В материале мы расскажем о том, как правильно написать служебную записку. Все чаще в перечне требований к кандидату на должность можно встретить тезис о коммуникабельности специалиста. Это вовсе не означает, что от работника ждут долгих и захватывающих рассказов об отпуске или сплетен о соседях. В понимании нанимателя, умение общаться и внятно формулировать задачи понадобится работнику для успешного сотрудничества с коллективом. Одной из форм такого взаимодействия может стать служебная записка.
Терминология
Важно! Следует иметь ввиду, что:
- Каждый случай уникален и индивидуален.
- Тщательное изучение вопроса не всегда гарантирует положительный исход дела. Он зависит от множества факторов.
Чтобы получить максимально подробную консультацию по своему вопросу, вам достаточно выбрать любой из предложенных вариантов:
В компании с небольшим штатом сотрудники нередко знают о существовании служебных записок лишь понаслышке. Если весь коллектив не составляет и пары десятков человек, то информация обо всех значимых событиях, как произошедших, так и только намечающихся, распространяется в устной форме. Хотя малая численность вовсе не означает, что использование механизма письменного общения не эффективно.
Сама по себе служебная записка является внутренним документом, формой уведомления заинтересованных членов коллектива о важных фактах либо содержащим некую информацию, влияющую на дальнейшую работу другого подразделения. И хоть упоминание о таком виде документа, а тем более типовой образец служебной записки, в трудовом законодательстве отсутствует, ее необходимость продиктована иногда и нормами ТК РФ.
Составление такой бумаги будет целесообразно, если нужно письменно сообщить коллеге:
- о наличии или изменении кондиций материальных ценностей;
- об изменении графика работы отдельного работника или части подразделения;
- об имеющемся мнении или предложении внести коррективы в рабочий процесс;
- о возражении в отношении его действий или намерений;
- об изменениях в сути и составе информации, используемой для работы;
- о любом другом факте или событии, которое, по мнению автора документа, потенциально влияет на исполнение его трудовых обязанностей.
Для того, чтобы служебная записка была воспринята как достойный внимания документ, не достаточно просто черкнуть пару фраз на клочке бумаги. Даже, если бланк не утверждается нормативными актами, всегда нужно пользоваться стандартом 6.30–2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов». Это также справедливо при разработке внутренних форм и закреплении их в системе документооборота компании
Законодательство не содержит понятия служебной записки, но его типовую форму можно разработать самостоятельно и ввести в действие отдельным приказом, основываясь на ГОСТ 6.30-2003.
Разница между докладной и запиской
Поскольку практика оформления служебных записок затрагивает далеко не все предприятия, то существенной разницы между служебной и докладной запиской видят не все специалисты. А она, тем не менее, ощутимая и имеет вполне конкретные признаки:
| Вид документа | Адресат | Содержание |
| Служебная записка | Член коллектива, в отношении с которым нет взаимодействия в форме «подчиненный-начальник». Равный по рангу коллега внутри подразделения или за его пределами | Чаще носит информационный или предупреждающий характер. Составляется с целью гарантированного ознакомления с данными и дальнейшего подтверждения собственной позиции перед руководством. |
| Докладная внутренняя | Адресуется либо непосредственному руководителю автора документа, либо вышестоящему начальству | Может носит уведомительный характер с целью предупреждения о наступлении негативных или непоправимых последствий, мешающих работе или вредящих здоровью. Может быть составлена для согласования нужд компании или предложения мероприятий по реорганизации процессов. |
| Докладная внешняя | В адрес смежной организации или структуры, с которыми ведется совместная работа или реализуется срочный проект | Обычно составляется с целью уведомления руководства партнерской организации о нарушениях, неисполнении обязанностей ее сотрудниками или должностными лицами. Реже с предложениями кого-то поощрить или отметить. |
Среди подавляющего числа работников бытует мнение, что этот процесс обмена «бумажками» — пустая трата времени и сил на их составление, ведь позвонить и быстренько обрисовать картину гораздо быстрее и проще. Ход их мыслей резко меняет свое направление уже после первого соприкосновения с производственными ситуациями, когда нужно доказать факт направления соответствующей информации всем заинтересованным лицам. Иногда от этого зависит не только судьба дисциплинарного взыскания (возможно, весьма сурового, вплоть до увольнения), но и дальнейшая успешная работа всего предприятия.
Виды служебных записок
Благодаря достаточно свободной форме изложения, служебная записка используется в очень широком спектре вопросов и ситуаций. Далее будут перечислены наиболее часто встречающиеся ситуации, но это не означает, что данный список исключителен и не может быть дополнен другими пунктами.
