Существуют разные сроки хранения в делопроизводстве документов определенного вида. Некоторые из них относятся к имеющим бессрочную информативную ценность, другие же теряют актуальность достаточно быстро. Так какие документы и как долго необходимо хранить? Каким способом они должны быть утилизированы? Все это предельно четко прописано в законодательстве.
Три типа сроков хранения
Перечень сроков хранения документов в делопроизводстве: временный (до 10 лет), долгосрочный (свыше 10 лет) и постоянный. Если говорить о делах долгосрочного и постоянного хранения, то они после своего завершения передаются в специальные отделы сроком на 2 года, а затем поступают в архив.
Влияет ли вид носителя на время хранения?
Тип носителя информации (бумажный или электронный) не влияет на период хранения. Важна та информация, которую он содержит. Дальнейшее использование того или иного дела определяет специальная экспертиза. Она классифицирует все документы, обозначает, могут ли они быть использованы в интересах (либо против) науки, государства, общества, отдельных лиц и т. д.
Зачем проводится экспертиза по определению ценности документов?
Без этой процедуры невозможно обойтись в сфере делопроизводства, будь это госархив, организация или предприятие.
Цели экспертизы - определить или изменить срок хранения документа; произвести отбор тех дел, которые подлежат утилизации как уже не несущие ценности или утратившие актуальность; обозначить срок сохранения документов, не имеющих исторической или научной ценности, но обладающих практическим значением. Также экспертиза должна определить, к какому типу ценности относится прочая документация: политической, научной, хозяйственной, культурной, производственной и т. д.
За информацией об укомплектовании, учете, хранении и дальнейшем назначении дел следует обратиться к Закону об архивном деле.
Итогом экспертизы должен стать перечень, содержащий 12 разделов документов, появившихся в результате функционирования госструктур, организаций, учреждений и иных компаний. Особое внимание обратим на бухгалтерские и кадровые дела, рассмотрев условия и сроки хранения документов на предприятиях. Слегка коснемся медицинских документов.
Медицинская документация
Бумаги медицинского назначения, как и другие информативно важные, имеют свои определенные сроки хранения документов в делопроизводстве медицинской организации. Этот период регламентирован нормативно-правовыми актами РФ и по разным категориям документов составляет от 1 года до 50 лет.
Бухгалтерская документация
Для документации, производимой бухгалтерскими отделами, применяются отдельные условия и сроки хранения документов в делопроизводстве. Первичной документации, балансам, данным учетных регистров, отчетов после обработки предписано храниться либо в специальном помещении, либо в закрытом шкафу - до того момента, как они будут переведены в архив организации. Бланки строгой отчетности должны находиться в металлических шкафах или сейфах. Главный бухгалтер назначает лицо, уполномоченное следить за этими вопросами.
Если данного типа документы утеряны, испорчены, нелегально переданы третьим лицам, то руководство организации должно в обязательном порядке сообщить об этом факте в правоохранительные органы. Уничтожение или изъятие документации должно происходить исключительно по требованиям, прописанным законодательством.
Период хранения бухгалтерских документов
Существующие нормы сроков хранения бухгалтерских дел:
- первичная документация, бланки - 3 года;
- кассовые документы, информация, касающаяся финансовых операций, - 5 лет;
- платежные и расчетные ведомости (если не имеется лицевого счета) - 75 лет.
Изымать дела по окончании периода хранения запрещено без проверки со стороны налоговых органов, а решение об уничтожении документов в делопроизводстве с истекшим сроком хранения должна принимать специально назначенная комиссия.
Кадровое делопроизводство
Кадровая документация обладает большой социальной значимостью (в первую очередь это касается наличия персональных данных), поэтому их хранение определяется особыми правилами. Значительная их часть служит фактическим подтверждением прав работников на соцобеспечение (по старости, инвалидности и проч.), содержит информацию об их трудовом стаже и т. д. В связи с этим большинство кадровых документов относится к имеющим длительный или постоянный период хранения, используется в архивах, куда обращаются граждане за справочной информацией. Также они обладают археографической и биографической ценностью, служат источниками для статистических обзоров или исторических и социальных исследований.
Главное условие для хранения документации из отдела кадров - ограничение нелегального доступа к персональной информации о работниках, а также возможность быстрого поиска нужных дел.
В организации делопроизводства и сроков хранения документов кадровиков можно выделить два типа хранения: текущее и последующее. Первый тип делится на два подтипа: хранение документации в процессе исполнения и хранение исполненной документации.
Дела в период их исполнения находятся у того, кто ими занимается, в специальных папках с названиями (например, "Срочно", "На подпись"). Здесь же должны быть указаны телефон, фамилия, инициалы исполнителя. После они подшиваются и хранятся в соответствии с номенклатурой.
