Личная карточка работника - важная деловая бумага в документообороте любой организации, ее оформление обыкновенно поручается службе кадров. Используется она с целью досконального учета сотрудников и содержит все значимые сведения о нем: данные паспорта, ИНН, СНИЛС, сведения о месте жительства, прописке, трудовой деятельности, образовании, а также краткая информация о семье.
Заключительная версия унифицированной формы Т-2 утверждена законодательством по труду. Всем организациям вменяется в обязанность формировать личные карточки на всех без исключения сотрудников, а на некоторых даже и не одну. Индивидуальные предприниматели освобождены от такой необходимости, но они также имеют возможность оформлять их.
Ведение личных карточек - это не только обязанность, данное мероприятие может принести существенную пользу организации. Работодатель зачастую может, используя личные карточки защитить свои интересы, применяя их для подтверждения правомерности вычетов из зарплаты сотрудников, верной калькуляции среднесписочной численности работников, для начисления налогов и т.д., судебная арбитражная практика описывает массу подобных примеров.
Работодателю дозволено для удобства вести в электронном виде оборот личных карточек по форме Т-2, почти все современные фирмы используют такую возможность: это практично, в случае надобности, позволяет легко найти требуемые материалы. Но он обязан иметь их в распечатанном виде на бумажных носителях. Это аргументировано содержанием в личной карточке полей, предназначенных для подписи работника, а также отвечающего за ее ведение сотрудника кадровой службы. Поскольку личная карточка - документ долгого использования и хранения, при ее распечатке надлежит пускать в ход плотную бумагу формата А 4.
Важно помнить, что единого руководства по работе с личными карточками, кроме вышеуказанного постановления, не существует, посему, статья имеет прежде всего рекомендательный характер.
Общие сведения о форме Т-2 и тонкостях ее заполнения
На вопрос, кто заполняет и ведет формы Т-2, ответят Указания Госкомстата. Согласно им, личные карточки оформляет сотрудник кадровой службы, а когда штатное расписание подобную должность не включает, лицо, уполномоченное вести кадровое делопроизводство либо руководитель предприятия. Самому работнику запрещается вносить в свою личную карточку любые записи, исключение составляет личная подпись при трудоустройстве, кадровых перестановках или увольнении.
Форма Т-2 вмещает 11 блоков, разбитых по тематике и размещенных на 4 страницах. Для более наглядного осмысления структуры и понимания особенностей заполнения, предлагаем ознакомиться с бланком. (ссылка на скачивание бланка)
Законом не регламентированы сроки формирования карточки Т-2 и наилучшим вариантом будет включить этот пункт в набор стандартных операций по оформлению нового сотрудника. Это обусловлено правилом: запись в трудовой книжке работника непременно дублируется аналогичной записью в его личной карточке. Материалы в форму Т-2 вносят, основываясь на типичном перечне документов:
- приказ о приеме на работу
- трудовой договор
- трудовая книжка
- СНИЛС
- документы об образовании, повышении квалификации
- документы воинского учета (для военнообязанных лиц)
Некоторые профессии и виды работ имеют своеобразную специфику, в подобных ситуациях могут пригодиться дополнительные бумаги. Работодатель вправе затребовать их у кандидата, если это не противоречит действующему законодательству.
Ультимативный запрос предоставить свидетельство о присвоении ИНН, характеристику с прежнего места работы или справку о составе семьи может быть признан незаконным. Требовать сторонние документы, вопреки действующему трудовому законодательству РФ запрещается.
Заполняем личную карточку правильно по разделам
На первых двух страницах формы Т-2 расположен ряд полей для различных кодов, которые подлежат заполнению. Что писать? Необходимая информация содержится в ряде классификаторов. Подчеркнем, что специалист кадровой сферы обязан иметь доступ к ним, нельзя требовать никакие коды с человека, оформляющегося на работу. Учет кадров в организации строится преимущественно на использовании специализированных компьютерных программ, например, 1С, в которые встроены все эти классификаторы и, конечно, это существенно упрощает кадровику задачу, ему остается лишь внести данные, предназначенные для кодирования, в соответствующие поля и выбрать из предложенного списка подходящий код.
Наименование организации записывается в шапке формы без сокращений, дату составления личной карточки принято записывать в стандартизированном виде (например, 13.01.2014).
Табельный номер обязательно закрепляется за каждым принимаемым сотрудником, это полезно для организации табельного учета и идентификации.
