Организация документооборота (общие положения). Регистрация и учет поступающих в организацию документов. Подготовка и регистрация отправляемых документов. Прохождение внутренних документов. Учет объема документооборота. Контроль за исполнением документов
Ведение делопроизводства в организации, учреждении.
Кирсанова М.В.
1. Организация документооборота (общие положения).
1. Документооборот - это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, оказывает большое положительное влияние на управленческий процесс в целом.
2. Документооборот в учреждении осуществляется в виде потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки информации (руководителями учреждения и структурных подразделений, специалистами и квалифицированными служащими) и пунктами технической обработки собственно документов (машинописным бюро, копировально-множительной службой и т.д.).
По отношению к аппарату управления различают поступающие, отправляемые и внутренние документы. В учреждении поступающие документы, в свою очередь, делятся на направляемые руководителям, в структурные подразделения и отдельным исполнителям. Кроме того, в подразделениях создаются документы, часть из которых отправляется за пределы учреждения, - отправляемые документы, а другая циркулирует внутри учреждения - внутренняя документация.
3. При проектировании и рационализации документооборота руководствуются положениями, выработанными практикой делопроизводства и совершенствования организации управленческого труда.
При движении документов следует руководствоваться принципом однократного пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя.
Различные операции по обработке документа следует выполнять параллельно, чтобы сократить время его пребывания в сфере делопроизводства и повысить оперативность исполнения. Например, копирование документа, в исполнении которого должны принимать участие несколько лиц, и одновременная передача копий всем исполнителям.
Копии с документа снимают после рассмотрения его руководителем и нанесения резолюции. Количество копий соответствует количеству исполнителей; подлинник передается ответственному исполнителю (как правило, фамилия его стоит в резолюции первой). Учетно-информационные данные о ходе исполнения документа могут передаваться по телефону или другим путем, но без возвратного движения документа.
4. Схемы движения всех документов в организации разрабатываются руководителем службы делопроизводства (общего отдела, канцелярии, секретариата и т.д.) для различных категорий документов: поступающих в организацию, отправляемых из организации и внутренних документов (приказы по основной деятельности, по личному составу, протоколы, акты, письменные и устные обращения граждан и т.д.). Движение документов в организации, учреждении, где есть служба документационного обеспечения управления, например канцелярия, показано на схеме 3.1.
Схема 3.1. Движение документов в учреждении
Поступающие документы,
Документы, отправляемые из организации,
* * * * * * - внутренние документы.
2. Регистрация и учет поступающих в организацию документов.
Все поступающие в организацию документы независимо от способа поступления (почта, телеграф, фельдсвязь, спецсвязь, факс, спринтсвязь и т.д.) передаются конкретному должностному лицу службы делопроизводства.
При поступлении документа по почте до вскрытия конверта проверяют правильность их доставки по адресу, целостность конвертов, упаковки, а также документов и вложений. Неправильно адресованные или поврежденные документы возвращаются отправителям. Конверты с корреспонденцией, поступившей в адрес конкретного работника с пометкой «лично», передаются работнику без вскрытия. Если в конверте служебный документ, то адресат после прочтения возвращает его в канцелярию для регистрации. В отдельных случаях (на документе нет даты, адреса отправителя) вместе с документом необходимо сохранять конверты. Конверты с обращениями граждан сохраняются всегда.
Прежде чем зарегистрировать документ, необходимо его предварительно рассмотреть. Предварительное рассмотрение документов работником службы делопроизводства существенно повышает эффективность управленческого процесса в целом. Главная цель предварительного рассмотрения документа - установить подразделение или должностное лицо, которому необходимо направить документ на рассмотрение. Надо всегда иметь в виду, что нет необходимости все документы передавать руководителю учреждения. Во многих учреждениях руководители получают 80-90% всех поступающих документов, а затем переадресовывают их своим заместителям. При этом решение принимается по 2-3% документов. Последующие резолюции ничего нового исполнителю не дают. На подпись также передаются 90-95% отправляемых документов. Такой порядок снижает обоснованность решений и их оперативность (время ожидания рассмотрения в 2-3 раза превышает время работы над документом), инициативу и ответственность исполнителей.
При предварительном рассмотрении документа необходимо учитывать важность его содержания, сложность и новизну поставленных вопросов, авторство, вид документа.
Исходя из оценки документа и в соответствии с функциями структурных подразделений производится распределение поступающих документов. Документы, адресованные конкретным должностным лицам, как правило, после регистрации передаются им. Допускается при отсутствии руководителя передавать документ для исполнения должностному лицу с последующей информацией руководителя.
Предварительное рассмотрение документов осуществляют секретари-референты, заведующие канцелярией, секретариатами, общими отделами, помощники руководителя и т.д. После предварительного рассмотрения документы направляются на регистрацию или регистрируются этим же должностным лицом.
На всех регистрируемых документах в правом нижнем углу первой его страницы проставляется регистрационный штамп:
|
Наименование организации Вх. №__________________ От_____________________ |
Проставление штампа, даты, регистрационного номера (по порядку номеров начиная с календарного года) производится в день поступления документа.
Регистрации подлежат не все документы. Необходимо регистрировать документы, поступающие из вышестоящих органов, общественных организаций, важные письма других организаций, обращения граждан и др. Не надо регистрировать: поздравительные телеграммы, проспекты, приглашения, программы, извещения, а также документы, поступающие в копиях для сведения. В каждой организации перечень таких документов разрабатывается руководителем службы делопроизводства и дается в инструкции по делопроизводству, утвержденной руководителем организации.
Все документы (поступающие, отправляемые, внутренние) в организации регистрируются централизованно. Децентрализованная регистрация документов допускается в учреждениях, которые имеют территориально обособленные структурные подразделения и особые условия работы.
В учреждениях с годовым документооборотом 100 тыс. документов и более, где нельзя осуществлять централизованную регистрацию, важнейшие документы необходимо регистрировать в канцелярии, остальные - в структурных подразделениях.
Документы регистрируются на карточках (см. прилож. 3.1-3.2). (Программа в компьютере предусматривает все данные, имеющиеся на карточке.)
На первом этапе регистрации заполняют разделы карточки (машинописным или рукописным способом):
входящий номер и дата регистрации. Например: № 150 от 15.01.2000 (№ 150 - порядковый номер поступающего документа, начиная с 1 января текущего года, 15.01.2000 - дата поступления регистрируемого документа). Этот номер и дата должны быть указаны и в регистрационном штампе на документе;
от кого поступил документ (Кемеровское объединение «Оксид»);
количество листов и экземпляров (2 л. в 1 экз.);
дата полученного документа и исходящий номер (20.12.2000 №259/10);
После первого этапа регистрации документы передаются на рассмотрение руководителю учреждения или руководителям структурных подразделений.
Количество экземпляров регистрационной карточки определяется числом карточек: контрольных, справочных, по вопросам, по географии и т.д. Для визуального различия карточки могут изготавливаться из бумаги разного цвета либо с цветными полосами по верхнему полю. Использовать их можно следующим образом: входящие - один цвет, отправляемые - другой, внутренние - третий цвет; или: поступающие на имя первого руководителя - один цвет, в структурные подразделения - другой, контрольные - третий, неконтрольные - четвертый, отправляемые - пятый, внутренние - шестой цвет.
При передаче документов руководителю карточки после первого этапа регистрации помещаются временно в справочную картотеку в раздел «Документы на докладе».
Руководитель должен рассматривать документы в день их поступления (как нежелательное исключение - на следующий день) и возвращать секретарю-референту или помощнику с резолюцией. Поступать к руководителю и возвращаться к секретарю-референту документы должны в строго определенное время, резолюция должна быть конкретной. Например:
Г.В. Иванову
Прошу подготовить ответ
______________________
Руководитель не должен задерживать документы, а тем более оставлять их у себя в кабинете на определенное время. При необходимости использования документа в будущем для руководителя делается ксерокопия документа. Кроме того, руководитель не должен сам принимать документы от посетителей, подчиненных, это, как правило, делает референт (или канцелярия, общий отдел, секретариат и т.д.).