- Ознакомьтесь с типовым образцом служебной записки здесь —
- Здесь универсальный бланком служебной записки
Сотрудником на сотрудника
Даже если два сотрудника отделены друг от друга только проходом между столами, это не может помешать им общаться в письменном виде. И расценивать это как рабочий конфликт будет в корне неверно. Взаимодействие с помощью обмена «письмами» помогает:
- избежать сбоев в результате большой загруженности и забывчивости;
- решить проблему неисполнения обязанностей или несвоевременной передачи необходимых данных;
- разрядить напряженные отношения, а также перевести служебную записку на сотрудника в разряд дисциплинирующих и организующих документов.
Содержание этих бумаг может быть очень разным и содержать в себе как просьбы, так и требования. Например, если сотрудник видит, что кто-то из членов команды пренебрегает должностными функциями, то еще до обращения к руководителю, можно направить служебную записку о невыполнении служебных обязанностей легкомысленно относящемуся к работе коллеге. Это будет и корректнее, и позволит доказать в дальнейшем, что пробелы в работе не стали результатом «круговой поруки» и замалчивания проблемы.
Служебная записка – инструмент взаимодействия между специалистами одного структурного уровня, для обращения в адрес руководителя правильнее использовать докладную записку.
На списание
Редко какой труд не связан с материальными ценностями или расходниками, применяемыми для успешной работы. Это влечет за собой их порчу или утрату качественных характеристик, и тогда нужно обратиться в службу снабжения для списания старых материалов и выдачи новых.
Если износ или выход из строя предметов труда стал результатом естественных процессов, связанных со старением или выработкой ресурса, то можно сообщить об этом материально ответственному лицу. Формой уведомления может стать служебная записка на списание с перечнем утративших полезность предметов и причиной отказа от их использования.
Другое дело, если выход их строя был связан с нестандартными событиями или неаккуратностью ответственных сотрудников, то тут уж без ведома и решения начальства не обойтись. В этом случае уместнее писать не служебную записку, а докладную.
На премирование
Письменное общение чаще связано с неприятными событиями или обменом данными. Реже случаются более приятные поводы составления служебной записки – сообщение о премировании.
Поскольку отличительной чертой записки считается правило ее направления сотруднику равного ранга, то и предложение о награждении, оформленное подобным образом, правильнее направить, например, в кадровую службу. Как вариант, можно отдать документ сотруднику, ответственному за составление проекта приказа о премировании или представлении списка кандидатов на получении денежных поощрений.
Можно обратиться с этой идеей напрямую к руководителю компании, но тогда изложить свои аргументы правильнее в форме докладной записки. Ознакомьтесь с .
На командировку
После отмены в 2014 году необходимости обязательного оформления командировочного удостоверения на каждую служебную поездку, стал вопрос о том, как правильно зафиксировать некоторые нюансы и отчитаться о ее результатах. Выходом была избрана служебная записка на командировку. Именно в такой форме можно проинформировать руководителя о том, как и когда планируется выполнять задание компании, а также изложить в записке результаты поездки.
Этот документ принято использовать:
- если путь до места назначения совершался на личном или попутном транспорте;
- если нужно отчитаться о работе в выходной день или сверхурочные часы;
- если по приложенным финансовым документам невозможно точно определить фактическую длительность командировки;
- если есть обстоятельства, которые должны быть учтены при начислении суточных и возмещении расходов или нужно объяснить необходимость трат без первичных документов.
В какой-то мере служебная записка заменила собой ранее обязательные задания на командировку и отчеты об их выполнении. Ознакомьтесь с .
Служебная записка директору
Поскольку руководитель, чаще всего, высший единоличный орган управления предприятием, то представить себе ситуацию, в которой будет правильно направить служебную записку директору, довольно сложно. В соответствии с принципами служебной иерархии на его имя лучше подавать докладные.
Нежелание так озаглавливать предоставляемый на рассмотрение начальства документ продиктовано, скорее, субъективными причинами и эмоциями. Однако, стоит понимать, что служебная записка о нарушении должностной инструкции выглядит нелогичной.
Вариант правильного использования формы служебной записки, адресованной директору, возможен в корпорациях или холдингах. Только в их структуре может быть одновременно несколько директоров, равных по положению в организации и не находящихся друг у друга в подчинении. Внутри предприятий с прямолинейной системой управления и одним руководителем уместнее использовать докладные по всем производственным вопросам, требующим внимания и утверждения директором.
