При передаче материальных ценностей по договору аренды, купли-продажи, поступивших в компанию безвозмездно, важно зафиксировать факт передачи ценностей от одной стороны к другой. Акт передачи материальных ценностей является важным документом и выполняет несколько функций:
- Является подтверждением передачи ценностей от одной стороны к другой;
- Подписывая акт, принимающая сторона принимает на себя ответственность за передаваемый товар;
- Содержит полный подробный перечень передаваемых ценностей.
Акт приема-передачи товара: обязательные реквизиты
Компании имеют право разработать собственные формы документов, которые они будут применять в деятельности. Однако законодательство содержит ряд требований, которые необходимо будет учесть при составлении документов. В частности, все используемые формы должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г.
Обязательные реквизиты, которые должен содержать акт приемки-передачи товара:
- Название документа: «Акт приема-передачи ТМЦ»;
- Дата заполнения документа;
- Название компании, которая составила документ;
- В документе должно быть отражена суть факта хозяйственной жизни – в случае, если это акт приема-передачи материальных ценностей (образец ниже), то информация о передаче товаров от одной стороны к другой;
- Величина измерителя факта хозяйственной жизни в натуральном или денежном выражении (с указанием единиц, в которых она измеряется);
- Должности лиц, которые подписали данный образец акта приемки-передачи товара и несут ответственность за оформление данного события или сделки;
- Подписи ответственных лиц и расшифровка подписей (фамилии, инициалы) или иные реквизиты, которые помогут их идентифицировать.
Перечисленные выше реквизиты являются универсальными и обязательными для всех первичных документов. Кроме перечисленных реквизитов, образец акта приема-передачи ТМЦ должен содержать полный подробный перечень товаров, передача которых оформляется данным актом: перечисление наименований, количество товаров по каждой позиции, стоимость.
Документ составляется в 2 экземплярах – по одному экземпляру для передающей и принимающей ценности стороны. Перечень должностных лиц, которые имеют право подписи первичных учетных документов, определяет руководитель компании. Такие полномочия могут быть определены приказом руководителя, должностной инструкцией или иным внутренним документом организации.
В какой валюте необходимо составлять первичные документы?
Стоит обратить внимание, что одним из обязательных реквизитов, которые содержит акт приема - передачи товара, является величина денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения. Четкого указания о том, что первичные документы необходимо составлять только в рублях, в законодательстве не содержится. Однако при этом стоит учитывать, что объекты бухгалтерского учета (активы, доходы, расходы и прочее) нужно отражать в рублях. Бухгалтерская отчетность также оформляется в российских рублях. Таким образом, учитывая эти 2 факта, первичные документы, которые подтверждают факты хозяйственной жизни, нужно составлять в рублях.
Если вы работаете с иностранными контрагентами и использование иностранной валюты обусловлено необходимостью, можно поступить следующим образом: предусмотреть несколько граф для разных единиц измерения или составить дополнительный документ, который будет разъяснять содержание документа, составленного в валюте.
При увольнении прежнего главного бухгалтера не отражена в действующем законодательстве.
Тем не менее, чтобы уменьшить возможные негативные последствия, организация должна организовать передачу дел от прежнего главного бухгалтера к новому главному бухгалтеру.
Процедура проведения передачи дел от прежнего главного бухгалтера новому главному бухгалтеру происходит в несколько этапов.
При передаче дел от прежнего главного бухгалтера новому главному бухгалтеру следует следовать следующему алгоритму:
Шаг 2. Ознакомление нового главного бухгалтера с приказом о передаче дел
Шаг 3. Инвентаризации имущества и обязательств организации
Шаг 4. Проверка состояния учета и отчетности
Шаг 5. Приемка – передача документов от прежнего главного бухгалтера новому главному бухгалтеру
Шаг 6. Получение пояснений от прежнего главного бухгалтера
Шаг 7. Составление и подписание акта приема-передачи дел
Шаг 1. Ознакомление нового главного бухгалтера с должностной инструкцией
Новому главному бухгалтеру необходимо четко представлять свои должностные обязанности, чтобы организовать свою работу и понять, на что обратить внимание при приеме дел от предыдущего главного бухгалтера.
Для этого новому главному бухгалтеру следует ознакомиться должностной инструкцией.