Принимая работника по внутреннему совместительству, не забываем присвоить ему уникальный табельный номер и обязательно формируем другую личную карточку. Такой сотрудник в итоге обладает двумя уникальными табельными номерами и карточками одновременно.
Информация об индивидуальном номере налогоплательщика вписывается, основываясь на свидетельстве о присвоении ИНН, которое предоставляет принимаемый работник. Если свидетельства нет на руках, соответствующее поле остается пустым.
Законодательство обязует, работника при подписании трудового договора предоставить свидетельство государственного пенсионного страхования, по аналогии с ИНН заносим в форму номер СНИЛС. Если работник оформляется впервые, свидетельства у него на руках не будет и работодателю вменяется в обязанность оформить ему СНИЛС, в этом случае поле оставляем пустым, запись будет внесена после получения свидетельства.
Наличие графы "Алфавит" удобно для хранения и учета личных карточек. Здесь фиксируется первая буква фамилии принимаемого работника
Следующее поле - «Характер работы», здесь указывается, принят работник постоянно или временно. Соответственно графа «Вид работы» предназначена для сведений о том, является ли работа основной или сотрудник совмещает ее.
В последнюю графу вписываем «мужской» или «женский» соответственно.
Раздел 1 Общие сведения
Заполнение этого блока карточки начинаем с указания реквизитов трудового договора, пишем его номер и дату заключения в привычном уже формате, как в примере выше.
ФИО работника должны быть записаны разборчиво и без сокращений, при этом рекомендуется начинать вести запись максимально левее, на случай внесения изменений. Так, если работница в дальнейшем выйдет замуж и возьмет фамилию супруга, этот факт непременно отразится в ее личной карточке.
В пункте «Дата рождения» число и год рождения обозначаем арабскими цифрами, месяц записывается словом без сокращений (23 апреля 1985 г). Дата дублируется в кодовом поле в традиционном формате дд/мм/гггг.
«Место рождения» переписываем из документа, удостоверяющего личность, указывая тип административно-территориальной единицы разрешено пользоваться общепринятыми сокращениями.
Поле «гражданство» кадровик заполняет также, основываясь на данных из паспорта.
Сведения о знании иностранных языков обычно записываются непосредственно со слов работника или же на основании результатов тестирования, если оно предусмотрено для приема на должность. Здесь же уточняется степень владения языком с использованием стандартных формулировок.
В личной карточке отражают знание языков иностранных лишь по отношению к русскому. Например, знание языков татарских, удмуртских и иных народностей не указывается.
Уровень своего образования работник подтверждает предоставлением соответствующих документов, дипломов и аттестатов. Основные параметры переносятся в следующий пункт карточки.
Записи о неполном (незаконченном) образовании нельзя вносить, основываясь на студенческом билете, зачетной книжке или честном слове работника. Такая запись производятся только при предоставлении им справки или диплома образовательного учреждения.
Запись «неполное высшее» вносится, если работник прошел большую часть курса обучения в ВУЗе или прошел полностью, но не защитил диплом или не был сдан государственный экзамен.
Если работник, обучаясь в ВУЗе, не окончил и половины курса обучения, в пункте 6 будет значиться «среднее (полное) общее».
Наименование образовательного учреждения желательно указывать полностью, но, если оно слишком длинное, допустимо использовать сокращения. В этом поле также указывается наименование предоставленного документа об образовании, его серия и номер, год завершения образования, квалификация и специальность. В пункте 6 содержится и информация о послевузовской подготовке.
Записи о профессии принято вносить, исходя из опыта работы, отраженного в трудовой книжке, штатного расписания и слов работника.
Сведения о стаже рассчитываются прежде всего основываясь на записях в трудовой книжке. Когда сотрудник принимается на первую свою работу, в приведенных строках прописываются нули.
Запись о так называемом семейном положении делается на основании штампа в паспорте, свидетельства о браке, разводе, предоставленных работником.
Важно! Поле «состояние в браке» заполняем только с использованием формулировок ОКИН, формулировки «холост», «замужем», "женат", "в разводе" и пр. шедевры народной словесности недопустимы.
Следующий пункт первого раздела - «Состав семьи», перечислять здесь всех известных родственников, нет необходимости, достаточно указать ближайших: мать, отца, жену, мужа, дочь, сына, родных братьев, сестер. Работник сообщает эти данные, основываясь на том, кто из родственников проживает с ним вместе или находится на иждивении.