Служебная записка, как любая другая корреспонденция подлежит регистрации в специальных учетных журналах. Вручать ее лучше под подпись на втором экземпляре или в графе журнала.
Оформление служебной записки
Для того, чтобы у человека не было сомнений по поводу того, как правильно написать служебную записку, можно воспользоваться простой инструкцией:
- Документ составляют на листе бумаги А4, в «шапке» указывают ФИО и полное название должности адресата.
- Там же обозначают и имя автора записки, не забыв написать свою должность и подразделение.
- В качестве заглавия использовать словосочетание «Служебная записка».
- Далее следует изложить суть проблемы, вопроса, информации или предложения в краткой, но емкой форме, используя деловой стиль написания.
- В завершении нужно проставить дату составления, подпись составителя и его фамилия.
- Для упорядочивания документооборота все исходящие и входящие документы подлежат регистрации. Поэтому правильно составленной служебной записке должен быть присвоен порядковый номер.
Для тех компаний, которые хотят унифицировать форму служебной записки и закрепить общий порядок того, как пишется служебная записка, потребуется издать отдельный приказ по предприятию. Тогда утвержденный пример написания станет обязательным для использования всеми сотрудниками организации.
Вопреки всеобщему предубеждению против использования служебных записок в общении с коллегами, этот документ может только положительно повлиять на трудовой процесс и наладить внутреннее взаимодействие. Вот почему каждому сотруднику стоит отбросить сомнения и эмоции, и принять как должное, что некоторые моменты можно урегулировать исключительно с помощью составления письменных документов.
Юрист коллегии правовой защиты. Специализируется на ведении дел, связанных с трудовыми спорами. Защита в суде, подготовка претензий и других нормативных документов в регулирующие органы.
Понятием «деловые записки» объединяется деловая переписка внутри предприятия (организации), входящая в состав информационно-справочных документов. Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения.
Особенностью информационно-справочных документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления:
- от работника к руководителю подразделения;
- от руководителя подразделения к руководителю организации;
- от подведомственной организации в вышестоящую организацию.
Оформление любой информационно-справочной документации должно соответствовать требованиям ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Для оформления докладной, служебной, объяснительной и пояснительной записок существуют общие правила . Любой из этих документов должен иметь:
- автора (организацию, структурное подразделение или должностное лицо, от которого исходит записка);
- адресат (кому направляется документ);
- название вида документа (например, «Докладная записка», «Служебная записка», «Объяснительная записка», «Пояснительная записка»);
- дату составления и номер регистрации;
- заголовок (например, «О нарушении трудовой дисциплины»);
- текст;
- подпись составителя (с указанием должности).
Особенности составления докладной, служебной, объяснительной и пояснительной записок
Докладная записка - это документ, адресованный руководителю организации или структурного подразделения. Исходя из самого названия, в докладной записке обстоятельно излагается какой-либо вопрос, то есть докладывается возникшая ситуация. Как правило, с целью принятия руководством соответствующих мер или вынесения определенного решения.
Например, начальник цеха может в докладной записке уведомить руководителя завода о ненадлежащем исполнении своих обязанностей одним из подчиненных, предложив применить к работнику дисциплинарное взыскание. Докладные записки, адресованные руководителю организации или отдела, являются внутренними документами и могут составляться на простом листе бумаги формата А4. Документы, направляемые в вышестоящие инстанции, - это внешние документы, их необходимо оформлять на бланке организации.
Текст докладной записки обычно состоит из двух или трех частей. В первой части, констатирующей, излагаются причины, факты и события, которые имели место и послужили поводом для ее написания. Вторая часть, анализирующая, содержит анализ сложившейся ситуа-ции, возможные варианты ее решения. Третья часть, резюмирующая, включает в себя выводы и предложения конкретных действий, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять. При этом второй части в докладной записке может и не быть, тогда после изложения сути вопроса будут сразу описаны предложения о его решении.
Если докладные записки информируют адресата о ходе выполнения работ, то они могут составляться регулярно. Это так называемые информативные докладные записки.
Служебная записка близка к докладной записке по своему назначению, но в отличие от нее имеет внутренний, служебный характер. Служебную записку составляет работник или руководитель подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения.
Таким образом, она, исходя из названия, решает вопросы чисто служебные, обеспечивает связь объектов управления по горизонтали. В служебных записках чаще всего отражаются вопросы материально-технического, хозяйственного, информационного обеспечения и тому подобное.