Согласно резолюции документ передается исполнителю, если их ё резолюции несколько, то подлинник передается главному исполнителю (его фамилия в резолюции первая), а ксерокопии-другим исполнителям. Текст резолюции сразу же при возвращении документа от руководителя переносится в регистрационную карточку в раздел «Кто направил документ. Резолюция». Например:
И.П. Кирсанову, Г.В. Иванову
Прошу подготовить ответ
_______________________
Подпись руководителя
Затем на оборотной стороне заполняются следующие разделы карточки: «Дата передачи на исполнение» - 15.01.2000; «Кому направлен документ» - Г.В. Иванову; «Расписка в получении» - роспись Иванова Г.В., дата.
В соответствии с Положением Регистрационной государственной системы документов (РГСД) документ после рассмотрения руководителями направляется в канцелярию, которая переносит резолюцию, а затем передает документ вместе с одной карточкой в приемную структурного подразделения, остальные экземпляры карточек остаются в канцелярии в картотеках: 1-я - справочная (по порядку номеров); 2-я - контрольная (по срокам исполнения); 3-я - основные вопросы деятельности организации; 4-я - переписка с организациями по территориям или по конкретным учреждениям. Использование таких картотек позволяет быстро дать точную информацию по любому документу, поступившему в организацию. Эту поисковую систему также можно использовать при составлении компьютерных программ.
От момента поступления к исполнителю до завершения работы документ должен находиться в рабочей папке. В дело документ и все относящиеся к нему материалы направляются тогда, когда работа над ними полностью завершена и исполнитель считает его исполненным. При передаче документа на подпись к нему следует прилагать материалы, на основании которых он готовился. Это облегчает работу руководителя, позволяет избежать вызова исполнителей и т.д.
При поступлении документа может быть несколько вариантов их исполнения.
На основании поступившего инициативного документа составляется ответ. Например: письмо Министерства образования РФ в Комитет по начальному профессиональному образованию Администрации Новосибирской области о предоставлении информации об организации горячего питания учащихся профессиональных училищ области. Ответ Комитета является основанием для снятия документа с контроля.
На основании поступившего постановления главы Администрации Новосибирской области от 20.01.2000 № 205 составляется программа Комитета по начальному профессиональному образованию, которая утверждается приказом Комитета. Данный приказ является основанием для исполнения документа.
На основании письма Министерства образования РФ о порядке финансирования профучилищ в 1998 г. организовано совещание директоров профучилищ, на котором дано разъяснение, указанное в данном письме. Поступивший документ снимается с контроля справкой.
Документы, которые поступают для использования в работе, не являются контрольными и хранятся у исполнителя, а затем в деле структурного подразделения или в канцелярии.
Таким образом, после исполнения документа необходимо занести в регистрационные карточки последние данные, которые включают в себя:
Отметку о контроле и исполнении (фиксируют краткое содержание, дату и номер ответного документа, должность и фамилию лица, подписавшего его. При отсутствии письменного ответа указывают, кем, когда и как решен вопрос, изложенный в инициативном документе).
Например:
Отправлена справка об организации горячего питания учащихся профессиональных училищ области;
Указание когда и кем документ снят с контроля (указывают должность, фамилию руководителя и дату снятия с контроля).
Например:
Председатель комитета Я.Я. Боргено 20.01.2000;
Дату возврата, расписку принявшего документ. Например:
20.01.2000____________________
Номер дела, в котором хранится документ, или отметка об уничтожении.
Например:
Приведем пример полностью заполненной карточки регистрации поступающих документов:
|
Дата регистрации и входящий номер |
От кого поступил документ |
Дата полученного документа, исходящий номер |
|
|
10.01.2000 №35 |
Министерство образования РФ |
2 л. в 1 экз. |
25.12.1999 № 2054-02/5 |
|
Просьба направить в адрес Министерства информацию об организации горячего питания учащихся профучилищ области. Кто направил документ. Резолюция. Кирсановой М.В. Подготовить ответ. 20.01.2000 |
Оборотная сторона
|
Дата передачи на исполнение |
Кому направлен документ |
Расписка в получении |
Дата возврата, расписка принявшего документ |
Номер дела, в котором хранится документ, или отметка об уничтожении |
|
Кирсановой Н.В. |
||||
|
Отметка о контроле и исполнении: Заказной почтой отправлена справка об организации горячего питания. Подписал: председатель Я.Я. Боргено Когда и кем документ снят с контроля: председатель комитета Я.Я. Боргено 20.0 1.2000 |
3. Подготовка и регистрация отправляемых документов.
Документы, отправляемые организацией, проходят несколько этапов: составление проекта документа, его изготовление, согласование, визирование (в необходимых случаях), подписание (утверждение), регистрацию и отправку.
В начале составляется рукописный вариант проекта, а затем печатный. Подготовленный проект документа передают на подпись руководителю учреждения или структурного подразделения. До передачи на подпись исполнитель проверяет правильность содержания, составления и оформления документа, наличие виз и приложений, а также материалов, на основании которых он готовился. Эти материалы передают руководителю вместе с проектом документа или же они находятся у исполнителя и передаются руководителю по его требованию. Например, письмо вышестоящей организации всегда прилагается к проекту ответа на него, представляемому на подпись руководителю. В то же время проект письма вышестоящему учреждению с просьбой пояснить порядок выполнения приказа может быть представлен на подпись без приложения этого приказа.
После подписания руководителем документа, отправляемого организацией, на первом листе документа, который оформляется на бланке, ставится дата отправления и регистрационный номер. (При письмах-ответах на бланке указываются также номер и дата документа, на который дается ответ.) Например:
20.01.2000 №259-02/36
На № 2054-02/5 от 05.01.2000
Первый экземпляр документа отправляется адресату, второй - с визами согласования остается в деле организации.
На отправляемый документ заводится регистрационная карточка которая включает в себя такие элементы, как: порядковый регистрационный номер и дата; количество листов и экземпляров; кому направлен документ; расписка в получении или номер реестра- дата; краткое содержание документа; кем подписан документ; входящий номер и дата исполненного документа; номер дела, в котором помещена копия отправляемого документа и подлинник инициативного документа; количество листов; отметка о получении ответа, дата.
Приведем пример правильной регистрации отправляемого документа:
|
Дата и порядковый регистрационный номер |
Количество листов и экземпляров |
Кому направлен документ |
Расписка в получении или номер реестра, отправлен, дата |
|
20.01.2000 № 259-02/36 |
2 л. в 1 экз. |
Министерство образования РФ |
Заказное № 36 от 20.01. 2000 |
|
Информация об организации горячего питания учащихся профучилищ области. Кем подписан документ: председатель Я.Я. Боргено |
4. Прохождение внутренних документов.
Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления организуется в соответствии с общим порядком обращения исходящих, а на этапе исполнения (использования) - входящих документов. Регистрируются внутренние документы после их рассмотрения (подписания) руководством.
После согласования с соответствующими структурными подразделениями и юридической службой проекты распорядительных документов подписываются руководителем учреждения и регистрируются в канцелярии или другом структурном подразделении, копии документов заверяются либо подлинник направляется в множительную службу для размножения. Заверенные (размноженные) копии документов направляют в соответствующие структурные подразделения учреждения, а в необходимых случаях - за его пределы.
Протоколы, содержащие поручения должностным лицам или подразделениям учреждения, передают адресатам в виде размноженных экземпляров или заверенных выписок из протокола.
Докладные записки на имя руководителя учреждения или структурного подразделения, сводки, справки и другие аналогичные внутренние документы рассматриваются должностным лицом, которому они направлены, и передаются в структурные подразделения или помещаются в соответствующее дело.
Порядок прохождения, регистрация, учет внутренних документов определяются Инструкцией по делопроизводству организаций (см. прилож. 1.2).
Приведем пример регистрации постановления или распоряжения главы администрации области:
Карточка регистрации постановления главы администрации области (района и т.д.)
________________ №________
_____________________________________________________
Кто вносил проект
По вопросу______________________________________________
Кем подписано __________________________________________
5. Учет объема документооборота.
Объем документооборота - это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период, обычно за год. Учет объема документооборота в учреждении организуется для установления условного объема обрабатываемой информации и загрузки подразделений и отдельных работников, получения данных для проектирования мероприятий по совершенствованию делопроизводства и выбора наиболее целесообразных технических средств его механизации.
