Для юридического оформления трудовых отношений между работодателем и нанятыми сотрудниками в организациях используются кадровые документы. Составление и ведение такой документации является обязанностью работодателя; исключением являются только некоторые локальные нормативные акты для микропредприятий, которые вправе их не составлять (ст. 309.2 ТК РФ). Что входит в состав кадровой документации? Какой срок хранения тех или иных документов установлен законодательством? Ответы на эти и другие вопросы – в нашем материале.
Нормативная база
Хранение и оформление кадровых документов в РФ регламентируется такими нормативными актами:
- Трудовой кодекс РФ;
- приложение к Постановлению Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1;
- закон о персональных данных от 27.07.2006 г. №152;
- приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 г №558 (в ред. от 16.02.2016 г.);
- закон об архивном деле от 22.10.2004 г. №125-ФЗ;
- Указ Президента РФ от 04.04.2016 №151;
- Кодекс об административных правонарушениях (КоАП РФ).
Классификация кадровых документов
Основные виды кадровых документов можно разделить на две большие группы:
- предназначенные для учета личного состава рабочего персонала;
- связанные с управлением рабочим персоналом и организацией труда.
В зависимости от целевой принадлежности кадровая документация классифицируется следующим образом:
- копии и оригиналы документов, предъявленных сотрудниками при приеме на работу (паспорта гражданина РФ, трудовой книжки , документов об образовании, справки об отсутствии судимости и т.д.);
- документы, которые разрабатывает работодатель в связи с возникновением трудовых отношений (к ним относятся локально-нормативные акты и документы по кадровым функциям).
Помимо этого, документы кадрового учета различаются по типичным процедурам:
- прием на работу;
- оформление отпусков;
- оформление поощрений;
- оформление дисциплинарных взысканий .
Существует и такая классификация кадровой документации:
- обязательные документы (должны быть во всех организациях, нанимающих рабочий штат)
- факультативные документы (принимаются работодателем по его усмотрению).
Обязательные кадровые документы в организации перечислены в ТК РФ. Также к ним относятся формы первичной документации по учету труда и его оплаты, разработанные Госкомстатом.
Хранение документов по кадрам
Многие кадровые документы содержат персональные данные сотрудников, поэтому для них должны быть созданы особые условия хранения. Ответственность за хранение кадровых документов несут инспекторы по кадрам, а если в организации отсутствует эта должность – тогда вся ответственность ложится на руководителя. Все бумаги имеют разную степень значимости и для каждой из них установлены отдельные сроки хранения.
Юридическим лицам следует разработать положения, касающиеся сохранности документов по личному составу, и обеспечить для этого надлежащие условия. Для этих целей рекомендуется создать архив кадровых документов, его компетенцию надо урегулировать соответствующим положением. При этом следует руководствоваться Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г. об организации архивов предприятий. Документы, подшитые в дела, должны находиться в специально оборудованных помещениях с оптимальным температурным режимом и достаточным количеством мест для хранения.
Организации имеют право не создавать у себя архивы для хранения бумаг, а передавать их на хранение в госархивы. Если правила хранения документации будут нарушены – руководству фирмы грозит административная ответственность и штраф в размере 300-500 руб. (ст. 13.20 КоАП РФ).
Сроки хранения
Сколько хранятся кадровые документы? В ст. 21.1 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ указано, что сроки хранения архивных бумаг определяются перечнями документов, указанных в ст. 6 и 23 Закона №125-РФ, а также иными законами РФ.
В соответствии с новой редакцией ст. 22.1 Закона №125-ФЗ, сроки хранения документов будут зависеть от года, в котором они были составлены:
- если до 1 января 2003 года − 75 лет;
- если после 1 января 2003 года – 50 лет.
Указанные сроки не распространяются на документацию по личному составу, в отношении которой нормативными актами установлены иные сроки. При ликвидации субъекта экономической деятельности его документы по описи передаются правопреемнику, в государственный или муниципальный архив.
ИП и организации могут не хранить локальную документацию, составление которой не носит обязательный характер. К ней относятся различные положения (о персонале, о проведении аттестации, о структурных подразделениях).