Текст служебной записки, как правило, состоит из обоснования (изложения причин составления) и предложения, просьбы, заявки и т.п. Например, бухгалтер может в служебной записке проинформировать о необходимости ремонта компьютера или принтера в бухгалтерии. Такую служебную записку необходимо направить в адрес начальника отдела системного обеспечения, попросив отремонтировать аппарат. Оформляется служебная записка так же, как и докладная, на листе формата А4.
Несмотря на то, что в Общероссийском классификаторе управленческих документов (ОКУД) отсутствует такой вид документа, как «Служебная записка», данный вид документа очень удобен в работе, и потому широко используется на практике.
Объяснительная записка - это документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия. Ее может составлять любой работник организации в адрес вышестоящего должностного лица.
Объяснительная записка в трудовых отношениях, согласно ст. 193 ТК РФ, является обязательным документом, сопровождающим документирование дисциплинарных взысканий. В такой объяснительной записке работник объясняет причины нарушения трудовой дисциплины. Объяснительная записка является основанием для оценки работодателем тяжести совершенного проступка и обстоятельств, при которых он был совершен.
Текст объяснительной записки, как правило, состоит из двух разделов:
- первый раздел содержит факты, послужившие поводом к ее написанию;
- второй раздел - причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.
Так как объяснительные записки пишут обычно «в ответ» на какую-то претензию, то грамотно составленная объяснительная записка может помочь ее владельцу при рассмотрении неприятной ситуации.
Пояснительная записка , в отличие от других видов записок, - это текстовый документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта). В пояснительной записке к разработанному проекту раскрываются и обосновываются принятые проектные решения, их техническая и экономическая целесообразность.
Пояснительная записка в бухгалтерском учете - документ бухгалтерской отчетности, содержащий:
- основные технико-экономические показатели текущей, инвестиционной и финансовой деятельности предприятия;
- подробную характеристику учетной политики в части применения методов оценки производственных запасов, начисления амортизации и т.п.
Чаще всего порядок составления пояснительной записки регламентируется тем предприятием (учреждением), в котором принята данная форма информационно-справочного документа.
Итак, деловые записки являются информационно-справочными документами, которые инициируют управленческие решения и позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия.
Если служебные или докладные записки составляют не все сотрудники организации, то образец объяснительной может потребоваться рано или поздно любому работнику. Каждая из этих видов служебной документации имеет определенное назначение информационно-справочного характера. Рассмотрим, какие из них лучше всего подходят для того или иного случая.
Докладная записка - образец объяснительной
Вид документа информационного или справочного назначения, адресованный уполномоченному лицу (начальнику отдела, руководителю предприятия) называют докладной. Законодательство не дает четкого определения, она предназначена для изложения выводов, предложений в целях побуждения руководителя к принятию решения.
Составляют докладную по инициативе сотрудника либо в соответствии с устным распоряжением руководителя . Чаще всего с ее помощью вносят предложения, связанные с улучшением технического оснащения на производстве, выражают несогласие с решением руководства, излагают свою позицию при конфликтах с коллегами.
Объяснительная записка образец
В основном тексте этого документа предполагается формулировка своей позиции и четкое изложение доводов по существу вопроса.
Различают следующие виды докладных:
- Отчетные. Предполагают информирование об окончании работ или этапов, исполнении распоряжений;
- Информационные. Составляются регулярно для изложения результатов, деталей, хода и методов выполнения работ;
- Инициативные. Содержат предложения, рекомендации.
Докладная записка образец
Документ может быть внешним или внутренним в зависимости от адресата.
Внешний адресован руководителю вышестоящей организации. Для составления используют общий бланк предприятия. Согласно примеру, докладная записка состоит из нижеследующих элементов:
- название учреждения;
- дата;
- индекс;
- адрес оформления;
- данные адресата;
- заголовок к теме докладной;
- изложенный текст;
- подпись руководящего лица;
- ФИО исполнителя с указанием контактного телефона.
Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей
Внутренний документ составляют на имя главы организации, для оформления используют обычный лист. Он содержит следующие элементы:
- обозначение отдела;
- наименование записки;
- дата и регистрационный номер;
- заголовок;
- текст;
- ФИО адресата;
- подпись, фамилия, инициалы, должность составителя.
Одним из видов внутренних документов является докладная о ненадлежащем исполнении либо невыполнении работником обязанностей. Она предназначена для информирования руководства и включает предложение о назначении сотруднику дисциплинарного взыскания.
