Документ, составленный по итогам контроля качества объекта и содержащий перечень имеющихся у него дефектов, обычно именуется дефектной ведомостью. Бухгалтерское или налоговое законодательство не определяет конкретные случаи, когда может составляться дефектная ведомость. Это означает, что такая ведомость, в принципе, может подтверждать наличие дефектов у разнообразного вида имущества: материалы, товары, основные средства и т.д.
Однако на практике чаще всего дефектная ведомость составляется по объектам основных средств, которые в связи с выявленными у них дефектами подлежат ремонту или списанию. О том, как можно оформить дефектную ведомость при списании не пригодных к дальнейшему использованию объектов основных средств, мы рассказывали в нашей .
В этом материале расскажем о применении дефектной ведомости в обоснование ремонта основных средств, а также приведем пример заполнения такой ведомости.
Форма дефектной ведомости
Единой формы составления дефектной ведомости нет. Поэтому организация может разработать такую форму самостоятельно. При разработке формы бланка организация может воспользоваться унифицированной формой № ОС-16 «Акт о выявленных дефектах оборудования» (утв. Постановлением Госкомстата от 21.01.2003 № 7) или даже отраслевой формой дефектной ведомости, утвержденной соответствующим ведомством. К примеру, можно обратиться к дефектной ведомости по форме № ВУ-22 ЭТД (утв. Распоряжением ОАО «РЖД» от 02.07.2013 № 1475р) или ведомости дефектов по форме № 1 (утв. Распоряжением Росавтодора от 30.03.2011 № 246-р).
Выбранную для применения форму необходимо закрепить в .
Что указывать в дефектной ведомости?
Учитывая, что цель дефектной ведомости - подтвердить наличие дефектов в объекте основных средств и обосновать необходимость его ремонта, соответствующая информация и должна быть указана в дефектной ведомости. Так, в ведомости, в частности, отражается следующая информация:
- наименование объекта основных средств и его инвентарный №;
- виды выявленных дефектов, их характеристика;
- объем предполагаемых ремонтных работ и их стоимость (при возможности оценки).
Дефектная ведомость обычно составляется комиссией. Эта комиссия может быть создана специально для выявления дефектов основных средств. А может этими вопросами заниматься и та комиссия, которая была назначена для проведения инвентаризации объектов основных средств.
Осмотр объектов основных средств на предмет дефектов может производиться как в плановом порядке (например, ежеквартально), так и на основании отдельного распоряжения руководителя. В последнем случае это происходит, скажем, когда дефект был выявлен лицом, ответственным за конкретный объект основных средств или использующим его в работе, и такой сотрудник инициировал проверку качества основного средства. Ссылка на приказ руководителя в таком случае обычно приводится в дефектной ведомости. При необходимости к дефектной ведомости прикладываются эскизы, фотографии дефектов, иные сведения.
Утверждает дефектную ведомость руководитель организации или иное уполномоченное лицо. Составленная и утвержденная дефектная ведомость - основание для последующего проведения ремонта объекта основных средств.
О бухгалтерском учете ремонта основных средств мы рассказывали .
Приведем для дефектной ведомости образец ее заполнения.
Учитывая, что в налоговом учете важно обеспечить не только документальное оформление, но и экономическое обоснование расходов (п. 1 ст. 252 НК РФ), составление дефектной ведомости позволит организации избежать претензий со стороны налоговиков при проведении ремонта основных средств (Письмо Минфина от 04.12.2008 № 03-03-06/4/94 ). Но это при условии, что по своему характеру понесенные затраты были связаны именно с ремонтом. Ведь если объект основных средств исправен, а организация вкладывается в него, — это модернизация или реконструкция. И затраты на них списываются через амортизацию. Подробнее о том, в чем отличия, в частности, капитального ремонта от реконструкции, мы рассказывали .
Обращаем внимание, что если организация проводит модернизацию или реконструкцию основных средств, составлять дефектную ведомость не нужно.
