Порядок согласования приказов должен быть прописан в инструкции по делопроизводству организации. Необходимо обязательно проводить согласование приказов с проставлением виз.
Проект приказа по основной деятельности должны визировать, как правило, заместитель руководителя, отвечающий за соответствующее направление деятельности организации, и начальники отделов:
- кто готовит приказ,
- кому даются поручения - еще на стадии подготовки надо заложить рациональную систему исполнения с реалистичным сроком, чтобы в дальнейшем не вносить изменения,
- юридической службы,
- службы делопроизводства - визирует в последнюю очередь, чтобы проверить правильность оформления приказа,
- главный бухгалтер - приказы по финансовым вопросам,
- прочие заинтересованные - если необходимо.
Визы можно проставлять на обороте последнего листа приказа или на листе согласования. Виза обязательно должна содержать расшифровку должности, фамилию с инициалами и дату (про дату не забывать).
Лучше предпочесть последний вариант согласования - на отдельном листе. Когда приходится приказ переделывать, то визы не всегда надо повторно собирать.
Итак, проект приказа может визироваться с отметкой «с замечаниями». Эти самые замечания оформляются на отдельном листе в произвольной форме. И они должны учитываться при доработке проекта приказа.
В случае наличия замечаний принципиального характера, проект приказа необходимо перепечатать и согласовать вновь (собрать все подписи заново). Так что стоит подумать какую визу труднее всего получить и начинать согласование с этого человека.
Если присутствуют замечания только редакционного характера, то проект приказа переоформляют, но визы согласования не проставляют повторно.
После получения всех необходимых виз на отдельном листе согласования, на обратной (чистой) его стороне распечатывается последняя (или единственная) страница приказа. Смысл в том, чтобы подписи согласования оказались на обороте приказа после удовлетворения всех пожеланий. Так поступают в федеральных органах власти, у них там очень много визирующих. И таким образом они уменьшают вероятность повторного визирования в процессе согласования в случае переоформления приказа (иногда неоднократного).
Когда согласование приказа завершено - время его подписывать.
Приказы по основной деятельности должен подписывать только руководитель организации. Либо лицо, которому официально предоставлено такое право, например, приказом о распределении полномочий (или допускается отдельным приказом), зафиксировано в должностной инструкции. В случае его временного отсутствия (отпуск, командировка и т.д.) подписывать приказы имеет право исполняющий обязанности руководителя. Кто будет исполнять обязанности руководителя надо закрепить в приказе по основной деятельности - один раз на все случаи жизни, либо издавать каждый раз новый приказ в случае отсутствия руководителя.
После подписания приказа в него нельзя вносить какие-либо изменения.
Регистрация документа – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.
В нашем случае регистрация будет фиксировать факт создания документа . Стоит отметить, что регистрация также нужна для дальнейшего учета документов и организации справочной работы.
Регистрация может осуществляться одним из трех способов:
· записью о документе в бумажном журнале (журнальная форма регистрации);
· записью в бумажной регистрационно-контрольной карточке (карточная форма регистрации);
· внесением информации о документе в систему автоматизации делопроизводства и электронного документооборота (автоматизированная форма регистрации).
Стоит отметить, что в настоящее время целесообразна именно , так как она имеет множество преимуществ по сравнению с журнальной и карточной формами регистрации. Назовем небольшую часть из этих преимуществ:
· быстрый поиск документов по любому реквизиту или реквизитам;
· автоматическое формирование отчетов, сводок, ведение справочно-аналитической работы по документам;
· автоматический контроль за исполнением поручений (документов);
· возможность одновременной регистрации документов на нескольких рабочих местах и другие.
Причем автоматизированная регистрация документов возможна и без внедрения на предприятии специализированного программного обеспечения.
В большинстве небольших компаний она осуществляется при помощи программы MS Excel путем заполнения обыкновенной таблицы.
Во время регистрации документу присваиваются регистрационный номер и дата документа. Датой приказа и распоряжения должна являться дата подписания, отсюда можно сделать вывод, что приказы и распоряжения должны регистрироваться именно в день их подписания.
Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа. Кроме этого отдельно регистрируются приказы (а также распоряжения) по основной деятельности, по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам. Это означает, что вышеперечисленные подвиды приказов и распоряжений будут иметь не общую, а раздельную нумерацию.
Теперь приведем требования к оформлению регистрационного номера и даты документа, закрепленные в ГОСТе Р 6.30-2003.
Фрагмент документа
Фрагмент документа
Обычно для оформления даты приказа и распоряжения используют именно цифровой способ, например, 05.02.2007 (см. Пример 6).
Подписанное руководителем и прошедшее регистрацию распоряжение с листом согласования
О бычно весь массив приказов организации принято разделять на два потока: по основной деятельности и по личному составу. За первые отвечает служба ДОУ, вторые, как зеницу ока, бережет отдел кадров. Помимо функционального назначения между этими видами приказов есть еще одно существенное различие, а именно - срок их хранения.
Обратимся к Перечню типовых управленческих архивных документов (см. ниже по тексту его фрагмент со статьей 19; далее - Перечень 2010 года). И увидим, что приказы по основной деятельности хранятся постоянно, тогда как по личному составу, за редким исключением, 75 лет. И тут же обнаруживается, что Перечень выделяет третий вид приказов - по административно-хозяйственным вопросам, хранить которые предлагается в течение 5 лет.
При этом ни один из российских нормативных актов по ДОУ не содержит информации, касающейся различий между приказами по основной деятельности и приказами по административно-хозяйственным вопросам. Приказы по личному составу тоже не всегда легко отделить от приказов по основной деятельности. У делопроизводителей возникает закономерный вопрос: к какой категории отнести тот или иной приказ? Ведь от этого зависят срок, место и условия хранения документа.
Вновь обратимся к Перечню 2010 года. Его раздел 10 целиком посвящен административно-хозяйственным вопросам . Целесообразно определить круг тем соответствующих приказов на основе этого раздела.
Фрагмент документа
Свернуть Показать
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры от 25.08.2010 № 558)
Перечень к ним относит:
- соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности;
- эксплуатацию зданий, помещений;
- транспортное обслуживание, внутреннюю связь;
- обеспечение безопасности организации.
При этом не стоит забывать, что первый пункт данного списка тесно связан с трудовыми отношениями с работниками. Так, если решено привлечь работника к дисциплинарной ответственности за нарушение упомянутых правил, то приказ об этом уже будет относиться к категории «по личному составу».
