Введение

Конфиденциальная информация, в том числе коммерческая тайна, как правило, содержится в виде каких-либо документов - традиционных, бумажных, либо электронных. Проблемы обеспечения информационной безопасности становятся все более сложными и концептуально значимыми в связи с массовым переходом информационных технологий в управлении на безбумажную автоматизированную основу. Эти источники информации могут являться объектами неправомерных посягательств и, следовательно, нуждаются в защите.

Цель работы: выявить особенности работы с конфиденциальными документами в Свердловском областном суде

Проблема исследования заключается в том, что работа с конфиденциальными документами требует доработок по защите ее от посягательств

Объект исследования в данной работе является формирование и функционирование системы по работе с конфиденциальными документами в Свердловском областном суде.

Предметом выступает деятельность по обеспечению безопасности с конфиденциальными документами в Свердловском областном суде

Спецификой работы выступает деятельность по обеспечению безопасности конфиденциальной информации в Свердловском областном суде.

1. Раскрыть понятие конфиденциальности, как главного условия работы с документами в Свердловском областном суде;

3. Изучить нормативно-правовую базу работы с конфиденциальной информацией в Свердловском областном суде;

4. Определить документы, используемые при работе с конфиденциальной информацией в Свердловском областном суде;

5. Изучить политику безопасности в Свердловском областном суде к сведениям конфиденциального характера и порядок работы персонала с конфиденциальными документами.

Структура работы: введение, теоретическая и практическая часть, заключение, список литературы, приложения.

Документирование конфиденциальной информации

Нормативно-методическая база конфиденциального делопроизводства

Как известно, делопроизводство - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность требований, норм, правил и рекомендаций по составлению документов и работе с ними, установленных правовыми актами, стандартами, инструкциями и методическими пособиями.

Отношения, возникающие при создании, накоплении, обработке, хранении и использовании документов, содержащих конфиденциальную информацию регулируются соответствующими законодательными и подзаконными актами.

Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует:

Правила оформления документов;

Правила работы с документами;

Обеспечение сохранности документов;

Порядок передачи документов на архивное хранение;

Работу службы делопроизводства (функции, структура, штаты);

Внедрение новых информационных технологий в работе с документами;

Работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа;

Юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.

Документ обладает юридической силой, если он оформлен в соответствии с общепринятыми нормами создания и оформления. Во всех организациях и учреждениях должны быть единые правила оформления однотипных документов, то есть должно быть четко определено, как создавать документ, какие должны быть реквизиты, кто имеет право подписи и какие печати должны удостоверять его подлинность. Именно нормативно-методическая база делопроизводства устанавливает данные правила.

К числу базовых относится, в первую очередь, Конституция РФ. В ст. 23 установлено право неприкосновенность личной жизни, личной и семейной тайны, тайны телефонных переговоров, почтовых, и иных сообщений. При этом ограничение этого права допускается только на основании судебного решения. Конституцией РФ не допускается (ст. 24) сбор, хранение, использование и распространение информации о частной жизни лица без его согласия.

27 июля 2006 года Президент РФ В.В. Путин подписал два важнейших для сферы документационного обеспечения управления (делопроизводства) федеральных закона: №149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" и №152-ФЗ "О персональных данных".

10 января 2002 года Президентом был подписан закон "Об электронной цифровой подписи", развивающий и конкретизирующий положения приведенного выше закона "Об информации, информационных технологиях и о защите информации".

Основными также являются законы РФ: "О государственной тайне" от 22 июля 2004 г; "О коммерческой тайне" от 29 июля 2004 (он содержит в себе информацию, составляющую коммерческую тайну, режим коммерческой тайны, разглашение информации, составляющую коммерческую тайну); "Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера"; "Об утверждении Перечня сведений, отнесенных к государственной тайне"; "Об утверждении Перечня сведении, которые не могут составлять коммерческую тайну". Ряд подзаконных правовых нормативных актов, регламентируют организацию защиты государственной тайны, ведение секретного делопроизводства, порядок допуска к государственной тайне должностных лиц и граждан РФ: "Об утверждении положения о лицензировании деятельности по технической защите конфиденциальной информации, "Об утверждении правил оказания услуг телеграфной связи" и др.

Ряд вопросов, связанных с защитой конфиденциальной информации, регулируется Уголовно-процессуальным кодексом РФ, в нем имеются положения, касающиеся тайны переписки, телефонных и иных переговоров, почтовых отправлений, телефонных и иных сообщений.

Нормы регулирования отношений, возникающих при обращении конфиденциальной информации, содержатся также в Гражданском кодексе РФ. При этом конфиденциальная информация относится в Гражданском кодексе РФ к нематериальным благам (ст. 150).

Критерии, по которым сведения относятся к служебной и коммерческой тайне, содержатся в ст. 139 Гражданского кодекса РФ. Она гласит, что информация составляет служебную или коммерческую тайну в случае, когда:

1. Эта информация имеет действительную или потенциальную ценность в силу неизвестности ее третьим лицам;

2. К этой информации нет свободного доступа на законном основании и обладатель информации принимает меры к охране ее конфиденциальности.

Кроме того, определение конфиденциальности коммерческой информации содержится в ст. 727 Гражданского кодекса РФ.

В плане информационной безопасности является Уголовный кодекс РФ. Он содержит ряд положений, относящихся к защите информации ограниченного доступа и ответственности за ее неправомерное использование (ст. 137, 138).

Особым видом ответственности за нарушение коммерческой тайны является лишение соответствующей аттестации, лицензии уполномоченным органом. Но привлечение к данному виду ответственности в целом не получило к настоящему времени широкое распространение.

Правовые нормы, регулирующие использование конфиденциальной информации в судебных разбирательствах - эти нормы, в частности, установлены в Гражданско-процессуальном кодексе РФ.

Основные требования, предъявляемые к порядку обращения с конфиденциальной информацией в государственных и коммерческих структурах, содержатся также в ФЗ "О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма".

Можно сказать, что законодательные акты РФ не регламентируют в полной мере порядок учета, хранения и использования документов, содержащих конфиденциальную информацию.

Вместе с тем, в некоторых законах содержатся отдельные положения, определяющие общие принципы учета, хранения и использования документов, содержащих конфиденциальные сведения.

В целом же, в нашей стране не имеется нормативного правового акта, который устанавливал бы единый порядок учета, хранения и использования документов, содержащих конфиденциальную информацию. Это объясняется тем, что понятие "конфиденциальная информация" включает в себя самые разные категории информации ограниченного доступа. По этой же причине крайне сложной и вряд ли целесообразной представляется разработка какого-либо единого нормативного документа, регламентирующего работу с документами, содержащими все виды конфиденциальной информации.

Оформление документов регламентируется стандартами для придания им юридической силы, а также для удобства работы с ними. Стандарт описывает типовой образец, которому должны соответствовать документы, системы и технологии. Область действия стандартов и их содержание определяются государственными органами управления.

В соответствии с законом "О стандартизации" государственные стандарты принимает Госстандарт. Основные стандарты в области делопроизводства:

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. - ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - ГОСТ Р 34.10-2001. Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой. - ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - ГОСТ Р 50922-96. Защита информации. Основные термины и определения.

Нормативные документы по труду служат для определения численности работников, исчисления затрат времени на выполнение конкретных заданий и определения объемов выполняемых работ. В настоящее время действует несколько нормативных документов.

Межотраслевые нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления. Разработаны Центральным бюро нормативов труда (ЦБНТ) Минтруда РФ в 1995 году и рекомендованы для определения трудоемкости работ и численности работников в органах власти, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях.

Классификаторы предназначены для автоматизации работ с документами. Они позволяют при поиске, сортировке и обработке использовать специальные коды, которые присваиваются документам. Классификаторы - это нормативные документы, которые содержат перечень наименований документов и их кодов в систематизированном виде. Классификация и кодирование применяются в статистике, экономике, банковском и таможенном деле. Классификаторы сокращают многообразие форм, упрощают обработку, контроль, учет и систематизацию документов. Все классификаторы, а также методические документы по их разработке составляют Единую систему классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК ТЭИ). В настоящее время действует более 30 общероссийских и общесоюзных классификаторов.

Таким образом, нормативно-методическая база конфиденциального делопроизводства регламентирует создание и обращение документов, описывает структуру и функции служб делопроизводства.

Конфиденциальное делопроизводство распространяется на документы, которые содержат в себе сведения, составляющие коммерческую и служебную тайну. Коммерческая тайна прямо связана с коммерческой деятельностью, является необходимым условием ее существования. Предназначено для преподавателей и студентов вузов специальностей по направлению безопасности, специалистов по безопасности, менеджеров и руководителей компаний.

* * *

Приведённый ознакомительный фрагмент книги Конфиденциальное делопроизводство и защита коммерческой тайны (А. Н. Кришталюк, 2014) предоставлен нашим книжным партнёром - компанией ЛитРес .

Лекция 1. Сущность, задачи и особенности конфиденциального делопроизводства и защиты коммерческой тайны

По уровню доступности документы подразделяются на две категории:

– общедоступные;

– с ограниченным доступом.

Общедоступными являются открытые документы. К документам с ограниченным доступом относятся документы, работа с которыми может производиться по специальному разрешению уполномоченных на то лиц. Документирование открытой информации и организация работы с открытыми документами входят в сферу действия открытого делопроизводства. Документы с ограниченным доступом относятся к сфере деятельности не одного, а нескольких типов делопроизводства, в зависимости от того, к какому виду тайны относится содержащаяся в документах информация. Нормативными документами установлено шесть видов тайны :

– государственная;

– коммерческая;

– служебная;

– личная;

– семейная;

– профессиональная.

Документы, содержащие государственную тайну, относятся к сфере секретного делопроизводства. Документы, содержащие личную и различные подвиды профессиональной тайны, являются предметом соответствующих типов специального делопроизводства.