Шаг 2. Ознакомление нового главного бухгалтера с приказом о передаче дел
Передача дел осуществляется на основании приказа организации.
В приказе должны быть указаны Ф.И.О. лица, принимающего дела (нового главного бухгалтера), лица, передающего дела (прежний главный бухгалтер), и других лиц, участвующих в передаче дел (руководителя, секретаря).
В приказе о передаче дел следует указать:
причину проведения приема-передачи дел (увольнение главного бухгалтера);
сроки проведения приема-передачи дел и период, за который проводится прием-передача дел. Если главных бухгалтер увольняется по собственному желанию (п.3 ст.77 ТК РФ), то на расторжение трудового договора у работодателя есть две недели (ст.80 ТК РФ). В этом случае целесообразно срок, равным 2 недели;
первичные учетные документы (договоры с поставщиками покупателями и прочими контрагентами, акты, накладные и т.п.);
регистры бухгалтерского и налогового учета;
бухгалтерские справки;
бухгалтерская (финансовая) и налоговая отчетность;
отчетность во внебюджетные фонды;
акты сверок с налоговыми органами, акты налоговых органов по проводимым проверкам;
инвентаризационные описи;
кассовые документы, выписки и
кадровые документы, документы, подтверждающие задолженность по заработной плате и налоговые вычеты по НДФЛ;
должностные обязанности сотрудников бухгалтерии;
список лиц, имеющих право подписи на первичных документах;
другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского и налогового учета.
Передаваемые документы должны быть подшиты. При их отсутствии делается соответствующая запись в акте приема-передачи и составляется их опись.
После этого следует ознакомиться с учетной политикой по бухгалтерскому и налоговому учету за два предшествующих года и текущий период - период, который может охватить выездная проверка (п. 4 ст. 89 НК РФ).
Затем важно оценить соответствие бухгалтерской и положениям учетной политики и действующему законодательству (например, создание резервов, последовательность применения учетной политики, правильность формирования результата и т.д.).
Также бухгалтерская отчетность проверяется на предмет соответствия ее показателей данным бухгалтерского учета.
Кроме этого проверяется правильность исчисления налогов и взносов, представления деклараций и расчетов.
Конечно, проверить все первичные документы новому главбуху из-за их большого количества просто не реально.
В этом случае проверить наличие первичных документов, правильность заполнения ее реквизитов и отражения на счетах бухгалтерского учета и в налоговом учете, можно выборочно.
Критерием выборочной проверки могут быть большие суммы, на которые проведены хозяйственные операции.
Также новому главному бухгалтеру целесообразно ознакомиться с аудиторскими заключениями, актами и решениями по результатам проведенных проверок. Это позволит составить представление о характерных ошибках прежнего главного бухгалтера, недочетах в его работе, которые выявляли проверяющие органы.
Шаг 5. Приемка – передача документов от прежнего главного бухгалтера новому главному бухгалтеру
Главный бухгалтер должен получить следующие документы:
Учредительные и регистрационные документы
Устав, учредительный договор;
Свидетельство о регистрации;
Свидетельство о постановке на учет в налоговый органах;
Свидетельство о постановке на учет в Пенсионном фонде, Фонде социального страхования;
Документы, связанные с организацией бухгалтерского учета
Учетная политика по бухгалтерскому учету;
Политика по налоговому учету;
План счетов бухгалтерского учета;
Должностные инструкции работников бухгалтерии;
Регистры бухгалтерского и налогового учета
Оборотно - сальдовые ведомости по всем счетам бухгалтерского учета;
Регистры бухгалтерского и налогового учета по всем счетам;
Бухгалтерская, финансовая и налоговая отчетность
Бухгалтерская отчетность;
Декларации и расчеты по всем налогам;
Книги покупок и продаж;
Журнал учета полученных и выставленных счетов - фактур;
Документы по инвентаризации
Приказ о проведении инвентаризации;
Инвентаризационные описи (акты) и сличительные описи;
Документы, касающиеся взаимоотношений с налоговыми органами
Акты налоговых проверок;
Акты сверок с налоговыми органами;
Документы по учету основных средств
Приказ о создании комиссии по приемке основных средств;
Акты приемки – передачи основных средств по форме № ОС-1;
Инвентарные карточки по основным средствам по форме №ОС-6;