Задача приказов по личному составу - отразить решения руководителя, касающиеся кадровой политики организации . Все приказы по трудовым отношениям с работником (работниками) , являются приказами по личному составу, они отражают прием, перемещение и увольнение, поощрения и наказания, персональные данные и т.п.
Обратите внимание на один важный момент:
- До 2013 года многие кадровые приказы составлялись по утвержденным Госкомстатом унифицированным формам (постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»). Если утвержденной формы не было, то такой приказ оформлялся в произвольной форме.
- Но с 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению (за малым исключением). В этой ситуации унифицированные формы кадровых документов подпали под общий порядок и более не действуют. Многие организации, понимая, что специалисты по кадровому делопроизводству привыкли к используемым ранее формам, просто утвердили их для дальнейшего применения в своих организациях. Таким образом, данные формы продолжили свою легальную жизнь, только поменяли утверждающий документ в своей «шапке». Мы всем рекомендуем поступить аналогичным образом!
А далее в статье речь пойдет только об оформлении приказов по общим правилам, сложившимся для организационно-распорядительных документов. По ней всегда составлялись приказы по основной деятельности и административно-хозяйственным вопросам. Эту форму в отношении кадровых приказов называли раньше «произвольной» (ведь часть из них и до 2013 года составлялась по ней).
Перечислить тематику приказов по основной деятельности не представляется возможным: она слишком обширна и во многом зависит от специфики деятельности организации. Основные категории таких приказов и примеры к ним мы привели в Таблице 1.
Таблица 1
Свернуть Показать
Таким образом, для определения вида приказа остается метод исключения: если документ составлен не по административно-хозяйственному вопросу и не документирует трудовые отношения с работником или группой работников, то он считается приказом по основной деятельности.
Регламентация создания приказов
Правила создания приказов на федеральном уровне описаны в документах:
- имеющих добровольный порядок применения:
- ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
- «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003» (далее - Методические рекомендации к ГОСТу Р 6.30-2003);
- либо обязательных только для определенной категории организаций, в основном для госструктур, например:
- Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 (далее - Рекомендации для органов исполнительной власти);
- Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах, утв. приказом ФТС от 18.10.2004 № 160 (далее - Инструкция ФТС).
Однако никто не запрещает коммерческим компаниям пользоваться всеми этими документами, чтобы довести качество своих делопроизводственных процессов до должного уровня. На основе перечисленных документов рекомендуется составить собственные правила подготовки приказов и закрепить их в Инструкции по делопроизводству (см. Пример 1).
В указанной нормативной базе содержится состав реквизитов приказа и правила их оформления. Рекомендации для органов исполнительной власти и Инструкция ФТС разъясняют также порядок подготовки совместных приказов.
Пример 1
Фрагмент Инструкции по делопроизводству организации, посвященный созданию приказов
Свернуть Показать
5. Подготовка и оформление приказов
5.1. Приказами оформляются решения по оперативным, организационным, кадровым, административно-хозяйственным и другим вопросам внутренней работы ООО «Скала» (далее - Компания).
5.2. Проекты приказов подготавливаются структурными подразделениями Компании как на основании указаний генерального директора, так и в инициативном порядке. Проекты приказов по кадровым вопросам подготавливает отдел кадров Компании на основании соответствующих представлений.
5.3. Приказы подписываются генеральным директором Компании, а в его отсутствие - лицом, замещающим его. В случае инициативного представления проекта приказа он сопровождается справкой, которая содержит краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также информацию о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован.
5.4. Проекты приказов печатаются на бланках установленной формы (Приложение 1) в двух экземплярах.
5.5. Приказ имеет следующие реквизиты: наименование организации; вид документа (ПРИКАЗ), дата, регистрационный номер, место составления (издания) документа, заголовок к тексту, текст, подпись должностного лица, визы согласования, отметка об исполнителе.
5.5.1. Заголовок к тексту приказа должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится.
5.5.2. Текст приказа отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
5.5.3. Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «в целях», «во исполнение» и др. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, наименование органа, издавшего документ, дата, регистрационный номер и заголовок к тексту.
Преамбула отделяется от распорядительной части словом «приказываю», которое пишется с новой строки прописными буквами. После него ставится двоеточие.
Распорядительная часть приказа содержит поручения с указанием исполнителя (исполнителей) и сроков исполнения.
Распорядительная часть приказа делится на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Один пункт должен соответствовать одному поручению. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения Компании или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части содержит сведения о должностном лице, на которое возлагается контроль исполнения приказа.
Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта начинается словами «Признать утратившим силу…».
5.5.4. Визы включают должности визирующих лиц, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Визы проставляются на обороте последнего листа приказа или на отдельном листе согласования (визирования).
5.5.5. Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля.
5.5.6. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и внутренний четырехзначный номер его телефона. Отметка об исполнителе располагается на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
5.6. Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.
5.7. Приложения к приказу визируются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект. При наличии нескольких приложений они нумеруются.
5.8. Приказ печатается шрифтом Times New Roman. Размер шрифта для всех реквизитов, кроме наименования организации и наименования вида документа, - 12. Наименования организации и вида документа набираются прописными буквами и выравниваются по центру; размер шрифта - 16, начертание - полужирное.
5.9. На обороте последнего листа проекта приказа, представленного на согласование, проставляется виза исполнителя и руководителя структурного подразделения, которое разрабатывает данный проект.
5.10. Все проекты приказов проходят юридическую (правовую) экспертизу в юридической службе Компании.
5.11. Проекты приказов, затрагивающие финансовые правоотношения, подлежат согласованию с бухгалтерией Компании.
5.12. Структурные подразделения рассматривают проекты приказов в течение двух рабочих дней, следующих за днем их поступления на правовую (юридическую) экспертизу или согласование.
5.13. Возражения и замечания к проекту приказа излагаются на прилагаемой к проекту справке. Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.
5.14. Внесение изменений в подписанный приказ, а также в согласованный проект документа не допускается.
5.15. Ответственность за качественную подготовку проектов приказов, их правовую (юридическую) экспертизу и согласование несут руководители структурных подразделений Компании, которые разрабатывают проекты приказов.
5.16. Контроль правильности оформления проектов приказов осуществляет канцелярия.