Паспортные данные переносим внимательно, строго в соответствии с документом работника. Адрес места жительства по паспорту переносится из штампа о регистрации. Фактический адрес необходимо указывать, только когда он не идентичен прописке, эти данные могут понадобиться работодателю в случае, например, прогула или если работник не придет в день увольнения за трудовой книжкой. Не забываем записывать номера телефонов.
Раздел 2 Сведения о воинском учете
При оформлении блока о ВУ используется одна из двух разновидностей документов: лица в запасе предоставляют военный билет, а призывники приносят удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу.
Всю необходимую информацию можно обнаружить в соответствующих пунктах вышеуказанных документов.
Бывает, что категория годности вообще не прописана, не пугаемся, по умолчанию ставим «А». Пункт 7 не забываем заполнять простым карандашом, это понадобится в дальнейшем. А при занесении отметки в 8 пункт помним, что гражданин подлежит снятию с учета как по достижению максимального возраста, так и по состоянию здоровья.
На второй странице внизу формы работник расписывается, проверив предварительно правильность записанных данных, там же предусмотрено поле, где расписывается после проверки внесенного кадровик.
Раздел 3 Прием на работу и переводы на другую работу
Этот блок традиционно повторяет написанное в трудовой книжке, открываться таблица будет записью о приеме, тут вписываем должность, размер оклада, реквизиты приказа. Далее вносим последовательно переводы, если были таковые. Важный момент - знакомим сотрудника с отображенными здесь записями, ведь под каждой из них ему необходимо расписаться.
Раздел 4 «Аттестация»
Многие предприятия проводят для своих работников аттестацию, для этого собирают комиссию, результатом работы которой является некий протокол. Сведения о таком протоколе и пишут в этой части формы Т-2.
Разделы 5 - 6 «Повышение квалификации», «Профессиональная переподготовка»
Здесь возможно два варианта:
- сотрудник проходит повышение квалификации до трудоустройства и приносит соответствующие документы;
- сотрудник проходит курсы непосредственно в своей фирме, тогда кадровый работник воспользуется данными отдела подготовки кадров.
Все даты указываются в типичном формате, характерном для предыдущих разделов. Особых вопросов при заполнении этих блоков обычно не возникает. Если работник не повышал квалификацию и переподготовку не проходил, то соответственно, разделы остаются незаполненными.
Раздел 7 «Награды»
Как видно из названия, сюда вписываются все виды поощрений, которых удостоился работник в процессе своего труда в рамках организации. В целом информация этого раздела идентична аналогичному разделу трудовой книжки. Можно пользоваться общепринятыми сокращениями, если это не искажает общей сути.
Раздел 8 «Отпуск»
Этот блок отражает все виды отпуска, какие работник использовал когда-либо: ежегодный, учебный, без содержания, по уходу за ребенком. Следует записывать сведения о длительности отпуска, начальные и конечные его даты, период, за который отпуск предоставляли и, разумеется, реквизиты соответствующего приказа.
На своем карьерном пути, уходит в отпуск сотрудник неоднократно. Закономерно, что свободные поля однажды закончатся. Не теряемся, а просто распечатываем дополнительную страничку, содержащую продолжение таблицы.
Раздел 9 «Социальные льготы»
Здесь работодатель указывает информацию о льготах, которые предоставляет конкретному работнику, а также данные о документах, дающих возможность получить ту или иную привилегию.
Раздел 10 «Дополнительные сведения»
Практика показывает, что этот раздел редко заполняется, но при желании и их наличии сюда вписывают данные об:
- инвалидности
- обучении работника
- загранпаспорте
- если работник имеет детей инвалидов, можно отобразить здесь и этот факт.
Раздел 11 Основание прекращения трудового договора (увольнения)
Заключительный пункт формы Т-2 краток и лаконичен, здесь располагается место записи об увольнении, формулировка притом в точности переписывается из приказа об увольнении, та же запись будет обозначена в трудовой книжке. По аналогии со второй страницей формы в этом пункте расписывается кадровый работник и сам сотрудник
Хранение и учет личных карточек по форме Т-2
Форма Т-2 - бумага длительного «срока годности», карточки предписано хранить 75 лет, а значит стоит заранее позаботиться об их целостности, в частности, использовать для печати плотную бумагу надлежащего качества. Строгих норм учета не существует, карточки в своем обыкновении хранят в запираемых шкафах в отеле кадров либо в кабинете у руководителя организации, будучи расставленными в алфавитном порядке. Подробнее этот вопрос рассмотрен в следующем видео
Личные карточки уже уволенных сотрудников по прошествии определенного времени отправляются в архивы.
