершении сделок факсимильное воспроизведение подписи с помощью средств механического или иного копирования в случаях и порядке, предусмотренных законодательством, и по соглашению сторон. Однако, замена рукописной подписи факсимильной не всегда допустима. Так, вексель будет «считаться подлинным, если на нем имеется подпись, выполненная собственноручно лицом, которое его составило либо приняло на себя обязательство» . Нормативными актами запрещено наносить изображение подписи с использованием факсимиле или иных способов копирования на доверенности, платежные документы, другие документы, имеющие финансовые последствия (исключение составляют случаи подписания документов инвалидами по зрению при осуществлении кредитной организацией операций).
Такое ограничение обусловлено следующим: во-первых, практически невозможно установить, что изображение подписи нанесено непосредственно тем лицом, от имени которого подписан документ, а, во-вторых, факсимиле может быть специально изготовлено в целях фальсификации документа. В судебной практике встречаются иски, в которых оспариваются подписи на документах, нанесенные с помощью факсимиле (при этом сторона отрицает факт подписания) .
Изображение подписи может быть нанесено путем использования цифровых технологий (подлинная подпись сканируется, вносится в изготовляемый документ, а затем данный документ распечатывается на цветном принтере). Такие изображения подписи характеризуются признаками печатающих устройств, о которых говорилось выше применительно к осмотру печатей. Поэтому при осмотре важно, ориентируясь на разработанные криминалистами признаки, прежде всего, определить способ выполнения подписи. Затем, проверяется нормативная допустимость данного аналога подписи. В случае затруднений в установлении способа нанесения подписи к осмотру может быть привлечен специалист или назначена судебно-техническая экспертиза документа.
Подпись — это то, что может обеспечить неповторимый вид любому текстовому документу, будь то деловая документация или художественный рассказ. Среди богатого функционала программы Microsoft Word возможность вставки подписи тоже имеется, причем, последняя может быть как рукописной, так и печатной.
В этой статье мы расскажем обо всех возможных методах поставить подпись в Word, а также о том, как подготовить для нее специально отведенное место в документе.
Для того, чтобы добавить в документ рукописную подпись, сначала ее необходимо создать. Для этого вам понадобится белый лист бумаги, ручка и сканер, подключенный к компьютеру и настроенный.
Вставка рукописной подписи
1. Возьмите ручку и распишитесь на листе бумаги.
2. Отсканируйте страницу со своей подписью с помощью сканера и сохраните ее на компьютер в одном из распространенных графических форматов (JPG, BMP, PNG).
Примечание: Если у вас возникают сложности с использованием сканера, обратитесь к прилагаемому к нему руководству или посетите веб-сайт производителя, где тоже можно найти детальные инструкции по настройке и использованию оборудования.
- Совет:
Если у вас нет сканера, заменить его может и камера смартфона или планшета, но в данном случае, возможно, придется хорошенько постараться над тем, чтобы страница с подписью на фото была белоснежной и не выделялась в сравнении со страницей электронного документа Ворд.
3. Добавьте изображение с подписью в документ. Если вы не знаете, как это сделать, воспользуйтесь нашей инструкцией.
4. Вероятнее всего, отсканированное изображение необходимо обрезать, оставив на нем только ту область, в которой располагается подпись. Также, вы можете изменить размер изображения. Наша инструкция вам в этом поможет.
5. Переместите отсканированное, обрезанное и приведенное к необходимым размерам изображение с подписью в нужное место документа.
Если вам необходимо добавить к рукописной подписи машинописный текст, прочтите следующий раздел данной статьи.
Добавление текста к подписи
Довольно часто в документах, в которых необходимо поставить подпись, помимо самой подписи, нужно указать должность, контактные данные или какую-либо другую информацию. Для этого необходимо сохранить текстовые сведения вместе с отсканированной подписью в качестве автотекста.
1. Под вставленным изображением или слева от него введите нужный текст.
2. Используя мышку, выделите введенный текст вместе с изображением подписи.
3. Перейдите во вкладку “Вставка” и нажмите кнопку “Экспресс-блоки” , расположенную в группе “Текст” .
5. В открывшемся диалоговом окне введите необходимую информацию:
- Коллекция — выберите пункт “Автотекст” .
- Остальные пункты оставьте без изменений.
6. Нажмите “ОК”
7. Созданная вами рукописная подпись с сопровождающим текстом будет сохранена в качестве автотекста, готового для дальнейшего использования и вставки в документ.
Вставка рукописной подписи с машинописным текстом
Для вставки созданной вами рукописной подписи с текстом, необходимо открыть и добавить в документ сохраненный вами экспресс-блок “Автотекст” .
1. Кликните в том месте документа, где должна находиться подпись, и перейдите во вкладку “Вставка” .
2. Нажмите кнопку “Экспресс-блоки” .
3. В выпадающем меню выберите пункт “Автотекст” .