(1
оценок, среднее: 5,00
из 5)
При посещении автосервиса владельцу сначала сообщают о неисправностях в его автомобиле, согласовывают с ним стоимость, а уж затем приступают к работе. Чтобы не возникало споров, при оказании услуги, рекомендуется провести заполнение дефектной ведомости. Эта простая бумажка легко устранит возникшие разногласия.
Дефектной ведомостью на ремонт автомобиля называют список составленный специалистами при осмотре. В сводке перечисляются неисправности машины, указываются работы по ремонту и сроки выполнения. Составляется такой документ не только в автосервисах.
В случае гарантийного обслуживания специалисты службы по дефектам из сервисного центра определяют характер обнаруженной неисправности и классифицируют её. Диагноз может быть или заводской брак, или неполадка, возникшая в процессе неправильной эксплуатации.
Страховые компании также используют дефектные ведомости. Список повреждений, подписанный специалистами, помогает зафиксировать, какие неисправности получила машина в ДТП. Для владельца автомобиля этот документ становится необходим, если он планирует требовать возмещения ущерба через суд.
Если у предприятия имеется свой автопарк, то ремонтниками заполняется специальный бланк дефектной ведомости. Документ утверждается начальством и передается в бухгалтерию. На основании дефектовки выписываются запасные части со склада или дается направление на ремонт.
Дефектная или дефектовочная ведомость: как правильно
Юридический и экономический словари оперируют понятием ведомость дефектная. Говорить и писать дефектовочная - не совсем правильно. Такое выражение относится к разговорным оборотам.
Количество и характер неисправностей определяется специалистами с надлежащей квалификацией. Служба по дефектам определяет неисправности. Если необходима разборка автомобиля для определения скрытых дефектов, то она производится.
При составлении дефектной ведомости инженеры придерживаются последовательности:
- Визуальный осмотр автомобиля, его узлов и агрегатов. Используются подъемники, ямы, специальные лампы.
- Демонтаж механизмов авто, в которых обнаружены признаки неправильной работы, и их более детальное исследование.
- Обнаружение скрытых повреждений.
- При необходимости замеры геометрии кузова и других количественных показателей автомобиля.
- Описание данных в документации.
Отличие дефектной ведомости от акта
Нельзя путать дефектную ведомость и акт выполненных работ. Дефектовка является первичным документом, которым подтверждается наличие у автомобиля дефектов, определенных в ходе исследования. На основании этого списка может быть принято одно из решений:
- о ремонте машины;
- о списании авто;
- о возмещении ущерба;
- о снятии транспортного средства с учета.
Акт выполненных работ подтверждает, что ремонт автомобиля выполнен в полном объеме, качественно и в срок. Иногда, результаты первичного осмотра называют актом о дефектах. Это название является приемлемым и не нарушает смысла документа.
Правильное заполнение бумаг
Внимание! Некорректно оформленный дефектный акт не имеет юридического значения силы и не рассматривается судом в качестве абсолютного доказательства.
Единой формы дефектной ведомости нет, но общая концепция имеется. Документ может быть оформлен на обычном листе бумаги.
- В верхней части бланка печатают надпись, с грифом утверждаю, или ставят штамп. Здесь руководитель организации ставит подпись, и она заверяется печатью.
- Обязательно указывается дата заполнения.
- Далее идет подзаголовок с указанием названия автомобиля и его идентификационных данных.
- Под заголовком размещают таблицу, в которой перечисляют обнаруженные дефекты и варианты их устранения.
Скачать бланк дефектной ведомости можно бесплатно
Предъявляемые требования к составлению
- В первый столбик вносится номер по порядку, во второй - найденный дефект. Например, износ диска сцепления.
- В следующей колонке указывается характер работ. В нашем случае это может быть: замена диска сцепления, корзины.
- Далее указывается количество и в чем измеряется. Внизу ведомости обязательно ставится надпись об ознакомлении владельца с дефектной ведомостью и его подпись.
Если в составлении дефектовки принимает участие комиссия, в лице бухгалтера, начальника цеха и других лиц, то этот факт обязательно отражается в документе. По окончании процедуры в акте ставятся их подписи.