Служебная записка - пример написания и журнал учета
Это документ информационного характера, используется для взаимодействия горизонтальных (не подчиненных друг другу) объектов управленческой структуры в целях решения вопросов, касающихся их компетенции. Как составить служебную записку?
В общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД) этот вид не предусмотрен. При этом его используют в целях производственного назначения:
- для запроса сведений;
- при выдаче инструкций;
- в качестве сопроводительного документа;
- как информационное письмо.
Форма служебной записки. В тексте описывают, что послужило причиной его оформления - просьба, заявка, предложение. Может отображаться информация о проведенных встречах, кадровых перемещениях, изменениях в работе организации и ее подразделений. Документ также может содержать сведения для службы охраны о работающих в выходные дни с целью их допуска в помещение компании.
За трудовые успехи сотрудников могут , ценным подарком, званием, грамотой. Для этого начальник отдела, профсоюз или коллектив оформляет записку.
Служебная записка на премию
В законодательстве отсутствуют строгие требования по оформлению служебной. Однако образец заполнения схож по форме с докладной, он может быть разработан и составлен непосредственно в организации с учетом специфики предприятия.
В целях контроля документации заводят журнал регистрации. Он может содержать данные о регистрационном номере, дате, наименовании или кратком содержании, должностном лице, подписавшем документ.
Журнал регистрации служебных записок образец
Помимо журнального предусмотрен карточный или автоматический учет.
Форма объяснительной записки
Этот документ используют для пояснения обстоятельств событий и фактов. Составляет работник предприятия на имя вышестоящего должностного лица.
Подразумевается написание от руки в одном экземпляре на обычном бумажном листе на имя затребовавшего документ. В некоторых организациях предусмотрен набор на компьютере. Правила оформления объяснительной на законодательном уровне не закреплено, тем не менее, существуют типовые образцы заполнения. Составленная не по форме, действительна.
Согласно ТК РФ (ст. 193), прежде чем применять к сотруднику взыскание, с него должна быть затребована объяснительная об обстоятельствах и причинах совершенных действий.
Записку составляет сотрудник либо структурное подразделение.
Докладная записка представляет собой документ информационно-справочного типа, адресованный вышестоящему руководству и содержащий описание определённой проблемы, выводы и предложения, выдвигаемые составителем. Часто документ носит негативный характер , однако в нём могут затрагиваться различные сферы: от поощрений до отчётности.
Особенности оформления и рассмотрения докладных определяются на производстве. Упоминание об этом документе содержится в классификаторе ОКУД 011-93 : указано, что записка пишется руководителем подразделения в связи с несоблюдением трудовой дисциплины. Код формы – № 0286041.
Документ имеет полную юридическую силу.
Более подробно о том, что такое докладная записка, мы рассказывали в .
Цель составления
Основную цель записки характеризуют как обеспечение вертикальной связи: её всегда пишут нижестоящие вышестоящим. С помощью этого документа руководству сообщают важную информацию, объясняют сложившуюся ситуацию, побуждают к принятию решения. Например, если ваш начальник не прав и вы решили написать докладную на имя директора — как правильно это сделать, вы можете узнать .
В числе функций выделяют следующие :
- поиск решения проблемы, возникшей на производстве;
- внесение предложений, улучшающих деятельность;
- информирование о мнении коллектива относительно определённого распоряжения или приказа, о позиции составителя в сложившемся конфликте;
- предоставление отчётов о выполненных работах;
- жалоба на сотрудника, не выполняющего распоряжений или другим образом нарушающего трудовую дисциплину;
- информирование о происшествиях, принёсших моральный или материальный ущерб;
- донесение о достижениях и успехах.
Случаи, когда необходима
Так как цели докладной обширны, причин для её написания множество. Часто она встречается на производстве и пишется, потому что:
- нарушается трудовая дисциплина (как написать ?);
- сотрудник не выполняет обязанностей, ведёт себя некорректно (о том, как написать докладную о некорректном поведении сотрудника, читайте , а как оформить данный документ, если не выполняются должностные обязанности, вы узнаете );
- работник не находится на рабочем месте или систематически опаздывает (как написать ?);
- необходимо внести изменения в производственный процесс, поощрить или наказать работника;
- потребовалось дополнительное финансирование и укрепление материально-технической базы;
- нужно предоставить отчёт о выполнении распоряжения руководства.
В ДДУ записка может составляться на родителя, воспитателя и даже самого ребёнка. Случается, что воспитатели оставляют заведующему докладную, если родители постоянно задерживаются либо воспитанник ведёт себя слишком агрессивно. На воспитателя документ может написать старший воспитатель, если работа выполняется с нарушениями. Об этом подробнее — .
