Работающие в сфере торговли, сталкиваются с необходимостью выписывать покупателям товарные накладные.

Что такое товарная накладная

Накладная представляет собой первичный документ , по которому поставщик отпускает покупателю товары. При этом, накладная важна для учета материальных ценностей как у первой стороны, так и у второй. Поставщик на основании накладной списывает в своем учете эти ценности в расход, а покупатель уже в своем учете оприходует их.

Какой бланк использовать для оформления накладной и как его заполнять?

Отмечу два важных момента:

Выписывать товарную накладную надо при любой отгрузке ТМЦ на сторону.

Конечно, если у вас покупает товар простое физлицо, то ему обычно вообще никакие документы не нужны. Но не забывайте, что вам надо будет списать материалы в расход, поэтому здесь документальное оформление отгрузки важно с точки зрения возможных споров с налоговиками. Например, если у вас УСН (Доходы — расходы), то вы списываете товары в расход по мере их реализации. Вот тут вам и пригодиться товарная накладная. Про отгрузку товаров другим ИП или юрлицам вообще рассуждать бессмысленно, особенно если они на общем режиме уплаты налогов: отсутствие накладных принесет им проблемы с возмещением НДС.

Выписывать товарную накладную можно по-разному.

Можно использовать самостоятельно разработанный бланк накладной с учетом обязательных реквизитов, а можно применять унифицированную форму № ТОРГ-12. Причем в подавляющем большинстве случаев используется именно ТОРГ-12: она стандартна и всем понятна – и покупателям, и поставщикам, и налоговой.

Теперь по порядку расскажем об этих двух вариантах.

Обычная накладная

В качестве товарной накладной можно использовать не ТОРГ-12, а бланк, который вы самостоятельно разработали и утвердили.

Что обязательно должно быть в такой накладной?

Она должна иметь следующие реквизиты:

№ и дату составления;
Наименования грузополучателя / грузоотправителя и их реквизиты;
Основание отпуска товаров (договор, счет и т.д.);
Перечень отпускаемых номенклатурных позиций с указанием количества (+ ед. измерения) и суммы — обычно делается в виде табличной части;
ФИО, должности и подписи лиц, которые разрешили отпуск товара, отпустили его со склада и получили со стороны покупателя;
Печати сторон (если стороны используют печати).

По общему правилу накладную следует составить в двух экземплярах : один остается у поставщика, второй передается покупателю. Затем каждая из сторон на основании документа отразит операцию в учете.

В принципе накладную можно составлять и в электронном виде, но в двух файлах. В этом случае она подписывается .

Товарная накладная ТОРГ-12

Если товарная накладная оформляется по общепринятой форме ТОРГ-12.

ТОРГ-12 утверждена Постановлением Госкомстата России № 132 от 25.12.1998 г. и найти ее можно в Альбоме унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций. Оформляется она при отпуске ТМЦ на сторону, причем делать это можно как в бумажном, так и в электронном формате (здесь опять же понадобиться электронная подпись).

ТОРГ-12 можно назвать неотъемлемой частью любой сделки по реализации каких-либо материальных ценностей. После отчетного периода все накладные должны храниться в течение 5 лет.

Документ заполняется также в двух экземплярах – по бумажке на каждую из сторон сделки. Подписывается ТОРГ-12 руководителем компании, главбухом или уполномоченным лицом (на него должна быть оформлена доверенность).

Теперь немного о правилах заполнения. Отметим следующее:

ТОРГ-12 следует заполнять или в момент отгрузки, или уже по ее окончанию (налоговая требует, чтобы сроки отгрузки в накладной соответствовали реальным);
Если вы выставляете на покупателя счет-фактуру (актуально для тех, кто платит НДС), то учтите, что сведения о грузоотправителе и перечне отпускаемых позиций в этих двух документах должны быть идентичны;
В графах «Организация-грузоотправитель», «Грузополучатель», «Поставщик», «Плательщик» указываются название и реквизиты сторон;
В графе «Основание» прописываются реквизиты документа, на основании которого совершается отгрузка (обычно это либо подписанный ранее договор поставки, либо счет);
Табличная часть заполняется информацией об отгружаемых ценностях (наименование, код (если есть), ед. измерения, количество, вид упаковки, масса, цена, сумма без НДС, сам НДС, сумма с НДС). В нижней строки подсчитываются итоги.
Если вы не являетесь плательщиком НДС, то в графе «НДС, ставка, %» указываете «Без НДС», а в графе «НДС, сумма, руб.» ставите нули.
В форме проставляются подписи всех уполномоченных лиц, проставляются печати сторон.
Если к накладной есть какая-то дополнительная документация (например, паспорта на товар), то она считаются приложением: в накладной надо прописать число ее листов.