Приказы
Все приказы должны храниться в подлинниках, а их копии (по поощрениям, взысканиям, приему на работу, увольнении и т. д.) заносятся в личное дело работника. Оно помещается в пронумерованную папку, а его страницы должны быть прошиты. Обложка личного дела имеет свой порядковый номер. Текущее сроки хранения документов кадрового делопроизводства распространяется только на работающих в настоящее время сотрудников. После увольнения дело надо извлечь из папки и оформить на передачу в архив.
Условия хранения трудовых книжек работников, так же как и печатей, штампов, бланков документов, ключей от шкафов с документацией, подразумевают содержание их в сейфе начальника отдела кадров. Помимо этого, работнику кадрового отдела рекомендуется, выходя из своего кабинета, убирать все записи и документы в шкаф и выключать компьютер. По окончании рабочего дня необходимо поместить всю документацию в шкаф из металла и опечатать его. Ключ сдается начальнику отдела с росписью в соответствующем журнале. Все черновики и забракованные бланки уничтожаются, компьютеры отключаются от сети. Если работник получил на руки копию или выписку из документа, он должен оставить роспись об этом в журнале.
В архивный фонд попадают только те документы, чей срок хранения выше 10 лет. Они имеют социальную, экономическую, политическую, историческую и иную ценность. График, по которому происходит сдача документов в архив, утверждается руководителем или работодателем. Документы должны поступать сюда в виде подлинников. Если это невозможно, то заверяется и сдается их копия.
Регулирует срок и порядок хранения кадровой документации "Перечень типовых управленческих документов", утвержденный Росархивом. Сроки хранения документов в делопроизводстве и порядок хранения трудовых книжек утвержден в специальном нормативном акте - Постановлении Правительства РФ "О трудовых книжках".
Сроки хранения кадровой документации
Итак, в течение 5 лет хранятся:
- Документы (справки, информация, ведомости и т. д.), касающиеся наличия, комплектования или движения работников.
- Документы (списки, сведения, справки), касающиеся высвобождения или потребности в рабочем составе, создании рабочих мест, пола, возраста, профессиональной квалификации сотрудников.
- Переписка, касающаяся вопросов трудоустройства.
- Документы о переводе сотрудников на сокращенный рабочий день или неделю.
- Документы, касающиеся трудовых споров.
- Отчеты, касающиеся состояния и проверки работы с сотрудниками, хранятся на постоянной основе, а заявки (справки) о высвобождении и потребности работников - также в течение пяти лет.
На протяжении 3 лет хранятся:
- Документы (сведения, балансы рабочего времени, сведения, докладные записки), касающиеся учета рабочего времени.
- Акты (информации, характеристики, сообщения, справки и т. д.), в которых содержится информация о трудовой дисциплине.
- Акты (отчеты и иные сведения), касающиеся учета трудовых вкладышей и книжек.
Хранение сроком в один год касается табелей и журналов учета рабочего времени, а также графиков предоставления отпусков.
Личное дело и личная карточка сотрудника хранится в течение 75 лет, а если речь идет о данной документации на руководителей, работников с государственными наградами или званиями, членов исполнительных, руководящих или контрольных структур организации, то постоянно.
Штатное расписание организации и изменения к ним хранятся на постоянной основе, а штатные расстановки - в течение 75 лет.
Типовая должностная инструкция по месту утверждения и разработки хранится постоянно, персональная (в составе личных дел) - в течение 75 лет.
Остающийся у работодателя экземпляр трудового договора, подшивающийся в личное дело сотрудника, должен храниться в течение 75 лет, а потом сдаваться в архив. Если же личные дела не ведутся, то такие договора должны быть сформированы в отдельное дело на тех же условиях хранения.
Карточки учета, книги, журналы также имеют свои сроки сроки хранения документов в делопроизводстве:
- Прием, перемещение, увольнение сотрудников - 75 лет.
- Учет командировочных работников - 5 лет со дня увольнения.
- Учет военнообязанных - 3 года.
- Сведения об отпусках - 3 года.
- Личные дела, карточки, трудовые договора и соглашения - 75 лет.
- Выдача трудовых вкладышей и книжек - 50 лет.
- Выдача справок о зарплате (месте или стаже работы) - 3 года.
- выдача командировочных удостоверений - 5 лет.
Подытожив все вышесказанное, можно для удобства лицам, которым нужна информация в собранном виде, самостоятельно представить сроки хранения документов в делопроизводстве в таблице.
Что делать, если документ испорчен?
Такие документы подлежат восстановлению. К примеру, если испорчен табель рабочего времени (срок его хранения - семьдесят пять лет), то информацию о нем можно найти на компьютере бухгалтерского отдела. Выбрасывать испорченный табель нельзя, так как это будет самовольным уменьшением предписанных нормами сроков хранения, что может привести к наказанию руководства организации. Таким образом, любой документ, который пришел в негодность раньше истечения срока, должен быть восстановлен. Сейчас все организации пользуются программным обеспечением, в котором содержится необходимая для этого информация.
В заключение
Итак, сроки хранения в делопроизводстве зависят от типа и ценности документов. Значительная часть кадровой документации имеет повышенный срок хранения. Со стороны законодательства РФ имеются строгие предписанные нормы для этого. Также законом регулируется порядок и сроки хранения отдельных видов документов, а также утилизации документов: она должна происходить только после экспертизы и соответствующим образом.