5.17. Подписанные генеральным директором приказы направляются в канцелярию для регистрации. Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года. Приказы по основной деятельности, личному составу и административно-хозяйственным вопросам нумеруются отдельно с присвоением номерам буквенных индексов:
ОД - приказы по основной деятельности,
ЛС - приказы по личному составу,
АХ - приказы по административно-хозяйственным вопросам.
Буквенные индексы пишутся после порядкового номера приказа и отделяются от него косой чертой, например: 123/ОД.
Датой приказа является дата его подписания.
5.18. Один экземпляр приказа передается исполнителю. Второй остается в канцелярии и помещается в дело.
5.19. Ответственность за составление указателя рассылки приказа всем заинтересованным лицам несет руководитель структурного подразделения, которое разработало проект приказа. Ответственность за ознакомление с приказом заинтересованных работников, согласно указателю рассылки, несет начальник канцелярии.
Бланк и реквизиты приказа
По расположению реквизитов бланк приказа может быть продольным или угловым (центрированным или флаговым). Подробно со всеми этими вариантами оформления мы разбирались в предыдущем номере журнала. А далее в этой статье будем придерживаться продольного расположения реквизитов, чтобы уделить больше внимания другим важным аспектам оформления.
Варианты грамотного оформления различных видов бланков и правила работы с ними описаны в статье «Фирменный бланк организации по всем правилам делопроизводства »
В Примере 2 показан бланк приказа, образец которого содержится в ГОСТе Р 6.30-2003 на рисунке Б.5.
Пример 2
Свернуть Показать
В Примере 2 мы видим бланк приказа:
- в него входят следующие реквизиты:
- наименование организации,
- наименование вида документа,
- место составления или издания документа;
- здесь имеются отметки для проставления реквизитов «Дата документа» (слева) и «Регистрационный номер документа» (справа).
Кроме того, ни один приказ не обходится без следующих реквизитов:
- заголовок к тексту;
- текст документа;
- подпись.
Реже в приказ вносятся:
- эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
- отметка о наличии приложения;
- визы согласования документа;
- отметка об исполнителе.
Наименование организации
В бланке приказа указывается полное наименование организации (в т.ч. полностью организационно-правовая форма), а ниже в скобках - сокращенное наименование, если таковое имеется и закреплено в Уставе (в Примере 2 это аббревиатура «ВНИИДАД», в Примере 4 - ЗАО «СПК-Самара»).
Если имеется вышестоящая организация (или приказ издается обособленным подразделением), то ее сокращенное (или полное, если нет сокращенного) наименование указывается над наименованием организации-автора (в Примере 2 это «РОСАРХИВ»). Желательно наименование вышестоящей организации и автора документа все-таки отделять друг от друга пустой строкой (как в Примере 4).
При издании одного совместного приказа несколькими равнозначными организациями их наименования располагаются на одном уровне (Примеры 3 и 16). Если одна из организаций вышестоящая, то она указывается на приказе выше нижестоящей (Пример 17).
Пример 3
Свернуть Показать
Наименование вида документа
Наименование вида документа (слово «ПРИКАЗ») принято писать по центру прописными буквами через 2-4 межстрочных интервала после наименования организации.
Место составления документа
Этот реквизит располагается ниже отметок для регистрационного номера и даты документа и используется в том случае, если в название организации не включено место ее расположения (сравните фрагменты, выделенные оранжевым в Примерах 4 и 5). Аналогичным образом данный реквизит опускается в письмах, т.к. место издания документа там детализируется в справочных данных организации (в виде ее полного адреса местонахождения, вплоть до дома или офиса).
Буква «г.» перед названием города опускается только у Москвы и Санкт-Петербурга, т.к. они являются еще и субъектами РФ.
Пример 4
Свернуть Показать
Пример 5
Свернуть Показать
Заголовок к тексту
Заголовок к тексту документа должен отражать его содержание. Согласно Методическим рекомендациям к ГОСТу Р 6.30-2003 заголовок приказа отвечает на вопрос «о чем?» («о ком?»). В это короткое предложение следует уместить предмет приказа (тему, вопрос) и действие, которое следует произвести над ним. Образцы заголовков представлены выше, в Таблице 1.
Заголовок набирается шрифтом того же размера, что и основной текст приказа, точка в конце не ставится.
Что касается выравнивания заголовка, то мнения ГОСТа Р 6.30-2003 и Методических рекомендаций для органов исполнительной власти разошлись. Первый предлагает выравнивать заголовок по левому краю, второй, как и Инструкция ФТС, - по центру (при условии использования продольного бланка). Учитывая добровольный характер применения этих нормативных документов, организации вправе выбрать тот способ расположения заголовка, который им нравится (федеральных органов исполнительной власти, таможенной службы и учреждений, на которых распространяются правила делопроизводства в упомянутых органах, это не касается). По нашему мнению, краткие заголовки лучше смотрятся выровненными по левому краю, а длинные, занимающие несколько строк, - центрированными.
Текст приказа
Текст приказа принято делить на две части: констатирующую и распорядительную. В констатирующей части содержится обоснование к приказу либо описание причин его создания. Если приказ создается во исполнение нормативного документа, об этом необходимо упомянуть в констатирующей части:
Пример 6
Образцы констатирующей части приказа
Свернуть Показать
«В целях оптимизации системы делопроизводства» или
«Во исполнение п. 4.3.12 приказа Министерства транспорта от 01.11.2013 № 123-4»,
«В целях приведения работы по приему, регистрации и направлению в работу обращений граждан в соответствие с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».
За констатирующей частью текста следует слово «ПРИКАЗЫВАЮ» («ПРИКАЗЫВАЕМ» в совместных распорядительных документах). Оно набирается прописными буквами («ПРИКАЗЫВАЮ») или же строчными вразрядку («п р и к а з ы в а ю») с новой строки. При этом запятая перед этим словом не ставится (если ее наличия не требует пунктуация констатирующей части текста), а после него следует двоеточие.
Распорядительная часть приказа состоит из нескольких пунктов. Каждый их них содержит описание какого-либо действия в рамках достижения цели документа. Действия могут иметь форму поручения с указанием конкретного исполнителя и срока исполнения.
Подчеркнем: в каждом пункте приказа должно содержаться одно задание, у которого должен быть только один исполнитель и только один срок. Если поручение дается группе работников (рабочей группе), ответственным назначается ее руководитель. Когда поручение носит регулярный характер, срок исполнения и ответственное лицо не указываются.