На практике часто за товарами приезжает водитель покупателя и забирает его на основании доверенности. Тогда в графе «Груз принял» указываются данные водителя, а выше прописываются реквизиты доверенности, в графе «Груз получил» расписывается уже кладовщик покупателя, после получения товара на складе.

Заполнение товарной накладной ТОРГ-12

Диван «Аврора» (номенклатурный номер 1234) 1 шт., цена б/НДС 15 200 руб.

Стул офисный (номенклатурный номер 1514) 10 шт., цена б/НДС 1 900 руб.

Стол офисный (номенклатурный номер 1513) 6 шт., цена б/НДС 4 100 руб.

Отгрузка товаров производится со склада мебельного производства, расположенного по адресу 100555, г. Воронеж, ул. Зеленая, д. 15. За мебелью приехал водитель ООО «Второй», на которого выписана доверенность № 2 от 21.03.2019 г., в качестве транспортных документов оформлена транспортная накладная № 10 от 22.03.19 г. Обе стороны находятся на общем режиме уплаты налогов и являются плательщиками НДС.

Итак, начнем заполнение со сторон, участвующих в отгрузке.

В графе «Организация-грузоотправитель» указываем ООО «Первый», его адрес и реквизиты, а также структурное подразделение – склад мебельного производства.
В графе «Поставщик» также прописываем информацию по ООО «Первый».
В графах «Грузополучатель» и «Плательщик» — сведения по ООО «Второй».
В графе «Основание» указываем № и дату договора между сторонами.
Заполняем в правой части бланка необходимые коды, указываем № и дату транспортной накладной.
Проставляем № самой накладной и ее дату, например № 10 от 22.03.2019 г.

Теперь заполняем табличную часть:

Проставляем № п/п
Указываем наименования товаров, их коды (если принято номенклатурное кодирование);
Проставляем единицы измерения, количество, цены без НДС за единицу товара;
Высчитываем суммы, подводим итоги.

Далее после табличной части указываем число листов в приложении (пусть у нас будут выданы паспорта на товар на 6 листах), проставляем количество порядковых записей в табличной части. Количество мест и массу груза считаем по необходимости, для товаров в нашем примере это не требуется.

Далее указываем прописью итоговую сумму, должности и ФИО лиц, подписывающих документ со стороны поставщика, их подписи. В графах для покупателя указываем реквизиты доверенности водителя, его подпись в графе «Груз принял». Затем после получения груза свою подпись ставит представитель грузополучателя, получивший груз.

Пример заполнения товарной накладной ТОРГ-12 для нашего примера представлен ниже:

Скачать заполненный пример в формате Excel (слишком большое получится изображение, чтобы прикреплять его напрямую)

Теперь рассмотрим пример заполнения ТОРГ-12 для случая, когда поставщик не является плательщиком НДС.

Изменим немного исходные данные.

По договору № 111-А от 15.02.19 г. ООО «Первый» (100555, г. Воронеж, ул. Зеленая, д. 15) обязано поставить в адрес ООО «Второй» (120122, г. Белгород, ул. Красная, д. 10) следующую продукцию:

Печенье «Кофейное» (номенклатурный номер 1234), отгружается в коробках по 5 кг каждая, отгружено 10 коробок, цена 110 руб. за кг.

Отгрузка товаров производится со склада кондитерского производства, расположенного по адресу 100555, г. Воронеж, ул. Зеленая, д. 15. За продукцией приехал водитель ООО «Второй», на которого выписана доверенность № 2 от 21.03.2019 г., в качестве транспортных документов оформлена транспортная накладная № 10 от 22.03.19 г.

Заполнение товарной накладной, а точнее ее граф, расположенных в шапке документа у нас не изменилось – все остается так же. Только в структурном подразделении грузоотправителя пишем «склад кондитерского производства».