Росархив изменил сроки хранения бухгалтерских, налоговых, кадровых и других документов. С 1 января 2020 года применяйте новый перечень. В статье - удобные таблицы, которые позволят правильно сохранить документы и не выбросить их раньше времени.
Каждая фирма и индивидуальный предприниматель не вправе уничтожать документы сразу после того, как надобность в них отпала. Есть специальные законодательно установленные сроки хранения, которые нужно соблюдать. Отсутствие документов и непредставление их в ходе налоговй проверки приведет к доначислению налогов, пеням и штрафам.
Эти справочники и образцы помогут правильно организовать хранение документов. Они спасут от обидных штрафов и защитят от ошибок. Актуальность подтверждена экспертами программы БухСофт. Скачивайте бесплатно:
Регулирование сроков хранения документов в России в 2020 году
Сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов, порядок их уничтожения и ответственность за нарушение хранения и уничтожения закреплены законодательно:
- в Налоговом кодексе;
- Перечне типовых управленческих архивных документов (перечне Росархива);
- Федеральном законе от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
- Федеральном законе от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Новые сроки хранения документов в 2020 году
Сроки хранения в 2020 году изменились как в большую, так и в меньшую сторону согласно перечню Росархива. Поправки охватывают большой спектр документов. Приведем основные изменения в таблице 1.
Таблица 1 . Изменение основных сроков хранения документов в 2020 году
|
До 01.01.2020 г. |
После 01.01.2020 г. |
|
|
Декларации по налогам, взносам, отчеты по сборам, которые фирма сдает в ИФНС |
||
|
Письменные решения ИФНС по вопросам платежей в бюджет |
||
|
Счета-фактуры |
||
|
Образцы подписей материально-ответственных лиц |
Решение принимала фирма при соблюдении двух условий:
|
Отсчет ведут с момента замены МОЛ |
|
Реестры данных о выплатах работникам, который организация направляет в ИФНС |
||
|
Графики отпусков |
||
|
Акты наложения дисциплинарных взысканий |
Новые сроки хранения бухгалтерских документов в 2020 году
При архивировании бухгалтерских документов действуют два правила:
- Всю первичку и отчеты архивируют в соответствии с требованиями установленных правил. При этом минимальный период хранения - 60 месяцев;
- Учетные документы уничтожают по прошествии 5 лет, с момента их последнего использования для целей получения отчетов.
Рассмотрим в таблице 2.
Таблица 2 . Сроки хранения бухгалтерских документов в 2020 году
|
Период хранения, лет |
||
|
Годовые отчеты |
Не уничтожают |
|
|
Квартальные и месячные отчеты |
5 |
|
|
Акты аудиторских проверок |
|
|
|
Документы учетной политики |
срок отсчитывают с первого дня действия новых |
|
|
Любая первичка:
|
с момента окончания отчетного года |
|
|
Регистры бухучета |
если была ревизия |
|
|
Сведения о дебиторской и кредиторской задолженности |
с момента покрытия долга |
|
|
Информация о недостачах, растратах, кражах |
|
Сколько хранить налоговые документы?
Периоды регулирует Налоговый кодекс. В общем случае - в течение 48 месяцев (ст. 23 НК РФ). Остальные рассмотрим в таблице 3.
Таблица 3 . Время хранения налоговых документов
|
Период хранения |
||
|
Книга покупок и все приложения и дополнения к ней |
48 мес. (считают с момента последней записи) |
приложение 4 к пост. Правительства от 26.12.2011 №1137 |
|
Книга продаж и все приложения и дополнения к ней |
приложение 5 к пост. Правительства от 26.12.2011 №1137 |
|
|
Счета-фактуры |
стр.317 перечня Росархива |
|
|
Журналы регистрации счетов-фактур |
приложение 3 к пост. Правительства от 26.12.2011 №1137 |
|
|
Таможенные декларации, их копии, заявления на ввоз продукции, и первичная документация, которая фиксирует факт исчисления НДС по импорту |
||
|
Налоговые регистры |
стр.316 перечня Росархива |
|
|
Документы, которые подтверждают налоговые льготы, отсрочки/отказы на льготы и отсрочку платежей |
||
|
Налоговые декларации и расчеты по страховым взносам |
||
|
Сведения о доходах физлиц |
|
стр.312 перечня Росархива |
|
Реестры регистраций сведений о выплатах физлицам |
||
|
Книга учета доходов и расходов при УСН |
||
|
Обоснования налоговых льгот, для компаний, инвестирующих в региональные проекты |
ст. 89.2 НК РФ |
Сколько хранить документы по взносам?
Периоды также регулирует Налоговый кодекс. В общем случае - в течение 6 лет (ст. 23 НК РФ). Остальные рассмотрим в таблице 4.
Таблица 4 . Время хранения документов по взносам
Сколько хранится кадровая документация?
