Документальное оформление приема на работу осуществляется в соответствии с требованиями ТК РФ.

Подготовка форм и проведение процедуры пошагово обеспечивают работодателю и работнику правовую основу сотрудничества и соблюдение законных прав сторон.

Какими законодательными актами регулируется данная процедура

Процедура трудоустройства и требования к документам регулируется гл. 10 и 11 ТК РФ.

Положениями ТК РФ устанавливаются :

• Форма и условия оформления работника.
• Порядок .
• Срок действия договора.
• Требования к заключению .
• Условия и иные требования.

Законодательные нормы учитывают сторон, различных категорий лиц и определяют порядок документооборота при трудоустройстве.

Шаги, предшествующие принятию на работу сотрудника

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы: Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн. Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН , ЕНВД , ПСН , ТС , ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь , как это стало просто!

Прохождение собеседования, конкурса

Прохождение собеседования – ответственный этап трудоустройства. В процессе беседы каждая из сторон определяет возможность сотрудничества.

При проведении собеседования представитель предприятия и соискатель обсуждают темы:

1. Условия труда, обязанности, компании.
2. Требования к образованию и опыту работника.
3. Порядок формирования вознаграждения и сроки выплат.

На предварительном этапе можно регулировать график, объем работ, дополнительные условия и периодичность повышения .

Прием на работу может осуществляться в порядке проведения конкурса (ст. 16 ТК РФ). В коммерческих организациях необходимость возникает при наличии кандидатов на трудоустройство с равными возможностями. Ряд работодателей устраивает конкурсный набор для поднятия престижа должности.

Условия устанавливает работодатель и являются одинаковыми для всех участников.

В государственных структурах проведение конкурса часто является условием назначения на должность. Работник, принятый на должность в порядке конкурсного набора, освобождается от прохождения испытательного срока.

Прохождение мед. осмотра

Организация медицинских осмотров при найме работника лежит на работодателе. Оплата первичных и периодических медосмотров осуществляется за счет средств предприятия (ст. 212 ТК РФ).

Имеется перечень профессий и должностей, к исполнению обязанностей по которым работники не допускаются без медосмотра и медкнижки.

В перечень сфер работнико в с обязательным медосмотром входят работники:

Перечень профессий определяется законодательными актами и приказами Минздравсоцразвития.

Обязательному медицинскому осмотру подлежат лица, не достигшие 18-ти лет (ст. 266 ТК РФ). Целью медосмотров несовершеннолетних служит определение возможностей подростка исполнять обязанности без ущерба для здоровья.

Прием работников перечней обязательного медосмотра без прохождения проверки здоровья запрещен.

Оповещение работодателя о всех необходимых сведениях

До заключения договора соискатель должен оповестить работодателя о сведениях, касающихся личных данных, состояния здоровья, не позволяющих исполнять определенные виды работ.

Работодатель должен иметь сведения:

• О составе семьи лица. При наличии малолетних детей до 14-ти лет, детей-инвалидов, больных родственников, состояние которых подтверждено справкой, работники не могут привлекаться к выездам в командировки и проведению работ сверх норм установленного времени.
• Наличии инвалидности. В отношении лиц должны быть выполнены особые условия труда, отдыха, режима рабочего времени. На предприятии для инвалидов должны быть разработаны процедуры реабилитации. При сокрытии данных работник с ограниченными возможностями может быть принят на должность, имеющую ограничения по использованию труда инвалидов. При выявлении истинного состояния здоровья работник переводится на соответствующий здоровью труд или должен быть я.
• О беременности. Работницы в периоде ожидания ребенка не подлежат увольнению, назначению им испытательного срока и не оформляются на ряд должностей с ночными сменами или особыми условиями труда.
• О прохождении работником обучения в ВУЗе с отвлечением от обязанностей на период сдачи сессии.

Особое оформление, документооборот и отчетность по отчисления приняты в отношении граждан иностранного подданства и апатридов (лиц без гражданства). Информация о гражданстве должна быть представлена работодателю в обязательном порядке.

Сбор требуемой документации

После достижения согласования о заключении договора определяется дата начала исполнения обязанностей.

К моменту поступления на работу лицо обязано собрать и предоставить :

Кадровый работник снимает копии с документов, оригиналы возвращаются лицу. Исключение составляет трудовая книжка, подлежащая хранению у работодателя весь период трудоустройства.

О том, как правильно заполнить кадровые документы, рассказано в следующем видео сюжете:

Поэтапная процедура оформления на работу

Принятие от работника заявления

Документ составляется в 2-х экземплярах и хранится у каждой из сторон. На экземпляре работодателя (внизу или на оборотной стороне последнего листа) работник делает пометку о получении. Текст произвольной формы заверяется подписью лица.

Факт трудоустройства работника оформляется формы Т-1, составленным на основании договора. Приказы предприятия ведутся в хронологическом порядке с ежегодным обновлением порядка нумерации. Нумерация присваивается после регистрации в журнале или с использованием обслуживающих программ. Обязанность по ведению журнала отсутствует, но может быть установлена локальными актами.

Приказы, связанные с приемом, переводом, увольнением и прочими условиями труда, ведутся отдельно.

Для идентификации нумерации и удобства систематизации кадровым приказам часто присваивается индекс «К» (например, № 15/К). Необходимость обособленного ведения учета основана на необходимости хранения их в течение 75 лет после издания.

Приказ по кадрам содержит сведения :

Приказ подписывает руководитель и нанимаемое лицо. Подписи расшифровываются. Издание приказа (ознакомление под подпись) осуществляется в течение 3 дней со дня трудоустройства (ст. 68 ТК РФ). По просьбе работника копия приказа выдается ему на руки.

Внесение записи в трудовую книжку

Запись о приеме на работу вносится в трудовую книжку. При приеме по совместительству запись вносится только на основании письменного обращения работника. Право на заполнение трудовых книжек имеется у работодателя основного места трудоустройства.

Работник первого места трудоустройства не имеет трудовой книжки. Документ открывает работодатель.

Лицо получает книжку за плату, равную сумме приобретения предприятием. После внесения записи о приеме на работу данные о трудовой книжке вносятся в журнал учета. Передача книжки на хранение заверяется кадровым работником, подпись работника не требуется.

Оформление личной карточки

Личная карточка работника – документ, консолидирующий личные данные работника, процедура оформления трудовой деятельности.

Применяется документ . Работник может ознакомится с учетными данными и удостоверить сведения подписью. С записями о переводе, изменениях условий труда, увольнении лицо должно знакомиться в обязательном порядке.

Внесение данный в табель учета рабочего времени

Данные табеля являются основанием для начисления заработной платы. несет информацию об отработанных часах, отсутствии по болезни, в связи с отпуском и прочими причинами. Учет рабочего времени ведется по кодировке, принятой для документа.

Для каждого работника ведется отдельная строка данных с указанием табельного номера, ФИО, должности. Данные табеля закрывают 2 раза в месяц для расчета аванса и окончательной суммы заработной платы.

Дополнительные этапы при оформлении на работу

Оформление личного дела на работника коммерческой организации не является обязательным условием рабочего процесса. Сбор и ведение личной информации может быть установлен внутренним документооборотом с назначением лица, ответственного за учет информации. Состав учетных данных определяется работодателем.

Ведение личных дел работников обязательно для госструктур . Открытие дела осуществляется на этапе проверки лица на соответствие должности. В отличие от данных личной карточки Т-2 информация личного дела является закрытой для доступа и используется только в служебных целях.

Работодатель несет обязанность по уведомлению государственных органов:

• Предыдущего места трудоустройства при приеме бывшего госслужащего в течение 2-х лет после увольнения (ст. 64.1 ТК РФ). Перечень должностей установлен законодательством. Уведомление производится в произвольной форме в десятидневный срок после трудоустройства.
• Военкоматов при приеме на работу лиц, подлежащих воинскому учету. Оповещение производится в произвольной форме с указанием данных лица.