Акты на списание основных средств
Документы по учету товарно-материальных ценностей
Карточки учета материалов;
Приходные ордера по форме № М-4;
Требования - накладные по форме № М-11;
Документы по учету денежных средств
Кассовая книга, приходные и расходные кассовые ордера;
Платежные поручения;
Выписки банков по расчетным счетам;
Журнал кассира-операциониста и Z -отчеты;
Документы по учету труда и заработной платы
Трудовые договоры;
Приказа о приеме на работу, увольнении, премировании;
Табели учета рабочего времени;
Расчетно-платежные ведомости;
Документы по расчетам с подотчетными лицами
- Авансовые отчеты;
Документы по учету расчетов контрагентами
Договоры с поставщиками и покупателями;
акты сверок с дебиторами и кредиторами;
товарные накладные, акты выполненных работ, оказанных услуг
Прочие документы
Первичные документы по учету займов, финансовых вложений, нематериальных активов;
Бланки строгой отчетности;
Доверенности;
другие документы;
Шаг 6. Получение пояснений от прежнего главного бухгалтера
Пояснения могут касаться ведения бухгалтерского и налогового учета, порядка взаимодействия с другими отделами или подразделениями компании, а также с контрагентами, аудиторской компанией и налоговыми органами.
Шаг 7. Составление и подписание акта приема-передачи дел
Передача дел оформляется актом приема-передачи дел, в котором должны быть указаны все основные моменты, характеризующие состояние передаваемых дел на дату передачи и включено как можно больше информации, собранной и обработанной в ходе передачи дел.
Акт приема-передачи дел может быть составлен организацией в произвольной форме, поскольку нормативными документами прием-передача дел не регулируется.
В акте приема-передачи дел следует отразить:
Ф.И.О. лиц, сдающих и принимающих дела;
дату передачи дел;
период, за который осуществлена передача дел;
дату и номер приказа, на основании которого проведен прием-передача дел;
наименование и количество число переданных документов (дел, папок, подшивок);
серии и номера неиспользованных банковских чековых книжек, бланков строгой отчетности;
список документов, которые отсутствуют (утеряны) на момент передачи дел;
все ошибки, нарушения, недочеты, недостатки, которые были обнаружены в процессе передачи дел, в оформлении первичных документов,
число переданных печатей, штампов и тому подобное.
последнее аудиторское заключения о достоверности бухгалтерской (финансовой) отчетности;
характеристику бухгалтерского и налогового учета.
Характеристика бухгалтерского и налогового учета может включать следующие разделы:
1) организация бухгалтерского учета.
В этом разделе проводится анализ Учетной политики.
Здесь может быть указана организационная структура бухгалтерской службы, укомплектованность бухгалтерии кадрами, распределение служебных обязанностей между сотрудниками бухгалтерии, квалификация учетных работников.
Кроме того, в этом разделе отмечается уровень автоматизации бухгалтерского и налогового учета, использование программного обеспечения и справочно-правовых систем.
2) учет денежных средств.
В этом разделе указывается наличие кассира и договора о полной индивидуальной материальной ответственности, наличие ККТ и документов на нее и ее обслуживание, наличие контрольных лент и журнала кассира - операциониста, результаты инвентаризации наличных денежных средств, бланков строгой отчетности и чековых книжек, соблюдение условий хранения и учета наличных денежных средств и денежных документов.
Раздел также должен содержать перечень всех расчетных и других счетов, открытых в отделениях банков, суммы остатков по ним, сверенные с данными текущего учета и последними банковскими выписками;
3) учет основных средств и нематериальных активов.
В этом разделе отмечаются результаты проверки системы учета этих активов, состояние документирования операций их постановки на учет и выбытия, начисления по ним амортизации и другие моменты;
4) учет материально-производственных запасов (товаров, готовой продукции и материалов).
В этом разделе отмечаются результаты проверки учета материально-производственных запасов и соответствие данных учета фактическому наличию ценностей.
Для этого указываются результаты инвентаризации и дальнейшие действия по устранению выявленных расхождений (недостач или излишков).
Также отмечается также наличие договоров о полной материальной ответственности складских работников;
6) состояние учета на других участках.