Периоды самые продолжительные. Дело в том, что даже если работник уволился, ему на протяжении жизни может потребоваться та или иная информация. В частности, по стажу работы, о доходах и т.д.
Как правило, сроки составляют:
- 75 лет, когда документ составили до 2003 года;
- 50 лет - с 01.01.2003.
Таблица 5 . Время хранения кадровых документов
Что делать если истек срок хранения документов?
Документы с истекшим сроком подлежат уничтожению. Для уничтожения документов составьте акт, в котором пропишите название и количество дел с документами, которые пора уничтожить. Подписать этот акт должна специальная комиссия, состав которой генеральный директор утвердит в своем приказе.
Штраф за отсутствие документов
За отсутствие первички, счетов-фактур и налоговых регистров сотрудники ИФНС могут оштрафовать ООО на сумму от 10 000 до 30 000 рублей (ст. 120 НК РФ), в том числе и применяющее по Налоговому кодексу УСН.
Кроме этого без документов, подтверждающих хозяйственные операции, проверяющие снимут расходы по прибыли (или единому налогу) и вычеты по НДС. Или же посчитают размер налога к уплате расчетным методом (подп. 1 п. 7 ст. 31 НК РФ).
Законодательная база
Хранение материалов в архивах обуславливается следующими документами:
- Закон «Об архивном деле», который был принят в 2004 году;
- Одобренные правила Российского архива, начиная с 2002 года;
- Указание №558, которое имеет силу с 2010 года;
- Приказ Министерства финансов №105.
Мероприятия по организации хранения архивных данных
В архиве могут храниться государственные, бухгалтерские, и другие виды документов. Данные могут храниться в архивах определенный период времени. Для того чтобы узнать, сколько может храниться в архиве тот или иной документ, необходимо посетить сервис, который называется «Архивист Online». Здесь документы ищутся на основе трех основных параметров. Стоит отметить, что документы можно хранить не только в рукописном виде, но и в виде электронного файла.
Как правило, любой документ в архиве храниться не более пяти лет. Но бывают такие документы, которые хранятся вечно, то есть не подлежат утилизации. Это могут быть документы, в которых указана информация о людях, которые работали на том или ином месте несколько лет назад. На бухгалтерские документы распространяется отельное правило: хранение таких бумаг может превышать десять лет.
Когда предприятие ликвидируется, то владелец обязан передать все данные о компании в частный или государственный архив. Это обязательное условие, без которого невозможно ликвидировать предприятие. Дело в том, что окончательную ликвидацию предприятия фиксирует акт. Но он не будет подписан, если данные не передадут в архив. Никто не имеет права забрать у хозяина предприятия документы до тех пор, пока оно работает. Однако если наблюдается распад организации, то государство берет на себя обязанность сохранности документации.
Когда организовывают архив?
Запрещается обустраивать архивы в зданиях, которые не соответствуют пожарной безопасности. Это деревянные постройки. В помещении должна быть соответствующая атмосфера: не должно быть влаги, печного отопления. Все это может стать причиной порчи данных.
Чаще всего архивные здания стоят отдельно от других помещений. Нельзя обустраивать рядом с архивом места общественного питания. Кроме того, нельзя размещать рядом предметы и приборы, которые могут стать причиной пожара.
При выборе помещений для архивов нужно иметь в виду, что все хранилища делятся на:
- архивы временного хранения данных;
- архивы с документами, которые используются очень часто;
- архивы долгого хранения документов;
- помещения, где работают архивные сотрудники.
Функции архивов
Каждый архив обладает определенными функциями. Итак, перечислим их.
- Создание списков сотрудником архива. В списке отмечается, к какому структурному подразделению относится организация.
- Прием документов от любых организаций.
- Постоянное ведение отчетности о сохранности данных, которые хранятся.
- Своевременное оповещение лиц, передавших документы на сохранение, о сохранности данных.
- Ведение отчетности, которая показывает, для каких целей использовался тот или иной документ.
- Постоянный контроль по заполнению документов.
- Постоянное повышение квалификации архивных сотрудников.
Сколько хранятся документы в архиве?
Существуют определенные нормативные акты и законодательство, согласно которому тот или иной документ имеет свой срок хранения в архиве. К примеру, документы, которые несут в себе информацию о финансовых отсчетах, могут храниться в архивах более десяти лет.
Существует целый ряд документов, которые могут храниться более 10 лет:
- отчетность бухгалтера о работе предприятия за год;
- декларации о налогах;
- книги учетов техники безопасности на предприятии каждого сотрудника;
- статистика, которая формируется на предприятии в течение года.
Существуют документы, срок хранения которых не превышает пяти лет. Это:
- отсчеты предприятия по деятельности за квартал;
- планы счетов предприятия;
- книги, в которых записаны все покупки, совершаемые компанией;
- первичные документы;
- журнал о выдаче заработной плате сотрудникам;
- документы о дебиторской задолженности;
- данные об инвентаризации предприятия;
- прочая документация, которая каким-либо образом связана с работой предприятия и его сотрудниками.