Теперь заполняем табличную часть.
Тут тоже все также, но с некоторыми особенностями. В этом примере нам нужно будет дополнительно заполнить:

Вид упаковки – коробка;
Количество в одном месте – 5 (5 кг в одной коробке);
Количество мест – 10 (отгружаем 10 коробок);
Количество масса нетто – 50 (5 кг х 10 коробок = 50 кг);
Масса брутто – 51 (предположим, что упаковка весит 1 кг).

Затем проставляем цену, считаем сумму без НДС и с НДС (они у нас равны), в графе «НДС, ставка, %» ставим «Без НДС», а в соседнем столбце с суммой – нули. После того, как табличная часть заполнена, подводим итоги.

Далее после табличной части указываем число листов в приложении (пусть у нас будут выданы сертификаты на 3 листах), проставляем количество порядковых записей в табличной части. Затем считаем количество мест и массу груза.

Итоговую сумму прописью и остальную информацию по лицам, подписывающим документ, указываем как в первом примере с мебелью.

Скачать пример заполнения товарной накладной ТОРГ-12 для этого примера .

Ну вот и все! Если у вас есть вопросы про заполнение товарной накладной, пишите их в комментариях.

›› Накладная ТОРГ-12

Накладная торг 12 — выписка бланка накладной в программе «Экспредо»

Накладная торг 12 — товарная накладная — первичный бухгалтерский документ, который применяется для оформления операции по отпуску и приему товарно-материальных ценностей от продавца к покупателю.

Программа «Экспредо» поможет Вам сделать Ваш бизнес успешнее.

В программе процесс выписки бланка накладной торг 12 полностью автоматизирован. На создание накладной торг 12, в программе «Экспредо», Вы потратите не больше 1-й минуты.

Важно, что в накладной ТОРГ-12 не допускаются исправления.

В программе «Экспредо» Вы не столкнетесь с проблемой ошибок,

поскольку бланк накладной будет сформирован программой автоматически, а Вам останется лишь заполнить информацию о наименование товара, его цене, количестве, а также реквизиты передающей и принимающей сторон. Надо отметить, что данные о товаре, указанные в накладной ТОРГ-12, должны соответствовать данным счета-фактуры.

Для Вашего удобства в программе «Экспредо» реализована возможность дублировать данные из накладной торг 12 сразу в счет-фактуру.

В этом случае Вы экономите время на составление счета-фактуры в нашей программе. Удобным дополнением для Вашего бизнеса является наличие портативной версии программы «Экспредо». Вы сможете в любое время и в любом месте выписать в программе накладную торг 12 , запустив программу «Экспредо» с любого съемного носителя.

Накладная торг 12 обычно составляется в двух экземплярах, в программе это предусмотрено. Первый экземпляр остается в организации, которая отпускает товары или материалы. Эта накладная является основанием для их списания. Второй экземпляр накладной торг 12, составленной программой, передается сторонней организации и является основанием для получения этих товаров или материалов. Работник организации-продавца должен подписать накладную торг 12, тем самым предоставляя разрешение на отпуск груза. Накладная торг 12 также подписывается главным бухгалтером организации-продавца и лицом организации-продавца, которым производится отпуск груза.

В накладной торг 12 факт приема груза фиксируется подписью и печатью ответственным лицом организации-покупателя. Один экземпляр накладной торг 12 хранится в бухгалтерии организации продавца, второй — в бухгалтерии организации покупателя.

Отметим, что в условиях современных экономических отношений немаловажным фактором в достижении успеха является время. Чем меньше времени у Вас уходит на «бумажные работы», тем успешнее Ваш бизнес.

Примеры печатных форм, реализуемых в «Экспредо»

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров КО-3
Накладная ТОРГ-12

Товарная накладная - первичный бухгалтерский документ, применяемый для оформления перехода права собственности (путем продажи, отпуска) на товар или другие материальные ценности от продавца к покупателю.

В накладной указывается наименование (вид) товара, его цена, количество и общая стоимость, а также сумма НДС.

Кроме того, товарная накладная должна содержать реквизиты передающей и принимающей сторон, собственноручные подписи уполномоченных лиц, печать организации.

Форма товарной накладной

В силу норм Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" все факты хозяйственной деятельности организации подлежат оформлению первичными учетными документами, утверждаемыми руководителем организации по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

При этом организация может использовать как самостоятельно разработанные документы, так и , содержащиеся в специальных альбомах и утверждаемые Госкомстатом России.

