Ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов и их передачу в установленные сроки для последующего отражения в бухгалтерском учете несут лица, оформившие и подписавшие эти документы.
Движение документов, составляемых в организации, можно представить в следующем виде:
1. Составление документа, проверка правильности его оформления
2.Визирование документа должностными лицами и утверждение руководителем
3. Регистрация и исполнение документа и при необходимости его отправка сторонней организации
4. Подготовка копии документа для хранения и текущего его хранения
5. Передача документа в архив организации либо государственный архив или его уничтожение.
В наиболее общем виде движение документов (поступление от сторонних организаций и лиц, обработка, принятие к учету, сдача в архив) регламентируется графиком документооборота, утвержденным руководителем субъекта
График документооборота может быть оформлен в двух вариантах - в виде схемы и в виде перечня работ по созданию, проверке, обработке документов, выполняемых структурными подразделениями организаций с указанием ответственных исполнителей и сроков.
График документооборота должен быть увязан с должностными инструкциями и учетной политикой предприятия. Ответственность за соблюдением графика документооборота, а также за своевременное и доброкачественное создание документов и передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в них данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы. Число таких лип должно быть минимальным, с обязательным закреплением за каждым из них перечня документов, которые они имеют право подписывать.
Движение первичных документов в бухгалтерском учете (составление или получение от других субъектов хозяйствования, принятие к учету, обработка,
передача в архив) также должно регламентироваться графиком документооборота, который утверждается приказом руководителя.
Основой структуры любого документооборота является документ. Все документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях) в комплексе должны быть согласованы путем соблюдения правил особенностей представления информации на каждом из носителей.
Организация документооборота – это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов. Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления организации (учреждения), все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело. Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов в организации (учреждении).
Порядок прохождения документов и организация всех операций при работе с ними, должен быть регламентирован инструкцией по делопроизводству в организации (учреждении) и табелем унифицированных форм документов.
Разделяют централизованный документооборот и документооборот уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения.
Как правило, централизованный документооборот представлен организационно-распорядительной документацией, а документооборот уровня структурного подразделения – специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации (в него могут входить и организационно-распорядительные документы).
В крупных организациях существует отдельное структурное подразделение, в задачи которого входит обеспечение централизованного документооборота. Структурное подразделение может называться по разному: управление делами, канцелярия, общий отдел и т.п. В организациях, где объем централизованного документооборота не настолько велик, чтобы им занималось самостоятельное подразделение, функции по его поддержанию могут быть возложены на секретаря руководителя организации.
Выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот.
Входящий документ – документ, поступивший в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ, или могут быть указанны непосредственно во входящем документе.
Исходящий документ – официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например запросы в другие организации).
Внутренний документ – официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Данные документы используются для организации работы учреждения (организации), так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы.
Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительные записки), личного состава и т.д. Через канцелярию проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений организации (особенно если они территориально разнесены) и приказы руководителя организации. Через канцелярию также проходят внутренние документы, порождающие исходящие документы.
Порядок обработки поступающих документов.
Документы, поступающие в организацию, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрению руководством и доставляются исполнителям.
На полученном документе проставляется регистрационный штамп.
Документы с грифом «лично» или адресованные общественным организациям в экспедиции не вскрываются, а передаются по назначению.
Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Предварительное рассмотрение не осуществляется, исходя из оценки содержания документов, на основании установленного в организации распределения обязанностей. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно в структурные подразделения или должностным лицам.
Предложения, заявления и жалобы граждан передаются в подразделения по рассмотрению писем граждан.
Документы, адресованные руководству организации или не имеющие указания конкретного должностного лица либо структурного подразделения, предварительно рассматриваются в службе документационного обеспечения.
На рассмотрение руководства передаются документы, полученные из правительственных и вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации и требующие решения руководства. Остальные документы после предварительного рассмотрения службой документационного обеспечения направляются исполнителям.
Обработка и передача документов исполнителям должны осуществляться в день поступления документов в службу документационного обеспечения или в первый рабочий день при их поступлении в нерабочее время.
Документы, решения по которым исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Необходимость размножения документов и количество копий определяется лицом, организующим исполнение.
При необходимости безотлагательного решения по поступившему документу допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством организации.
Порядок обработки исходящих документов.
Документы, отправляемые организацией, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, сортируются, упаковываются, оформляются как почтовое отправление и сдаются в отделение связи. Обработка и отправка документов осуществляется централизованно экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения в соответствии с Почтовыми правилами.
Передача документов внутри организации.