В архивах могут храниться документы, которые запрещается уничтожать до 75 лет.
Учет и хранение документов в архиве
Существует ряд законов и нормативных актов, которые гарантируют сохранность документов в архиве.
- Закон «Об архивном деле».
- Закон, подтверждающий ведение бухгалтерского учета.
- Законы, которые регламентирую сроки хранения тех или иных документов в архиве.
- Закон об организациях с ограниченной ответственностью.
Документы обязательно должны храниться в архиве, о деятельности которого уведомляется предприятие.
Правила хранения документов в архиве
Разработаны специальные правила, по которым документы принимаются и хранятся в архивах. Итак, вот некоторые из правил.
- Специальный световой режим. Он указывает на то, что в архиве должно быть выполнено специальное освещение. Так, документы не должны храниться на прямых солнечных лучах. Поэтому чаще всего файлы располагают в северной части помещения. Используются искусственные лампы накаливания. В архив не должен проникать дневной свет.
- Температурный режим. Температура и влажность - это основные показатели в архивных помещениях. Резкие перемены этих данных приведут к быстрой порче данных, которые хранятся в архиве. С помощью особых приборов два раза в неделю проверяются показатели влаги и температуры. Для поддержания нужного микроклимата можно установить кондиционер.
- Санитарный режим архива. В помещении, где хранится большое количество важных документов, постоянно должна быть чистота. Нужно внимательно следить, чтобы не образовывалась плесень, и не заводились мыши или крысы. Для этого важно обеспечить герметичность архива. С полок убирается пыль раз в год. Периодически выполняется влажная уборка и проветривание.
- Надлежащий уровень охраны. Для того, чтобы архивную документацию не украли злоумышленники, нужно обеспечить надежную охрану круглосуточно.
Как передают документы в архив на сохранение?
В архив документы передаются от предприятий в порядке общей очереди. Для этого сотрудники хранилища разрабатывают графики приема документов. На их основе представитель предприятия согласовывает дату сдачи документов в архив.
Обязательно должен присутствовать человек, который отвечает за передачу данных в архив. При передаче документации на хранение определяют сроки хранения. Как уже упоминалось, они могут варьироваться от одного года до 75 лет.
Как подготовить документы для сдачи в архив на хранение?
Для каждого предприятия имеется свой срок для передачи документов в архив. Стоит отметить, что подготовку документов перед сдачей в архив выполняет специально созванная комиссия. Она должна состоять из трех - пяти человек. Разработаны некоторые этапы подготовки документов перед сдачей на хранение в архив:
- оформление соответствующего акта;
- проведение экспертизы, которая определит ценность передаваемых на хранение документов;
- подготовка акта, в котором будет указано, какие бумаги нужно уничтожить;
- создание описания каждого дела.
Экспертиза проводится на основании документов, которые утверждают сроки хранения той или иной информации. Необходимо внимательно анализировать каждый документ.
В комиссию входят лица, которые составляют совещательный орган. Решение комиссии выдается в виде акта. Руководитель комиссии ставит на нем свою подпись. Заседание комиссии проводится не чаще, чем два раза в год.
После того, как комиссия завершит описание каждого документа, можно приступать к отбору бумаг, которые подлежат утилизации. Все уничтоженные документы вносятся в акт, под которым ставятся подписи участников комиссии. В конце руководитель организации ставит свою подпись.
Архивные документы и их классификация
Все документы, которые будут отправлены в архив, нуждаются в классификации. Так, документы можно разделить на две группы.
- Документы временного хранения.
- Документы, которые передаются на постоянное хранение.
Временные документы хранятся не более 10 лет, а те, которые принято сдавать на постоянное хранение - примерно 75 лет.
Прежде чем передать в архив документы постоянного хранения, их нужно обработать.
Документы временного хранения:
- отпускные приказы;
- командировочные;
- договоры, подписанные юридическими лицами;
- бухгалтерские учеты;
- путевые листы;
- прочее.
На длительное хранение в архив передаются такие документы:
- журнал, в котором зарегистрированы все приказы начальства предприятия;
- расписание работы сотрудников;
- акты, подтверждающие уничтожение документов или причину их утраты;
- смета за год/квартал;
- тарифы на выпускаемую продукцию;
- книга учетов акций предприятия;
- прочая документация.
Для того чтобы доверенное лицо могло взять на временное пользование документ из архива, руководитель предприятия должен выдать доверенность. В том случае, если документ подкреплен в общее дело, то отдельно его не получится взять из архива.
Вывод один: абсолютно все документы предприятия передаются на хранение в архив. Это необходимо для того, чтобы в любой момент можно было узнать информацию о том, каковой была деятельность компании 10, а может и 30 лет назад. Все документы должны храниться на основании перечисленных законодательных норм.
В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организации или ИП появляется множество документов. Часто возникает вопрос: как долго их нужно хранить? В обзоре мы собрали информацию по некоторым самым распространенным документам бухгалтерского и налогового учета, а также отчетности.