При определении объема документооборота учитывают все документы, независимо от их содержания, авторства, объема, копийности, факта регистрации, числа инстанций их рассмотрения и пр. Входящие, исходящие и внутренние документы подсчитывают раздельно. Копии документов, изготовленные средствами оперативного размножения, также учитываются отдельно.
6. Контроль за исполнением документов.
1. Контроль за исполнением документов и принятых решений - неотъемлемая функция управления, необходимый элемент организации управленческой деятельности и важная составная часть делопроизводственного процесса. Цель контроля - содействие своевременному и правильному исполнению решений, заданий и поручений руководства, обеспечение получения информации, необходимой для оценки деятельности подразделений и исполнителей.
2. Контрольная деятельность предполагает, с одной стороны, контроль за исполнением документов по существу поставленных в них вопросов, а с другой - за соответствием формы создаваемых документов их содержанию и за своевременностью исполнения. Первую группу контрольных операций выполняют руководители всех рангов, вторую - делопроизводственная служба учреждения с входящей в ее состав службой контроля исполнения.
Основные задачи контрольной службы - контроль за сроками исполнения входящих, исходящих и внутренних документов и устных указаний руководства; обобщение данных, получаемых в результате контрольной деятельности, и доведение их до сведения руководства; разработка предложений по ускорению и совершенствованию документообращения, укреплению исполнительской дисциплины.
3. Важным условием эффективности контроля является его централизация. Контрольные операции следует сосредоточить в одном структурном подразделении либо у одного сотрудника. Контрольные функции должны быть изложены в Инструкции по делопроизводству; обязанности, права и ответственность, связанные с контрольной деятельностью, - в должностной инструкции.
4. В учреждении в соответствии с действующими нормативными актами и указаниями составляется перечень документов, подлежащих контролю исполнения. Наряду с документами директивных и вышестоящих органов и распорядительными документами самого учреждения в перечень включаются важные специфические документы, свойственные данной системе управления. Перечень разрабатывается делопроизводственной службой учреждения с участием юриста, включается в Инструкцию по делопроизводству или утверждается руководителем учреждения.
5. Информация о результатах контроля исполнения должна поступать тем руководителям, которые устанавливают необходимость контроля документов и сроки их исполнения. Это требование необходимо соблюдать независимо от места контрольной инстанции в структуре учреждения. Например, информацию об исполнении документов и поручений контрольная группа направляет непосредственно руководству учреждения, хотя группа может входить в состав канцелярии, а последняя - в состав секретариата данного учреждения.
6. Повышению эффективности контроля исполнения и исполнительской дисциплины способствует глубокое и четкое разделение труда в аппарате, правильно составленные положения о подразделениях и должностные инструкции, обеспечивающие обозначение ответственного исполнителя; четкие и однозначные формулировки решений, фиксируемых в резолюциях, и сроков исполнения, установленных в учреждении; высокое качество подготовки документов.
Сроки исполнения документов определяются следующим образом:
Если в документе и резолюции не указаны сроки, то срок исполнения документа - 1 месяц со дня поступления документа в организацию.
Если в документе указан срок представления информации, то при контроле учитывается этот срок. Например, письмо Министерства образования РФ поступило в организацию 20.01.2000, но в письме указано: представить информацию 15.03.2000, значит, срок исполнения - 1 месяц 15 дней.
В резолюции указан срок исполнения. Например:
Г.В. Иванову
Дать информацию в течение трех дней.
Подпись руководителя
На контрольные документы ведется картотека по срокам и исполнителям. Снимаются с контроля только исполненные документы. Продлить срок, исполнения документов могут только руководители, написавшие резолюцию по исполнению документа. В случае неисполнения документа в течение одного-двух месяцев руководителю дается право поставить документ на дополнительный контроль.
Согласно ГОСТ Р 6.30-97 на всех документах, подлежащих контролю, проставляется штамп «Контроль» или на левом поле - знак контроля «К». Карточки в контрольной картотеке и в соответствующем разделе справочной картотеки нумеруются по срокам исполнения и располагаются по датам исполнения документов, т.е. каждому дню исполнения (в пределах месяца) соответствует ячейка картотеки. Срок исполнения отмечается по календарной шкале.
Контрольную картотеку целесообразно разделить на 33 ячейки (рубрики): 31 ячейка соответствует максимальному числу дней в месяце; в 32-й ячейке размещают карточки на документы, срок исполнения которых наступит, в следующем месяце; в 33-й ячейке - карточки, соответствующие не исполненным в срок документам, новые сроки исполнения которых по тем или иным причинам своевременно не установлены. Указанный порядок размещения карточек в картотеке используется в большинстве учреждений, хотя и не является единственно возможным или обязательным.
Лицо, осуществляющее контроль, ежедневно просматривает карточки, находящиеся в соответствующем разделе картотеки. Карточки исполненных документов перемещают в соответствующую картотеку. Об истечении срока исполнения остальных документов исполнителей оповещают по телефону. В конце дня соответствующие не исполненным документам карточки перемещают в ячейки, соответствующие новым датам их исполнения, или размещают в ячейке «Документы, не исполненные в срок».
Соответствующие исполненным документам карточки извлекают из контрольных картотек и помещают в единую картотеку исполненных документов, систематизированную по предметно-вопросному признаку, иногда по структурному, или по исполнителям. Наименования рубрик такой картотеки соответствуют предметам (вопросам) деятельности организации, названиям структурных подразделений или фамилиям ответственных исполнителей.
В учреждениях по данным карточек, хранящихся в ячейке «Документы, не исполненные в срок», периодически (1-2 раза в неделю или декаду) заполняют перечни не исполненных в срок документов, направляют их в структурные подразделения и после заполнения там соответствующих граф возвращают в контрольную службу. В некоторых случаях сведения о документах, не исполненных в срок, могут передаваться непосредственно руководству учреждения. Решения руководителя записывают в графе «Примечание».
Ежедневно службами делопроизводства составляется справка о работе с документами следующей формы:
Справка о работе с документами
_____________________________________________________________
Наименование организации
по состоянию на ___________________________ 2000 г.
|
Всего передано доку-ментов |
Всего постав-лено на контроль |
Находятся на испол-нении |
В том числе |
Всего отправ-лено доку-ментов |
|||
|
Испол-нено сначала года |
В т.ч. с нарушением срока |
С нару-шением срока |
На допол-нительном контроле |
||||
Приведем пример составления такой справки подразделением службы делопроизводства:
|
Всего передано доку-ментов |
Всего постав-лено на контроль |
Находятся на испол-нении |
В том числе |
Всего отправлено документов |
|||
|
Испол-нено с начала года |
В т.ч. с нару-шением срока |
С нару-шением срока |
На допол-нительном контроле |
||||
По данному отчету служба документационного обеспечения управления может проследить, как работает с документами каждое структурное подразделение. И когда руководителю трудно определить вклад конкретных работников в решение общих вопросов, он может посмотреть качество работы с документами, исполнительскую дисциплину. Такие сведения помогают руководителю принять правильные решения по оценке труда работников.
Список литературы
Для подготовки данной работы были использованы материалы с сайта http://www.i-u.ru/
"Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2013, N 5
ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА НА МАЛОМ ПРЕДПРИЯТИИ
В статье рассказывается, как начать вести делопроизводство на вновь открытом малом предприятии. Автор приводит план действий, примерную инструкцию по делопроизводству и формы необходимых документов.
Каждый год в России открывается значительное число малых предприятий. Так, за 2012 г. количество предпринимателей в России увеличилось на 37%, в основном за счет вновь открывшихся малых предприятий. Есть ли на этих предприятиях делопроизводители, сотрудники отдела кадров? Хорошо, если есть один человек, но скорее всего, что на первых порах эти функции отданы секретарю. Как же наладить систему делопроизводства? Основные задачи делопроизводства - отражение управленческой, производственной и иной деятельности предприятия в соответствующих документах и обеспечение рационального использования документов в деловой практике предприятия.
Документы закрепляют производственные отношения, которые складываются как внутри предприятия, так и с другими организациями. Кроме того, документы нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами.
При работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами Российской Федерации, которые предусматривают составление документов по определенным правилам, ведение номенклатуры (списка) дел, создание архива организации для обеспечения сохранности наиболее ценных документов.
Работа с документами должна следовать настолько отработанному порядку, чтобы работникам не приходилось отвлекаться от главных производственных целей предприятия.
Если делопроизводство существует только ради самого делопроизводства - это такая же крайность, как и полное отсутствие системы в работе с документами. Целесообразность - основной принцип организации делопроизводства и критерий оценки состояния документооборота. Неважно, каким образом ведется делопроизводство на вашем предприятии - традиционным способом или на основе современного безбумажного обмена электронными документами, в любом случае документирование и работа с документами должны осуществляться по установленным правилам.
На малом предприятии, особенно в период его создания и первые годы деятельности, чаще всего отсутствует структурное подразделение, которое занято ведением делопроизводства. Эти функции, как правило, возлагаются на секретаря либо помощника руководителя предприятия. Практика показывает, что, приступая к выполнению своих обязанностей, эти работники считают необходимым составление примерного плана работ по ведению делопроизводства, учитывающего специфику конкретного предприятия. Такой план, утвержденный руководителем предприятия, позволяет организовать работу эффективно, особенно на недавно созданных предприятиях либо предприятиях, где ведению делопроизводства не уделялось должного внимания и в короткие сроки необходимо привести документы в порядок. План работ по совершенствованию делопроизводства на малом предприятии может выглядеть следующим образом.
Примерный образец
ООО "Максима" УТВЕРЖДАЮ
Директор
ПЛАН ООО "Максима"
работ по совершенствованию Подпись Д. И. Гурьянов
делопроизводства в ООО "Максима" 00.00.2013
|
1. Документирование |
|
|
Определение основных видов документов предприятия, необходимых для его работы. Сокращение и выведение из оборота лишних и устаревших видов документов |
|
|
Доработка основных видов документов |
|
|
Разработка фирменных бланков двух видов (бланка письма и общего |
|
|
Составление файла образцов основных видов документов предприятия |
|
|
Обучение сотрудников предприятия правилам оформления документов с использованием составленных образцов |
|
|
2. Организация работы с документами |
|
|
Составление номенклатуры дел |
|
|
Оформление папок документов по единой форме |
|
|
Определение порядка регистрации, прохождения и хранения документов |
|
|
Введение единого порядка контроля за исполнением документов |
|
|
Составление перечня документов, подлежащих утверждению руководителем |
|
|
Составление перечня документов, не подлежащих регистрации |
|
|
Разработка инструкции по делопроизводству |
|
|
Введение единых правил работы с документами, составляющими коммерческую тайну |
Заместитель директора Э. К. Липин
Важную роль в постановке работы с документами может сыграть инструкция по делопроизводству, разработанная с учетом специфики конкретного предприятия.
Примерный образец
ЗАО "Малый кадр" УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ИНСТРУКЦИЯ Подпись В. И. Драгин
по делопроизводству 00.00.2013
1.1. Настоящая Инструкция устанавливает в ЗАО "Малый кадр" единую систему подготовки и качественного оформления документов, правила рациональной организации их учета, поиска, контроля за исполнением и хранения.
1.2. Выполнение требований Инструкции обязательно для всех сотрудников ЗАО "Малый кадр".
1.3. Инструкция разработана с учетом использования во всех отделах ЗАО "Малый кадр" автоматизированной системы "XXXXX", предназначенной для составления документов, их регистрации, контроля за исполнением с помощью персональных компьютеров.
1.4. Методическое руководство постановкой делопроизводства и контроль за соблюдением требований Инструкции осуществляются секретарем генерального директора ЗАО "Малый кадр".
1.5. Обеспечение ЗАО "Малый кадр" оборудованием и средствами, необходимыми бланками, штампами и канцелярскими принадлежностями осуществляет административный отдел.
1.6. Обеспечение компьютерного обслуживания делопроизводственных операций осуществляет сектор информационных технологий.
1.7. Ответственность за организацию делопроизводства и соблюдение установленных Инструкцией правил в отделах возлагается на директоров ЗАО "Малый кадр", курирующих соответствующие отделы.
Директора обязаны:
Рассматривать все документы в день их получения;
Требовать от исполнителей своевременного и качественного исполнения документов и поручений;
Своевременно докладывать генеральному директору о необходимости изменения ранее предусмотренного срока исполнения документов;
Принимать меры к сокращению служебной переписки, особенно внутренней, не допускать переписку по таким вопросам, которые могут быть решены путем личного общения или по телефону;
Знакомить вновь принятых работников с порядком работы с документами, установленным настоящей Инструкцией.
2. Прием, регистрация и рассмотрение входящих документов
2.1. Прием входящей корреспонденции осуществляется помощником менеджера административного отдела, при этом проверяются правильность ее доставки и наличие приложений.
Вскрывается вся корреспонденция, за исключением корреспонденции с пометкой "Лично", которая вручается непосредственно адресату.
2.2. Принятая корреспонденция передается в Дирекцию для последующей обработки и доклада генеральному директору или директорам, если решение вопроса, изложенного в документе, входит в их компетенцию.
2.3. Регистрация документов осуществляется централизованно в Дирекции путем занесения данных в компьютер (в журнал регистрации полученных документов).
2.4. На полученных документах в нижней части лицевой стороны документа проставляется штамп с наименованием ЗАО "Малый кадр" и указанием даты поступления документа, а также его порядкового входящего номера (с начала года).
2.5. Если к поступившему документу имеется приложение, то рядом с входящим номером делается соответствующая отметка: "+ приложение на 2 л.".
2.6. Регистрация документа производится однократно секретарем генерального директора.
2.7. После регистрации входящие документы передаются на рассмотрение генеральному директору. При необходимости детального рассмотрения вопроса секретарь проводит подготовку дополнительных справочных материалов. Если получено письмо-ответ, то к нему прикрепляется инициативное письмо.
2.8. В результате рассмотрения документа генеральным директором на нем проставляется резолюция, содержание которой (исполнитель, срок исполнения) заносится в журнал регистрации полученных документов.
2.9. Не позднее указанного в резолюции срока исполнитель обязан предоставить в Дирекцию информацию об исполнении документа с указанием даты исполнения и номера дела, где он хранится. В случае составления ответного документа сообщаются дата, номер документа и номер дела, в которое он подшит.
2.10. На первом листе исполненного документа в левом нижнем углу исполнитель делает отметку "В дело N", а также отметку о том, когда и как решен вопрос, заверяет подписью и ставит дату. Затем документ подшивается в соответствующее дело.
2.11. Исполненные документы и копии писем-ответов должны подшиваться в дела не позднее следующего дня после их исполнения или отправки ответа.
2.12. Документы, находящиеся на исполнении, хранятся у исполнителей в порядке, исключающем их утрату. В случае потери документа исполнитель немедленно извещает об этом директора-куратора и секретаря генерального директора.
3. Контроль за исполнением документов
3.1. В ЗАО "Малый кадр" устанавливается контроль за исполнением в указанные сроки документов и поручений руководства.
3.2. Ставить документы на контроль имеет право генеральный директор ЗАО "Малый кадр".
3.3. Осуществление контроля за сроками исполнения возлагается на секретаря генерального директора. Директора проводят выборочный контроль по существу исполнения указаний генерального директора.
3.4. На документы, взятые на контроль, на левом поле у заголовка ставится штамп "Контроль". Вся информация об этих документах заносится в контрольный журнал секретарем генерального директора.
3.5. Задание снимается с контроля только с разрешения генерального директора или временно замещающего его директора.
3.6. В течение установленного срока исполнения поставленные в резолюции вопросы должны быть полностью решены.
Если на документ требуется дать письменный ответ, то документ считается исполненным после отправки ответа по назначению.
Направление в процессе исполнения документа дополнительных запросов не дает основания считать его исполненным.
3.7. Исполнитель обязан давать секретарю генерального директора точные ответы на все вопросы, связанные с ходом исполнения документов.
3.8. Сведения об исполнении контрольного задания должны поступать в Дирекцию не позднее дня исполнения для внесения информации в контрольный журнал и снятия документа с контроля.