Частые вопросы
Как мы убедились, личная карточка Т-2 хоть и объемный, но довольно простой в заполнении документ. Однако вопросы все равно возникают, о них и поговорим в заключение.
Частенько возникают ситуации, когда некоторые поля остаются пустыми по разным причинам. Не стоит в этом случае ставить в них прочерки и тем более удалять. Форма Т-2 регламентирована законодательством, поэтому никакие разделы из нее удалять нельзя. А вот новые реквизиты внести при необходимости можно.
Любое изменение унифицированной формы следует сопроводить соответствующим приказом, подписанным руководством
Работники кадрового дела тоже люди и допускают ошибки. Обнаружив в личной карточке неточность или ошибку, рекомендуется аккуратно одной чертой зачеркнуть, а сверху вписать информацию верную. При этом работник отдела кадров должен заверить исправленное своей подписью и ознакомить под подпись же сотрудника, чтобы в будущем у него не возникло вопросов.
Аналогично поступаем, когда сотрудник меняет фамилию, например. Старые данные аккуратно зачеркиваются, записывается актуальная информация, обязательно упоминаем здесь документ, являющий собой основание для такого исправления.
формы Т-2 . Личная карточка работника (Excel)
Скачать образец формы Т-2. Личная карточка работника (PDF)
Посмотреть образец заполнения формы Т-2: стр. 1 ; стр. 2 ; стр. 3 ; стр. 4
Бланк личной карточки работника по форме Т-2
Все организации, согласно Постановлению Госкомстата России, независимо от характера работы сотрудника, обязаны вести личные карточки всех сотрудников, с которыми заключен трудовой договор, со дня их трудоустройства и до даты их увольнения.
Личная карточка заводится в одном экземпляре, хранится отдельно от личных дел в течение 75 лет. Новая унифицированная форма личной карточки Т-2 введена в обращение 4 апреля 2004 г.
На основе личных карточек отдел кадров составляет картотеку состава организации, располагая карточки или в алфавитном порядке, или по отделам; таким образом ведётся учёт персонала.
Личную карточку работника целесообразно начать заполнять одновременно со внесением записи о приеме на работу в его трудовую книжку.
Бланк личной карточки состоит из четырех страниц. Первые две страницы заполняются при приеме сотрудника на работу, оставшиеся две - во время его трудовой деятельности.
Форма Т-2 заполняется на основе:
- трудового договора, заключенного с работником;
- приказа о приёме на работу,
- паспорта, трудовой книжки, СНИЛСа работника,
- документа об образовании;
- документов воинского учёта, если работник военнообязанный или подлежит призыву;
- документов о повышении квалификации, дополнительных курсах и прочем
- других документов, которые потребует специфика будущей работы сотрудника.
Оформление личной карточки работника
Заполнение личной карточки сотрудника осуществляется со всей тщательностью, с опорой на предоставленные документы.
Там, где необходимо, указываются соответствующие данным работника коды:
- согласно Общероссийскому классификатору информации о населении (ОКИН) - гражданство, знание иностранных языков, уровень образования, семейное положение.
- согласно Общероссийскому классификатору специальностей по образованию (ОКСО) - квалификация, специальность работника,
- согласно классификатору профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) - профессия, которую он получил в результате обучения.
Стаж работы рассчитывается из предыдущих записей в трудовой книжке.
В графе «Состояние в браке» пишется только одно из:
- никогда не состоял (не состояла в браке) (код 10 1)
- состоит в зарегистрированном браке (код 10 2)
- состоит в незарегистрированном браке (код 10 3)
- вдовец (вдова) (код 10 4)
- разведен (разведена) (код 10 5)
- разошелся (разошлась) (код 10 6)
В графе «Состав семьи» указываются только те родственники, которые проживают вместе с работником.
Раздел «Сведения о воинском учёте» заполняются:
- для офицеров запаса - по военному билету, для призывников - на основе приписного свидетельства.