В последнем пункте обязательно называется должностное лицо, которому поручается контроль исполнения приказа. Если приказ касается всей организации, контроль оставляет за собой подписант - генеральный директор (см. Примеры 15 и 16).
Оформление приложений
В отличие от деловых писем, в распорядительных документах ссылку на приложение принято помещать прямо в текст документа, например:
Свернуть Показать
1. Утвердить и ввести в действие с 09.01.2014 Инструкцию по делопроизводству (Приложение № 1).
Встречаются разные способы указания приложений в скобках прямо в тексте приказа, все они корректны. Просто стремясь к единообразию, лучше выбрать какой-то один вариант и придерживаться его в своих документах, закрепив, например, в Инструкции по делопроизводству:
- (приложение 1),
- (Приложение 1),
- (Приложение № 1),
- если у приказа есть только одно приложение, то после его упоминания в тексте можно написать «(прилагается)».
Что касается оформления самого приложения, то в правом верхнем углу первого листа ставится отметка «Приложение №», а далее указывается, к какому распорядительному документу оно относится. Если у приказа только одно приложение, то оно не нумеруется. Допускается набирать слово «ПРИЛОЖЕНИЕ» прописными буквами, а отметку на прилагаемом документе центрировать относительно самой длинной строки (см. Пример 8).
Пример 8
Свернуть Показать
Если же приложение утверждается распорядительным документом, то, казалось бы, можно оформить в его «шапке» и гриф утверждения, но тогда появляется бессмысленное задвоение информации об утверждающем документе. Поэтому в данных случаях избавляются от отметки с номером приложения (показанной в Примере 8) и оставляют только гриф утверждения (показан в Примере 9).
Пример 9
Свернуть Показать
Отметка об исполнителе
Нормативные документы не требуют размещения в приказах реквизита «Отметка об исполнителе». Практика, в свою очередь, показывает, что работникам организации зачастую нужно связаться именно с исполнителем, а не с подписантом распорядительного документа. В самом деле, топ-менеджерам крупных компаний для подписания приказов (особенно однотипных) достаточно наличия всех нужных виз согласования, а в суть вопроса они могут и не вникать. Рядовым же сотрудникам может потребоваться консультация именно того коллеги, кто работал над текстом. Для совместных приказов значение отметки об исполнителе еще более возрастает. Поэтому мы считаем оправданным введение организацией в свои приказы реквизита «Отметка об исполнителе» и предлагаем располагать его в нижнем левом углу оборотной стороны документа, набирая более мелким шрифтом относительно основного. Указать достаточно инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона (для приказов по организации достаточно и внутреннего) (см. Пример 15).
Согласование приказа
Зачастую перед подписанием генеральным директором распорядительный документ проходит процедуру согласования.
В результате внешнего согласования на документе оформляют гриф согласования , а в результате внутреннего согласования у должностных лиц своей организации - визу. Виза содержит краткую должность (без указания организации), подпись с расшифровкой визирующего лица и дату (Пример 11); а гриф согласования - еще и слово «СОГЛАСОВАНО», должность в нем указывается полностью, включая наименование организации (Пример 10). Распорядительные документы обычно проходят внутреннее согласование.
Визы и грифы согласования ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендует оформлять ниже подписи на лицевой стороне приказа .
Пример 10
Свернуть Показать
Пример 11
Свернуть Показать
Но есть и иные варианты их размещения, например, на обороте приказа (см. Примеры 15 и 16). Если там же располагаются подписи об ознакомлении с изданным приказом, то перед группой виз тоже следует написать слово «Согласовано». Если список визирующих известен заранее, то при подготовке проекта документа рекомендуем указать их должности и фамилии, чтобы им осталось только расписаться и поставить дату. Согласование проект проходит сначала у нижестоящих должностных лиц и постепенно «поднимается» выше, чтобы вышестоящие лица видели мнения своих подчиненных.
Допускается оформлять визы на отдельном листе - так называемом листе согласования (его образец см. в Примерах 13 и 14).
Если же проект приказа не согласован должностным лицом, то он не оформляет визу до внесения в проект нужных ему исправлений либо оформляет ее ниже текста замечаний или фразы «Замечания прилагаются» (в последнем случае они оформляются на отдельном листе). Проект считается согласованным, когда замечаний к нему у согласующих лиц не осталось. Хотя наличие виз - это только информация/сигнал для того, кто подписывает документ. Его судьбу решает подписант (лист согласования прилагается к проекту распорядительного документа, передаваемого на подпись уполномоченному лицу).
Пример 12
Свернуть Показать
Пример 14
Свернуть Показать
Подпись
Оформление реквизита «Подпись» на распорядительных документах происходит стандартным образом. В его состав входит наименование должности подписанта, личная подпись и расшифровка, в которой первыми указываются инициалы, затем фамилия (Пример 15).
В совместных приказах подписи располагают на одном уровне. Логично выстроить подписи в том же порядке (слева направо), в каком в «шапке» приказа фигурируют стороны, его составившие (см. Пример 16). Допускается также выстраивать последовательность подписантов по алфавиту.
Регистрация приказа
После подписания приказ подлежит регистрации: документу присваивается регистрационный номер и фиксируется дата его подписания.
Дата традиционно оформляется двумя способами:
- цифровым (например, 15.11.2013) или
- словесно-цифровым (15 ноября 2013 г.).
Регистрационный номер может быть простым порядковым номером документа по журналу регистрации, а может и дополняться различными буквенными и (или) цифровыми индексами (например, номером дела по номенклатуре, индексом подразделения-автора и т.п.). Если организация предпочитает отдельно регистрировать приказы по основной деятельности и по административно-хозяйственным вопросам (не говоря уже о приказах по личному составу, отдельная регистрация которых вменяется в обязанность), к номерам могут присоединяться соответствующие буквенные сокращения: ОД, АХ, ЛС. Индексы отделяются от порядкового номера косой чертой или дефисом.
Совместным приказам каждый автор присваивает свой номер, а дата регистрации у них, как правило, совпадает (см. Пример 16). При этом на приказе номер первого автора (он расположен выше или левее второго) указывается до косой черты, а номер второго - после.
В будущем, ссылаясь на приказ (как, впрочем, и на любой другой документ), необходимо писать: «приказ ООО «Трансформатор» от 17.01.2014 № 11», т.е. сначала воспроизводить дату регистрации и потом номер, а не наоборот. На совместный приказ ссылка будет такой: «приказ ООО «Дом мебели» и ООО «Персонал» от 20.01.2014 № 43 / 12», при этом у ООО «Дом мебели» данный документ зарегистрирован под № 43, а у ООО «Персонал» - под № 12.