Ранее работодатели оформляли на работников медицинские полисы. В настоящее время обязанность снята с работодателей и переложена на самих работников.

Пошаговая инструкция приема на работу сотрудников представлена в следующем видео уроке:

Большинство хозяйствующих субъектов при осуществлении своей деятельности нуждаются в привлечении наемного труда. Прием работников на предприятие возлагается на кадровую службу организации, а при ее отсутствии – на определенных должностных лиц. Кто бы ни производил оформление новых людей в компании, важно знать как правильно принимать на работу сотрудника.

Все данные, которые работник предоставляет в компании во время приема, не позволяют полностью сложить впечатление о фактических навыках и способностях этого сотрудника.

Испытательным сроком называется период, в течении которого за работой сотрудника производится наблюдение с целью определения его знаний, навыков, способностей.

По соглашению сторон может устанавливаться . Законодательство требует, чтобы , составленный с сотрудником компании, в обязательном порядке при установлении испытания содержал информацию о нем.

Если условие об этом не отражено в контракте, то до того как работник начнет работать, это условие можно ввести дополнительно специальным соглашением. Если это не сделать, то ни о каком испытательном сроке для работника не может идти речи вообще.

Испытание должно быть прописано также в распоряжении, которое составляется, когда осуществляется оформление сотрудника на работу.

Во время действия такого периода каждая сторона получает право расторгнуть действующие трудовые отношения по упрощенной процедуре. Срок испытания, который устанавливается поступившему на работу человеку, по общим правилам, не может быть более трех месяцев.

Для руководящего персонала в соответствии с законодательством он может быть определен на период до шести месяцев. Если работник принят в компанию по контракту с определенным сроком действия от двух месяцев до полугодия, то испытание может быть ему установлено на период до двух недель.

Внимание! Кроме этого, у некоторых категорий граждан условие о проведении испытания не может вноситься в их трудовой контракт.

К таким работникам относятся:

• Сотрудницы в положении.
• Работники, не достигшие 18 лет.
• молодые специалисты пришедшие сразу после учебы.
• Поступившие по на период до двух месяцев,
• Выбранные по конкурсу
• И т. д.

Можно ли принять сотрудника в выходные дни

Законодательство при регулировании трудовых отношений не устанавливает запрет на оформленных людей в компанию в нерабочие дни. Поэтому на вопрос, можно ли принять сотрудника на работу в выходной день или в праздничный, существует положительный ответ.

Надо учитывать, что приемным на работу днем является день, с которого сотрудник числится в штате компании. Он указывается в трудовом контракте и приказе на прием. Работник может начать выполнять обязанности в ближайший рабочий день.

Не стоит забывать про сменные графики, при которых работник может выходить на работу в выходные и праздничные дни. В этом случае день приема на работу и фактическое ее начало будут совпадать.

Прием сотрудника на работу пошаговая инструкция с подробным описанием

Кадровому работнику нужно точно знать, как принять на работу сотрудника. Пропуск одного из этапов может в дальнейшем повлечь наложение на организацию штрафов.

Шаг 1. Получить заявление о приеме на работу

После того, как будущему работнику сообщили о желании принять его, ему нужно составить . В обычных компаниях это не является обязательным условием, но требуется для организаций бюджетного сектора.

Для документа нет специальной формы. Но обычно в кадровом отделе предоставляют шаблон, в который нужно внести данные о себе. Вместе с заявлением обычно требуется предоставить в организацию обязательный набор документов.

Шаг 2. Ознакомить сотрудника с внутренними нормативными актами

Перед тем, как оформлять с будущим работником трудовое соглашение, его необходимо познакомить со всеми нормативными актами фирмы.

Внимание! В приказе должна стоять дата, с которой работнику нужно приступить к работе. Если он не вышел в этот день, то компания имеет право в одностороннем виде отменить это распоряжение.

Шаг 6. Зарегистрировать приказ

После того, как приказ сформирован, его нужно зарегистрировать в журнале учета приказов. В компании может формироваться единый журнал для всех типов оформляемых приказов, или же могут вестись отдельные регистры для приказов по персоналу, по основной деятельности и т. д.

Ведение такого журнала является обязательным и это закреплено законом. Однако четко не регулируется, в каком виде он должен оформляться. Поэтому, наряду с бумажным можно формировать и электронный документ.

Единой формы для журнала регистрации не существует - каждая компания разрабатывает ее исходя из собственных потребностей.

При регистрации в журнал переносится основная информация из распоряжения - дата, номер, вид, затрагиваемый сотрудник и т. д. Знакомить работника с этой записью не нужно.

Шаг 7. Сделать запись в трудовой книжке

По закону ответственное лицо должно в том случае, если нанятый сотрудник проработал на новом месте более пяти дней.

Запись производится пастой темного цвета, четко и разборчиво. Никакие сокращения использоваться не должны.

Если данное место работы у гражданина первое, то работодатель должен сам открыть ему книжку. В этом случае у нового бланка сначала заполняется титульный лист, куда записываются все необходимые сведения.

Первая запись о приеме производится в присутствии самого работника. Внесенная информация заверяется подписью кадровика, и при наличии - печатью.

Внимание! Иногда неопытный кадровик допускает ошибку и включает в запись лишнюю информацию - наличии испытательного срока, периоде действия срочного договора, характере работ и т. д.

Внесенная запись должна содержать только информацию о должности и структурном подразделении. Эти сведения можно взять из приказа о приеме.

Шаг 8. Внести запись в книгу учета трудовых книжек

После того, как книжка передана работником своему работодателю, на последнего возлагается ответственность по ее сохранности. Для учета книжек в компании должен использоваться специальный журнал.

Закон устанавливает обязательность его применения, а форма документа разработана Минтрудом.

По записям, внесенным в книгу, можно проследить приход и выдачу документа. Для каждой книжки должна быть использована одна строка.

Внимание! Запись в книгу вносится черной или синей пастой без сокращений. Нежелательно при заполнении пропускать пустые сроки. Однако сделать это можно, если сохраняется их сквозная нумерация.

Шаг 9. Завести личную карточку на сотрудника

На каждого нового работника должна быть открыта . Это является обязательным, и часто при проверке контролирующие органы запрашивают эти документы. Форма карточки может быть изменена с учетом особенностей работы компании, но обязательные реквизиты все равно должны в ней присутствовать.

Для внесения данных в карточку используются следующие источники:

• Приказ о приеме на работу;
• Документ, определяющий личность;
• Трудовая книжка;
• Бланки ИНН и СНИЛС;
• Документ воинского учета;
• Документ подтверждающий образование;
• Другие документы, предоставленные работником.

Внимание! При внесении определенных сведений работник должен знакомиться с ними под роспись.

Шаг 10. Оформить личное дело

В срок семь дней с момента приема сотрудника на работу, на него нужно открыть личное дело. Для того, чтобы это сделать, на обложке отдельной папки записываются полные Ф.И.О. работника, дата открытия дела, порядковый номер. В течение всего периода работы сюда прикрепляют документы, относящиеся к нему.

Личное дело должно содержать:

• Личную карточку с фотографией;
• Автобиографию;
• Копию документа об образовании;
• Заявления за все время работы;
• Копии приказов по работнику;
• Трудовой контракт с работником;
• Должностную инструкцию;
• Отзывы, рекомендации, характеристики;
• Иные другие документы.

бухпроффи

Важно! Личное дело обязательно должно содержать опись всех находящихся в нем документов. Изъять какой-либо из них можно только с разрешения руководителя компании либо начальника кадровой службы.