Так, Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132 утвержден Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций, среди которых - товарная накладная (форма N ТОРГ-12), применяемая для оформления продажи товарно-материальных ценностей сторонней организации.

Поэтому на практике организации для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации применяют товарную накладную по форме ТОРГ-12.

Товарную накладную можно сформировать и хранить как в бумажном виде, так и в электронном.

Оформление товарной накладной

Составление товарной накладной

Товарная накладная составляется в двух экземплярах, один из которых остается у организации-поставщика и является основанием для списания товарно-материальных ценностей.

Второй экземпляр товарной накладной передается покупателю (грузополучателю) и является основанием для оприходования этих ценностей и вычета по НДС.

Подписание товарной накладной

Первичные документы подписываются руководителем и главным бухгалтером или уполномоченными на то лицами.

Перечень лиц, уполномоченных подписывать первичные документы, утверждаются руководителем по согласованию с главным бухгалтером. Таким образом, руководитель может передать право подписывать товарную накладную и оформляет это право доверенностью или приказом.

При этом в ТОРГ-12 может быть проставлено 5 подписей:

три со стороны продавца: (руководитель, бухгалтер, ответственный за отгрузку). В некоторых крупных организациях подпись в товарной накладной при отгрузке ставит один человек. Обычно это некий «оператор», который на основании информации, полученной от бухгалтерии и склада, формирует документ и подписывает своей подписью. Такой порядок работы должен быть закреплен либо в приказе, либо в доверенности, либо в должностных инструкциях «оператора»;

одна со стороны покупателя (ответственный за прием товара) - в строке «Груз получил грузополучатель». В этой строке должна стоять подпись официально уполномоченного представителя покупателя - это может быть лицо по доверенности или по Уставу. Поэтому расписаться должен либо руководитель организации-грузополучателя (покупателя), либо уполномоченное на то лицо по доверенности на право подписи первичных документов.

еще одна подпись - в строке «Груз принял» - ставится любым материально-ответственным лицом, фактически принимающим груз (в той же строке заполняются данные о доверенности за перевозку ТМЦ). Это может быть как перевозчик сторонней организации-транспортировщика, так и представитель организации-покупателя. Руководитель предприятия может принять товар без доверенности - в таком случае он расписывается в строке «Груз принял» и не заполняет строки по указанию реквизитов доверенности.

При этом, в обеих строках «Груз получил грузополучатель» и «Груз принял» может расписаться одно и то же лицо (если у него есть и на ТМЦ, и право подписи первичных документов). В этом случае подпись ставится только в строке «Груз получил».

Заполнение товарной накладной

В графе «Грузоотправитель» должно быть указано в соответствии с учредительными документами полное или сокращенное наименование грузоотправителя, юридический адрес (можно вместе с фактическим), телефон и банковские реквизиты (р./сч и БИК обязательно!).

В случае, когда отгрузка товара осуществляется не поставщиком, а его структурным подразделением, то необходимо указывать в графе «Структурное подразделение» его адрес местонахождения.

Графы «по ОКПО» и «Вид деятельности по ОКДП» указывается для организации, которая составляет товарную накладную, то есть для продавца ТМЦ.

В графе бланка товарной накладной «Грузополучатель» указывается в соответствии с учредительными документами его полное или сокращенное наименование, почтовый адрес, телефон и банковские реквизиты (р./сч. И БИК обязательно!).

Графа «по ОКПО», напротив «Грузополучатель», должна быть обязательно заполнена.

В графах бланка товарной накладной «Поставщик» и «Плательщик» чаще всего указывается аналогичная информация, что и в графах «Грузоотправитель» и «Грузополучатель» соответственно.

Но бывает, что поставщик и грузоотправитель (плательщик и грузополучатель)- разные организации. Тогда в данных графах указывается в соответствии с учредительными документами полное или сокращенное наименование организации, юридический адрес, номер телефона и банковские реквизиты.

В графе бланка товарной накладной «Основание» должны быть указаны номер и дата договора.

Если организация-поставщик доставку товара осуществляет не самостоятельно, а, привлекая перевозчика (грузоотправителя), то заполняется графа «Транспортная накладная» (номер и дата транспортной накладной).

Перед сводной таблицей бланка товарной накладной в графах «Номер документа» и «Дата составления» указывается порядковый номер накладной и дата его составления соответственно.