- для соответствующих граждан в пункте 8 пишется «Снят с воинского учета по возрасту» или «Снят с воинского учета по состоянию здоровья».
В разделе «Прием на работу, переводы на другую работу» указываются:
- перевод на другую должность;
- перевод в другое структурное подразделение;
- перевод на работу в другой населенный пункт и т.д.
Каждое изменение данных, внесенное в личную карточку, должно быть доведено до сведения работника, о чём он должен расписаться; кроме того, все изменения, которые вносит сотрудник отдела кадров в личную карточку и в трудовую книжку, он обязательно заверяет своей подписью.
Заполняются работником кадровой службы на лиц, принятых на работу, на основ ании: приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма N Т-1 или N Т-1a); паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж; страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; документов воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки, а также сведений, сообщенных о себе работником. В отдельных случаях с учетом специфики работы в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления дополнительных документов.
Личная карточка государственного (муниципального) служащего (форма N Т-2ГС(МС)) применяется для учета лиц, замещающих государственные (муниципальные) должности государственной службы.
При заполнении п. 5 "Знание иностранного языка" раздела 1 форм указывается степень знания языка: "владею свободно", "читаю и могу объясниться", "читаю и перевожу со словарем".
Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные в организации и др.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов.
При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы.
Основными документами, на основании которых заполняется раздел II "Сведения о воинском учете", являются:
военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) - на граждан, пребывающих в запасе;
удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, - на граждан, подлежащих призыву на военную службу.
На граждан, пребывающих в запасе:
п. 1 "Категория запаса" на офицеров запаса не заполняется;
п. 3 "Состав (профиль)" - заполняется без сокращения (например, "командный", "медицинский" или "солдаты", "матросы" и т.п.);
п. 4 "Полное кодовое обозначение ВУС" - записывается полное обозначение (шесть цифр, например, "021101" или шесть цифр и буквенный знак, например, "113194А");
п. 5 "Категория годности к военной службе" - записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограничено годные к военной службе) или Г (временно не годные к военной службе). При отсутствии записей в соответствующих пунктах военного билета проставляется категория "А";
в п. 7 "Состоит на воинском учете" заполняется (простым карандашом):
строка а) - в случаях наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний;
строка б) - на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.
На граждан, подлежащих призыву на военную службу:
пункты: п. 1 "Категория запаса", п. 3 "Состав (профиль)", п. 4 "Полное кодовое обозначение ВУС" и п. 7 "Состоит на воинском учете" не заполняются;
п. 2 "Воинское звание" - делается запись "подлежит призыву";
п. 5 "Категория годности к военной службе" - записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограничено годные к военной службе), Г (временно не годные к военной службе) или Д (не годные к военной службе). Заполняется на основании записи в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу;
Заполнение пунктов, специально не оговоренных в Инструкции, производится на основании информации из перечисленных документов.
В пункте 8 раздела II личной карточки гражданина, достигшего предельного возраста пребывания в запасе, или гражданина, признанного не годным к военной службе по состоянию здоровья, в свободной строке делается отметка "снят с воинского учета по возрасту" или "снят с воинского учета по состоянию здоровья".
В разделе "Прием на работу, переводы на другую работу" с каждой записью, вносимой на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма N Т-1 или N Т-1a) и приказа (распоряжения) о переводе на другую работу (форма N Т-5), администрация обязана ознакомить работника под расписку в графе 6 форм.
В разделе "Отпуск" ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации.
Раздел "Дополнительные сведения" заполняется для полноты учета сведений о сотрудниках, обучающихся в учебных заведениях, учета работающих инвалидов и др.
Узнайте, что это за документ и как правильно его оформить. Скачайте самое нужное: форму № Т-2, разные фрагменты личной карточки и дополнение к ней.
В статье
Скачайте документы по теме:
Как работать с личной карточкой
Документ заводят при приеме на работу нового сотрудника. В нем заполняют 11 разделов, отражающих личную информацию и сведения о профессиональной деятельности, дублируют записи, внесенные в трудовую.
Заведите карточку по форме Т-2 в течение недели после приема на работу нового сотрудника. Заполните в документе одиннадцать разделов. В них отразите личную информацию и сведения о трудовой деятельности нового сотрудника. Дублируйте в карточке записи в трудовой.
Личная карточка работника - документ, который нужно вести на протяжении всего периода действия трудовых отношений. При расторжении трудовых отношений закройте карточку, но продолжайте хранить в компании.