3.9. Если документ не исполнен в срок, то исполнитель обязан до истечения контрольного срока предоставить информацию о причине задержки. Ответственность за неисполнение документа (поручения) несут исполнитель и директор, курирующий этот отдел.
3.10. Об изменении срока исполнения документа, согласованного с генеральным директором, необходимо сообщить секретарю, который вносит новый срок в контрольный журнал.
3.11. Для исполнения документов устанавливаются типовые и индивидуальные сроки.
Индивидуальный срок может быть определен в тексте документа или установлен руководством ЗАО "Малый кадр". При определении срока исполнения необходимо учитывать сложность вопросов, содержащихся в документе.
Если в документе или резолюции руководства срок исполнения не указан, документ должен быть исполнен в течение 5 дней.
Срок исполнения исчисляется в рабочих днях со дня, следующего за резолюцией руководства.
3.12. В тех случаях, когда подготовка документа поручается нескольким исполнителям, виза или замечания соисполнителей даются в течение двух рабочих дней после получения подготовленного проекта документа от основного исполнителя.
4. Порядок составления и оформления служебных документов
4.1. Документы оформляются в соответствии с образцами документов ЗАО "Малый кадр", которые находятся в файле exa. doc.
4.2. Документы ЗАО "Малый кадр" приобретают юридическую силу только с момента подписания или утверждения их генеральным директором, а в его отсутствие - заместителем.
4.3. Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа.
Элементами грифа утверждения являются:
Слово "УТВЕРЖДАЮ";
Должность лица, утвердившего документ;
Личная подпись и ее расшифровка;
Дата утверждения.
Подготовка и оформление приказов и распоряжений.
4.4. Приказ - правовой акт, издаваемый генеральным директором ЗАО "Малый кадр" или в его отсутствие - заместителем. Приказ издается для решения основных задач, стоящих перед ЗАО "Малый кадр". Посредством приказа генеральный директор ставит основные задачи перед сотрудниками, указывает пути решения наиболее важных вопросов.
4.5. Распоряжения являются документами, касающимися конкретного разового случая, и издаются для решения, главным образом, оперативных вопросов. Подписывать распоряжения имеют право как генеральный директор, так и директора.
4.6. Приказы и распоряжения печатаются на общих бланках ЗАО "Малый кадр". Тексты этих документов состоят из двух частей: вводной и распорядительной.
В вводной части излагаются основания для издания документа.
Распорядительная часть начинается словами "Приказываю" (в приказе) и "Предлагаю" (в распоряжении).
4.7. Распорядительная часть должна содержать конкретные задания, поручения или мероприятия с указанием исполнителей и сроков исполнения.
4.8. Проект приказа и распоряжения согласовываются с юристом, а в части оформления - с секретарем генерального директора.
4.9. Регистрация приказов и распоряжений осуществляется в Дирекции.
4.10. На оборотной стороне листа приказа, распоряжения дается список лиц для ознакомления, которые ставят подпись и дату против своей фамилии.
4.11. Первые экземпляры приказов и распоряжений формируются в соответствующие дела в Дирекции, вторые - вывешиваются секретарем на доске объявлений для ознакомления сотрудников ЗАО "Малый кадр".
5. Порядок работы с исходящими документами
5.1. Исходящие документы готовятся на бланках писем ЗАО "Малый кадр".
Служебные письма должны быть написаны кратко, ясно, обоснованно. Формулировки в письмах не должны допускать различных толкований.
5.2. Внесение в подлинник документа после его подписания каких-либо добавлений или изменений может производиться только лицом, подписавшим его.
5.3. Передавать документы на подпись генеральному директору следует через секретаря, который вправе вернуть документы исполнителю на доработку, если они оформлены неправильно. Если при подписании документа генеральному директору требуется дать пояснения по существу подготовленного документа, то такие документы на подпись представляют лично директора или ответственные исполнители.
5.4. Наименование адресата и почтовый адрес проставляют в правой верхней части документа, помеченной на бланке уголками. Дата документа и исходящий номер - в левой верхней части. При составлении письма-ответа обязательно заполняется реквизит "На N ___ от _________" с указанием даты и номера инициативного письма (письма-запроса). В левом нижнем углу указываются фамилия, имя, отчество и номер телефона исполнителя (при отсутствии места на лицевой стороне они указываются на обороте листа).
5.5. Документ не должен содержать более 4 адресатов. При направлении документа более чем в 4 адреса составляется список на их рассылку, и на каждом экземпляре документа указывается только один адрес.
Слово "Копия" перед 2-м, 3-м, 4-м адресатом не проставляется.
6. Регистрация исходящих документов
6.1. После проверки правильности оформления документа проставляется исходящий номер.
Исходящий номер состоит из: индекса отдела, номера дела по номенклатуре, в которое будет подшита копия исходящего документа, и порядкового номера, который проставляется в Дирекции. Если документ подписан генеральным директором, то копия остается в деле Дирекции. В случае необходимости исполнитель может подготовить рабочий экземпляр документа для хранения в своем деле.
6.2. Данные об исходящем документе заносятся в журнал регистрации отправленных документов секретарем генерального директора.
Индексация отделов ЗАО "Малый кадр":
Дирекция 2
Отдел маркетинга 3
Технический отдел 4
Отдел эксплуатации 5
Бухгалтерия 6
Административный отдел 1
При необходимости дополнительной индексации исходящего номера письма этот вопрос согласовывается с Дирекцией в рабочем порядке.
6.3. Подписанные руководством документы должны отправляться не позднее первой половины дня, следующего за днем подписания.
6.4. Копии отправленных документов в день отправки подшиваются в дела. Если отправленный документ является ответом, на входящем документе должна быть проставлена отметка об исполнении, имеющая следующий вид:
"В дело N ___.
Отправлено письмо от ___________ N ___.
Подпись исполнителя, дата".
7. Составление номенклатуры дел
7.1. Номенклатура дел - это систематизированный список наименований дел, которые образуются в делопроизводстве ЗАО "Малый кадр".
Сводная номенклатура дела должна отражать полный комплекс дел всех отделов ЗАО "Малый кадр".
7.2. Не включаются в номенклатуру дел печатные издания, брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, реферативные журналы, экспресс-информация и другие подобные материалы.
7.3. Номенклатуры дел отделов подготавливают сотрудники отделов, хорошо знающие задачи и документацию отдела, и визируют руководители отделов. Затем номенклатуры дел представляются на согласование секретарю генерального директора для последующего их включения в сводную номенклатуру дел ЗАО "МАЛЫЙ КАДР" и утверждения. Утверждает сводную номенклатуру дел генеральный директор.
7.4. Заголовки дел в номенклатуре должны кратко, четко и конкретно отражать состав и содержание документов, которые предполагается группировать в дела.
Заголовок содержит:
Наименование вида (видов) документа (распоряжения, протоколы, переписка и т. п.), включенного в дело;
Определение участка работы или вопроса деятельности, уточняющие сведения об авторах документа, корреспондентах, подлинности и копийности документов и т. п.
Если дело содержит переписку, следует указывать - с кем и по какому вопросу она ведется, вид переписки (исходящая, входящая).
При формулировании заголовка употребляются термины "дело" и "документы", если в дело включены документы различных видов.
7.5. Составление заголовков "Разная переписка", "Дело с отчетностью", "Руководящие материалы", "Документы по общим вопросам" и т. п. не допускается.
7.6. Образец номенклатуры дел, представляемой в Дирекцию:
Примерная форма
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
(название отдела)
Начальник отдела Подпись И. О. Фамилия
7.7. Номенклатура дел отделов на следующий год представляется в Дирекцию не позднее 15 декабря текущего года.
7.8. Ведение дел вне номенклатуры в отделах ЗАО "Малый кадр" не допускается.
8. Формирование дел
8.1. Исполненные документы группируются в дела в строгом соответствии с номенклатурой дел ЗАО "Малый кадр".
8.2. В дело подшиваются документы одного года, за исключением личных и переходящих на следующий год дел. Если в дело включены документы за разные годы, они разделяются между собой индикаторами-разделителями с указанием года. На обложке дела также следует указать, за какие годы подшиты документы.
8.3. В дело подшиваются только исполненные документы с отметкой об исполнении и подписью исполнителя, что свидетельствует о завершении работы над документом.