Конфиденциальное делопроизводство, как уже было отмечено, распространяется на документы, содержащие коммерческую и служебную тайну. При этом к документам, составляющим служебную тайну, отнесены только документы с грифом «Для служебного пользования», т. к. документы, содержащие коммерческую тайну других субъектов, должны обрабатываться и защищаться в режиме коммерческой тайны. Объединение конфиденциальных документов, содержащих коммерческую и служебную тайну, одним делопроизводством обусловлено тем, что эти документы почти полностью идентичны по технологическим процедурам составления, обработки, обращения, хранения и защиты.

Доступ к коммерческой тайне имеют работники, круг которых определен субъектом предпринимательства. Государственные контролирующие и правоохранительные органы в соответствии с полномочиями, предоставленными им законодательством по контролю и надзору, имеют право, в пределах своей компетенции, на основании письменного заявления знакомиться со сведениями, являющимися коммерческой тайной и составлять соответствующие акты изъятия документов, свидетельствующих о нарушении законодательства. При этом должностные лица этих органов несут предусмотренную законодательством ответственность за разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну хозяйствующего субъекта.

Важным моментом является то, что иные органы и организации, в том числе средства массовой информации, правом истребования у хозяйствующего субъекта сведений, составляющих коммерческую тайну, не обладают.

Итак, какого рода сведения составляют коммерческую тайну? Вот лишь примерный список тех, которые содержат такие сведения:

– Производство;

– Управление;

– Финансы;

– Партнеры;

– Переговоры;

– Контракты;

– Торги, аукционы;

– Наука и техника;

– Технология;

– Совещание;

– Безопасность.

Каждая из этих тем, в зависимости от специфики конкретного предприятия, может содержать различную информацию. В каждом случае эти сведения определяются индивидуально.

Важно, при определении объектов, которые составляют вашу коммерческую тайну, не включить в их список объектов, которые не могут составлять коммерческую тайну в соответствии с законодательством.

К объектам коммерческой тайны не могут относиться:

– учредительные документы, а также документы, дающие право на занятие предпринимательской деятельностью и отдельными видами хозяйственной деятельности, подлежащей лицензированию;

– сведения по утвержденным формам статистической отчетности, а также отчетности о финансово-экономической деятельности и иные данные, необходимые для проверки правильности исчисления и уплаты налогов и других обязательных платежей;

– документы об уплате налогов и других обязательных платежей;

– документы, удостоверяющие платежеспособность;

– сведения о численности, составе работающих, их заработной плате и условиях труда, а также о наличии свободных рабочих мест;

– сведения о загрязнении окружающей среды, нарушении антимонопольного законодательства, несоблюдении правил охраны труда, реализации продукции, причиняющей вред здоровью потребителей, а также о других нарушениях законодательства и размерах причиненного при этом ущерба.

Конфиденциальное делопроизводство следует определять как деятельность, обеспечивающую документирование конфиденциальной информации, организацию работы с конфиденциальными документами и защиту содержащейся в них информации. При этом под документированием информации понимается процесс подготовки и изготовления документов, под организацией работы с документами – их учет, размножение, прохождение, исполнение, отправление, классификация, систематизация, подготовка для архивного хранения, уничтожение, режим хранения и обращения, проверки наличия.

По сфере деятельности открытое делопроизводство распространяется на управленческие действия и включает в основном управленческие документы. Конфиденциальное делопроизводство в силу условий работы с конфиденциальными документами распространяется как на управленческую, так и на различные виды производственной деятельности, включает не только управленческие, но и научно-технические документы (научно-исследовательские, проектные, конструкторские, технологические и др.). Кроме того, конфиденциальное делопроизводство распространяется не только на официальные документы, но и на их проекты, различные рабочие записи, не имеющие всех необходимых реквизитов, но содержащие информацию, подлежащую защите.

По видам работ конфиденциальное делопроизводство отличается от открытого, с одной стороны, большим их количеством, с другой – содержанием и технологией выполнения многих видов.

Помимо этого, третья составляющая конфиденциального делопроизводства – защита содержащейся в конфиденциальных документах информации – вообще не предусмотрена в определении открытого делопроизводства, хотя определяемая собственником часть открытой информации должна защищаться от утраты. Конфиденциальная информация должна защищаться и от утраты, и от утечки.

Термин «утечка конфиденциальной информации», вероятно, не самый благозвучный, однако он более емко, чем другие термины, отражает суть явления, к тому же он давно уже закрепился в научной литературе и нормативных документах. Утечка конфиденциальной информации представляет собой неправомерный, т. е. неразрешенный выход такой информации за пределы защищаемой зоны ее функционирования или установленного круга лиц, имеющих право работать с ней, если этот выход привел к получению информации (ознакомлению с ней) лицами, не имеющими к ней санкционированного доступа, независимо от того, работают или не работают такие лица на данном предприятии обусловлены уязвимостью информации.

Уязвимость информации следует понимать как ее доступность для дестабилизирующих воздействий, т. е. таких воздействий, которые нарушают установленный статус информации. Нарушение статуса любой документированной информации включается в нарушении ее физической сохранности (вообще либо у данного собственника в полном или частичном объеме), логической структуры и содержания, доступности для правомочных пользователей. Нарушение статуса конфиденциальной документированной информации дополнительно включает нарушение ее конфиденциальности (закрытости для посторонних лиц).

Уязвимость документированной информации – понятие собирательное. Она не существует вообще, а проявляется в различных формах. К таким формам, выражающим результаты дестабилизирующего воздействия на информацию, относятся (в скобках указаны существующие варианты названий форм):

– хищение носителя информации или отображенной в нем информации (кража);

– потеря носителя информации (утеря);

– несанкционированное уничтожение носителя информации или отображенной в нем информации (разрушение);

– искажение информации (несанкционированное изменение, несанкционированная модификация, подделка, фальсификация);

– блокирование информации;

– разглашение информации (распространение, раскрытие).

Термин «разрушение» употребляется главным образом применительно к информации на машинных носителях.

Существующие варианты названий: модификация, подделка, фальсификация – не совсем адекватны термину «искажение», они имеют нюансы, однако суть их одна и та же – несанкционированное частичное и полное изменение состава первоначальной информации.

Блокирование информации в данном контексте означает блокирование доступа к ней правомочных пользователей, а не злоумышленников.

Разглашение информации является формой проявления уязвимости только конфиденциальной информации.

Та или иная форма уязвимости документированной информации может реализоваться в результате преднамеренного или случайного дестабилизирующего воздействия различными способами на носитель информации или на саму информацию со стороны источников воздействий. Такими источниками могут быть люди, технические средства обработки передачи информации, средства связи, стихийные бедствия и др. Способами дестабилизирующего воздействия на информацию являются копирование (фотографирование), записывание, передача, съем, заражение программ обработки информации вирусом, нарушение технологии обработки и хранения информации, вывод (или выход) из строя и нарушение режима работы технических средств обработки и передачи информации, физическое воздействие на информацию и др.

Реализация форм проявления уязвимости документированной информации приводит или может привести к двум видам уязвимости:

– утрате информации;

– утечке информации.

К утрате документированной информации приводят хищение и потеря носителей информации, несанкционированное уничтожение носителей информации или только отображенной в них информации, искажение и блокирование информации. Утрата может быть полной или частичной, безвозвратной или временной (при блокировании информации), но в любом случае она наносит ущерб собственнику информации.

К утечке конфиденциальной документированной информации приводит ее разглашение. В литературе и даже в нормативных документах термин «утечка конфиденциальной информации» нередко заменяется или отождествляется с терминами; «разглашение конфиденциальной информации», «распространение конфиденциальной информации». Такой подход не является правомерным.

Разглашение или распространение конфиденциальной информации означают несанкционированное доведение ее до потребителей, не имеющих права доступа к ней. При этом такое доведение должно осуществляться кем-то, исходить от кого-то. Утечка происходит при разглашении (несанкционированном распространении) конфиденциальной информации, но не сводится только к нему. Утечка может произойти и в результате потери носителя конфиденциальной документированной информации, а также хищения носителя информации либо отображенной в нем информации при сохранности носителя у его собственника (владельца). «Может произойти» не означает, что произойдет. Потерянный носитель может попасть в чужие руки, а может быть и «прихвачен» мусороуборочной машиной и уничтожен в установленном для мусора порядке. В последнем случае утечки конфиденциальной информации не происходит.

Хищение конфиденциальной документированной информации также не всегда связано с получением ее лицами, не имеющими к ней доступа. Имелось немало случаев, когда хищение носителей конфиденциальной информации осуществлялось у коллег по работе допущенными к этой информации лицами с целью «подсидки», причинения вреда коллеге. Такие носители, как правило, уничтожались лицами, похитившими их.

Но в любом случае потеря и хищение конфиденциальной информации если и не приводят к ее утечке, то всегда создают угрозу утечки. Поэтому можно сказать, что к утечке конфиденциальной информации приводит ее разглашение, и могут привести хищение и потеря. Сложность состоит в том, что зачастую невозможно определить, во-первых, сам факт разглашения или хищения конфиденциальности информации при сохранности носителя информации у ее собственника (владельца), во-вторых, попала ли информация вследствие ее хищения или потери посторонним лицам.

Суммируя соотношение форм и видов уязвимости защищаемой информации, можно констатировать:

1. Формы проявления уязвимости информации выражают результаты дестабилизирующего, воздействия на информацию, а виды уязвимости – конечный суммарный итог реализации форм проявления уязвимости.

2. Утрата информации включает в себя, по сравнению с утечкой, большее число форм проявления уязвимости информации, но она не поглощает утечку, т. к. не все формы проявления уязвимости информации, которые приводят или могут привести к утечке, совпадают с формами, приводящими к утрате.

3. Наиболее опасными формами проявления уязвимости конфиденциальной документированной информации являются потеря, хищение и разглашение – первые две одновременно могут привести и к утрате, и к утечке информации, вторая (хищение информации при сохранности носителя) и третья могут не обнаружиться, со всеми вытекающими из этого последствиями.

4. Неправомерно отождествлять, как это нередко делается в научной литературе и нормативных документах, включая законы, виды и отдельные формы проявления уязвимости информации (утрата = потеря, утрата = хищение, утечка = разглашение (распространение)), а также формы проявления уязвимости информации и способы дестабилизирующего воздействия на нее.