Какие 3 главных этапа осмотра нужно учитывать
При осмотре необходимо учесть важные моменты:
1. В ведомости обязательно должна быть информация, позволяющая произвести идентификацию автомобиля: гос. номер или VIN.
2. Осмотр может производиться только специалистом с необходимой квалификацией.
3. Документ должен быть заверен подписью руководителя организации и печатью.
Действительно ли нужна дефектная ведомость или можно обойтись без нее
При обычном визите в знакомый вам автосервис вполне можно обойтись и без составления дефектной ведомости. Но в ряде ситуаций, таких как: исследование машины после ДТП, обмен авто по гарантии и некоторых других, без этого документа не обойтись.
Образец заполнения
Образец заполненной дефектной ведомости на ремонт автомобиля вы можете посмотреть на фото:
Стоимость
Стоимость составления дефектной ведомости зависит от многих факторов. В прайсе автосервисов стоимость сопоставима с тщательным осмотром машины. Если вы будете ремонтировать машину, то на осмотр делают значительную скидку. Очень средняя цена - 500 рублей.
В экспертных учреждениях осмотр и оценка обойдутся от 3 до 5 тысяч рублей. В гарантийных сервисных центрах дефектовку составляют бесплатно.
Смотрите также видео об оформлении дефектовочной ведомости за счет подрядчика:
Нет такого предмета, устройства или материала, который мог бы служить вечно. Все они рано или поздно получают различного рода повреждения или выходят из строя. Для восстановления прежних характеристик требуется сначала выявить дефект, а затем разобраться, как его устранить.
Что такое дефектная ведомость
Людям в жизни часто приходится сталкиваться с разными поломками, изъянами, дефектами или откровенным браком, обнаруженным в процессе приобретения или использования материальных ценностей. Для исправления выявленных недостатков необходимо осуществить определенный комплекс мероприятий, связанный с проведением восстановительных (ремонтных) работ. Для этих целей составляется специальный документ, который получил название «дефектная ведомость». Он позволяет подсчитать и заранее учесть расходы, которые надо будет затратить на ремонт, чтобы вернуть материальным ценностям их первоначальный вид и характеристики.
В условиях производства такие мероприятия проводятся целенаправленно. Предварительно отдельным приказом назначается комиссия, которая впоследствии будет оценивать объем ремонтных работ. В нее обязательно должны входить представители:
- бухгалтерии;
- подразделения по эксплуатации оборудования;
- службы по наладке и ремонту.
Дефектная ведомость составляется после визуального осмотра. Она должна содержать в себе информацию, которая позволит ответить на три основных вопроса:
1) Наименование обследуемого объекта. Это в большей степени относится к бухгалтеру, так как именно он владеет полной информацией обо всех объектах, находящихся на балансе данного предприятия.
2) Выявление неисправностей и определение причин их появления. Здесь свое слово должен сказать специалист по обслуживанию оборудования.
3) Перечислить все которые необходимо выполнить для восстановления работоспособности объекта (узла). Эту информацию предоставит работник ремонтного участка.
На основании полученных сведений формируется дефектная ведомость. Этот документ не имеет строго регламентированного образца. Каждое отдельно взятое предприятие самостоятельно разрабатывает такой бланк и утверждает его отдельным приказом. Готовый документ должен быть подписан всеми членами комиссии и утвержден либо руководителем предприятия, либо уполномоченным лицом от администрации, в ведении которого находится этот объект. В дальнейшем дефектная ведомость используется для составления сметы на проведение ремонтных и восстановительных работ.
Если требуется ремонт автотранспорта
Многие предприятия имеют на балансе транспортные средства. Все они рано или поздно выходят из строя и нуждаются в ремонте. В зависимости от сложности и периодичности проведения различают текущий, средний и капитальный Все они проводятся на основании заранее составленного плана в соответствии с приказом по предприятию.