8.4. Включение в дело документов, не относящихся к нему, а также черновиков и копий не допускается.
Расположение документов внутри дел производится в обратном хронологическом порядке (документы, поступившие последними, в деле будут первыми).
8.5. Приказы по личному составу группируются отдельно от приказов по основной деятельности.
8.6. Формирование дел и их хранение организуется так, чтобы обеспечивалась возможность их быстрого поиска и использования, а также полная сохранность. В местах текущего хранения дел должна быть вывешена выписка из сводной номенклатуры дел соответствующего отдела.
8.7. Обложка дела оформляется следующим образом:
Название организации ЗАО "Малый кадр";
Наименование отдела;
Номер дела по номенклатуре, состоящий из индекса отдела и порядкового номера дела;
Заголовок дела;
Год заведения или квартал года;
Том дела;
Срок хранения.
9. Обеспечение сохранности документов
9.1. Законченные делопроизводством дела хранятся в отделах, в которых они формировались. Ответственность за сохранность документов несут начальники отделов и директора, курирующие данный отдел.
9.2. Дела могут храниться как в рабочих комнатах, так и в специально отведенных для их хранения помещениях, обеспечивающих надежную сохранность документов и оборудованных сигнализацией от несанкционированного доступа.
9.3. Дела помещаются корешками наружу в закрывающихся шкафах или сейфах.
9.4. Изъятие и выдача каких-либо документов из дел не разрешаются. В исключительных случаях такое изъятие производится с разрешения директора, курирующего отдел.
9.5. В течение делопроизводственного года на выданные по служебной необходимости дела заполняется карточка-заместитель дела. В ней указываются отдел, номер дела, дата выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении исполнителем и приеме дела на текущее хранение.
Примерная форма
Форма карточки-заместителя дела
Отдел _________
Дело N ________
9.6. В случае утраты какого-либо дела или документа ответственный исполнитель обязан незамедлительно известить об этом начальника отдела и директора-куратора.
9.7. Секретарь генерального директора один раз в квартал выборочно проводит проверку наличия дел и документов в отделах и информирует начальника отдела и директора-куратора о ее результатах.
9.8. Полная проверка наличия дел и документов проводится в отделах ежегодно по завершении делопроизводственного года (не позднее 20 января).
10. Экспертиза практической ценности документов
10.1. Под экспертизой ценности документов понимается определение значения документов в целях отбора их для дальнейшего хранения или уничтожения.
10.2. Для организации и проведения работы по экспертизе создается экспертная комиссия ЗАО "Малый кадр" (не менее 3 человек). В состав экспертной комиссии включаются наиболее квалифицированные и опытные работники отделов, юрист ЗАО "Малый кадр", а также представитель Дирекции.
10.3. Если в процессе отбора документов на хранение обнаружится недостача отдельных документов, должны быть приняты меры к их розыску.
10.4. Отбор документов на хранение и уничтожение должен проводиться путем полистного просмотра экспертной комиссией дел, законченных делопроизводством три года назад.
10.5. Дела, отобранные в результате экспертизы на долговременное хранение, вносятся в опись и передаются в архив.
Примерная форма
ЗАО "Малый кадр" УТВЕРЖДЕНО
Протоколом заседания экспертной комиссией
от ___________ N ___
ОПИСЬ N _______
долговременного хранения
за ________ год
В опись N _________ включены ______________________________________ дел
(цифрами и прописью)
с N ___ по N ___.
Подпись И. О. Фамилия
10.6. После утверждения описей дел долговременного хранения производится отбор документов и дел на уничтожение. Отобранные дела включаются в акт.
Примерная форма
ЗАО "Малый кадр" УТВЕРЖДАЮ
АКТ Генеральный директор
о выделении документов к уничтожению Подпись В. И. Драгин
Экспертная комиссия ЗАО "Малый кадр" отобрала к уничтожению следующие
дела и документы, утратившие практическое значение:
Итого: _________ дел за годы _______________________.
Описи дел за __________ годы утверждены экспертной комиссией.
Председатель экспертной комиссии Подпись И. О. Фамилия
Члены экспертной комиссии: Подпись И. О. Фамилия
Подпись И. О. Фамилия
Акт на уничтожение подписывается председателем и членами экспертной комиссии и утверждается генеральным директором.
10.7. Контроль за правильностью проведения экспертизы ценности документов осуществляет Дирекция ЗАО "Малый кадр".
10.8. Дела, подготовленные для архивного хранения, должны иметь заголовки, пронумерованные листы, прямой хронологический порядок расположения документов в деле, заверительный лист с указанием количества листов.
10.9. Уничтожение документов производится после сдачи-приема дел на архивное хранение. Измельчение документов в машине для уничтожения бумаг проводится в присутствии членов экспертной комиссии.
10.10. Экспертная комиссия осуществляет свою работу ежегодно в первой декаде января. Описи и акты представляются на утверждение генеральному директору не позднее 20 января. В случае невозможности кого-либо из членов экспертной комиссии участвовать в проведении экспертизы ценности документов его функции выполняет сотрудник того же отдела, уполномоченный директором-куратором.
(документационному обеспечению управления) — основной локальный нормативный акт, регламентирующий технологию работы с в пределах организации (учреждения, предприятия, фирмы).
Инструкция по делопроизводству устанавливает правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними. Практически инструкция закрепляет систему делопроизводства , установленную в конкретной организации.
Инструкции составляются с учетом специфики работы организации. Основой для их составления являются Примерные и Типовые инструкции, а также действующие нормативно-методические документы межотраслевого действия по делопроизводству.
Разработка инструкции по делопроизводству
В соответствии с нормативными правовыми актами РФ инструкция по делопроизводству является обязательным документом, регламентирующим делопроизводство. В федеральных органах исполнительной власти в соответствии с Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти и Правилами делопроизводства разрабатываются инструкции по делопроизводству, которые согласовываются федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 установил, что любая организация должна определить и документально зафиксировать принципы политики в области управления документами. Целью этой политики должны быть создание и поддержание системы управления документами аутентичными, достоверными и пригодными для использования документами, способной поддерживать деловую деятельность в течение необходимого периода времени. Реализовать эту задачу любая организация может с помощью инструкции по делопроизводству.
Содержание инструкции по делопроизводству
Структура текста инструкции по делопроизводству не регламентирована нормативно-методическими документами межотраслевого действия. Обычно инструкция включает общие положения, тематические разделы и приложения.
В разделе «Общие положения » устанавливают:
- сферу распространения инструкции (например, «инструкция распространяется на все документы организации», «инструкция распространяется на все документы, кроме конфиденциальных» и др.);
- ответственность за ее несоблюдение;
- подразделение, которое отвечает за единый порядок документирования и организацию работы с документами в организации (фирме) и в структурных подразделениях;
- нормативно-методическую базу.
Тематические разделы, как правило, начинаются с раздела «Правила составления и оформления документов », где определяются:
- виды и разновидности документов, используемые для документирования распорядительной, организационной, информационной деятельности;
- общие правила подготовки и оформления документов;
- правила подготовки отдельных видов распорядительных документов, включая порядок визирования, согласования, утверждения и подписания;
- порядок изготовления и размножения документов;
- правила оформления и заверения копий и приложений;
- порядок использования и хранения бланков, печатей, штампов;
- порядок работы исполнителей с документами.
Раздел «» включает:
- порядок приема, обработки, распределения входящих документов;
- правила их транспортировки и передачи из одного структурного подразделения в другое;
- основные инстанции движения документов;
- порядок подготовки и отправки исходящих документов;
- порядок учета объема документооборота.
В разделе «» устанавливается:
- порядок регистрации входящих, исходящих и внутренних документов;
- сроки, формы и методы регистрации;
- правила индексации документов.
Раздел «Организация справочной работы » (ИПС) закрепляет:
- принципы построения информационно-справочной работы в организации (фирме);
- включает описание справочных массивов (справочных картотек, электронной базы данных и др.);
- порядок систематизации и классификации справочной информации;
- технологию информационно-поисковой работы.