У каких организаций должна быть личная карточка
Заполняйте указанный документ независимо от организационно-правовой формы вашей организации. Форма такого документа утверждена постановлением Госкомстата от 05 января 2004 года под № 1 (далее - Постановлением). При заполнении руководствуйтесь краткими комментариями, приведенными в указаниях, утвержденных Постановлением.
Личная карточка работника форма Т-2 применяется в организациях госсектора в обязательном порядке.
Если вы работаете в коммерческой компании, применяйте карточку унифицированного образца или самостоятельно разработанные и утвержденные формы. Унифицированные бланки с 1 января 2013 года можно не применять. При этом учитывайте, что бланки, разработанные в компании, должны содержать целый ряд обязательных реквизитов.
Когда нужно заполнить форму Т-2 личная карточка работника (бланк)
Законом не установлены сроки, в течение которых кадровик должен заполнить личные карточки сотрудников по форме Т-2 или бланки по самостоятельно разработанному образцу.
Оформите документ в течение одной недели с момента приема сотрудника на работу. Основание: пункты 10 и 12 Правил, которые утверждены постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225.
С записями ознакомьте сотрудника под подпись.
На основании каких документов нужно вносить записи
- Приказ о приеме на работу.
- Трудовая книжка.
- Паспорт.
- Документ об образовании.
- Военный билет, если сотрудник военнообязанный.
- Свидетельство о постановке на учет в налоговой.
- Свидетельство государственного пенсионного страхования.
- Другие документы. К примеру, водительское удостоверение, медкнижка, удостоверение, подтверждающее повышение квалификации и так далее.
Многие сведения не указаны в представленном перечне документов, но личная карточка сотрудника должна их содержать. Попросите сообщить их лично. Например, к такой информации относится контактный телефон, уровень владения иностранными языками, состав семьи, даты рождения родственников и так далее.
Эксперт «Системы Кадры» расскажет, как
Личная карточка работника форма Т-2 (скачать)
Как заполнить личную карточку сотрудника по форме Т-2
Документ состоит из шапки и одиннадцати разделов:
- Общих сведений.
- Воинском учете.
- Приеме на работу, переводах.
- Аттестации.
- Повышении квалификации.
- Профессиональной переподготовке.
- Наградах или поощрениях, присвоении почетных званий.
- Отпусках.
- Социальных льготах, на которые вправе рассчитывать сотрудник в соответствии с действующим законодательством.
- Дополнительных сведениях.
- Оснований для увольнения, расторжения трудового договора.
В каждом разделе присутствуют графы, вписывайте туда соответствующую информацию.
Личная карточка работника: образец заполнения шапки
Сверху указывайте полное, сокращенное наименование компании в соответствии с учредительными документами. В правом углу проставьте код по ОКПО. В графе «Дата составления» проставьте дату заполнения документа в следующем формате: 30.08.2019. В таблицу включите:
- идентификационный номер налогоплательщика – ИНН;
- номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
- алфавит - внесите первую букву фамилии сотрудника;
- характер работы, укажите - постоянно или временно;
- вид работы: укажите, какая это работа - основная или по совместительству;
- пол – мужской, женский.
Форма Т-2 личная карточка работника (образец заполнения)
В раздел «Общие сведения» включите персданные сотрудника. В правом углу в графу «Трудовой договор» внесите номер, дату трудового договора, который заключен с сотрудником.
Который для вас подготовила редакция «Системы Кадры». Подсказки помогут правильно оформить документ, внести соответствующие сведения в нужном формате.
Какие сведения вносить в специальные разделы личной карточки сотрудника
Раздел «Аттестация»
Заполняйте его, если в организации проводят аттестацию. Укажите дату проведения, внесите информацию о решении аттестационной комиссии, дату, номер протокола. В графу «Основание» впишите дату и номер выпущенного приказа об аттестации. В графе «Решение комиссии» укажите вынесенный вердикт. Например, повысить оклад, перевести на другую должность, направить на курсы повышения квалификации и так далее.
Раздел «Повышение квалификации»
Внесите сведения о повышении квалификации. Укажите, какие курсы прошел сотрудник: краткосрочные, длительные (свыше 100 часов). Внесите информацию о полученном документе.
Раздел «Профессиональная переподготовка»
Личная карточка работника (образец) содержит раздел о профпереподготовке. Сюда внесите информацию о присвоении дополнительной квалификации, о получении диплома.