Документы при приеме на работу – что можно запрашивать, а что нет

Обязательные документы

Документы при приеме на работу, которые нужно обязательно предъявлять, включают в себя:

• Паспорт, или другой документ, которым можно удостоверить личность. Несовершеннолетние без паспорта могут предъявлять свидетельство о рождении. Если паспорт на замене, используется временное удостоверение.
• Трудовая книжка. Это основной документ, фиксирующий стаж работника. Книжку можно не приносить, если идет трудоустройство по совместительству, либо если это первое место работы. В последнем случае обязанность открыть книжку возлагается на работодателя.
• . Не предъявляется, если это первое место работы - работодатель также оформляет его самостоятельно.
• Документ воинского учета. В зависимости от статуса, предъявляется военный билет либо удостоверение гражданина, подлежащего призыву.
• Документ об образовании, квалификации и т. д. Может предъявляться диплом среднего или высшего образования, аттестат, свидетельство о получении квалификации и другие аналогичные документы.
• Справка об отсутствии судимости. Предъявляется при трудоустройстве на должности, которые не опускаются граждане с судимостью.

Дополнительные документы

При трудоустройстве в определенные отрасли, либо на определенные должности, работодатель может попросить предоставить дополнительные документы. Он это делает во исполнение требований федеральных законов, указов Президента и других нормативных государственных актов.

К ним относят:

• Справка об условиях труда на основном месте - если работник устраивается по совместительству на место со вредными и опасными условиями трудовой деятельности;
• Медицинское заключение о состоянии здоровья - нужно предоставлять, если гражданин устраивается в Наркологический контроль, на гражданскую службу либо будущий работник является несовершеннолетним.
• Справка о размере доходов и имеющемся имуществе - если гражданин устраивается на гражданскую службу или замещение должности в муниципальной службе, и данная должность включена в отдельный перечень.

Следующие документы не являются обязательными, но их предоставление даст возможность работнику получить некоторые льготы:

• Справка об имеющейся беременности для женщин;
• Справка о составе семьи;
• Копии свидетельств о рождении детей;
• Справки о полученных доходах с предыдущего места работы по .

Какие документы работодатель не вправе требовать

Некоторые документы работник кадрового отдела может потребовать предоставить при приеме, а в случае отказа это сделать - не принимает на работу. Однако это незаконно, и легко может оспариваться в суде.

К таким документам относят:

• Документ, подтверждающий регистрацию. ТК не устанавливает правило, по которому организация обязана следить за регистрацией своего работника по месту его пребывания. Точно также, как компания не может устанавливать преимущества в оформлении для тех граждан, которые проживают в определенной местности, либо имеют там официальную регистрацию. Компания не имеет права отказывать в приеме тем работникам, у которых нет регистрации по адресу проживания, нахождения, либо по месту нахождения фирмы.
• . Фирма не имеет права требовать предоставления ИНН, поскольку он не устанавливается трудовым законодательством как обязательный.

Как принять на работу сотрудника

Как принять на работу сотрудника

Как принять на работу сотрудника? Этот вопрос является актуальным для любого предприятия, которому требуется штатный персонал. Безусловно, для ИП, ООО и других юридических форм организации действуют различные правила приема персонала. В чем заключается основная разница? Какие тонкости существуют в процессе трудоустройства нового работника? Имеет ли право на прием персонала филиал организации? Можно ли нанять человека не в начале месяца? Ответы на все эти вопросы должна знать любая компания. Из этой статьи вы узнаете всю необходимую информацию о типичных ситуациях в сфере трудоустройства.

Как принять на работу сотрудника: классическая инструкция

Процедура, которую должен соблюсти работодатель, принимая нового сотрудника, в первую очередь зависит от организационной формы предприятия - ИП или ООО. В этой статье мы подробно рассмотрим каждую ситуацию, а пока приведем общую инструкцию, которая поможет принять на работу сотрудника.

Медицинское освидетельствование сотрудника.

Заключение гражданско-правового договора.

Знакомство нового работника с должностными инструкциями и другими нормативными документами предприятия.

Подписание трудового контракта в соответствии со штатным расписанием фирмы.

Подписание соглашения о материальной ответственности.

Написание специалистом заявления о приеме на службу.

Регистрация трудового контракта и договора о материальной ответственности.

Выпуск приказа о приеме на службу.

Внесение записи о приеме в трудовую книжку.

Внесение соответствующей записи в книгу, учитывающую движение трудовых книжек.

Формирование личного дела сотрудника (необязательно).

Постановка на учет в соответствующих органах (после оформления).

Что нужно учесть, если ИП принимает на работу сотрудника

Отвечая на вопрос: «Может ли ИП принимать на работу сотрудников?», отметим, что последовательность действий в этой ситуации должна быть следующей:

Заключение трудового или гражданско-правового договора;

Оформление соответствующих кадровых документов о приеме на работу;

Регистрация работодателя в фонде социального страхования (ФСС) (при найме по трудовому договору).

Принимая на работу сотрудников в дальнейшем, работодателю уже не придется регистрироваться в фонде - достаточно будет лишь подписать трудовой контракт и кадровые документы.

Опишем вышеприведенные шаги более детально.

Какой заключать договор?

В зависимости от того, какие задачи работодатель хочет поручить принимаемому на работу сотруднику, он может заключить с ним трудовой или гражданско-правовой договор. Сделать правильный выбор поможет следующая таблица.

Что сравнивается	Трудовой договор	Гражданско-правовой договор
В каких ситуациях заключается?	Сотрудник постоянно выполняет деятельность, соответствующую определенной должности, например, реализует товар (продавец), охраняет помещение (сторож), водит автомобиль (шофер), следит за финансами (бухгалтер). На эти виды деятельности оформляется трудовой договор	Специалист нанимается для выполнения конкретной разовой задачи в ограниченные сроки, например, для организации рекламной кампании, ремонта помещения, разработки интернет-сайта и пр.
Организация деятельности	Работник руководствуется поступающими распоряжениями начальства, соблюдает внутренний трудовой распорядок и график службы в компании. Он лично решает задачи в соответствии с должностью	Важны итоги, а не процесс их получения. Заказчик непосредственно не руководит работой исполнителя, но может проверять промежуточные и окончательные итоги. Сотрудник может работать в любое удобное ему время, если это не влияет на конечный результат. Исполнитель может привлекать к своей деятельности третьих лиц
Какими законодательными нормами регулируется?	Трудовой кодекс	Гражданский кодекс
Запись в трудовой книжке	Вносится	Не вносится
Какие взносы уплачиваются?	1. В налоговую службу на: пенсионное страхование; медицинское страхование; нетрудоспособность. 2. В фонд соцстрахования на травматизм	1. В налоговую службу на: пенсионное страхование; медицинское страхование. 2. В фонд соцстрахования на травматизм, если это предусмотрено договором
Какие соцгарантии предоставляются сотруднику?	Регулярная выдача зарплаты; размер оклада не ниже МРОТ; оплачиваемые отпуска; больничные и социальные пособия; компенсации при увольнении	Только те, о которых заказчик и исполнитель договорились при подписании договора
Документы, регулирующие трудовые взаимоотношения	Личное заявление работника; приказ о приеме на работу

Естественно, у любого начинающего бизнесмена может возникнуть соблазн нанять всех работников по гражданско-правовым договорам, чтобы сэкономить средства взносов и сократить обязательства перед специалистом. Однако этого делать не стоит. Если по всем признакам ваши взаимоотношения с сотрудником соответствуют трудовым, такая замена контрактов чревата серьезными последствиями. Так, органы контроля или сам служащий могут обратиться в суд, чтобы признать гражданско-правовой договор трудовым. В итоге вам придется выплатить положенные взносы за весь период службы работника вкупе со штрафами за их просрочку, а также выполнить все требования трудового законодательства, касающиеся размера зарплаты, пособий, отпуска и пр. Поэтому, выбирая тип договора, руководствуйтесь тем, какие функции рабочий выполняет на вашем предприятии, каковы его обязанности, необходимо ли ему постоянно присутствовать в офисе и соблюдать трудовой режим, можете ли вы увидеть конечный итог его деятельности и пр. Определив все эти факторы, вы сможете сделать правильный выбор того, какой же договор следует заключить, принимая на работу сотрудника.