Специалисты проводят обследование каждого автотранспортного средства в целом, а также его отдельных узлов и агрегатов. Затем составляется дефектная ведомость на ремонт автомобиля, где перечисляются все виды восстановительных работ, которые нужно будет выполнить, и производится подсчет денежных ресурсов, необходимых для проведения этих мероприятий. Обычно обслуживание транспорта производится специализированной организацией. Ремонтные же работы предприятие может осуществлять как своими силами, так и пользуясь услугами иных компаний со стороны. Все зависит от сложности выполняемой работы и наличия в штате специалистов нужного профиля и квалификации.
Если ремонт производится на стороне, то компания-подрядчик составляет смету с учетом всех неисправностей и подсчитывает общие затраты на восстановление. Затем представители предприятия сверяют ее с документом о выявленных дефектах, составленным ранее. Если в бумагах обнаруживается существенное расхождение, то представитель от предприятия должен будет написать на имя своего руководителя служебную записку с разъяснениями сложившейся ситуации.
Нужна ли вообще дефектная ведомость
Некоторые считают, что в составлении дефектной ведомости нет никакой необходимости. Это не совсем верно. Действительно, только специалист может выполнить работы по ремонту и восстановлению работоспособности объекта на нужном профессиональном уровне, а компания-подрядчик с учетом существующих расценок предоставит полный Но каждому действию нужно подтверждение. Вот и получается, что дефектная ведомость - это промежуточный документ, который позволит впоследствии оправдать запланированные на все это расходы.
Другими словами, эта бумага позволит аргументировать отнесение возможных затрат на тот или иной счет. Это особенно важно при составлении бухгалтерских балансов и расчете налогов. Есть еще одна причина, по которой документ о недостатках все-таки следует составлять. Наличие такой информации позволит проанализировать сложившуюся ситуацию. Она даст возможность разобраться с тем, что произошло с объектом, по какой причине, как это исправить и сколько это будет стоить.
Дефектная ведомость на ремонт помещения - это документ, обосновывающий расходы организации на проведение ремонтных работ, состоящий из обобщенной таблицы, содержащей перечень дефектов, расходных материалов, объема проводимых работ, итоговые выводы, рекомендации по устранению и другую аналогичную информацию.
Дорогой читатель! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону.
Это быстро и бесплатно !
В основном данный документ имеет оправдательную функцию и содержит данные для анализа ситуации и ведения дальнейших операций хозяйственного плана. На нее распространены две основные точки зрения и функционал:
- Материальные ценности - определение их общего объема с учетом дефектов и общего плана, аналитики по ремонтным работам и ситуациям, приведшим к ним, рекомендации по предотвращению таких ситуаций в будущем.
- Налоговый учет и налогообложение - тут происходит экономическое обоснование целесообразности ремонтных работ. Также с помощью дефектной ведомости приходит понимание ремонтной ситуации - то ли это обычные ремонтные работы или модернизация (реконструкция) основных фондов, т. к. у них разное стоимостное разделение по критериям. Также данный документ является подтверждением в налоговой инспекции как рациональный расход средств предприятия на вышеперечисленные работы.
Важно!
Основополагающий документ при составлении локальной сметы, поэтому приравнивайте и используйте его как документ первичного бухгалтерского учета.
Стоит понимать различие между дефектной ведомостью и дефектным актом. Чаще всего акт умеет утвердительную функцию на ведомость, которая прилагается приложением к нему. Акт заполняется сотрудниками предприятия, которых назначил для этой работы их руководитель, и используется для внутреннего документооборота предприятия.
Важно!
Комплект данных документов - отчет уполномоченной комиссии, призванной обследовать нужный объект или строение (помещение).
Кто составляет
При производственных процессах любых производственных предприятий составление дефектной ведомости процесс целенаправленный и постоянный. Для нее составление руководителем и его помощниками выбирается комиссия, создается отдельный приказ о нее назначении.
Данные люди обязаны определить и оценить полный объем работ по ремонту помещение. В состав обязательно входят:
- представитель бухгалтерии предприятия;
- представитель эксплуатационного подразделения по работе с оборудованием;
- представитель службы ремонтно-наладочных работ;
Если на предприятии отсутствуют нужные сотрудники, то стоит привлечь стороннюю организацию, с обязательным присутствием своего представителя бухгалтерии.