Налоговая инспекция настаивает, чтобы дата составления совпадала с датой отгрузки ТМЦ.
При заполнении сводной таблицы следует учитывать следующие моменты:

Данные в сводной таблице формы ТОРГ-12 должны соответствовать данным из бланка счета-фактуры.

При этом:

в столбце 5 бланка товарной накладной указывается код единицы измерения;

в столбце 6 бланка товарной накладной указывается вид тары (сокращенно), в которой перевозится товар (к примеру: ящики, коробки и пр.). Если перевозят неупакованный груз, то прописывается в соответствующей строке «н/у»;

в столбце 9 бланка товарной накладной указывается масса каждого товара с учетом массы тары. Необходимо прописывать единицы массы (кг., т. и пр.).

В графе бланка товарной накладной после слов «Товарная накладная имеет приложение на» указывается прописью число листов приложений к данной форме.

В графе после слов «и содержит» прописью указывается число порядковых номеров столбца 1 сводной таблицы.

в графе «Всего мест» бланка товарной накладной число в пересечении строки «Всего по накладной» и столбца 8 сводной таблицы;

в графе «Масса груза (нетто, кг.)» бланка товарной накладной число в пересечении строки «Всего по накладной» и столбца 10 сводной таблицы;

в графе «Масса груза (брутто, кг.)» бланка товарной накладной число в пересечении строки «Всего по накладной» и столбца 9 сводной таблицы;

в графе «Всего отпущено на сумму» бланка товарной накладной число в пересечении строки «Всего по накладной» и столбца 15 сводной таблицы, копейки прописываются цифрами;

Со стороны поставщика товарная накладная должна быть подписана всеми, кто разрешил и произвел отпуск груза, а также главным бухгалтером, и заверена печатью.

Даты со стороны продавца и плательщика должны совпадать с датой составления накладной.

Электронная форма торговой накладной

Форма и порядок составления электронной накладной ничем не отличаются от формы и порядка составления ее бумажного аналога, за исключением того, что электронный документ составляется в одном экземпляре, который состоит из двух файлов.

Один из них формируется на стороне продавца, а второй при пересылке документа - на стороне покупателя.

Для подписания электронных накладных вместо собственноручной подписи использоваться электронная подпись (ЭП), причем электронная товарная накладная подписывается одной электронной подписью со стороны продавца, и одной - со стороны покупателя. Итого две подписи.

При этом в строках «Отпуск разрешил», «Главный (старший) бухгалтер», «Отпуск груза произвел», «Груз принял» и «Груз получил грузополучатель» указываются ФИО и должности соответствующих лиц, а в строке «По доверенности №» - информация о доверенности уполномоченного лица.

Объединение счета-фактуры и товарной накладной в один документ

Счет-фактуру и товарную накладную (ТОРГ-12) допускается объединять в один документ.

Варианты объединения счета-фактуры и товарной накладной в один документ

Для того, чтобы вместо счета-фактуры и товарной накладной составлять один документ, существует два варианта действий:

Вариант 2. Самостоятельно разработать форму объединенного документа. Для этого следует:

1) дополнить форму счета-фактуры следующими реквизитами (ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, п. 9 Правил заполнения счета-фактуры)):

описанием хозяйственной операции - отпуска товаров (например, "товар отпустил" или "отпуск груза произвел");

наименованием должности представителя вашей компании, отпустившего товары, с его подписью, фамилией и инициалами;

описанием хозяйственной операции - приемки товаров (например, "товары принял" или "груз получил");

наименованием должности представителя компании - покупателя или грузополучателя, с его подписью, фамилией и инициалами;

2) приказом руководителя организации утвердить такую дополненную форму счета-фактуры, как первичный документ, в качестве приложения к бухгалтерской учетной политике.

При этом исключать какие-либо реквизиты счета-фактуры из объединенного документа нельзя.

Порядок выставления и регистрации объединенного документа

Дополненный счет-фактуру или УПД надо составлять:

при отгрузке, а не в течение пяти календарных дней со дня отгрузки;

в двух экземплярах, один из которых передается покупателю, а второй регистрируется в книге продаж - так же, как обычный .

Дополненный счет-фактура или УПД в целях исчисления НДС, налога на прибыль, а также бухгалтерского учета будут документами, подтверждающими отгрузку.