5. Необходимо уделять одинаковое внимание предотвращению как утраты защищаемой документированной информации, так и ее утечки, т. к. ущерб собственнику информации наносится в любом случае.

Защита конфиденциальной документированной информации от утраты и утечки осуществляется в определенной мере в рамках и первой, второй составляющих конфиденциального делопроизводства, т. к. она взаимоувязана, «переплетена» с ними: документирование конфиденциальной информации и организация работы с конфиденциальными документами должны производиться в условиях обеспечения их защиты, и вместе с тем многие вопросы защиты решаются в ходе и путем осуществления систематических операций по учету и обработке документов. Однако защитные мероприятия охватывают не только сами документы, но и другие объекты, так или иначе связанные с защищаемыми документами (помещения, технические средства обработки и передачи информации и др.)

Поэтому в определении конфиденциального делопроизводства защита документированной информации выделена в самостоятельную составляющую.

Конфиденциальное делопроизводство шире открытого и по своим задачам. Если задачей открытого делопроизводства является документационное обеспечение управленческой деятельности, то конфиденциальное делопроизводство должно осуществлять решение двух задач:

1) документационное обеспечение всех видов конфиденциальной деятельности;

2) защита документированной информации, образующейся в процессе конфиденциальной деятельности.

Первая задача имеет своей целью организацию и бесперебойное функционирование конфиденциальной деятельности в сфере любого вида производства и управления. Это требует от делопроизводства обеспечения нужд конфиденциальной деятельности полной, своевременной и достоверной документной информацией, организации исполнения и использования документов.

Полноту документной информации характеризует ее объем, который, с одной стороны, должен быть достаточным для принятия управленческих решений и выполнения производственных заданий, с другой стороны, являться действительно необходимым, не содержащим избыточной, не нужной для деятельности предприятия информации.

Достоверность документной информации заключается, во-первых, в ее соответствии объективному состоянию того или другого вопроса и, во-вторых, в ее юридической силе, характеризующейся наличием и правильностью оформления соответствующих реквизитов.

Своевременность документной информации означает, что за время обработки и передачи информации не изменилось состояние вопроса, к которому она относится.

Организация исполнения документов включает в себя и оперативное доведение их до исполнителей, и обеспечение своевременного и качественного решения содержащихся в документах вопросов.

Организация использования документов состоит в обеспечении как текущего, оперативного, так и последующего, ретроспективного использования документной информации.

Вторая задача имеет своей целью обеспечение сохранности и конфиденциальности документированной информации, что требует создания и поддержания специальных условий хранения, обработки и обращения документов, гарантирующих надежную защиту, как самих документов, так и содержащейся в них информации. Сущность конфиденциального делопроизводства обусловливает его организационные и технологические особенности, к числу основных из которых относятся:

– письменное нормативное закрепление общей технологии документирования, организации работы с документами и их защиты;

– жесткое регламентирование состава издаваемых документов и содержащейся в них информации, в том числе на стадии подготовки черновиков и проектов документов;

– обязательный поэкземплярный и полистный учет всех, без исключения, документов, проектов и черновиков;

– максимально необходимая полнота регистрационных данных о каждом документе;

– фиксация прохождения и местонахождения каждого документа;

– проведение систематических проверок наличия документов;

– разрешительная система доступа к документам и делам, обеспечивающая правомерное и санкционированное ознакомление с ними;

– жесткие требования к условиям хранения документов и обращения с ними, которые должны обеспечивать сохранность и конфиденциальность документированной информации;

– регламентация обязанностей лиц, допущенных к работе с конфиденциальной документированной информацией, к ее защите;

– персональная и обязательная ответственность за учет, сохранность документов и порядок обращения с ними.

Особенностью конфиденциального делопроизводства является и своеобразное переплетение некоторых функций, которые на первый взгляд как бы взаимоисключают друг друга. В частности, функциями по реализации задачи документационного обеспечения конфиденциальной деятельности являются создание документов, необходимых и достаточных для такой деятельности, предоставление каждому пользователю всех документов, требующихся для выполнения должностных обязанностей, параллельными им функциями по реализации задачи защиты конфиденциальной информации – предотвращение необоснованного издания и рассылки документов, исключение необоснованного ознакомления с документами.

На самом деле применительно к документированию это означает, что конфиденциальная деятельность должна обеспечиваться минимальным количеством документов при сохранении полноты и достоверности информации, применительно к организации документооборота – предоставление пользователям всех необходимых документов, но только тех, которые действительно требуются для выполнения должностных обязанностей.

Особенности конфиденциального делопроизводства одновременно выступают и в качестве требований к нему.

СОДЕРЖАНИЕ

Введение………………………………………………………… …………. 3
Глава 1 Документирование конфиденциальной информации………….. 5
1.1. Этапы изготовления конфиденциальных документов…………….... 5
1.2. Носители конфиденциальной информации…………………………. 9
Глава 2 Организация работы с конфиденциальными документами…...... 12
2.1. Учет и исполнение конфиденциальных документов………………… 12
2.2. Подготовка конфиденциальных документов к архивному хранению и уничтожение………………………………………………… ........................ 18
Заключение…………………………………………………… ……………. 22
Список использованной литературы……….……………………………… 24

ВВЕДЕНИЕ

По уровню доступности документы подразделяются на две категории: общедоступные и с ограниченным доступом. Общедоступными являются открытые документы. К документам с ограниченным доступом относятся документы, работа с которыми может производиться по специальному разрешению уполномоченных на то лиц.
Документы с ограниченным доступом относятся к сфере деятельности не одного, а нескольких типов делопроизводства, в зависимости от того, к какому виду тайны принадлежит содержащаяся в них информация. Нормативными документами установлено шесть видов тайны: государственная, коммерческая, служебная, личная, семейная, профессиональная.
Конфиденциальное делопроизводство – это деятельность, обеспечивающая документирование конфиденциальной информации, организация работы с конфиденциальными документами и защита содержащейся в них информации. При этом под документированием информации понимают процесс подготовки и изготовления документов, под организацией работы с документами – их учет, размножение, прохождение, исполнение, отправление, классификацию, систематизацию, подготовку для архивного хранения, уничтожение, режим хранения и обращения, проверку наличия.
Конфиденциальное делопроизводство в силу условий работы с конфиденциальными документами распространяется как на официальные документы, так и на их проекты, различные рабочие записи, не имеющие всех необходимых реквизитов, но содержащие информацию, подлежащую защите.
Конфиденциальная информация должна защищаться от утраты и утечки.
К утрате конфиденциальной документированной информации приводят хищение и потеря носителей информации или только отображенной в них информации, искажение или блокирование информации. Утрата может быть полной или частичной, безвозвратной или временной.
К утечке конфиденциальной документированной информации приводит ее разглашение или распространение, то есть несанкционированное доведение ее до потребителей, не имеющих права доступа к ней. Также к утечке могут привести потеря или хищение носителя конфиденциальной информации у его собственника.
Защита конфиденциальной документированной информации от утраты и утечки осуществляется в рамках конфиденциального делопроизводства.
Цель работы: описать технологию работы с конфиденциальными документами.
Поставленная цель определяет следующие задачи:

выделить этапы изготовления конфиденциальных документов;
охарактеризовать виды носителей конфиденциальной информации;
проследить учет и исполнение конфиденциальных документов;
рассмотреть подготовку конфиденциальных документов к архивному хранению и уничтожение.

Конфиденциальное делопроизводство необходимо для защиты информации с ограниченным доступом, так как утрата или утечка такой информации наносит ущерб ее собственнику.