Сроки хранения документов установлены , и другими нормативными актами.
Первичные учетные документы
Все первичные учетные документы нужно хранить не менее пяти лет . Это касается:
- кассовых книг;
- банковских документов;
- актов о приеме, сдаче, списании имущества и материалов;
- накладных и авансовых отчетов;
- переписки;
- путевых листов и журналов их учета;
- документов о получении зарплаты и выплате пособий;
- инвентаризационных описей о движимом имуществе.
Для пятилетнего срока хранения большинства этих документов предусмотрено условие – проведение проверки или ревизии, а иногда еще и исключения. Например, 75 лет следует хранить документы о зарплате, если отсутствуют лицевые счета.
Документы по основным средствам и инвентаризационные описи, которые не касаются ТМЦ, придется хранить постоянно.
Сколько лет хранить бухгалтерскую документацию
Сколько хранить первичные документы, отчеты по налогам, счет-фактура, база данных по бухучету? Как хранить и уничтожить документы. Росархив. Ответственность за хранение документов. ПЕРЕЧЕНЬ ТИПОВЫХ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИЙ, С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ Федеральная архивная служба России Правила хранения документов в бухгалтерии.
Возникает вопрос, сколько лет хранить бухгалтерские документы .
По одним документам - 5 лет .
А с другой стороны так называемая "глубина" налоговой проверки - 3 года .
к меню
В случае утери документов, налогоплательщик обязан их восстановить за четыре предшествующих года
Если компания утратила первичку в результате затопления, то документы она обязана восстановить. В том числе и за истекшие четыре года, а не только за 2011 год. Об этом напомнили специалисты Минфина России в письме от 11.08.11 № 03-02-07/1-288 .
В котором ссылаются на положения пункта 5 . В котором сказано, что в ходе налоговой проверки инспекторы не вправе требовать у компании документы, которые ранее уже были представлены в инспекцию (в ходе камеральной или выездной проверки). Исключение составляют те бумаги, которые ранее были представлены в виде подлинников, но были возвращены налоговиками, а затем компания их утратила вследствие обстоятельств непреодолимой силы.
Еще одно основание для восстановления документов - срок хранения документов, необходимых для расчета налогов, составляет четыре года. Об этом сказано в подпункте 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса РФ.
Как восстановить утерянный документ
Формально порядок действий такой:
- Издайте приказ о назначении комиссии по расследованию причин пропажи налоговой декларации.
- Проведите расследование пропажи документа. Получите от сотрудников, ответственных за его сохранность, письменные объяснения - докладные записки.
- По результатам расследования составьте акт. В нем укажите причины пропажи документа, мероприятия, которые нужно провести для восстановления.
- На основании первичных документов и налоговых регистров восстановите документ.
- Подпишите его у сотрудника, который сегодня уполномочен это делать. Даже если в то время, когда первоначально составляли документ, его должен был подписывать другой сотрудник.
- Сделайте на декларации надпись "Дубликат". На практике коллеги редко соблюдают такой порядок. По данным учета они заполняют декларацию заново, если она не сохранилась в учетной программе.
Сколько лет надо хранить первичку, которая подтверждает убыток в декларации по налогу на прибыль
В Налоговом кодексе сказано: документы, которые подтверждают убыток, надо хранить в течение всего того периода, пока убыток уменьшает базу по налогу на прибыль. Это 10 лет максимум. Плюс еще четыре года после того, как убыток будет погашен.
Но что относится к документам по убыткам? Только декларации прошлых лет или вся первичка?
Минфин России настаивает: хранить надо все первичные документы (письмо от 23.04.2009 № 03-03-06/1/276).
к меню
к меню
Организация и правила хранения бухгалтерских и иных документов
Для хранения бухгалтерских документов нужно оборудовать специальные помещения, сейфы или шкафы (п. 6.2 Положения, утвержденного письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 № 105). Требования к устройству таких хранилищ приведены в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 № 526.
Бланки строгой отчетности хранят в сейфах, металлических шкафах или в специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 16 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 № 359). Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами собирают в хронологическом порядке и переплетают.
Документы с грифом «коммерческая тайна» хранят в сейфах.
Остальные документы можно хранить в специальных помещениях или в закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.
Примечание : Пункты 6.2–6.4 Положения, утвержденного письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 № 105, и пунктов 3.2 и 3.6 Положения, утвержденного постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 № 03-33/пс.
Бухгалтерские документы организация вправе хранить в электронной форме
По законодательству о бухучете первичные и сводные учетные документы можно составлять на бумажных носителях или в электронном виде (ч. 5 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ). Регистры налогового учета также можно вести на бумажных носителях, в электронном виде и (или) на любых машинных носителях (). Наконец, налоговые декларации (расчеты) можно, а в некоторых случаях нужно сдавать в электронном виде (ст. 80 НК РФ).