Пример 15
Внутренний приказ (с визами согласования и результатами ознакомления на обороте)
Свернуть Показать
Оборотная сторона внутреннего приказа
Ознакомление с приказом
Со многими распорядительными документами должны быть ознакомлены те работники, которых непосредственно касается изданный приказ. Например, если создается рабочая группа, с изданным приказом нужно ознакомить всех ее членов, а с некоторыми приказами требуется ознакомить абсолютно всех работников организации. Этого требует, в частности, Трудовой кодекс РФ: согласно ст. 22 работодатель обязан знакомить работников под личную подпись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью.
Если ознакомить с приказом нужно всего нескольких человек, это можно сделать прямо на оригинальном экземпляре документа. Тогда при подготовке проекта на его оборотной стороне можно заранее подготовить место для ознакомления (см. Примеры 15 и 16). Если число лиц значительно, то можно составить отдельный лист ознакомления.
Ознакомление заинтересованных работников с приказом нужно произвести как можно быстрее после того, как документ будет зарегистрирован.
Пример 16
Совместный приказ равнозначных организаций (с результатами согласования и ознакомления на обороте)
Свернуть Показать
Оборотная сторона совместного приказа
Пример 17
Свернуть Показать
Правила оформления реквизитов приказов
Правила оформления реквизитов документов установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», а также изложены в Приложении № 11 к п. 3.3.2 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 (далее – Методические рекомендации). Состав и правила оформления реквизитов приказов подробно описаны в Приложении № 15 к п. 3.3.5.2 Методических рекомендаций.
Рассмотрим состав и основные правила оформления реквизитов приказа, основанные на требованиях ГОСТ Р 6.30-2003, Методических рекомендаций и многолетней делопроизводственной практике.
■ Наименование организации – автора документа. Согласно рис. Б.5 приложения Б к ГОСТ Р 6.30-2003 и Приложению № 15 к п. 3.3.5.2 Методических рекомендаций на бланках приказов указывается полное и сокращенное наименование организации – автора документа. Полагаем, что в организациях, не относящихся к органам исполнительной власти, с учетом того, что приказ является внутренним документом, может быть указано полное или , при наличии, сокращенное наименование организации – автора документа. Если организация считает нужным, на бланках приказов могут быть указаны оба варианта. Сокращенное наименование организации указывается в круглых скобках ниже полного наименования.
Примечание. На общем бланке организации, а также на бланке письма указывается и полное, и сокращенное наименование организации.
■ Наименование вида документа оформляется, как правило, прописными буквами: ПРИКАЗ или РАСПОРЯЖЕНИЕ.
Наименование вида документа может быть выделено полужирным шрифтом.
■ Ограничительные отметки для даты документа и его регистрационного номера. Датой приказа является дата подписания документа, в этот же день приказ должен быть зарегистрирован. Дата приказа оформляется, как правило, в цифровом формате, например: 05.06.2012. Указание нулей в приведенном примере является обязательным с целью защиты от фальсификации.
Согласно п. 3.12 ГОСТ Р 6.30-2003 регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера по журналу регистрации и может быть дополнен по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Иных требований к формированию регистрационных номеров документов действующее законодательство не содержит.
В соответствии с системой регистрации, принятой в организации, порядковый номер приказа также может быть дополнен буквенными индексами. При небольшом объеме документооборота приказы по основной деятельности и по административно-хозяйственным вопросам, как правило, не нуждаются в дополнительном индексировании, а к номерам приказов по личному составу добавляется буквенный индекс «л/с» или «к» – по выбору организации. Можно использовать оба индекса: для приказов со сроком хранения 75 лет – индекс «л/с», а для приказов с 5-летним сроком хранения – индекс «к».
В организациях с большим объемом документооборота могут применяться буквенные индексы, указывающие на содержание приказа и облегчающие идентификацию документов.
В приказах по основной деятельности это могут быть индексы «ф» (вопросы финансирования), «шр» (утверждение штатного расписания и внесение в него изменений и дополнений), «ла» (утверждение локальных нормативных актов, внесение в них изменений, их отмена) и др.
В приказах по административно-хозяйственным вопросам можно использовать такие индексы, как «р» (ремонт, реконструкция), «тр» (транспортное обслуживание), «з» (закупка мебели, канцтоваров и пр.) и др.
В приказах по личному составу применяются индексы «км» (командирование), «у» (увольнение), «пр» (прием на работу и перемещение), «оо» («отпуск оплачиваемый» – предоставление ежегодных оплачиваемых отпусков), «бо» («без оплаты» – предоставление отпусков без сохранения заработной платы) и др.
■ Место составления или издания документа , согласно п. 3.14 ГОСТ Р 6.30-2003, указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, с использованием только общепринятых сокращений.
Несмотря на то что на бланках приказов справочные данные об организации не указываются, а из наименования организации далеко не всегда возможно определить ее местонахождение, полагаем, что во внутренних документах организации этот реквизит можно не указывать. Однако при наличии обособленных структурных подразделений, расположенных в других населенных пунктах, реквизит следует оформить.
В случае если организация зарегистрирована в одном городе, а осуществляет свою деятельность и издает распорядительные документы в другом, в реквизите приказа «Место составления или издания документа» указывается фактическое место издания документа.
■ Заголовок к тексту приказа включает в себя краткое содержание документа, формулируется в предложном падеже и начинается с предлога «О» или «Об», например:
- о назначении ответственного за организацию обработки персональных данных (в приказе по основной деятельности);
- о закреплении автотранспортных средств за структурными подразделениями организации (в приказе по административно-хозяйственным вопросам);
- об аннулировании трудового договора (в приказе по личному составу).
На угловых бланках приказов с флаговым расположением реквизитов заголовок к тексту печатается непосредственно от левого поля документа в границах зоны, отведенной для реквизитов заголовочной части документа, при центрированном расположении реквизитов – по центру этой зоны; если приказы оформляются на продольных бланках с центрированным расположением реквизитов, заголовок к тексту печатается по центру рабочей строки.
■ Текст документа. Текст приказа может состоять из двух частей – констатирующей (преамбулы) и распорядительной, разделенных распорядительным словом «приказываю». Констатирующая часть может отсутствовать, и тогда приказ начинается с распорядительного слова.