Как оформить кадровые документы?

Принимая сотрудника на работу по трудовому договору, вы должны правильно оформить кадровые документы на него.

1. Истребуйте у специалиста следующие документы:

Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

Трудовую книжку (не требуется, если трудоустройство по совместительству);

Свидетельство о пенсионном страховании (СНИЛС);

Документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

Диплом о высшем образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую соответствующих знаний и уровня подготовки).

Если работник трудоустраивается впервые, вы должны оформить на него трудовую книжку и СНИЛС. Медицинский полис он должен оформить сам (в соответствии с законом № 326-ФЗ «Об обязательном медицинском страховании в РФ»).

2. Попросите сотрудника написать заявление о приеме на работу.

Это не обязательное требование, но на практике применяется очень часто.

3. Заключите трудовой договор.

Он составляется в соответствии с требованиями статьи 57 ТК РФ. Трудовой договор оформляется в двух экземплярах: один находится у работника, второй - у работодателя. В конце трудового контракта сделайте запись: «Экземпляр трудового договора получил» /подпись, расшифровка/».

4. Позвольте сотруднику ознакомиться с локальными актами.

Речь идет о должностных инструкциях, правилах внутреннего трудового распорядка, положениях об охране труда, коммерческой тайны и других документах, которыми руководствуется компания. Ознакомьте с ними работника под подпись.

5. Выпустите приказ о приеме на службу.

Дата приказа не может предшествовать дате подписания трудового договора. Специалист должен быть ознакомлен с приказом под подпись.

6. Заведите на сотрудника личную карточку.

Лучше всего напечатать ее на тонком картоне или плотном листе бумаги.

7. Внесите в трудовую книжку работнику соответствующую запись.

Это необходимо сделать в течение недели с момента подписания трудового договора. Если служащий трудоустраивается впервые, заведите для него трудовую книжку.

8. Уведомите ФСС, что наняли сотрудника.

Начиная с 2017 года, индивидуальные предприниматели должны уведомлять о найме первого служащего только ФСС. Это необходимо сделать в двух ситуациях:

Специалист принят по трудовому договору.

Работник принят по гражданско-правовому договору, который предусматривает внесение взносов на травматизм.

Подать заявку в ФСС необходимо в течение месяца после заключения договора с сотрудником. Срыв сроков грозит штрафом в пять тысяч рублей за три месяца просрочки и десять тысяч в дальнейшем. Процедура регистрации в фонде регулируется соответствующим регламентом. Для этого потребуются:

Заявление;

Свидетельство о постановке физического лица на учет в налоговой службе;

Свидетельство о регистрации в качестве ИП;

Трудовые книжки работников;

Гражданско-правовые договоры с сотрудниками, если они предусматривают выплату взносов на травматизм.

Не забывайте вовремя уплачивать налоги и взносы за сотрудников, принятых на работу, и сдавать соответствующую отчетность.

Как зарегистрировать вновь принятого сотрудника в 1С

Зарегистрировать сотрудника в программе 1С Бухгалтерия 8.3 (3.0) достаточно легко. Ниже мы приведем подробную инструкцию, как это сделать.

Открываем меню «Зарплата и кадры» программы 1С, заходим в раздел «Кадровый учет» и нажимаем кнопку «Приемы на работу».

В выпадающем окне создаем новый документ.

Вносим информацию в поля:

Организация (если в программе ведется учет деятельности нескольких компаний);

Структурное подразделение;

Должность - «Администратор»;

Сотрудник.

Один и тот же работник может занимать в компании сразу несколько должностей - к примеру, основную и по совместительству. Начисления происходят по-разному, а НДФЛ удерживается с одного физлица. Поэтому программа 1С 8.3 содержит два справочника: «Физические лица» и «Сотрудники».

Вносим в 1С нового работника. После заведения карточки на специалиста физлицо создастся автоматически. Сделаем это тут же, в поле «Сотрудник»:

Нажимаем «Создать»;

Указываем фамилию, имя и отчество.

1С Бухгалтерия 8.3 предусматривает обязательную «привязку» работника к компании, даже если она в программе одна.

Реквизиты:

Структурное подразделение;

Должность;

Тип занятости;

Должностной оклад.

Заполнятся автоматически после создания документа «Прием на работу».

Нажимаем «Записать и закрыть». Поле в документе заполнится автоматически.

Даты документа и приема на работу необходимо указать на месяц раньше, чтобы в данном месяце можно было сделать начисление.

В табличной части указывается оклад - к примеру, 40 000 рублей. Остальные реквизиты остаются без изменений. Проводится итоговый документ.

На этом все. Сотрудник принят на работу, можно начислять ему зарплату и выплачивать налоги и взносы.

Как быть, если сотрудник принят на работу в середине месяца

Само оформление в этом случае проходит по стандартной процедуре. Однако могут возникнуть некоторые трудности с расчетом и выплатой заработной платы.

В этой ситуации работодателю следует прописать в правилах внутреннего распорядка компании специальный пункт о выплате зарплаты сотрудникам, принятым на работу в первой или второй половине месяца. Допустим, в день, когда все работники получают зарплату за вторую часть истекшего месяца, новому сотруднику, принятому на работу в первой части этого месяца, следует выплатить какую-то часть зарплаты за отработанное в первой части месяца время (часть аванса). А оставшуюся часть зарплаты за первую половину месяца можно выплатить в день, когда все служащие получают зарплату за этот же период. Например, зарплату в компании выдают 28 числа расчетного месяца и 13 числа месяца, следующего за расчетным. Сотрудник, принятый на работу 1 числа текущего месяца, должен получить часть аванса за труд с 1 по 12 число включительно уже 13 числа этого месяца. А зарплата за работу с 13 и далее будет выплачена ему уже в общеустановленный день (когда выплату за первую половину месяца получают все работники), то есть 28 числа текущего месяца. В дальнейшем сроки выплаты зарплаты этому человеку придут в соответствие с общеустановленными. Аналогичный порядок должен быть установлен и в отношении сотрудников, принятых на работу в конце месяца.

Как ООО принять на работу сотрудника

1. Взять у работника документы.

После успешного прохождения собеседования с HR-службой работодатель и будущий сотрудник договариваются обо всех условиях и приступают к оформлению документов. Работник предоставляет нанимателю паспорт, трудовую книжку, страховое свидетельство, ИНН, аттестат или диплом об образовании, военный билет (для военнообязанных) и другие документы из перечня, прописанного в ТК РФ.

2. Принять заявление.

Сотрудник пишет заявление о приеме на службу на имя директора компании. Работодатель или его доверенное лицо знакомят работника с локальными нормативными актами фирмы: должностными инструкциями, положениями и пр.

3. Заключить трудовой договор.

В трудовом договоре указываются права и обязанности обеих сторон по отношению друг к другу. В контракте обязательно прописываются сведения о работнике, реквизиты компании, размер оклада, название должности, условия труда. Документ подписывается в двух экземплярах, один из них работодатель оставляет у себя, а второй передает сотруднику.

4. Издать приказ.

На основании всех этих документов выпускается приказ о найме специалиста, в котором указывается его должность, оклад и номер табеля. Приказ подписывают обе стороны.

5. Внести запись в трудовую книжку.

Запись о приеме на службу вносится в трудовую книжку работника. Чаще всего она хранится у работодателя до момента увольнения сотрудника. Документы держат в сейфе или под замком. Директор своим приказом назначает ответственного за сохранность трудовых книжек.

6. Снять копии с документов.

Со всех документов снимаются копии, которые вкладываются в личное дело служащего. Сначала оформляется личная карточка по форме № Т-2. Этот документ оформляется на каждого специалиста в отдельности.

7. Завести личное дело.

