Любая командировка на личном транспорте должна оформляться и оплачиваться так же, как и поездка на служебном авто. Работодатель обязан выплатить сотруднику суточные и аванс, за который ему нужно будет отчитаться.
Общая информация
Использование служебных поездок работодателями регулируется Трудовым кодексом и другими нормативными актами. При этом он обязан гарантировать отправленному в командировку лицу возмещение всех его расходов. Оформление служебной поездки осуществляется согласно установленным правилам.
Сотрудник может ехать на собственном или служебном автомобиле, а также использовать для поездки общественный транспорт. Минимальный срок служебной командировки не установлен. Исходя из этого, сотрудник может пробыть в командировке один день и получить соответствующее возмещение.
Срок командировки во многом зависит от следующих факторов:
- объем задания;
- сложность выполнения поручения;
- дополнительные характеристики задания.
Максимальных сроков у служебной поездки также нет. Нормы, которыми было установлено ограничение на 40 дней командировки без учета нахождения в дороге, были отменены.
Оформление
Тем не менее, на некоторых предприятиях руководители продолжают их применять, издав соответствующие локальные акты.
Отправляя работника в служебную поездку, руководитель обязан издать соответствующий приказ. Для этого есть установленная законом форма Т-9 или Т-9а, если речь идет об отправке нескольких сотрудников. Кроме того, на предприятии может быть установлена другая форма приказа.
Если сотрудник поедет в командировку на служебном или личном автотранспорте, то приказ содержит следующую информацию:
- название компании;
- дату и номер;
- сведения о работнике;
- информация о месте командировки;
- длительность поездки;
- цель;
- подробности об автотранспорте.
Приказ обязательно подписывает непосредственный руководитель командированного сотрудника. На его основании бухгалтерия осуществляет необходимые расчеты и выдает лицу суточные.
Документы
Если сотрудник отправляется в командировку на личном транспорте, то следует оформить путевой лист. Поэтому важно знать, как оформить этот документ в 2020 году. Несмотря на то, что при проверке расходов организации налоговыми службами путевой лист не требуется, с его помощью гораздо проще доказать использование личного транспорта.
Для составления путевого листа используется специальная форма, утвержденная постановлением Госкомстата РФ. Но, как и в случае с другими бумагами, работодатель может использовать и свою форму путевого листа. Документ обязательно содержит:
- название и номер;
- срок действия;
- сведения о собственнике авто;
- сведения о ТС и водителе.
Еще одним подтверждающим документом является служебная записка. Предприятия самостоятельно разрабатывают шаблоны записок для того, чтобы их было удобнее заполнять. Неважно, на служебном автомобиле едет сотрудник или на личном авто, документ все равно нужно оформить. Всю необходимую информацию вносит сам работник.
Служебная записка содержит основные сведения:
- название организации;
- сведения о работнике;
- место назначения;
- длительность поездки;
- информацию об автомобиле.
К служебной записке прикладывается путевой лист и другие бумаги, подтверждающие осуществление командировки. При отсутствии подобных документов удостоверить этот факт необходимо должностному лицу принимающей организации. Для этого в документе делается соответствующая запись и подтверждается печатью и подписью.
Расходы
Практически все траты командированных работников подлежат возмещению работодателем (ст. 168 ТК РФ). Среди таких расходов находятся:
- суточные, которые сотрудник тратит на еду и другие нужды;
- проезд (траты на бензин);
- аренда жилья;
- прочие расходы.
Что касается размера суточных, то для работников государственных учреждение законом установлен свой максимум. Частные организации имеют право самостоятельно устанавливать сумму, но есть нюансы. Максимальный размер суточных, который не облагается НДФЛ, в 2020 году составляет 700 рублей для поездок по России и 2, 5 тыс. рублей для загранкомандировок. Остальные командировочные так же рассчитываются, исходя из бюджета организации.
Для получения аванса сотрудник обязан написать заявление с указанием необходимой суммы. Его подписывает руководитель, а затем передает в бухгалтерию. Деньги подчиненному перечисляются на банковскую карту или выдаются наличными. Остаток средств после возвращения работник обязан сдать в бухгалтерию на основании соответствующего ордера.
После возвращения работник обязан составить авансовый отчет и приложить к нему следующие документы:
- гостиничные чеки или другие бумаги, подтверждающие траты на проживание;
- квитанции об оплате ГСМ;
- путевой лист, служебную записку и т. д.
Важно знать, что отчитываться по суточным не нужно. Если работник ездил собственной машиной, то работодатель обязан выплатить соответствующую компенсацию. Ее размер устанавливается им самостоятельно, но при этом нередко учитывается объем двигателя авто. Если объем составляет 2 тыс. куб. см., то выплачивается не менее 1, 200 рублей. Когда объем двигателя выше этой нормы, то платится не меньше 1, 500 рублей. Так же работодатель может заключить с сотрудником договор аренды.
Наниматель обязан возместить расходы на проезд, то есть на бензин. Если командировка осуществлялась на личном авто, то возмещение происходит так же, как для поездки на авто организации. Для того чтобы произвести списание ГСМ, работодателю потребуются чеки с заправочных станций. Расчет обязательно осуществляется в других документах, например, в путевом листе.
Справка: если в командировке было несколько работников, то путевой лист выписывается только на водителя. Именно он обязан отчитываться по тратам на ГСМ, техобслуживание и т. д.
Работодатель имеет право продлить командировку. Для этого необходимо придерживаться следующей процедуры:
- работник выражает согласие о продлении служебной поездки;
- наниматель издает соответствующий приказ;
- перечислит сотруднику сумму аванса.
Руководитель не имеет права требовать, чтобы подчиненный при продлении командировки тратил собственные средства. Если сотрудники все-таки используют их, то должны получить возмещение после возвращения.