В разделе инструкции по делопроизводству «Контроль за исполнением документов » устанавливаются:
- категории документов, подлежащих обязательному контролю;
- порядок их постановки на контроль;
- технология контроля (формы контрольных карточек, применение отметок на документах и др.);
- обязанности исполнителей;
- типовые сроки исполнения;
- порядок обобщения данных по контролю за исполнением документов;
- порядок информирования руководителей об исполнительской дисциплине.
Раздел «Оперативное » содержит:
- правила хранения документов в службе делопроизводства и в структурных подразделениях организации (фирмы);
- устанавливает ответственность определенных должностных лиц за сохранность документов;
- правила формирования в дела отдельных категорий документов;
- порядок разработки и использования номенклатуры дел;
- порядок систематизации и индексации дел.
В раздел «Подготовка документов к сдаче в архив » включают:
- порядок проведения экспертизы (отбора документов для хранения и уничтожения);
- правила подготовки дел к хранению;
- требования к описанию и оформлению дел;
- порядок передачи дел в архив.
Состав тематических разделов может изменяться и дополняться в зависимости от условий работы и принятой технологии. В инструкции по делопроизводству могут быть разделы по работе с обращениями граждан, с документами с ограниченной сферой распространения (ДСП), по техническому обеспечению подготовки документов (печатание, звукозапись, стенография, факсимильная связь и т.д.).
К инструкции по делопроизводству обычно составляют приложения, которые должны содержать максимум справочно-иллюстративного материала, систематизированного в порядке расположения разделов. В приложения помещают схемы документопотоков, оттиски печатей и штампов, образцы бланков, образцы заполнения форм документов, примеры оформления отдельных видов документов, перечни контролируемых документов, формы их учета, формы номенклатуры дел и др.
Инструкция по делопроизводству должна отражать весь процесс работы с документами, все технологические операции в их логической последовательности. Инструкция является регламентирующим документом не только для службы делопроизводства, но и для всех специалистов аппарата управления.
Подготовку инструкции осуществляет служба делопроизводства при участии архива, юридической службы. Инструкция утверждается руководителем организации и вводится в действие его приказом. В структурных подразделениях она используется как нормативный документ, на основе которого специалисты управленческого аппарата должны составлять и оформлять документы.
Успех в бизнесе во многом зависит от его правильной организации. И руководителям, и рядовым работникам следует делопроизводство. В чем его особенности, какие виды бывают, и какие нормативные документы следует учитывать при организации документооборота?
Что такое делопроизводство
Любая организация, независимо от формы собственности и особенностей, создает в процессе своей деятельности самые разные бумаги. Это могут быть и приказы, и письма, и протоколы. Все они относятся к организационно-распорядительной документации.
Делопроизводство - это деятельность по созданию документов организации, выполняемая по определенным правилам и требованиям. Чаще всего на предприятиях выделяют специальных сотрудников, занятых только в этой сфере. В небольших фирмах функция секретаря может быть возложена практически на любого работника.
Если разбираться в сути терминологии (что такое делопроизводство), то станет ясно происхождение слова. Это, прежде всего, фиксация на материальном носителе официальной информации. Во время этого процесса создается который в дальнейшем инициирует определенные действия.
Сам термин «делопроизводство» появился довольно давно, но только в середине прошлого века оформился официально, будучи закрепленным в нормативных документах на государственном уровне.
Делопроизводство и документооборот - что это такое?
Организация не может существовать независимо от законодательства. В ней всегда есть делопроизводство и документооборот. Что это такое, каковы особенности перехода бумаг, как правильно их оформлять? Эти вопросы решают специалисты: секретари, архивариусы, работники отдела кадров.
Делопроизводство предполагает фиксацию информации на материальном носителе, создание бумажного либо электронного акта. На его основе строится документооборот организации - движение приказа или письма, начиная от его создания и заканчивая исполнением и отправлением в архив или уничтожением.
В зависимости от места создания деловых бумаг относительно работников и руководства организации документооборот делят на внешний и внутренний. От источника будет зависеть дальнейший путь приказа, распоряжения, письма.
Внутренний документооборот организации предполагает следующие этапы:
Этапы внешнего документооборота в целом схожи, но есть некоторые отличия:
- Документы поступают на предприятие со стороны. Это могут быть бумаги вышестоящих и нижестоящих организаций, филиалов, нормативные акты от органов официальной власти, судебные предписания, письма граждан.
- Все поступившие в организацию деловые бумаги в обязательном порядке проходят процедуру регистрации. Она подтверждает то, что они взяты на контроль.
- Следующим этапом идет работа с документом, ознакомление или исполнение предписаний.
- Если необходимо, оформляется официальный ответ.
- Последний этап - оформление на длительное или архивное хранение, и возможное уничтожение.
Кроме того, по отношению к руководству организации выделяют следующие виды документооборота:
Все этапы движения документа обязательно фиксируются в специальных журналах. Они могут вестись в нескольких вариантах:
- движения документов;
- карточки документов;
- электронный документооборот наиболее распространен в абсолютном большинстве организаций.
Особенности судебного делопроизводства
Многие задаются вопросом, что такое и в чем его отличие от общего. Судебное дело - это немного другой пакет документов и материальных свидетельств. Правильное его хранение и перемещение обеспечивает прозрачность работы правоохранительной системы. Судебное делопроизводство, в отличие от организационного, не может быть добровольным. Оно ведется уполномоченными лицами и строго контролируется. Для него нормативно и строго определены все этапы, вплоть до уничтожения.
Функции секретаря
Большинство сотрудников предприятия очень смутно представляют себе, что такое делопроизводство и документооборот. Для секретаря же это - профессиональная деятельность.
Секретариат предприятия выполняет основную функцию по По форме и особенностям работы организацию делопроизводственной службы предприятия делят на такие виды:
- Централизованная - все секретари находятся в одном отделе и подчиняются начальнику-делопроизводителю или старшему секретарю.
- Децентрализованная - секретари и сотрудники, выполняющие их обязанности, рассредоточены по подразделениям организации и подчиняются разным начальникам.
- Смешанная - наиболее часто встречается в крупных организациях.
Особенности документооборота на предприятии напрямую будет зависеть от того, какая форма секретариата принята.
Инструкция по делопроизводству
Независимо от размера и формы собственности, в любой организации должен быть нормативный акт, регламентирующий движение документов. Что такое и как ее составлять? Этот вопрос волнует не только секретарей, но и руководителей.
Инструкция по делопроизводству - это внутренний нормативный акт организации, утверждаемый приказом или распоряжением руководства, бессрочного действия. В нем прописаны все этапы прохождения документа, даны списки должностей, чьи подписи могут удостоверять подлинность официальных бумаг, приведены образцы оформления, бланки и формуляры.
Ведение делопроизводства
В небольших организациях с невысоким уровнем документооборота (менее 200 в год) не встает вопрос, что такое ведение делопроизводства. Все решается силами самих сотрудников или даже руководителя.
Если обязанности ведения делопроизводства не являются для сотрудника прямыми и не прописаны в его трудовом договоре, то следует издать указ о возложении этих функций. В данном документе следует подробно расписать дополнительные обязанности, ответственность и компенсацию.
Особенности кадрового делопроизводства
Если в организации работает хоть один работник, то обязательно будут создаваться трудовые документы. Вопрос, что такое кадровое делопроизводство, особенно актуален для предприятий с малым количеством сотрудников.
Кадровое делопроизводство - это обеспечение движения специфических документов, связанных с трудовой деятельностью работников предприятия. Обычно эти обязанности выполняют сотрудники специального подразделения - отдела по персоналу. В их функции входит прием, обработка и хранение кадровой документации. В том числе обработка личных данных, которые являются секретными.
Кадровый документооборот обычно ведется отдельно от общего с соблюдением правил секретности и особенностей хранения.
Оптимизация делопроизводства
Несмотря на стремительное развитие цифровых технологий, многие организации с трудом поддаются оптимизации документооборота. Продолжают по старинке вести бумажную переписку и ведут обычные регистрационные журналы.
Это связано с двумя факторами:
- сопротивление нововведениям сотрудников предприятия;
- нехватка финансов.
Руководителям следует помнить, что оптимизация документооборота при немалых вложениях дает заметный экономический эффект.