Конкретные сроки хранения кадровых документов приведены далее:
- приказы о приеме на работу , переводе , увольнению и пр. – 50 лет (75 – если они закончены делопроизводством до 01.01.2003 г.);
- личные карточки и дела работников , трудовые договоры, штатное расписание – 50 (75) лет; по руководителям – постоянно;
- табель учета рабочего времени – 50 (75) лет;
- приказы о предоставлении ежегодных отпусков, направлении в командировки, взыскании с сотрудников – 5 лет;
- материалы аттестации рабочих мест – 45 лет, при наличии вредных и опасных условий - постоянно;
- правила трудового распорядка – 1 год;
- график отпусков – 1 год;
- документы (справки, ведомости, расчеты, списки) о высвобождении рабочих мест, о переводе работников на сокращенный рабочий день, о решении трудовых споров – 5 лет;
- документы об учете рабочего времени – 3 года;
- должностные инструкции типовые – 50 (75) лет;
- экземпляр трудового договора – 50 (75) лет;
- бумаги, подтверждающие получение сотрудником образования за счет компании – 4 года;
- договор о полной материальной ответственности – 5 лет;
- книга учета приказов о приеме персонала на работу и увольнении – 50 (75) лет.
Полный перечень сроков хранения приведен в Приказе Минкультуры РФ от 25.08.2010 г № 558.
Кадровая документация ИП
Кадровый документооборот индивидуального предпринимателя, нанимающего штат работников, практически ничем не отличается от документооборота организаций. Исключение составляют ИП, относящиеся к микропредприятиям. 3 июля 2016 года был принят закон № 348-ФЗ, дополнивший ТК РФ новой главой 48.1, в соответствии с которой, с 2017 года микропредприятия освобождаются от обязательной разработки внутренних нормативных актов, касающихся трудовых отношений – положений об оплате труда и премировании, правил трудового распорядка, графиков сменности и т.п. При найме работников достаточно заключать с ними договор, в котором будут прописаны все условия труда, оплаты и гарантии, обычно включаемые в локальные документы.
Рассмотрим, какие кадровые документы должны быть у ИП, ведущих деятельность на общих условиях. При оформлении сотрудников на работу им необходимо составлять:
- договор в двух экземплярах;
- приказ о приеме на работу;
- должностную инструкцию;
- штатное расписание;
- правила внутреннего распорядка;
- график отпусков;
- личные карточки рабочего персонала.
ИП обязательно должен вести табель рабочего времени по каждому нанятому работнику. Образец его заполнения можно найти здесь.
Документы, создаваемые кадровой службой, часто содержат персональные данные работников и имеют особую важность. Хранение кадровых документов и формирование их в дела осуществляется в соответствии с определенной системой.
Из этой статьи вы узнаете:
- как осуществляется текущее и архивное хранение кадровых документов в организации;
- какой порядок хранения кадровых документов в 2015 году установлен действующими нормативными актами;
- каких условий требует правильное хранение кадровых документов.
Правила хранения кадровых документов
Документы, образующиеся в процессе кадрового делопроизводства, выделены действующим законодательством (в частности, федеральным законом от 22.10.2004г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации») в отдельную категорию, сохранность которой должна обеспечиваться государственными органами, органами местного самоуправления, а также организациями и гражданами, занимающимися предпринимательской деятельностью.
Чтобы важных документов, в отделе кадров устанавливается режим безопасного хранения. Помещение, в котором хранятся дела, необходимо оборудовать специальными запирающимися шкафами или сейфами. Самые ценные документы и предметы (трудовые книжки работников, бланки организации, печати и штампы, ключи от шкафов с кадровой документацией) должны находиться исключительно в сейфах. Места для приема посетителей отделяют от зоны хранения документов, а все испорченные бланки, черновики и варианты приказов перед окончанием рабочего дня уничтожаются. По окончании каждого делопроизводственного года осуществляется кадровых документов, после которой они уничтожаются либо передаются на архивное хранение.
Архивное хранение кадровых документов
Документы передаются в архив на основании результатов экспертизы их ценности. Как правило, в архив организации попадает лишь малая часть документов, образующихся в процессе деятельности отдела кадров: в основном это документы долговременного (свыше 10 лет) или постоянного хранения. Также можно хранить документы (срок хранения при этом не меняется).