Раздел «Награды (поощрения), почетные звания»
Укажите информацию о полученных наградах, поощрениях. Внесите номер и дату приказа, наименование наградного документа и дату выдачи. Например, указом Президента о присвоении почетного государственного звания. Все сведения дублируют информацию, внесенную в трудовую книжку.
Раздел «Отпуск»
Укажите все периоды отпусков. Причем вносите сведения не только об основном, но и о дополнительном, учебном, без сохранения заработной платы. Включите период работы, за который отпуск предоставлен, количество дней предоставленного отдыха, дату начала и окончания. В графе «период работы» указывайте рабочий год.
Унифицированная форма Т-2 личная карточка работника: раздел «Отпуск»
«Социальные льготы»
Заполните раздел, если сотрудник предъявил документы, подтверждающие право на получение социальных льгот. Это может быть удостоверение участника боевых действий, справка, подтверждающая инвалидность, рождение ребенка инвалида, документ, подтверждающий донорство и так далее.
«Дополнительные сведения»
Укажите те виды информации, которые не вошли в другие разделы. Например, это могут быть сведения о наличии у сотрудника водительских прав, загранпаспорта, об обучении, которое начато, но еще не окончено, и тому подобное.
«Основание прекращения трудового договора (увольнения)»
Пока сотрудник работает в организации, этот раздел не заполняйте. При увольнении укажите основания с учетом того, какая запись внесена в трудовую. В качестве основания внесите номер приказа, дату его выпуска, дату увольнения, подпись сотрудника и ответственного специалиста, например, кадровика.
Заполнение личной карточки работника Т-2 (образец): основания прекращения трудового договора
В которых разберется не каждый кадровик, поможет разобраться эксперт журнала «Кадровое дело». Из статьи вы узнаете, в какие разделы документа нельзя вносить изменения и что делать, если в графе об отпусках закончилось место.
Пример заполнения личной карточки работника
В июле 2018 года гражданин А.С. Кондратьев был принят на работу в организацию на должность старшего экономиста. Сотрудник являлся почетным донором, на этом основании имел право на получение социальных льгот. За период работы в компании Кондратьев был премирован за успехи в работе.
В ноябре 2018 года в компании провели аттестацию сотрудников. Комиссия пришла к выводу о его профпригодности.
В декабре 2018 года Кондратьев уволился по собственному желанию. Ответственным за ведение кадрового учета в компании назначена Е.Э. Громова. Она заполнила бланк Кондратьева.
Как внести изменения в унифицированную форму Т-2 личной карточки работника
Мы рассмотрели, как заполнить личную карточку работника. Нередко при оформлении документа кадровики допускают ошибки. Если ошибки допущены в самом начале, рационально завести новый бланк и внести в него верные записи. Но в случае, когда ошибка обнаружена спустя какое-то время, допустимо сделать исправления.
Для этого одной чертой зачеркните неверную запись и внесите правильную. Далее напишите «исправлено» и укажите дату исправления. Поставьте свою фамилию, имя, иные реквизиты, которые потребуются для идентификации. Попросите сотрудника поставить подпись об ознакомлении с исправлениями. Такой порядок исправлений приведен в положении пункта седьмого статьи 9 Закона от 06 декабря 2011 года под № 402-ФЗ.
Личная карточка работника: исправление неверной записи
Сколько хранится личная карточка сотрудника
В общем случае храните документы в течение 75 лет, если они были закончены делопроизводством до первого января 2003 года.
Если документы закончены делопроизводством после первого января 2003 года, храните их 50 лет.
Карточки, заведенные на госслужбе, не являющейся государственной гражданской службой, сохраняйте 75 лет независимо от их даты создания.
Такие сроки установлены статьей 22.1 Закона от 22 октября 2004 года под № 125-ФЗ, статьей 658 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25 августа 2010 года под № 558.
Заведите карточку по форме Т-2 в течение недели после приема на работу нового сотрудника. Заполните в документе одиннадцать разделов. В них отразите личную информацию и сведения о трудовой деятельности нового сотрудника. Дублируйте записи в трудовой. Заполняйте указанный документ независимо от организационно-правовой формы вашей организации.