В этом разделе описывается порядок учета финансовых вложений, доходных вложений в материальные ценности, займов и кредитов, расчетов по дивидендам, резервного капитала, добавочного капитала и др. и отмечается соответствие или не соответствие порядка учета законодательству;
3) состояние учета расчетов с контрагентами, налоговыми органами, государственными внебюджетными фондами, работниками организации.
В этом разделе указываются сведения, характеризующие проверенные данные о суммах кредиторской и дебиторской задолженностей (в том числе, наличие просроченной и безнадежной задолженности, остатков подотчетных сумм, наличие актов сверок взаимных расчетов с дебиторами и кредиторами, результаты инвентаризации, наличие актов сверки с налоговыми органами)
Также в этом разделе оценивается качество претензионной работы, состояние расчетов с налоговыми органами и государственными внебюджетными фондами.
По расчетам с работниками организации указываются сведения о наличии трудовых договоров, анализируются состояние персонифицированного учета и задолженность по оплате труда.
7) бухгалтерская (финансовая) отчетность;
В этом разделе указываются расхождения между данными бухгалтерской и налоговой отчетности с данными бухгалтерского и налогового учета и письменные объяснения прежнего главного бухгалтера о причинах расхождений;
8) хранение документов.
В этом разделе должен быть описан порядок оформления описей дел и сдачи дел в архив, соблюдения организацией правил сохранности дел, их хранения и уничтожения;
9) перечень первичных учетных документов, регистров бухгалтерского и налогового учета, переданных по описи.
В этом разделе также указываются остатки по счетам на основании подписанной увольняющимся главным бухгалтером и руководителем оборотно-сальдовой ведомости.
Оборотно-сальдовая ведомость, подписанная прежним главным бухгалтером и руководителем, подтверждает входящие остатки на дату приема дел.
Акт приема-передачи дел составляется, как правило, в двух экземплярах, один из которых хранится в организации, а второй остается у прежнего главного бухгалтера.
Акт подписывается всеми сторонами, принимавшими участие в процедуре приема-передачи дел (то есть новым главным бухгалтером, принимающего дела, прежним главным бухгалтером, передающего дела, а также членами и председателем комиссии), и утверждается руководителем организации.
передача дел инвентаризация учетная политика
В делопроизводстве возникают ситуации, когда необходимо передать документы, для чего и составляется специальный акт. Его целевая направленность — снятие ответственности с сотрудника, которому предстоит принять задокументированную работу. Также это дает возможность с максимальной достоверностью оценить положение дел в определенный момент времени.
Как правильно составить акт приема передачи документов другому лицу?
И хотя в составлении нет ничего сложного, нельзя недооценивать важность и необходимость его оформления. В дальнейшей работе без него в некоторых случаях доказать сам факт передачи важной информации от одной стороны к другой бывает практически невозможно. Бумага имеет юридическую силу, а, значит, в случае возникновения спорных моментов, именно она будет являться официальным документом, с которым придется считаться любым судебным инстанциям.
При передаче другому лицу
Акт приема-передачи является подтверждением того факта, что передача от одного физического лица к другому, или от юридического лица другому юридическому лицу через их официальных представителей, состоялась.
Перечисленную ниже информацию следует указать в акте при передачи документов другому лицу:
- порядковые и серийные номера;
- содержание;
- количество страниц;
- количество экземпляров;
- наличие оригиналов или копий и т.д.
Такая скрупулезность при оформлении необходима для возможности отличить по различным признакам любые другие подобные бумаги.
При смене генерального директора
Акт приема-передачи документов при смене гендиректора оформляется после того, как издан указ о его смене, а данные о проделанных изменениях отправлены в налоговую службу, или после подготовки протокола собрания учредителей о смене на руководящем посту организации. Данная бумага оформляется секретарем, подписывается уже бывшим и будущим директорами, а также председателем общего собрания учредителей.
При увольнении главного бухгалтера
Акт приема-передачи документов при увольнении главного бухгалтера составляется в любой произвольной форме и обязательно в двух экземплярах, поскольку один из них сохраняется в самой организации, а второй должен быть передан уже бывшему главному бухгалтеру.