Порядок хранения кадровых документов в архиве подразумевает их передачу в виде подлинников, но при отсутствии оригинала допускается передача заверенной копии. Документы принимаются на хранение в соответствии с утвержденным работодателем графиком и размещаются в условиях, обеспечивающих защиту от повреждений и исключающих утрату (в специальных шкафах или на стеллажах, в сейфах и т. д.).
Выдача дел из архива производится под роспись, а изъятие отдельных документов из дела с постоянным сроком хранения допускается только в исключительных случаях, на основании распорядительного документа руководителя организации. Перед изъятием документа необходимо изготовить и заверить его копию, которая должна храниться в деле вместе с актом об изъятии подлинника.
Хранение кадровых документов в организации, не имеющей своего архива, может осуществляться службой кадров, это не запрещается: в таком случае для дел, определяемых на , необходимо выделить часть помещения и оборудовать ее в соответствии с требованиями безопасности. Обязанности архивариуса в этом случае перекладываются на секретаря или иное лицо, назначенное руководителем.
Если организация не может обеспечить надлежащие условия для продолжительного хранения и полноценного учета дел, допускается архивное хранение кадровых документов в специальных учреждениях (п.3 ст.15 федерального закона от 22.10.2004г. №125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»). Передача документов в муниципальный или государственный архив происходит на основании соглашения или договора с указанием услуг, которые архивное учреждение оказывает организации на платной или безвозмездной основе. Перед передачей дел в архив необходимо проверить правильность их оформления и (ветхость, разрывы листов, размытость текста, наличие грибка).
Сроки хранения кадровых документов различаются в зависимости от важности конкретной формы. Какие требования предъявляются к срокам хранения отдельных видов кадровых документов и где они закрепляются, рассказано в нашей статье.
Чем регулируется срок хранения кадровых документов в организации
В ст. 17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ закреплена обязанность организаций всех форм собственности сохранять определенные документы в течение сроков, специально установленных в отдельных нормативных актах. Эта норма касается и документов по личному составу, входящих в состав кадровых документов. В ч. 3 ст. 6 закона № 125-ФЗ указано, что специально уполномоченный госорган утверждает перечень типовых документов, подлежащих хранению в архиве, с указанием сроков, на протяжении которых это хранение осуществляется.
Таким документом является приказ Минкультуры «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 25.08.2010 № 558 (далее — Перечень). Кадровые службы большинства компаний в своей деятельности по обеспечению сохранности кадровых документов руководствуются именно им.
В самой организации может быть разработан и утвержден локальный акт, который будет регламентировать процедуру хранения документов. Например, это может быть положение о хранении документов.
Руководство компании должно решить:
- передавать ли документы на хранение в специализированное архивное учреждение;
- организовать ли централизованное внутреннее хранение документов из всех отделов;
- поручить ли каждому структурному подразделению обеспечить сохранность документации.
Но какой бы способ хранения документов ни был избран, сроки хранения конкретных документов будут одинаковыми.
Сколько хранятся наиболее распространенные кадровые документы в организации (с учетом изменений 2016 года)
В определении сроков хранения кадровых документов помогут следующие разделы Перечня:
- Раздел 1.2, куда включены штатное расписание, положение о структурных подразделениях, номенклатура должностей, должностные инструкции (все они хранятся постоянно) и др.
- Раздел 7.1, где нашли отражение перечни профессий, коллективные договоры (хранятся постоянно), журналы учета рабочего времени (хранятся 5 лет) и др.
- Раздел 7.2 «Нормирование труда, тарификация, оплата труда», где описаны нормы выработки (хранятся постоянно), документы о премировании (хранятся 5 лет) и др.
- Раздел 7.3 «Охрана труда», куда включены документы об аттестации рабочих мест (хранятся 45 лет), акты расследований профзаболеваний (хранятся 75 лет), сведения об авариях (хранятся 5 лет) и др.
- Раздел 8.1 «Прием, перемещение, увольнение работников», где упоминаются трудовые договоры, личные дела и личные карточки сотрудников (хранятся 75 лет) и др.
- Раздел 8.2 «Установление квалификации работников»: аттестационные заключения, документы о присвоении классных чинов и специальных званий (хранятся 75 лет) и др.
- Раздел 8.3 «Повышение квалификации», куда вошли документы о переподготовке, планы повышения квалификации (хранятся 5 лет) и др.