Все документы, поданные сотрудником, нумеруются и подшиваются в сформированное личное дело. На его титульном листе указываются Ф. И. О. и должность работника, а также подразделение, в котором он трудится (если есть).

8. Уточнить нюансы.

Если работник воспитывает несовершеннолетних детей, он должен представить работодателю их свидетельства о рождении и написать заявление на стандартные вычеты. Если диплом о высшем образовании женщины выдан на ее девичью фамилию, она должна предоставить свидетельство о браке.

9. Истребовать медицинские документы.

В некоторых ситуациях (к примеру, при приеме на работу в организации общественного питания) работнику потребуется санитарная книжка. Также медицинское заключение необходимо несовершеннолетним, желающим трудоустроиться, и сотрудникам, принимаемым на работу с вредными и опасными условиями.

Что учесть, если сотрудник принят на работу по совместительству

Сотрудник, принимаемый на работу по совместительству, должен предоставить работодателю тот же пакет документов, что и при найме на основную службу. Исключение составляет трудовая книжка. Иногда у совместителя просят дополнительные документы, а именно:

При приеме на тяжелую работу или работу с вредными (опасными) условиями труда - справку о том, что трудовая деятельность на основном месте не является тяжелой (вредной или опасной);

При найме водителей - справку о том, что он не трудится на этой же должности по основному месту работы;

При найме руководителя другой компании - разрешение на совместительство, полученное им от общего собрания участников той компании или ее совета директоров. Этот документ оформляется в виде выписки из протокола общего собрания участников или заседания совета директоров.

Если потенциальный работник не представляет эти документы, получите от него письменное заявление о том, что его основная деятельность не является ограничением для работы по совместительству. При соблюдении этого условия вас не оштрафуют за нарушение Трудового кодекса.

Внимание! Несовершеннолетних принимать на работу по совместительству нельзя.

Трудовой договор с совместителем заключается в те же сроки, что и с сотрудником, для которого работа является основной. В трудовом договоре с совместителем надо указать:

Что деятельность является для него работой по совместительству;

Продолжительность его рабочего времени. Она не должна превышать 20 часов в неделю и четырех часов в день. Исключение - дни, когда работник не занят на основном месте службы. В такие дни он может трудиться по совместительству полный день.

Затем необходимо оформить те же кадровые документы, что и в случае с работниками на полной занятости. Однако запись о приеме в трудовую книжку не вносится, ее по просьбе сотрудника может сделать «основной» работодатель.

Как принять сотрудника на временную работу

Если наниматель хочет принять на работу сотрудника для временной службы, он может воспользоваться двумя вариантами: заключением гражданско-правового договора или подписанием срочного трудового контракта.

Первый вариант более приемлем в ситуациях, когда работнику предстоит выполнять строго определенные функции. При подписании такого договора существует определенный риск: специалисты ФСС будут тщательно его проверять. Если его сочтут трудовым, работодателю грозит штраф.

Поэтому заключение трудового договора можно назвать более безопасным. Его следует заключить, к примеру, если объем и сроки деятельности сложно прогнозировать. Также такой договор применим в случае сезонных работ или единовременных промоакций.

Нюансы заключения договора с сотрудником, принятым на временную работу.

Срок работы. Его следует зафиксировать достаточно четко, но без указания точной даты прекращения службы. Если специалиста нанимают для временного замещения другого работника, то можно сформулировать это так: «Договор действует в период пребывания сотрудника Н. на больничном». Такой договор будет аннулирован, как только Н. выйдет с больничного.

Работник, принятый временно, должен быть поставлен в известность о своем увольнении, причем в письменном виде и не позднее чем за три календарных дня до этой даты. Речь идет о ситуациях, когда конкретный срок окончания договора четко прописан. Если же предварительно установить эту дату невозможно, предупреждения не потребуется.

Если срок договора окончен, но расторжения не требуют обе стороны , а временный сотрудник продолжает свою деятельность, договор может стать бессрочным.

Уточнение информации об испытательном сроке. Если договор подписан меньше чем на два месяца, испытательный срок не предусматривается вовсе, а если больше чем на два месяца, то испытание не должно длиться дольше двух недель.

Как и в других случаях, при принятии на работу сотрудника на совмещение выпускается приказ начальника, а работник подписывает документ об ознакомлении с ним. Если договор становится бессрочным, то делается соответствующая запись о переводе на «постоянку».

При этом если сотрудник принимался на работу не больше чем на пять дней, вносить запись об этом необязательно.

Для оформления временного замещения необходимо сделать следующее:

Получить согласие замещающего специалиста;

Подписать допсоглашение о временном замещении;

Составить приказ на основании этих документов.

В приказе должны быть отражены следующие пункты:

Сведения о сотруднике, принимаемом на работу для замещения отсутствующего;

Причина, по которой оформляется замещение;

Дата, с которой начинается замещение;

Конкретная дата конца замещения или иным образом указанный срок замещения;

Размер оклада;

Основание для издания приказа.

В целом приказ выпускается в свободной форме. Если замещаемый работник был материально ответственным, то с замещающим служащим также необходимо оформить соответствующий договор.

Можно ли принять на работу сотрудника, не достигшего совершеннолетия

Несовершеннолетние лица могут трудоустраиваться с 14 лет при согласии хотя бы одного из родителей и после медицинского осмотра. При этом им можно поручать лишь легкую работу. Подростки, совмещающие трудовую деятельность и учебу, не должны работать больше четырех часов в день, максимальная продолжительность рабочего дня для лиц 16-18 лет - семь часов. Для заключения трудового договора несовершеннолетний должен принести в отдел кадров компании паспорт, свидетельство о рождении, копию паспорта одного из родителей и его разрешение, составленное в произвольной форме, а также аттестат или справку из школы или колледжа с расписанием занятий. При наличии у подростка ИНН, СНИЛС и приписного свидетельства они тоже должны быть представлены нанимателю.

Как принять на работу сотрудника-иностранца

Право на трудоустройство иностранных граждан имеют только компании, получившие специальное разрешение. Впрочем, иностранцы, прибывшие в Россию в условиях визового режима, могут получить такое разрешение самостоятельно. И тогда их сможет принять на службу практически любое предприятие. При этом существует несколько категорий иностранных граждан, которые не нуждаются в разрешении на работу. Речь идет об иностранцах, временно или постоянно проживающих на территории РФ, переселенцах, аккредитованных иностранных журналистах, учащихся, студентах и аспирантах, а также работниках иностранных юрлиц, которые трудятся в России. А высококвалифицированные специалисты с зарплатами не меньше двух миллионов рублей в год могут трудоустраиваться по ходатайству потенциального работодателя.

Как оформить сотрудника, если он уволился и снова принят на работу

При приеме на работу служащего, который раньше трудился в вашей организации, но затем уволился, практически все документы придется оформлять заново.

Ранее заключенный трудовой договор был расторгнут. Теперь необходимо подписать новый документ, и его условия могут значительно отличаться от тех, которые были прописаны до увольнения.

Личная карточка Т-2 на работника также была закрыта, в нее были внесены записи об увольнении. Следовательно, при приеме уволенного сотрудника на работу карточку придется оформлять заново.

Согласие на обработку персональных данных необходимо получить вновь, так как в прошлый раз человек давал его до увольнения, а теперь он может считать себя свободным от любых согласий и обязательств - ведь трудовой договор был расторгнут.

Если личное дело специалиста после увольнения еще не успели сдать в архив, то копии документов можно взять оттуда, и тогда не придется собирать их повторно.

Личное дело тоже нужно начать вести заново. По правилам архивирования кадровых документов, личные дела персонала хранятся в кадровой службе до момента увольнения, а затем сдаются в архив - сначала компании, затем - государства.

При расчете НДФЛ доходы сотрудников, облагаемые по ставке 13 %, можно уменьшить на сумму положенных налоговых вычетов.

Если повторно принятый на работу специалист является иностранцем, то необходимо проверить его налоговый статус. Не забывайте, что такой статус может измениться и у работника, являющегося гражданином России.