Передача документов между структурными подразделениями производится через инспекторов (секретарей) структурных подразделений или лиц, ответственных за документационное обеспечение. Документы передаются с соответствующей отметкой в регистрационной форме.
Учет количества документов
Учет должен производится в комплексе с другими мероприятиями по совершенствованию работы с документами.
Осуществляется как полный, так и выборочный учет документов организации (по структурным подразделениям или группам документов).
Отдельно учитываются предложения, заявления и жалобы граждан. При подсчете количества документов за единицу учета принимается каждый экземпляр, в том числе размноженный и машинописный.
В службах оперативного размножения и машинописных бюро проводится учет создаваемых копий документов.
Подсчет количества машиночитаемых осуществляется по учетным карточкам и журналам учета работы вычислительного центра. Результаты учета документов обобщаются службой документационного обеспечения и представляются руководству организации для выборки мер по совершенствованию работы с документами.
Информационно-поисковая система (ИПС) для работы с документами организации
В организациях создаются ИПС ручного типа, механизированные, автоматизированные. ИПС включает регистрацию и индексирование, создание на их основе информационно-поисковых массивов (картотек, массивов на машинных носителях) и оперативное хранение документов.
Для достижения информационной совместимости поисковых массивов организации отрасли необходима централизованная разработка классификаторов: типовой номенклатуры дел, классификатора корреспондентов, классификатора структурных подразделений (при наличии типовых структур), классификатора названий видов документов, классификатора аспектов деятельности организации, классификатора вопросов, содержащихся в предложениях, заявлениях и жалобах граждан, и др.
Правила регистрации и индексирования документов.
Регистрация документов – фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.
Индекс документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, дополняется индексами по номенклатуре дел, классификатором корреспондентов, исполнителей и др. В индексе документа соблюдается следующая (или обратная) последовательность его составных частей: порядковый регистрационный номер, индекс по номенклатуре дел, индекс по используемому классификатору. Составные части индекса отделяются друг от друга косой чертой.
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации и поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц. Регистрации подлежат как традиционные машинописные (рукописные) документы, так и создаваемые средствами вычислительной техники (машиночитаемые, машинограммы).
Документы регистрируются в организации один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое оно повторно не регистрируется.
Регистрация документов производится в пределах групп в зависимости от названия вида документа, его автора и содержания. Например, отдельно регистрируются приказы руководителя по основной деятельности, приказы руководителя по кадрам, приказы руководителя вышестоящей организации по основной деятельности, решения коллегии вышестоящей организации, акты ревизии финансово-хозяйственной деятельности, бухгалтерские сводки, отчеты предприятий, акты внедрения результатов научных разработок, планы работы подведомственных организаций, заявки на материально-техническое снабжение и т.д. Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы.
Регистрация поступающих и создаваемых документов проводится в основном централизованно: в местах создания и исполнения документов. Например, плановая документация регистрируется в плановом отделе, документы по снабжению – в отделе снабжения, протоколы и решения коллегии – в секретариате, распорядительные документы по основной деятельности, подписанные руководителем организации, документы, поступающие из вышестоящих организаций или направляемые им, - в службе документационного обеспечения и т.д. Место регистрации документа закрепляется в инструкции по документационному обеспечению управления и в табеле документов организации.
В ООО «ДВМ - Энтертейнмент» процесс движения документации регламентирован в соответствии с особенностями осуществляемой предприятием деятельности - оптовой и розничной торговлей. В процессе документооборота бухгалтерская и кадровая службы тесно взаимодействуют между собой, т.к. именно с их деятельностью связан наибольший объем поступающих в организацию документов. Кадровая документация - основа для составления учетной. Следовательно, очень важно чтобы документооборот между подразделениями был упорядочен. Кадровая служба предприятия составляет документацию, в дальнейшем передавая ее на бухгалтерию.
В своей деятельности компания руководствуется норами действующего законодательства РФ, т.е. создание первичной учетной документации, порядок и сроки ее передачи для отражения в учете устанавливаются графиком документооборота предприятия. График документооборота составлен с учетом должностных обязанностей сотрудников и визируется приказом руководителя предприятия (Приложение 6). Перед утверждением документа с проектом графика ознакомили работников, которых касается его содержание:
- - главного бухгалтера;
- - штатных бухгалтеров;
- - менеджеров предприятия;
- - сотрудников отдела кадров.
Данный документ закрепил сроки и ответственных исполнителей по каждому виду документа. Внедрение графика позволило повысить эффективность управления всей организацией в целом, исключить дублирование документации, минимизировать ошибки при ее заполнении(Приложение 7).
Первичная документация принимается к учету только при условии составлении документа по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации.