Согласно Приложению № 15 к п. 3.3.5.2 Методических рекомендаций в констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «в целях», «во исполнение» и др. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, наименование органа, издавшего документ, дата, регистрационный номер и заголовок к тексту.
Если в приказах по основной деятельности констатирующая часть встречается достаточно часто, то в приказах по личному составу она, как правило, отсутствует. Однако в некоторых приказах по личному составу ее рекомендуется оформить: например, в констатирующей части приказа о применении дисциплинарного взыскания привести дату и подробное описание дисциплинарного проступка или допущенного работником нарушения должностных (профессиональных) обязанностей, а также детально изложить результаты расследования по данному факту.
Как оформлять распорядительное слово «приказываю», должна решить сама организация при проектировании бланка приказа:
- как продолжение последнего абзаца констатирующей части или на отдельной строке;
- если на отдельной строке, то непосредственно от левого поля или с красной строки;
- прописными буквами или строчными буквами в разрядку.
В распорядительной части приказа перечисляются поручения (задания) с указанием исполнителей и сроков исполнения.
Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами . В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные работники организации.
Обратите внимание! Внесение изменений в подписанный приказ, распоряжение, а также в согласованный проект документа не допускается.
Если тот или иной пункт приказа адресован руководителям всех структурных подразделений организации, можно использовать обобщенную формулировку без указания конкретных должностей и фамилий, например:
2. Руководителям структурных подразделений Общества представить в отдел кадров до 10 декабря 2012 г. заполненные листы опроса работников о времени предоставления отпуска в 2013 году согласно приложению.
В последнем пункте распорядительной части могут быть указаны должность, фамилия и инициалы работника, на которого возлагается контроль за исполнением приказа. Если руководитель организации оставляет контроль за исполнением приказа за собой, указывать это в приказе не следует. Не следует включать в приказ и пункт о необходимости доведения приказа до сведения определенных работников, для этого оформляются визы ознакомления – на лицевой или, при недостатке места, на оборотной стороне последнего листа приказа либо на отдельном листе ознакомления. Виза ознакомления одного работника может быть оформлена по образцу:
Ознакомлен (а): ______________________ « ____ » _________________________ 20 __ г.
В унифицированных формах приказов по личному составу, утвержденных постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, виза ознакомления имеет аналогичную структуру:
С приказом (распоряжением)
работник ознакомлен: _______________________ « ____ » ______________________ 20 __ г.
подпись (разборчиво) месяц прописью
Если с приказом нужно ознакомить несколько человек, для оформления ознакомительных виз можно использовать универсальную форму, позволяющую сократить или увеличить количество строк:
С приказом ознакомлены:
________________________ _______________________ « ____ » ___________________ 20 __ г.
________________________ _______________________ « ____ » ___________________ 20 __ г.
фамилии, инициалы подпись (разборчиво) месяц прописью
В унифицированных формах многосубъектных приказов по личному составу для ознакомления работников с приказом предусмотрена графа, в заголовке которой указано: «С приказом (распоряжением) работник ознакомлен. Личная подпись. Дата».
■ Отметка о наличии приложения. В пункте 3.21 ГОСТ Р 6.30-2003 речь идет об оформлении этого реквизита в письмах, а в отношении приложений к распорядительным документам сказано только, что в приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера. Далее приводится пример такой надписи:
Приложение № 2
к приказу Росархива
от 05.06.2003 № 319
Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки.
В Методических рекомендациях также ничего не сказано об оформлении в приказах и распоряжениях отметки о наличии приложения. В Приложении № 11 к п. 3.3.2 Методических рекомендаций предусмотрено использование отметки о приложении при оформлении приложений к приказам и распоряжениям, но под отметкой о приложении имеется в виду отметка, которая проставляется в правом верхнем углу на самом приложении к распорядительному документу (см. выше).
В данном Приложении также приводятся разъяснения, дополняющие и уточняющие правила оформления приложений к приказам, приведенные в ГОСТ Р 6.30-2003. Так, например, уточняется, что отметка о приложении проставляется на первом листе приложения справочного характера к приказам, распоряжениям, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и другим документам. Если же приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, а ниже – гриф утверждения документа, например:
Приложение № 1
УТВЕРЖДЕНО
приказом Росархива
от 12.11.2009 № 125
Отсутствие в ГОСТ Р 6.30-2003 и Методических рекомендациях упоминания об отметке о наличии приложения в распорядительных документах позволяет сделать следующий вывод: в распорядительных документах этот реквизит не оформляется, а ссылки на приложения даются непосредственно в тех пунктах приказа, к которым эти приложения относятся. Например:
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Отделу материально-технического обеспечения до 01.01.2013 закупить офисную мебель для канцелярии согласно перечню, приведенному в приложении № 1 к приказу.
Ответственный – заведующий отделом материально-технического обеспечения Шаров Н.С.
■ Подпись состоит из трех элементов: наименования должности, личной подписи и ее расшифровки. Расшифровка подписи состоит из инициалов и отделенной от них одним пробелом фамилии, например: Н.Г. Федоров .
На бланках приказов можно заранее предусмотреть форму для этого реквизита, например:
____________________________ ____________________ ___________________________
наименование должности подпись расшифровка подписи
■ Реквизит «Отметка об исполнителе» оформляется в приказах, если организация считает это нужным. Реквизит включает в себя инициалы, фамилию и номер телефона исполнителя документа. Согласно п. 3.27 ГОСТ Р 6.30-2003 отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа приказа в левом нижнем углу непосредственно от левого поля, например:
Н.Е. Шарапова
На унифицированных формах приказов по личному составу отметка об исполнителе Госкомстатом России не предусмотрена, но его можно добавить, конечно, если организация считает это нужным. Согласно Порядку применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденному постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 № 20 (далее – Порядок применения унифицированных форм), вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.
■ Параметры шрифтов и абзацев, используемые при оформлении приказов. Организация самостоятельно определяет:
- тип шрифта, используемый при оформлении приказов;
- размер шрифта для отдельных реквизитов приказа;
- возможность использования полужирного начертания для выделения отдельных реквизитов;
- размер междустрочных интервалов;
- способ выравнивания абзацев (по ширине или по левому краю);
- необходимость и размер дополнительных интервалов между абзацами.
При оформлении организационно-распорядительных документов обычно используют шрифт Times New Roman, Arial либо другой по выбору организации.