Однодневные командировки
Командировка на личном транспорте продолжительностью в 1 день также подлежит оплате. Спорность ситуации заключается в том, что на законодательном уровне нет четкого алгоритма отплаты таких служебных поездок. Например, с 2012 года установлено, что размер, так называемых, суточных не должен превышать 700 рублей. Так же работодателям разрешено выплачивать сотрудникам сумму в размере их среднедневного заработка за день.
Как и при обычной служебной поездке, наниматель обязан компенсировать:
- траты на проезд (бензин и т. д.);
- дополнительные расходы (телефонную связь и т. д.).
Если подчиненный отправился в командировку с использованием собственного или служебного ТС в выходной или праздничный день, ему должны выплатить двойной среднедневной заработок.
Командировка сотрудника на личном автомобиле в 2020 году должна быть оформлена по всем правилам. Владельцу авто необходимо лишь предоставить документы, подтверждающие все понесенные расходы. А работодатель в свою очередь обязан все возместить.
С принятием поправок в ТК РФ и ряд подзаконных актов перечень документов, необходимых для оформления командировки на личном автотранспорте, существенно сократился. Основанием для направления работника в поездку считается приказ работодателя по форме Т-9 или Т-9А. Бланк Т-9А применяется при командировке нескольких сотрудников.
Особенности поездки
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Для компенсаций затрат на ГСМ, ремонт, амортизацию автомобиля необходимо, чтобы командировка на личном автомобиле была согласована с работодателем.
Возможность отправляться в компенсируемую работодателем поездку на личном авто может быть указана в трудовом договоре или отдельном соглашении.
Организации вправе принимать , регулирующие порядок компенсации сотрудникам расходов на поездку с использованием личного транспорта персонала. Соответствующие нормы также могут быть предусмотрены в коллективном договоре.
Работник должен сохранять квитанции и чеки за потраченные ГСМ, ремонт автомобиля. Подтверждения оплаты должны быть и в случае, если ГСМ приобретались безналичным расчетом и за счет бонусной карты.
Что говорит закон?
Порядок командировки, в том числе на транспорте работника, регулируется ТК РФ и подзаконными актами.
В гл. 24 ТК РФ приводится определение командировки, обозначаются гарантии сотруднику и порядок возмещения потраченных сумм в различных условиях служебных поездок.
Особенности направления сотрудников в командировку устанавливаются Положением, введенным в действие от 29.07.2008 г.
В качестве разъясняющих документов в 2020 году введен Приказ Минфина РФ № 33н. Вопросы налогообложения разъясняются в Письме Минфина № 03-03-06/2238 (Разъяснения Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики).
Командировка на личном транспорте
Сотруднику, отправляясь в командировку на личном автомобиле, нужно согласовать с работодателем время и маршрут поездки.
Информация может быть указана в путевом листе. Его форма и порядок заполнения установлены Приказом Минтранса РФ № 152 от 18.09.2008 г.
Обязательные реквизиты бланка указаны в разделе 2 Приказа. Он должен содержать:
- наименование автомобиля;
- информацию о времени действия путевого листа;
- информация о собственнике машины;
- сведения о водителе.
В качестве подтверждающих документов нужны свидетельство о регистрации машины и действующая страховка.
В бюджетной организации
Компенсация за использование личного автомобиля сотрудника бюджетной организации проводится в общем порядке. Командировка оформляется .
В документе может быть обозначено, что специалист отправляется в поездку на собственном транспорте.
Порядок компенсации может устанавливаться местными регламентами в организации и распространяется на государственных (муниципальных) служащих и других сотрудников бюджетной сферы.
Несколько сотрудников
Возмещение будет предоставлено сотруднику, которому принадлежит машина.
Остальные работники получают суточные, компенсацию за проезд (в случае, если они оплачивали ГСМ или проводили ремонт машины за свой счет).
Компенсации также подлежат затраты на аренду жилья и другие расходы, согласованные с работодателем.
Директора
Командировка директора на личном транспорте возможна на общих основаниях.
Компания может ему компенсировать расходы, если поездка была согласована с учредителями (участниками) или если это предусмотрено в локальном акте организации.
При командировке директора на служебной машине расходы за использование транспортного средства несет его собственник — юридическое лицо.
ДТП
На автомобиль должен быть оформлен полис ОСАГО, за счет которого покрываются расходы на ремонт автомобиля или выполняется ремонт. Это возможно, если водитель не является виновным в аварии.
Возможность компенсации за ДТП не по вине откомандированного сотрудника также должна быть предусмотрена в трудовом договоре или дополнительном соглашении — между работодателем и работником.
В документе предусматривается возможность полной компенсации за ДТП или компенсации части расходов, которые не покрывает сумма страхового возмещения.
Если виновником аварии признан откомандированный сотрудник, то выплат он не получает.
Если потребовался ремонт
Ситуация спорна, так как работодатель может обвинить сотрудника в ненадлежащем уходе за машиной и ссылаться на то, что поломка была скрытой и возникла еще до отправления в командировку.
Возможность компенсации зависит от характера поломки. Если неожиданно пробило колесо, то работодатель может компенсировать затраты на шиномонтажные работы, приняв чек от сотрудника. Возможность компенсации решается в индивидуальном порядке.
Использование в поездке услуг такси
Такие расходы могут быть компенсированы, но необходимо письменное подтверждение затрат.
Желательно пользоваться услугами лицензированных перевозчиков, которые по окончании поездки могут выбить чек за оказанные услуги и полученную от откомандированного сотрудника оплату.
Порядок оформления
Письменным распоряжением работодателя. Подготовкой документов занимается отдел кадров.
Продолжительность отъезда сотрудника также определяет руководитель организации.
Какие документы нужны?
Для оформления командировки необходимы:
- приказ работодателя;
- авансовый отчет;
- путевой лист;
- служебная записка.
Форма таких документов может разрабатываться компанией самостоятельно. необходим для того чтобы подтвердить понесенные расходы и предоставить работодателю соответствующую финансовую информацию.
Приказ
Приказ оформляется по распоряжению работодателя.