Внедрение графика документооборота позволяет повысить эффективность управления всей организацией и кадровой службой в частности, избежать дублирования документов и улучшить качество функционирования подразделений.
Важным этапом документооборота является экспертиза практической ценности документов предприятия.
Экспертиза ценности документов - это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения. Как правило, обязанность сдавать документы в госархивы, возложена на государственные и муниципальные организации. Однако некоторые негосударственные предприятия, с которыми заключены соответствующие соглашения, также должны это делать. Это, так называемые источники комплектования архивов. Перечни таких предприятий определяются в соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 7 июля 1993 г. № 5341-1 и Положения об Архивном фонде Российской Федерации, утвержденного Указом Президента РФ от 17 марта 1994 г. № 552.
Для проведения процесса экспертизы требуется создание экспертной комиссии. Она формируется из числа работников предприятия, на основании распоряжения руководителя. Критерием для выбора членов комиссий является на основе их образование и квалификация, минимальный состав участников - 3 человека. В своей работе экспертная комиссия руководствуется Положением об архивном фонде Российской Федерации, требованиями ГСДОУ, приказами Федеральной архивной службы России, нормативно-методическими документами, разработанными архивными органами, типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения.
Комиссия просматривает и сортирует документацию, определяя перечень документов на хранение или уничтожение. Итогом работы комиссия должна стать группировка имеющихся документов на 4 категории:
- · документация для постоянного хранения;
- · документы для временного хранения (свыше 10 лет);
- · документация для временного хранения (до 10 лет);
- · бумаги, которые подлежат уничтожению, т.к. их срок хранения истек.
Дела срок хранения, которых превышает 10 лет, находятся в архиве предприятия, но если документы представляют научную историческую или культурную ценность, то организация обязана передать их по описи в государственный архив на ответственной хранение.
Дела срок хранения, которых не превышает 10 лет, архивируются организацией, а по истечении срока хранения уничтожаются. Уничтожение документации оформляется актом (Приложение 5). Уничтожение дел с грифами «Конфиденциально», «Секретно», «Для служебного пользования», осуществляется на основании специальной инструкции.
При хранении документов в собственном архиве предприятия для учета затрат на систематизацию и передачу дел используется счет 26 «Общехозяйственные расходы», в налоговом учете при формировании налоговой базы по налогу на прибыль данные издержки относятся к категории прочих расходов связанных с производством и реализацией продукции.
В учете отражается следующая корреспонденция:
Д 26 К 60 - приняты к учету затраты на коммунальные услуги в помещении архива;
Д 19 К 60 - выделена сумма НДС по коммунальным платежам;
Д 60 К 51 - перечислены с расчетного счета деньги в счет оплаты коммунальных услуг;
Д 68 субсчет «Расчеты по НДС» К 19 - принята к вычету сумма НДС по коммунальным платежам;
Д 26 К 70 - начислена зарплата штатным архивариусам;
Д 70 К 68 субсчет «Расчеты по налогу на доходы физических лиц» - удержан НДФЛ;
Д26 К 69 субсчет «Расчеты с федеральным бюджетом» - начислены страховые взносы в части федерального бюджета РФ;
Д 26 К 69 субсчет «Расчеты с фондом социального страхования» - начислены страховые взносы, перечисляемые в ФСС РФ;
Д 26 К 69 субсчет «Расчеты с федеральным фондом обязательного медицинского страхования» - начислены страховые взносы в ФФОМС РФ;
Д 26 К 69 субсчет «Расчеты с пенсионным фондом» - начислены взносы в ПФ РФ.
При передаче документации в государственный или муниципальный архив на хранение затраты отражаются в учете следующими проводками:
Д 97 К 76 - учтена стоимость услуг сторонней организацией по хранению документов;
Д76 К 51 - оплачены услуги сторонней организации.
Д 26 К 97 - списана часть затрат на хранение документов, относящаяся к текущему месяцу.
т.к. срок хранения документов составляет длительный период времени, то затраты отражаются на счете 97 «Расходы будущих периодов», а в дальнейшем ежемесячно списываются на издержки организации равными долями.
Сроки хранения документации определены в ст. 17 Закона № 129-ФЗ Федеральный закон о бухгалтерском учете№129 -ФЗ от 21.11.1996 г. (в ред. Федерального закона от 28.09.2010 N 243-ФЗ).
Также при формировании дел необходимо руководствоваться «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения». В таблице 2.6 указаны сроки хранения первичной учетной документации.