По сложившейся практике при наборе текста приказа, заголовка к нему, наименования должности и расшифровки подписи в реквизите «Подпись» устанавливают размер шрифта 12 пт, но при необходимости его можно уменьшить до 11 пт или увеличить до 14 пт.
Размер междустрочного интервала устанавливают в интервале от одинарного до двойного. Через одинарный интервал обычно оформляют заголовок к тексту и отметку об исполнителе. Текст приказа, как правило, печатают через полуторный интервал. Может быть установлен одинаковый междустрочный интервал для оформления всех реквизитов приказа. При необходимости можно использовать промежуточные (дробные) значения междустрочного интервала, например установить его равным 1,25.
Требования ГОСТ Р 6.30-2003 к формату и правилам написания даты относятся только к реквизиту «Дата документа», написание даты в тексте документа, в т.ч. и в приказах, нормативными документами не регламентируется. Дата в тексте может быть написана и в цифровом, и в словесно-цифровом формате, например: 06.12.2012 или 6 декабря 2012 г. , при этом вместо «г.» может быть написано слово «года», ноль перед цифрой «6» не обязателен.
Страницы приказов нумеруются в соответствии с правилами, изложенными в п. 4.9 ГОСТ Р 6.30-2003: при изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют (первая страница не нумеруется), номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.
Организация вправе установить свои правила набора текста и других реквизитов приказов и закрепить их в инструкции по делопроизводству или другом локальном нормативном акте.
Согласование проектов приказов
Внутреннее согласование проекта документа, т.е. согласование его с должностными лицами и специалистами организации – автора документа, оформляется визой согласования .
Правила оформления реквизита приведены в п. 3.24 ГОСТ Р 6.30-2003, а также в Методических рекомендациях, в которых с учетом требований ГОСТ Р 6.30-2003 и особенностей оформления документов в федеральных органах исполнительной власти не только приведены правила оформления визы согласования, но и достаточно подробно описана процедура согласования. Однако нормативных документов, обязывающих проводить согласование проектов документов и регламентирующих эту процедуру, не существует. В связи с этим необходимость и порядок согласования проектов документов устанавливаются организацией – автором этих документов. Организация самостоятельно определяет:
- виды документов, которые нуждаются в согласовании;
- должностных лиц и специалистов организации, с которыми должны быть согласованы те или иные документы;
- сроки согласования;
- очередность получения виз согласования.
Ответственность за согласование проекта документа с должностными лицами и специалистами организации возлагается на конкретного работника, которому поручена подготовка проекта документа, или руководителя структурного подразделения – исполнителя документа.
Порядок согласования рекомендуется закрепить в локальном нормативном акте (инструкции по делопроизводству) или распорядительном документе организации, с которым должны быть ознакомлены под роспись все работники организации, чья работа может быть связана с подготовкой проектов документов.
Если организация считает необходимым проводить согласование проектов приказов по основной деятельности, для оформления визы согласования можно использовать форму, в которой имеются все элементы, предусмотренные п. 3.24 ГОСТ Р 6.30-2003, например:
__________________________________________
наименование должности
______________ _________________________
подпись расшифровка подписи
Такая же форма может быть предусмотрена и на бланках приказов по личному составу, которые нуждаются в согласовании по мнению руководства организации. Реквизит может быть предусмотрен как в случае оформления приказов на бланках, спроектированных в организации, так и при использовании унифицированных форм, утвержденных постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. В последнем случае, согласно Порядку применения унифицированных форм, вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.
В соответствии с п. 3.24 ГОСТ Р 6.30-2003 при наличии замечаний выше наименования должности работника, визирующего проект документа, пишут: «Замечания прилагаются» . Методические рекомендации предлагают дополнительные варианты этой надписи: «Имеются замечания» , «Согласен с учетом замечаний» (см. Приложение № 11 к п. 3.3.2). Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.
Согласно п. 3.24 ГОСТ Р 6.30-2003 для документа, подлинник которого остается в организации (например, приказа), визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Полагаем, что при наличии свободного места визы согласования могут быть оформлены и на лицевой стороне последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляют из организации (например, исходящее письмо), визы проставляют в нижней части лицевой стороны последнего листа копии отправляемого документа, т.е. визируется копия документа. При недостатке места на лицевой стороне виза проставляется на обороте последнего листа копии отправляемого документа.
Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования, который может быть оформлен следующим образом:
ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
___________ проекта приказа «О внесении изменений в штатное расписание» __________
наименование вида документа, краткое содержание (заголовок к тексту)
|
Должность, фамилия, инициалы |
Замечания |
Подпись и дата согласования |
|
Главный бухгалтер |
Нет замечаний |
Гусева |
|
Гусева И.П. |
24.12.2012 |
|
Лист согласования проекта приказа после его подписания и регистрации подшивается в дело вместе с подлинником приказа.
Допускается по усмотрению организации полистное визирование документа и его приложения.
Продолжение следует.
Процедура издания приказа предполагает совершение восьми последовательных шагов - от инициирования процесса до доведения текста документа до исполнителей. Пошаговая инструкция и правила издания приказа даны в этой статье.
Из статьи вы узнаете:
Процедура издания приказа
Процедура подготовки и издания любого распорядительного документа состоит из восьми этапов. В настоящей статье мы рассмотрим их все на примере издания приказа.
Восемь шагов издания приказа:
- Инициирование процесса издания.
- Сбор информации для подготовки проекта документа.
- Подготовка проекта.
- Согласование и утверждения проекта документа.
- Внесение корректив в проект на основе замечаний согласующих.
- Подписание и утверждение руководителем.
- Регистрация отделом ДОУ.
- Доведение текста до исполнителей.
Все указанные выше шаги нужно совершать последовательно, не пропуская ни одного. Исключение составляет пятый шаг, который в случае отсутствия замечаний, может быть пропущен. Рассмотрим подробно каждый шаг.
Инициирование процесса издания приказа
Процедура подготовки проекта может начаться по следующим причинам:
- Ранее был разработан план издания распорядительных документов;
- Руководство предприятия отдало поручение подготовить проект;
- Руководитель структурного подразделения или отдельный специалист выступили с инициативой подготовки проекта документа.
Формой обоснования необходимости издания распорядительного документа может быть докладная или служебная записка, аналитическая или информационная справка, акт, служебное письмо, предложение, заключение и т.д. Они дают старт процессу подготовки проекта.