Порядок налогообложения доходов физлиц зависит от того, являются ли они налоговыми резидентами Российской Федерации.

Может ли филиал принимать на работу сотрудников

Это зависит от того, каким образом осуществляется кадровое делопроизводство в компании.

Если предприятие выбрало централизованную форму производства, любые документы, в том числе и трудовые книжки, оформляются и хранятся в головном офисе. Если же выбрана децентрализованная форма ведения документов, то они могут храниться в структурных подразделениях (филиалах, представительствах). Такая система кадрового делопроизводства возможна только в том случае, если начальник структурного подразделения имеет право действовать от имени работодателя (к примеру, по доверенности).

Выбранная форма делопроизводства указывается в локальном акте, подписанном руководителем компании. Это может быть положение о кадровом делопроизводстве или иной документ. В нем же прописывается процедура и место ведения кадровых документов, правила их хранения.

Вне зависимости от того, какая форма ведения кадрового делопроизводства выбрана, работодателем для работников филиала всегда будет головная организация. Именно она указывается в трудовом договоре, приказе о приеме на работу и трудовой книжке. Филиал не может самостоятельно выступать в качестве работодателя. Это связано с тем, что структурное подразделение компании не является самостоятельным юрлицом (часть 3 статьи 55 ГК РФ, статья 20 ТК РФ). При этом филиал компании обязательно указывается в трудовом договоре как место работы принятого сотрудника (часть 2 статьи 57 ТК РФ). Это же условие указывается в приказе о приеме на работу, трудовой книжке и личном деле работника.

Если фирма использует децентрализованную форму документооборота, любой филиал должен иметь собственную печать компании, на которой указан порядковый номер филиала или нанесена дополнительная надпись «Для кадровых документов». Печати имеют строго ограниченную сферу применения, они передаются приказом руководителя головного офиса в распоряжение ответственных лиц. Таким образом можно решить вопрос с оформлением трудовых книжек для сотрудников филиалов. Заверять записи в трудовой книжке печатью филиала можно в том случае, если на печати указывается название компании как юрлица.

Если у вас остались вопросы по теме, то предлагаем обратиться к бесплатной консультации специалистов. В Санкт-Петербурге таковые есть в компании «Бизнес Ресурс», которая оказывает квалифицированную бухгалтерскую поддержку малых и средних предприятий.

Почему десятки компаний Санкт-Петербурга предпочли услуги «Бизнес Ресурса»:

Экономия средств - до 30 % (по сравнению с бухгалтером в штате);

Специалисты «Бизнес Ресурса» даже теоретически не могут внезапно заболеть, уволиться или исчезнуть, как «приходящий» бухгалтер, и доступны в формате 24/7;

Компания поддерживает единый стандарт обслуживания 1С;

Компания оказывает комплексные бухгалтерские услуги, включая автоматизацию документооборота и оптимизацию налогов.

«Бизнес Ресурс» берет на себя полную финансовую ответственность за результат своей работы! Наши профессионалы помогут вам, в том числе и сдать «нулевую» отчетность.

Подсчитайте, сколько ежемесячно стоит вашей компании содержание штатного/приходящего бухгалтера, и непременно звоните нам по телефонам.

Оформление на работу нового человека всегда вызываем массу вопросов. Как принять на работу сотрудника, чтобы соблюсти все требования законодательства? По какой статье принимают на работу? Какие бумаги нужно при этом оформить? Об этом – в нашей статье.

Что нужно для приема на работу

Статья 65 ТК РФ определяет, какие документы должны быть у работника при оформлении на работу в обязательном порядке, а какие зависят от специфики работы.

Обязательные документы

Как устанавливает Трудовой кодекс, прием на работу осуществляется только при предъявлении гражданином паспорта или другого удостоверения личности. Это единственный документ, наличие которого Кодекс требует безоговорочно.

Помимо этого, к обязательным относятся:

• СНИЛС – при его наличии, в противном случае его оформление становится обязанностью работодателя;
• Трудовая книжка для всех работников, за исключением тех, для кого оформление на работу происходит впервые;
• Военный билет, нужен только для военнообязанных категорий населения;
• Документы об образовании, только, когда выполняемая работа требует специальных навыков и знаний;
• Справки о судимостях и административных наказаниях, только для отдельных специалистов и видов работ.

Отдельно оговаривается, что перечень обязательных документов может дополняться отдельными законодательными актами.

Прочие документы

Законодательство запрещает требовать у гражданина, документы, которых нет в ст. 65 ТК РФ или других нормативных актах. Но часто регламент приема на работу сотрудника у отдельных работодателей включает в себя и другие документы. К ним могут относиться следующие:

• Анкета или резюме будущего работника;
• Документ о регистрации в налоговой, то есть ИНН;
• Медицинская справка (в тех случаях, когда занимаемая должность не требует медосмотров);
• Характеристики с предыдущих мест работы и т.д.

Работник вправе отказать работодателю в предоставлении документов сверх установленных законодательно.

Процедура приема на работу

Как принять работника на работу правильно? В первую очередь, соблюсти порядок приема на работу, установленный статьей 68 ТК РФ.

Правила приема на работу

Прием на работу нового сотрудника должен начинаться с ознакомления с условиями труда и корпоративными правилами предприятия.

Факт ознакомления должен быть подтвержден письменно, то есть работник должен поставить свои подписи на всех локально-нормативных актах, с которыми он ознакомился.

С работником обязательно должен быть заключен трудовой договор в письменном виде. В этот документ должны быть включены все обязательные сведения. Это регламентируется статьей 57 ТК РФ.

Все работодатели обязаны вести трудовые книжки на своих работников, а также соблюдать правила их регистрации и хранения.

На каждого работника должна вестись личная карточка, по форме Т-2.

Основание для приема на работу

Заявление работника – это основной документ, который обосновывает прием на работу. ТК РФ также относит к основанию для начала трудовых отношений факт избрания работника на должность в результате голосования или конкурса, либо назначение на должность учредительным собранием.

Заявление пишется на имя руководителя, в нем указывается желание работника занять определенную должность.

Заявление визируется руководством, и кадровик начинает оформление сотрудника на работу.

Этапы приема на работу

При оформлении на работу нового человека можно выделить следующие этапы:

• Подача заявления о приеме на работу;
• Ознакомление под роспись со всеми документами, относящимися к работнику (коллективный договор, положение о заработной плате, должностная инструкция и т.д.);
• Составление и подписание трудового договора. Этот документ должен обязательно составляться в 2 экземплярах;
• Оформление приказа о приеме на работу. Ознакомление с ним работника;
• Проведение вводного и первичного инструктажа по охране труда;
• Заполнение трудовой книжки;
• Заполнение личной карточки Т-2.

Обратите внимание! Работодатель вправе допустить работника к исполнению обязанностей без письменного договора, но не более чем на три дня.

Есть ли разница в том, как оформить на работу в ООО или в ИП? Нет, независимо от того, какую организационно-правовую форму имеет работодатель, порядок оформления на работу не меняется.

Оформление документов пи приеме на работу

Порядок приема на работу включает в себя оформление обязательных документов:

• в первую очередь прием на работу оформляется трудовым договором. Трудовой договор – это основной документ, который регулирует взаимоотношения между сторонами трудовых отношений. Его форма не устанавливается законодательно (если вы не малое предприятие, и не используете типовой трудовой договор), но ТК РФ указывает, какие реквизиты должны быть в нем указаны (статья 57).
• приказ о приеме на работу. Подписывается только после оформления договора, который и служит основанием для его издания. Приказ обычно составляют в унифицированной форме Т-1 либо т-Т-1а. Но компания вправе использовать и свои формы распорядительных документов.
• личная карточка (форма Т-2). Ее ведение не регламентируется ТК РФ, но обязательность ее наличия определяется Правилами ведения трудовых книжек, где указано, что все записи должны быть продублированы в личной карточке работника.
• трудовая книжка – основной документ, подтверждающий стаж работника. Если у работника, по какой-либо причине она отсутствует, работодатель обязан завести новую. Но бланк книжки оплачивает работник.