Личная карточка работника (форма Т-2) – информационный документ о новом работнике. При принятии сотрудника на работу, на него необходимо заполнить личную карточку по унифицированной форме Т-2. Данный кадровый документ обязателен к заполнению, он содержит всю необходимую информацию о биографии и данных работника, а также о его трудовой деятельности. В статье вы узнаете как заполнить личную карточку работника на примере. Ниже вы найдете заполненный образец карточки, там же вы можете скачать бланк форма Т-2.
Состоит документ из 4-х разделов, какие-то разделы нужно заполнить в самом начале трудовой деятельности работника, какие-то дополняются в процессе работы.
Личная карточка работника (Форма Т-2). Образец заполнения
Заполнение раздела №1 личной карточки работника (формы Т-2)
Здесь заполняются общие сведения о сотруднике. Для заполнения необходимо взять у работника такие документы, как паспорт, свидетельство о рождении, документы об образовании, трудовой договор ( или ).
Заполняя данный раздел, нужно не забыть про указание кодов в пп.3-6. Коды берутся из соответствующих классификаторов.
В п.3 – код ОКАТО того населенного пункта, в котором вы родились.
В пункте 4 указывается код ОКИН для вашего гражданства: «1» – если у вас российское гражданство, «2» – если у вас два гражданства, 3 – если нет совсем.
В пункте 5 указывается код ОКИН для уровня знаний указанного вами иностранного языка: код «1» соответствует тому, вы способны читать и переводить со словарем, «2» – читаете и можете объясняться на этом языке, «3» – свободно владеете.
В пункте 6 код ОКИН для вашего уровня образования: 4 класса (начальное общее) – «02», 9 классов (основное общее) – «03», 11 классов (среднее общее) – «07», училище (начальное профессиональное) – «10», техникум (высшее профессиональное) – «11», 3 курса ВУЗа (неполное высшее) – «15», высшее – «18», послевузовское – «19».
Сведения об образовании берутся из документа об образовании (аттестат, диплом и т.д.).
Образец заполнения 1-6 п. в личной карточке сотрудника
Стаж работы – для данного пункта сведения берутся из предоставленной работником трудовой книжки.
Для вашего семейного положения (п.9) также нужно указать соответствующий код ОКИН: «1» – не замужем/не женат, «2» – зарегистрированный брак, «3» – незарегистрированный брак, «4» – вдова/вдовец, «5» – в разводе, «6» – разошлись.
Затем идут стандартные сведения о паспорте работника, о месте жительства и дате регистрации по адресу проживания. Личная карточка работника в первом разделе заканчивается указанием контактного телефона сотрудника.
Пример оформления личной карточки сотрудника п. 7-12
Заполнение раздела №2 личной карточки работника
Раздел заполняется для мужчин, информация берется из военного билета. На мужчин, которые еще не отслужили и подлежат призыву, заполнить нужно: (нажмите для раскрытия)
- пункт 2 – пишется фраза «подлежит призыву»;
- пункт 5 категория годности – «А» – годен, «Б» – годен с незначительными ограничениями, «В» – ограниченно годен, «Г» – временно не годен, «Д» – не годен.
- пункт 8 – для мужчин, достигших 50 лет, здесь ставится отметка «снят с воинского учета по возрасту», также может быть указана фраза «снят с воинского учета по состоянию здоровья».
Остальные пункты этого раздел для этой категории граждан не заполняются. Для мужчин, находящихся в запасе, заполнить нужно все пункты. Все сведения берутся из военного билета.
Пример оформления раздела №2 личной карточки работника
Заполнение раздела №3 личной карточки работника Т-2
Здесь указываем, на какую должность принят сотрудник, с каким окладом и на основании какого приказа о приеме на работу. Здесь работник должен поставить свою подпись.
В дальнейшем, в процессе трудовой деятельности этот раздел может быть дополнен информацией о перемещениях работника внутри организации: с одной должности на другую, с одного подразделения в другое.
Образец заполнения раздела №3 личной карточки сотрудника
Разделы №4-7 личной карточки сотрудника заполняются в процессе работы. Раздел №8 отражает сведения об отпуске, где указывается вид отпуска, его продолжительность, период работы, за который предоставлен. В качестве основания указывается .
Последний раздел заполняется при увольнении работника, здесь пишется дата и причина увольнения, номер и дата .
Заполняет личную карточку сотрудник кадровой службы, в конце бланка он ставит свою подпись, также и сам работник после ознакомления подписывает данный документ.
|