- Раздел 8.4 «Награждение», куда включены документы о представлении к награждению различными типами наград, присвоении званий (хранятся 75 лет) и др.
Отдельные сроки хранения документов могут быть закреплены и в других нормативных актах. Так, абз. 6 ст. 230, абз. 2 ст. 230.1 ТК РФ обязывают работодателя сохранять 2-й экземпляр утвержденного им акта расследования несчастного случая (обычного, группового, тяжелого, со смертельным исходом) вместе с материалами расследования на протяжении 45 лет.
А в самом законе № 125-ФЗ с учетом внесенных в марте 2016 года изменений в ст. 22.1 указано, что документы по личному составу в организациях сохраняются не менее 50 лет, если они созданы после 2003 года, а все документы, оформленные ранее, — 75 лет.
Хотя Перечень и является нормативным актом, его применение не всегда оправданно. В ситуациях, когда срок хранения кадрового документа установлен на уровне закона, применяются именно нормы закона, а не Перечня. А коллизии встречаются.
Не знаете свои права?
Кто принимает решение о сохранении документов
Как только документы длительного хранения выходят из документооборота, они собираются, систематизируются, описываются и сдаются в архив. Обычно массовый сбор таких документов происходит в конце года во всех структурных подразделениях, в том числе в кадровой службе.
Если в организации действует положение о хранении документов, то в нем прописан и порядок передачи документов на хранение, и сроки хранения, а также указано лицо, ответственное за сбор и подготовку документов к передаче на хранение. Сотрудник, в чьи должностные обязанности входит организация процесса передачи документов, занимается сортировкой документов.
Значительно упрощает процесс наличие номенклатуры кадровых дел. Так, в форме номенклатуры, рекомендуемой Росархивом (решение коллегии Росархива от 06.02.2002), уже указан срок хранения каждого попавшего в нее документа. Остается только отобрать нужные бумаги и рассортировать их по группам.
Законом № 125-ФЗ предусмотрена необходимость определения сроков хранения тех или иных документов постоянно действующими экспертными комиссиями. В функции экспертной комиссии входит отбор документов:
- для хранения;
- уничтожения.
Также члены комиссии проводят экспертизу документов для установления их ценности.
В состав комиссии назначаются квалифицированные специалисты организации в сфере делопроизводства, один из представителей руководящего звена и представитель архивного учреждения.
Где и сколько хранятся кадровые документы после закрытия организации
Срок временного хранения документов по личному составу — не менее 50 лет. Но не всякая организация столько проработает. Во время хозяйственной деятельности отдельных компаний образуются документы, имеющие особую ценность, и срок хранения этих документов может во много раз превысить срок работы самой компании.
Логично, что после закрытия компании хранить документы будет некому, поэтому процесс передачи документов в архивное учреждение организуется до прекращения деятельности компании. Обычно эту обязанность возлагают на ликвидатора (ликвидационную комиссию) или конкурсного управляющего (если компания объявляется банкротом).
Эти лица должны воспользоваться действующим договором с архивным учреждением или заключить таковой. Но в архив не примут несистематизированные документы, так что их придется упорядочить и описать. Все переданные в архив документы находятся там до истечения сроков хранения.
ВАЖНО! Сроки хранения ряда документов, в том числе кадровых, устанавливаются на законодательном уровне. Большим подспорьем в работе по установлению сроков сотруднику кадровой службы служит Перечень, но его использование не отменяет обязанность отслеживать изменения в законодательстве относительно изменения правил документооборота.
При этом следует помнить, что при составлении перечня его разработчики руководствовались ценностью документов для государства и его представительских органов. А в интересах самой организации может понадобиться установить более длительный срок хранения, чем это предусмотрено перечнем, особенно когда речь идет об 1 или 3 годах.
Если же на документ ссылаются при рассмотрении спора в суде, то его уничтожение никак невозможно до окончания разбирательства, какими бы короткими ни были установленные сроки хранения.
В процессе деятельности любого предприятия, компании, организации или учреждения накапливается большое количество документов, которым необходимо обеспечить правильные условия для хранения.
Причём сроки хранения для разных типов имеют строго регламентированные трудовым законодательством нормы. И следовать этим нормам обязаны все без исключения работодатели, в том числе и лица, занятые предпринимательской деятельностью.