Документ содержит информацию о сотруднике, его табельном номере, месте и продолжительности командировки.
Документ должен быть подписан работодателем и предоставляется сотруднику для ознакомления под роспись. В распоряжение может вноситься информация о продлении командировки.
Командировочное удостоверение
Оно необязательно, но может оформляться на усмотрение работодателя. Удостоверение носит уполномочивающий характер.
По завершении командировки документ возвращается в отдел кадров. Срок действия удостоверения может продлеваться.
Путевой лист
Документ обязателен для откомандированного работника. У бланка есть срок действия.
В путевом листе указывается информация о машине, сведения о водителе и собственнике. Обозначается длительность и маршрут поездки.
Служебная записка
Оформляется на имя работодателя. В ней содержится информация о поездке, сумме понесенных расходов.
Записка может быть удостоверена работодателем и предоставляется в бухгалтерию.
Компенсация расходов
Сотруднику компенсируются:
- оплата ГСМ, ремонт;
- иные расходы.
Подсчетом расходом занимается бухгалтерия. Она же определяет обоснованность затрат сотрудником личных средств на использование автомобиля в рабочих целях. Окончательно сумму компенсации определяет работодатель.
Чем подтвердить?
Расходы можно подтвердить любыми документами. Главное, чтобы затраты соответствовали целям поездки.
В качестве документов могут быть использованы квитанции, чеки и другие платежные сведения.
Списание ГСМ
Затраты на оплату ГСМ определяются с учетом расстояния поездки, стоимости горючего. Работнику компенсируются фактически понесенные расходы на заправку машины.
Выплаты также могут зависеть от объема двигателя машины и расхода горючего, указанного в руководстве к эксплуатации ТС.
Как осуществляется оплата?
Подсчет выплат возможен только с учетом путевого листа, служебной записки и представленных подтверждений расходов.
Семенихин Виталий Викторович
,
консультант-эксперт по финансовым, экономическим, налоговым, правовым и бухгалтерским вопросам
Работнику, использующему с согласия или ведома работодателя и в его интересах личное имущество, выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
При согласии организации на то, что работник поедет в командировку на собственном автомобиле, работодателю нужно издать приказ, в котором будет указана сумма компенсации за использование собственного авто работника в служебной поездке.
Как разъясняют специалисты финансового ведомства, чтобы получить такую компенсацию, работник должен представить в бухгалтерию компании копию технического паспорта личного авто, заверенную в установленном порядке, при этом компенсация может быть выплачена также работнику, использующему личный легковой автомобиль для служебных поездок по доверенности собственника автомобиля .
Работник организации не обязан оформлять путевые листы, как того требуют фискальные органы. В частности, такое требование содержится в письме УФНС России по городу Москве от 22.02.2007 № 20-12/016776, в котором указано, что путевые листы необходимы для того, чтобы фирма могла доказать производственный характер использования личного авто сотрудника.
Но ведь речь идет о командировке, под которой понимается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. В данном случае подтвердить производственный характер использования автомобиля можно и иным способом - ведь любая командировка работника фирмы требует соответствующего документального подтверждения.
Так, в состав "командировочного" документооборота входят следующие формы :
- служебное задание по форме № Т-10а;
- приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку по формам № Т-9 или № Т-9а;
- командировочное удостоверение по форме № Т-10.
Цель командировки работника определяет руководитель командирующей организации и указывает ее в служебном задании, которое и утверждает . Исходя из срока командирования, маршрута движения и интенсивности работы автомобиля в поездке работник и организация определяют размер компенсации, в которой учтены уже все затраты, связанные с эксплуатацией авто в поездке.
Такой вариант возмещения проездных расходов командированного сотрудника имеет свои особенности в части налогообложения.
По правилам главы 25 налогооблагаемыми расходами фирмы могут выступать обоснованные и документально подтвержденные расходы налогоплательщика, связанные с получением дохода . При соблюдении этого условия расходы на компенсацию автомобиля организация вправе учесть для целей налогообложения согласно НК РФ, который относит такие расходы в состав прочих расходов налогоплательщика, связанных с производством и реализацией.
Расходы на такую компенсацию в целях исчисления прибыли подлежат нормированию в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 "Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией" (далее - Постановление № 92). Причем размеры компенсации, учитываемой в составе прочих расходов при налогообложении, зависят от рабочего объема двигателя автомобиля. Так, пунктом 1 Постановления № 92 установлено, что для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно норма расхода на выплату компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях составляет 1200 руб. в месяц, с объемом двигателя свыше 2000 куб. см. - 1500 руб., а для мотоциклов - 600 руб.
Данные нормы расхода на выплату компенсации установлены за месяц, следовательно, если срок командировки меньше месяца, то сумму придется уменьшить .
Уменьшить налогооблагаемую базу на сумму фактических затрат (например, на приобретение топлива, масла и т. д.), в том числе подтвержденных документально, организация уже не сможет, так как в компенсации, согласованной организацией с работником, эти суммы уже учтены. Понятно, что сумма компенсации, согласованная сторонами трудового договора, будет значительно превышать налогооблагаемые суммы компенсации, ведь размеры последней смехотворно малы! Тем не менее сверхнормативные размеры выплаченной компенсации организация вынуждена будет учесть в составе расходов, не учитываемых при определении налоговой базы .
Такой подход не совсем соответствует действующему законодательству. Отсутствие в главе 23 НК РФ собственных норм в части выплат компенсаций за использование собственного имущества не свидетельствует об обязанности налогоплательщика использовать для налогообложения НДФЛ нормы, применяемые в целях исчисления прибыли. НК РФ требует применять нормы, установленные в соответствии с законодательством Российской Федерации. Статьей же 188 ТК РФ определено, что размеры возмещения устанавливаются соглашением сторон трудового договора, следовательно, сумма компенсации, согласованная работником и организацией, и является в целях НДФЛ нормой компенсации, установленной в соответствии с законодательством РФ.