ГЛАВА 1. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОЙ ИНФОРМАЦИИ

ЭТАПЫ ИЗГОТОВЛЕНИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Документирование конфиденциальной информации включает определение состава внутренних и отправленных документов и их изготовление.
Конфиденциальные документы должны создаваться только при действительной необходимости в письменном удостоверении их наличия и содержания. При этом решение задач конфиденциальной деятельности должно обеспечиваться минимальным количеством документов при сохранении полноты необходимой информации.
Определение состава издаваемых конфиденциальных документов осуществляется на основе перечня конфиденциальных сведений организации, требований партнеров, перечня конфиденциальных документов организации.
Перечни издаваемых конфиденциальных документов составляют отдельно по каждому виду тайны, подписываются председателем и всеми именами постоянно действующей экспертной комиссии (ПДЭК) и утверждаются руководителем организации. С перечнями под расписку должны быть ознакомлены все лица, наделенные правом составлять, визировать, подписывать и утверждать соответствующие документы.
Итак, состав конфиденциальных документов определен, рассмотрим этапы их создания.
На первом этапе работы с конфиденциальной информацией необходимо установить весь состав циркулирующей на предприятии информации, отображенной на любом носителе, любым способом и в любом виде.
На втором этапе определяется, какая из установленной информации должна быть конфиденциальной, и отнесена к коммерческой тайне. Основным критерием при этом является возможность получить преимуществ от использования информации за счет неизвестности ее третьим лицам.
Третий этап. Определяется степень конфиденциальности информации, то есть присваивается гриф конфиденциальности. Степень конфиденциальности – это показатель уровня закрытости информации. Уровень закрытости зависит от величины ущерба, который может наступить при утечке информации. Чем больше этот ущерб, тем выше должна быть степень конфиденциальности.
Гриф конфиденциальности представляет собой реквизит формуляра документа, свидетельствующий о конфиденциальности содержащихся в документе сведений и проставляемых на самом документе и сопроводительном письме к нему. Применяются от одной до нескольких степеней конфиденциальности с различными их наименованиями.
И.Н. Кузнецов и А.И. Алексенцев предлагают деление информации на две степени: конфиденциально и строго конфиденциально» [ 1, стр. 34. 15, стр. 253 ] . Однако Законом «О коммерческой тайне» установлена одна степень конфиденциальности с названием «Коммерческая тайна» (это конфиденциальная информация, позволяющая ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду силу ее неизвестности широкому кругу лиц). Это названо грифом коммерческой тайны, который свидетельствует лишь о принадлежности информации к коммерческой тайне.
Коммерческая тайна является собственностью предприятия.
Кроме коммерческой тайны в делопроизводстве используется служебная тайна.
В. П. Козырева дает следующее определение служебной тайне – это служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с Гражданским кодексом РФ и федеральными законами [ 13. № 11 ] .
Можно сказать, что служебная тайна - это информация о деятельности государственных органов, муниципальной власти и подведомственных им предприятий, а также о государственных служащих. В коммерческих структурах служебная тайна используется главным образом лишь при переписке с органами власти.
На документах, содержащих сведения, отнесенные к служебной тайне, ставится гриф «Для служебного пользования» или сокращенный вариант «ДСП».
Под обозначением грифа указывается номер экземпляра документа, срок действия грифа и иные условия его снятия.
Гриф располагается в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 на первом и титульном листах документа, а также на обложке дела (тома) в правом верхнем углу. На документах, записанных на машинных носителях, гриф обозначается на всех листах.
Ниже грифа могут обозначаться ограничительные пометы: «Лично», «Только в руки», «Только адресату», «Лично в руки» и другие. При регистрации конфиденциальных документов к его номеру добавляется сокращенное обозначение грифа конфиденциальности, например: № 37к, 89ск, 97дсп.
Наименование грифа должно соответствовать наименованию степени конфиденциальности.
Четвертый этап – определение конкретных сроков конфиденциальности либо обстоятельств и событий, при наступлении которых конфиденциальность снимается.
Пятый этап - определяется круг лиц, имеющих право составлять, визировать и подписывать тот или другой вид документа, а также предприятия, которым данные документы должны направляться.
Шестой этап – изготовление конфиденциальных документов. Проекты конфиденциальных документов могут изготавливаться рукописным способом, на пишущей машинке и при помощи печатающих устройств средств вычислительной техники. Рукописным способом допускается готовить отдельные текстовые внутренние документы, а также вносить переменную часть в типовые формы документов. Проекты других текстовых документов изготавливаются печатным способом либо с черновика, либо с другого носителя, включая звуковоспроизводящие устройства, либо под диктовку, либо непосредственно исполнителем. Проекты чертежно-графических документов могут изготавливаться как рукописным способом, так и печатным, с помощью компьютера.
Изготавливать печатные проекты конфиденциальных документов следует в подразделении конфиденциального делопроизводства. Используемые для печатания средства вычислительной техники и электрические пишущие машинки должны быть защищены от перехвата излучаемых ими сигналов.
При любом способе изготовления проекты должны иметь все необходимые и правильно оформленные реквизиты.
В случае если документ печатается с черновика, на первом листе черновика должны быть проставлены количество необходимых экземпляров проекта документа и фамилия исполнителя.
После отработки проекта текстового документа исполнитель должен проставить на экземпляре документа их номера, завизировать остающийся на предприятии экземпляр, получить визы соответствующих должностных лиц, подписать проект у соответствующего руководителя и передать все экземпляры документа вместе с черновиком в подразделение конфиденциального делопроизводства. Если проект документа по каким-либо причинам не был подписан, то все экземпляры вместе с черновиком также передаются в подразделение конфиденциального делопроизводства.
Чертежно-графические документы оформляются в соответствии с нормами, существующими для систем проектной, конструкторской и технологической документации, при этом оформление конфиденциальных документов отличается от открытых только проставлением грифа конфиденциальности и номера экземпляра. Текстовые документы оформляются по установленным правилам оформления различных систем управленческой документации.

1.2. НОСИТЕЛИ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОЙ ИНФОРМАЦИИ
Проекты конфиденциальных документов печатаются или с черновика, на котором они составляются, или с текста нанесенного на ином носителе информации, или без использования того и другого. Самыми распространенными носителями документированной конфиденциальной информации являются машинные и бумажные носители.
Машинные носители:

Жесткие магнитные диски;
Гибкие магнитные диски (дискеты);
Магнитные ленты;
Магнитооптические диски;
Оптические диски.

Бумажные носители:
для текстовых документов – спецблокноты, отдельные листы бумаги, типовые формы документов, стенографические и рабочие тетради;
для чертежно-графических документов – ватман, калька, миллиметровая бумага.
Спецблокнот предназначен для составления черновиков документов. Он представляет собой сброшюрованные и пронумерованные листы бумаги с линией отрыва и контрольным листком, в котором проставляются номера листов блокнота. Стенографические тетради используются для стенограмм, рабочие тетради (сброшюрованные листы бумаги без линии отрыва) – для различных рабочих справочных записей, хотя в ней допускается составлять черновики отдельных больших по объему документов. Остальные носители могут использоваться как для составления черновиков, так и для печатания или рукописного изготовления проектов документов. При этом типовые формы документов (бланки с трафаретным текстом) должны содержать только открытую информацию и иметь в соответствующих местах пропуски для последующего внесения конфиденциальной информации, как правило, количественного характера.
Перед взятием на учет носители должны быть оформлены следующим образом.
На обложках спецблокнотов сотрудник подразделения конфиденциального делопроизводства пишет или проставляет штампом слово «Спецблокнот» и в правом верхнем углу гриф конфиденциальности. Если листы спецблокнота не пронумерованы типографическим способом, то они нумеруются сотрудником подразделения конфиденциального делопроизводства.
На обложках рабочих и стенографических тетрадей указываются вид носителя, гриф конфиденциальности и фамилия исполнителя. Листы тетради нумеруются, на обороте последнего листа составляется подписываемая сотрудником конфиденциального делопроизводства заверительная подпись с указанием количества листов в тетради. Листы типовых форм документов нумеруются исполнителем, на первом листе проставляется гриф конфиденциальности. На отдельных листах бумаги, ватмана, миллиметровки, кальки в соответствующих графах основных надписей, штампов или других установленных местах исполнителем проставляется: на всех носителях - гриф конфиденциальности, номер листов; дополнительно для носителей, предназначенных для чертежно-графических документов – количество листов, подразделение и фамилия исполнителя. На любом носителе, предназначенном для составления одного конкретного документа, указывается наименование этого документа.
Объем и характер создаваемых документов влияют на организацию работы по защите информации. Поэтому документирование конфиденциальной информации является важнейшей составляющей частью конфиденциального делопроизводства, поскольку от количества, состава и правильности оформления документов зависит качество и эффективность управленческой и производственной деятельности, достоверность и юридическая сила документов, трудоемкость их обработки и качество организации.