Обязанность, возложенная на работодателя, делегируется им на уполномоченное лицо - сотрудника, назначенного приказом руководства для ведения и хранения кадровой документации.
Официальные обязанности, полученные от руководителя и подтверждённые соответствующим приказом, предохраняют сотрудников кадрового отдела от соблазна сохранять только самые важные (на их взгляд!) документы.
Ещё одна крайность - это длительное хранение всех бумаг, находящихся в ведении кадрового отдела. В результате возникает невообразимая путаница, не позволяющая в сжатые сроки добраться до нужной информации.
Чтобы избежать подобных ошибок в документообороте, были установлены специальные правила для хранения и ведения важных документов, имеющих отношение к трудовой сфере.
Знание установленных законодательством сроков хранения помогает не только соблюсти все нормы, но и преодолеть хаос и неразбериху в архиве юридического лица - хранение будет систематизированным, а все бумаги разместятся на своих местах (в отдельных папках или сейфах).
Существует специальный Федеральный закон под номером 125, регламентирующий все процессы архивного хранения документации (принятый в октябре 2004 года).
В 17-й статье данного закона установлена обязанность по обеспечению должного хранения документов, возлагаемая на работодателей.
А в 3-й статье поясняется, что именно может являться архивным документом. Согласно
законодательным нормам - это любой материальный носитель важной информации, имеющий чёткое название и реквизиты (регистрационный номер и дату издания), позволяющие его без проблем идентифицировать.
Сроки хранения установлены в специальном Перечне, составленном Росархивом в октябре 2000 года. Это основной документ для кадровиков большинства организаций и предприятий, позволяющий отобрать и систематизировать документы для дальнейшего хранения.
Данный Перечень включает в себя двенадцать разделов , охватывающих все основные направления деятельности , которые сопровождаются оформлением соответствующих документов. Это однотипная документация, использующаяся при осуществлении стандартных управленческих функций. Что касается специфических документов, оформляемых для отдельных видов производственной или коммерческой деятельности, их перечень даётся в отдельных ведомственных или отраслевых инструкциях.
Следует отметить, что установленные сроки распространяются на всех без исключения юридических лиц, независимо от того, будут ли передаваться документы в государственные хранилища или нет.
Государственные и муниципальные учреждения хранят документацию минимум десять лет.
То же самое правило касается и других юридических лиц, включая . Это минимальные показатели архивного срока хранения.
Дальнейшие сроки устанавливаются организациями и предприятиями в зависимости от практического использования документации (определяется, насколько она важна для деятельности юридического лица, а затем сроки согласовываются с законодательными нормами).
Также существуют документы с постоянным сроком хранения - это нормативно-правовые акты и документы хозяйственно-имущественного значения. Такие документы сохраняются до момента юридического лица, даже если они не были переданы в государственный архив.
В Перечне Росархива используются специальные отметки, уточняющие особенности хранения для отдельных видов документации:
- Если стоит пометка «до минования надобности», бумаги сохраняются на усмотрение юридического лица (определяется, имеют ли они практическое значение и устанавливается срок для хранения).
- Если стоит пометка «экспертно-проверочная комиссия», бумаги необходимо передать в государственные хранилища. Они имеют историческое или научное значение для государства и не подлежат уничтожению. Также допускается хранение такой документации в архиве юридического лица до момента его ликвидации.
Росархивом также созданы специальные Указания, разъясняющие порядок пользования Перечнем. В пункте под номером 3.1 можно обнаружить указание, касающееся уничтожения документов. Чтобы отобрать бумаги для хранения или изъять их из архива для уничтожения, необходимо создать постоянно действующие экспертные комиссии, в которые входит один из руководителей предприятия, а также представитель архивной организации.
Такая комиссия обеспечивает профессиональную экспертизу и определяет ценность документации, а также контролирует уничтожение отдельных бумаг.