А раз первичку, документы бухгалтерского и налогового учета, а также налоговые декларации (расчеты) можно составлять в электронном виде, то и хранить их можно в таком же формате. Распечатывать не обязательно. Единственное условие – такие документы должны быть заверены по всем правилам электронной подписью.
Примечание : Письма Минфина России от 22 августа 2012 № 03-02-07/1-202 и от 24 июля 2008 № 03-02-07/1-314.
По требованию контролирующих ведомств, в том числе налоговой инспекции, копии электронных документов придется распечатать и заверить собственноручно, прежде чем передать на проверку (п. 1 ст. 252, п. 1 ст. 93 НК РФ). Данный вывод основан на положениях части 6 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ, статей 313 и 314 Налогового кодекса РФ.
Для организации хранения документов в электронной форме применяйте Положение, утвержденное письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 № 105 (в части, не противоречащей законодательству), и Правила, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 № 526. Делайте так до утверждения федерального стандарта бухучета, устанавливающего требования к документам и документообороту в бухучете. Об этом сказано в информации Минфина России № ПЗ-13/2015.
Передавать текстовые электронные документы для хранения в архив организации следует в формате PDF/A. Не реже одного раза в пять лет проверяйте, в каком состоянии находятся носители электронных документов и могут ли воспроизводиться сами документы. Таковы требования пунктов 2.31 и 2.32 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 № 526.
к меню
Уничтожение документов
Когда срок хранения документов истекает, их следует уничтожить (п. 2.3 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 № 526). Документировать уничтожение документов выгодно для самой организации. Ведь акты об уничтожении могут понадобиться при проверках или судебных делах, если у организации потребуют представить какие-либо документы. Порядок уничтожения прописан в пунктах 4.6–4.13 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 № 526.
Выбирает документы для уничтожения экспертная комиссия. В экспертную комиссию могут входить сотрудники организации (секретарь, бухгалтер, делопроизводитель и др.).
Уничтожение выбранных документов нужно оформить (.xls 35Кб) из приложения 21 к Правилам, утвержденным приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 № 526. В акте напишите реквизиты всех документов. Однородные документы можно указывать под общим заголовком. Отметьте крайние даты однородных документов. Например, «авансовые отчеты за 2009 г., крайние даты – 20.01.2009–01.12.2009».
Организация может уничтожить документы следующими способами
- передать на переработку (утилизацию). Передачу документов на переработку (утилизацию) оформите накладной, указав в ней дату передачи, вес и количество бумаг;
- самостоятельно уничтожить документы – сжечь, измельчить шредером, выбросить и т. д.
Выбранный способ уничтожения нужно указать в акте.
к меню
Штрафы и Ответственность за нарушение правил и сроков хранения документов
Если нет бухгалтерских документов, например, потеряли, – это грубое нарушение правил учета доходов и расходов. Организации грозит штраф 10 000 руб. по Налогового кодекса РФ. Такое же наказание будет, если не соблюдать порядок и срок хранения документов.
Если же нехватка документов привела к занижению налоговой базы, налогоплательщику грозит штраф в размере 20 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб.
К должностному лицу могут применить такие меры наказания:
- штраф от 5000 до 10 000 руб. – за первое нарушение;
- от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификация на срок от года до двух лет – за повторное нарушение.
Такие санкции предусмотрены за грубое нарушение требований к бухучету, в том числе к бухгалтерской отчетности, Кодекса РФ об административных правонарушениях.
Сохранность документов не оставлена без внимания и в уголовном законодательстве. На основании пункта 1 статьи 325 Уголовного кодекса РФ похищение, уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов из личной заинтересованности может быть наказано лишением свободы на срок до одного года. Но, разумеется, правоохранительным органам придется доказать такую заинтересованность.
к меню
|
Документы по личному составу, созданные |
До 2003 года (п. 1 – 3 ч. 1 ст. 22.1 Федерального закона № 125-ФЗ) |
Начиная с 2003 года (п. 1 – 3 ч. 2 ст. 22.1 Федерального закона № 125-ФЗ) |
|---|---|---|
|
В государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами |
В течение 75 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения |
В течение 50 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения |
|
В государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, |
С даты поступления и до истечения 75 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов |
С даты поступления и до истечения 50 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после |
|
органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций |
после истечения указанного срока хранения |
истечения указанного срока хранения |
|
В иных организациях |
Не менее 75 лет со дня создания |
Не менее 50 лет со дня создания |
На основании ч. 3 ст. 22.1 Федерального закона № 125-ФЗ документы по личному составу, образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, хранятся:
- в государственных органах, в которых граждане проходили государственную службу, не являющуюся государственной гражданской службой, – в течение 75 лет после прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;
- в государственных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, названных в п. 1 ч. 3, – с даты поступления и до истечения 75 лет с даты прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения обозначенного срока хранения.
Хранение документов в архиве учреждения
Документация постоянного и долговременного хранения, завершенная делопроизводством, должна передаваться для хранения в архив учреждения.