В нем непременно указывается следующая информация:
- дата, когда происходит передача бумаги;
- наименование и реквизиты;
- подробная информация об отсутствующих бумагах и обнаруженных расхождениях в учетных данных.
От старого руководителя новому
В таком случае следует указать следующую информацию и данные:
- все учредительные документы организации;
- не сданные в бухгалтерию оставшиеся учредительные бумаги;
- управленческая отчетность.
При реорганизации ООО
При составлении в процессе реорганизации ООО не существует какого-либо установленного образца. В данном конкретном случае все оформляется в свободной форме, поскольку основное в нем — констатация факта перехода всех прав ООО к правопреемнику. Обязательное условие к оформлению — утверждение лицами, которые приняли решение о его реорганизации. Стандартный образец акта приема-передачи при реорганизации ООО включает следующие обязательные разделы:
- наименование;
- дата его оформления;
- перечень передаваемого имущества;
- подписи участвующих сторон;
- отметки об утверждении.
При продаже фирмы
Организации в процессе своей деятельности могут столкнуться с необходимостью передачи официальных документов, как внутри (например, между подразделениями), так и в другие компании и учреждения. Чтобы избежать разногласий по поводу соответствия пакета деловых бумаг приложенному списку, составляется образец акта передачи документов.
В каких случаях требуется оформление акта?
Составление образца акта приема-передачи документов не является строго обязательной процедурой. Скорее он требуется для предупреждения возможных конфликтных ситуаций между контрагентами по поводу соответствия переданных официальных бумаг.
Почему важно оформить документ:
- Акт приема-передачи подписывается обеими сторонами и имеет юридическую силу. Это означает, что он может использоваться при разрешении споров в судебном порядке.
- Данная форма также составляется внутри компании для подтверждения факта предоставления кадровой, бухгалтерской и другой документации.
- При сдаче дел и должности, связанной со сменой сотрудников, заполнение бланка требуется для того, чтобы новый специалист видел весь список имеющихся дел.
- Образец акта приема-передачи документации составляется при сдаче документов в архив (внутри организации и на госхранение). Данная процедура позволяет вычислить, где находится необходимое дело в случае необходимости, например, при проверке.
- Реорганизация или ликвидация организации сопровождается заполнением соответствующего формата документов.
Образец акта приема-передачи технической документации регистрируется при передаче объектов недвижимости.
В итоге, любое совершаемое действие в рамках взаимодействия контрагентов между собой должно быть подтверждено документально.
Правила оформления акта приема-передачи документов
Образец акта приема-передачи документов предполагает ряд правил его оформления:
- бланк должен соответствовать общим установленным требованиям (ГОСТ);
- в нем должны содержаться все необходимые сведения;
передаваемые документы прописываются в соответствии с названиями, указанными в номенклатуре дел или учетной политике предприятия; - для бланков строгой отчетности составляется отдельный список;
члены комиссии указываются только в соответствии с приказом об их назначении; - перечень передаваемой документации оформляется в виде таблицы.
Компания может самостоятельно разработать форма данного типа документа или скачать его в интернете. Но в любом случае в содержании бланка должны быть отражены следующие пункты:
- название свидетельства передачи;
- фактические и юридические адреса отправителя и получателя;
место оформления сделки; - дата составления (подписания) и регистрации;
- наименование юрлица и организационно-правовая форма;
- почтовые реквизиты – для юрлиц;
- ФИО представителей передающей и принимающей стороны (по необходимости с внесением паспортных данных);
- перечень передаваемых официальных бумаг, с указанием их подлинности (копийности), количества экземпляров и страниц, номеров документов;
- для повышения достоверности может быть изложено краткое содержание передаваемого документа;
- подписи участников договора, заверенные печатями.
Нарушение условий содержания ставит под сомнение правомерность образца акта приемки-передачи документов.
Требования к документу
Несмотря на то, что при возникновении конфликтных ситуаций данный акт является неоспоримым доказательством правоты одной из сторон, жестких требований к его разработке и оформлению нет. При этом он должен соответствовать минимальным нормам права. Поэтому простой образец акта приема-передачи документов должен отвечать следующим требованиям:
- Оформляется на бумажном носителе, формата А4, не допускается составление в электронном варианте.
- Заполнение шаблона разрешено в печатном и письменном виде.