Сроки хранения
Сроки хранения кадровых документов представлены в таблице:
| Наименование документа | Срок хранение |
| Коллективные договоры | до ликвидации |
| Правила трудового распорядка | до ликвидации |
| Положения об оплате трудовой деятельности | до ликвидации |
| Положения об аттестации | до ликвидации |
| Протоколы аттестационных комиссий | пятнадцать лет |
| Положения о системах обучения | до ликвидации |
| Учётные журналы для трудовых книг | |
| Приходно-расходная документация | пятьдесят лет с последующей передачей в госархив |
| Приказы по основной деятельности | до ликвидации |
| Учётные журналы документов | до ликвидации |
| Книги для регистрации командировочных удостоверений | пять лет |
| Учётные книги приказов | всё время хранения этих приказов |
| Штатные расписания | пять лет |
| Отпускные графики | один год |
| Трудовые договоры | семьдесят пять лет |
| Приказы о приёме на вакантные места | семьдесят пять лет |
| Трудовые книги | пятьдесят лет |
| Личные карточки | семьдесят пять лет |
| Анкеты | семьдесят пять лет |
| Личные дела | семьдесят пять лет |
| Приказы о переводах | семьдесят пять лет |
| Приказы об увольнениях | семьдесят пять лет |
| Приказы о предоставлении отпусков | пять лет |
| Табели рабочего времени | семьдесят пять лет |
| Договоры о материальной ответственности | пять лет |
| Графики смен | пять лет |
| Списки персонала, занятого вредным трудом | семьдесят пять лет |
| Списки льготников (по уходу на пенсию) | пятьдесят лет |
| Инструкции по безопасности | всё время |
| Положения о защите персональных данных | до ликвидации |
Условия для хранения
Работодатель обязан обеспечить следующие условия:
Документация размещается в отдельном помещении, оборудованном шкафами или сейфами для хранения. Каждый из сейфов или шкафов запирается на ключ.
Трудовые книги всегда хранятся отдельно. Обычно в личном сейфе начальника кадрового отдела или самого руководителя предприятия. Здесь же хранятся ключи от всего архива (комнаты, отдельных шкафов и сейфов).
Ответственность за нарушения хранения документации
Согласно ФЗ под номером 125 все лица, допустившие нарушения в хранении документации несут ответственность.
В зависимости от тяжести нарушения это может быть уголовная либо .
В статье под номером 13.20 устанавливает штрафы в следующих размерах:
- для лиц, занимающих руководящие должности - до 500 рублей;
- для остальных работников - до 300 рублей.
Исключение представляют нарушения, допущенные в хранении ценных бумаг (инвестиционной документации, документов, касающихся депозитов и пенсионного обеспечения, паевой документации, и так далее):
- лица, занимающие руководящие должности, выплачивают до 5 000 рублей;
- юридические лица, допустившие нарушения (организации, учреждения, общества, компании, предприятия, предприниматели), штрафуются на сумму до 300 000 рублей.
Ведение и хранение кадровых документов в организации является важным процессом. Работодатель законодательно обязан вести эти документы, ведь эти бумаги первыми подлежат проверке со стороны . В них отражена вся история рабочих отношений между нанимателем и работником. Существует ряд правил для обеспечения надлежащего хранения такой документации. О том, как применять эти правила в 2017 году, разговор пойдет ниже.
Какие требования существуют
В ст. 17 № 125-Ф3 прописано, что все организации обязаны хранить документацию по . Для выполнения закона заводятся и ведутся дела. Обычно формирование дел из документации кадровой службы происходит со следующего календарного года. Регламентируется создание, оформление и ведение деловой номенклатуры, которая утверждается руководством компании индивидуально. Сформированные дела уменьшают время поиска требуемых данных, и одновременно происходит подготовка для отправления оконченных дел в хранилище.
Ниже представлен перечень требований, согласно которым необходимо вести кадровый учет:
- Создание и оформление дел для любой документации по кадрам происходит согласно регламенту делопроизводства предприятия.
- Дело считается начатым, когда в него был подшит 1-й документ.
- При ведении дела оформляют обложку. На ней должны быть указаны следующие данные: юридическое наименование предприятия; название подразделения, в котором работает подчиненный; на папке дела обязан присутствовать учетный номер; название самого дела; время, в течение которого дело будет храниться.
- Подшивать в дело разрешено только бумаги, которые приведены в исполнение и прошли оформление.
- В дело допущена подшивка только оригинальных бумаг, кроме ряда оговоренных случаев.