ГЛАВА 2. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

2.1. УЧЕТ И ИСПОЛНЕНИЕ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Для сохранности конфиденциальных документов в учетных формах необходимо фиксировать не только данные о самом документе, включая количество его экземпляров и листов, но и любое движение и местонахождения документа.
Учет конфиденциальных документов и их носителей осуществляется подразделением конфиденциального делопроизводства.
Учет документов, содержащих коммерческую тайну, осуществляется отдельно от документов, содержащих служебную тайну.
Учету подлежат все без исключения изготовленные на предприятии и полученные им конфиденциальные документы.
Учет конфиденциальных документов подразделяется на три вида: изданных документов, поступивших документов, документов выделенного хранения.
Учет изданных документов, изготовленные на данном предприятии рукописным, машинописным способом или с использованием печатающих устройств ЭВМ, независимо от того, направляются эти документы на другие предприятия или являются внутренними.
Учет поступивших документов охватывает документы поступившие от других предприятий, за исключением тех из них, которые без присвоения им регистрационного номера по этому виду учета сразу переводятся на учет документов выделенного хранения.
Учет документов выделенного хранения охватывает все документы, не подлежащие подшивки в дела. Документы, которые по различным причинам не подшиваются в дела, передаются в библиотеку, технический архив или соответствующие производственные подразделения. Эти документы можно разделить на две категории. К первой относятся документы, которые по производственным условиям нецелесообразно подшивать в дело. Ко второй категории относятся документы, которые по их внешним особенностям невозможно или нецелесообразно подшивать в дело (большой формат, сброшюрованный, чертежно-графический и так далее). На этот вид учета могут ставится документы на стадии их создания или получения либо переводится документы уже взятые на учет изданных или поступивших документов.
Независимо от вида учета конфиденциальные документы можно учитывать в журналах и карточках.
Журналы или карточки учета изданных и поступивших документов ведутся погодно; не исполненные в текущем году документы подлежат переводу на учет следующего года с отметкой об этом в учетных формах текущего года. Учет документов выделенного хранения ведется непрерывно, номера каждого года продолжают номера предыдущих лет.
Носители конфиденциальной информации также учитываются в журналах или карточках.
Листы журнала учета носителей должны быть перед заведением пронумерованы, прошиты и опечатаны печатью подразделения конфиденциального делопроизводства. На оборотной стороне последнего листа журнала проставляется заверительная надпись с указанием количества листов, подписываемая сотрудником, ответственным за ведение журнала. Заверительная надпись на картотеку учета носителей с указанием количества карточек в картотеке, составляется по окончании года на отдельной карточке и помещается в конце картотеки.
Все носители, предназначенные для составления черновиков и проектов конфиденциальных документов, следует учитывать предварительно, до внесения в них записей. Должны учитываться и проекты конфиденциальных документов на стадии их изготовления. Учет черновиков и проектов позволяет предотвращать неправильное обращение с ними и, кроме того, обеспечивает контроль за подготовкой документов и их соответствие перечням издаваемых конфиденциальных документов. На бумажных носителях проставляется:
на спецблокнотах: в верхнем левом углу лицевой стороны обложки штамп с указанием учетного номера и количество листов, на каждом листе в верхнем левом углу - учетный номер;
на рабочих и стенографических тетрадях: в верхнем левом углу лицевой стороны обложки штамп с указанием учетного номера и количество листов;
на отдельных листах бумаги, типовой формы документа, ватмана, кальки, миллиметровки: в верхней части левого поля первого листа такой же штамп с указанием учетного номера и количества листов (на носителях чертежно-графической информации – только учетный номер); на левом поле остальных листов штамп «К Уч. №» с указанием номера.
ЭВМ, используемые для изготовления конфиденциальных документов, учитываются службой безопасности предприятия.
Магнитные и оптические носители, предназначенные для отображения (фиксирования) конфиденциальной информации должны учитываться подразделением конфиденциального делопроизводства до нанесения на них информации в журналах или карточках учета машинных носителей конфиденциальной информации.
На самих носителях проставляются их учетные номера и грифы конфиденциальности (аббревиатурой).
Учет бумажных и магнитных носителей производится по каждому виду тайны раздельно.
Если проект документа был напечатан как открытый, а в процессе визирования или подписания принято решение о переводе его в разряд конфиденциальных, то исполнителем должны быть представлены в подразделение конфиденциального делопроизводства все экземпляры отпечатанного проекта и черновик. На обороте последнего экземпляра проекта исполнитель указывает, сколько экземпляров отпечатано и сколько листов в черновике, заверяя это своей подписью. При отсутствии черновика или отдельных экземпляров проекта документа руководителем предприятия назначается комиссия для их поиска. Если они не будут найдены, то об этом делается отметка на обороте последнего экземпляра проекта за подписью председателя комиссии.
В формах учета не должны производиться подчистки и исправления с применением корректирующей жидкости. Ошибочная надпись зачеркивается одной чертой. Вносимые исправления заверяются подписью сотрудника подразделения конфиденциального делопроизводства с проставлением даты.
Если содержащиеся в учетных формах сведения по совокупности являются конфиденциальными, журналам и картотекам должен присваиваться гриф конфиденциальности. На карточках учета гриф конфиденциальности не проставляется.
После учета конфиденциальных документов осуществляется их рассмотрение и передача для исполнения.
Под исполнением конфиденциального документа понимают – «процесс документирования управленческих решений и действий, результатов выполнения руководителями и сотрудниками организации поставленных задач» [ 15. стр.250 ] .
В процессе рассмотрения документов на них пишутся резолюции.
После рассмотрения и написания резолюции на документах они передаются исполнителю под подпись в соответствующих учетных формах.
При получении документов исполнитель должен проверить соответствие учетного номера документа и количество его листов.
Передача документов между исполнителями должна производиться через подразделение конфиденциального делопроизводства или по разовой расписке, если документы передаются между сотрудниками несколько раз в течение дня.
Документы, требующие подготовки ответа или принятия решения, подлежат контролю.
Для его осуществления при карточном способе учета используется дополнительные экземпляры учетных карточек, в которых для перенесения резолюции руководителя и контрольных отметок используются графы, отражающие движение документов в ходе их исполнения. При журнальном способе для осуществления контроля исполнения документов изготавливаются специальные контрольные карточки.
В контрольных карточках не должны содержаться конфиденциальные сведения.
При контроле документов, пункты которых имеют самостоятельного исполнителя и срок исполнения, на каждый из пунктов заполняется отдельный экземпляр карточки учета (контрольной карточки).
Из карточек контроля документов формируется контрольная картотека по срокам исполнения документов.
При автоматизированном контроле исполнения документов соответствующие данные вводятся в компьютер.
В процессе контроля исполнения документа подразделение конфиденциального делопроизводства должно периодически напоминать исполнителю о контролируемом документе. О нарушении срока исполнения документа подразделение конфиденциального делопроизводства извещает соответствующего руководителя.
После исполнения документа исполнитель проставляет на нем отметку об исполнении документа и направлении его в дело.
Исполненный документ вместе с документом-ответом (при наличии) сдается в подразделение конфиденциального делопроизводства. Сотрудник подразделения должен проверить соответствие их учетных данных, расписаться за получение документа в учетном журнале или карточке. Контролируемый документ по решению соответствующего руководителя снимается с контроля.
Если конфиденциальный документ не требует исполнения, а адресован лишь для ознакомления, то он может не выдаваться на рабочие места исполнителям, а ознакомление с ним производится в подразделении конфиденциального делопроизводства. При этом если ознакомление производится в присутствие сотрудника подразделения конфиденциального делопроизводства, то подпись в учетной форме за получение документа может не проставляться. Подпись об ознакомлении с документами с проставлением даты производится на самих документах.
Отправление конфиденциальных документов на другие предприятия производится в законвертованном виде. Конверты (пакеты) должны быть светонепроницаемыми или используется двойное пакетирование документов. В правом верхнем углу пакета проставляется гриф конфиденциальности, ниже при необходимости помета «Лично» и тому подобное.
Гриф конфиденциальности и иные отметки могут ставится на внутреннем конверте, который опечатывается и при необходимости прошивается. Внешний конверт обрабатывается в соответствие с почтовыми правилами. Особое внимание обращается на прочность проклеивания клапанов конвертов, исключающую возможность «отпаривания» мест склейки.
Если изданный конфиденциальный документ подлежит отправлению с сопроводительным письмом, то оно регистрируется за самостоятельным учетным номером, на нем проставляется гриф конфиденциальности.
Таким образом, в конфиденциальном делопроизводстве запись учетных данных о документе включает не только факта его создания, отправления или получения и является не только основой построения поисковой системы по документам. Важнейшая цель записи учетных данных состоит в обеспечении сохранности конфиденциальных документов и предотвращение утечки содержащейся в документах информации.

2.2. ПОДГОТОВКА КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ К АРХИВНОМУ ХРАНЕНИЮ И УНИЧТОЖЕНИЕ
и т.д.................

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Глава 1. Документирование конфиденциальных сведений

1.1 Этапы изготовления конфиденциальных сведений

1.2 Носители конфиденциальных сведений

Глава 2. Организация работы с конфиденциальными документами

2.1 Учет и исполнение конфиденциальных документов

2.2 Подготовка конфиденциальных документов к архивному хранению и уничтожение

Заключение

Список литературы

ВВЕДЕНИЕ

Документирование конфиденциальных сведений является важнейшей составной частью конфиденциальной делопроизводства, поскольку от правильности оформления документов зависит качество и эффективность управленческой и производственной деятельности, достоверность и юридическая сила документов, трудоемкость их обработки и качество организации. Объем и характер создаваемых документов влияют и на организацию работы по их защите. Кроме того, в процессе документирования создается документальная база, раскрывающая историю предприятия.

По уровню доступности документы подразделяются на две категории: общедоступные и с ограниченным доступом. Общедоступными являются открытые документы. К документам с ограниченным доступом относятся документы, работа с которыми может производиться по специальному разрешению уполномоченных на то лиц.

Документы с ограниченным доступом относятся к сфере деятельности не одного, а нескольких типов делопроизводства, в зависимости от того, к какому виду тайны принадлежит содержащаяся в них информация. Нормативными документами установлено шесть видов тайны: государственная, коммерческая, служебная, личная, семейная, профессиональная.

Конфиденциальное делопроизводство - это деятельность, обеспечивающая документирование конфиденциальной информации, организация работы с конфиденциальными документами и защита содержащейся в них информации. При этом под документированием информации понимают процесс подготовки и изготовления документов, под организацией работы с документами - их учет, размножение, прохождение, исполнение, отправление, классификацию, систематизацию, подготовку для архивного хранения, уничтожение, режим хранения и обращения, проверку наличия.

Конфиденциальное делопроизводство в силу условий работы с конфиденциальными документами распространяется как на официальные документы, так и на их проекты, различные рабочие записи, не имеющие всех необходимых реквизитов, но содержащие информацию, подлежащую защите.

Конфиденциальные сведения должны защищаться от утраты и утечки.

Защита конфиденциальной документированной информации от утраты и утечки осуществляется в рамках конфиденциального делопроизводства.

Цель работы: описать технологию документирования конфиденциальных сведений.

Поставленная цель определяет следующие задачи:

· выделить этапы изготовления конфиденциальных документов;

· охарактеризовать виды носителей конфиденциальной информации;

· проследить учет и исполнение конфиденциальных документов;

· рассмотреть подготовку конфиденциальных документов к архивному хранению и уничтожение.

Конфиденциальное делопроизводство необходимо для защиты сведений с ограниченным доступом, так как утрата или утечка такой информации наносит ущерб ее собственнику.

ГЛАВА 1. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ СВЕДЕНИЙ

1.1 ЭТАПЫ ИЗГОТОВЛЕНИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Документирование конфиденциальных сведений включает определение состава внутренних и отправленных документов и их изготовление.

Конфиденциальные документы должны создаваться только при действительной необходимости в письменном удостоверении их наличия и содержания. При этом решение задач конфиденциальной деятельности должно обеспечиваться минимальным количеством документов при сохранении полноты необходимой информации.

Определение состава издаваемых конфиденциальных документов осуществляется на основе перечня конфиденциальных сведений организации, требований партнеров, перечня конфиденциальных документов организации.

Перечни издаваемых конфиденциальных документов составляют отдельно по каждому виду тайны, подписываются председателем и всеми именами постоянно действующей экспертной комиссии (ПДЭК) и утверждаются руководителем организации. С перечнями под расписку должны быть ознакомлены все лица, наделенные правом составлять, визировать, подписывать и утверждать соответствующие документы.

Итак, состав конфиденциальных документов определен, рассмотрим этапы их создания.

На первом этапе работы с конфиденциальными сведениями необходимо установить весь состав циркулирующей на предприятии информации, отображенной на любом носителе, любым способом и в любом виде.

На втором этапе определяется, какая из установленной информации должна быть конфиденциальной, и отнесена к коммерческой тайне. Основным критерием при этом является возможность получить преимуществ от использования информации за счет неизвестности ее третьим лицам.

Третий этап. Определяется степень конфиденциальности информации, то есть присваивается гриф конфиденциальности. Степень конфиденциальности - это показатель уровня закрытости информации. Уровень закрытости зависит от величины ущерба, который может наступить при утечке информации. Чем больше этот ущерб, тем выше должна быть степень конфиденциальности.

Гриф конфиденциальности представляет собой реквизит формуляра документа, свидетельствующий о конфиденциальности содержащихся в документе сведений и проставляемых на самом документе и сопроводительном письме к нему. Применяются от одной до нескольких степеней конфиденциальности с различными их наименованиями.