Таблица 2.6 Сроки хранения первичной учетной документации
|
Вид документов |
Срок хранения |
Норма законодательства |
|
Первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые, банковские документы, акты о приеме, сдаче, списании имущества и ТМЦ, накладные, авансовые отчеты и др.) |
Пункт 1 статьи 17 Закона № 129-ФЗ и пункт 150 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций |
|
|
Путевые листы |
Не менее 5 лет |
Пункт 18 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 |
|
Лицевые счета работников |
Не менее 75 лет |
Пункт 153 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций |
|
Документы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат |
Не менее 5 лет при условии завершения проверки или ревизии (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий, а при отсутствии лицевых счетов -- не менее 75 лет |
Пункт 155 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций |
|
Исполнительные документы |
Не менее 5 лет |
Пункт 162 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций |
|
Документы о дебиторской и кредиторской задолженности (справки, акты сверки, переписка и др.) |
Пункт 163 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций |
|
|
Документы о недостачах, растратах, хищениях |
||
|
Документы об оплате учебных отпусков |
Пункт 165 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций |
|
|
Документы о переоценке основных фондов, определении износа основных средств, оценке стоимости имущества организации |
До ликвидации организации |
Пункт 166 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций |
|
Документы об амортизационных отчислениях (акты, ведомости, расчеты) |
Не менее 5 лет |
Пункт 167 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций |
|
Документы о приеме-передаче векселей, их оплате или размене |
Пункт 179 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций |
|
|
Документы о ведении валютных и обменных операций, операций с грантами |
До ликвидации организации |
Пункт 181 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций |
|
Документы об инвентаризации основных средств, имущества, зданий и сооружений, ТМЦ (инвентарные описи, акты, ведомости, протоколы заседаний инвентаризационных комиссий) |
Не менее 5 лет при условии завершения проверки или ревизии (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий |
Пункт 192 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций |
Немаловажной является информация по контрольно-кассовой технике, используемой в организации, сроки ее хранения представлены в таблице 2.7.
Таблица 2.7 Сроки хранения документации по ККТ
Сводная отчетность организации - баланс, отчет о прибылях и убытках, налоговые декларации также имеют свои сроки хранения таблица 2.8.
Таблица 2.8 Сроки хранения бухгалтерской и налоговой отчетности
|
Вид документов |
Срок хранения |
Норма законодательства |
|
БУХГАЛТЕРСКАЯ ОТЧЕТНОСТЬ И УЧЕТНЫЕ РЕГИСТРЫ |
||
|
Годовая бухгалтерская отчетность |
Не менее 10 лет |
Пункт 1 статьи 17 Закона № 129-ФЗ и пункт 135 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций |
|
Сводная годовая бухгалтерская отчетность |
До ликвидации организации |
|
|
Квартальная бухгалтерская отчетность |
Не менее 5 лет (при отсутствии годовой бухгалтерской отчетности -- не менее 10 лет) |
|
|
Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы, приложения и пояснительные записки к ним |
До ликвидации организации |
Пункт 136 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций |
|
Бухгалтерские учетные регистры (главная книга, журналы-ордера, разработочные таблицы, оборотные ведомости и др.) |
Не менее 5 лет при условии завершения ревизии или проверки (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий |
Пункт 1 статьи 17 Закона № 129-ФЗ и пункты 148 и 168 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций |
|
Рабочий план счетов бухгалтерского учета и другие документы учетной политики |
Не менее 5 лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз |
Пункт 2 статьи 17 Закона № 129-ФЗ |
|
ОТЧЕТНОСТЬ ПО НАЛОГАМ (СБОРАМ) И ДОКУМЕНТЫ, НЕОБХОДИМЫЕ ДЛЯ ИСЧИСЛЕНИЯ НАЛОГОВ (СБОРОВ) |
||
|
Годовые отчеты по налогам (налоговые декларации) |
Не менее 10 лет |
Пункт 170 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций |
|
Квартальные отчеты по налогам (налоговые декларации) |
||
|
Месячные отчеты по налогам (налоговые декларации) |
Не менее 1 года (при отсутствии квартальных -- не менее 5 лет) |
|
|
Счета-фактуры |
Не менее 5 лет при условии завершения проверки или ревизии (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий |
Пункт 150 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций |
|
Книги покупок, книги продаж |
Не менее полных 5 лет с даты последней записи |
Пункты 15 и 27 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914 |
|
Документы, подтверждающие объем налогового убытка прошлых лет, сумма которого перенесена на будущее при расчете налога на прибыль |
Не менее 4 лет после окончания налогового периода, налоговая база по итогам которого была уменьшена на сумму убытков прошлых лет |
Пункт 4 статьи 283 НК РФ |
|
Документы, подтверждающие объем убытка предыдущих налоговых периодов, сумма которого перенесена на будущее при расчете ЕСХН или налога, уплачиваемого при применении УСН |
Пункт 5 статьи 346.6 и пункт 7 статьи 346.18 НК РФ |
Отдельная группа отчетной документации - статистические отчеты, они также имеют сроки хранения, таблица 2.9.