Порядок действий с объединенным документом у покупателя

На основании дополненного счета-фактуры или УПД покупатель может:

принять товары к бухгалтерскому учету;

принять к вычету НДС, так же как по обычному счету-фактуре;

учесть стоимость товаров в налоговых расходах.

Учет товарных накладных и хранение

Законодательно не закреплено никаких правил учета товарных накладных.

Поэтому организация вправе сама утвердить правила передачи и хранения документов.

На практике, обычно на складе составляется товарный отчет (первичный документ, на основании которого в учете отражаются данные о реализации товаров и их себестоимости), к которому в хронологическом порядке прикладываются товарные накладные.

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на бухгалтерском форуме .

Товарная накладная: подробности для бухгалтера

12 оттенков «серых» схем
Оформленных документов: договоры, счета-фактуры, товарные накладные, справки о стоимости выполненных работ... вычета НДС: договоры, счета-фактуры, товарные накладные, акты приемки выполненных работ, протоколы... все необходимые документы: счета фактуры, товарные накладные, приходные ордера с подписью материально... образом оформленными счетами-фактурами и товарными накладными. А проблемность контрагентов не является...
Можно ли применять электронную цифровую подпись и факсимильную подпись при оформлении бухгалтерских документов?
Применение факсимильной подписи при оформлении товарных накладных (товарно-транспортных накладных) при... документов (в т.ч. товарных накладных) стороны могут организовать электронный документооборот... в котором поставка оборудования подтверждалась товарной накладной, которая была подписана факсимиле, ... выполненных работ, подтверждается договором, товарной накладной и актом на выполнение работ... порядок применения факсимиле при оформлении товарных накладных (товарно-транспортных накладных) целесообразно...
Обязательно ли проверять полномочия лиц, подписавших первичные документы со стороны контрагентов?
Коносаментом, товарной накладной по форме, разработанной поставщиком. При разработке бланка товарной накладной может быть... по организации), влечет недействительность таких товарных накладных. Это подтверждает и арбитражная... свои должностные обязанности и подписавших товарные накладные от имени организации, являются... , подтверждающих полномочия лиц, подписавших товарные накладные, факт поставки товара не опровергает... работникам полномочия на подписание товарных накладных путем выдачи доверенности и...

Процесс отпуска товарно-материальных ценностей и учета данных операций осуществляется с использованием товарной накладной. Это первичный учетный документ, алгоритм использования которого прописан в законе № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Этот правовой акт, а также ФЗ № 63 «Об Электронной подписи» позволяют варьировать формат товарной накладной: она может оформляться и храниться как в бумажном варианте, так и в электронном виде.

В нашем сегодняшнем материале мы разберемся, как оформлять этот документ. А в нижней части страницы читатель может бесплатно скачать товарную накладную ТОРГ-12 и образец ее заполнения.

Необходимые данные и особенности оформления

Унифицированная форма товарной накладной ТОРГ-12 утверждена в декабре 1998-го Госкомстатом РФ. Она и рекомендована к использованию при отпуске МТЦ сторонним организациям. В ней содержатся строки и столбцы, куда необходимо внести такие данные как реквизиты сторон (поставщика и плательщика; грузоотправителя и грузополучателя, если это разные организации с поставщиком и плательщиком); печати организаций и подписи лиц, уполномоченных производить отпуск и прием товара; параметры товара: цена, наименование, количество, общая сумма стоимости, размер НДС.

Составляется документ в двух экземплярах — для обоих контрагентов. Они его в дальнейшем используют для оприходования и списания товара. Бесплатно скачав образец товарной накладной 2018 года, обратите внимание на важный нюанс: дата составления документа должна совпадать с днем получения товара. При необходимости в бланк можно вносить новые строки и столбцы, законом это разрешено для случаев, когда процесс продажи-покупки МТЦ сопряжен с некими особыми условиями, согласованными сторонами сделки.

Строка «Основание» остается и в этом случае обязательной, сюда вносятся номер и дата договора с покупателем, а в случае использования организации-перевозчика, также и номер с датой транспортной накладной, которую необходимо дополнительно выписать для грузоперевозчика.

Как оформляется товарная накладная 2018 года

В бумажном формате

Являясь первичным бухгалтерским документом, товарная накладная ТОРГ-12 должна подписываться руководителем компании и главным бухгалтером, либо уполномоченными ими лицами. Перечень последних должен быть согласован с главбухом и завизирован руководителем. Право подписи этого документа глава фирмы может передать доверенному лицу, но обязательно оформляет его приказом либо доверенностью.