Это обязательные документы, составление которых сопровождает оформление сотрудника на работу.

Оформление приема на работу: нюансы

Как правильно принять на работу сотрудника, если условия труда будут отличаться от обычных? Все условия труда должны быть оговорены при приеме работника и внесены в его трудовой договор.

Прием сотрудника на работу по срочному трудовому договору

Если мы принимаем на работу сотрудника по срочному трудовому договору, то нужно соблюсти несколько условий:

• в трудовом договоре должно быть указано, что работа временная, с обязательным указанием причины. Поскольку, если трудовой договор заключен на определенное время без уважительной причины, то по жалобе работника он может быть признан бессрочным. Перечень причин для заключения срочного трудового договора приведен в статье 59 ТК РФ.
• срок работы может быть ограничен либо конкретной датой, либо наступлением определенного события.
• в трудовой книжке не указывают, что работник принят по срочному трудовому договору.

Обратите внимание! Срок временного договора не должен превышать 5 лет.

Прием работника на работу по совместительству

Если мы принимаем на работу по совместительству, то необходимо учесть следующие нюансы:

• условие совместительства должно быть указано в договоре;
• совместитель не может работать больше чем на 0,5 штатной единицы;
• на внешнего совместителя работодатель не ведет трудовую, поскольку она находится у другого работодателя.

При приеме работника на условиях внутреннего совместительства оформляется еще один пакет документов, в том числе и карточка Т-2.

Прием работника на работу оформляется согласно положениям ТК РФ. При этом обязательно заключить с ним трудовой договор в письменном виде. Помимо договора необходимо издать приказ о приеме и заполнить личную карточку.

Трудовое законодательство РФ характеризуется наличием достаточно большого количества норм, соответствие которым требуется при оформлении отношений между работодателем и наемным сотрудником. Также есть особенности при заключении контракта российской фирмы с иностранцем. Как оформляется на работу сотрудник с паспортом РФ? Какова специфика правоотношений между российскими работодателями и иностранными наемными работниками?

Специфика определения порядка

Порядок приема на работу - это совокупность норм и процедур, представленных в широком спектре разновидностей. Под термином «порядок» может пониматься некий алгоритм действий кадровика или же, например, критерии, обусловливающие возможность оформления кандидата на должность. В их наличии HR-специалист должен удостовериться. Как правило, и та и другая разновидность порядка предполагают обращение к регулирующим нормам трудового законодательства.

Общая для многих работодателей схема принятия новых сотрудников обычно включает оба вида активностей. Сначала HR-специалист изучает профиль кандидата, в ряде случаев принимает решение о том, чтобы выбрать его из числа других претендентов на должность. После этого он реализует собственно порядок приема на работу, предусматривающий следование алгоритмам, закрепленным на уровне тех или иных источников права.

Есть мнение, что под «порядком», о котором идет речь, следует понимать только второй тип активностей кадровиков. В этом смысле многие HR-специалисты предпочитают определять эту процедуру как порядок оформления приема на работу. Основной объем активностей кадровика в этом случае будет сосредоточен на работе с документами. Этап, предусматривающий исследование профиля кандидата (включая принятие решения о выборе конкретного специалиста на конкурсную должность), многими аналитиками не относится к группе задач, отражающих порядок приема граждан на работу.

Но если следовать точке зрения, по которой соответствующие алгоритмы рассматриваются в рамках более широкой интерпретации, то первый этап взаимодействия сотрудника и компании-работодателя будет сводиться к определению возможности допуска человека к заключению контракта. Изучим данный аспект подробнее.

Прием сотрудника на работу: условия допуска

Методика отбора кандидата из числа нескольких претендентов может быть самой разной. Какие-то компании предпочитают, например, ориентироваться на рекомендации, другие - изучать профессиональные достижения. Есть работодатели, для которых приоритетны оценки в дипломе, результаты психологических тестов и т. д. Сложно выделить даже какую-либо общую схему. Однако порядок приема граждан на работу на этапе, предшествующем прохождению кандидатом собеседований и иных «экзаменов», устраиваемых компанией, как правило, предполагает определение того, возможен ли в принципе допуск конкретного специалиста к выполнению соответствующих функций в компании.

Самый распространенный критерий, который рассматривается кадровиком, это возраст кандидата. В общем случае допуск человека к работе может быть осуществлен, если ему уже исполнилось 16 лет. Но есть и исключения из этого правила. Например, если человек уже имеет общее образование или может на законных основаниях его не получать, то начинать работать он вправе с 15 лет. Также возможен прием гражданина на работу и с 14 лет, но только с согласия родителей.

Если человек прошел «тесты» и его профиль соответствует законным критериям допуска к работе, то компания-работодатель, тем не менее, может принять решение об отказе в оформлении с кандидатом трудовых отношений. В каких случаях это возможно и законно? Рассматриваемая проблематика находит неоднозначную оценку в среде юристов. Но мы попытаемся обнаружить значимые закономерности.

Основания для отказа в приеме на работу

Законодательство РФ, определяющее порядок приема на работу, содержит совсем немного оснований для отказа компании-нанимателя в оформлении трудовых отношений с кандидатами. Одно из возможных оснований мы определили выше - это возраст. Другой причиной для отказа в приеме на работу может быть нежелание человека предоставлять необходимые для оформления трудовых отношений документы. Также работодатель может не взять специалиста, если считает, что он не готов к выполнению должностных обязанностей по причине несоответствия по физическим или психологическим критериям. Другое законное основание для отказа - записи в трудовой книжке о том, что человек не вправе заниматься теми или иными видами деятельности. Возможны и другие варианты отказа в приеме на работу, предусмотренные законодательством.

Если работодатель примет соответствующее решение необоснованно, то кандидат вполне может обратиться в суд. При этом правоприменительная практика в рамках данной сферы правоотношений очень разная. Это связано с тем, что положения законодательства, определяющие легальные основания для отказа в подписании контракта, как считают многие специалисты, очень обтекаемые, трактовать их можно по-разному. Но самое главное для компании-работодателя - не допустить явных ошибок, связанных, к примеру, с принятием решения об отказе в связи с какими-либо личностными характеристиками кандидата, отсутствием у него прописки, политическими воззрениями и т. д. Иначе суд в этом случае с высокой вероятностью встанет на сторону претендента на должность.

Необходимые документы

Итак, работодатель принял решение пригласить на работу конкретного кандидата, убедившись, что его допуск возможен, и всем необходимым квалификационным требованиям он соответствует. Дальнейшие действия определяет предусмотренный законом порядок оформления приема на работу. Основные активности кадровой службы здесь будут связаны с истребованием необходимых документов и работой с ними. Предоставлять значительную часть из них должен сотрудник. Какие нужны в рамках алгоритмов, которые предполагает порядок приема на работу, документы?

Прежде всего это трудовая книжка - основной источник при оформлении отношений между работодателем и сотрудником. Ее всегда выдает на руки предыдущая компания-наниматель. Но если человек устраивается на работу в первый раз, то новый работодатель обязан содействовать в ее оформлении. Следует отметить, что даже для ИП порядок приема на работу предполагает оформление трудовых книжек для наемных сотрудников. Есть не вполне корректная точка зрения, что предприниматели могут не заводить соответствующие документы. Трудовую книжку не вправе оформлять работодатель, находящийся в общегражданском статусе - не зарегистрированный как ИП или же как должностное лицо в хозяйственном обществе. Путаница иногда возникает в связи с тем, что ИП - это тоже физлицо, а не юрлицо. Но трудовые книжки предприниматели для своих сотрудников оформлять должны.