Таблица 2.9 Сроки хранения статистической отчетности
|
Вид документов |
Срок хранения |
Норма законодательства |
|
Годовые и с большей периодичностью статистические отчеты и таблицы |
Не менее 10 лет |
Пункт 199 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций |
|
Сводные годовые и с большей периодичностью статистические отчеты и таблицы |
До ликвидации организации |
|
|
Полугодовые статистические отчеты и таблицы |
Не менее 5 лет (при отсутствии годовых -- не менее 10 лет) |
|
|
Квартальные статистические отчеты и таблицы |
Не менее 5 лет (при отсутствии годовых, полугодовых -- не менее 10 лет) |
|
|
Месячные статистические отчеты и таблицы |
Не менее 1 года (при отсутствии годовых, полугодовых, квартальных -- не менее 10 лет) |
Бухгалтерская служба предприятия несет ответственность не только за составление и правильность оформления документа, но и за сохранность его в течение определенного времени. В случае наступления чрезвычайной ситуации (потопа, пожара, взрыва) необходимо принять все возможные меры по сбору дубликатов: копии платежно-расчетных документов можно запросить в банке, входящие товарные накладные, акты и счета фактуры у поставщиков продукции и т.д. Для предотвращения утери данных следует делать цифровые архивы баз данных на внешних носителях.
Помимо этого бухгалтерская служба обязана хранить документацию таким образом, чтобы исключить факты искажения данных (приписок, подчисток и т.д.).
В случае изъятия документации, в соответствии с действующим законодательством, главный бухгалтер или лицо его, замещающее, с разрешения представителя изымающего органа может снять копии документов с указанием даты и основания изъятия.
В целом документооборот ООО «ДВМ-Энтертейнмент» отвечает принципам рациональности и своевременности документирования, последовательность при отражении их в учете, совершенствование документооборота.
Обязанность вести делопроизводство обычно возлагается на секретаря. Должность эта не требует наличия специального образования, и часто на нее принимают соискателей с минимальным опытом работы. Но ведение документооборота - дело ответственное и важное, от его точности и правильности во многом зависит успешная работа предприятия.
Делопроизводство может быть:
- общим - касающимся основной деятельности компании,
- кадровым - для документации по личному составу, ведется отделом кадров,
- секретным - встречается в некоторых государственных структурах и имеет нормативы ведения,
- электронным - когда часть информации передается в цифровом формате.
Самостоятельно освоить основы делопроизводства несложно. Начать лучше с самого важного и основополагающего документа - номенклатуры дел.
Номенклатура дел
Это документ с перечнем всех «дел» в организации. Под «делом» в данном случае подразумевается совокупность деловых бумаг одного вида или направленности.
Номенклатура - это система, позволяющая проанализировать документальную деятельность предприятия. Чтобы ее составить, нужно определить список всех имеющихся разновидностей документов. Затем объединить их по направлениям, Каждому виду присваивается номер - код, он может состоять из нескольких цифр или букв, например, номер, год или даже месяц издания, если объем документов значительный.
Например: 01/БУ/2017, где 01 - номер по порядку, БУ - бухгалтерия, 2017 - год. Указывается также срок хранения и место в архиве, когда дело будет туда сдано. Утвердить номенклатуру можно на определенный период - на год, 3 года или 5 лет, если не предвидится никаких ее изменений. Перед утверждением содержание номенклатуры должно проверяться руководителями подразделений в части, касающейся их работы.
Составляется номенклатура с целью удобного архивирования бумаг, а также для приведения дел в систему. Она помогает изложить основы делопроизводства кратко, отражает основные виды деловых бумаг, учитывая особенности предприятия. Обычно она составляется в виде таблицы - наименование дела, код (номер), место в архиве, срок хранения. Дела лучше сгруппировать по видам, отделам их издания.
Виды документов в организации
Количество дел и видов документов напрямую связано со спецификой деятельности компании. Часто документооборот разбит на блоки, которые ведут специалисты по направлениям работы. Но есть перечень, характерный для любой компании, будь она коммерческой или государственной:
Входящие - поступающие в организацию извне - всё, пришедшее по почте, с курьерами, лично доставленное представителями других организаций.