Судебная практика неоднократно подтверждала правильность этой позиции .
В настоящий момент вышел ряд писем, где Минфин присоединился к такой точке зрения, обратив внимание, что освобождению от налогообложения в соответствии с НК РФ подлежат суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов, в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя в соответствии с соглашением сторон трудового договора. При этом должны иметься документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели, а также подтверждающие суммы произведенных в этой связи расходов .
Что касается начисления страховых взносов на обязательные виды социального страхования, то такая компенсация не должна облагаться страховыми взносами как выплата, связанная с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей . В то же время из указанной нормы прямо не вытекает, в каком размере данные суммы выводятся из-под обложения страховыми взносами, в силу чего контролирующие органы могут использовать подход, аналогичный применяемому при обложении налогом на доходы физических лиц. По разъяснениям Минздравсоцразвития России, сумма компенсации, выплачиваемая сотруднику за использование личного транспорта в служебных целях, не подлежит обложению страховыми взносами в пределах сумм, определяемых соглашением между организацией и ее сотрудником в соответствии со статьей 188 ТК РФ .
ВАРИАНТ 2. АРЕНДНАЯ ПЛАТА
Представители Минфина России согласны с тем, что одним из вариантов использования личного автомобиля в служебных целях может быть договор аренды автомобиля организацией у работника .
Исходя из этого претензий к такому оформлению взаимоотношений с сотрудником у финансистов быть не должно. Однако не стоит забывать, что подобная сделка может быть признана заключенной между взаимозависимыми лицами , а значит, подвергнуться контролю по поводу цены сделки по НК РФ ( за уровнем "рыночности" цены).
Согласно статье 606 ГК РФ по договору аренды арендодатель (работник) обязуется предоставить арендатору (организации) автомобиль за плату во временное владение и пользование или во временное пользование.
Так как в данном случае арендатором выступает , то независимо от срока договор аренды заключается в письменной форме . На практике могут быть использованы 2 типа договоров аренды автомобиля:
1) договор аренды с экипажем;
2) договор аренды без экипажа.
Первый вариант предполагает, что помимо предоставления авто в аренду работник оказывает организации услуги по управлению и технической эксплуатации . Причем он должен обеспечивать нормальную и безопасную эксплуатацию транспортного средства. Поскольку договор аренды с экипажем фактически содержит 2 вида соглашения - договор аренды и договор на оказание услуг, вознаграждение, выплачиваемое работнику, следует разделить на 2 части: собственно арендную плату и вознаграждение за оказание услуг по управлению автомобилем.
Второй вариант договора предполагает, что работник предоставляет организации только автомобиль и не оказывает компании услуги по его управлению и технической эксплуатации. В таком случае обязанности по поддержанию арендованного авто в надлежащем состоянии, текущему и капитальному ремонту в течение всего срока договора аренды возлагаются на организацию. Расходы на содержание транспортного средства, его страхование и страхование своей ответственности несет компания, если иное не предусмотрено договором.
Ответственность за вред, причиненный третьим лицам, также несет организация.
По сути дела, при оформлении договора аренды ТС у организации возникает 2 вида расходов: арендная плата, выплачиваемая работнику, и расходы на содержание арендованного автомобиля. Причем в случае заключения договора аренды с экипажем сумма, выплачиваемая работнику по договору, состоит из 2 составляющих: арендной платы и вознаграждения за оказанные услуги.
Арендные платежи включаются в состав прочих расходов фирмы, связанных с производством и реализацией . Конечно, при условии, что данные расходы отвечают всем критериям НК РФ. При этом они признаются организацией в налоговом учете в соответствии с правилами, установленными НК РФ.
Выплачивая сумму арендной платы физическому лицу (работнику), организация должна со всей суммы (в том числе с суммы вознаграждения за услуги по управлению автомобилем) удержать налог на доходы физических лиц, так как доходы, полученные работником от сдачи имущества в аренду, облагаются НДФЛ . Удержать исчисленную по ставке 13% сумму налога фирма, выплачивающая работнику налогооблагаемый доход, должна непосредственно при выплате арендной платы.
Имейте в виду, что при договоре аренды ТС с экипажем организации придется с суммы вознаграждения за управление автомобилем начислить и на обязательные виды социального страхования (кроме взносов, подлежащих уплате в ФСС РФ) . Заметим, что аналогичные разъяснения в отношении обложения ЕСН арендной платы в части вознаграждения, выплачиваемого в пользу физического лица за оказание услуг по управлению и технической эксплуатации автотранспортного средства, Минфин России давал в своем письме от 14.07.2008 № 03-04-06-02/73.
Сумма арендной платы не облагается страховыми взносами на обязательные виды социального страхования .
Затраты организации, произведенные по договору аренды ТС, заключенному с физическим лицом, в том числе на приобретение топлива (ГСМ) для обеспечения работы данного автомобиля, исходя из фактического пробега автомобиля (с учетом фактического расхода топлива (ГСМ) в производственных целях и стоимости его приобретения), а также на приобретение запасных частей, могут быть учтены при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль при условии их соответствия критериям, изложенным в НК РФ
Нередко на предприятиях возникает необходимость направить сотрудника в командировку на его личном транспорте. Это особенно удобно, когда планируется поездка на небольшое расстояние. Кроме того, для работодателя – это хорошая возможность уменьшить расходы на содержание служебного автомобиля.
При этом направление трудящегося в командировку на собственном автомобиле не освобождает руководство фирмы от компенсации расходов, связанных с проездом до места временного нахождения и обратно. Однако в данной ситуации может возникнуть ряд вопросов касающихся оформления такой служебной поездки и оплаты, сопряженных с ней трат.
Регулирует вопросы, связанные организацией командировок, Глава 24 ТК РФ. В её нормах закреплены:
- Гарантии, которые предусмотрены для сотрудников, направляемых в служебные поездки;
- Правила возмещения расходов, возникших в процессе реализации задач, поставленных перед командированным трудящимся.