ТОРГ-12 может содержать до 5 подписей:

Со стороны продавца их может быть от одной до трех. В последнем случае это подписи руководителя, бухгалтера и ответственного за отгрузку. Либо эту функцию выполняет один человек, аккумулирующий информацию со склада и из бухгалтерии. Назначая такого «оператора», эти обязанности руководитель фиксирует в доверенности или в приказе, как вариант — в должностных инструкциях уполномоченного лица.

Со стороны покупателя требуется лишь одна подпись — в строку «Груз получил грузополучатель». Это может сделать сам руководитель организации-покупателя (грузополучателя) или лицо, уполномоченное на проведение данных операций. Право подписи этому лицу, ответственному за прием товаров, дается на основании доверенности или по Уставу организации.

После того как бесплатно скачан образец товарной накладной 2018 года, возможно (не обязательно) внесение подписи в графу «Груз принял». Ее ставит лицо, уполномоченное фактически принимать товар и обладающее функциями материальной ответственности. Тут же нужно будет параллельно внести и данные по доверенности за перевозку ценностей. Сделать это может кто-то из представителей организации-покупателя либо перевозчик, сотрудник сторонней транспортной компании.

Но руководитель предприятия вправе принять товар и без доверенности, расписавшись в строке «Груз принял» (тогда строки с указанием реквизитов доверенности заполнять не потребуется).

Есть и вариант приемки ТМЦ, когда одно и то же лицо расписывается в строках «Груз принял» и «Груз получил грузополучатель». Но это должен быть человек, имеющий как право подписи первичных документов, так и доверенность на ТМЦ. В данном случае подпись может вноситься лишь в строку «Груз получил», она по регулирующим документам является приоритетной.

В электронном виде

Электронный формат, как мы уже упомянули, разрешен законодательно. Рекомендуемый вариант XML-файла ТОРГ-12 был утвержден 21.03.2012 приказом ФНС России № ММВ-7-6 /172@, налогоплательщики имеют право отправлять его по Интернету и контрагентам, и в налоговую.

Если вы решите скачать бланк товарной накладной ТОРГ-12 в Excel, то сразу убедитесь: по форме он ничем не отличается от бумажной версии. Да и заполняется аналогично. Есть лишь одно различие. Документ составляется в данном случае в одном экземпляре, состоящем из двух файлов. Один формируется представителем продавца, который его пересылает покупателю, ответственное лицо которого оформляет второй файл.

Заверяются такие накладные с использованием электронной подписи. В данном случае законодательно определена необходимость всего двух подписей: по одной со стороны каждого из участников сделки. Это положение зафиксировано в приказе ФНС России от 21.03.2012 № ММВ-7-6 /172@), а также подтверждено материалами ряда судебных разбирательств.

ФИО и должности соответствующих лиц указываются в разделах «Отпуск разрешил», «Отпуск груза произвел», «Главный (старший) бухгалтер», «Груз принял» и «Груз получил грузополучатель». В поле «По доверенности № " вносится информация о параметрах доверенности уполномоченного лица.

Транспортировка и товарная накладная ТОРГ-12

Бумажная версия

Бесплатно скачав бланк товарной накладной 2018 года, ответственный за ее заполнение оформляет документ и, проконтролировав отгрузку, передает накладную водителю вместе с иными требуемыми в данном случае документами. Водитель (экспедитор), доставив груз, передает накладную грузополучателю.

Практика грузоперевозок выработала и другие варианты. Водитель не обязан в пути иметь при себе данный документ, поскольку он подтверждает факт доставки и передачи груза заказчику транспортно-товарной накладной (ТТН), где перечислены в общей форме позиции перевозимого товара. Поэтому в ряде официальных правовых актов это положение (о необязательности наличия у водителя ТН) закреплено. Например, в:

Федеральном законе от 08.11.2007 N 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта»;
Постановлении Правительства РФ от 15.04.2011 N 272 «Об утверждении Правил перевозок грузов автомобильным транспортом» и ряде других документов.

Электронный документ

Документ можно напрямую направить потребителю в электронной форме, через Сеть. Это удобно, когда перевозку товара осуществляет сам поставщик. В случае, когда это делается через посредника-перевозчика, закон предусматривает обязательность заполнения строк «По доверенности № " и «Груз принял», где указываются данные об экспедиторе (ФИО, должность) и информация о доверенности на перевозку груза.