Исходящие - отправленные из организации - всё, адресованное в другие юридические лица, а также физическим лицам (ответы, письма, решения).
Внутренние - не выходящие за пределы организации, регламентирующие работу предприятия (приказы, распоряжения, регламенты, положения и др.).
Как правило, по каждому виду ведется отдельный регистрационный журнал, в котором фиксируется номер по порядку, дата, наименование, откуда поступил или куда направлен документ, фамилия ответственного.
Если в журнале регистрируются документы, выдаваемые на руки сотрудникам, оставляется поле для подписи в получении. Также в журнале может быть сделана пометка, в какое дело согласно номенклатуре подшита копия для хранения.
В организации также могут вестись журналы внутренних командировок, учета сдачи ключей, времени прихода на рабочее место и даже телефонных звонков. Порой количество регистрационных книг приводит к заведению журнала учета журналов. Все зависит от необходимости и сложившейся на предприятии практики.
Журналы нужно пронумеровать, прошить и опечатать, это делают для исключения возможности замены листа.
Ведение учета — основы делопроизводства и документооборота. Количество журналов и дел зависит от потребности компании и желания фиксировать все имеющиеся бумаги.
Положение о документообороте
После разработки номенклатуры дел и перечня необходимых журналов разумно составить Положение о документообороте организации. Это регламент, разъясняющий правила составления, передачи, архивирования всех имеющихся бумаг. В нем описывают порядок действий в отношении каждого потока документации и устанавливают сроки ее передачи от одного отдела к другому.
Образец Положения
Положение поможет избежать путаницы, перекладывания ответственности и потерь важных деловых бумаг. Для каждого потока прописывается маршрут - например: издание, согласование, регистрация, отправка адресату, подшивка в архив.
Печати и штампы
Часто новички, да и не только они, не могут разобраться, в каких случая нужна печать организации, а в каких - нет. Ответ очень прост: печатью заверяются исходящие бланки, т.к. наличие печати удостоверяет происхождение письма. Внутренние бумаги не требуют наличия печати, т.к. подписи руководства в этом случае вполне достаточно.
Входящие документы после их регистрации передаются руководителю для принятия решения и назначения ответственного за исполнение или ответ. На них также не нужна печать. Не следует путать печать и штамп. Штампы могут быть самые разные, от «Входящий №…» до «Копия верна», и никакой юридической силы они не имеют. Это просто вспомогательный инструмент для работы секретаря.
Основные понятия:
документооборот; принцип службы делопроизводства; организация документооборота; централизованный документооборот; документооборот уровня структурного подразделения; входящий документ; исходящий документ; внутренний документ; регистрация документа; индексация документов в делопроизводстве; контроль исполнения документов; срок исполнения документа.
Понятие «документооборот» и его развитие
Понятие «документооборот» и сам термин возникли в делопроизводстве в 20-е годы. В трудах крупных специалистов в области управленческого труда и делопроизводства, таких как Д.Р.Покровский, П.М.Керженцев и др., были сформулированы основные положения организации документооборота, даны теоретические обоснования главных положений рациональной организации движения документов – распределение документов по исполнителям, сокращение инстанций их прохождения, направление документов непосредственному исполнителю, регламентацию подписания. В литературе того времени была обоснована методика обследования маршрутов движения документов, разработана технология их доставки.
Первая попытка нормативной регламентации единых принципов организации документооборота была сделана в 1931 году Институтом техники управления в проекте «Общих правил документации и документооборота». В проекте были изложены правила организации работы с документацией и документооборота, правила приема, сортировки, доставки, исполнения, контроля отправки документов, т.е. все этапы обработки документов.
Государственные стандарты на термины и определения 1970, 1983 гг., «Единая государственная система делопроизводства» установили единообразие понимания документооборота как «движения документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки». Утвержденная в 1988 году «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» уточнила понятие «документооборот», включив в него и операцию «подшивка документа в дело». ГОСТ 16487–83. «Делопроизводство и архивное дело, термины и определения», установил определение понятия «документооборот –движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки ».
Основные правила организации документооборота в организации (учреждении)
Организация работы с документами – организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.
Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства в организации (учреждении), так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов.
Основными правилами организации документооборота являются:
оперативное прохождение документа, с наименьшими затратами времени;
максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов);
порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.
Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства – возможность централизованного выполнения однородных технологических операций.
Основой структуры любого документооборота является документ. Все документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях) в комплексе должны быть согласованы путем соблюдения правил особенностей представления информации на каждом из носителей.