Основные правила направления трудящихся в служебные поездки установлены в Постановлении Правительства РФ №749 от 29.07.2008г. В последние годы были внесены существенные изменения в данный нормативный акт, что привело к возникновению немалого количества вопросов, касающихся их применения на практике.
Комплект документов для оформления командировки
До внесения изменений в 2014 году перечень документов, необходимых для оформления командировки был достаточно внушительным. В первую очередь составляли служебное задание для трудящегося. В него вносили всю информацию, касающуюся служебной поездки:
- Лица, направляемые в командировку;
- Цели, которые перед ними ставятся;
- Место направления сотрудников (страна, область, населенный пункт).
- Продолжительность поездки.
- Иные нюансы, касающиеся служебной поездки.
На основании данного документа оформлялся приказ и командировочное удостоверение, вносились записи в журнал учета служебных поездок, выдавался аванс, ставились отметки в табеле рабочего времени.
Изменения, внесенные в Постановление №749, существенно уменьшили количество обязательных документов, необходимых для направления работников в командировку. Теперь работодателю достаточно оформить приказ, а сотруднику своевременно сдать авансовый отчет по итогам завершения поездки. Также сохранилась необходимость ведения журнала учета убывающих и прибывающих командированных сотрудников.
Однако законодатель не запрещает работодателю использовать иные документы для направления трудящихся в служебную поездку. В данном случае, необходимость оформления дополнительных бумаг должны быть зафиксирована в локальных актах организации. Это касается и вопросов связанных с использованием личного транспорта в командировке, как оформить эту процедуру работодатель решает самостоятельно.
На многих предприятиях сохраняется необходимость оформления служебных записок, так как в них отображается необходимая информация о той или иной поездке. Если во время командировки сотрудник использует собственный автомобиль, то для него зачастую оформляют путевой лист, в котором проставляются отметки о дате его прибытия и отъезда с места временного нахождения.
Этот документ используется для определения срока пребывания работника в поездке вместе с бумагами, подтверждающими использование личного транспорта при проезде до места командирования. Также путевой лист, вместе с расходными документами, прикрепляется к авансовому отчету в качестве подтверждения совершенных трат и расхода авансовых средств. Сдаются эти документы в бухгалтерию в течение 3-х дней после возвращения из командировки.
Касаемо оформления приказа о направлении сотрудника в командировку, то работодатель также вправе использовать унифицированную форму данного документа – №Т-9 или разработать собственную. Во втором случае такой бланк также должен быть закреплен в локальных нормативных актах предприятия.
Вне зависимости от используемой формы документа, в нем должна быть отражена следующая информация:
- Наименование фирмы;
- Дата оформления приказа;
- Лицо, направляемое в командировку (в том числе наименование структурного подразделения, в котором он работает и его должность);
- Пункт назначения, куда направляется служащий;
- Поставленные цели и задания;
- Продолжительность командировки, дата её начала и окончания;
- При необходимости, может указываться лицо, временно выполняющее обязанности командированного сотрудника.
Если оплата командировочных расходов возложена на контрагента или иную сторону, то данный факт также следует указать в приказе.
Надлежащим образом оформленный приказ визируется руководителем. После этого с документом под роспись должен быть ознакомлен сотрудник, направляемый в служебную поездку. При этом работник не имеет права отказаться от командировки без уважительных причин.
«Налоговые» палки в колесах
Согласно действующим правилам, налоговые вычеты взымаются из суммы прибыли за вычетом трат, которые понесло предприятие, в том числе компенсируя командировочные расходы. При этом следует учитывать, что из налоговой базы вычитаются только суммы в рамках установленных законодательством норм. Все средства, выделенные свыше, не расцениваются как расходы предприятия.
Из средств, начисляемых сотруднику в качестве компенсации командировочных трат, не высчитывается НДФЛ и иные соц. взносы, так как данные суммы не расцениваются в качестве прибыли трудящегося. Однако из-за того, что ряд норм выплат носят рекомендательный характер, а в некоторых нормативно-правовых актах отсутствуют четкие формулировки, это может привести к возникновению спорных ситуаций.
Касаемо оплаты расходов сотрудника на ГСМ при использовании в командировке личного транспорта, то работодатель может пойти двумя путями. В первом случае он заключает со служащим соглашение об использовании его автомобиля в качестве служебного. Данный документ предусматривает выплату сотруднику определенной компенсации. Кроме того, в соглашении может быть закреплено, что траты свыше установленной суммы оплачиваются на основании предоставленных подтверждающих бумаг.
Следует учитывать, что при расчете налоговой базы в данном случае будут использоваться установленные законодательством нормы в размере:
- 1200р. в месяц – для легкового автомобиля с объём двигателя до 2 тыс. куб. см.;
- 1500р. в месяц – для транспорта с объемом двигателя свыше 2 тыс. куб. см.
Так как суммы указаны на месяц командировки, то при расчете величины компенсации, она будет определяться пропорционально продолжительности поездки. Все суммы, выплаченные выше установленного максимума, согласно Письму Минфина №03-03-06/1/39239 РФ от 23.09.2013г., влиять на налоговую базу нее будут.
Этот вариант с точки зрения законодательства является наиболее правильным, но предусматривает увеличение расходов предприятия, так как значительная часть трат, связанных с командировочными компенсациями не учитываются при расчёте налога на прибыль фирмы.
Есть и другой вариант. Соглашение на использование транспорта сотрудника в качестве служебного автомобиля не заключается и все расходы, подтверждённые соответствующими документами, компенсируются в полном объеме. В данном случае расходы на ГСМ расцениваются как обычные командировочные траты, компенсация которых считается расходами на проезд до пункта назначения и обратно.