И.Н. Кузнецов и А.И. Алексенцев предлагают деление информации на две степени: конфиденциально и строго конфиденциально». Алексенцев, А. И. Конфиденциальное делопроизводство - М.: ООО Журнал «Управления персоналом», 2003.С.-34,253. Однако Законом «О коммерческой тайне» установлена одна степень конфиденциальности с названием «Коммерческая тайна» (это конфиденциальная информация, позволяющая ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду силу ее неизвестности широкому кругу лиц). Это названо грифом коммерческой тайны, который свидетельствует лишь о принадлежности информации к коммерческой тайне.

Коммерческая тайна является собственностью предприятия.

Кроме коммерческой тайны в делопроизводстве используется служебная тайна.

В.П. Козырева дает следующее определение служебной тайне - это служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с Гражданским кодексом РФ и федеральными законами. Козырева, В. П. Организуем работу с документами ограниченного доступа / В. П. Козырева // Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2007. - № 11. - С. 67 - 72.

Можно сказать, что служебная тайна - это информация о деятельности государственных органов, муниципальной власти и подведомственных им предприятий, а также о государственных служащих. В коммерческих структурах служебная тайна используется главным образом лишь при переписке с органами власти.

На документах, содержащих сведения, отнесенные к служебной тайне, ставится гриф «Для служебного пользования» или сокращенный вариант «ДСП».

Под обозначением грифа указывается номер экземпляра документа, срок действия грифа и иные условия его снятия.

Гриф располагается в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 на первом и титульном листах документа, а также на обложке дела (тома) в правом верхнем углу. На документах, записанных на машинных носителях, гриф обозначается на всех листах.

Ниже грифа могут обозначаться ограничительные пометы: «Лично», «Только в руки», «Только адресату», «Лично в руки» и другие. При регистрации конфиденциальных документов к его номеру добавляется сокращенное обозначение грифа конфиденциальности, например: № 37к, 89ск, 97дсп.

Наименование грифа должно соответствовать наименованию степени конфиденциальности.

Четвертый этап - определение конкретных сроков конфиденциальности либо обстоятельств и событий, при наступлении которых конфиденциальность снимается.

Пятый этап - определяется круг лиц, имеющих право составлять, визировать и подписывать тот или другой вид документа, а также предприятия, которым данные документы должны направляться.

Шестой этап - изготовление конфиденциальных документов. Проекты конфиденциальных документов могут изготавливаться рукописным способом, на пишущей машинке и при помощи печатающих устройств средств вычислительной техники. Рукописным способом допускается готовить отдельные текстовые внутренние документы, а также вносить переменную часть в типовые формы документов. Проекты других текстовых документов изготавливаются печатным способом либо с черновика, либо с другого носителя, включая звуковоспроизводящие устройства, либо под диктовку, либо непосредственно исполнителем. Проекты чертежно-графических документов могут изготавливаться как рукописным способом, так и печатным, с помощью компьютера.

Изготавливать печатные проекты конфиденциальных документов следует в подразделении конфиденциального делопроизводства. Используемые для печатания средства вычислительной техники и электрические пишущие машинки должны быть защищены от перехвата излучаемых ими сигналов.

При любом способе изготовления проекты должны иметь все необходимые и правильно оформленные реквизиты.

В случае если документ печатается с черновика, на первом листе черновика должны быть проставлены количество необходимых экземпляров проекта документа и фамилия исполнителя.

После отработки проекта текстового документа исполнитель должен проставить на экземпляре документа их номера, завизировать остающийся на предприятии экземпляр, получить визы соответствующих должностных лиц, подписать проект у соответствующего руководителя и передать все экземпляры документа вместе с черновиком в подразделение конфиденциального делопроизводства. Если проект документа по каким-либо причинам не был подписан, то все экземпляры вместе с черновиком также передаются в подразделение конфиденциального делопроизводства.

Чертежно-графические документы оформляются в соответствии с нормами, существующими для систем проектной, конструкторской и технологической документации, при этом оформление конфиденциальных документов отличается от открытых только проставлением грифа конфиденциальности и номера экземпляра. Текстовые документы оформляются по установленным правилам оформления различных систем управленческой документации.

1.2 НОСИТЕЛИ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ СВЕДЕНИЙ

Проекты конфиденциальных документов печатаются или с черновика, на котором они составляются, или с текста нанесенного на ином носителе информации, или без использования того и другого. Самыми распространенными носителями документированной конфиденциальных сведений являются машинные и бумажные носители.

Машинные носители:

· Жесткие магнитные диски;

· Гибкие магнитные диски (дискеты);

· Магнитные ленты;

· Магнитооптические диски;

· Оптические диски.

Бумажные носители:

для текстовых документов - спецблокноты, отдельные листы бумаги, типовые формы документов, стенографические и рабочие тетради;

для чертежно-графических документов - ватман, калька, миллиметровая бумага.

Спецблокнот предназначен для составления черновиков документов. Он представляет собой сброшюрованные и пронумерованные листы бумаги с линией отрыва и контрольным листком, в котором проставляются номера листов блокнота. Стенографические тетради используются для стенограмм, рабочие тетради (сброшюрованные листы бумаги без линии отрыва) - для различных рабочих справочных записей, хотя в ней допускается составлять черновики отдельных больших по объему документов. Остальные носители могут использоваться как для составления черновиков, так и для печатания или рукописного изготовления проектов документов. При этом типовые формы документов (бланки с трафаретным текстом) должны содержать только открытую информацию и иметь в соответствующих местах пропуски для последующего внесения конфиденциальной информации, как правило, количественного характера.

Перед взятием на учет носители должны быть оформлены следующим образом.

На обложках спецблокнотов сотрудник подразделения конфиденциального делопроизводства пишет или проставляет штампом слово «Спецблокнот» и в правом верхнем углу гриф конфиденциальности. Если листы спецблокнота не пронумерованы типографическим способом, то они нумеруются сотрудником подразделения конфиденциального делопроизводства.

На обложках рабочих и стенографических тетрадей указываются вид носителя, гриф конфиденциальности и фамилия исполнителя. Листы тетради нумеруются, на обороте последнего листа составляется подписываемая сотрудником конфиденциального делопроизводства заверительная подпись с указанием количества листов в тетради. Листы типовых форм документов нумеруются исполнителем, на первом листе проставляется гриф конфиденциальности. На отдельных листах бумаги, ватмана, миллиметровки, кальки в соответствующих графах основных надписей, штампов или других установленных местах исполнителем проставляется: на всех носителях - гриф конфиденциальности, номер листов; дополнительно для носителей, предназначенных для чертежно-графических документов - количество листов, подразделение и фамилия исполнителя. На любом носителе, предназначенном для составления одного конкретного документа, указывается наименование этого документа.

Объем и характер создаваемых документов влияют на организацию работы по защите информации. Поэтому документирование конфиденциальных сведений является важнейшей составляющей частью конфиденциального делопроизводства, поскольку от количества, состава и правильности оформления документов зависит качество и эффективность управленческой и производственной деятельности, достоверность и юридическая сила документов, трудоемкость их обработки и качество организации.

ГЛАВА 2. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

2.1 УЧЕТ И ИСПОЛНЕНИЕ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

документ архивный конфиденциальный делопроизводство

Для сохранности конфиденциальных документов в учетных формах необходимо фиксировать не только данные о самом документе, включая количество его экземпляров и листов, но и любое движение и местонахождения документа.

Учет конфиденциальных документов и их носителей осуществляется подразделением конфиденциального делопроизводства.

Учет документов, содержащих коммерческую тайну, осуществляется отдельно от документов, содержащих служебную тайну.

Учету подлежат все без исключения изготовленные на предприятии и полученные им конфиденциальные документы.

Учет конфиденциальных документов подразделяется на три вида: изданных документов, поступивших документов, документов выделенного хранения.

Учет изданных документов, изготовленные на данном предприятии рукописным, машинописным способом или с использованием печатающих устройств ЭВМ, независимо от того, направляются эти документы на другие предприятия или являются внутренними.

Учетпоступивших документов охватывает документы поступившие от других предприятий, за исключением тех из них, которые без присвоения им регистрационного номера по этому виду учета сразу переводятся на учет документов выделенного хранения.

Учет документов выделенного хранения охватывает все документы, не подлежащие подшивки в дела. Документы, которые по различным причинам не подшиваются в дела, передаются в библиотеку, технический архив или соответствующие производственные подразделения. Эти документы можно разделить на две категории. К первой относятся документы, которые по производственным условиям нецелесообразно подшивать в дело. Ко второй категории относятся документы, которые по их внешним особенностям невозможно или нецелесообразно подшивать в дело (большой формат, сброшюрованный, чертежно-графический и так далее). На этот вид учета могут ставится документы на стадии их создания или получения либо переводится документы уже взятые на учет изданных или поступивших документов.

Независимо от вида учета конфиденциальные документы можно учитывать в журналах и карточках.

Журналы или карточки учета изданных и поступивших документов ведутся погодно; не исполненные в текущем году документы подлежат переводу на учет следующего года с отметкой об этом в учетных формах текущего года. Учет документов выделенного хранения ведется непрерывно, номера каждого года продолжают номера предыдущих лет.

Носители конфиденциальных сведений также учитываются в журналах или карточках.

Листы журнала учета носителей должны быть перед заведением пронумерованы, прошиты и опечатаны печатью подразделения конфиденциального делопроизводства. На оборотной стороне последнего листа журнала проставляется заверительная надпись с указанием количества листов, подписываемая сотрудником, ответственным за ведение журнала. Заверительная надпись на картотеку учета носителей с указанием количества карточек в картотеке, составляется по окончании года на отдельной карточке и помещается в конце картотеки.

Все носители, предназначенные для составления черновиков и проектов конфиденциальных документов, следует учитывать предварительно, до внесения в них записей. Должны учитываться и проекты конфиденциальных документов на стадии их изготовления. Учет черновиков и проектов позволяет предотвращать неправильное обращение с ними и, кроме того, обеспечивает контроль за подготовкой документов и их соответствие перечням издаваемых конфиденциальных документов. На бумажных носителях проставляется:

На спецблокнотах: в верхнем левом углу лицевой стороны обложки штамп с указанием учетного номера и количество листов, на каждом листе в верхнем левом углу - учетный номер;

На рабочих и стенографических тетрадях: в верхнем левом углу лицевой стороны обложки штамп с указанием учетного номера и количество листов;

На отдельных листах бумаги, типовой формы документа, ватмана, кальки, миллиметровки: в верхней части левого поля первого листа такой же штамп с указанием учетного номера и количества листов (на носителях чертежно-графической информации - только учетный номер); на левом поле остальных листов штамп «К Уч. №» с указанием номера.