Родитель оставить докладную на воспитателя не имеет права, так как не является членом коллектива.
Все случаи, в которых пишется докладная записка, рассмотрены в .
Какие виды существуют?
Существуют несколько разновидностей докладных записок. По содержанию они бывают:
- Инициативные . В них выносятся предложения и рекомендации, требующие от руководства принятия определённого решения.
- Информационные . Повествуют о ходе работ, его особенностях, деталях исполнения приказов, результатах и т. п.
- Отчётные . Из них руководство узнаёт о выполнении распоряжения или его этапа.
В зависимости от того, кто является адресатом, различают докладные:
- . Возможно их использование только в пределах одной организации либо структурного подразделения, адресуются руководству.
- . Составляются на имя начальника вышестоящей организации.
Если вас интересуют все виды докладных записок, то об этом мы писали в .
Отличия от объяснительной и служебной
Докладная записка похожа как на объяснительную, так и на служебную, однако, это разные документы.
- Докладная записка отличается от служебной тем, что обеспечивает связь между членами производственной иерархии и всегда пишется вышестоящему лицу от нижестоящего. Служебная же адресуется руководителю или работнику, имеющему тот же статус, что и составитель.
ОКУД служебная записка не предусматривается, пишется по требованию, но можно проявить и личную инициативу.
- Объяснительная записка, так же, как и докладная, адресуется руководству, но имеет другую цель: она касается исключительно дисциплинарных нарушений, необходима для объяснения возникшей ситуации, роли сотрудника в ней. Для неё есть код ОКУД, пишется документ по требованию руководства.
На начальника и на работника
Докладная пишется не только на обычного работника, но и на начальника
, если он каким-либо образом нарушает права других людей и вредит производственному процессу. Адресуется документ вышестоящему лицу, уполномоченному решать и знающему как дать ответ на подобные вопросы. В этой роли может выступать руководитель организации, представитель контролирующего органа и даже совет акционеров.
Случается, что на предприятиях составляют анонимное докладное письмо на начальство, но их вправе не рассматривать.
Чаще докладные пишутся на работников для того, чтобы их поощрить либо наложить дисциплинарное взыскание. В документе отображается информация:
- суть нарушения или достижения;
- причина, которую выясняют у работника;
- краткая характеристика сотрудника;
- возникшие последствия;
- предложения о необходимости поощрения или наказания.
Важно указать пункт правил, который сотрудник нарушил, излагать факты чётко, без эмоций и личного отношения. Если провинившийся отказывается давать объяснения своему поведению, к докладной прикладывается акт о данном факте.
Все тонкости и нюансы написания докладной на сотрудника вы найдете в , а о том, как правильно составить данную бумагу на имя директора, если ваш начальник не прав, мы писали в .
Кто должен на предприятии составлять?
Докладная бывает инициирована сверху, но может писаться и самостоятельно. Документ на предприятии пишет :
- сотрудник – руководителю отдела;
- руководитель отдела – директору организации;
- начальник подразделения – руководителю компании.
Адресатом может стать и бухгалтер, если необходимо решить определённые финансовые вопросы, и любой сотрудник. При этом сохраняется субординация: писать «через голову», минуя непосредственное руководство, не принято. Исключение составляют ситуации, если в докладной упоминается сам начальник.
Типовой формуляр и особенности его оформления
Существует особый бланк, на котором пишут докладную записку. Он содержит следующие реквизиты:
Руководитель после принятия решения ставит свою резолюцию на докладной записке , которая включает в себя Ф.И.О. исполнителей, описание распоряжения, срок, отведённый для исполнения, подпись начальства и дату. Согласно п. 3.17 ГОСТ Р 6.30-2003 , резолюцию можно ставить на отдельном листе.
Бланк обязателен только для внешних записок. В случае, когда документ предназначен для внутреннего пользования, допустимо писать его в произвольной форме. За частую начинают фразой:»довожу до вашего сведения следующую информацию».
Как правильно написать?
Особенности написания докладной записки регулируются ГОСТ 6.30-2003, введённым Постановлением № 65-ст. от 03.03.2003 г. Среди наиболее важных правил выделяют следующие:
- Берётся лист А4, для внешнего использования – бланк предприятия.
- В заголовке отражается её содержание – о чём конкретно она написана.
- Основному тексту придают чёткую структуру.
- Должны отсутствовать юридические и грамматические ошибки.