4. Выберите в появившемся списке нужный блок и вставьте его в документ.
5. Рукописная подпись с сопровождающим текстом появится в указанном вами месте документа.
Вставка строки для подписи
Помимо рукописной подписи в документ Microsoft Word можно также добавить и строку для подписи. Последнее можно сделать несколькими способами, каждый из которых будет оптимальным для конкретной ситуации.
Примечание: Метод создания строки для подписи зависит еще и от того, будет ли документ выводиться на печать или нет.
Добавление строки для подписи путем подчеркивания пробелов в обычном документе
Ранее мы писали о том, как в Ворде подчеркнуть текст и, помимо самих букв и слов, программа позволяет также подчеркивать и пробелы между ними. Непосредственно для создания строки подписи нам понадобится подчеркнуть только пробелы.
Для упрощения и ускорения решения задача вместо пробелов лучше использовать знаки табуляции.
2. Нажмите клавишу “TAB” один или более раз, в зависимости от того, какой длины строка для подписи вам нужна.
3. Включите режим отображения непечатаемых знаков, нажав на кнопку со знаком “пи” в группе “Абзац” , вкладка “Главная” .
4. Выделите знак или знаки табуляции, которые нужно подчеркнуть. Они будут отображаться в виде небольших стрелок.
5. Выполните необходимое действие:
6. На месте установленных вами пробелов (знаков табуляции) появится горизонтальная линия — строка для подписи.
7. Отключите режим отображения непечатаемых знаков.
Добавление строки для подписи путем подчеркивания пробелов в веб-документе
Если вам необходимо создать строку для подписи посредством подчеркивания не в документе, готовящемся к печати, а в веб-форме или веб-документе, для этого необходимо добавить ячейку таблицы, в которой видимой будет только нижняя граница. Именно она и будет выступать в качестве строки для подписи.
В данном случае при вводе текста в документ, добавленная вами линия подчеркивания будет оставаться на своем месте. Линия, добавленная таким образом, может сопровождаться вводным текстом, к примеру, “Дата” , “Подпись” .
Вставка линии
1. Кликните в том месте документа, где нужно добавить строку для подписи.
2. Во вкладке “Вставка” нажмите кнопку “Таблица” .
3. Создайте таблицу размером в одну ячейку.
4. Переместите добавленную ячейку в нужное место документа и измените ее размер в соответствии с необходимым размером создаваемой строки для подписи.
5. Кликните правой кнопкой мышки по таблице и выберите пункт “Границы и заливка” .
6. В открывшемся окне перейдите во вкладку “Граница” .
7. В разделе “Тип” выберите пункт “Нет” .
8. В разделе “Стиль” выберите необходимый цвет линии строки для подписи, ее тип, толщину.
9. В разделе “Образец” кликните между маркерами отображения нижнего поля на диаграмме, чтобы отобразить только нижнюю границу.
Примечание: Тип границы изменится на “Другая” , вместо ранее выбранного “Нет” .
10. В разделе “Применить к” выберите параметр “Таблица” .
11. Нажмите “ОК” для закрытия окна.
Примечание: Для отображения таблицы без серых линий, которые не будут выведены на бумагу при печати документа, во вкладке “Макет” (раздел “Работа с таблицами” ) выберите параметр “Отобразить сетку” , который расположен в разделе “Таблица” .
Вставка линии с сопровождающим текстом для строки подписи
Этот метод рекомендован для тех случаев, когда вам нужно не только добавить строку для подписи, но и указать возле нее пояснительный текст. Таким текстом может быть слово “Подпись”, “Дата”, “ФИО”, занимаемая должность и многое другое. Важно, чтобы этот текст и сама подпись вместе со строкой для нее, находились на одном уровне.
1. Кликните в том месте документа, где должна находиться строка для подписи.
2. Во вкладке “Вставка” нажмите на кнопку “Таблица” .
3. Добавьте таблицу размером 2 х 1 (два столбца, одна строка).
4. Измените местоположение таблицы, если это необходимо. Измените ее размер, потянув за маркер в правом нижнем углу. Отрегулируйте размер первой ячейки (для пояснительного текста) и второй (строка подписи).
5. Кликните правой кнопкой мышки по таблице, выберите в контекстном меню пункт “Границы и заливка” .
6. В открывшемся диалоговом окне перейдите во вкладку “Граница” .
7.В разделе “Тип” выберите параметр “Нет” .
8. В разделе “Применить к” выберите “Таблица” .
9. Нажмите “ОК” для закрытия диалогового окна.
10. Кликните правой кнопкой в том месте таблицы, где должна находиться строка для подписи, то есть, во второй ячейке, и снова выберите пункт “Границы и заливка” .
11. Перейдите во вкладку “Граница” .
12. В разделе “Стиль” выберите подходящий тип линии, цвет и толщину.