Организация документооборота –это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов . Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления организации (учреждения), все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело. Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов в организации (учреждении).
Порядок прохождения документов и организация всех операций при работе с ними должны быть регламентированы инструкцией по делопроизводству в организации (учреждении) и табелем унифицированных форм документов.
Разделяют централизованный документооборот идокументооборот уровня структурного подразделения . В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения.
Как правило, централизованный документооборот представлен организационно-распорядительной документацией, а документооборот уровня структурного подразделения – специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации (в него могут входить и организационно-распорядительные документы).
В крупных организациях существует отдельное структурное подразделение, в задачи которого входит обеспечение централизованного документооборота. Структурное подразделение может называться по разному: управление делами, канцелярия, общий отдел и т.п. В организациях, где объем централизованного документооборота не настолько велик, чтобы им занималось самостоятельное подразделение, функции по его поддержанию могут быть возложены на секретаря руководителя организации.
Выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот.
Входящий документ –документ, поступивший в учреждение . Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ, или могут быть указанны непосредственно во входящем документе.
Исходящий документ –официальный документ, отправляемый из учреждения . Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например, запросы в другие организации).
Внутренний документ –официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации . Данные документы используются для организации работы учреждения (организации), так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительные записки) личного состава и т.д. Через канцелярию проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений организации (особенно если они территориально разнесены) и приказы руководителя организации. Через канцелярию также проходят внутренние документы, порождающие исходящие документы.
Схема движения и технология обработки документов
Движение документов с момента их получения (создания) и до момента завершения их исполнения (отправки или сдачи в дело) образует документооборот предприятия (ГОСТ Р 51141-98). Порядок движения документов определяется схемой документооборота. При разработке схемы документооборота принимаются во внимание положения инструкции по делопроизводству, должностной инструкции ответственного за делопроизводство, а также табеля унифицированных форм документов предприятия. Указанная схема закрепляет организацию взаимосвязанного и взаимосогласованного движения документов (документированной информации) по трём основным каналам (документационным потокам), предназначенных, соответственно, для входящих, исходящих и внутренних документов, между должностными лицами и структурными подразделениями предприятия (т.н. внутренний контур документооборота), а также между предприятием и прочими субъектами делопроизводства (т.н. внешний контур документооборота).
Подчеркну, что в соответствии со схемой документооборота устанавливается единый порядок движения как традиционных (бумажных), так и электронных документов. Проект схемы разрабатывается ответственным за делопроизводство или иным должностным лицом предприятия, после чего утверждается руководителем предприятия.
Соблюдение порядка движения документов, предусмотренного схемой, способствует обеспечению рационального документооборота предприятия, основными принципами которого являются:
· централизация, когда общее управление документационными потоками осуществляет одно лицо - ;
· экономичность, когда обеспечивается мотивированное сокращение протяжённости маршрута движения документа и на этой основе достигается экономия материальных, информационных и временных ресурсов;
· функциональность, когда движение документов, как правило, «привязывается» к процессам их подготовки (исполнения) должностными лицами (структурными подразделениями) в пределах предоставленных им полномочий по работе с документами;
· унификация, когда одни и те же виды (группы) документов, как правило, перемещаются в соответствии с едиными правилами;
· открытость, когда должностным лицам и структурным подразделениями предприятия обеспечивается постоянный доступ к документированной информации в соответствии с их фактическими потребностями (реализация данного принципа осуществляется с учётом конфиденциальности части документированной информации, имеющейся в распоряжении предприятия);
· гибкость, когда организацию работы с отдельными видами документов и стандартные маршруты их движения могут по решению уполномоченных должностных лиц предприятия вноситься мотивированные изменения временного характера в целях сокращения сроков прохождения документов.
Пример схемы документооборота предприятия представлен далее.