При заключении сделки между юрлицами используется специально разработанный фирменный бланк организации. - Количество экземпляров должно соответствовать числу заинтересованных сторон (обычно 2 шт.).
- Не должен содержать лишнюю информацию, затрудняющую понимание сути дела.
- Изложение сведений осуществляется в официально-деловом стиле.
- Обязательно прописывается название документа, отражающее цель его создания.
- Факт передачи объекта сделки между компаниями заверяется печатью, внутри организации достаточно подписей.
Образец акта приема-передачи ТМЦ
Передача товарно-материальных ценностей от одной компании другой подкрепляется подписанием соответствующих официальных бумаг. В их число входит свидетельство передачи ТМЦ.
Допускается использовать типовой бланк или оформленный организацией самостоятельно в соответствии с требованиями. Шаблон свидетельства приемки можно скачать на тематических сайтах или форумах в интернете.
Основные пункты, которые обязательно должны быть указаны в соглашении:
- перечень ТМЦ с описанием;
- идентификационные данные (госномера, заводские реквизиты и т.д.);
- опись сопроводительной документации (сертификаты, паспорта, гарантийные талоны, инструкции и т.п.).
Необходимость в составлении официальной бумаги связана в первую очередь со сменой материально ответственного лица, за которым закреплены ТМЦ.
Акт - нормативный документ, составленный в нескольких экземплярах и подписанный сторонами для подтверждения установленных событий или фактов. При смене бухгалтера на предприятии составляется и подписывается акт приема-передачи бухгалтерских документов. На государственных предприятиях этот документ имеет унифицированную форму, но может меняться ведомством ввиду особенностей хозяйственной деятельности.
Форма заполнения обычно регламентируется правилами о порядке составления актов, при заполнении которых во избежание ошибок предоставляется пример. На негосударственных (небюджетных) предприятиях акт приема-передачи бухгалтерских документов может иметь простую форму в виде описи дел, принимаемых новым главбухом.
Пример акта приема-передачи бухгалтерских документов
Акт приема-передачи бухгалтерских документов при смене директора или в других случаях - это документ, содержащий информацию о состоянии бухгалтерской отчетности в период передачи дел новому главному бухгалтеру. В дальнейшем может использоваться при составлении отчетности, а также снять ответственность с бухгалтера за неправильное ведение бухучета за период, предшествующий смене должностного лица. Содержание акта урегулировано нормативными документами (шаблон заполнения ниже), но может дополняться или сокращаться в зависимости от специфики деятельности предприятия.
Как оформлять
По понятиям о делопроизводстве, акт приёма передачи документов бухгалтерии регламентирован формой - стандарт, заполнить которую не составит труда.
Ниже рассмотрим пример приёма документации одним предприятием от другого с указанием обязательных реквизитов:
- для начала, следует указать название документа с кратким уточнением сути;
- следующей строкой детализируем место работы организации (город)- составителя акта и дата документа;
- далее следует информация об организации, передающей документацию, а именно: фиксируют её наименование, форму управления (ООО, ИП, ОАО и другие), должность, занимаемую лицом ответственным за передачу (руководитель либо другое уполномоченное в подписании данного рода документов лицо) с полным уточнением имён, фамилий и отчества;
- затем специфицируются такие же данные о стороне – получателе документации;
- следует перечисление документов, передающихся лицами.
Целесообразно составлять а в случае предоставления крайне ценных документов либо, когда их список внушителен, оформив его в виде таблицы.
Данные таблицы подлежат написанию в следующем порядке:
- первый столбец – номер по порядку документа, который следует передать;
- второй столбец – полное наименование;
- третий столбец – дата составления документа;
- четвертый столбец – номер, присвоенный документу во внутреннем документообороте предприятия;
- пятый столбец – следует информация, о том передаётся ли оригинал документа или заверенная копия;
- шестой столбец – итоговое число листов, составляющих акт.
При желании, можно внести дополнительную информацию. Ниже таблицы следует указать количество составленных экземпляров акта и число переданных на руки каждой заинтересованной стороне, подписи директоров предприятий, либо ответственных лиц, также оттиски печатей предприятий. При передаче документов от физического лица юридическому лицу, требуются подписи ответственных с каждой стороны и печать предприятия, участвующего в передаче документации.