Так как оформить авансовый отчет по командировке на личном автомобиле – это обязанность сотрудника, и она предусматривает предоставление всех документов, подтверждающих командировочные траты, то он имеет полное право отнести к ним и расходы на ГСМ. При этом из суммы компенсации начисляемой работнику не будут вычитаться гос. сборы, а вот в базу для расчета налога на прибыль работодателя они будут учитываться в полном объеме.
Это позволит существенно уменьшить расходы при уплате налогов. Однако используя данный вариант расчета, работодатель, сознательно идет на риск. При проведении налоговой проверки такие действия с большой долей вероятности привлекут внимание сотрудников ФНС, что может вызвать ряд проблем.
«Зарплатные расходы» на проезд
С точки зрения современного трудового законодательства вопрос использования личного транспорта трудящегося при командировке решается непосредственно работодателем. Если работник изъявил такое желание, то он обязан согласовать его с руководителем, принимающим решение о его направлении в поездку. В противном случае работодатель может не компенсировать расходы на ГСМ, так как они не были предусмотрены при оформлении командировки.
Работодатель вправе самостоятельно определить порядок компенсации и нормы оплаты расходов на проезд своих сотрудников, которые должны быть закреплены в локальных актах фирмы. Также могут использоваться нормы, установленные действующим законодательством.
При использовании личного транспорта в интересах работодателя, если это будет зафиксировано соответствующими документами, сотрудник согласно трудовому законодательству имеет право на получение компенсации его затрат. Для этого ему необходимо будет предоставить работодателю копию техпаспорта на автомобиль и расходные документы.
Также с сотрудником, часто использующим личный транспорт во время командировок, руководитель предприятия может заключить договор аренды автомобиля.
Ситуация: нужно ли удержать НДФЛ с компенсации сотруднику стоимости парковки личного автомобиля в командировке?
Ответ: да, нужно, если такая выплата оформлена как возмещение командировочных расходов.
От НДФЛ освобождаются суммы возмещения командировочных расходов (п. 3 ст. 217 НК РФ). В состав таких расходов включаются суточные, расходы на проезд и провоз багажа, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на наем жилого помещения, оплату услуг связи, получение и регистрацию служебного загранпаспорта, получение виз, а также затраты, связанные с обменом наличной валюты. Такой перечень установлен пунктом 3 статьи 217 Налогового кодекса.
Компенсация стоимости парковки личного автомобиля сотрудника здесь не названа. Следовательно, она не включается в состав командировочных расходов. Значит, с такой компенсации нужно удержать НДФЛ.
Аналогичные разъяснения приведены в письме Минфина России от 25 апреля 2013 г. № 03-04-06/14428.
Совет : есть способ не удерживать НДФЛ с компенсации стоимости парковки личного автомобиля командированного сотрудника. Он заключается в следующем.
От НДФЛ освобождены все виды компенсационных выплат, установленные законодательством России и связанные, в частности, с исполнением сотрудником трудовых обязанностей (п. 3 ст. 217 НК РФ).
Если работодатель использует личное имущество сотрудника (в т. ч. автомобиль), то он обязан:
- выплатить ему компенсацию за использование личного имущества (автомобиля);
- возместить расходы, связанные с таким использованием.
Это установлено статьей 188 Трудового кодекса.
Стоимость парковки можно считать расходом, связанным с использованием личного автомобиля сотрудника в служебных целях. Следовательно, компенсация затрат на парковку признается выплатой, установленной законодательством и связанной с выполнением сотрудником трудовых обязанностей. И, соответственно, не облагается НДФЛ.
Таким образом, НДФЛ с компенсации стоимости парковки сотруднику, поехавшему в командировку на личном автомобиле, можно не удерживать. Но чтобы избежать претензий со стороны контролирующих ведомств, оформите такую компенсацию не как командировочные расходы, а как возмещение затрат, связанных с использованием личного автомобиля сотрудника.
Такой подход подтверждает и Минфин России в письме от 1 декабря 2011 г. № 03-04-06/6-328.
Личный автомобиль: налог на прибыль
При расчете налога на прибыль компенсацию за использование личного автомобиля можно учесть только в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92 (письмо ФНС России от 21 мая 2010 г. № ШС-37-3/2199). Эти нормы предназначены и для расчета единого налога при упрощенке с разницы между доходами и расходами. При этом, по мнению контролирующих ведомств, нормы, установленные Правительством РФ, уже включают в себя амортизацию автомобиля, а также возмещение затрат на текущий ремонт, техобслуживание и приобретение ГСМ (письма Минфина России от 15 сентября 2005 г. № 03-03-04/2/63, от 16 мая 2005 г. № 03-03-01-02/140 и МНС России от 2 июня 2004 г. № 04-2-06/419).
Поэтому никакие дополнительные выплаты сотруднику, который использует личную машину для служебных поездок, не положены (письма Минфина России от 15 сентября 2005 г. № 03-03-04/2/63, от 16 мая 2005 г. № 03-03-01-02/140 и МНС России от 2 июня 2004 г. № 04-2-06/419).
Совет : на период командировки заключите с сотрудником договор аренды его личного автомобиля. На всю сумму арендной платы, а при наличии оправдательных документов и на все затраты, связанные с эксплуатацией автомобиля, можно уменьшить налогооблагаемую прибыль (подп. 2 п. 1 ст. 253, подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ). Если организация не заключит договор аренды, то для обоснования возмещения расходов по использованию личного автомобиля во время командировки она может воспользоваться следующими аргументами.
В статье 188 Трудового кодекса РФ речь идет о двух выплатах в пользу сотрудника. Первая - это компенсация за износ личного автомобиля, а вторая - возмещение расходов, связанных с его использованием (приобретение ГСМ, техобслуживание и т. п.). В письме Минфина России от 2 ноября 2004 г. № 03-05-01-04/72 эти выплаты тоже рассматриваются обособленно.