- Проблема излагается подробно, но без лишних эмоций.
- Наименование отдела пишется в левом верхнем углу листа, данные об адресате – в правом верхнем углу, название документа – по центру.
- Данные составителя пишутся внизу в одну строку.
- Докладные регистрируются под кодом 0286041.
Что касается структуры текста, то она включает в себя три раздела :
- Конкретные факты, причины, из-за который решено написать докладную записку.
- Анализирование ситуации, предложение различных вариантов решения. Этот раздел считается необязательным.
- Выводы, просьбы и мнения, предложения действий, носящие рекомендательный характер.
Если у вас возникли трудности с написанием такого документа, то все советы, рекомендации и образец написания вы найдете в .
Ошибки при составлении
Докладная записка имеет юридическое значение, поэтому к составлению нужно относиться крайне внимательно. Недочёты приводят к тому, что записка теряет силу.
К основным ошибкам, которые допускают составители докладных записок, относятся:
- Отсутствие чёткой структуры. Документ должен содержать все перечисленные выше графы, даже если пишется на обычном листе бумаги.
- Излишняя эмоциональность, использование разговорных выражений, отход от делового стиля. Важно соблюдать принятый деловой этикет.
- Искажение подачи информации, излишняя детализация либо, наоборот, умалчивание важны фактов. Беспорядочность изложения мыслей.
- Попытки навязать руководству решение. Следует помнить, что в записке содержится мнение и личный взгляд, но последнее слово остаётся за адресатом.
- Отсутствие даты регистрации.
Срок рассмотрения
Чёткий срок рассмотрения докладной записки не оговорен. Однако он обязательно прописывается во внутренних документах организации (как правильно составить ?). Существует и сложившаяся практика рассмотрения: обычно на это отводится 3-10 дней .
Реакция руководства и резолюция
После рассмотрения, руководитель, получивший записку, ставит свою резолюцию. Если , его копия остаётся в организации, а резолюцию проставляют на оборотней стороне подлинника в нижней части.
Дальнейшие действия зависят от принятого решения. Если у руководителя возникают замечания, он вправе выразить их на отдельном листе, приложив к докладной. На основании записки и резолюции издаётся соответствующий приказ. Реакцией может быть поощрение работника либо применение к нему санкций вплоть до увольнения.
Руководитель вправе оставить без внимания информацию,и никак не ответить , если решит, что причин для взысканий или поощрений нет.
Определяя меры дисциплинарного воздействия, стоит руководствоваться принятыми нормами Закона, в частности, КоАП и ТК, чтобы наказание было правомерным. В спорных ситуациях желательно обратиться за консультацией к юристу.
Докладная записка – важный документ, порядок составления которого подчиняется принятым нормам. На его основании могут поощрить или наказать работника, поэтому, решив написать докладную, следует внимательно изучить обстоятельства дела и действовать чётко в рамках инструкций.
Работая с предприятиями негосударственной безопасности, можно заметить, что тщательно оформленная учетно-контрольная документация (в соответствии с инструкциями МВД) сочетается с отсутствием иной служебной переписки. Основным доводом является стандартное: «Не хочется бюрократию разводить».Однако служебная переписка является не столько лишним потоком бумаги, сколько страховкой (причем абсолютно бесплатной) как в целом, так и отдельных сотрудников в частности. Соответствующие примеры будут приведены при рассмотрении конкретных вариантов документации.
Оформление документации
Все документы служебной переписки оформляются на листах бумаги форматом А4 (допускается развернутый двойной тетрадный лист). С левой стороны листа необходим отступ 3 см для возможности подшивки в дела. При невозможности окончания документа на одной странице лучше продолжить писать на новом листе, а не на обороте. Если документ не конфиденциального плана, то листы скрепляются скрепкой или степлером. Номера ставят, начиная со второй страницы, стандартно — по центру в верхней части листа.В верхнем правом углу документа оформляется «шапка». В «шапке» указываются получатель и отправитель. Необходимо следить, чтобы должность и место работы получателя писались в разных строках. Перед должностью и фамилией отправителя допускается предлог «от». Ниже, по центру, пишется название документа.
Завода СПКБиМ
г-ну Цукерману А. И.
от старшего смены охраны
Гастарабермишвили Р. Д.
РАПОРТ
Далее, с красной строки, пишется основной текст. После основного текста ставится дата (слева) и подпись (справа, без расшифровки). Далее могут указываться приложения. Дата ставится или двойными регистрами через точки («22.03.02.»), или с письменным указанием месяца («22 марта 2002 г.»).