В каждой организации создаются документы, отражающие различные стороны ее деятельности: управленческую (планирование, регулирование, контроль и др.), обеспечение необходимыми ресурсами (человеческими, финансовыми, сырьем, материалами, техникой и др.), основную, или производственную, деятельность (торговля, транспортное обслуживание, страхование, банковское обслуживание и др.). Каждая организация осуществляет информационный обмен с другими организациями, получая различные документы (деловые письма, договоры, протоколы, акты и др.). Чтобы деятельность организации была эффективной, а работа с документами упорядоченной и организованной, в организации создается система делопроизводства.
Определимся с терминами
Под системой делопроизводства мы понимаем совокупность организационных, информационных, технических, технологических мер, обеспечивающих документирование деятельности организации (создание документов), получение или отправку документов, их обработку, хранение и использование.
Делопроизводство – это сложноорганизованная система, поэтому для эффективной организации работы недостаточно раскладывать документы по папкам и хранить их в шкафах или в столах. Документы нужно систематизировать, регистрировать, контролировать их исполнение, определять сроки их хранения, формировать в дела, сдавать на хранение в архив или уничтожать после того, как они утратили ценность и истек установленный нормативными актами срок их хранения. И все это нужно делать, руководствуясь определенными принципами, по определенным правилам, чтобы в любой момент времени можно было найти необходимый документ и чтобы этот документ мог быть использован как правовое основание для принятия управленческих решений, как доказательство в суде или с иной целью.
По определению, зафиксированному в п. 2.1 ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», делопроизводство (документационное обеспечение управления) – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Практически аналогичное определение закреплено в ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования»: управление документами (records management) – совокупность планомерных и эффективных действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях с целью доказательства проведения деловых (управленческих) операций» (п. 3.20).
Документирование деятельности организации (создание документов) – деятельность, которой в той или иной степени заняты практически все работники организации. Организация работы с документами (обработка документов, их хранение, использование) – это виды деятельности, которые выполняются специализированным подразделением организации или, если организация небольшая, – работником (документоведом, делопроизводителем), выполняющим функции организатора работы с документами или управляющего документами.
Обратите вниманиеГоворить о том, что в организации существует система делопроизводства, можно, на наш взгляд, в том случае, если:
|
Организация делопроизводства
Если говорить об организации делопроизводства как о последовательности действий, которые должны быть выполнены в организации, то первый шаг – это создание отдельного подразделения (назовем его отделом делопроизводства) или, при небольшом объеме документооборота, назначение работника, в обязанности которого будет входить организация работы с документами. В небольшой организации это может быть секретарь руководителя, на которого кроме функций информационного, документационного и организационно-технического обслуживания руководителя возложены функции организации работы с документами.
Создание специализированного делопроизводственного подразделения – отдела делопроизводства – сопровождается рядом последовательных действий.
Шаг 1: разработка и утверждение положения об отделе делопроизводства и должностных инструкций работников отдела.
Положение об отделе делопроизводства определяет статус этого подразделения (его правовое положение), задачи, функции, права, ответственность, а также характер взаимоотношений с другими подразделениями.
Должностные инструкции устанавливают распределение всего объема работы, выполняемого подразделением, между работниками с учетом их квалификации, технологии выполнения делопроизводственных работ и их объема.
Шаг 2: назначение работников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях организации.
Обязательным условием успешной работы с документами является назначение работников, в обязанности которых входит ведение делопроизводства в структурных подразделениях.
Не каждое структурное подразделение организации может претендовать на то, чтобы иметь работника, который будет заниматься только ведением делопроизводства (секретаря или делопроизводителя). Если численность подразделения небольшая, объем документов также невелик, ведение делопроизводства структурного подразделения может быть поручено одному из работников подразделения, как правило, занимающему самую младшую должность специалиста, который будет выполнять обязанности по ведению делопроизводства наряду с выполнением обязанностей по своей должности. Назначение работников, отвечающих за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, осуществляется приказом руководителя организации.
Шаг 3: разработка и утверждение инструкции по документационному обеспечению (делопроизводству) организации (далее – Инструкция по ДОУ).
Инструкция по ДОУ является основным нормативным документом, регламентирующим порядок и технологию работы с документами с момента их создания или поступления в организацию и до отправки корреспондентам или передачи на хранение. В Инструкции по ДОУ должны быть определены процессы и процедуры обработки документов на всех этапах их жизненного цикла. Инструкция является нормативным документом организации, утверждается руководителем организации и является обязательной для всех работников.
В настоящее время единственным методическим документом, определяющим порядок разработки Инструкции по ДОУ, являются Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76). Методические рекомендации предназначены для федеральных органов исполнительной власти, тем не менее, этот документ могут использовать иные органы власти, государственные и негосударственные организации, но с соответствующей корректировкой.
Несмотря на наличие Методических рекомендаций, разработчику инструкции необходимо проделать большую предварительную работу для выбора конкретной конфигурации системы делопроизводства, отражающей особенности работы с документами именно в данной организации.
Разработка Инструкции по ДОУ – это задача отдела делопроизводства (сотрудника, отвечающего за работу с документами). Цель разработки Инструкции по ДОУ – установить технологию работы с документами в организации.
- Правила документирования управленческой деятельности организации (составление и оформление основных комплексов управленческих документов, включая требования к бланкам, составу реквизитов и их оформлению);
- Правила организации документооборота организации (движение документов в процессе их создания и исполнения, получение и отправка документов, включая регистрацию документов, контроль исполнения документов, ведение справочной работы по документам);
- Правила организации хранения документов (систематизация исполненных документов в соответствии с номенклатурой дел, формирование дел, хранение дел, передача документов на архивное хранение, уничтожение документов с истекшими сроками хранения).
При разработке Инструкции по ДОУ необходимо основываться на положениях законодательных и иных нормативных правовых актов, регулирующих документационное обеспечение и архивное дело, на положениях учредительных документов организации, в частности устава или положения (именно в этих документах определяется компетенция руководства, закрепляется право руководителя издавать определенные документы), выявить и проанализировать комплекс нормативных правовых актов, распорядительных документов, посвященных различным вопросам управленческой деятельности и организации работы с документами (например, приказ организации о распределении обязанностей между руководством или о делегировании права подписи, приказ о порядке учета, хранения и уничтожения бланков, печатей и штампов организации и др.). Выявление данного комплекса документов необходимо не только для анализа тех норм и правил в работе с документами, которые уже установлены в организации, но и для того, чтобы после утверждения инструкции (а часть положений из этих документов может войти в Инструкцию по ДОУ) можно было издать приказ о признании каких-то из этих документов утратившими силу.
Шаг 4: разработка номенклатуры дел, служащей основой систематизации документов в дела, формирования дел и ведения информационно-поисковой работы по документам.
Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в организации, с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел необходима для качественного формирования документального фонда организации. Документальный фонд организации составляют документы, образовавшиеся в ее деятельности, как созданные в организации, так и поступившие из других организаций. Номенклатура дел позволяет формировать документы в дела таким образом, чтобы в дальнейшем можно было осуществлять эффективный поиск документов, если возникает потребность в их использовании. Кроме того, номенклатура дел выполняет еще одну важнейшую функцию – устанавливает сроки хранения документов.
В разработке номенклатуры дел кроме отдела делопроизводства принимают участие все структурные подразделения организации. Точнее сказать, сначала структурные подразделения организации разрабатывают номенклатуры дел подразделений, затем отдел делопроизводства формирует так называемую сводную номенклатуру дел, т.е. номенклатуру дел организации. Номенклатуру дел лучше вводить в действие с 1 января наступившего года, поскольку делопроизводство в организациях ведется по годам.
Номенклатура дел является основой для систематизации документов и организации их последующего хранения до передачи в архив организации или уничтожения по истечении установленных сроков хранения.
Поскольку разработка Инструкции по ДОУ – это достаточно сложная задача, и с первого раза может не получиться удовлетворительного со всех точек зрения варианта Инструкции, можно рекомендовать сначала разработать и утвердить временную Инструкцию по ДОУ. Работа с временной Инструкцией позволит проверить ее положения, выявить слабые места, и после соответствующей доработки Инструкция по ДОУ может быть утверждена уже как постоянная.