Таким образом, направляя сотрудника в командировку на личном автомобиле, помимо компенсации организация должна возместить ему затраты на приобретение бензина, на платную автостоянку и т. п. (ст. 168 ТК РФ). Эти затраты можно квалифицировать как материальные расходы, а также как расходы на проезд до места командировки и обратно. Такие затраты можно учесть при налогообложении прибыли (подп. 2 п. 1. ст. 253, подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Основанием для возмещения расходов будут путевые листы, чеки АЗС и т. п. То есть такие же документы, какими подтверждают свои расходы сотрудники, направленные в командировку на служебном автомобиле.
Однако налоговая инспекция вряд ли согласится с такой трактовкой законодательства. При проверке инспектор будет руководствоваться письмами Минфина России от 15 сентября 2005 г. № 03-03-04/2/63 и МНС России от 2 июня 2004 г. № 04-2-06/419. Поэтому, скорее всего, он признает неправомерным одновременное уменьшение налоговой базы и на сумму компенсации за использование личного автомобиля, и на сумму возмещения расходов на проезд. В таких условиях окончательное решение о расчетах с сотрудником организация должна принять самостоятельно. Причем, если это решение будет противоречить требованиям Минфина России, отстаивать свою позицию организации придется в суде.
Проезд на служебном автомобиле
При оплате расходов по командировке на служебном автомобиле организация может компенсировать следующие затраты:
- на приобретение ГСМ;
- связанные с эксплуатацией и обслуживанием автомобиля во время командировки (например, стоимость парковки, ремонт в пути и т. п.).
Порядок проезда в командировку на служебном транспорте действующим законодательством не урегулирован. Поэтому работодатель может прописать специальные правила для такой ситуации в локальном нормативном акте, изданном в соответствии со статьей 8 Трудового кодекса РФ (например, в Положении о командировках). Правильность данного подхода подтверждает Роструд в письме от 10 апреля 2015 г. № 831-6-1.
Подтверждающие документы
Все факты хозяйственной жизни (в т. ч. и расходы на проезд) должны быть подтверждены первичными документами (ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, ст. 252 НК РФ). К ним относятся:
- кассовые и (или) товарные чеки;
- талоны на бензин;
- слипы (если бензин оплачивался топливной картой);
- квитанции, выданные на автостоянках;
- счета автомастерских и т. д.
Документы, подтверждающие расходы на проезд, сотрудник должен приложить к авансовому отчету.
Пробег автомобиля во время командировки подтверждают путевые листы. Путевые листы составьте:
Либо по унифицированным формам;
Либо по формам, разработанным организацией самостоятельно и утвержденным руководителем организации.
Для путевых листов предусмотрены следующие унифицированные формы:
- № 3 для легкового автомобиля;
- № 3 спец для спецтранспорта;
- № 4 для легкового такси;
- № 4-С или № 4-П для грузового автомобиля;
- № 6 спец для автобуса (кроме маршрутного).
Перечисленные формы путевых листов утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78.
Выдачу путевых листов водителям и их поступление в бухгалтерию отразите в журнале учета движения путевых листов (либо по самостоятельно разработанной форме, либо по форме № 8, утвержденной постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78).
Бухучет
В бухучете поступление и списание израсходованных горюче-смазочных материалов отразите на субсчете 10-3 «Топливо» (Инструкция к плану счетов).
В зависимости от цели командировки покупку и списание израсходованных горюче-смазочных материалов отразите записями:
Дебет 10-3 Кредит 71
- оприходован бензин, приобретенный в командировке (на основании приходных документов);
Дебет 20 (25, 26, 44...) Кредит 10-3
- списана стоимость топлива, израсходованного в командировке (на основании путевого листа).
Остальные расходы спишите проводкой:
Дебет 20 (25, 26, 44...) Кредит 71
- списаны расходы по эксплуатации и обслуживанию служебного автомобиля в командировке.
Пример отражения в бухучете расходов на проезд в командировку на служебном автомобиле
Генеральный директор ООО «Альфа» А.В. Львов с 17 по 19 января находился в командировке в г. Твери. Цель командировки - переговоры с деловыми партнерами. В командировку Львов выезжал на служебном автомобиле.
Авансовый отчет утвержден 21 января. К нему приложены документы, подтверждающие расходы на проезд:
- чеки АЗС на приобретение бензина - на общую сумму 1000 руб. (НДС не выделен);
- чеки платной автостоянки - на общую сумму 150 руб. (НДС не выделен).
Стоимость бензина, израсходованного за период командировки, составляет 860 руб.
Бухгалтер «Альфы» сделал в учете такие записи:
Дебет 10-3 Кредит 71
- 1000 руб. - оприходован бензин, приобретенный в командировке;
Дебет 26 Кредит 10-3
- 860 руб. - списана стоимость бензина, израсходованного в командировке;
Дебет 26 Кредит 71
- 150 руб. - отражена оплата услуг автостоянки.
Служебный автомобиль: НДФЛ и страховые взносы
Независимо от того, какую систему налогообложения применяет организация, с компенсации документально подтвержденных расходов на проезд в командировку на служебном автомобиле не нужно платить:
- НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ);
- взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование (п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ);
- взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (п. 2 ч. 1 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).
Порядок расчета остальных налогов зависит от того, какую систему налогообложения применяет организация.
Служебный автомобиль: налог на прибыль
Расходы на проезд в командировку уменьшают налогооблагаемую прибыль (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).
В период командировки сотрудник может купить ГСМ за наличные. Если в кассовом чеке указано «в том числе НДС», а сумма налога не выделена, то воспользоваться налоговым вычетом не удастся (п. 1 ст. 172 НК РФ). Увеличить стоимость ГСМ на сумму НДС тоже нельзя. В состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль, НДС не включается (п. 1 ст. 170 НК РФ). Следовательно, для налогового учета сумму НДС нужно выделить расчетным путем (по ставке 18/118) и списать ее без уменьшения налоговой базы. В бухучете в момент списания ГСМ возникнет постоянная разница и постоянное налоговое обязательство (п. 4 и 7 ПБУ 18/02).