Сбор и анализ информации для подготовки проекта приказа
Для выработки обоснованного и аргументированного управленческого решения необходима объективная, актуальная и исчерпывающая информация по данному вопросу. С этой целью проводится сбор и анализ необходимых данных.
Требуемые данные могут быть получены из следующих источников:
- соответствующая нормативная документация и законодательные акты;
- актуальная документация предприятия;
- входящая документация из других компаний;
- архивная документация;
- публикации в открытых информационных источниках;
- теоретические данные научно-исследовательских материалов.
Принятие управленческого решения осуществляется по результатам анализа собранной информации.
Как правило, на данном этапе рассматриваются несколько вариантов решений, а после получения дополнительной информации и всесторонней оценки вариантов, выбирается один, наиболее приемлемый.
Читайте также:
Порядок подготовки и издания приказа
Подготовка проекта приказа
Необходимо сразу подчеркнуть, что на данном этапе осуществляется подготовка проекта, а не окончательного документа. Проект не обладает юридической силой и не является приказом. Чтобы им стать, он должен быть согласован, подписан и зарегистрирован, об этом будет рассказано далее.
Разработку проекта приказа осуществляет специалист или несколько специалистов из разных отделов. В том случае, если проект распорядительного документа касается нескольких структурных подразделений, то руководство может создать временную комиссию или рабочую группу для разработки проекта.
При оформлении проекта распорядительного документа следует руководствоваться требованиями, изложенными в ГОСТ Р 6.30-2003. Действие данного регламента продлено до 01.07.2018 года.
Для распечатки проекта документа используются стандартные бланки формата А4. Согласно общепринятому правилу для приказов разрабатывают специальные бланки, содержащие следующие реквизиты:
Для государственных предприятий - герб РФ или герб субъекта федерации.
Для всех остальных фирм - логотип или зарегистрированный товарный знак;
Наименование организации. При наличии сокращенного варианта, он приводится под полным;
Главные реквизиты предприятия - расчетный банковский, юридический адрес, email, коды ОКПО, КПП;
Регистрационный номер компании по ОГРН и ее ИНН;
Не забудьте предусмотреть место для внесения обязательных реквизитов деловой бумаги - регистрационного номера и даты.
Для бланка используется лист стандартного формата А4. Границы текста сверху и снизу - 20 мм, справа - 10 мм, а слева - 30 мм.
Для оформления типовых распорядительных документов часто используют стандартную форму №Т-1.
Заголовок приказа
Во всех проектах приказов должен обязательно присутствовать заголовок будущего документа. Заголовок включает в себя содержание приказа в краткой форме. Он формулируется в предложном падеже и отвечает на вопрос: "О чем? (о ком?)". Например, "О порядке проведения мероприятий по ремонту транспортного цеха" или "О проведении занятий по дополнительному обучению сотрудников ООО "Коммуникативные технологии" или "О реализации концепции совершенствования работы по передачи дел в архив" и т.д.
На заметку
- Заголовок печатается без абзацного отступа и без кавычек.
- Заголовок начинается с заглавной буквы, точка в конце не ставится.
- Длина заголовка не может быть более 5 строк длиной по 150 знаков.
- Интервал между строками заголовка - одинарный.
Особенности оформления проекта приказа
Текст документа излагается от первого лица, в единственном числе ("приказываю").
Констатирующий блок (преамбула)
В данном блоке приводится обоснование действий, предписываемых к исполнению. Оно может быть двух видов:
Основанием для подготовки и издания документа стал законодательный или нормативный акт вышестоящей инстанции или деловая бумага, которая была издана ранее на данном предприятии. В таком случае нужно указать название данной бумаги, ее номер и дату. В этом случае констатирующий блок приказа будет начинаться словами:
- "Во исполнение (приказа, распоряжения, постановления");
- "На основании (решения, постановления)";
- "В соответствии с (указом, решением и т.д.).
Основанием для издания приказа стала инициатива генерального директора, руководителя структурного подразделения или отдельного специалиста. В таком случае нужно сформулировать цели и задачи действий, предписываемых распоряжением или изложить факты или события, ставшие причиной его принятия. В этом случае констатирующий блок будет начинаться словами:
- "В целях (совершенствования, оптимизации и т.д.)";
- "В связи (с необходимостью)" .
Довольно распространенными бывают ситуации, когда предписываемые действия не нуждаются в разъяснении и обосновании. Например, приказ о приеме на работу. В таких случаях констатирующая часть отсутствует.
Распорядительный блок
Данный блок начинается со слова "ПРИКАЗЫВАЮ". Это слово печатается на новой строке заглавными буквами.
Как правило в этом списке содержится несколько пунктов: по одному пункту на каждое действие. Здесь же указывают крайние сроки исполнения и лицо, которое назначается ответственным за исполнение. Около каждого пункта должна быть указана фамилия и инициалы конкретных исполнителей.
Срок издания и утверждения приказа
Согласование проекта приказа
Данный шаг подразумевает согласование текста документа с руководителями отделов, чьи интересы он затрагивает. Это может быть отдел кадров, бухгалтерия, плановый или юридический отдел. Для данной процедуры в документе предусмотрен реквизит "визы согласования документа".
Подписание приказа
После того, как проект согласован, и все визы проставлены, он передается не подпись генеральному директора. Иногда визы согласования ставятся не на оборотной стороне последнего листа проекта, а на отдельной бумаге. В этом случае она также должна быть передана на подпись директору.
Подпись генерального директора придает проекту юридическую силу и превращает его в приказ , который должен быть зарегистрирован.
Регистрация приказа
Учетные данные о документе, фиксирующие факт его создания, регистрируются согласно установленному порядку. Данная процедура нужна для осуществления последующего учета деловых бумаг, организации справочной работы и облегчения поиска нужных данных.
Процедура регистрации производится одним из трех способов:
при журнальной форме регистрации - делается запись в журнале;
при карточной форме регистрации - делается запись в регистрационно-контрольной карточке;
при автоматизированной форме регистрации - информация о документе вносится в систему электронного документооборота.
Доведение приказа до исполнителей
Доведение деловой бумаги до исполнителей осуществляется путем ее тиражирования и рассылки или передачи исполнителям в максимально сжатые сроки. На практике это происходит следующим образом - с документа снимается необходимое количество копий, которые затем распространяются по структурным подразделениям. После этого они передаются непосредственным исполнителям под роспись.
После этого приказ вступает в силу.