Что обследуется для составления
Стоит заметить, что составление данного вида ведомости происходит зачастую после визуального осмотра помещения. Вся информация, содержащаяся в ней, отвечает на три основных вопроса:
- Наименование помещения или объекта (здания, сооружения). Такую информацию предоставляет представитель бухгалтерии предприятия, т. к. у него есть полный перечень объектов, которые состоят на балансе организации.
- Определение дефектов, неисправностей и причины их появления. Данная информация должна быть представлена представителем эксплуатационного подразделения.
- Перечисление всех типов ремонтных работ, призванных восстановить первичное или другое пригодное для работы состояние помещения. Это прерогатива представителя ремонтно-наладочной службы.
Вышеперечисленные данные отображаются в дефектной ведомости. При этом у данного документа нет строгого образца, которого стоит придерживаться. Зачастую такая ведомость на каждом предприятии своя, ее вид согласовывается специалистами предприятия и утверждается специальным приказом, за подписью руководителя организации.
Документ подписывают все члены комиссии и утверждается либо напрямую руководителем предприятия, либо уполномоченным представителем администрации, курирующей данное помещение или объект.
Примерный перечень работ
При составлении дефектной ведомости стоит придерживаться формулировок работ, которые прописаны в справочниках ТЕР и ФЕР. В таком случае облегчается работа с данным документом, и упрощается составление сметы. К сожалению, дефектные ведомости зачастую составляют мастера или прорабы, а не сметчики, и первым чаще всего не знакомы номенклатуры работ, так как их принято считать при ценообразовании.
Примеры дефектовок в произвольной форме:
- Выравнивание стены - 30 кв.м.
- Переклеивание обоев - 30 кв.м.
- Снятие плитки - 10 кв.м.
- Заливка пола - 25 кв.м.
- Укладка плитки - 10 кв.м.
- Замена унитаза - 1 шт.
- Покраска стен – 25 кв.м.
Задачей сметчика будет расшифровка данных дефектной ведомости и приведение их в подходящую к смете форму. Чаще всего сметчику придется делать уточнения:
- по толщине смеси при выравнивании стен;
- определение состава смеси;
- моделей и марок, устанавливаемого оборудования;
- наличие арматуры к ним;
- толщину заливаемого пола;
- вид обоев;
- и другая нужная в смете информация;
Какую информацию содержит
- наименование документа;
- дата, когда составляется ведомость;
- название организации, составляющей ведомость;
- фактический адрес, по которому размещен объект (помещение) и его наименование;
- сути дефектов и детальное расположение их;
- четкое описание дефектов и их объем;
- четкие рекомендательные данные по устранению дефектов и
- привязанные к этому процессу нужные хозяйственные операции;
- срок устранения дефектов;
- лица ответственные за ремонтные работы, с обязательными подписями данных лиц;
Особенности заполнения
- Обязательное техническое обследование помещения, нуждающегося в проведении ремонтных работ. При отсутствии собственных сотрудников, обладающих необходимыми знаниями, стоит привлечь стороннюю организацию, специализирующуюся на данной деятельности.
- В процессе документирования дефектов рекомендуется применять различные дефектовки.
- Отображаемые в ведомости данные должны содержать не только информацию по списку работ для устранения дефекта, а также данные о материалах для выполнения этих ремонтных работ и обязательно указать марки, модели и их типы.
- Во избежание составления неправильной сметы по дефектной ведомости для этой работы должны быть привлечены специалисты в данной сфере, в этом случае составление сметы пройдет без ошибок и дальнейших связанных с ней проблем.
- Качество составленной дефектной ведомости (в формате сравнивания со сметами), позволяет выявить недобросовестного подрядчика, который припишет ненужные операции для ремонтных работ, соответственно обойдутся дороже.
- Данный документ лучше прочих определяет общую картину по состоянию ремонтных работ и их масштабности, которые напрямую связаны с расходами организации.
- Придерживайтесь табличного оформления ведомости, так повышается наглядность данных. Первый столбец пусть обозначает непосредственно название дефекта, второй - выражение повреждений в объемах, третий - работы по устранению и их полный перечень, последний столбик - сроки устранения.