ЭВМ, используемые для изготовления конфиденциальных документов, учитываются службой безопасности предприятия.

Магнитные и оптические носители, предназначенные для отображения (фиксирования) конфиденциальной информации должны учитываться подразделением конфиденциального делопроизводства до нанесения на них информации в журналах или карточках учета машинных носителей конфиденциальной информации.

На самих носителях проставляются их учетные номера и грифы конфиденциальности (аббревиатурой).

Учет бумажных и магнитных носителей производится по каждому виду тайны раздельно.

Если проект документа был напечатан как открытый, а в процессе визирования или подписания принято решение о переводе его в разряд конфиденциальных, то исполнителем должны быть представлены в подразделение конфиденциального делопроизводства все экземпляры отпечатанного проекта и черновик. На обороте последнего экземпляра проекта исполнитель указывает, сколько экземпляров отпечатано и сколько листов в черновике, заверяя это своей подписью. При отсутствии черновика или отдельных экземпляров проекта документа руководителем предприятия назначается комиссия для их поиска. Если они не будут найдены, то об этом делается отметка на обороте последнего экземпляра проекта за подписью председателя комиссии.

В формах учета не должны производиться подчистки и исправления с применением корректирующей жидкости. Ошибочная надпись зачеркивается одной чертой. Вносимые исправления заверяются подписью сотрудника подразделения конфиденциального делопроизводства с проставлением даты.

После учета конфиденциальных документов осуществляется их рассмотрение и передача для исполнения.

Под исполнением конфиденциального документа понимают - «процесс документирования управленческих решений и действий, результатов выполнения руководителями и сотрудниками организации поставленных задач». Кузнецов И. Н. Делопроизводство: учеб-справоч. пособие / И. Н. Кузнецов. - М.: Изд. «Дашков и Ко», 2006. - 520 с. С. - 250

В процессе рассмотрения документов на них пишутся резолюции.

После рассмотрения и написания резолюции на документах они передаются исполнителю под подпись в соответствующих учетных формах.

При получении документов исполнитель должен проверить соответствие учетного номера документа и количество его листов.

Передача документов между исполнителями должна производиться через подразделение конфиденциального делопроизводства или по разовой расписке, если документы передаются между сотрудниками несколько раз в течение дня.

Документы, требующие подготовки ответа или принятия решения, подлежат контролю.

Для его осуществления при карточном способе учета используется дополнительные экземпляры учетных карточек, в которых для перенесения резолюции руководителя и контрольных отметок используются графы, отражающие движение документов в ходе их исполнения. При журнальном способе для осуществления контроля исполнения документов изготавливаются специальные контрольные карточки.

В контрольных карточках не должны содержаться конфиденциальные сведения.

При контроле документов, пункты которых имеют самостоятельного исполнителя и срок исполнения, на каждый из пунктов заполняется отдельный экземпляр карточки учета (контрольной карточки).

Из карточек контроля документов формируется контрольная картотека по срокам исполнения документов.

При автоматизированном контроле исполнения документов соответствующие данные вводятся в компьютер.

В процессе контроля исполнения документа подразделение конфиденциального делопроизводства должно периодически напоминать исполнителю о контролируемом документе. О нарушении срока исполнения документа подразделение конфиденциального делопроизводства извещает соответствующего руководителя.

После исполнения документа исполнитель проставляет на нем отметку об исполнении документа и направлении его в дело.

Исполненный документ вместе с документом-ответом (при наличии) сдается в подразделение конфиденциального делопроизводства. Сотрудник подразделения должен проверить соответствие их учетных данных, расписаться за получение документа в учетном журнале или карточке. Контролируемый документ по решению соответствующего руководителя снимается с контроля.

Если конфиденциальный документ не требует исполнения, а адресован лишь для ознакомления, то он может не выдаваться на рабочие места исполнителям, а ознакомление с ним производится в подразделении конфиденциального делопроизводства. При этом если ознакомление производится в присутствие сотрудника подразделения конфиденциального делопроизводства, то подпись в учетной форме за получение документа может не проставляться. Подпись об ознакомлении с документами с проставлением даты производится на самих документах. Отправление конфиденциальных документов на другие предприятия производится в законвертованном виде. Конверты (пакеты) должны быть светонепроницаемыми или используется двойное пакетирование документов. В правом верхнем углу пакета проставляется гриф конфиденциальности, ниже при необходимости помета «Лично» и тому подобное. Гриф конфиденциальности и иные отметки могут ставится на внутреннем конверте, который опечатывается и при необходимости прошивается. Внешний конверт обрабатывается в соответствие с почтовыми правилами. Особое внимание обращается на прочность проклеивания клапанов конвертов, исключающую возможность «отпаривания» мест склейки. Если изданный конфиденциальный документ подлежит отправлению с сопроводительным письмом, то оно регистрируется за самостоятельным учетным номером, на нем проставляется гриф конфиденциальности. Таким образом, в конфиденциальном делопроизводстве запись учетных данных о документе включает не только факта его создания, отправления или получения и является не только основой построения поисковой системы по документам. Важнейшая цель записи учетных данных состоит в обеспечении сохранности конфиденциальных документов и предотвращение утечки содержащейся в документах информации.

2.2 ПОДГОТОВКА КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ К АРХИВНОМУ ХРАНЕНИЮ И УНИЧТОЖЕНИЕ

Дела с конфиденциальными документами всегда формируются централизованно в службе конфиденциального делопроизводства.

Под одним заголовком обычно заводят конфиденциальное и открытое дело.

При составлении номенклатуры дел к графам, которые используются в открытом делопроизводстве: индекс дела, заголовок дела, количество единиц хранения, срок хранения и номер статей по перечню, примечание, добавляются графы: гриф конфиденциальности дела, фамилии сотрудников, которым предоставлено право пользоваться делом, отметка о движении дела (архивный номер, номер и дата акта об уничтожении, запись об отправлении, номер и дата сопроводительного письма), отметка о проверке наличия (подписи и дата).

Описи подшиваются в начале дела, перед документами и имеет самостоятельную нумерацию листов.

Конфиденциальные документы комплектуются в дела с учетом того, что сведения, составляющие коммерческую тайну, не должны попадать в государственный архив до истечения срока их конфиденциальности.

Гриф конфиденциальности указывается в верхнем правом углу обложки дела. Обязательно составление внутренней описи, которая содержит следующие графы: учетный номер документа, гриф конфиденциальности, дата подписания или утверждения, вид, краткое содержание, номера листов дела, соответствующих расположению документа в деле.

После снятия грифа конфиденциальности документ передается в службу открытого делопроизводства. Об изменении или снятии грифа делается отметка на документе, которая удостоверяется подписью руководителя, подписавшего или утвердившего этот документ.

Период конфиденциальности может быть длиннее или короче срока хранения дела.

Срок хранения дела в целом устанавливается по наивысшему сроку хранения документов, находящихся в деле.

Конфиденциальные документы в помещениях архива должны храниться в сейфах, металлических шкафах или стеллажах, которые по окончании рабочего дня запираются и опечатываются сотрудником, ответственным за учет и хранение документов. Магнитные носители информации хранятся в футлярах по тому же принципу.

По истечении срока хранения уничтожаются (с оформлением акта): дела, включенные в номенклатуру дел, подлинники видео, аудиодокументов, проекты технических документов, черновики и проекты особо ценных документов, картотеки (журналы) учета конфиденциальных документов и другие подобные материалы, а также любые электронные документы, описи и учетные формы, находящиеся как в рабочем или архивном массивах компьютера, так и на магнитных носителях, хранимых вне ЭВМ. Уничтожение конфиденциальных документов и дел письменно согласовывается с руководителями подразделений, согласовывается с экспертной комиссией организации и производится с оформлением и без оформления акта.

Акт подписывают члены экспертной комиссии, и утверждает первый руководитель фирмы.

Черновики, проекты, лишние экземпляры документа разрываются и помещаются в находящуюся в подразделении конфиденциального делопроизводства урну. В журналах учета издаваемых документов пишется слово или проставляется штамп «Уничтожен», заверяемый подписью сотрудника подразделения конфиденциального делопроизводства с проставлением даты. При уничтожении проекта документа пишется слово или проставляется штамп «Проект уничтожен», а при уничтожении лишних экземпляров документа «Экз. №___ уничтожены» с указанием номеров экземпляров. Эти отметки заверяются подписью сотрудника подразделения конфиденциального делопроизводства с проставлением даты.

Испорченные листы бумаги, кальки, миллиметровки, ватмана уничтожаются как листы черновика.

Кроме того, в урну должны помещаться без проставления отметок об уничтожении отдельные перепечатанные листы проекта документа, а также используемые при печатании документов копировальная бумага, красящая лента, прокладки, так как в них отображена конфиденциальная информация.

Макулатура может уничтожаться и с помощью бумагорезательной машины, при этом листы должны быть разрезаны на куски гарантирующие невозможность восстановления текста.

Можно сделать вывод, что задачей, решаемой при формировании, хранении и уничтожении дел с конфиденциальными документами, является не только эффективность использования этих документов в управленческой и производственной деятельности организации, но и обеспечение сохранности документов, дел, массивов информации и их носителей.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Рассмотрев технологию работы с конфиденциальными документами можно сделать вывод, что в целом работа с конфиденциальными документами основывается на тех же принципах, что и работа с открытыми документами. Но есть и некоторые отличия. Например, сфере деятельности открытое делопроизводство распространяется в основном на управленческие документы, а конфиденциальное как на управленческие, так и на научно-технические документы. Также конфиденциальное делопроизводство включает работу не только с официальными документами, но и с их проектами, различными рабочими записями, не имеющими всех необходимых реквизитов, но содержащие информацию, подлежащую защите. Это удалось проследить, выделяя этапы изготовления конфиденциальных документов и рассматривая носители конфиденциальных сведений.