13. В разделе “Образец” кликните по маркеру, на котором отображено нижнее поле, чтобы сделать видимой только нижнюю границу таблицы — это и будет строка для подписи.
14. В разделе “Применить к” выберите параметр “Ячейка” . Нажмите “ОК” для закрытия окна.
15. Введите необходимый поясняющий текст в первой ячейке таблицы (ее границы, в том числе и нижняя линия, не будут отображаться).
Примечание: Серая пунктирная граница, обрамляющая ячейки созданной вами таблицы, на печать не выводится. Чтобы скрыть ее или, наоборот, отобразить, если она скрыта, нажмите на кнопку “Границы” , расположенную в группе “Абзац” (вкладка “Главная” ) и выберите параметр “Отобразить сетку” .
Вот, собственно, и все, теперь вы знаете обо всех возможных методах поставить подпись в документе Microsoft Word. Это может быть как рукописная подпись, так и строка для добавления подписи вручную на уже распечатанном документе. В обоих случаях подпись или место для подписи могут сопровождаться пояснительным текстом, о способах добавления которого мы вам тоже рассказали.
Подпись - обязательный реквизит служебного документа, придающий ему юридическую силу.
Должностные лица подписывают документы в пределах их компетенции. Документы, составляемые в организациях, действующих на правах единоначалия, подписываются одним должностным лицом. На документах, принимаемых коллегиальными органами, ставятся две подписи. Например, протокол подписывают председатель и секретарь коллегиального органа.
Документы, направляемые профсоюзными организациями в вышестоящие органы (крайком Профсоюза, ЦК Профсоюза) подписываются руководителем — председателем профсоюзной организации, заместителем председателя профсоюзной организации по поручению председателя профсоюзной организации.
В состав подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа и сокращённое – на документе, оформленном на бланке), личная подпись и её расшифровка (инициалы, фамилия).
Например :
Председатель профкома КГПУ личная подпись О.Г. Софронова
или на бланке:
Председатель профкома личная подпись О.Г. Софронова
ГОСТ Р 6.30 – 2003 допускает в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.
Например:
Председатель профкома
МОУ № 124 личная подпись Н.А. Борисова
Подпись располагают после текста и отметки о наличии приложений, отступив 2-3 межстрочных интервала.
В документах, подготовленных комиссией, например акты, указываются не должности подписавших лиц, а их обязанности в составе комиссии, в соответствии с распределением.
Например:
Председатель комиссии
Профкома по охране труда личная подпись Ю.Н. Смирнова
Председатель комиссии личная подпись В.Н. Моисеева
Члены комиссии: личная подпись Е.В. Иванова
личная подпись Л.В. Павлова
Две и более подписи ставятся на документах, за содержание которых отвечают несколько лиц. Договоры и контракты подписывают договаривающиеся стороны.
Финансовые документы имеют особенности в составе удостоверения. Их подписывает руководитель организации и главный бухгалтер. Специальный пункт Федерального закона «О бухгалтерском учете» посвящен порядку подписания первичных учетных документов. В нем говорится: «Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами».
При оформлении документа на бланке должностного лица, должность этого лица в подписи не указывают.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой, в последовательности, соответствующей должности.
Например:
Председатель профорганизации личная подпись Е.Н. Белова
Бухгалтер личная подпись Л.В. Панова
Две подписи оформляются на документах коллегиальных органов – протоколы и выписки из них подписывают председатель и секретарь.
При подписи документа несколькими лицами, равных должностей их подписи располагают на одном уровне.
Например:
Председатель Председатель
профорганизации КГПУ профорганизации КГТУ
личная подпись О.Г. Софронова личная подпись В.И. Петров
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ должен подписываться лицом, исполняющим его обязанности или его заместителем.
Не допускается косой черты перед наименованием должности, или предлога «За», подпись от руки «Зам» и т.д. Это является грубой ошибкой.
В некоторых случаях (для подписания приглашений, извещений, справок, внутренних документов) может быть использовано факсимиле. Факсимильная подпись – это механическое воспроизведение собственноручной подписи руководителя организации – председателя профсоюзной организации. Профсоюзная организация самостоятельно определяет порядок использования факсимильной подписи и виды документов, которыми она заверяется. Правила использования факсимиле закрепляются изданием распорядительного документа.
Электронная цифровая подпись. Порядок подписания документов, создаваемых и передаваемых с помощью компьютерных систем, определен в ст. 5 Федерального закона «Об информации, информатизации и защите информации»:
- Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации.
- Документ, полученный из автоматизированной информационной системы, приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством РФ.
- Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью.
- Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования.
- Право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи осуществляется на основании лицензии. Порядок выдачи лицензий определяется законодательством РФ.
Электронные документы с электронной подписью в последнее время получают все более широкое распространение, что связано с принятием Федерального закона «Об электронной цифровой подписи». Целью Закона «является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.