Ошибки при заполнении
- Неполная информация по дефектам, причинам их появления и данным по их устранению.
- Привлечение некомпетентных сотрудников в состав комиссии.
- Наличие помарок и ошибок.
- Отсутствие необходимых подписей.
- Отсутствие перечня лиц, ответственных как за образование дефектов, так и за их устранение.
- Некорректность отображаемой информации по необходимым работам.
- Отсутствие расшифровок необходимого материала и их маркировки, для ремонта.
- Различия в данных визуального осмотра разных членов комиссии, отсутствие их согласованности.
- Неправильное или некорректное отображение объемов работ, материалов или их ошибочное написание, которое повлечет неточности в смете, и соответственно повысить сроки и расходы по ремонтным работам, проводимым в ремонтируемом помещении.
- Неграмотные рекомендации по устранению дефекта или излишние работы, не позволяющие провести рациональный расход средств предприятия.
Важно!
Произвольно составленная дефектная ведомость в обязательном порядке содержит реквизиты и данные, которые перечислены в пункте 2 статьи 8 Федерального Закона “О бухгалтерском учете”.
ПРАВИЛЬНО СОСТАВЛЕННАЯ ДЕФЕКТНАЯ ВЕДОМОСТЬ - ЗАЛОГ УСПЕХА
Для того чтобы правильно учесть расходы на ремонт, а так же иметь полное представление о объемах необходимых материалов, нужно составить дефектную ведомость (дефектовку).
Дефектовка должна отвечать на главный вопрос - что нужно сделать, чтобы привести помещение в нужное вам состояние, т.е. последовательно описать все работы и объемы материалов.
Сначала мы должны разделить помещение на отдельные его части: пол, стены, потолок.
Начинаем составление дефектовки с пола.К примеру пол нашего помещения 6*3 метра. Мысленно делим пол на слои начиная с самого дальнего слоя относительно финишной облицовке пола (например - ламинатом) и описываем работы с объемами материалов:
- Демонтаж полов из доски - 18 м.кв.(для бытового случая не нужно)
- Огрунтовка плиты перекрытия грунтом акриловым за 2 раза - 18 м.кв.
- Грунт акриловый (смотрите по расходу на канистре т.к. расход различный в зависимости от вида грунта) - например 100 мл на 1 м.кв. - итого 3,6 литра т.к. огрунтовку выполняем за 2 раза.
- Кисть макловица - 1 шт.
- Выравнивающая стяжка пола из смеси самовыравнивающей - на 18 м.кв. (расход так же определяете в магазине на упаковке выбранной вами смеси)
- Валик игольчатый - 1 шт. (для прокатывания уже залитой смеси с целью выпуска из нее воздуха)
- Укладка подложки - 18 м.кв.
- Укладка ламината - 18 м.кв.
- Ламинат - (19,8-20 м.кв) т.к. необходимо покупать на 10 % больше чем фактическая площадь вашего помещения потому, что при укладке предусматривается расход на распил.
- Устройство плинтуса - 18 м.пог.
- Фурнитура для плинтуса - (кол-во - в зависимости от конфигурации комнаты)
- Саморезы СГД 41 мм - 0,5 кг.
Таким же образом расписываем работы по стенам:
- Огрунтовка стен за 2 раза грунтом акриловым (допустим высота потолка 2,4 м) - 43 м.кв.
- Штукатурка стен - 43 м.кв.
- Шпаклевка стен - 43 м.кв.
- Шлифовка стен сеткой шлифовальной - например 5 шт. сеток
- Огрунтовка стен за 2 раза грунтом акриловым - 43 м.кв.
- Оклейка стен обоями - квадратура напрямую зависит от выда обоев (нужна подгонка рисунка или нет) + 10 %
- Клей обойный - по расходу
- Кисть макловица - 1 шт.
Аналогично поступаем и с потолком.
Объемы материалов подсчитываем по вашей дефектовке, согласно расхода указанного на упаковке (не забываем прибавить от 10 до 15 процентов) , расход многих материалов можно найти в интернете.