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор ООО «Название»
Подпись Л.Д.Фомин
документооборота ООО «Название»
|
Наименование группы документов |
Кому поступает документ |
Кому передаётся документ |
|
|
ВХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ |
|||
|
Приём (доставка) документов |
Экспедитор |
Ответственный за делопроизводство |
|
|
Первичная обработка документов |
Ответственный за делопроизводство |
||
|
Предварительное рассмотрение документов |
Ответственный за делопроизводство |
||
|
Регистрация документов |
Ответственный за делопроизводство |
Директор |
|
|
Рассмотрение документов |
Директор |
Ответственный за делопроизводство |
|
|
Передача документов исполнителям |
Ответственный за делопроизводство |
Исполнители |
|
|
Исполнение документов |
Исполнители |
Ответственный за делопроизводство |
|
|
Ответственный за делопроизводство |
|||
|
Наименование группы документов |
Кому поступает документ |
Кому передаётся документ |
|
|
ИСХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ |
|||
|
Приём документов от исполнителей |
Исполнители |
Ответственный за делопроизводство |
|
|
Тиражирование документов (при необходимости) |
Ответственный за делопроизводство |
||
|
Регистрация документов |
Ответственный за делопроизводство |
||
|
Оформление почтовых реквизитов |
Ответственный за делопроизводство |
||
|
Конвертирование документов |
Ответственный за делопроизводство |
||
|
Сортировка документов |
Ответственный за делопроизводство |
Экспедитор |
|
|
Отправка документов |
Экспедитор |
||
|
Ответственный за делопроизводство |
|||
|
ВНУТРЕННИЕ ДОКУМЕНТЫ |
|||
|
Регистрация резолюции в РКФ |
Ответственный за делопроизводство |
||
|
Доведение резолюции до исполнителей |
Ответственный за делопроизводство |
||
|
Выдача документов исполнителям |
Ответственный за делопроизводство |
Исполнители |
|
|
Подготовка проекта документов |
Исполнители |
Согласующее лицо |
|
|
Согласование проекта документа (при необходимости) |
Согласующее лицо |
Исполнители |
|
|
Оформление проекта документов |
Исполнители |
Директор |
|
|
Утверждение (подписание) проекта |
Директор |
Исполнители |
|
|
Регистрация документа |
Исполнители |
Ответственный за делопроизводство |
|
|
Тиражирование документа (при необходимости) |
Ответственный за делопроизводство |
||
|
Выдача документа в работу |
Ответственный за делопроизводство |
Должностные лица |
|
|
Перемещение контрольных экземпляров в дела |
Ответственный за делопроизводство |
||
|
Возврат документов в делопроизводство |
Ответственный за делопроизводство |
Наименование должности
ответственного за делопроизводство _________________ _______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Дата 12.02.2005г.
Документооборот как движение следует отличать от объёма документооборота, который выражается общим количеством документов, поступающих в организацию и созданных в ней за определённый период. В объёме документооборота необходимо учитывать все входящие, исходящие и внутренние документы, а так же все копии, изготовленные средствами оперативной полиграфии и оргтехники.
Объём документооборота подсчитывают на основе данных учёта документов в экспедиции или канцелярии, т.е. на участках первоначальной обработки и отправки, а также по регистрационным формам в службе делопроизводства и в структурных подразделениях. Так как регистрация ведётся в пределах отдельных групп документов (приказы, протоколы, переписка, отчёты), то и подсчёт объёма документооборота нужно проводить по выделенным участкам регистрации.
Служба делопроизводства периодически (ежеквартально, ежегодно) составляет сводки данных об объёме документооборота, где помимо количественных данных проводится анализ объёма документооборота. Такие сведения позволяют установить определённые закономерности роста и составление документооборота, его изменения. Установлено, что плотность документооборота существенно меняется в пределах года, квартала, месяца, недели. В начале этих временных отрезков резко возрастает количество поступающих документов, в конце - отправляемых.
Кроме того, учёт документооборота позволяет:
· определить загрузку организации в целом, её структурных подразделений и отдельных исполнителей;
· определить соответствие маршрутов движения тех или иных документов задачам и функциям структурных подразделений или должностных лиц;
· разработать мероприятия по совершенствованию процессов обработки документов в целом или их отдельных операций;
· установить оптимальное количество информации, необходимой и достаточной для функционирования аппарата управления;
Делопроизводство на практике.
1. Характеристика предприятия:
2. Цели и задачи предприятия:
Стратегической целью является:
· достижение лидирующего положения в России в области изготовления и ремонта гидроакустической аппаратуры, аппаратуры систем управления и защиты ЯЭУ, общекорабельных систем и навигационных комплексов на заказах ВМФ;
· удовлетворение требований и ожиданий потребителей;
· получение прибыли, обеспечивающей решение социально-экономических задач предприятия.
Этому способствует реализация следующих задач:
§ повышение научно-технического уровня и качества продукции.
§ экономное использование ресурсов, повышение рентабельности, снижение себестоимости продукции.
§ повышение производительности труда, создание благоприятного психологического климата в коллективе.
§ обеспечение безопасных и здоровых условий труда.
§ правильная эксплуатация и своевременное проведение текущего и планово-предупредительного ремонта оборудования.
§ разработка и внедрение новых и совершенствование действующих технологических процессов.
§ подготовка производства и контроль за своевременным обеспечением производства материалами и инструментом.