Бесплатно скачав бланк товарной накладной 2018 года, в данном случае можно в соответствующих графах указать номер и дату ТТН. Ведь в самой ТТН вся эта необходимая информация уже внесена. Второй вариант: покупатель сам заполняет строки «По доверенности № " и «Груз принял» при получении электронной накладной формата ТОРГ-12 и, после приемки груза, визирует накладную своей электронной подписью.

Прием товара и товарная накладная 2018 года

Бумажная

Здесь все просто: принимая товар, уполномоченное лицо сверяет его с тем, что зафиксировано в документах, переданных ему водителем либо экспедитором. Принимающая сторона подписывает документы, которые затем передаются в бухгалтерию предприятия.

Электронная

Процедуру принятия и подписания электронной накладной мы уже описали выше. Главным условием четкой работы при таком алгоритме является наличие у ответственного лица возможности получать оперативно обрабатывать такие документы. То есть, рабочее место должно быть обеспечено соответствующей оргтехникой для приема, подписывания, распечатки и пересылки файлов, соответственно, нужен и постоянный выход в Интернет.

Возврат товара: как внести исправления в документ

В бумажный вариант

Что предписывает законодательство на случай обнаружения ошибок? Для исправления товарной накладной в обоих экземплярах вычеркиваются ошибочные записи, вносятся верные данные и дата появления изменений. Они, согласно п. 5 ст. 10 закона о бухгалтерском учете, должны быть заверены подписями с обеих сторон сделки. Не следует задним числом формировать новый документ взамен этого. Правилами бухгалтерского учета такой вариант исправлений для бумажной версии не предусмотрен.

В электронную версию

Если отправитель груза воспользовался электронным образцом заполнения товарной накладной ТОРГ-12 и допустил некую оплошность, неточность, то тут строгих правил исправления не существует. В пункте 8 ПБУ 1/98 по этому поводу сказано: «если по конкретному вопросу в нормативных документах не установлены способы ведения бухгалтерского учета, то при формировании учетной политики осуществляется разработка организацией соответствующего способа исходя из настоящего и иных положений по бухгалтерского учету».

На практике чаще всего попросту составляется другой документ, с точными данными. Если иной порядок не внесен в уставные и иные официальные документы организации. Но надо не забывать при этом указать в исправленном варианте, что он является частью первоначального документа. В договоре с контрагентом необходимо предусмотреть подобные накладки, оговорить данный механизм исправления ошибок.

Другой вариант корректировки — составление акта об установленном расхождении, где указываются все основные реквизиты накладной. Его также согласовывают с другой стороной сделки. Такой документ будет служить основанием для официального предъявления претензии поставщику, если спорные вопросы не удастся решить мирно, по договоренности сторон.

Хранение и учет товарных накладных ТОРГ-12

Бумажных

Каким образом данные бумаги должны храниться, законодатель не предписывает. Каждая организация вправе самостоятельно утверждать механизм хранения и передачи документов этого назначения. Как правило, на складе составляется товарный отчет, отражающий данные о реализации товаров и их себестоимости, к нему и прилагаются товарные накладные, для удобства контроля, в хронологическом порядке.

ИП и те организации, что применяют УСН, на основании таких первичных документов ведут журналы учета расходов и доходов. Если они ведутся в электронном виде, их необходимо распечатать по окончании налогового периода. Хранят бумажные документы обычно в архивных помещениях.

В электронном формате

Товарный отчет и накладную, оформленные в электронном виде, хранят на локальном компьютере или на сервере организации. Системы ЭДО: операторов электронного документооборота — имеют возможность передавать ТОРГ-12 и в свободной форме, и в формате, рекомендованном ФНС.

Информация полезна? Расскажите друзьям и коллегам

Уважаемые читатели! Материалы сайта сайт посвящены типовым способам решения налоговых и юридических вопросов, но каждый случай уникален.

Если вы хотите узнать, как решить именно ваш вопрос - обращайтесь в форму онлайн консультанта . Это быстро и бесплатно! Также вы можете проконсультироваться по телефонам: МСК +7 499 938 52 26. СБП +7 812 425 66 30, доб. 257. Регионы - 8 800 350 84 13 доб. 257