В силу п. 3.7.2 Основных правил работы архивов организаций в учреждении в каждом структурном подразделении ежегодно должны составляться описи под непосредственным методическим руководством архива. По этим описям документы передаются в архив. Описи, сформированные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел учреждения, которую готовит архив и по которой он сдает дела на постоянное хранение.
К сведению
Архивная опись – это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания (п. 3.7.1 Основных правил работы архивов организаций). Описи составляются отдельно:
- на дела постоянного хранения;
- на дела временного (свыше 10 лет) хранения;
- на дела по личному составу;
- на дела, состоящие из документов, характерных только для данного учреждения (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам и т. п.).
Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложение 12 к Основным правилам работы архивов организаций) в трех экземплярах и представляются в архив учреждения через год после завершения дел в делопроизводстве.
Передача документации в архив осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем учреждения.
Документацию временного хранения (до 10 лет) на хранение в архив учреждения передавать не следует. Пунктом 3.3.2 Основных правил работы архивов организаций предусмотрено, что такая документация хранится в подразделениях и по истечении сроков хранения подлежит уничтожению.
К сведению
Комплектование архива учреждения осуществляется за счет документации, отобранной экспертной комиссией.
Постоянно действующая в учреждении экспертная комиссия на основании критериев ценности документов осуществляет их отбор на хранение в архиве учреждения (проводит экспертизу их ценности). Архив проводит экспертизу ценности документов при отборе их на постоянное хранение под методическим руководством соответствующего государственного или муниципального архива (п. 2.3.4 Основных правил работы архивов организаций).
Уничтожение документов в связи с истечением срока их хранения
Акты о выделении дел к уничтожению оформляются после составления архивных описей дел постоянного и временного сроков хранения. Описи дел и акты должны рассматриваться экспертной комиссией в едином комплексе и утверждаться руководителем учреждения (п. 3.7.24 Основных правил работы архивов организаций).
После утверждения описей учреждения разрешается уничтожение дел с временными сроками хранения за период времени, соответствующий утвержденным описям.
Уничтожение дел оформляется актом о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, утверждаемым руководителем учреждения. Форма акта приведена в приложении 4 к Основным правилам работы архивов организаций.
Отобранные к уничтожению и включенные в акты дела передаются на уничтожение в установленном порядке. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено.
Согласно п. 2.4.7 Основных правил работы архивов организаций дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Погрузка и вывоз на утилизацию должны осуществляться под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.
Передача документов в государственные или муниципальные архивы
В соответствии с ч. 2 ст. 23 Федерального закона № 125-ФЗ учреждения должны обеспечивать отбор, подготовку и передачу документов в государственные или муниципальные архивы согласно правилам, установленным специальным уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти.
Итак, документы учреждения, относящиеся к документам Архивного фонда РФ, должны быть своевременно сданы в государственные или муниципальные архивы. Названные документы принимаются от учреждений государственным и муниципальным архивами, организацией Российской академии наук в соответствии с планом-графиком, который утверждается руководством архива по согласованию с учреждением (п. 4.4.1 Правил). Внеплановый прием документов Архивного фонда РФ, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, осуществляется при ликвидации учреждения или в случае угрозы сохранности архивных документов.
Архивные документы принимаются в государственный и муниципальный архивы, организацию Российской академии наук в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные и уникальные документы.
Обратите внимание
Работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств учреждения, передающего указанные документы.
Документы Архивного фонда РФ должны быть приняты в государственный и муниципальный архивы, организацию Российской академии наук по утвержденным экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) описям дел, документов, документы по личному составу – по согласованным ЭПК описям дел, документов, архивные документы с неистекшими сроками временного хранения – по сдаточным описям.
Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение, составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается в архиве, другой – в учреждении. Вместе с архивными документами в архив передаются три экземпляра описи дел, документов. Дальнейшее хранение документов Архивного фонда РФ осуществляется государственными или муниципальными архивами.
В заключение отметим, что на основании ст. 27 Федерального закона № 125-ФЗ за нарушение законодательства об архивном деле в РФ, в том числе за уничтожение документов в нарушение установленных Перечнем сроков хранения документов, юридические лица, а также должностные лица и граждане несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, предусмотренную законодательством РФ.
Так, согласно ст. 13.20 КоАП РФ нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов влечет предупреждение или наложение административного штрафа:
- на граждан – в размере от 100 до 300 руб.;
- на должностных лиц – от 300 до 500 руб.
Утверждены Приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 № 526 в соответствии с п. 2 ч. 1 ст. 4, ч. 5 ст. 14 Федерального закона № 125-ФЗ, п. 5.2.4 Положения о Министерстве культуры РФ, утв. Постановлением Правительства РФ от 20.07.2011 № 590.
Утвержден Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.
Утвержден Приказом Минкультуры РФ от 31.07.2007 № 1182.
Утвержден Главархивом СССР от 15.08.1988.
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утв. Приказом Минкультуры РФ от 18.01.2007 № 19.