- В папку дела разрешено заносить бумаги, выпущенные и выполненные в одном календарном году.
- Допустимый размер дела – 250 листов и максимально допустимой толщиной в 4 сантиметра.
В марте 2016 года поменялись сроки хранения кадровых документов. С 13 марта прошлого года документация по штату организации хранится не 75, а 50 лет.
Согласно последним изменениям, документы по кадрам должны храниться 50 лет.
Изменение коснулось всей документации, которая демонстрирует взаимоотношения между работодателем и подчиненным.
Разновидности документов
Кадровую документацию для удобства делят на 4 вида:
- Укомплектование штата компании (заключенные контракты и договоры, перевод или назначение на иную должность).
- (переводы на иную работу, совмещение должностей).
- Поощрительные приказы или распоряжения для сотрудников (документы о надбавке, премировании).
- Бумаги, прекращающие отношения между работником и компанией.
Также изменился порядок начала отсчета хранящихся бумаг: срок теперь считается с момента оформления бумаг, а не с последнего рабочего дня подчиненного. Нововведения по учету и хранению документации затрагивают документы кадровиков, которые сформированы с 2003 года. Бумаги, отправленные в архив раньше 2003 года, обязаны храниться 75 лет.
Дела по штату сортируются по времени хранения, то есть для каждого временного промежутка создается свое дело.
Дела делятся на краткосрочные и долгосрочные. К краткосрочным относятся документы, хранящиеся 5 лет. Сюда входят дисциплинарные наказания, уход сотрудника в отпуск, непродолжительные командировочные поездки внутри страны. В долгосрочных делах хранится документация 50 или 75 лет.
Как сортировать дела
Внутри дела вся документация расположена по номерам и хронологии. При превышении допустимого объема дело подразделяется на тома с последовательными порядковыми номерами.
Если предприятие большое и кадровых бумаг очень много, то разрешено размещать документацию в различных делах (прием на работу, переводы, увольнения).
Личные карточки сотрудника заводят при принятии на работу и заполняют до последнего дня работы человека. Обычно этот вид документов хранится как картотека, делящаяся на подразделения, в которых применяется алфавитная система. После расторжения договора с подчиненным карточка отправляется в дело с личными карточками уволенных работников.
При ведении личных дел подчиненных разнообразные контракты, договоры и соглашения включают в эти дела. Есть и другой вариант: для этих документов создается новое дело с наименованием «Договоры и соглашения с сотрудниками». Уволив сотрудника, договоры и соглашения перемещаем в дело «Договоры и соглашения уволенных работников».
Сохранение кадровой документации делят на текущее и архивное. Текущее – это нахождение документации в нынешний момент в делопроизводстве. Архивным считается нахождение дел в архиве. Если помещения для размещения в нем архива нет или его невозможно оборудовать, то документы обоих видов оставляют на хранении в службе кадровиков, но отдельно от места приема посетителей.
Требования к архивам
Архивы должны отвечать определенным требованиям, чтобы обеспечить сохранность документации:
- Наличие шкафов или сейфов, которые можно запереть и опечатать.
- Номенклатурное размещение дел внутри архивного помещения.
Отправка бумаг в архивы для дальнейшего хранения происходит по алгоритму, который разработан самим предприятием. Вначале комиссия из экспертов дает оценку передаваемым бумагам. Исходя из результатов этой проверки, дела отправляются в архив или остаются в делопроизводстве. В большинстве случаев в архив отправляются оригиналы документов, в ряде оговоренных случаев оригинальные бумаги разрешено заменять заверенной копией. Архивирование документации происходит по обусловленному и заверенному графику.
При невозможности осуществить архивное хранение по какой-либо причине непосредственно в организации, документацию разрешено передать в специализированные организации (архивы государства или муниципалитета). В этом случае заключается договор об оказании услуг с этим учреждением. В момент передачи сторонней организации вся документация должна быть в надлежащем виде.
При завершении срока хранения появляется закономерный вопрос: что дальше делать с этими бумагами? Такая документация уничтожается. Для этого экспертиза оценивает бумаги, составляет акт. В акте отображаются наименования дел, которые подлежат ликвидации. Сотрудник, проводивший экспертную оценку, ставит свою подпись на акте. Директор предприятия должен утвердить составленный акт.