Другое важный документ - СНИЛС, свидетельство о пенсионном страховании. Используя данные из него, компания-работодатель сможет обеспечивать корректные отчисления с зарплаты сотрудника в ПФР.

Для мужчин, устраивающихся на работу, может потребоваться предъявление военного билета и иных документов, относящихся к воинской повинности.

Нужен, разумеется, паспорт - основное удостоверение личности в РФ. При этом данный документ, согласно закону, нужен только для того, чтобы идентифицировать человека. Не имеет значения, есть ли там, к примеру, штамп о прописке. Если у кандидата пока нет паспорта в силу возраста, то он может принести свидетельство о рождении.

Многие работодатели также предпочитают вносить в свои реестры сведения о дипломах и сертификатах, полученных специалистом. Вместе с тем есть сферы, в которых порядок приема на работу предусматривает обязательное предъявление соответствующих документов сотрудниками. Например, это медицина, фармацевтика, транспортная отрасль.

Оформление трудового договора

Общий порядок приема на работу граждан предполагает закрепление отношений между нанимателем и сотрудником посредством трудового договора, составленного в соответствии с нормами ТК РФ. Возможен вариант, при котором соответствующий документ будет заменен гражданско-правовым контрактом. Но для этого характер выполнения работы и специфика взаимодействия компании-нанимателя и сотрудника должны удовлетворять ряду критериев. Например, оформляя отношение посредством документа, альтернативного трудовому договору, работодатель не вправе требовать от наемного специалиста явки на работу по расписанию, а также выполнения распоряжений. Можно отметить, что подобные контракты в принципе не относятся к трудовому праву, но считаются распространенной альтернативой договорам, заключаемым в рамках норм ТК РФ.

Трудовой договор - это документ, который должен быть заключен в письменной форме и составлен в двух экземплярах. Возможен вариант, при котором человек фактически приступает к выполнению своих обязанностей, но договор при этом не подписан. Однако в течение трех дней с момента начала работы специалистом компания-наниматель обязана составить соответствующий контракт и подписать его. При этом все то время, пока человек работал, ему должна начисляться зарплата.

Приказ о приеме на работу

Предусмотренный российским законодательством порядок приема сотрудников на работу предполагает также оформление ряда иных документов, не считая трудового договора. В числе тех, что в большинстве случаев обязательны - приказ руководителя фирмы, отражающий тот факт, что на работу принят такой-то человек. Составляться данный документ должен на основе положений подписанного трудового договора.

Прочие документы

Есть и иные важные источники, необходимость заполнения которых работодателем может присутствовать. Это могут быть различные учетные формы, такие как, например:

Т-3 (сведения о штатном расписании);

Т-1, Т-1а (приказы о приеме одного или нескольких сотрудников);

Т-2 (данные о сотруднике в личной карточке).

Также может понадобиться ознакомить человека с документами, отражающими правила внутреннего распорядка, коллективными трудовыми договорами, сведениями об охране труда и т. д. Точный перечень источников определяет установленный в конкретной организации порядок приема работника на работу. Он может зависеть от специфики деятельности компании-нанимателя и той должности, на которой будет выполнять свои функции сотрудник.

Рассмотренные нами выше процедуры актуальны при оформлении трудовых отношений между российскими работодателями и гражданами РФ. Однако порядок приема иностранцев на работу характеризуется определенной спецификой. Изучим данный аспект.

Как оформить на работу иностранного гражданина

Основной правовой акт, определяющий то, каким образом российские работодатели должны оформлять на работу подданных других государств, - ФЗ «О правовом статусе иностранных граждан». В данном законе определен статус зарубежного работника. Таковым обладает гражданин, который является подданным другого государства, легально находящийся в РФ и имеющий право в законном порядке осуществлять трудовую деятельность.

При этом статусов, отражающих легальный механизм нахождения человека на территории РФ, может быть три.

Во-первых , это статус, предполагающий временное пребывание иностранцев в России. Основные документы, которые подтверждают его, - виза, а также миграционная карта.

Во-вторых , это статус, который предполагает временное проживание подданного другого государства в РФ. Основной документ, который подтверждает его, - разрешение на временное проживание.

В-третьих , это статус, предполагающий постоянное проживание иностранного гражданина в РФ. Документ, подтверждающий его, - вид на жительство.

В ряде случаев, прежде чем заниматься привлечением иностранных работников, работодатель должен получить на это разрешение. Оформлять его нужно в ФМС. Однако есть сценарии, при которых соответствующее разрешение не требуется. Это касается случаев, когда статус иностранца предполагает наличие вида на жительство или временное проживание, подтвержденное соответствующим документом из ФМС.

Порядок приема иностранцев во многом зависит от того, приехал зарубежный подданный в РФ без визы или с ней.

Фактор визового режима

В первом случае необходимо оформить заключение от службы занятости. Также, как правило, необходим документ от органа внутренних дел, одобряющий привлечение иностранцев к работе. Сам зарубежный гражданин должен получить разрешение от ФМС на трудоустройство в РФ. Действует оно год, но его можно продлевать. При этом есть особый порядок приема на работу беженцев. Иностранным гражданам в этом статусе оформлять разрешение на работу не требуется.

Если человек приехал в РФ по визе, то в дополнение к вышеуказанным документам необходимо будет оформить приглашение на въезд в РФ с целью устройства на работу, а также получить документ, одобряющий привлечение иностранца. Также для зарубежного гражданина необходимо оформить в ФМС разрешение на трудоустройство. Данная процедура осуществляется при непосредственном содействии компании-работодателя, и потому считается одной из самых трудоемких как для нанимателя, так и для самого иностранного работника. Что требуется от фирмы:

• направить в ФМС ходатайство по установленной форме о выдаче приглашения для зарубежного гражданина;
• приложить копию паспорта иностранного сотрудника;
• направить в ФМС документы, подтверждающие оплату госпошлины за соответствующую услугу;
• дополнить пакет документов гарантийными письмами, отражающими принятые фирмой обязательства относительно медицинского, жилищного, а также материального обеспечения иностранца, который приглашен в Россию на работу;

В свою очередь, иностранец должен предоставить следующие документы для последующей их отправки в ФМС:

• заявление по форме;
• цветную фотографию 30 на 40 см;
• копию своего паспорта;
• копию диплома или иного документа, подтверждающего квалификацию;
• медицинские справки на предмет отсутствия инфекционных болезней;
• документы, подтверждающие уплату государственной пошлины.

Процедура оформления соответствующего разрешения длится около месяца.

Трудовую книжку, как и в случае с оформлением на работу россиян, для иностранцев заполнять обязательно.

Таковы основные действия работодателя при оформлении иностранцев. Можно отметить, что особые привилегии имеют граждане Беларуси, подписавшей с РФ договор о союзном объединении. Никаких процедур, связанных с получением разрешительных документов, оформление белорусских специалистов не требует.

Прием на работу: общая схема

Попробуем визуализировать изученную нами информацию. Содержащая предусмотренный законами РФ общий порядок приема на работу схема может выглядеть так.

1-й этап: отбор кандидатов, в отношении которых возможен допуск к открытой вакансии (по критериям возраста, образованию, опыту и т. д.).

2-й этап: проведение конкурсов, тестов, собеседований.

3-й этап: подписание трудового договора. Иногда ему предшествует фактический допуск сотрудника к выполнению обязанностей.

4-й этап: заполнение работодателем иных документов (форм, приказов).

5-й этап: ознакомление сотрудника с правилами распорядка, коллективными, профсоюзными договорами и т. д. Официальное начало работы.

Каков порядок приема на работу российскими фирмами граждан РФ и иностранцев, мы изучили. Процедуры, исследованные нами, не сложны, хотя и могут потребовать значительных затрат времени. Российские фирмы, однажды получившие опыт оформления иностранца, а также регулярно нанимающие на работу граждан РФ, как правило, не имеют проблем с тем, чтобы соответствовать положениям закона.