Рассмотрев учет и исполнение конфиденциальных документов можно сказать, что в отличие от открытого делопроизводства, цель которого состоит в создании справочно-информационной системы, цель учета конфиденциальных документов состоит в сохранности документов и фиксирования их местонахождения.

Конфиденциальное делопроизводство шире открытого и по своим задачам, так как задача открытого делопроизводства состоит в документационном обеспечение управленческой деятельности, а конфиденциального, кроме того, еще и в защите документированных сведений, образующихся в процессе конфиденциальной деятельности, а также других объектов так или иначе связанных с защищаемыми документами. В этом можно убедиться, рассмотрев архивное хранение и уничтожение конфиденциальных документов.

Конфиденциальные документы должны создаваться только при действительной необходимости в письменном удостоверении их наличия и содержания. При этом решение задач конфиденциальной деятельности должно обеспечиваться минимальным количеством документов при сохранении полноты необходимых сведений.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Алексенцев, А.И. Конфиденциальное делопроизводство - М.: ООО Журнал «Управления персоналом», 2003.

2. Басаков, Н.И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления): учеб. пособие для студентов среднего профессионального образования / Н.И. Басаков. - М.: 2002.

3. Вигера, А.М. Секретарское дело / А.М. Вегера, О.П. Дорофеева, О.П. Губская. - Ростов н/Д, 2001.

4. Гавриленко, С.Д. Документирование в организации: в помощь секретарю-референту / С.Д. Гавриленко. - Минск, 2002.

5. Гавриш, В.В. Практическое пособие по защите коммерческой тайны / В.В. Гавриш. - Симферополь, 1994.

6. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению. - Введ. 2003-07-01. - М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003.

7. Дегтярев, В.В. Оборудование для уничтожения документов в контексте обеспечения безопасности документооборота на предприятии / В.В. Дегтярев, Н.Ю. Юдина // Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2007. - № 1. - С. 18 - 28.

8. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов / под ред. И.К. Корнеева, В.А. Кудряева. - М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2005. - 456 с.

9. Демин, Ю.М. Секретарское дело. Универсальный справочник / Ю.М. Демин. - М.: 2003.

10. Закон РФ от 29.07.2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне».

11. Закон РФ от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

12. Кирсанова, М.В. Современное делопроизводство / М. В. Кмрсанова. - Новосибирск, 2000.

13. Козырева, В.П. Организуем работу с документами ограниченного доступа / В.П. Козырева // Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2007. - № 11. - С. 67 - 72.

14. Кудрявцев, В.А. Организация работы с документами: Учеб. пособие / В.А. Кудрявцев и др. - М.: 1999.

15. Кузнецов И.Н. Делопроизводство: учеб-справоч. пособие / И. Н. Кузнецов. - М.: Изд. «Дашков и К о », 2006. - 520 с.

16. Кузнецов, И.Н. Секретарское дело / И.Н. Кузнецов. - М.: Изд. АСТ; Мн.: Изд. Харвест, 2007. - 480 с.

17. Соколова, Г.А. Охрана коммерческой и служебной тайны в рамках трудовых отношений / Г.А. Соколова // Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2007. - № 5. - С. 56 - 67.

18. Стенюков, М.В. Справочник секретаря / М.В. Стенюков. - М.: 2002.

19. Степанова, Е.А., Информационная безопасность и защита информации / Е.А. Степанова, И.К. Корнеев. - М.: 2001.

20. Теплицкая, Т.Ю. Настольная книга секретаря-референта. / Т.Ю. Теплицкая. - Изд. 2-е - Ростов н/Д: «Феникс», 2006. - 256 с.

Размещено на Allbest.ru

Подобные документы

Организация конфиденциального делопроизводства. Документирование конфиденциальных сведений. Гриф конфиденциальности документа. Носители конфиденциальной информации. Санкционирование изготовления и составление текста, его учет, изготовление и издание.

курсовая работа , добавлен 28.01.2012


Подготовка документов к архивному хранению. Обработка дел, экспертиза ценности документов. Оформление обложки дел, составление описи. Сдача дел в ведомственный архив. Хранение документов в электронной форме. Быстрый поиск и использование документов.

реферат , добавлен 12.06.2014


Взаимосвязь делопроизводства и архивного дела. Организация работы по экспертизе ценности документов. Система экспертных служб. Перечни типовых документов с указанием сроков хранения. Ответственность за незаконное уничтожение документов в организациях.

контрольная работа , добавлен 01.06.2009


Структура и функции подразделений делопроизводства. Юридические основания создания организационно-распорядительных документов в деятельности организаций. Классификация документов на предприятии. Правила их подготовки и оформления, этапы обработки.

презентация , добавлен 07.08.2013


Делопроизводство как совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и по организации в них документов. Документ и реквизиты, организация службы делопроизводства. Учёт документов на предприятии и контроль их исполнения.

реферат , добавлен 17.10.2009


Завершающий этап работы с документами в делопроизводстве - обработка дел для их дальнейшего хранения и использования. Экспертиза ценности документов. Критерии оценки. Составление описи и порядок передачи дел. Хранение документов в электронной форме.

реферат , добавлен 03.07.2008


Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Основные виды распорядительных документов, примеры оформления документов. Пример написания приказа, постановления, решения.

курсовая работа , добавлен 23.03.2011


Документооборот как объект защиты. Каналы утраты конфиденциальной документированной информации. Основные направления процесса защиты информации в документопотоках, технологические этапы и процедуры обработки конфиденциальных документов, система грифов.

курсовая работа , добавлен 02.09.2010


Документирование управленческой деятельности. Бланки документов, оформление их реквизитов. Подготовка и оформление основных видов документов. Оформление документов, содержащих коммерческую тайну. Особенности работы с документами в электронном виде.

презентация , добавлен 07.08.2013


Определение понятия оперативного хранения документов, описание современных средств, используемых для этого. Характеристика обеспечения сохранности документов в структурных подразделениях. Анализ основных требований к хранению документов в организации.

Конфиденциального делопроизводства

При изучении данной темы следует прежде всего обратиться к понятиям «делопроизводство», «документационное обеспечение управления», «управление документацией», а затее необходимо уяснить, что в отличие от открытого делопроизводства конфиденциальное включает в себя не направления деятельности (документирование и организация работы с документами), а три (эти же плюс защита документированной информации). В связи с этим оно является гораздо более сложным процессом как с технической, так и с организационной точек зрения.

С учетом изученных ранее тем следует констатировать, что конфиденциальное делопроизводство является ядром комплексной системы защиты информации в организации.

При изучении данной темы следует иметь в виду, что специфика конфиденциального делопроизводства проявляется как на этапе создания документов, так и на различных этапах работы с документами, поскольку уже сам факт документирования информации и неизбежное перемещение документов по различным инстанциям создает угрозы утраты конфиденциальности. Поэтому конфиденциальное делопроизводство включает в себя элементы, либо не свойственные открытому делопроизводству вообще, либо присутствующие в нем в элементарной форме.

Кроме того, следует иметь в виду тот факт, что необходимость защиты документированной информации предполагает определенный уровень технического оснащения различных этапов работы с конфиденциальными документами и информацией: это и особые требования к помещениям, к устройству рабочих мест и т.д. Этот список можно продолжать очень долго, особенно если выходить на уровень высоких технологий, но здесь следует помнить, что затраты на защиту информации не должны превышать предполагаемого ущерба от ее утечки или утраты. Кроме того, для более объективной картины целесообразно предвидеть не только размеры ущерба при утечке информации, но и возможную выгоду, а также вероятность проявления того и другого.

Тема 4.2. Документирование конфиденциальной информации

При изучении данной темы важно осмыслить необходимость существования усложненной процедуры документирования конфиденциальной информации по сравнению с открытой, важность таких этапов этого процесса как санкционирование документирования конфиденциальной информации, определение (регламентация) состава конфиденциальных документов, учет носителей конфиденциальной информации, контроль за целесообразностью и правильностью документирования конфиденциальной информации.

Кроме того, следует изучить особенности оформления отдельных реквизитов конфиденциальных документов, а также обратить внимание на существование особых правил копирования и тиражирования конфиденциальных документов.

Процесс документирования конфиденциальных сведений состоит из нескольких этапов. Следует обратить внимание, что учет конфиденциальных документов, в отличие от открытых, начинается с этапа подготовки материальных носителей для черновиков и готовых документов. Здесь следует выделить основные виды носителей, их специфику, порядок выдачи и учета.

Этап составления текста конфиденциального документа методически мало отличается от аналогичной творческой, формально-логической и технической работы, проводимой при формировании содержания открытого документа, однако он чрезвычайно усложняется некоторыми факторами, вытекающими из необходимости минимизации рисков утечки конфиденциальных сведений:

необходимость строгого обоснования целесообразности документирования определенных конфиденциальных сведений;

в документ не должны включаться излишние сведения;

составлять документ должны лица, имеющие право доступа к соответствующим сведениям;

документ не должен дублировать по своему содержанию другие документы.

Особое значение при документировании конфиденциальных сведений имеет гриф ограничения доступа к документу. Необходимо уяснить сущность и назначение данного реквизита, правила его постановки и оформления. Следует иметь в виду, что формулировка грифа присутствует не только на подлинниках конфиденциальных документов, но и на черновиках, проектах, копиях, а также в учетных формах.

Правила оформления конфиденциальных документов в основном такие же, что и открытых. То есть, при оформлении организационно-распорядительных конфиденциальных документов тоже следует учитывать положения ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», однако в оформлении отдельных реквизитов все же будет определенная специфика (регистрационный номер, отметка об исполнителе, отметка о наличии приложений и др.). Для концептуализации данного блока знаний следует обратиться к понятию метаданных и проанализировать возможности последних в обеспечении защиты конфиденциальных документов.

При изготовлении конфиденциальных документов следует строго соблюдать определенные нормы безопасности, особый режим копирования и тиражирования. Немаловажную роль в защите конфиденциальных документов от подделки играют также индивидуальные методы идентификации носителей, которые могут применяться как при изготовлении бланков, так и при создании конкретных документов.