При рукописной подготовке документа подпись ставится только после основного текста. При машинописной — после основного текста и внизу каждой страницы.
... Докладываю на Ваше решение.
22.03.02. «Гастарабермишвили»
Документы служебной переписки
По движению документы делят на входящие (приходящие в данное структурное подразделение со стороны), исходящие (документы, распространяемые данным структурным подразделением) и внутренние (документы, необходимые для работы только данного структурного подразделения и не выходящие за его пределы).По типам документации выделяют: приказы, инструкции, рапорты, докладные записки, служебные записки, объяснительные, информационные записки и письма, аналитические записки и письма и ряд менее значимых документов.
Приказы.
Приказы издаются начальником СБ по фактам: структурной перестройки, кадровой работы (прием, увольнение, командировка, благодарность и пр.), информационного уведомления сотрудником и т. д. В приказе обязательно указывается его номер и дата выхода. Напоминаем об этом не случайно, поскольку даже Министерством обороны был издан приказ о посылке офицеров МО и ГТТТ в Чечню от 12.08.96. На официальном бланке приказа год обозначен не был.Инструкции.
Инструкции являются основными документами по правилам и порядку производства работ сотрудниками. Инструкции подписываются автором (обычно руководителем соответствующего структурного подразделения) и обязательно (!) заверяются начальником СБ. Инструкции, ограничивающие права персонала предприятия (не СБ), обязательно заверяются директором предприятия. Только в таком виде они становятся обязательными для всех сотрудников, поскольку начальник СБ имеет власть только над подчиненной ему СБ. Такими документами могут быть «Инструкция по контрольно-пропускному режиму», «Инструкция по внутреннему режиму» и др. Следует обратить особое внимание на то, чтобы в инструкциях четко определялись санкции за неисполнение работ и был отработан механизм выявления нарушений. В противном случае инструкция теряет смысл.Рапорты.
Рапорты на имя начальника СБ пишутся сотрудниками по факту нештатных ситуаций. Важная особенность: рапорты следует писать не только по факту чрезвычайных ситуаций с применением оружия или спецсредств (как Часто и делается), но даже и по, казалось бы, малозначительным. Так, в один банк зашел человек в состоянии алкогольного опьянения, который пытался пройти в кассу и «получить свои кровные деньги». Еще из холла был выведен охранником- на улицу (видеонаблюдения не велось) с применением болевых приемов рукопашного боя. Охранник посчитал происшествие малозначительным и не стал оформлять соответствующих документов. Человек через два дня обратился в районный отдел милиции с заявлением об избиении его сотрудником СБ банка. К заявлению прилагалась справка от врача по факту обнаружения следов от побоев. По данному заявлению было возбуждено уголовное дело, которое прекращено только после оформления задним числом рапорта сотрудника по данному происшествию.Докладные записки.
Докладные записки пишутся на имя руководителя СБ в порядке рекомендательного доклада о необходимости совершенствования системы охраны и безопасности объекта, по факту обнаружения случаев нарушения установленных инструкций (кляуза) и иным фактам служебных отношений. Здесь мы имеем дело с письменной формой доклада. Такие докладные записки обычно заканчиваются фразой: «Докладываю на Ваше решение». (При обращении к единичному лицу слова «Вы», «Вас», «Ваше» и пр. всегда пишутся с прописной буквы). Приведем пример правильно подготовленной докладной записки. Охранник одного из территории завода написал руководителю СБ обстоятельную докладную записку о необходимости технического совершенствования поста, так как в настоящем виде тот не мог служить целям соответствующей инструкции. Документ был подшит в дело, никаких действий по его факту не последовало. Через некоторое время на объекте было совершено крупное хищение через участок данного поста. При наложении взыскания и материальной ответственности на сотрудника в качестве оправдательного документа он предъявил копию докладной записки. Вина и взыскание были сняты, материальная ответственность отменена.Служебные записки.
Служебные записки пишутся на имя руководителя параллельного структурного подразделения по вариантам улучшения взаимодействия при совместной работе.Объяснительные записки.
Объяснительные записки пишутся на имя руководителя СБ по факту объяснения работником нарушений ведомственных и должностных инструкций со своей стороны.Аналитические записки и отчеты, информационные записки и письма являются исходящими документами Информационного подразделения и будут рассмотрены ниже.
Необходимо отметить, что данная схема является основой для организации любого предприятия. Сначала определяются цели предприятия. На основе целей определяется структура. Только после этого можно приступать к ее формированию.