- Как отразить в налоговом учете приобретение ГСМ за наличный расчет (ОСНО) ;
- ;
- Как отразить в учете приобретение ГСМ по талонам .
Пример отражения в бухучете и при налогообложении расходов на приобретение ГСМ во время командировки на служебном автомобиле. Организация применяет общую систему налогообложения
Менеджер ООО «Альфа» А.С. Кондратьев на служебном автомобиле «Шкода-Рапид» выехал в командировку в г. Владимир. 18 мая сотрудник получил из кассы аванс на командировочные расходы в сумме 3000 руб. 21 мая Кондратьев вернулся из командировки и представил в бухгалтерию утвержденный авансовый отчет.
В числе прочих документов к авансовому отчету приложены кассовые чеки АЗС, из которых следует, что сотрудник приобрел 60 литров бензина марки АИ-95 на общую сумму 2064 руб. В кассовом чеке в цене бензина НДС не выделен и вообще не упоминается.
По данным путевого листа:
- остаток топлива в баке при выезде в командировку - 5 литров;
- остаток топлива в баке при возвращении из командировки - 5 литров;
- за время командировки пробег автомобиля составил 700 км.
Таким образом, на затраты может быть списано 60 литров (5 л + 60 л - 5 л). Учетной политикой организации предусмотрен метод списания материально-производственных запасов по средней себестоимости единицы. Цена приобретения бензина Кондратьевым соответствует рассчитанной средней себестоимости. Бензин, израсходованный Кондратьевым во время командировки, бухгалтер «Альфы» списал по цене приобретения.
Расходы Кондратьева на приобретение бензина бухгалтер «Альфы» отразил в учете следующими проводками.
Дебет 71 Кредит 50
- 3000 руб. - выдан аванс на командировочные расходы.
Дебет 10-3 Кредит 71
- 2064 руб. - оприходован бензин, приобретенный за наличный расчет;
Дебет 26 Кредит 10-3
- 2064 руб. - списана стоимость израсходованного топлива (на основании путевого листа).
В налоговом учете на расходы бухгалтер также списывает 2064 руб.
УСН
Налоговую базу организаций на упрощенке, которые платят налог с доходов, командировочные расходы не уменьшают (п. 1 ст. 346.18 НК РФ).
Организации на упрощенке, которые платят единый налог с разницы между доходами и расходами, могут включить в состав затрат документально подтвержденные расходы на проезд (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). При этом расходы на ГСМ организации на упрощенке учитывают в том же порядке, что и организации на общей системе налогообложения (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Суммы НДС по расходам на проезд также уменьшат налоговую базу по единому налогу (подп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
Подробнее о налоговом учете расходов на ГСМ см.:
- Как отразить в налоговом учете приобретение ГСМ за наличный расчет (спецрежим) ;
- Как отразить в учете приобретение ГСМ по топливным картам
нужно распределить
.
Компенсацию командировочных расходов сотрудников, занятых только в одном виде деятельности, распределять не нужно.
Сумму входного НДС распределите по методике, установленной в пункте 4 статьи 170 Налогового кодекса РФ.
Пример распределения расходов на проезд в командировку на служебном автомобиле. Организация применяет общую систему налогообложения и платит ЕНВД
ООО «Торговая фирма "Гермес"» продает товары оптом и в розницу. По оптовым операциям организация применяет общую систему налогообложения (налог на прибыль рассчитывает ежемесячно) и платит НДС. В городе, где работает «Гермес», розничная торговля переведена на ЕНВД.
В учетной политике организации сказано, что общехозяйственные расходы распределяются пропорционально доходам за каждый месяц отчетного (налогового) периода.
Генеральный директор организации А.В. Львов с 25 по 28 мая находился в служебной командировке в г. Рязани. Цель командировки - заключение договора поставки товаров, предназначенных для продажи оптом и в розницу. В командировку Львов выезжал на служебном автомобиле.
Авансовый отчет утвержден 29 мая. Вместе с авансовым отчетом Львов передал в бухгалтерию документы, которые подтверждают его расходы. В их состав входит квитанция на оплату услуг автостоянки на сумму 150 руб. и два кассовых чека на покупку ГСМ на общую сумму 1416 руб., в том числе НДС - 216 руб. В чеках суммы НДС указаны отдельной строкой.
Во время командировки был израсходован весь приобретенный бензин. Учетной политикой организации предусмотрен метод списания материально-производственных запасов по средней себестоимости единицы. Рассчитанная средняя себестоимость ГСМ соответствует цене приобретения бензина Львовым.
Чтобы распределить расходы на проезд в командировку между двумя видами деятельности, бухгалтер «Гермеса» сопоставил доходы от оптовой торговли с общим объемом доходов организации.
Доходы, полученные «Гермесом» от различных видов деятельности за май, составили:
- по оптовой торговле (без учета НДС) - 26 000 000 руб.;
- по розничной торговле - 12 000 000 руб.
Других доходов у организации не было.
Доля доходов от оптовой торговли в общем объеме доходов за май составила:
26 000 000 руб. : (26 000 000 руб. + 12 000 000 руб.) = 0,6842.К деятельности организации на общей системе налогообложения относятся расходы на проезд в сумме:
(150 руб. + (1416 руб. - 216 руб.)) × 0,6842 = 923,67 руб.При расчете налога на прибыль в мае бухгалтер «Гермеса» учел расходы на проезд в сумме 923,67 руб. Эту сумму бухгалтер учел при расчете налога на прибыль за январь-май.
К деятельности организации, облагаемой ЕНВД, относятся расходы на проезд в сумме:
150 руб. + 1200 руб. - 923,67 руб. = 426,33 руб.Сумму НДС, которую можно принять к вычету, бухгалтер «Гермеса» сможет определить по итогам II квартала.
Вся сумма компенсации расходов на проезд освобождается от НДФЛ, взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.
